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DEFINIZIONE DI “AZIENDA”                        ArCo




 E’ un Sistema, composto da elementi
  culturali, di processo e tecnologici,
    concepito allo scopo di realizzare
         finalità organizzative.

                              Sistema:
                              Insieme di
                              elementi
                              interdipendenti
GLI “ELEMENTI” INTERDIPENDENTI DI
UN’AZIENDA SONO LE FUNZIONI                                                                                            ArCo

                     DECIDERE                           IDEARE                                 PIANIFICARE

                           Sviluppo
                                                                   Definizione                        Pianificazione
                          del Modello
                                                                  degli Obiettivi                        di Base
                           Aziendale



                     ACQUISIRE
  Vista Funzionale




                         Gestione                                                   Miglioramento          Sistemi
                                                                Sistema
                         Risorse            Marketing                               Continuativo         Informativi
                                                                Qualità



                      FARE
                                             Sviluppo                                               Assistenza
                                             Prodotto                 Commerciale                     Clienti



                                                  Procurement                          Produzione e Logistica



                     VERIFICARE

                                                        Controllo di Qualità




                     RILASCIARE


                                    Imballaggio             Immagazzinamento                        Spedizione
L’INTERDIPENDENZA TRA LE FUNZIONI
È STABILITA DAI PROCESSI                                           ArCo


                Strategie e                         Gestione
  Sviluppo         Piani                            Operativa
 del Mercato

               Innovazione Prodotto e Processo
               Gestione dei Clienti
               Monitoraggio Commessa
               Monitoraggio Forniture


               Pianificazione Infrastrutture e Produzione       Clienti
               Processi Produttivi

Fornitori

                              Approvvigionamenti

                               Assistenza Clienti

               Gestione           Qualità
                                                  Sistemi
                delle                 e
                                                Informativi
               Risorse         Miglioramento
INNOVAZIONE RADICALE
 Innovazione dei Processi                                         ArCo




                                        Business
                                        Process
                                        Reengineering
                                                   BPR:
                                                   - Traumatico
                                                   - Rischioso
                                                   - Costoso




                            Esigenze del Mercato
PROCESSO BPR                                                                                                               ArCo




BPR




 Sviluppare lo   Definire le   Identificare i    Confrontare i      Definire gli    Definire i   Modificare i   Implementare e
 Scenario        Strategie     Processi Chiave   Requisiti con le   Obiettivi del   Concetti     Processi       Monitorare le
                                                 Capacità dei       Cambiamento     Innovativi                  Innovazioni
                                                 Processi
 1               2             3                 4                  5               6            7              8




                                                 Richiede molti mesi
INNOVAZIONE LINEARE
 Innovazione dei Processi                               ArCo




                                        Miglioramento
                                        Graduale
                                        dei Processi




                            Esigenze del Mercato
DEFINIZIONE DI PROCESSO*                                      ArCo



  Un Processo è l’ordinamento temporale e logico
  delle attività (seriali o parallele) che vengono eseguite
  per trasformare un Item, con l’intento di svolgere
  un compito assegnato




     Requisito             Manuale            Test Case




                                        Prodotto
                 Offerta
Attributi di un Processo                                                         ArCo
     Attributo                                 Descrizione
                 In quale misura il processo è descritto esplicitamente e quanto è
Chiarezza
                 facile capirne le definizioni.
                 Le attività del processo producono risultati abbastanza chiari da
Visibilità
                 rendere visibile all’esterno lo stato di avanzamento.
                 È possibile identificare degli indicatori di prestazione di ogni attività
Misurabilità
                 del processo e misurarne lo stato.
                 Il processo è accettabile e usabile da parte del personale che lo dovrà
Accettabilità
                 implementare.
                 Il processo è disegnato in modo tale che eventuali errori possano
Affidabilità
                 essere identificati prima che impattino la qualità del risultato.
                 Il processo è in grado di funzionare anche a fronte di errori
Robustezza
                 imprevisti.
                 Il processo può evolvere a fronte di mutati requisiti o necessità di
Manutenibilità
                 miglioramento.
                 In quanto tempo può essere implementato dopo essere stato
Rapidità
                 validato.
PROCESSO RIPETIBILE
                                                                                  ArCo
È un Processo che possiede gli attributi
prima menzionati e che pertanto garantisce:
 Congruenza interna e tra progetti diversi, con riduzione dei tempi di addestramento e
 avviamento

 Miglior comprensione dei progetti grazie alla congruenza di:
     Documentazione dei risultati delle attività
     Pianificazione e Reporting
     Metodologie e Tecniche

 Riduzione di “transition disruption” dei progetti

 Efficienza e produttività desiderate
 Riduzione di costi/risorse grazie alla riusabilità dei prodotti
 Disponibilità di “best practices”
 Maggior lavoro in team
 Non dipendenza dalle conoscenze individuali
POSTULATO                               ArCo




     “Se si riesce a garantire la
   qualità dei processi utilizzati da
  un’azienda, allora si è in grado di
  garantire la qualità dei prodotti e
     dei servizi generati da quei
               processi”
ISTITUZIONALIZZAZIONE
DEI PROCESSI                                                               ArCo

 “È la realizzazione delle infrastrutture e della cultura aziendale capaci di
 supportare le metodologie, pratiche e procedure che costituiscano il modo
 consueto di “fare business”, anche dopo che le persone che li hanno
 instaurati se ne sono andate”




    Impegno e sponsorizzazione dell’alta direzione
    Garanzia di risorse e supporto
    Comprensione a tutti i livelli
    Integrazione orizzontale e verticale
    Tempi di implementazione certificati
PRINCIPI PER IL
CAMBIAMENTO                                                    ArCo



  Il cambiamento deve essere supportato
  dall’alto
  Bisogna focalizzarsi sulla rimozione dei
  problemi, non sul biasimo dei responsabili
     “More carrots than stick”
  Il cambiamento deve essere continuativo
  Il miglioramento richiede investimenti
  Mantenere i miglioramenti richiede revisioni
  periodiche


        Ma prima di tutto occorre capire i processi attuali…
“…ma se il personale è competente e
motivato e le tecnologie sono avanzate,
PERCHÉ devo preoccuparmi del
miglioramento dei processi?”
Tutti cercano di fare del loro meglio e
di ottenere risultati di qualità, MA
non tutti dispongono delle
infrastrutture, addestramento e
supporto necessari.

Per realizzare costantemente
prodotti e servizi di qualità, TUTTI
devono essere in grado di svolgere il
proprio lavoro in modo congruente
ed efficace.
OVVIETÀ? Ma allora ..                                         ArCo

 PERCHÉ non tutti sono in condizione di svolgere
 costantemente il proprio lavoro al meglio?
 Perché i responsabili prendono a volte decisioni sbagliate
 sui programmi e sulle risorse necessarie?
 Perché i progettisti non rispettano le scadenze?
 Perché i requisiti cambiano continuamente?
 Perché non tutti gli errori vengono corretti prima che il
 prodotto arrivi nelle mani del cliente?
 Perché non si impara dagli errori precedenti?
 Non è forse perché i processi aziendali non sono “maturi”?
ALCUNI SINTOMI                                              ArCo

 AZIENDA NON MATURA                AZIENDA MATURA

 I processi vengono improvvisati
 nel corso del progetto            Comunicazioni e
                                   coordinamento interfunzionali
 Processi già validati non
 vengono presi in                  Il lavoro viene svolto come è
 considerazione                    stato pianificato
 Approccio reattivo, non           Le prassi sono congruenti con
 proattivo                         i processi
 I budget e i programmi non        I processi vengono modificati
 sono realistici                   secondo necessità
 La qualità viene sacrificata ai   Ruoli e responsabilità sono
 tempi                             ben definiti
 La misurazione della qualità      Il management si impegna
 non è obiettiva                   formalmente
SE I PROCESSI VENGONO
MIGLIORATI, ALLORA ..                                                    ArCo


  C’è più visibilità su quanto succede e sul reale stato di
  avanzamento dei progetti
  Le previsioni sui risultati sono più accurate e affidabili
  Il successo dipende dai processi e dal livello di competenza dei
  team incaricati, non dalla “fortuna”
  Le tecnologie producono i benefici indicati dalla “roadmap”
  La rilevazione e misura dei dati sono standardizzate
  I dati storici sono attendibili e utilizzabili per formulare previsioni e
  stime
  I rischi connessi con nuovi prodotti/progetti sono minimizzati

     .. e tutto questo contribuisce a soddisfare
          le esigenze e aspettative dei clienti!
Impact: Cost1                                                      ArCo



     33% decrease in the average cost to fix a defect (Boeing,
      Australia)

     20% reduction in unit software costs (Lockheed Martin
      Management and Data Systems)

     15% decrease in defect find and fix costs (Lockheed Martin
      Management and Data Systems)

     4.5% decline in overhead rate (Lockheed Martin
      Management and Data Systems)

     Improved and stabilized Cost Performance Index (Northrop
      Grumman Defense Enterprise Systems)
Impact: Cost2                                                       ArCo



     Increased accuracy in cost estimation (Raytheon North
      Texas Software Engineering)

     5% improvement in average cost performance index with a
      decline in variation (Raytheon North Texas Software
      Engineering)
         As the organization improved from SW-CMM level 4 to CMMI
         level 5

     $2.1 Million in savings in hardware engineering processes
      (reported under non disclosure)
Impact: Schedule1                                                     ArCo



     50% reduction in release turn around time (Boeing, Australia)

     60% reduction in work and fewer outstanding actions
      following pre-test and post-test audits (Boeing, Australia)

     Increased the%age of milestones met from approximately
      50% to approximately 95% (General Motors)

     Decreased the average number of days late from
      approximately 50 to fewer than 10 (General Motors)

     Increased through-put resulting in more releases per year (JP
      Morgan Chase)
Impact: Schedule2                                                   ArCo



    Improved and stabilized Schedule Performance Index
     (Northrop Grumman Defense Enterprise Systems)

    Met every milestone (25 in a row) on time, with high quality
     and customer satisfaction (Northrop Grumman Defense
     Enterprise Systems)

    Reduced variation in schedule performance index (Raytheon
     North Texas Software Engineering)

    Reduced schedule variance over 20% (reported under non
     disclosure)

    Achieved 95% on time delivery (reported under non
     disclosure)
Impact: Productivity
                                                                               ArCo

   Improved productivity substantially, with “significantly more rigorous
    engineering practices” due to CMMI (Fort Sill Fire Support Software
    Engineering Center)

   Increased productivity after adoption of CMMI (Harris Corporation)

   30% increase in software productivity (Lockheed Martin Management and
    Data Systems)

   Improved software productivity (including reuse) from a 1992 baseline by
    approximately 80% at SW-CMM maturity level 5 In 1997 to over 140% at
    CMMI ML 5 in 2001 (Lockheed Martin Systems Integration)

   25% productivity improvement in 3 years (Siemens Information Systems Ltd,
    India)

   Used Measurement & Analysis to realize an 11% increase in
        productivity, corresponding to $4.4M in additional value
Impact: Quality1                                                           ArCo


    Reduced software defects substantially, with “significantly more
     rigorous engineering practices” due to CMMI
     (Fort Sill Fire Support Software Engineering Center)

    Substantial decrease in code defects after adoption of CMMI (Harris
     Corporation)

    Reduced software-defects-per-million-delivered-SLOC by over 50%
     compared to defects prior to CMMI
     (Lockheed Martin Systems Integration)

    Reduced defect rate at CMMI ML5 approximately one third compared
     to performance at SW-CMM ML5 (Lockheed Martin Maritime Systems
     & Sensors – Undersea Systems)

    Met goal of 20 +/- 5 defects per KLOC (Northrop
     Grumman Defense Enterprise Systems)
Impact: Quality2                                                    ArCo

   Only 2% of all defects found in the fielded system (Northrop
    Grumman Defense Enterprise Systems)

   Reduced identified defects from 6.6 per KLOC to 2.1 over 5 causal
    analysis cycles (Northrop Grumman Defense Enterprise Systems)

   Increased focus on quality by developers (Northrop Grumman
    Defense Enterprise Systems)

   Improved defect removal before test from 50% to 70%, leaving 0.35
    post release defects per KLOC (Siemens Information Systems Ltd,
    India)

   44% defect reduction following causal analysis cycle at maturity
    level 2 (reported under non disclosure)
Impact: Customer Satisfaction                                         ArCo



     Increased award fees by 55% compared to an earlier SW-
      CMM baseline at maturity level 2 (Lockheed Martin
      Management and Data Systems)

     Received more than 98% of possible customer award fees
      (Northrop Grumman Defense Enterprise Systems)

     Earned a rating of “Exceptional” in every applicable category
      on their Contractor Performance Evaluation Survey
      (Northrop Grumman Defense Enterprise Systems)

     Improved average customer satisfaction rating 10%
      (Siemens Information Systems Ltd, India)
Impact: Return on Investment                                              ArCo

   5:1 ROI for quality activities (Accenture)
   13:1 ROI calculated as defects avoided per hour spent in training
    and defect prevention (Northrop Grumman Defense Enterprise
    Systems)
   Avoided $3.72M in costs due to better cost performance (Raytheon
    North Texas Software Engineering)
       As the organization improved from SW-CMM level 4 to CMMI level 5

   2:1 ROI over 3 years (Siemens Information Systems Ltd, India)
   Processes for earlier defect detection, improved risk management,
    and better project control implemented after showing positive return
    on investment during pilot (Thales TT&S)
   2.5:1 ROI over 1st year, with benefits amortized over less than 6
        months (reported under non disclosure)
IL CASO MAZDA
“Pagamento Fornitori” - Prima                                       ArCo




     Before paying a supplier, Accounts Payable verified that invoices
      from suppliers were consistent with what the Purchasing
      Department ordered and what the Receiving Department
      actually received.
     When a shipment arrived, the Receiving Department accepted
      some orders that did not match purchase order exactly. It is left
      to the Account Payable to verify, when an invoice arrived, how
      much material has been ordered and had arrived. Cases where
      the material received did not match the purchase order required
      looking in several places and possibly making phone calls to
      figure out what to do.


                                                        Addetti: 500
IL CASO MAZDA
“Pagamento Fornitori” - Dopo                                      ArCo



 When a shipment arrived at Mazda, the Receiving Department staff
 looked up the purchase order. If the material matched th epurchase
 order completely, the Receiving Department entered a receipt
 confirmation into the database. Accounts Payable now had a very
 simple job of paying the supplier because Mazda has ordered the
 material and the supplier has delivered it. If the material did not
 match th epurchase order completely, the shipment was simply
 returned. The Account Payable never had to figure out how to
 reconcile inconsistencies between the purchase order, material
 delivered and the invoice sent by the supplier.

