Dokumen tersebut membahas tentang sistem absensi manual yang dianggap rumit dan tidak akurat di sekolah. Ia mengusulkan pembuatan sistem informasi absensi berbasis komputer untuk mempermudah proses pengumpulan data absensi siswa dan rekapitulasinya. Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan akurasi data dan mempermudah pekerjaan staff sekolah.

1. ABSENSI MANUAL YANG DIANGGAP CUKUP RUMIT DAN SISTEM
REKAPITULASI ABSENSI YANG KURANG AKURAT
Nurkhalis Akbar / J1F110208
Program Studi S-1 Ilmu Komputer, Fakultas MIPA, Universitas Lambung Mangkurat
Jl. A Yani Km.36, Banjarbaru, Indonesia
nico.tetsu@gmail.com
Abstrak— Dalam Proses Rekapitulasi data kehadiran siswa
dilakukan dengan cara manual yaitu dengan memanggil satu
persatu siswa pada lembar absensi yang telah disediakan sesuai
dengan nama masing-masing siswa. Setelah lembar absensi
terkumpul, guru BP akan merekap data kehadiran Dalam buku
rekapitulasi data absensi. Dengan sistem manual yang di lakukan
SMA Negeri 3 Banjarbaru maka timbul banyak permasalahan
yaitu siswa dapat memanipulasi, proses yang dilakukan cukup
rumit serta banyak orang tua yang merasa kesulitan untuk
mengetahui data kehadiran Putra putrinya.maka perlu adanya
pembangunan sistem yang lebih akurat.
Kata Kunci— absensi, rekapitulasi, pengiriman surat
I. PENDAHULUAN
A. Latarbelakang
Perkembangan ilmu pengetahuan di segala bidang dalam
era globalisasi saat ini begitu pesat. Terutama dalam bidang IT
yang semakin maju seiring dengan kebutuhan pemakai (user)
untuk memperoleh suatu karya atau inovasi maksimal serta
memperoleh kemudahan dalam segala aktivitas untuk mencapai
suatu tujuan. Absensi siswa memegang peranan penting dalam
setiap kegiatan belajar mengajar. Oleh karena itu absensi
merupakan salah satu penunjang yang dapat mendukung atau
memotivasi setiap kegiatan yang dilakukan di dalamnya.
Disamping itu, absensi siswa dapat juga sebagai informasi
tentang bagaimana kedisiplinan siswa yang bersangkutan.
Dari uraian diatas maka akan dirancang sebuah sistem
informasi yang berguna untuk mengatasi sistem absensi yang
masih manual, mengatasi keterlambatan informasi dan
memberikan sistem yang dibutuhkan oleh instansi tersebut.
B. Perumusan Masalah
Rumusan dari masalah penelitian ini adalah pembuatan
sebuah sistem absensi yang berbasiskan client server mengenai
sistem absensi dan juga sistem rekapitulasi data absensi yang
saat ini masih menggunakan sistem manual di suatu instansi.
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian
Manfaat dari penelitian ini antara lain adalah sebagai berikut:
 Memudahkan dalam pengumpulan data absensi siswa
dan pegawai PNS.
 Memudahkan siswa atau tenaga pendidik yang ingin ijin
tidak masuk sekolah atau mengajar.
 Mempermudah dalam mmendapatkan informasi seputar
sekolah nantinya.
D. Batasan Penelitian
Batasan masalah dari penelitian ini adalah sistem ini
ditujukan hanya untuk siswa dan tenaga pendidik yang sudah
PNS saja.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Menurut Sutedjo (2002), sistem adalah kumpulan elemen
yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu
kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Sedangkan
menurut Sutanta (2003), sistem adalah sekumpulan elemen atau
subsistem yangsaling bekerjasama atau yang dihubungkan
dengan cara-cara tertentu sehingga membentuksatu kesatuan
untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.
MenurutSutedjo (2002), informasi adalah hasil
pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem
tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan
merupakanpengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh
orang untuk menambah pemahamannyaterhadap fakta-fakta
yang ada. Sedangkan menurut Sutanta (2003), informasi
merupakanhasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang
penting bagi penerimanya danmempunyai kegunaan sebagai
dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat
dirasakanakibatnya secara langsung saat itu juga atau secara
tidak langsung pada saat mendatang.
Sistem informasi adalah suatu tipe khusus dari sistem
kerja yang fungsi internalnya terbatas pada pemrosesan
informasi dengan melakukan enam tipe operasi:
menangkap(capturing),
mentransmisikan
(transmitting),
menyimpan (storing), mengambil (retrieving), memanipulasi
(manipulating), dan menampilkan (displaying) informasi
Jogiyanto (2007). Menurut Eko (2000), sistem informasi
merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam
perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses
penciptaan dan pengaliran informasi (Sutedjo, 2002).
2.2 Web Server
Web Server merupakan sebuah perangkat lunak dalam
server yang berfungsi menerima permintaan (request) berupa
halaman web melalui HTTP atau HTTPS dari klien yang
dikenal dengan browser web dan mengirimkan kembali
(response) hasilnya dalam bentuk halaman-halaman web yang
umumnya berbentuk dokumen HTML.

2. Gambar 1.
Standar Web Architecture
sekedar program Notepad bawaan Windows. Notepad++ bisa
mengenal tag dan kode dalam berbagai bahasa pemrograman.
Fitur pencarian tingkat lanjut dan pengeditan teks yang tersedia
juga cukup ampuh, sangat membantu tugas seorang
programmer atau developer dalam menyelesaikan skrip kode
programnya.
Program Notepad++ banyak diaplikasikan dan digunakan
oleh kalangan pengguna komputer di bidang pemrograman
aplikasi desktop dan web. Notepad++ merupakan software
gratis (opensource). Notepad++ dapat dijalankan di sistem
operasi Win2K, Windows XP, Vista, dan Windows 7. Untuk
menginstall versi terbaru program ini, komputer Windows
Anda cukup memiliki kapasitas kosong harddisk minimal 12
MB (Budiarto, 2012).
2.5 Database dan MySQL
Gambar 2.
Dynamic Web Architecture
Beberapa Web Sever yang banyak digunakan di internet
antara lain :
1. Apache Web Server
2. Internet Information Service, IIS
3. Xitami Web Server
4. Sun Java System Web Server
Server Side Scripting merupakan sebuah teknologi scripting
atau pemrograman web dimana script (program) dikompilasi
atau diterjemahkan di server. Dengan server side scripting,
memungkinkan untuk menghasilkan halaman web yang
dinamis (Achmad Solichin, 2010).
2.3 PHP
File yang hanya berisi kode HTML tidak mendukung
pembuatan aplikasi yang melibatkan database karena HTML
dirancang untuk menyajikan informasi yang bersifat statis
(tampilan yang isinya tetap hingga web master atau
penanggung jawab web melakukan perubahan isi). Oleh karena
itu, selanjutnya muncul pemikiran untuk membuat suatu
perantara yang memungkinkan aplikasi bisa menghasilkan
sesuatu yang bersifat dinamis dan berinteraksi dengan database.
Akhirnya lahirlah berbagai perantara seperti PHP, ASP dan
JSP. PHP sendiri adalah perangkat lunak yang bersifat free
(gratis) (Kadir, 2009).
2.4 Notepad ++
Notepad++ adalah program aplikasi pengembang yang
berguna untuk mengedit teks dan skrip kode pemrograman.
Versi terbaru program ini adalah Notepad++ v5.9, yang dirilis
pada tanggal 06 April 2012. Software Notepad++ dibuat dan
dikembangkan oleh Tim Notepad++.
Perangkat lunak komputer ini memiliki kelebihan pada
peningkatan kemampuan sebuah program text editor, lebih dari
Database sering didefinisikan sebagai kumpulan data yang
terkait. Secara teknis, yang berada dalam sebuah database
adalah sekumpulan tabel atau objek lain (indeks, view, dan lainlain). Tujuan utama pembuatan database adalah untuk
memudahkan dalam mengakses data. Data dapat ditambahkan,
diubah, dihapus, atau dibaca dengan relatif mudah dan cepat.
Saat ini banyak perangkat lunak yang ditujukan untuk
mengelola database. Perangkat lunak seperti itu biasa
dinamakan DBMS (database mangement system). Access, MS
SQL Server, dan MySQL merupakan segelintir contoh produk
pengelola database. Beberapa diantaranya berkelas database
server, yaitu jenis yang secara aktif memantau permintaan akses
terhadap data. Dalam hal ini, database server akan segera
menanggapi permintaan data. Adapun yang bukan termasuk
database server adalah access.
MySQL (baca : mai-se-kyu-el) merupakan software yang
tergolong database server dan bersifat open source. Opern
source menyatakan bahwa software ini dilengkapi dengan
source code (kode yang dipakai untuk membuat MySQL),
selain itu tentu saja bentuk executable-nya atau kode yang dapat
dijalankan secara langsung dalam sistem operasi, dan bisa
diperoleh dengan cara mengunduh di internet secara gratis.
Pengaksesan data dalam database dapat dilakukan dengan
mudah melalui SQL(Structured Query Languange). Data dalam
database bisa diakses melalui aplikasi non-web (misalnya
visual basic) maupun aplikasi web (misalnya dengan PHP)
(Kadir, 2009).
2.6 ERD (ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM)
Pada perancangan konseptual diperlukan suatu
pendekatan yang digunakan untuk menggambarkan hubungan
antardata. Hubungan tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk
model E-R (ERD). Mengingat model tersebut merupakan dasar
penting dalam perancangan database (Kadir, Dasar
Perancangan dan Implementasi Database Relasional, 2008).
ERD merupakan data modeling yang dipergunakan untuk
mendokumentasikan data sistem. Dokumentasi dilakukan
dengan cara menentukan kelompok data apa saja yang terdapat
dalam tiap entity dan bagaimana hubungan antara entity satu
dengan lainnya. Entity dapat berupa environmental element,
resource dan transaksi yang sangat diperlukan dan
didokumentasikan dalam bentuk data (Sutedjo, 2002).
ERD merupakan suatu model yang digunakan untuk
menggambarkan data dalam bentuk entitas, atribut dan
hubungan antar entitas.Model dinyatakan dalam bentuk
diagram. ERD tidak mencerminkan bentuk fisik yang nantinya

3. akandisimpan dalam database, melainkan hanya bersifat
konseptual. Itu sebabnya ERD tidak bergantung pada produk
DBMS yang digunakan (Kadir, Dasar Perancangan dan
Implementasi Database Relasional, 2008).
Entitas adalah sesuatu dalam dunia nyata yang
keberadaannya tidak bergantung pada yang lain. Entitas dapat
berupa sesuatu yang nyata ataupun abstrak (berupa suatu
konsep).Entitas dapat berupa seseorang, sebuah tempat, sebuah
objek, sebuah kejadian atau suatu konsep.Setiap entitas
dinyatakan oleh sejumlah atribut.Atribut adalah properti atau
karakteristik yang terdapat pada setiap entitas (Kadir, 2008).
III. METODE PENELITIAN
Penelitian ini bertujuan untuk mempermudah siswa maupun
guru dalam memberikan keterangan kepada pihak sekolah dan
mempermudah dalam rekapitulasi data absensi siswa dan guru.
Dalam pembuatannya digunakan metode Waterfall. Metode
waterfall merupakan metode yang ssering digunakan oleh
penganalisa sistem pada umumnya. Inti dari metode waterfall
adalah pengerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan
atau secara linier. Dimulai dari langkah analisa, desain,
penulisan, pengujian dan penerapan serta pemeliharaan.
