Dokumen tersebut membahas tentang otomatisasi kantor (OA) dan kantor virtual. OA mencakup sistem elektronik yang berkaitan dengan komunikasi informasi di dalam dan luar perusahaan untuk memudahkan komunikasi lisan dan tertulis. Kantor virtual memungkinkan pekerjaan kantor dilakukan dari mana saja asalkan terhubung dengan kantor pusat melalui komunikasi elektronik. Aplikasi OA meliputi word processing, email, kalender digital

1. Re: Forum SIM Minggu 4:
by AVIANI SAFITRI - 43216110325 - Monday, 25 September 2017, 10:17 AM
Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang
berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan
laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk
keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan
berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka
era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).
Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan
sarana komunikasi mobiler serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep OA
berkembang menjadi Virtual Officeatau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor
dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini (bahkan luar angkasa).
Otomatisasi kantor (OA) mencakup semua system elektronik formal dan informal yang terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang orang di dalam maupun diluar
perusahaan. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun
tertulis.
Kemampuan OA untuk menghubung orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan
pekerjaan kantor, di manapun pegawai berada dapat melakukan pekerjaan tersebut. Kemampuan
ini disebut Kantor maya. Pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama
tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.
Dampak Kantor maya, berkembangnya Telecommuting, yaitu kemampuan komunikasi data
dua arah secara elektronik menggunakan fasilitas komunikasi.
Keuntungan Dan Kerugian Kantor Maya
Keuntungannya
• Pengurangan biaya fasilitas, Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar,
sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
• Pengurangan biaya peralatan, Telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para
peserta LAN dalam berbagi sumber daya.
• Jaringan komunikasi formal, Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi
menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi yang
tetap.
• Pengurangan penghentian kerja, Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak mempengaruhi
kegiatan transportasi kerja.
• Kontribusi sosial Kantor Maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tidak
memiliki peluang kerja diluar tempat tinggalnya.
Kerugiannya

2. • Rasa tidak memiliki, Kurangnya kontak langsung antar pegawai, membuat berkurangnya
perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
• Takut kehilangan pekerjaan, Kurangnya rasa keterkaitan dengan operasional perusahaan, maka
pegawai merasa mudah untuk dilepaskan/ dipecat.
• Semangat kerja yang rendah, Tidak adanya interaksi berupa umpan balik secara langsung dari
rekan maupun atasan, kemudian biasanya gaji bagi telecommuter lebih rendah, maka akan
mempengaruhi semangat kerja.
• Ketegangan keluarga, Ketegangan keluarga akan sangat berpengaruh pada kinerja para
telecommuter.
Dari keuntungan perusahaan, hanya satu yang bisa langsung dirasakan pegawai, tetapi dari
kerugiannya semua merupakan kerugian pegawai.
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada
penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan
kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan
fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan
implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik
atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor virtual
seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepatyang sebetulnya,
kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan
hadir di lingkungan kantor.
Referensi:
Anonim, 2013 : (http://bahansim.blogspot.co.id/2013/05/kantor-maya-virtual-office.html)
Anonim, 2017 : (https://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html)
Otomatisasi Kantor
Dimulai tahun 1960-an IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan kegiatan divisi
mesin tik listriknya. Maksudnya agar menarik perhatian yang sama seperti pada produk-produk
perkantoran yang dijalankan pada komputer dan pengolah data. Produk IBM yang disebut MT/ST
singkatan dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter mampu menyimpan hasil pengetikan pada pita
magnetik, untuk membuat surat juru ketik tinggal mengetikkan nama dan alamat penerima surat,
hasilnya berupa ketikkan surat yang sama dalam jumlah yang banyak untuk berbagai penerima
surat. Kemampuan mesin tik elektrik ini menandai otomatisasi dalam perkantoran.
OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.
Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang didokumentasikan
dengan suatu prosedur tertulis. Semua perusahaan menerapkan sistem formal untuk memenuhi
kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer yang
berupa laporan-laporan periodik amupun laporan khusus.
Sistem Elektronik Informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara
tertulis. Sistem-sistem OA informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi

3. keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan
lain.
Komunikasi Informasi dalam OA menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam
perusahaan, karena OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan
maupun tertulis.
OA tidak hanya melayani orang-orang di dalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di
dalam lingkungan perusahaan.

4. Gambar Model OA
Sumber: CBIS Mc Leod, 2001
Dalam gambar model OA di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan
informasi. Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan
maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi
penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar
menukar informasi antara dua obyek atau lebih.
Untuk lebih menekankan pemahaman tentang model OA, akan dibagi dalam dua komponen utama
yaitu komponen database dalam OA dan komponen Aplikasi dalam OA.
v Komponen database dalam OA
Dalam gambar model di atas database adalah kumpulan data yang terintegrasi dari seluruh sumber
daya dalam perusahaan, baik sumber daya masukan, proses maupun output. Data yang sudah
terproses menjadi informasi dalam database juga didapatkan dari lingkungan sistem perusahaan
serta data-data hasil olahan dari para manager sebagai problem solver. Untuk dapat mengumpulkan
data dalam database harus melalui proses pengolahan data menggunakan komputer. Pengolahan
data meliputi
• Mendapatkan data,� yaitu dengan :
o Mendokumentasikan setiap transaksi
o Kejadiannya apa?
o Kapan terjadinya?
o Berapa banyak dan berapa nilainya?
o Keterangan tentang transaksi
• Memanipulasi data, yaitu dengan :
o Mengklasifikasikan (dengan diberi kode)
o Diurutkan
o Dihitung
o Ditotal
• Menyimpan Data
o Menggambarkan setiap transaksi
o Dalam bentuk database
• Menyiapkan dokumen
o Terbentuk dalam kategori :
▪ Berdasarkan jenis kejadiannya
▪ Berdasarkan waktu kejadiannya
Untuk melihat sebuah database dapat dibedakan dari dua sudut pandang, yang pertama dari sudut
pandang pemakai database dan dari sudut pandang perancang database. Dari sudut pandang

5. pemakai database dilihat dalam bentuk file dengan struktur data dan record yang siap dipakai untuk
diisi, dikoreksi, dikurangi atau mengolahnya menjadi laporan.
Dari sudut perancang dibedakan lagi pada tingkat phisik dan logik. Pada tingkat phisik seorang
perancang database harus menentukan jenis dan kapasitas penyimpan serta� media cadangan
(backup) yang digunakan. Pada tingkat logik seorang perancang database harus menentukan
entitas data apa saja yang terlibat dalam sistem, relasi antar entitas dan ketergantungannya, atribut
dari setiap entitas serta atribut dari relasi yang terbentuk. Pada sudut pandang logik ini akan
terbentuk file-file atau tabel-tabel yang saling berkaitan satu sama lain dan membentuk satu
kesatuan.
Contoh tabel dalam suatu database dapat dilihat dalam contoh menggunakan Microsoft Excell
berikut ini :
Gambar Tabel Barang
Tabel tersebut, dapat juga dikaitkan dengan tabel lain,� dapat diolah lagi menjadi informasi lain
yang diperlukan oleh pengguna atau pemecah masalah. Misalnya untuk menjawab berapa nilai
penjualan Jenis Supra X, tabel Barang dikaitkan dengan tabel Harga untuk jenis yang sama akan
didapatkan nilai penjualan.
Gambar Tabel Penjualan, hasil hubungan Tabel Barang dan Tabel Harga
v Komponen Aplikasi dalam OA
Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan
peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak
hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.
Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah :
o Word processing
o Electronic and voice mail

6. o Computer calendaring
o Audio conferencing
o Video conferencing
o Computer conferencing
o FAX
o Videotex
o Imaging
o Desktop publishing
� Word Processing
Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan
dokumen secara otomatis.
Gambar Sistem Word Processor
Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang
disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan ke dalam
komputer. Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika
diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada
manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoran
modern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari komputer lain yang
terhubung dalam satu jaringan komputer.
� Electronic and voice mail
Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada pelanggan untuk
dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon yang dituju tidak dapat
dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telpon untuk
mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya.
Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi
antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Seorang pengguna e-mail
mempunyai mail-boxatau folder disebuah mail-server yang terhubung 24 jam dalam jaringan
komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan ke dalam mail-box dengan menyebutkan alamat

7. e-mail yang dituju walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer.
Untuk membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail-boxnya.��
Gambar System Voice Mail
Gambar Sistem Electronic Mail
� Computer calendaring
Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan, computer
calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat
disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer
tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm).
Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan
komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat kegiatan
tersebut.

8. Gambar Sistem Electronic Calendaring
� Audio conferencing
Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar anda pernah melakukan audio
conferencing. Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk
menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada
suatu topik tertentu.
Gambar Sistem Audio Conferencing
Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan komputer yang
mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh komputer yang dilengkapi
dengan Chat Server.
� Peralatan telpon saat ini juga mempunyai kemampuan untuk melakukan konferensi atau
digunakan secara �tri partit�. Kemampuan telpon semacam ini bisa dalam komunitas lokal
menggunakan PABX, atau layanan yang diberikan penyedia jasa telpon (TELKOM).
� Video conferencing
Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung
partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.

9. Gambar Sistem Video Conferencing
Pelaksanaannya dapat dengan cara :
o One-way video dan two-way audio
o One-way video dan audio
o Two-way video dan audio
Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan peralatan komputer yang
mempunyai kemampuan audio visual.
� Computer conferencing
Seperti telah diterangkan sebelumnya, computer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling
berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin
memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi
berupa board services� maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalam internet. Board
Sevice adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang
tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.
� FAX
Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran
komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan ini juga sudah diadaptasi
oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu
dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan telpon
menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan dengan hanya
menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer.
� Videotex, Imaging dan Desktop publishing
Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini.
o Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan gambar grafik ke
dalam layar monitor.
o Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan
kembali� image atau citra kedalam format digital dalam komputer.
o Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat
halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).

10. Kantor Maya
Seperti telah diuraikan di atas, Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang
semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau
mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin
diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang
sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa
lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus
datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.
Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak
perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :
� Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang,
furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk
sekali-sekali orang bertatap muka.
� Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring
dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
� Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal
maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan
perusahaan setiap saat tanpa terputus.
� Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja
maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus
dihentikan karena jam kerja telah selesai.
� Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi
bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
Namun ada juga kerugian-kerugian yang dapat muncul, terutama dari sisi para pekerja yaitu :
� Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena
kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang
dilakukan.
� Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun
perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi
berkurang.
� Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang
untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan).
Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang� ketat pada pengamanan sistem
komputer.
� Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan-
kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.
Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :
� Menyediakan sumber daya komputer
� Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
� Menyediakan perlengkapan non komputer

11. � Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
� Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
� Membuat jadwal pertemuan reguler
� Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur
Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya yaitu
:
� Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer
mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam
database perusahaan.
� Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam
perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga
dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
� Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih mudah
karena banyak informasi yang bersifat terbuka.
Contoh Aplikasi Komputer untuk Kantor
Program aplikasi komputer yang mampu mendukung otomatisasi perkantoran adalah Microsoft
Office 2000, Lotus Suite, Corel WordPerfect Office 2000.
Yang sangat mendukung operasi kantor maya adalah penelusur situs web di internet. Program-
program itu misalnya Internet Explorer dan Netscape Navigator.
sistem OA yang diimplementasikan di kantor saat ini adalah program MS . Office (word,excel, acces)
Daftar Pustaka :
1. Raymond Mc Leod, Management Informastion System, a Study of Computer-Based
Information System, Prentice Hall, 8th
edition, 2001
(http://cw.prenhall.com/bookbind/pubbooks/mcleod2/chapter14/deluxe.html )
2. Henry F. Korth, Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc Graw Hill, 2nd
edition,
1995.
3. Anonim, 2017 (https://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html)