                                                            Addetti: 5
CICLO DI VITA DEI PROCESSI                       ArCo



                   DESCRIVERE




      MONITORARE                  ANALIZZARE




                                    MODIFICARE
     ESEGUIRE



                   IMPLEMENTARE
IL CICLO DI ALLINEAMENTO                                                             ArCo

                                     Ambiente_
                                      Esterno


                     Monitorizza
                     continuament                Ide ntifica SWOT
                     e
                     i cambiamenti     Team_
                                     Strategico           Propone
                                                         Strategie
                V aluta le                               e Obiettiv i
               prestazioni
               dei proce ssi
                                      Line Mgt
                                                         Propone
                                                        modifiche
                     Valuta le                          ai processi
                    prestazioni
                    dei proce ssi
                                                                          Team BPM
     Esecuzione
      Proce ssi
     Ridisegnati




                   Implementa i                           Ide ntifica i
                     proce ssi       Ridisegno dei         proce ssi
                    modificati         Proce ssi         da modificare


             Implementa i                                    Ide ntifica i
                siste mi             Ridisegno dei             siste mi
               modificati               Sistemi             da modificare
MONITORAGGIO DEI PROCESSI
                                                                   ArCo

 Dovunque possibile, bisogna raccogliere dati quantitativi
 sui processi
    Tuttavia, se l’azienda non dispone di una chiara descrizione dei
     processi, non sa di preciso cosa misurare.
    Prima di tutto occorre quindi descrivere i processi.
 La misurazione è lo strumento da usare per assicurare il
 miglioramento dei processi
    Questo non significa che la misurazione sia l’elemento guida del
     miglioramento dei processi.
    I drivers del miglioramento devono essere gli obiettivi
     organizzativi e i piani per realizzarli.
 Ma dato che la realizzazione dei piani dipende dai
 processi, occorre definire gli indicatori di prestazione
 per ogni attività del processo
I TIPI DI DIAGRAMMI PIÙ
DIFFUSI                   ArCo
DESCRIZIONE GRAFICA DI UN
PROCESSO (1/2)                                                                ArCo


  PROCESS FLOW DIAGRAM
  Gli Eventi attivano Processi
  I Processi generano Eventi

                                                     Monitoraggio
                                                       Ordine
 Arrivo
 Ordine
 Cliente
             Conferma
              Ordine

                                                                        Piano di
                                                                        Produzione

                                                      Pianificazione
            Trigger                                    Produzione



  I processi possono essere descritti da molte prospettive (points of view)
DESCRIZIONE GRAFICA DI
UN PROCESSO (2/2)                                          ArCo



   Evento
   “Trigger”

                 Applicazione                 Dati



    Input                                      Output
                  Indicatori di Prestazione



                  Risorse
                                                Evento
                                                “Result”

   PROCESS AND
    DATA FLOW
     DIAGRAM
ANALISI DEI PROCESSI
                                                                 ArCo


  Studio dei processi in essere per capire le
  correlazione tra i vari elementi (attività) e per
  confrontarli con altri processi (best practices
  benchmarking)

  Analisi dei modelli per scoprire i problemi (GIBO’s)
      Ciò comporta la discussione delle attività del processo
       con i responsabili e l’individuazione di possibili
       cambiamenti.



                 Per far tutto questo occorre che i processi
                 siano inseriti in una architettura generale
ARCHITETTURA GENERALE DEI PROCESSI
                                     ArCo
MODIFICA DEI PROCESSI                                     ArCo


  In base all’analisi dei modelli si possono
  modificare i processi esistenti nei modi
  seguenti:
      Introducendo nuove attività;
      Cambiando l’ordine delle attività;
      Introducendo o rimuovendo inputs e outputs;
      Introducendo o rimuovendo ruoli e responsabilità
       (mechanism).
      Modificando vincoli e requisiti (control)
  I cambiamenti devono essere guidati da
  “targets” misurabili
INTEGRAZIONE
    SYSTEM ARCHITECT                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  ArCo
Contestuale



                                                                                                                                                                                                                                                                                                A0
                                                                                                                                                                                                                                                                                              Azienda




                                                                                                                      Business                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Node Tree
                                                                                                                                                                                                         A1                                                                                                                A2                                                                           A3
                                                                                                                                                                                                      Funzioni di                                                                                                       Funzioni                                                                     Funzioni di
  Livello




                                                                                                                                                                                                       Supporto                                                                                                         Esecutive                                                                      Staff




                                                                                                                      Concept                                                                                                                                                                                                                                                                                                         Diagram
                                                                                                                                                                       A11               A12                      A13                          A14              A21                  A22                  A23                                    A24                               A25         A31                 A32
                                                                                                                                                                     Funzione          Funzione                 Funzione                    Funzione         Commer ciale          Sviluppo       Approvvig ionamento                        Produzione e                       Assistenza   Funzione           Funzione
                                                                                                                                                                     Direzione         Sistema                  Gestione                  Miglior amento                           Prodotto                                                    Log istica                         Clienti    Marketing           Sistemi
                                                                                                                                                                                        Qualità                  Risorse                  Continuativo                                                                                                                                                         Informativi




                                                                                                                      Diagram
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      A241                     A242
                                                                                                                                                                                                   A131 Gestione       A132 Gestione
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               Industrializzazione       Prog rammazione
                                                                                                                                                                                                      Risorse          Risorse Umane
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           Produzione
                                                                                                                                                                                                    Finanziarie




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         A243 Gestione       A244 Funzioni      A245 Funzioni
                                                                                                                                                                                                   A133 Gestione        A134 Gestione                                                                                     Mag azzino          di Controllo        Oper ative
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           Materiali
                                                                                                                                                                                                    Infrastrutture           Parti
                                                                                                                                                                                                     Ambiente e          Interessate
                                                                                                                                                                                                   Risorse Naturali


                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             A246 Controllo
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Costi e Analisi
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Prestazioni




                                                                                                                                     Rich ies te d i
                                                                                                                                     Rilas cio




                                                                                                                  Scenario                                                                                                                                                                        Scenario
                DECIDERE                           IDEARE                                 PIANIFICARE
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Strategie e                                     Gestione
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Sviluppo
Concettuale.




                      Sviluppo
                     del Modello                              Definizione                        Pianificazione                                                                                                                                                                                                                                                       Sviluppo                     Piani                                        Operativa
                      Aziendale                              degli Obiettivi                        di Base                                             Proces s Plans                                                                                                                                                                                              del Mercato
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     del Mercato
                                                                                                                                  Ri chieste di




                                                                                                                  Funzionale                                                                                                                                                                      Processi
                                                                                                                                  Im ball aggi o                                                                                                                                                                                                                                             Innovazione Prodotto e Processo
                ACQUISIRE
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Gestione dei Clienti
                                                                                                                                              Im b allaggio   Prodotti (im b allati)
                    Gestione                                                   Miglioramento          Sistemi                  Prodotti
                                                           Sistema
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Gestione dei Prezzi
  Livello




                    Risorse            Marketing                               Continuativo         Informativi
                                                           Qualità
                                                                                                                                                          1                                                         Ri chieste di
                                                                                                                                                                                                                    Im m agazzinam ento                                                                                                                                                      Comunicazioni Interne
                 FARE
                                        Sviluppo                                               Assistenza                             Di spositivi
                                                                 Commerciale
                                        Prodotto                                                 Clienti                              Im ball aggi o
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Pianificazione Infrastrutture e Produzione                     Clienti
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Clienti
                                                                                                                                                                                                                            Prodotti
                                                                                                                                                                                           Im m agazzina m ento            (im m a gazzina ti)                                                                                                                                               Processi Produttivi
                                             Procurement                          Produzione e Logistica                                                                                                                                                           Ri chieste di
                                                                                                                                                                                                                                                                   T rasporto
                                                                                                                                                                                                                       2
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               Fornitori
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Fornitori
                VERIFICARE

                                                   Controllo di Qualità
                                                                                                                                                                                                   Dis pos itivi                                                                                                                                                                                                      Approvvigionamenti
                                                                                                                                                                                                   Mag azzino



                                                                                                                  Decomposition
                                                                                                                                                                                                                                                    Spedizio ne

                                                                                                                                                                                                                                                                        3
                                                                                                                                                                                                                                                                               Prodotti
                                                                                                                                                                                                                                                                             (ril asci ati)                                                                                                                              Assistenza Clienti
                RILASCIARE




                                                                                                                  Diagram                                                                                                                                                                                                                                                                           Gestione
                                                                                                                                                                                                                                                           Tras porti
                               Imballaggio             Immagazzinamento                        Spedizione                                                                                                                                                                                                                                                                                            Gestione                                 Gestione
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      delle                  Reporting         Gestione
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       delle                  Reporting       Risorse
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       RU                                      Risorse
                                                                                                                                                                                                                                                                  RIS_Ril ascio                                                                                                                         RU




                                      Evento
                                      “Trigger”

                                                                                                                                           Applicazione                                                                                                                                                                                                            Dati



                                         Input                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Output
                                                                                                                                                                                                                    Processo

               Process
                Model                                                                                                                                  Risorse
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   Evento
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   “Result”
ALLINEAMENTO GLOBALE   ArCo
IMPLEMENTAZIONE DEI PROCESSI ED
   ESECUZIONE DEI PROGETTI
                                                                                   ArCo
                    Attività         Attività                Attività   Attività
                       1                2                       3          4



Codice   Nome
 WBS
                     Milestone   Costo   Priorità   Durata
         Attività
RUOLI INTERNI PER LA
GESTIONE DEI PROCESSI   ArCo
RUOLI ESTERNI PER I PROCESSI
“COLLABORATIVI”                             ArCo

              EXTENDED ENTERPRISE


FORNITORE           AZIENDA           CLIENTE




            SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
VISIBILITA DEL CICLO DI
INTERAZIONE COL CLIENTE                                      ArCo


  CLIENTE




   Richiesta                      Consegna/
   d’offerta             Ordine   Fatturazione   Pagamento




               Offerta




 AZIENDA
CI SONO CENTINAIA DI “BUSINESS
    PROCESSES”                                                                                                 ArCo
Operations                            Industry Specific Processes            Marketing & Sales
•   Procurement                       •   Commissions Processing             •   Account Management
•   Order Management                  •   Service Provisioning               •   Market Research & Analysis
•   Invoicing                         •   Site Survey & Solution Design      •   Product/Brand Marketing
•   Shipping / Integrated Logistics   •   Order Dispatch & Fulfillment       •   Program Management
•   Returns & Depot Repairs           •   Proposal Preparation               •   Sales Cycle Management
    (RMA)                             •   Capacity Reservation               •   Installation Management
•   Order Fulfillment                 •   Advance Planning & Scheduling      •   Sales Commission Planning
•   Manufacturing                     •   Product Data Management            •   Customer Acquisition
•   Inventory Management              •   Supply Chain Planning              •   Collateral Fulfillment
•   Production Scheduling             •   Order Management and Fulfillment   •   Sales Planning
•   Advance Planning &                •   Returns Management                 •   Distribution/VAR Management
    Scheduling                        Finance                                •   Corporate Communications
•   Demand Planning                   •   Customer / Product Profitability   •   Publicity Management
•   Capacity Planning                 •   Credit Request / Authorization
•   Timekeeping / Reporting           •   Financial Close / Consolidation    Customer Relationship Management
Human Resources                       •   Treasury / Cash Management         •   Service Agreement Management
•   Time & Expense Processing         •   Property Tracking / Accounting     •   Internet Customer Service
•   Payroll Processing                •   Internal Audit                     •   Warranty Management
•   Performance Management            •   Collections                        •   Call Center Service
•   Recruitment                       •   Physical Inventory                 •   Problem/Resolution Management
•   Hiring / Orientation              •   Check Request Processing           •   Customer Inquiry
•   Succession Planning               •   Capital Expenditures               •   Sales Channel Management
•   Benefits Administration           •   Real Estate Management             •   Inventory Management
•   Performance Review                •   Asset Management                   •   Service Fulfillment
Ogni Azienda, per quanto diversi possano essere
il proposito, i prodotti o servizi erogati, la struttura
societaria e la dislocazione geografica ha i
seguenti tre processi fondamentali:

  Acquisizioni e relativi pagamenti (input)
  Processo di Trasformazione (process)

  Vendite e relative Riscossioni (output)
PROCESSO DI ACQUISIZIONE
                                                   ArCo



  Riguarda l’acquisto (e pagamento) e il mantenimento
  di tutti i beni e servizi necessari all’azienda.

Esempi:
     Le risorse umane
     Le risorse finanziarie
     Le forniture
     Le proprietà
          Edifici
          Impianti
          Macchinari e Attrezzature
PROCESSO DI ACQUISIZIONE
                                                                      ArCo


 Tipi di Attività:
     Richiedre beni o servizi
     Scegliere un fornitore
     Ordinare beni o servizi
     Ricevere i beni o servizi
     Pagare I fornitori
 Esempio di Requirements:
     Acquistare solo ciò che è necessario e che si può pagare
     Ricevere solo quanto si è ordinato
     Pagare solo quanto si è ricevuto
     Assicurarsi che le risorse acquisite siano disponibili quando
      servono
PROCESSO DI VENDITA                                       ArCo



  Tipi di attività:
    Ricevere un ordine

    Scegliere le merci o i servizi da fornire

    Controllare la disponibilità delle merci o servizi

    Preparare le merci o servizi

    Rilasciare le merci o servizi

    Ricevere i pagamenti
PROCESSO DI
TRASFORMAZIONE                                   ArCo



Molto diverso da azienda da azienda dipende da:
   Tipo di prodotti/servizi
   Tecnologie e risorse utilizzate
   Vincoli normativi
   Restrizioni ambientali
Nella sua essenza consiste in una serie di attività
svolte per trasformare merci/servizi acquisiti in
merci/servizi forniti al cliente
ArCo
I LIVELLI DI MATURITA’
DELL’APPROCCIO PER PROCESSI                                               ArCo


                                                      Ottimizzati   Produttività
 5 Continous Process Improvement                                    Qualità


                                              Controllati
 4 Quantitative
   Management
                                   Definiti
 3 Process
   Standardization

                            Ripetibili
 2 Basic Process            (Managed)
   Management
                     Informali
 1 Initial
                                                                    Rifacimenti
                                                                    Rischi
LIVELLO 1: “Initial”                                               ArCo

 “OGNUNO SCEGLIE IL PROPRIO MODO DI LAVORARE”


      I requisiti sono spesso fraintesi o incontrollati
      Schedulazione e budget spesso “sforati”
      I progressi non vengono misurati
      Il contenuto del prodotto non è tracciato e controllato
      Le attività dei progettisti non sono standard e congruenti
      I teams non sono coordinati e debitamente addestrati
      I difetti proliferano




 .. il successo dipende dagli atti di “eroismo” individuali!
LIVELLO 2:
“Basic Process Management”                                  ArCo



 “SI COMINCIA RICONOSCERE L’IMPORTANZA DEL BPM”


   Utilizzo esteso di strumenti BPM “single license”
   La modellazione persegue uno “scope” unico
   Primi tentativi di standardizzazione delle metodologie
   Coinvolgimento degli utenti in crescita
   Esigenza di supporto dall’esterno
LIVELLO 2:
“Basic Process Management”                       ArCo


 PROCESSI ORIENTATI AL PRODOTTO IN MODO “REATTIVO”

                 ESEMPLIFICAZIONE*

        Requirements Management
        Project Planning
        Project Monitoring and Control
        Measurement and Analysis
        Process and Product Quality Assurance
        Configuration Management
        Supplier Agreement Management
LIVELLO 3:
“Process Standardization”                                ArCo


     “NASCE UN CENTRO DI COMPETENZA”
  Standardizzazione delle metodologie, delle
  tecniche e di livelli qualitativi
  Strumenti di modellazione sofisticati (server-based,
  multiple and distributed users)
  Convergenza delle diverse iniziative di
  modellazione
  Modelli di processo reperiti sul web sostituiscono
  quelli esistenti
  Addestramento sistematico degli utenti
  Supporto dall’esterno per le nuove aree applicative
LIVELLO 3:
 “Process Standardization”                              ArCo


PROCESSI ORIENTATI ALL’INTERA AZIENDA IN MANIERA “PREVENTIVA”

                   ESEMPLIFICAZIONE


        Intergroup Coordination/Integrated Teaming
        QFD
        Testing/Verification/Validation
        Organizational Process Definition
        Training Programs
        Integrated Project Management
        Risk Management
        Integrated Supplier Management
        Decision Analysis and Resolution
        Organizational Environment for Integration
LIVELLO 4:
“Quantitative management”                                ArCo



“Il BPM DIVENTA UN NATURALE STRUMENTO DI MANAGEMENT”


  Gestione del ciclo di vita dei processi aziendali
  Metodologie e strumenti sono accettati da tutti
  I diversi “scope” della modellazione diventano integrati
  Il centro di competenza si riduce di dimensione
  Gli scopi della modellazione si moltiplicano e
  consolidano
  Minimo supporto dall’esterno
LIVELLO 4:
“Quantitative Management”                     ArCo

   PROCESSI MISURATI (PERFORMANCE MEASURES)
                 E CONTROLLATI


              ESEMPLIFICAZIONE


        Organizational Process
        Performance
        Quantitative Process
        Management
LIVELLO 5:
“Continuous Improvement”                        ArCo



 PROCESSI PER IL MIGLIORAMENTO CONTINUO

              ESEMPLIFICAZIONE

     Organizational Innovation and Deployment
     Causal Analysis and Resolution
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     Technology Change management
     Process Change management
SCOPO DELLA MODELLAZIONE DEI
PROCESSI                                              ArCo

      Activity Based Costing (ABC)
      Auditing
      Certificazione della Qualità
      Gestione del Cambiamento
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      Disegno dell’Architettura Aziendale
CLASSIFICAZIONE DEGLI
 SCOPI                           ArCo


Disegno/Gestione Database

Miglioramento Processi Interni

Sviluppo del Software

Documentazione dei Processi

Workflow Management

Processi “Collaborativi”

Architettura Aziendale

Gestione del Cambiamento

Gestione della “Conoscenza”

Addestramento Utilizzatori

Configurazione del Software

Scelta del Software
BENEFICI DEL BPM                                                        ArCo


 Crescita del sapere aziendale
     Standardizza la documentazione dei processi
     Uniforma la comprensione dei problemi
     Facilita il trasferimento di conoscenza
 Forte supporto all’individuazione e quantificazione dei fattori
 economici di miglioramento: tempi, costi, produttività (miglioramento
 continuo)
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 strumento informatico flessibile
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RACCOMANDAZIONI FINALI                                                  ArCo

 Essere Realistici
    Non considerare il Business Modeling come “L’Art pour L’Art”
 Essere Flessibili
    Si adotta più volentieri ciò che si pensa di poter adattare alle
     proprie esigenze
 Essere Aperti
    Non accettare i cambiamenti per compiacere i superiori, ma
     perché si è convinti che migliorino le cose
 Essere Pazienti
    Non succede né in un baleno né automaticamente
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  • 3. GLI “ELEMENTI” INTERDIPENDENTI DI UN’AZIENDA SONO LE FUNZIONI ArCo DECIDERE IDEARE PIANIFICARE Sviluppo Definizione Pianificazione del Modello degli Obiettivi di Base Aziendale ACQUISIRE Vista Funzionale Gestione Miglioramento Sistemi Sistema Risorse Marketing Continuativo Informativi Qualità FARE Sviluppo Assistenza Prodotto Commerciale Clienti Procurement Produzione e Logistica VERIFICARE Controllo di Qualità RILASCIARE Imballaggio Immagazzinamento Spedizione
  • 4. L’INTERDIPENDENZA TRA LE FUNZIONI È STABILITA DAI PROCESSI ArCo Strategie e Gestione Sviluppo Piani Operativa del Mercato Innovazione Prodotto e Processo Gestione dei Clienti Monitoraggio Commessa Monitoraggio Forniture Pianificazione Infrastrutture e Produzione Clienti Processi Produttivi Fornitori Approvvigionamenti Assistenza Clienti Gestione Qualità Sistemi delle e Informativi Risorse Miglioramento
  • 5. INNOVAZIONE RADICALE Innovazione dei Processi ArCo Business Process Reengineering BPR: - Traumatico - Rischioso - Costoso Esigenze del Mercato
  • 6. PROCESSO BPR ArCo BPR Sviluppare lo Definire le Identificare i Confrontare i Definire gli Definire i Modificare i Implementare e Scenario Strategie Processi Chiave Requisiti con le Obiettivi del Concetti Processi Monitorare le Capacità dei Cambiamento Innovativi Innovazioni Processi 1 2 3 4 5 6 7 8 Richiede molti mesi
  • 7. INNOVAZIONE LINEARE Innovazione dei Processi ArCo Miglioramento Graduale dei Processi Esigenze del Mercato
  • 8. DEFINIZIONE DI PROCESSO* ArCo Un Processo è l’ordinamento temporale e logico delle attività (seriali o parallele) che vengono eseguite per trasformare un Item, con l’intento di svolgere un compito assegnato Requisito Manuale Test Case Prodotto Offerta
  • 9. Attributi di un Processo ArCo Attributo Descrizione In quale misura il processo è descritto esplicitamente e quanto è Chiarezza facile capirne le definizioni. Le attività del processo producono risultati abbastanza chiari da Visibilità rendere visibile all’esterno lo stato di avanzamento. È possibile identificare degli indicatori di prestazione di ogni attività Misurabilità del processo e misurarne lo stato. Il processo è accettabile e usabile da parte del personale che lo dovrà Accettabilità implementare. Il processo è disegnato in modo tale che eventuali errori possano Affidabilità essere identificati prima che impattino la qualità del risultato. Il processo è in grado di funzionare anche a fronte di errori Robustezza imprevisti. Il processo può evolvere a fronte di mutati requisiti o necessità di Manutenibilità miglioramento. In quanto tempo può essere implementato dopo essere stato Rapidità validato.
  • 10. PROCESSO RIPETIBILE ArCo È un Processo che possiede gli attributi prima menzionati e che pertanto garantisce: Congruenza interna e tra progetti diversi, con riduzione dei tempi di addestramento e avviamento Miglior comprensione dei progetti grazie alla congruenza di:  Documentazione dei risultati delle attività  Pianificazione e Reporting  Metodologie e Tecniche Riduzione di “transition disruption” dei progetti Efficienza e produttività desiderate Riduzione di costi/risorse grazie alla riusabilità dei prodotti Disponibilità di “best practices” Maggior lavoro in team Non dipendenza dalle conoscenze individuali
  • 11. POSTULATO ArCo “Se si riesce a garantire la qualità dei processi utilizzati da un’azienda, allora si è in grado di garantire la qualità dei prodotti e dei servizi generati da quei processi”
  • 12. ISTITUZIONALIZZAZIONE DEI PROCESSI ArCo “È la realizzazione delle infrastrutture e della cultura aziendale capaci di supportare le metodologie, pratiche e procedure che costituiscano il modo consueto di “fare business”, anche dopo che le persone che li hanno instaurati se ne sono andate”  Impegno e sponsorizzazione dell’alta direzione  Garanzia di risorse e supporto  Comprensione a tutti i livelli  Integrazione orizzontale e verticale  Tempi di implementazione certificati
  • 13. PRINCIPI PER IL CAMBIAMENTO ArCo Il cambiamento deve essere supportato dall’alto Bisogna focalizzarsi sulla rimozione dei problemi, non sul biasimo dei responsabili  “More carrots than stick” Il cambiamento deve essere continuativo Il miglioramento richiede investimenti Mantenere i miglioramenti richiede revisioni periodiche Ma prima di tutto occorre capire i processi attuali…
  • 14. “…ma se il personale è competente e motivato e le tecnologie sono avanzate, PERCHÉ devo preoccuparmi del miglioramento dei processi?”
  • 15. Tutti cercano di fare del loro meglio e di ottenere risultati di qualità, MA non tutti dispongono delle infrastrutture, addestramento e supporto necessari. Per realizzare costantemente prodotti e servizi di qualità, TUTTI devono essere in grado di svolgere il proprio lavoro in modo congruente ed efficace.
  • 16. OVVIETÀ? Ma allora .. ArCo PERCHÉ non tutti sono in condizione di svolgere costantemente il proprio lavoro al meglio? Perché i responsabili prendono a volte decisioni sbagliate sui programmi e sulle risorse necessarie? Perché i progettisti non rispettano le scadenze? Perché i requisiti cambiano continuamente? Perché non tutti gli errori vengono corretti prima che il prodotto arrivi nelle mani del cliente? Perché non si impara dagli errori precedenti? Non è forse perché i processi aziendali non sono “maturi”?
  • 17. ALCUNI SINTOMI ArCo AZIENDA NON MATURA AZIENDA MATURA I processi vengono improvvisati nel corso del progetto Comunicazioni e coordinamento interfunzionali Processi già validati non vengono presi in Il lavoro viene svolto come è considerazione stato pianificato Approccio reattivo, non Le prassi sono congruenti con proattivo i processi I budget e i programmi non I processi vengono modificati sono realistici secondo necessità La qualità viene sacrificata ai Ruoli e responsabilità sono tempi ben definiti La misurazione della qualità Il management si impegna non è obiettiva formalmente
  • 18. SE I PROCESSI VENGONO MIGLIORATI, ALLORA .. ArCo C’è più visibilità su quanto succede e sul reale stato di avanzamento dei progetti Le previsioni sui risultati sono più accurate e affidabili Il successo dipende dai processi e dal livello di competenza dei team incaricati, non dalla “fortuna” Le tecnologie producono i benefici indicati dalla “roadmap” La rilevazione e misura dei dati sono standardizzate I dati storici sono attendibili e utilizzabili per formulare previsioni e stime I rischi connessi con nuovi prodotti/progetti sono minimizzati .. e tutto questo contribuisce a soddisfare le esigenze e aspettative dei clienti!
  • 19.
  • 20. Impact: Cost1 ArCo  33% decrease in the average cost to fix a defect (Boeing, Australia)  20% reduction in unit software costs (Lockheed Martin Management and Data Systems)  15% decrease in defect find and fix costs (Lockheed Martin Management and Data Systems)  4.5% decline in overhead rate (Lockheed Martin Management and Data Systems)  Improved and stabilized Cost Performance Index (Northrop Grumman Defense Enterprise Systems)
  • 21. Impact: Cost2 ArCo  Increased accuracy in cost estimation (Raytheon North Texas Software Engineering)  5% improvement in average cost performance index with a decline in variation (Raytheon North Texas Software Engineering) As the organization improved from SW-CMM level 4 to CMMI level 5  $2.1 Million in savings in hardware engineering processes (reported under non disclosure)
  • 22. Impact: Schedule1 ArCo  50% reduction in release turn around time (Boeing, Australia)  60% reduction in work and fewer outstanding actions following pre-test and post-test audits (Boeing, Australia)  Increased the%age of milestones met from approximately 50% to approximately 95% (General Motors)  Decreased the average number of days late from approximately 50 to fewer than 10 (General Motors)  Increased through-put resulting in more releases per year (JP Morgan Chase)
  • 23. Impact: Schedule2 ArCo  Improved and stabilized Schedule Performance Index (Northrop Grumman Defense Enterprise Systems)  Met every milestone (25 in a row) on time, with high quality and customer satisfaction (Northrop Grumman Defense Enterprise Systems)  Reduced variation in schedule performance index (Raytheon North Texas Software Engineering)  Reduced schedule variance over 20% (reported under non disclosure)  Achieved 95% on time delivery (reported under non disclosure)
