Sistem Informasi Manajemen Universitas Mercu Buana 2017

1. Nama : Yono
NIM : 43216110032
Dosen : Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA.
Matkul : Sistem Informasi Manajemen
erkantoran Maya secara umum dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis
yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis
(electronic-driven) sehingga dokumen yang di-pergunakan dalam proses bisnis tidak
lagi dalam bentuk hardcopy, melainkan dalam bentuk elektronik.
Alasan adanya gagasan Perkantoran Maya
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile
sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan.
Perkantoran Maya adalah jasa yang menyediakan sebuah alamat kantor yang memungkinkan
anda untuk menggunakan alamat VO tersebut sebagai alamat bisnis anda. Pemanfaatan
sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya
teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa
lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi
harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di
manapun. Konsep virtual office diterapkan pertama kali di kantor regional Xerox di
Waltham, negara bagian Massachusetts. Xerox memutuskan memakai konsep ini karena
konsep konvensional di mana sebuah kantor dengan komputer main frame yang menyimpan
database mau pun mengelola penjualan produk, salesman, inventory dan sekelompok
salesman yang akan mendatangi calon pembeli pada daerah masing-masing, di mana jika
terjadi transaksi akan melewati banyak langkah kerja. Kemajuan teknologi terus mendorong
dunia bisnis bergerak semakin cepat. Bahkan setelah berusaha mengurangi (atau bahkan
meniadakan) penggunaan kertas, kini timbul upaya untuk mewujudkan mengurangi
penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut
bertujuan sama, yaitu efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction).
Dapat dibayangkan bila dari satu orang karyawan yang ditiadakan kantornya dapat
menghemat sebesar biaya sewa luasan kantor 2×2 meter persegi. Maka perusahaan mampu
melakukan penghematan besar melalui peniadaan kantor bagi karyawan. Peniadaan ruang
kantor ini tentu saja tidak sama dengan pengurangan karyawan. Dalam hal peniadaan kantor,
maka yang ditiadakan adalah fisik kantor berupa meja, kursi, maupun lemari arsip. Sebagai
gantinya, karyawan tetap dapat berkerja melalui kantor virtual (maya). Kantor virtual
merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan
membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas mereka. Keberadaan kantor virtual
menyebabkan seorang karyawan dapat “datang dan pergi” (commute) ke kantor secara cepat.
Karenasebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual
tidak secara fisik hadir di lingkungan kantor. Mewujudkan suatu kantor virtual berarti
mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine)
proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui kantor
virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan
proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini
beroperasi dengan cara tradisional..
Secara spesifik ada 5 (lima) keuntungan yang dapat diperoleh dengan keberadaan kantor
virtual:
P

2. 1. Pengurangan biaya fasilitas, seperti peniadaan biaya sewa kantor, maupun peniadaan biaya
perluasan ruangan.
2. Pengurangan biaya peralatan, karyawan yang bekerja melalui kantor virtual tidak lagi
membutuhkan meja, kursi hingga lemari arsip di kantor secara fisik.
3. Jaringan komunikasi formal, seluruh bentuk komunikasi terjadi melalui kantor virtual dan
tercatat secara formal.
4. Pengurangan halangan kerja, halangan kerja seperti hujan, jalan macet, atau mobil mogok
sudah tidak dapat lagi menjadi alasan karyawan untuk tidak bekerja.
5. Keuntungan kontribusi sosial, kantor virtual memberikan kemampuan perusahaan untuk
mempekerjakan karyawan yang memiliki tanggungan anak-anak kecil, orang cacat, maupun
lansia di rumahnya.
Sementara itu, penggunaan kantor virtual juga dapat menimbulkan beberapa resiko berikut
ini:
1. Rasa tidak memiliki, perasaan bukan bagian dari perusahaan mungkin saja timbul karena
tidak ada kontak langsung dengan karyawan lain.
2. Rasa takut kehilangan pekerjaan, perasaan akan mudah dipecat dari perusahaan karena
tidak lagi terlihat secara fisik di kantor.
3. Semangat kerja rendah, jika tidak ada umpan balik positif dari perusahaan terhadap hasil
kerja melalui kantor virtual maka dapat menurunkan semangat kerja.
4. Ketegangan keluarga, karyawan tidak lagi dapat menggunakan kantor untuk menghindari
Selain hal-hal di atas, ada 3 (tiga) hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor
maya yaitu :
• Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer
mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik
dalam database perusahaan.
• Ide, dapat disebarluaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam
perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus mennggu berkumpul terlebih dahulu. Ide
juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
• Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stakeholder dapat dilakukan lebih mudah
karena banyak informasi yang bersifat terbuka.
Persepsi saya mengenai kantor maya
Memang sangat membantu sekali dengan kehadiran kantor maya untuk para UMKM yang
minim dana untuk bisa menyewa sewa kantor yang semakin tinggi harganya, jadi tidak begitu
mengeluarkan banyak dana untuk bisa membuat kantor.. Kemajuan jaman ditandai dengan
kemajuan di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, termasuk di dalamnya kemajuan di
bidang Information Tekhnology (IT). Dengan kemajuan IT koordinasi yang dilakukan
pimpinan organisasi atau manajer tidak harus bertemu secara langsung dengan bawahannya.
Melalui akses Internet pada situs yang sama, maka semua orang yang berada dibawah kendali
pimpinan atau manajer organisasi dapat melakukan komunikasi secara langsung sebagai
bentuk dari koordinasi dalam dunia maya (virtual word), dengan kata lain telah terjadi
koordinasi dalam "kantor elektronik" di Website. Koordinasi melalui IT bahkan dapat

3. ditingkatkan dengan membuat kantor maya (virtual office) di Web dengan biaya yang relatif
murah.
Aplikasi Otomatisasi Kantor
Word Processing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan
kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk
diberikan kepada anggota lain.
Electronic Mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.
Voice Mail
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan
kepada anda.
Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam
bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat dipanggil.
Electronic Calendaring
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus
diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan
mengkomunikasikan informasi.
DAFTAR PUSTAKA
Raymond McLeod, Jr. dan George Schell. 2004. Sistem Informasi Manajemen (terjemahan)
Jakarta: PT Indeks
Anonim 1, 2009 http://uusadp.blogspot.com/2009/11/kantor-maya.html
Anonim 2, http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1340/1123
Elista,http://elista.akprind.ac.id/staff/catur/Komputerisasi%20Perkantoran/03Teknologi%20P
erkantoran%20Modern.pdf
Rianto, 2009 https://rianto1966.wordpress.com/2009/12/02/perkantoran-maya-virtual-office/