Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation)/OA

1. Re: Forum SIM Minggu 4:
by Duwi Purwati Asih_43215120055 – Friday, 31 March 2017, 12:38 AM
Selamat Siang Pak Hapzi,,
Fenomena yang mengawali terbentuknya Teknologi kantor maya adalah perkembangan teknologi
komputer yang semakin pesat dengan kemajuan Information Tekhnology (IT) koordinasi tersebut
menjadi sangat mungkin untuk dilakukan kantor maya. Dengan akses Internet pada situs yang sama,
maka semua orang tersebut dapat melakukan komunikasi secara langsung sebagai bentuk dari
koordinasi dalam dunia maya (virtual word), dengan kata lain telah terjadi koordinasi dalam "kantor
elektronik" di Website. Alternatif lain yang menawarkan solusi dalam melakukan koordinasi melalui
IT adalah dengan membuat kantor maya (virtual office) di Web.
Teknologi yang memungkinkan adanya kantor maya adalah OA. OA dapat diterapkan di berbagai
bidang, di mana sebagian memerlukan penggunaan komputer, namun ada bagian lain yang tidak
memerlukan komputer. Namun, semuanya dapat menyediakan informasi untuk pemecahan masalah
bagi pegawai di semua tingkat, termasuk para manajer. Seorang manajer dapat mengkombinasikan
OA dengan perlengkapan komputer dan OA tanpa menggunakan komputer, hal ini dipengaruhi oleh
jenis organisasi, pilihan pribadi manajer yang bersangkutan, dan sumber daya OA yang tersedia. OA
sangat menarik, karena tidak hanya melengkapi media komunikasi interpersonal tradisional mereka,
tetapi juga menawarkan kemampuan komunikasi model baru.
Terimakasih.

2. Definisi OA (Office Automation)
Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah Penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi
dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
a) Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan
mungkin didokumentasikan dg suatu prosedur tertulis, mirip SIM. Namun, sebagian besar
sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis, mirip DSS.
b) Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain adalah
komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan
maupun tertulis.
c) Orang-orang di Dalam dan di Luar Perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan
komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan
orang lain di lingkungan perusahaan.
d) Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi.
Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan datanya).
Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
e) Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata,
e-mail, dan konferensi komputer.
f) Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan
lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
g) Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti
konferensi video dan audio.
Aplikasi OA (Office Automation)
 Pengolahan Kata, adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis
melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik
atau dicetak.
 Surat elektronik, dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan
deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
 Voice mail, hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan
mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil
pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan
kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian
mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai
mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus
mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.
 Kalender elektronik, adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer.
Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat
perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi
peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan
kemampuan kalender elektronik.

3.  Konferensi Audio, adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan
tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan
bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak
memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Sistem Informasi di kantor saya, implementasi OA yaitu pengolah kata seperti microsoft word,
Microsoft Excel, Email, Fax, dan Telp. Di kantor saya lebih banyak menggunakan komunikasi lewat E-
mail pak. Sampai saat ini baru itu saja aplikasi OA yang digunakan.