  • 24. Impact: Productivity ArCo  Improved productivity substantially, with “significantly more rigorous engineering practices” due to CMMI (Fort Sill Fire Support Software Engineering Center)  Increased productivity after adoption of CMMI (Harris Corporation)  30% increase in software productivity (Lockheed Martin Management and Data Systems)  Improved software productivity (including reuse) from a 1992 baseline by approximately 80% at SW-CMM maturity level 5 In 1997 to over 140% at CMMI ML 5 in 2001 (Lockheed Martin Systems Integration)  25% productivity improvement in 3 years (Siemens Information Systems Ltd, India)  Used Measurement & Analysis to realize an 11% increase in productivity, corresponding to $4.4M in additional value
  • 25. Impact: Quality1 ArCo  Reduced software defects substantially, with “significantly more rigorous engineering practices” due to CMMI (Fort Sill Fire Support Software Engineering Center)  Substantial decrease in code defects after adoption of CMMI (Harris Corporation)  Reduced software-defects-per-million-delivered-SLOC by over 50% compared to defects prior to CMMI (Lockheed Martin Systems Integration)  Reduced defect rate at CMMI ML5 approximately one third compared to performance at SW-CMM ML5 (Lockheed Martin Maritime Systems & Sensors – Undersea Systems)  Met goal of 20 +/- 5 defects per KLOC (Northrop Grumman Defense Enterprise Systems)
  • 26. Impact: Quality2 ArCo  Only 2% of all defects found in the fielded system (Northrop Grumman Defense Enterprise Systems)  Reduced identified defects from 6.6 per KLOC to 2.1 over 5 causal analysis cycles (Northrop Grumman Defense Enterprise Systems)  Increased focus on quality by developers (Northrop Grumman Defense Enterprise Systems)  Improved defect removal before test from 50% to 70%, leaving 0.35 post release defects per KLOC (Siemens Information Systems Ltd, India)  44% defect reduction following causal analysis cycle at maturity level 2 (reported under non disclosure)
  • 27. Impact: Customer Satisfaction ArCo  Increased award fees by 55% compared to an earlier SW- CMM baseline at maturity level 2 (Lockheed Martin Management and Data Systems)  Received more than 98% of possible customer award fees (Northrop Grumman Defense Enterprise Systems)  Earned a rating of “Exceptional” in every applicable category on their Contractor Performance Evaluation Survey (Northrop Grumman Defense Enterprise Systems)  Improved average customer satisfaction rating 10% (Siemens Information Systems Ltd, India)
  • 28. Impact: Return on Investment ArCo  5:1 ROI for quality activities (Accenture)  13:1 ROI calculated as defects avoided per hour spent in training and defect prevention (Northrop Grumman Defense Enterprise Systems)  Avoided $3.72M in costs due to better cost performance (Raytheon North Texas Software Engineering) As the organization improved from SW-CMM level 4 to CMMI level 5  2:1 ROI over 3 years (Siemens Information Systems Ltd, India)  Processes for earlier defect detection, improved risk management, and better project control implemented after showing positive return on investment during pilot (Thales TT&S)  2.5:1 ROI over 1st year, with benefits amortized over less than 6 months (reported under non disclosure)
  • 29. IL CASO MAZDA “Pagamento Fornitori” - Prima ArCo  Before paying a supplier, Accounts Payable verified that invoices from suppliers were consistent with what the Purchasing Department ordered and what the Receiving Department actually received.  When a shipment arrived, the Receiving Department accepted some orders that did not match purchase order exactly. It is left to the Account Payable to verify, when an invoice arrived, how much material has been ordered and had arrived. Cases where the material received did not match the purchase order required looking in several places and possibly making phone calls to figure out what to do. Addetti: 500
  • 30. IL CASO MAZDA “Pagamento Fornitori” - Dopo ArCo When a shipment arrived at Mazda, the Receiving Department staff looked up the purchase order. If the material matched th epurchase order completely, the Receiving Department entered a receipt confirmation into the database. Accounts Payable now had a very simple job of paying the supplier because Mazda has ordered the material and the supplier has delivered it. If the material did not match th epurchase order completely, the shipment was simply returned. The Account Payable never had to figure out how to reconcile inconsistencies between the purchase order, material delivered and the invoice sent by the supplier. Addetti: 5
  • 31.
  • 32. CICLO DI VITA DEI PROCESSI ArCo DESCRIVERE MONITORARE ANALIZZARE MODIFICARE ESEGUIRE IMPLEMENTARE
  • 33. IL CICLO DI ALLINEAMENTO ArCo Ambiente_ Esterno Monitorizza continuament Ide ntifica SWOT e i cambiamenti Team_ Strategico Propone Strategie V aluta le e Obiettiv i prestazioni dei proce ssi Line Mgt Propone modifiche Valuta le ai processi prestazioni dei proce ssi Team BPM Esecuzione Proce ssi Ridisegnati Implementa i Ide ntifica i proce ssi Ridisegno dei proce ssi modificati Proce ssi da modificare Implementa i Ide ntifica i siste mi Ridisegno dei siste mi modificati Sistemi da modificare
  • 34. MONITORAGGIO DEI PROCESSI ArCo Dovunque possibile, bisogna raccogliere dati quantitativi sui processi  Tuttavia, se l’azienda non dispone di una chiara descrizione dei processi, non sa di preciso cosa misurare.  Prima di tutto occorre quindi descrivere i processi. La misurazione è lo strumento da usare per assicurare il miglioramento dei processi  Questo non significa che la misurazione sia l’elemento guida del miglioramento dei processi.  I drivers del miglioramento devono essere gli obiettivi organizzativi e i piani per realizzarli. Ma dato che la realizzazione dei piani dipende dai processi, occorre definire gli indicatori di prestazione per ogni attività del processo
  • 35. I TIPI DI DIAGRAMMI PIÙ DIFFUSI ArCo
  • 36. DESCRIZIONE GRAFICA DI UN PROCESSO (1/2) ArCo PROCESS FLOW DIAGRAM Gli Eventi attivano Processi I Processi generano Eventi Monitoraggio Ordine Arrivo Ordine Cliente Conferma Ordine Piano di Produzione Pianificazione Trigger Produzione I processi possono essere descritti da molte prospettive (points of view)
  • 37. DESCRIZIONE GRAFICA DI UN PROCESSO (2/2) ArCo Evento “Trigger” Applicazione Dati Input Output Indicatori di Prestazione Risorse Evento “Result” PROCESS AND DATA FLOW DIAGRAM
  • 38. ANALISI DEI PROCESSI ArCo Studio dei processi in essere per capire le correlazione tra i vari elementi (attività) e per confrontarli con altri processi (best practices benchmarking) Analisi dei modelli per scoprire i problemi (GIBO’s)  Ciò comporta la discussione delle attività del processo con i responsabili e l’individuazione di possibili cambiamenti. Per far tutto questo occorre che i processi siano inseriti in una architettura generale
  • 39. ARCHITETTURA GENERALE DEI PROCESSI ArCo
  • 40. MODIFICA DEI PROCESSI ArCo In base all’analisi dei modelli si possono modificare i processi esistenti nei modi seguenti:  Introducendo nuove attività;  Cambiando l’ordine delle attività;  Introducendo o rimuovendo inputs e outputs;  Introducendo o rimuovendo ruoli e responsabilità (mechanism).  Modificando vincoli e requisiti (control) I cambiamenti devono essere guidati da “targets” misurabili
  • 41. INTEGRAZIONE SYSTEM ARCHITECT ArCo Contestuale A0 Azienda Business Node Tree A1 A2 A3 Funzioni di Funzioni Funzioni di Livello Supporto Esecutive Staff Concept Diagram A11 A12 A13 A14 A21 A22 A23 A24 A25 A31 A32 Funzione Funzione Funzione Funzione Commer ciale Sviluppo Approvvig ionamento Produzione e Assistenza Funzione Funzione Direzione Sistema Gestione Miglior amento Prodotto Log istica Clienti Marketing Sistemi Qualità Risorse Continuativo Informativi Diagram A241 A242 A131 Gestione A132 Gestione Industrializzazione Prog rammazione Risorse Risorse Umane Produzione Finanziarie A243 Gestione A244 Funzioni A245 Funzioni A133 Gestione A134 Gestione Mag azzino di Controllo Oper ative Materiali Infrastrutture Parti Ambiente e Interessate Risorse Naturali A246 Controllo Costi e Analisi Prestazioni Rich ies te d i Rilas cio Scenario Scenario DECIDERE IDEARE PIANIFICARE Strategie e Gestione Sviluppo Concettuale. Sviluppo del Modello Definizione Pianificazione Sviluppo Piani Operativa Aziendale degli Obiettivi di Base Proces s Plans del Mercato del Mercato Ri chieste di Funzionale Processi Im ball aggi o Innovazione Prodotto e Processo ACQUISIRE Gestione dei Clienti Im b allaggio Prodotti (im b allati) Gestione Miglioramento Sistemi Prodotti Sistema Gestione dei Prezzi Livello Risorse Marketing Continuativo Informativi Qualità 1 Ri chieste di Im m agazzinam ento Comunicazioni Interne FARE Sviluppo Assistenza Di spositivi Commerciale Prodotto Clienti Im ball aggi o Pianificazione Infrastrutture e Produzione Clienti Clienti Prodotti Im m agazzina m ento (im m a gazzina ti) Processi Produttivi Procurement Produzione e Logistica Ri chieste di T rasporto 2 Fornitori Fornitori VERIFICARE Controllo di Qualità Dis pos itivi Approvvigionamenti Mag azzino Decomposition Spedizio ne 3 Prodotti (ril asci ati) Assistenza Clienti RILASCIARE Diagram Gestione Tras porti Imballaggio Immagazzinamento Spedizione Gestione Gestione delle Reporting Gestione delle Reporting Risorse RU Risorse RIS_Ril ascio RU Evento “Trigger” Applicazione Dati Input Output Processo Process Model Risorse Evento “Result”
