Prof.Dr.Hapzi Ali, CMA Universitas Mercu Buana ( Mercu Buana University ) Jakarta Indonesia

1. Assalamuallaikum wr. Wb
Pengguna Dan Pengembangan Sistem
Laurissa Dewi Prasetyo ( Mahasiswa UMB Jakarta )
Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA ( Dosen Penganpu )
Virtual Office merupakan Sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet
dengan kata lain tidak mempunyai kantor real, dimana seorang individu dapat
menyelesaikan tugas – tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa
memiliki lokasi usaha. Virtual Office merupakan lompatan dari teknologi informasi.
Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual office berangkat dari kebutuhan kepraktisan
dan efisiensi dibidang komunikasi data. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif,
organisasi mutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif.
Hal ini akan terwujud apabila pertukaran informasi dapat dilakukan dengan baik.
Berbagaipenyempurnaan peralatan dilakukan dalam melaksanakan pertukaran
informasi, mulai dari yang sifatnya manual dan kasat mata menjadi serba otomatis
dan tidak kasat mata (virtual). Otomatisasi sebenarnya dimulai di pabrik dan pada
akhirnya menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office automation),
atau lebih dikenal dengan istilah OA. Pada awalnya, OA dimaksudkan untuk
membantu pekerjaan yang bersifat adminsitratif (clerical), tetapi karena kemampuan
OA untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di
dalam dan di luar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai
pemakai, maka selanjutnya semua pemakai ini menggunakan OA untuk
meningkatkan produktivitas kerjanya. Penyempurnaan sistem dan media dalam
komunikasi data, memungkinkan pegawai tertentu untuk melakukan sebagian atau
seluruh pekerjaannya di mana saja, termasuk di rumah masing-masing. Semakin
banyak pegawai yang bekerja di rumah dan berkomunikasi dengan kantor mereka
melalui media komunikasi, seperti surat elektronik (e-mail) dan transmisi faksimil (fax),
maka tidak lagi diperlukan kantor yang secara fisik memerlukan space yang luas dan
sarana yang komplit. Apabila suatu perusahaan melaksanakan pekerjaan kantornya
dengan cara ini, tempat kerjanya disebut sebagai kantor maya. Teknologi yang
memungkinkan adanya kantor maya adalah OA. OA dapat diterapkan di berbagai
bidang, di mana sebagian memerlukan penggunaan komputer, namun ada bagian
lain yang tidak memerlukan komputer. Namun, semuanya dapat menyediakan
informasi untuk pemecahan masalah bagi pegawai di semua tingkat, termasuk para
manajer. Seorang manajer dapat mengkombinasikan OA denganperlengkapan

2. komputer dan OA tanpa menggunakan komputer, hal ini dipengaruhi oleh jenis
organisasi, pilihan pribadi manajer yang bersangkutan, dan sumber daya OA yang
tersedia. OA sangat menarik, karena tidak hanya melengkapi mediakomunikasi
interpersonal tradisional mereka, tetapi juga menawarkan kemampuan komunikasi
model baru. Tulisan ini mencoba menguraikan mengenai latar belakang OA sebagai
awal mula kantor maya sampai bagaimana memilih model kantor maya yang
potensial untuk dikembangkan.( Lilianinandadasnawita)
KEUNTUNGAN KANTOR MAYA
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
KERUGIAN KANTOR MAYA
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja yang rendah
4. Ketegangan keluarga
STRATEGI KANTOR MAYA

3. Menurut Linda T Risse (konsultan Synergi Planning Incorporated)
1. Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan akses sumber daya informasi
3. Sediakan fasilitas telephone
4. Gunakan konferensi telepon
5. Jadwalkan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja
APLIKASI OA
Pengolahan kata ( word processing )
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas
yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.
Surat elektronik ( e-mail )
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer
dan alat penyimpanan
Voice mail

4. Serupa dengan e-mail, namun surat tidak ditulis tetapi dapat diucapkan
Kalender elektronik
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender
pertemuan manajer.
Konferensi audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan
konferensi
Konferensi video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang
tersebar secara geografis
Konferensi komputer
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan
karakteristik bersama bertukar informasi mengenai topik tertentu
Transmisi faksimili
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung
saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.

5. Videotext
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT tentang materi narasi dan
grafik yang tersimpan
Pencitraan
Penggunaan pengenal karakter optis untuk mengubah catatan-catatan kertas atau
microform menjadi format digital untuk dapat disimpan di dalam alat penyimpanan
sekunder.
Desktop publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat
mirip dengan yang dihasilkan typesetter. (Wasisrisyanto)
Empat komponen penting yang membangun organisasi virtual yaitu :
(1) Virtual knowledge worker yaitu seorang “personal multimedia” yang menguasai
berbagai aplikasi teknologi informasi, mempunyai berbagai ketrampilan (multiskill),
terdidik dan memiliki pengetahuan yang tinggi. Seorang individu yang efektif memiliki
adaptasi, kreativitas dan inovasi yang tinggi dalam mengelola berbagai pekerjaan
menjadi efektif. Sehingga ia memiliki tingkat keberhasilan survive; keberhasilan
kreativitas dan inovasi; serta keberhasilan adaptasi yang tinggi (Sange, 1990). Hal ini
dapat ia lakukan dengan kemampuannya dalam belajar tentang efisiensi (learning
efficiency) yang tinggi.
(2) Virtual teamwork yaitu suatu tim yang terbentuk dari penggabungan hight-tech
dan hight-tauch yang memiliki performance tinggi. Bill Gates (1999) menjelaskan
tentang virtual teamwork sebagai tim yang terdiri atas individu-individu yang mampu
bekerjasama secara efektif, saling membangun gagasan bersama, dan mampu
bertindak sesuai dengan tujuan bersama melalui suatu sistem syaraf digital (digital
nervous system). Virtual teamwork mempunyai corporate IQ yang tinggi hal ini karena

