Kantor maya tumbuh karena perkembangan teknologi dan kebutuhan mobilitas. Kantor maya memungkinkan orang bekerja dari mana saja asalkan terhubung secara elektronik. Keuntungannya adalah mengurangi biaya fasilitas dan peralatan kantor serta memungkinkan komunikasi formal setiap saat, tetapi kerugian potensialnya adalah moral pekerja yang rendah dan tekanan pada keluarga.

1. PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM
NAMA : LIKE ANDRIYANI
NIM : 431-1512-0352
DOSEN PENGAMPU : Prof.Dr.Ir.Hapzi Ali,MM, CMA

2. FORUM 4
Kantor Maya
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga
pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan
sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM,
e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar
mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam
kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.
Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak
perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :
 Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang,
furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk
sekali-sekali orang bertatap muka.
 Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring
dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
 Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal
maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan
perusahaan setiap saat tanpa terputus.
 Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun
lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus
dihentikan karena jam kerja telah selesai.
 Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa
bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
Namun ada juga kerugian-kerugian yang dapat muncul, terutama dari sisi para pekerja yaitu :

3.  Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan
sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan.
 Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun
perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi
berkurang.
 Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk
berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan).
Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang ketat pada pengamanan sistem
komputer.
 Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan-kegiatan
dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.
Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :
 Menyediakan sumber daya komputer
 Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
 Menyediakan perlengkapan non komputer
 Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
 Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
 Membuat jadwal pertemuan reguler
 Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur
Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya yaitu :
 Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer
mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik
dalam database perusahaan.

4.  Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam perusahaan
untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat
muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
 Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih mudah
karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

5. QUIS 4
(Office Automation)
Pengertian
Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama
yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam
maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah
rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan
pekerjaan.
Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan
suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi
kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar
system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-
sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi
keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala
jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah
word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada
tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric
Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam
dalam pita magnetik secara otomatis.
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada
dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :
1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama
sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis.
Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal
sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai
tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris,
seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

6. Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan informal yang
terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar
perusahaan.Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang
dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan system
formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang
didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.
Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau
diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh
perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau
diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.
System informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam
penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran dimaksudkan
untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orang-
orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.
Dalam gambar model Otomatisasi perkantoran di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya
ada aliran komunikasi dan informasi. Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari
segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data,
sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi.