2. Automazione dei processi di business per le Aree Industriale, Commerciale e Amministrativa mediante soluzioni SharePoint integrate con SAP Fabio ElAriny Group IT DirectorFerretti
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5. Nel corso del 2009 il Gruppo Ferretti ha avviato un percorso di riassetto societario ed organizzativo, con l’obiettivo di rivedere il proprio modello di business ponendo in essere tutte le possibili sinergie, includendo: la centralizzazione e semplificazione organizzativa e la conseguente integrazione del modello operativo. il consolidamento delle attività di business in una unica legal entity. Il percorso avviato, per divenire pienamente operativo, ha richiesto la revisione dei processi e dei sistemi informativi a supporto in coerenza con le caratteristiche ed i requisiti della nuova realtà organizzativa e con gli obiettivi del Piano Strategico. Il passaggio da un gruppo di società di piccola-media entità con elevata autonomia e scarsa standardizzazione dei processi ad un’unica società di dimensione rilevante e dotata di processi comuni, richiede un forte cambiamento oltre che nell’approccio alla governance anche nella gestione integrata dei modelli e dei processi “end-to-end”. Il Programma Synergy 5
6. standardizzare e semplificare i processi aziendali al fine di superare le frammentazioni e inefficienze, progettandoli in funzione di una configurazione societaria unica; misurare i risultati della gestione in coerenza con gli obiettivi del piano strategico; adeguare l’azienda alle richieste di informativa esterna; anticipare rispetto ad un cambiamento strutturale i benefici ottenibili nel breve con opportune azioni (quick win). Macro Obiettivi del Programma 6
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8. il piano di realizzazione (approccio, tempi, costi e impegni di risorse) necessario per il cambio strutturale dei processi;
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10. “Wave” 2: implementazione dei processi necessari a supportare le funzionalità avanzate di supporto al businessLe “ondate” realizzative vedranno una serie di progetti strutturali che, opportunamente fasati, permetteranno di suddividere il raggiungimento degli obiettivi lungo tutto l’arco temporale del programma. 7
11. Il progetto BPR & MP ha permesso di definire il nuovo modello dei processi di Ferretti Group ed un “Master plan” che identifica tempi e impegni relativi alle fase realizzativa; L’obiettivo del programma Synergy – Wave 1 è di dotare Il Gruppo Ferretti di nuovi processi aziendali adeguati al nuovo assetto societario e di nuovi sistemi informativi a supporto degli stessi, attraverso : re-engineering del modello di controllo, del piano dei conti e di alcuni processi chiave in area industriale (fattibilità e modifiche) e commerciale (Ordini di Vendita e Autorizzazioni); adozione di una soluzione uniforme per Ferretti Group basata sulla nuova piattaforma SAP ECC 6.0 e su una piattaforma collaborativa e di gestione documentale, integrata con SAP, basata su Microsoft SharePoint 2010. Programma Synergy – Wave 1 8
12. Nell’ambito della Wave 1 di Pronti processi prioritari da automatizzare: Area Industriale: Gestione della Fattibilità di personalizzazioni richieste del cliente, di aggiunte di accessori dopo l’avvio dei lavori Gestione delle Modifiche ai prodotti e modelli base per esigenze marketing, re-engineering, riduzioni costi. Area Commerciale: Autorizzazioni delle Offerte commerciali fuori standard per valore barca, scontistica, incassi, garanzia, credito, rischio tecnico Ciclo Passivo: Lavorazione della Fattura Passiva per la smaterializzazione, verifica dei dati, raccolta informazioni, registrazione automatizzata, approvazione al pagamento ed archiviazione storica Wave 1 – Progetti collaborativi 9
13. Gestione delle Modifiche: Overview Formalizzazione della Richiesta: viene compilata la richiesta di modifica di una linea di prodotto Smistamento Funz. Aziendali: Il PCM prende in carico la richiesta e la smista alle altre funzioni aziendali per avere il loro parere (Tecnico/Regolamentare, Decor/Stile, Logistica, Produzione). Ogni funzione aziendale può inserire dati, note e documentazione allegata. Il PCM può sollecitare o richiamare una Pratica Raccolta Output: la pratica torna al PCM che ne analizza gli output e può decidere per un approfondimento delle informazioni della Modifica o per la sua approvazione. Le maschere permettono di visualizzare l’anagrafica dei materiali e relativi costi (info record) da SAP per la definizione dell’importo della modifica e per la definizione dell’elenco dei materiali in aggiunta ed in diminuzione della distinta base Avvio RAC SAP : Avvio del workflow SAP di richiesta apertura codice materiale (uno per ogni richiesta) per la Distinta base standard 10
14. 2 Scansione Massiva I lotti vengono scansiti con speciali scanner da 20-50 pagine al minuto. Le fatture vengono separate automaticamente. Alla fine del processo vengono riposte in una scatola anch’essa tracciata Data-Entry Correzione A valle della fase di OCR è possibile effettuare una fase di correzione dei dati non riconosciuti dall’OCR (circa il 20%). SAP valida i dati inseriti 3 4 Preparazione Fatture Vengono aperte le buste, raccolte le fatture e separate l’una dall’altra con etichette barcode sino a formare lotti di 100 documenti. OCR Fatture I principali cambi della fattura vengono riconosciuti da uno speciale “motore OCR” in grado di riconoscere i campi senza training. 1 + SharePoint Pre-Booking Workflow Fase di workflow per la risoluzione dei problemi e per la raccolta dei dati contabili e delle autorizzazioni propedeutiche alla registrazione contabile 8 5 6 7 Conservazione Sostitutiva Generazione di CD/DVD conformi alle normative Italiane sulla Conservazione. Le fatture cartacee possono essere distrutte o remotizzate Registrazione Contabile Registrazione contabile SAP automatizzata con inserimento automatico dei campi e collegamento all’immagine della fattura Post-Booking Workflow Fase di workflow successivo alla registrazione contabile per la raccolta delle autorizzazione allo sblocco del pagamento DigitalInvoice: Overview 11
15. I punti di integrazione con SAP Il processo di «Gestione della Fattibilità» si attiva in presenza di specifiche righe d’ordine su SAP che indicano una specifica «customizzazione» Alla fine dei processi «Gestione della Fattibilità» e «Gestione delle Modifiche» vengono lanciati su SAP i processi di «Richiesta Apertura Codice Materiale» Durante il processo di «Lavorazione delle Fatture Passive» viene mostrata una maschera che controlla automaticamente la correttezza e la quadratura della fattura Sempre nel processo di «Lavorazione della Fattura Passiva» viene lanciato il processo di registrazione della fattura su SAP 12
16. Architettura Fisica Server di CaptureKofax Database Server SQLServer 2008 SharePoint2010 Server Postazione di scansione dotata di Etichettatrice Zebra Scanner Kodak 13
