pengguna dan pengembang bisnis

1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“Pengguna dan Pengembang Sistem”
Nama : Nur Putriana
NIK : 43116110137
Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

2. Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia
internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk
melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi
usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format
virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor
virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun
dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada
penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan
lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang
signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor
virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang
bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas
kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke
kantor secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung
secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph Gregory
mendirikan "Virtual Office, Inc", di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di seluruh
Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai "Intelligent Office".
Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor Virtual,
memudahkan individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan
infrastruktur otomasi perkantoran. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan
layanan dan bantuan yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi,
layanan menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan,
dan lain-lain.
Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia maya, tetapi
juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional. Konsep kantor bersama
ini pun sesuai dengan program Kemenkop Bidik 49 Kampung Digital di 2017 atau secara
informal bisa menjadi tempat berkumpul para blogger, pekerja IT serta inkubator bisnis UKM.
Di Jakarta sudah banyak bertebaran kantor-kantor bersama atau proyek co-working space
seperti “Jakarta Digital Valley” di Gedung Telkom lantai 6, Jakarta, bahkan ada yang
menyediakan di beberapa area lokasi di Jakarta. Untuk kota-kota besar lain seperti Surabaya,
Bali dan Jogja juga sudah bermunculan ruang kantor – ruang kantor virtual ini.
Keberadaan bisnis co-working space atau kantor virtual ini karena adanya kebutuhan tempat
untuk bekerja tetapi penyewa tidak ingin modal terikat ke properti, biaya persiapan yang tinggi,
serta biaya layanan dan fasilitas ruang kantor. Kantor bersama seperti ini cocok untuk pekerja
“freelance”, UKM, usaha kecil micro atau para pekerja industri kreatif & IT. Adanya komunitas
informal di kantor bersama ini bertujuan untuk berbagi biaya sekaligus berkolaborasi dan
berkomunitas, selain interaksi untuk berbagi ide.[1]

3. Teknologi Perkantoran Modern
Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu
yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan,
memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat� dan
sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun
informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer
untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).
Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan
ketersediaan sarana komunikasi mobiler serta pesatnya perkembangan teknologi internet
konsep OA berkembang menjadi Virtual Officeatau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah
pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini (bahkan luar angkasa?).
Otomatisasi Kantor
Dimulai tahun 1960-an IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan kegiatan
divisi mesin tik listriknya. Maksudnya agar menarik perhatian yang sama seperti pada produk-
produk perkantoran yang dijalankan pada komputer dan pengolah data. Produk IBM yang
disebut MT/ST singkatan dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter mampu menyimpan hasil
pengetikan pada pita magnetik, untuk membuat surat juru ketik tinggal mengetikkan nama
dan alamat penerima surat, hasilnya berupa ketikkan surat yang sama dalam jumlah yang
banyak untuk berbagai penerima surat. Kemampuan mesin tik elektrik ini menandai
otomatisasi dalam perkantoran.
OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.
Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang didokumentasikan
dengan suatu prosedur tertulis. Semua perusahaan menerapkan sistem formal untuk
memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan
ke manajer yang berupa laporan-laporan periodik amupun laporan khusus.
Sistem Elektronik Informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan
secara tertulis. Sistem-sistem OA informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan
untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan
pengambil keputusan lain.
Komunikasi Informasi dalam OA menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer
dalam perusahaan, karena OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi,
baik lisan maupun tertulis.
OA tidak hanya melayani orang-orang di dalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang
lain di dalam lingkungan perusahaan.
Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan
maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat
bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya
saling tukar menukar informasi antara dua obyek atau lebih.
Untuk lebih menekankan pemahaman tentang model OA, akan dibagi dalam dua komponen
utama yaitu komponen database dalam OA dan komponen Aplikasi dalam OA.
Komponen database dalam OA
Dalam gambar model di atas database adalah kumpulan data yang terintegrasi dari seluruh
sumber daya dalam perusahaan, baik sumber daya masukan, proses maupun output. Data
yang sudah terproses menjadi informasi dalam database juga didapatkan dari lingkungan
sistem perusahaan serta data-data hasil olahan dari para manager sebagai problem solver.

4. Untuk dapat mengumpulkan data dalam database harus melalui proses pengolahan data
menggunakan komputer. Pengolahan data meliputi
Mendapatkan data, yaitu dengan :
Mendokumentasikan setiap transaksi
Kejadiannya apa?
Kapan terjadinya?
Berapa banyak dan berapa nilainya?
Keterangan tentang transaksi
Memanipulasi data, yaitu dengan :
Mengklasifikasikan (dengan diberi kode)
Diurutkan
Dihitung
Ditotal
Menyimpan Data
Menggambarkan setiap transaksi
Dalam bentuk database
Menyiapkan dokumen
Terbentuk dalam kategori :
Berdasarkan jenis kejadiannya
Berdasarkan waktu kejadiannya
Untuk melihat sebuah database dapat dibedakan dari dua sudut pandang, yang pertama dari
sudut pandang pemakai database dan dari sudut pandang perancang database. Dari sudut
pandang pemakai database dilihat dalam bentuk file dengan struktur data dan record yang
siap dipakai untuk diisi, dikoreksi, dikurangi atau mengolahnya menjadi laporan.
Dari sudut perancang dibedakan lagi pada tingkat phisik dan logik. Pada tingkat phisik
seorang perancang database harus menentukan jenis dan kapasitas penyimpan serta media
cadangan (backup) yang digunakan. Pada tingkat logik seorang perancang database harus
menentukan entitas data apa saja yang terlibat dalam sistem, relasi antar entitas dan
ketergantungannya, atribut dari setiap entitas serta atribut dari relasi yang terbentuk. Pada
sudut pandang logik ini akan terbentuk file-file atau tabel-tabel yang saling berkaitan satu
sama lain dan membentuk satu kesatuan.
Tabel tersebut, dapat juga dikaitkan dengan tabel lain, dapat diolah lagi menjadi informasi lain
yang diperlukan oleh pengguna atau pemecah masalah. Misalnya untuk menjawab berapa
nilai penjualan Jenis Supra X, tabel Barang dikaitkan dengan tabel Harga untuk jenis yang
sama akan didapatkan nilai penjualan.
Komponen Aplikasi dalam OA
Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan
peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam
banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang
berbeda.

5. Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah :
o Word processing
o Electronic and voice mail
o Computer calendaring
o Audio conferencing
o Video conferencing
o Computer conferencing
o FAX
o Videotex
o Imaging
o Desktop publishing
Word Processing
Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan
pencetakan dokumen secara otomatis.
Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen
yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan ke
dalam komputer. Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar.
Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat
diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih
efektif. Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di
attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.
Electronic and voice mail
Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada pelanggan
untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon yang dituju tidak
dapat dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telpon
untuk mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya.
Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja
terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Seorang
pengguna e-mail mempunyai mail-boxatau folder disebuah mail-server yang terhubung 24
jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan ke dalam mail-
box dengan menyebutkan alamat e-mail yang dituju walaupun si pemilik mail-box tidak
sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk membaca pesan-pesan yang diterima,
seorang pengguna harus membuka mail-boxnya.
Computer calendaring
Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan, computer
calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega
dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan
mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm).
Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam
jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat
kegiatan tersebut.

6. Audio conferencing
Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar anda pernah
melakukan audio conferencing. Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan
komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah untuk
dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik tertentu.
Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan komputer yang
mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh komputer yang dilengkapi
dengan Chat Server.
- Peralatan telpon saat ini juga mempunyai kemampuan untuk melakukan konferensi
atau digunakan secara tri partit. Kemampuan telpon semacam ini bisa dalam
komunitas lokal menggunakan PABX, atau layanan yang diberikan penyedia jasa
telpon (TELKOM).
- Video conferencing
Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk
menghubung partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.
Pelaksanaannya dapat dengan cara :
o One-way video dan two-way audio
o One-way video dan audio
o Two-way video dan audio
Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan peralatan komputer yang
mempunyai kemampuan audio visual.
- Computer conferencing
Seperti telah diterangkan sebelumnya, computer yang terhubung dalam satu jaringan dapat
saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet
semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang
diskusi berupa board services� maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalam
internet. Board Sevice adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu
topik tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara
interaktif.
- FAX
Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari
saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan ini juga
sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi kemampuan
membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain harus terhubung ke
jaringan telpon menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan
dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer.
- Videotex, Imaging dan Desktop publishing
Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat
ini.
o Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan gambar
grafik ke dalam layar monitor.
o Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan kembali
image atau citra kedalam format digital dalam komputer.
o Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang
sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).

7. Kantor Maya
Seperti telah diuraikan di atas, Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi
komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk
berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya
telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet
untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat.
Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor
Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan
kantor dapat dilakukan di manapun.
Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak
perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :
- Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti
ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu
kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.
- Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya
seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
- Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi
formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan
dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
- Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam
kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan
tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.
- Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah
menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
Namun ada juga kerugian-kerugian yang dapat muncul, terutama dari sisi para pekerja yaitu :
- Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena
kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang
dilakukan.
- Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer
maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan
menjadi berkurang.
- Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang
untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi
tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang ketat pada
pengamanan sistem komputer.
- Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan-
kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.
Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :
1. Menyediakan sumber daya komputer
2. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
3. Menyediakan perlengkapan non komputer
4. Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
5. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
6. Membuat jadwal pertemuan reguler
7. Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur

8. Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor
maya yaitu :
1. Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para
manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi
dengan baik dalam database perusahaan.
2. Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam
perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide
juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
3. Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih
mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.
Contoh Aplikasi Komputer untuk Kantor
Program aplikasi komputer yang mampu mendukung otomatisasi perkantoran adalah
Microsoft Office 2000, Lotus Suite, Corel WordPerfect Office 2000.
Yang sangat mendukung operasi kantor maya adalah penelusur situs web di internet.
Program-program itu misalnya Internet Explorer dan Netscape Navigator.
Daftar Pustaka
1. Raymond Mc Leod, Management Informastion System, a Study of Computer-Based
Information System, Prentice Hall, 8th edition, 2001 (25 September 2017, 10.56)
(http://cw.prenhall.com/bookbind/pubbooks/mcleod2/chapter14/deluxe.html )
2. Henry F. Korth, Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc Graw Hill,
2nd edition, 1995 (25 September 2017, 10.26)
3. Anonim 1, https://id.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual (25 September 2017, 10.33)