6. kemampuannya meleburkan diri pada misi dan visi tim dan kemampuannya
membuang ego-nya.
(3) Integrated complexs networks intelligence yaitu kemampuan tinggi untuk
berintegrasi dalam hubungan yang komplek dan saling silang menyilang dalam
jaringan kerja cerdas. Integrasi ini dicapai karena setiap organisasi saling tergantung
akan dukungan sumber daya dari organisasi lain. Sehingga setiap organisasi memiliki
kemampuan berpikir sistematik tinggi (system thinking). Gates (1999) menjelaskan
system thinking sebagai cara berpikir menyeluruh dalam menilai sesuatu yang akan
menghasilkan pemandangan terhadap sesuatu menjadi efektif. Setiap organisasi
virtual akan merasa menjadi bagian dari sistem dan perannya menentukan kestabilan
dari sistem networks intelligence.
(4) Complexs matrixs structure yaitu struktur organisasi yang saling silang menyilang
dan mendatar. Struktur organisasi ini terintegrasi dalam suatu sistem informasi,
sangat terbuka (transparant), real time, sangat fleksibel dan tanpa dinding (without
wall). Struktur berikut ini sebagai suatu infrastructure dimana didalamnya hubungan
komando dalamorganisasi telah hilang. Hubungan antar unit dalam organisasi
berdasarkan kolaborasi yang seimbang. Tidak ada satu pihak yang memerintah dan
pihak lain yang diperintah akan tetapi hubungan didasarkan atas masing-masing
pihak mempunyai otonomi sumber daya.
(5) Faster learning organization yaitu organisasi yang mempunyai kecepatan belajar
sangat tinggi. Organisasi virtual dibangun atas kemampuannya yang tinggi untuk
belajar beradaptasi dan proaktif terhadap perubahan lingkungannya. Hal ini dicapai
melalui pengetahuan organisasi yang terus menerus setiap waktu di perbaharui
melalui aplikasi teknologi informasi yang canggih.
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik
untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk
meningkatkan produktivitas.

7. Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan
produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM
menciptakan istilah word processinguntuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik
listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut
Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik
kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Para pengguna OA :
Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama SDM.Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan
mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.Sekertaris, ditugaskan oleh
professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi,
menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.Pegawai administrasi,
melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi,
menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
Tujuan otomatisasi kantor
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan
memperpendek jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor
adalah:
Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan
mesin atau alat-alat kerja.Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur
kerja.Meningkatkan produksi.

8. Aplikasi Otomatisasi Kantor
Pengolahan Kata (word Processing
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas
yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
Surat Elektronik (electronik mail
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan
alat penyimpanan.
contoh: yahoo mail, google mail , dll.
Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk
digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
Kalender Elektronik (electronik calendaring

9. Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender
pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan
pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan
menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi
manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi.
Conference callmerupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang
tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan
video.
Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah
masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
Transmisi Faximile (facsimile transmission

10. Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung
saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi
pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota
timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang
tersimpan.
Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat
baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh
printer laser.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.Pilihan pribadi, manajer yang memilih
komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender
elektronik.Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh
sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan. ( Rantauld )
mampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan kembali� image atau citra
kedalam format digital dalam komputer.

11. o Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan
keluaran yang sangat halus mendekati kemampuantypesetter (dalam layout cetakan).
Kantor Maya
Seperti telah diuraikan di atas, Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi
komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang
untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi
khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan
jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM,
e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota
besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang
dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.
Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini
banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :
� Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor
seperti ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah
ruang tamu kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.

12. � Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi
jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
� Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran
komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat
berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
� Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak
mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja,
sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.
� Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan
rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
Namun ada juga kerugian-kerugian yang dapat muncul, terutama dari sisi para
pekerja yaitu :
� Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat
muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan
dan bawahan jarang dilakukan.
� Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh
komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja
yang dibutuhkan menjadi berkurang.

13. � Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan
sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka
(lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan
kontrol yang� ketat pada pengamanan sistem komputer.
� Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah.
Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada
beban kerja kantor.
Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :
� Menyediakan sumber daya komputer
� Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
� Menyediakan perlengkapan non komputer
� Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
� Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi

14. � Membuat jadwal pertemuan reguler
� Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur
Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam
kantor maya yaitu :
� Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu
para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan
terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.
� Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil
keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu
berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board
service).
� Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat
dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.
Contoh Aplikasi Komputer untuk Kantor

15. Program aplikasi komputer yang mampu mendukung otomatisasi perkantoran adalah
Microsoft Office 2000, Lotus Suite, Corel WordPerfect Office 2000.
Yang sangat mendukung operasi kantor maya adalah penelusur situs web di internet.
Program-program itu misalnya Internet Explorer dan Netscape Navigator. ( Anonim
1 )
Daftar Pustaka :
1. Rantauld,
https://rantauld.wordpress.com/2012/11/08/pemanfaatan-teknologi-informasi-dalam-
manajemen-kantor/. ( 28 September 2017 )
2. Anonim 1, https://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html. ( 28 September
2017 ).
Daftar Pustaka.
3. Lilianinandasasmita.
http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-office-kantor-maya.
html
4. Wasisriyanyo, http://wasisriyanto2903.blogspot.co.id/2013/04/kantor-maya.html