Risky Yoni Septiana, Universitas Mercu Buana (Mercu Buana University), Jakarta, Indonesia

1. Nama : Risky Yoni Septiana
NIM : 43215010082
Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, M.M, CMA
Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di
dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan
untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi
usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format
virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual
memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan
menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung
pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan
lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang
signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor
virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang
bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas
kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke
kantor secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara
virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
Penyempurnaan sistem dan media dalam komunikasi data, memungkinkan pegawai
tertentu untuk melakukan sebagian atau seluruh pekerjaannya di mana saja, termasuk di
rumah masing-masing. Semakin banyak pegawai yang bekerja di rumah dan berkomunikasi
dengan kantor mereka melalui media komunikasi, seperti surat elektronik (e-mail) dan
transmisi faksimil (fax), maka tidak lagi diperlukan kantor yang secara fisik memerlukan
space yang luas dan sarana yang komplit. Apabila suatu perusahaan melaksanakan pekerjaan
kantornya dengan cara ini, tempat kerjanya disebut sebagai kantor maya.

2. Keuntungan Kantor Maya
Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga
menghasilkan beberapa keuntungan, sebagai berikut:
1. Pengurangan biaya fasilitas
Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian
pegawai bekerja di tempat lain, sehinggamengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan
Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, dengan
telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau LAN
saling berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal
Karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik,
jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam
pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui
percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter
berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai
bekerja di lokasi tetap.
4. Pengurangan penghentian kerja
Apabila terjadi gangguan alam seperti: banjir, angin rebut, dan sejenisnya
yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan
dapat terhenti. Namun, dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat
dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya tidak mengalami gangguan. Dalam hal
ini listrik tidak padam, dan penyedia jasa komunikasi juga tidak mengalami
kemacetan.
5. Kontribusi sosial
Kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang
tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua
dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu kantor maya lebih
memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya. Keuntungan
kontribusi sosial dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin
memperoleh pekerjaan, sebelum kantor maya.

3. Kerugian Kantor Maya
Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan
itu melakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya, antara
lain:
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari,
mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi
perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu.
Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan computer dan modem dapat
melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban “pemecatan
elektronik”.
3. Semangat kerja yang rendah, sjumlah fakor dapat menyebabkan rendahnyasemangat
kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari
interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji
telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat
kantor tetap.
4. Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak
dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan
dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah
tangga.
Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation)
Bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (AO) yang banyak diimplementasikan
pada perkantoran modern saat ini dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi
perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran
menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah
sama hanya peralatannya saja yang berbeda.

4. Aplikasi-aplikasi yang banyak diimplementasikan dalam OA adalah :
1. WORD PROCESSING
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara
otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau
cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan
memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih
efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
2. ELECTRONIK MAIL
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer
yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan. Surat elektronik pada
mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi
ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat
elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
3. VOICE MAIL
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah
dikirimkan kepada anda. Contoh software: Voice Connector adalah aplikasi untuk
menunjang komunikasi dalam bentuk suara dan teks dalam jaringan lokal. Pengguna
dapat memilih penerima pesan dan berbicara dengannya dalam waktu yang sama tanpa
harus menginterupsi atau menutup aplikasi yang sedang dijalankan. Hal itu dimungkinkan
karena software buatan Aledentsoft ini menggunakan teknologi Quickswitch dan Overlay
Message. Keuntungan tersebut tentunya sangat mendukung bagi bisnis internet café dan
game center.
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan
dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat
khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya
komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi. Contoh : softwarenya ada.

5. 5. AUDIO CONFERENCING
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk
tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak
memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua
arah. Contoh software : FireWire adalah adalah merek dagang Apple sekaligus nama
yang paling populer untuk standar kabel data antar-muka berseri IEEE 1394. Sony
memperkenalkan IEEE 1394 dengan nama i.Link. Meski namanya berbeda-beda,
ketiganya (FireWire, IEEE 1394 dan i.Link) sama-sama menunjuk pada jenis kabel data
yang mampu mengirim data dengan kecepatan sangat cepat, sampai pada rata-rata 400
megabit per detik (Mbps). FireWire diklaim sebagai saluran penghantar data yang paling
cepat dan stabil diantara saluran lain seperti USB.
6. VIDEO CONFERENCING
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi
digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada
dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain
selagi konferensi dilakukan. Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada
peralatan yang digunakan ), yaitu : Video satu arah dan audio satu arah, Video satu arah
dan audio dua arah, Video dan audio dua arah.
7. COMPUTER CONFERENCING
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi
kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya
konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini
menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan
untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing
digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar
informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang
berada dikotayang berlainan.

6. 8. FACSIMILE TRANSMISSION
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan
khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan
membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan
dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian
peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy. Proses kerja
mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki
mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder
mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Ketika
koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan
scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks
tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan
daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk
gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran
telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap
dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan
aslinya dan kemudian mencetaknya.
9. VIDEOTEXT
Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi
tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia
disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga
mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan
kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan
pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan
microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen
kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan
masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan
pemahaman masalah.Contohnya : situs penyedia seperti photobucket.

7. 11. DESKTOP PUBLISHING
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya
hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri
atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software
desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah
meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional
dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif. Contoh : Microsoft Publisher
adalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi Windows yang digunakan untuk
Desktop publishing. Program ini merupakan buatan Microsoft Corporation, dan mulai
pada versi Microsoft Office System 2003, telah diintegerasikan ke dalam paket tersebut.
Kini, namanya menjadi Microsoft Office Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft
Office Publisher 2007 yang terintegrasi dengan Microsoft Office Publisher 2007.
Daftar Pustaka:
https://id.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual
http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-office-kantor-maya.html
http://adeyayang300690.blogspot.co.id/
https://wahyuadisurya.wordpress.com/2012/04/20/otomatisasi-kan-3-2/