Dalam penelitian ini juga digunakan metode pengumpulan
data yakni dengan melakukan teknik observasi yaitu dengan
cara melakukan pengamatan langsung terhadap data yang telah
ada.
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Deskripsi hasil penelitian absensi manual yang dianggap
cukup rumit dan sistem rekapitulasi absensi yang kurang
akurat adalah sebagai berikut :
A. Hasil
1. Apakah anda sudah puas dengan absensi yang
diterapkan saat ini?
2. Apakah anda ingin sebuah sistem absensi yang
berbasiskan IT?
3. Apakah data absensi sampai saat ini datanya akurat?
4. Apak rumit dalam penghitungan absensi jika secara
manual?
5. Berapa lama waktu yang diperlukan dalam
penghitungan absensi?
TABLE I. DATA HASIL SURVEY
No
1
2
3
4
5
Pertanyaan
Jumlah
Kepuasan dengan absensi yang
diterapkan saat ini.
Keinginan sebuah sistem
absensi yang berbasiskan IT.
Apakah data absensi sampai
saat ini datanya akurat.
Apakah rumit dalam
penghitungan absensi jika
secara manual.
Berapa lama waktu yang
diperlukan dalam penghitungan
absensi
Ya
10
Tidak
35
40
5
15
30
40
5
< 1 Minggu
1 Bulan
> 1 Bulan
4
11
30
B. Pembahasan
Berdasarkan dari tabel diatas bahwa penelitian mengenai
rekapitulasi absensi ini dari civitas sekolah pertama hinga yang
terakhir menunjukkan kalau sebuah sistem informasi berbasis IT
mengenai rekapitulasi absensi sangat dibutuhkan dalam
memenuhi kinerja pihak tata usaha. Tapi ada pula sebagian kecil
civitas sekolah yang menganggap sebuah sistem informasi
berbasis IT itu tidak perlu.
Dapat dikatakan dari hasil penelitian yang didapatkan
alasannya adalah untuk memudahkan kerja staff tata usaha
dalam menghitung absensi siswa yang jika dilakukan manual
akan membutuhkan waktu yang relatif lama.
V. KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan dan saran yang didapatkan dari penelitian ini
adalah :
A. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa dengan
adanya aplikasi sistem rekapitulasi dan absensi di lingkungan
membuat penyimpanan data absensi, penyampaian informasi,
pengiriman surat serta rekapitulasi absensi perwaktunya bisa
lebih mudah. Meskipun dengan kendala terhadap
pengimplementasian, namun program ini juga memiliki
kelebihan, yaitu:
1. Membantu meringankan pekerjaan di tempat kerja
praktik.
2. Penyimpanan dan pengumpulan data absen serta laporan
lebih mudah dan cepat.
3. Menghasilkan aplikasi yang user friendly.
B. Saran
Tahap analisa dan desain sistem Absensi dan Rekapitulasi
sudah dilakukan sesuai kebutuhan instansi setempat. Namun
karena ketidaksempurnaan aplikasi ini, maka diperlukan tahaptahap perbaikan agar aplikasi menjadi sempurna. Mungkin
nantinya bisa ditambahkan notifikasi yang bisa tersambung ke
ponsel agar bisa lebih efektif lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Gambar 3.
Tampilan Kuesioner
Tabel hasil pendataan kuesioner kepada 45 orang
civitas sekolah menengah kejuruan 3 Banjarbaru.
[1]
Achmad Solichin, S. (2010). Pemrograman Web
Dengan PHP dan MYSQL.
[2]
Budiarto, I. (2012, april 16). Notepad++. Diambil
kembali dari Info Program Komputer: http://info-programkomputer.blogspot.com/2012/04/notepad.html

4. [3]
Kadir, A. (2008). Dasar Perancangan dan
Implementasi Database Relasional. Yogyakarta: Penerbit
ANDI.
[4]
Sutedjo, B. (2002). Perencanaan dan Pembangunan
Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.