  • 43. IMPLEMENTAZIONE DEI PROCESSI ED ESECUZIONE DEI PROGETTI ArCo Attività Attività Attività Attività 1 2 3 4 Codice Nome WBS Milestone Costo Priorità Durata Attività
  • 44.
  • 45.
  • 46.
  • 47. RUOLI INTERNI PER LA GESTIONE DEI PROCESSI ArCo
  • 48. RUOLI ESTERNI PER I PROCESSI “COLLABORATIVI” ArCo EXTENDED ENTERPRISE FORNITORE AZIENDA CLIENTE SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
  • 49. VISIBILITA DEL CICLO DI INTERAZIONE COL CLIENTE ArCo CLIENTE Richiesta Consegna/ d’offerta Ordine Fatturazione Pagamento Offerta AZIENDA
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  • 51. CI SONO CENTINAIA DI “BUSINESS PROCESSES” ArCo Operations Industry Specific Processes Marketing & Sales • Procurement • Commissions Processing • Account Management • Order Management • Service Provisioning • Market Research & Analysis • Invoicing • Site Survey & Solution Design • Product/Brand Marketing • Shipping / Integrated Logistics • Order Dispatch & Fulfillment • Program Management • Returns & Depot Repairs • Proposal Preparation • Sales Cycle Management (RMA) • Capacity Reservation • Installation Management • Order Fulfillment • Advance Planning & Scheduling • Sales Commission Planning • Manufacturing • Product Data Management • Customer Acquisition • Inventory Management • Supply Chain Planning • Collateral Fulfillment • Production Scheduling • Order Management and Fulfillment • Sales Planning • Advance Planning & • Returns Management • Distribution/VAR Management Scheduling Finance • Corporate Communications • Demand Planning • Customer / Product Profitability • Publicity Management • Capacity Planning • Credit Request / Authorization • Timekeeping / Reporting • Financial Close / Consolidation Customer Relationship Management Human Resources • Treasury / Cash Management • Service Agreement Management • Time & Expense Processing • Property Tracking / Accounting • Internet Customer Service • Payroll Processing • Internal Audit • Warranty Management • Performance Management • Collections • Call Center Service • Recruitment • Physical Inventory • Problem/Resolution Management • Hiring / Orientation • Check Request Processing • Customer Inquiry • Succession Planning • Capital Expenditures • Sales Channel Management • Benefits Administration • Real Estate Management • Inventory Management • Performance Review • Asset Management • Service Fulfillment
  • 52. Ogni Azienda, per quanto diversi possano essere il proposito, i prodotti o servizi erogati, la struttura societaria e la dislocazione geografica ha i seguenti tre processi fondamentali:  Acquisizioni e relativi pagamenti (input)  Processo di Trasformazione (process)  Vendite e relative Riscossioni (output)
  • 53. PROCESSO DI ACQUISIZIONE ArCo Riguarda l’acquisto (e pagamento) e il mantenimento di tutti i beni e servizi necessari all’azienda. Esempi:  Le risorse umane  Le risorse finanziarie  Le forniture  Le proprietà Edifici Impianti Macchinari e Attrezzature
  • 54. PROCESSO DI ACQUISIZIONE ArCo Tipi di Attività:  Richiedre beni o servizi  Scegliere un fornitore  Ordinare beni o servizi  Ricevere i beni o servizi  Pagare I fornitori Esempio di Requirements:  Acquistare solo ciò che è necessario e che si può pagare  Ricevere solo quanto si è ordinato  Pagare solo quanto si è ricevuto  Assicurarsi che le risorse acquisite siano disponibili quando servono
  • 55. PROCESSO DI VENDITA ArCo Tipi di attività:  Ricevere un ordine  Scegliere le merci o i servizi da fornire  Controllare la disponibilità delle merci o servizi  Preparare le merci o servizi  Rilasciare le merci o servizi  Ricevere i pagamenti
  • 56. PROCESSO DI TRASFORMAZIONE ArCo Molto diverso da azienda da azienda dipende da:  Tipo di prodotti/servizi  Tecnologie e risorse utilizzate  Vincoli normativi  Restrizioni ambientali Nella sua essenza consiste in una serie di attività svolte per trasformare merci/servizi acquisiti in merci/servizi forniti al cliente
  • 57. ArCo
  • 58. I LIVELLI DI MATURITA’ DELL’APPROCCIO PER PROCESSI ArCo Ottimizzati Produttività 5 Continous Process Improvement Qualità Controllati 4 Quantitative Management Definiti 3 Process Standardization Ripetibili 2 Basic Process (Managed) Management Informali 1 Initial Rifacimenti Rischi
  • 59. LIVELLO 1: “Initial” ArCo “OGNUNO SCEGLIE IL PROPRIO MODO DI LAVORARE” I requisiti sono spesso fraintesi o incontrollati Schedulazione e budget spesso “sforati” I progressi non vengono misurati Il contenuto del prodotto non è tracciato e controllato Le attività dei progettisti non sono standard e congruenti I teams non sono coordinati e debitamente addestrati I difetti proliferano .. il successo dipende dagli atti di “eroismo” individuali!
  • 60. LIVELLO 2: “Basic Process Management” ArCo “SI COMINCIA RICONOSCERE L’IMPORTANZA DEL BPM” Utilizzo esteso di strumenti BPM “single license” La modellazione persegue uno “scope” unico Primi tentativi di standardizzazione delle metodologie Coinvolgimento degli utenti in crescita Esigenza di supporto dall’esterno
  • 61. LIVELLO 2: “Basic Process Management” ArCo PROCESSI ORIENTATI AL PRODOTTO IN MODO “REATTIVO” ESEMPLIFICAZIONE* Requirements Management Project Planning Project Monitoring and Control Measurement and Analysis Process and Product Quality Assurance Configuration Management Supplier Agreement Management
  • 62. LIVELLO 3: “Process Standardization” ArCo “NASCE UN CENTRO DI COMPETENZA” Standardizzazione delle metodologie, delle tecniche e di livelli qualitativi Strumenti di modellazione sofisticati (server-based, multiple and distributed users) Convergenza delle diverse iniziative di modellazione Modelli di processo reperiti sul web sostituiscono quelli esistenti Addestramento sistematico degli utenti Supporto dall’esterno per le nuove aree applicative
  • 63. LIVELLO 3: “Process Standardization” ArCo PROCESSI ORIENTATI ALL’INTERA AZIENDA IN MANIERA “PREVENTIVA” ESEMPLIFICAZIONE Intergroup Coordination/Integrated Teaming QFD Testing/Verification/Validation Organizational Process Definition Training Programs Integrated Project Management Risk Management Integrated Supplier Management Decision Analysis and Resolution Organizational Environment for Integration
  • 64. LIVELLO 4: “Quantitative management” ArCo “Il BPM DIVENTA UN NATURALE STRUMENTO DI MANAGEMENT” Gestione del ciclo di vita dei processi aziendali Metodologie e strumenti sono accettati da tutti I diversi “scope” della modellazione diventano integrati Il centro di competenza si riduce di dimensione Gli scopi della modellazione si moltiplicano e consolidano Minimo supporto dall’esterno
  • 65. LIVELLO 4: “Quantitative Management” ArCo PROCESSI MISURATI (PERFORMANCE MEASURES) E CONTROLLATI ESEMPLIFICAZIONE Organizational Process Performance Quantitative Process Management
  • 66. LIVELLO 5: “Continuous Improvement” ArCo PROCESSI PER IL MIGLIORAMENTO CONTINUO ESEMPLIFICAZIONE Organizational Innovation and Deployment Causal Analysis and Resolution Defect Prevention Technology Change management Process Change management
  • 67.
  • 68. SCOPO DELLA MODELLAZIONE DEI PROCESSI ArCo Activity Based Costing (ABC) Auditing Certificazione della Qualità Gestione del Cambiamento Disegno e Gestione di Database Gestione delle Risorse Umane Gestione della “Conoscenza” Documentazione dei Processi Aziendali Miglioramento dei Processi Interni Miglioramento dei Processi “Collaborativi” Simulazioni Scelta del Software Configurazione del Software Sviluppo del Software Addestramento degli utilizzatori del Software Workflow Management Disegno dell’Architettura Aziendale
  • 69. CLASSIFICAZIONE DEGLI SCOPI ArCo Disegno/Gestione Database Miglioramento Processi Interni Sviluppo del Software Documentazione dei Processi Workflow Management Processi “Collaborativi” Architettura Aziendale Gestione del Cambiamento Gestione della “Conoscenza” Addestramento Utilizzatori Configurazione del Software Scelta del Software
  • 70. BENEFICI DEL BPM ArCo Crescita del sapere aziendale  Standardizza la documentazione dei processi  Uniforma la comprensione dei problemi  Facilita il trasferimento di conoscenza Forte supporto all’individuazione e quantificazione dei fattori economici di miglioramento: tempi, costi, produttività (miglioramento continuo) Possibilità di effettuare innovazioni organizzative assistite da uno strumento informatico flessibile Facilita l’analisi GIBO dei processi Supporta certificazioni e audits Evidenzia eventuali limiti del BPR
  • 71. RACCOMANDAZIONI FINALI ArCo Essere Realistici  Non considerare il Business Modeling come “L’Art pour L’Art” Essere Flessibili  Si adotta più volentieri ciò che si pensa di poter adattare alle proprie esigenze Essere Aperti  Non accettare i cambiamenti per compiacere i superiori, ma perché si è convinti che migliorino le cose Essere Pazienti  Non succede né in un baleno né automaticamente Essere Fiduciosi  La modellazione e gestione dei processi non sono “rocket science”