SIM. SHELLY MAULIDHA, Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA (Fenomena yang Mengawali Terbentuknya Kantor Maya)

1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“Fenomena yang Mengawali Terbentuknya Kantor Maya”
Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Nama : SHELLY MAULIDHA
NIM : 43116110130
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS PRODI SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
TAHUN 2017

2. FENOMENA YANG MENGAWALI TERBENTUKNYA KANTOR
MAYA
Pengertian Organisai Maya
Virtual Organization atau organisasi maya adalah sekelompok grup, orang, atau institusi
dengan beberapa tujuan yang sama mereka melakukan sharing sumber daya (komputer) untuk
memenuhi kebutuhan mereka.
Karakteristik dari Virtual Organisasi:
a. Melintasi Batas
Perubahan bisnis environment menuntut suatu perusahaan atau organisasi untuk lebih fleksibel
di dalam melakukan kegiatan produksinya. Untuk itu perusahaan harus menghasilkan produk
yang berkualitas dan sesuai dengan keinginan penggunanya, sehingga dibutuhkanlah
kolaborasi antar organisasi untuk menentukan minat dari pengguna suatu produk. Dari sinilah
terbentuk Virtual Organisasi yang memiliki yang peranan penting.
b. Berbagi Sumber Daya (Resources)
Misalnya adalah toko buku online Amazon yang menjual berbagai macam buku. Apakah
Amazon memiliki buku yang dijual tersebut? Tentu tidak, Amazon bekerja sama dengan
perusahaan lain untuk mendapatkan stock yang selanjutnya dijual melalui Amazon. Sama
halnya ketika kita menjual buku dari Amazon, kita tidak memiliki buku yang kita jual secara
fisik.
c. Wilayah yang tersebar
Misalnya, dalam pengembangan software, kita berada di Indonesia dan bekerja pada pukul
8AM sampai 16 AM. Tentunya kita tidak dapat bekerja pada malam hari kan? Tetapi jika kita
memiliki rekan di luar negeri, di US misalnya, saat di Indonesia malam hari, di sana masih
siang, dan dapat digunakan untuk melanjutkan pengembangan software.
Dimulai tahun 1960-an IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan kegiatan
divisi mesin tik listriknya. Maksudnya agar menarik perhatian yang sama seperti pada produk-
produk perkantoran yang dijalankan pada komputer dan pengolah data. Produk IBM yang
disebut MT/ST singkatan dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter mampu menyimpan hasil
pengetikan pada pita magnetik, untuk membuat surat juru ketik tinggal mengetikkan nama dan
alamat penerima surat, hasilnya berupa ketikkan surat yang sama dalam jumlah yang banyak
untuk berbagai penerima surat. Kemampuan mesin tik elektrik ini menandai otomatisasi dalam
perkantoran.
OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.
Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang didokumentasikan
dengan suatu prosedur tertulis. Semua perusahaan menerapkan sistem formal untuk memenuhi
kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer
yang berupa laporan-laporan periodik amupun laporan khusus.
Sistem Elektronik Informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan
secara tertulis. Sistem-sistem OA informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan
untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan
pengambil keputusan lain.
Komunikasi Informasi dalam OA menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer
dalam perusahaan, karena OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik
lisan maupun tertulis.

3. OA tidak hanya melayani orang-orang di dalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain
di dalam lingkungan perusahaan.
Konsep Kantor Maya (virtual office) mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan
hampir di semua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung dengan satu atau
lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik. Konsep ini
dimulai dengan telecommuting, dan disempurnakan oleh hoteling.
1. Telecommuting
Merupakan satu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara
elektronik “pergi” ke tempat kerja.
Keuntungan Telecommuting:
· Fleksibilitas yang diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas
pribadi juga akan dapat diakomodasi.
· Perusahaan biasanya akan memberikan perhatian yang lebih besar pada kebutuhan
komunikasi para telecommuter jika dibandingkan dengan lingkungan kantor biasa, dimana
sebagian besar informasi dikomunikasikan dalam percakapan informal dan melalui observasi.
Kerugian Telecommuting :
· Karena sifatnya yang terisolasi, karyawan yang melakukan telecommuting dapat merasa
menjadi aggota organisasi yang kurang dianggap penting.
· Kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau terganggunya karir.
· Meningkatnya ketegangan keluarga.
2. Hoteling
Ide di balik konsep ini adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang
dapat dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan
kantor.
Keuntungan Hoteling adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih efektif dan
fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor. Kerugian
Hoteling :
· Akan hilangnya “bonus” oleh para karyawan yang tidak lagi memiliki ruangan kantor
pribadi.
· Hilangnya perasaan berada dalam suatu komunitas. -Potensi dampak negatif pada budaya
korporat.
Keuntungan Kantor Maya :
· Biaya fasilitas yang lebih rendah.
· Biaya peralatan yang lebih rendah.
· Berkurangnya penghentian pekerjaan.
· Kontribusi sosial.
Kerugian Kantor Maya :
· Moral yang rendah, karena tidak adanya umpan balik positif yang berasal dar interaksi
tatap muka dengan atasan dan sesama rekan kerja.
· Kekhawatiran akan risiko keamanan. Keamanan data dan informasi dapat lebih sulit
dikendalikan di dalam lingkungn kantor maya.
Kantor maya menuntut adanya kerjasama oleh perusahaan maupun karyawan, dan menuntut
dedikasi yang besar dari karyawan daripada kantor tetap. Kantor maya dapat dilakukan jika
para karyawan dapat mendisiplinkan diri mereka untuk melakukan pekerjaan tanpa supervisi

4. dan motivasi. Bagi karyawan yang lebih suka untuk bekerja sendirian dan menjadi atasan bagi
diri mereka sendiri, kantor maya dapat menjadi suatu sistem yang ideal.
Otomatisasi Kantor
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi
informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan
produktivitas.
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi
melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word
processinguntuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun
1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric
Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam
dalam pita magnetik secara otomatis.
Para pengguna OA :
• Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama SDM.
• Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan
sekertaris dan pegawai administrasi.
• Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
Tujuan otomatisasi kantor
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan
waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah:
1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan
mesin atau alat-alat kerja.
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
3. Meningkatkan produksi.
Aplikasi Otomatisasi Kantor
• Pengolahan Kata (word Processing).
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
• Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan
menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
contoh: yahoo mail, google mail , dll.
• Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan
kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
• Kalender Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan
manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat
perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender
elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan
yang sangat padat.
• Konfrensi Audio

5. Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-
orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference
callmerupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
• Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar
secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
• Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah
bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
• Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan
masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara
mudah dan cepat.
• Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.
• Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik.
Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi
video dan memanfaatkan kalender elektronik.
Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA
yang tersedia dalam perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
http://wasisriyanto2903.blogspot.co.id/2013/04/kantor-maya.html
https://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html
http://wonder-ol.blogspot.co.id/2011/03/pengguna-dan-pengembang-sistem.html
https://rantauld.wordpress.com/2012/11/08/pemanfaatan-teknologi-informasi-dalam-
manajemen-kantor/