3. sim, ressy ika ariana, hapzi ali, penggunaan dan pengembangan sistem, universitas mercu buana, 2017.

1. Nama : Ressy Ika Ariana Mata kuliah : Sistem Informasi Manajemen
NIM : 43215010121 Nama Dosen : Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA
Penggunaan dan Pengembangan Sistem
Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya yaitu Kantor maya muncul
karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil.
Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana
telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana
komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing
(ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal ini didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota
besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan
bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya
hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik, untuk keperluan ini banyak perusahaan
maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :
 Dapat mengurangi biaya operasional kantor, seperti listrik, air maupun sewa rukan
jika kantor tersebut masih menyewa kantornya.
 Mengurangi biaya atau jumlah perlengkapan dan peralatan kantor
 Mempunyai komunikasi formal dengan rekan bisnis, sehingga dapat berhubungan
baik lewat komunikasi setiap saat.
 Mengurangi pekerjaan yang belum selesai dikarenakan jam kantor telah selesai,
dengan adanya kantor maya maka dapat dikerjakan dimana pun dan kapan pun.
 Dengan adanya kantor maya maka dapat menunjang kegiatan yang lain yang ingin
dilakukan tanpa meninggalkan kewajibannya sebagai karyawan kantor karena tidak
perlu pergi ke kantor.
Namun ada juga kerugian-kerugian yang dapat muncul, terutama dari sisi para pekerja yaitu :
 Kurangnya rasa kebersamaan dalam perusahaan sehingga motivasi untuk memajukan
perusahaan kurang baik, hal ini karena jarangnya ada tatap muka antara pimpinan
dengan bawahan.
 Hilangnya lapangan pekerjaan, dikarenakan kebanyakan perusahaan telah mengganti
tenaga manusia dengan teknologi atau mesin-mesin yang canggih sehingga
mengurangi tenaga kerja manusia.
 Moral pekerja menjadi rendah hal ini karena pekerja dapat melakukan pekerjaannya
dimana pun, sehingga berkurangnya tatap muka dengan pimpinan akan mengurangi
disiplin pada pekerja.
 Apabila pekerjaan dilakukan dimanapun, akan membuat para pekerja mengurangi
tanggung jawabnya di kantor dan mengesampingkan pekerjaan yang seharusnya
diutamakan.

2. Kantor maya merupakan suatu inovasi ditengah perkembangan teknologi informasi
dan persaingan global yang semakin pesat ini, dengan adanya kantor maya juga memberikan
solusi ditengah masyarakat yang semakin membutuhkan sesuatunya secara cepat dan tidak
terpaku hanya di kantor. Meskipun selalu ada kelebihan dan kekurangan dari sesuatu hal
yang ada. Dan dengan persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini kantor maya dalam
menjalankan bisnisnya harus memiliki anggota yang loyalitas, konsistensi dan kredibilitas
tinggi untuk mengembangkan bisnis yang dijalankan agar tidak kalah saing dengan
perusahaan lain yang memiliki kantor nyata. Dengan begitu, maka seluruh perhatian dan
kemampuannya akan dapat lebih difokuskan pada tujuan usahanya dan dapat bersaing
dengan usaha lainnya.
Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang banyak di
implementasikan pada perkantoran modern (Kurniawan, Jeffry. 2017) :
1. Pengolahan Kata (word Processing)
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugastugas
yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. contoh:
Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
2. Surat Elektronik (electronik mail)
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat
penyimpanan. contoh: yahoo mail, google mail, dll.
3. Voice Mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya
kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesanpesan yang telah
dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan
audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio
saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder,
dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.
4. Kalender Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender
pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan
pertemuanpertemuan, membuat perubahan, menelaah kalender itu dengan
menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer
tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
5. Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan
konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi
audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya
melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.

3. 6. Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang
tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. 3
konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :
 Video Satu Arah dan Audio Satu Arah
 Video Satu Arah dan Audio Dua Arah
 Video dan Audio Dua Arah
7. Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah
masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
8. Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung
saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi
pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota
timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
9. Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik
yang tersimpan. Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga
sumber utama bahannya, yaitu :
 Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.
 Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file
videotext yang disediakan oleh jasa tersebut.
 Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.
10. Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat
mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi
komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan
dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator
menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get).
Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.

4. Daftar Pustaka
Kurniawan, Jeffry. 2017. https://www.slideshare.net/JeffryKurniawan5/sim-jeffry-
kurniawan-hapzi-ali-terbentuknya-kantor-maya-dan-aplikasi-sistem-informasi-
perkantoran-modern-universitas-mercu-buana-2017