Pengantar Administrasi Perkantoran XI SMK

1. RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
(RPP)
ULANGAN HARIAN
Satuan Pendidikan : SMK N 25 Jakarta
Program/Program Keahlian:Adm. Perkantoran
Mata Pelajaran : Pengantar Adm.Perkantoran
Kelas / Semester : XI Semua Program
Topik : Pengertian, tujuan, manfaat dan dampak
otomatisasi perkantoran
Pertemuan ke- :
Alokasi Waktu : 2 X 45 menit
A. Kompetensi Inti
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya
2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
3. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual,prosedural dalam ilmu
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan
kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik
sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
4. Mengolah, menalar, menyaji, dan menciptakan dalam ranah kongkret dan ranah
abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara
mandiri, bertindak secara efektif dan kreatif dan mampu melaksanakan tugas
spesifik dibawah pengawasan langsung.

2. B. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI
No. Kompetensi Dasar Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Memiliki motivasi internal, dan
menunjukkan rasa ingin tahu dalam
pembelajaran menyiapkan,
menggunakan peralatan kantor.
.( 2.1 )
2. Menunjukan perilaku ilmiah (jujur,
disiplin, tanggung jawab, peduli,
santun, ramah lingkungan, gotong
royong) dalam melakukan
pembelajaran sebagai bagian dari
sikap ilmiah. (2.2)
3. Menjelaskan makna, dampak dan
cara penerapan otomatisasi dalam
administrasi perkantoran(3.3)
3.3.1 Menjelaskan pengertian
otomatisasi perkantoran
3.3.2 Menjelaskan tujuan otomatisasi
perkantoran
4. Merencanakan penerapan
otomatisasi dalam administrasi
perkantoran (4.3)
4.3.1 Menjelaskan manfaat
otomatisasi perkantoran
4.3.2 Menjelaskan dampak
otomatisasi perkantoran

3. C. Tujuan Pembelajaran
Melalui proses mencari informasi, menanya, dan berdiskusi siswa dapat :
Siswa mampu menjelaskan pengertian otomatisasi perkantoran dengan menunjukan
perilaku ilmiah (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan,
gotong royong) dalam melakukan pembelajaran pengantar administrasi perkantoran
kedua sebagai bagian dari sikap ilmiah.
D. Materi Ajar
3.1 Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama
yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda
didalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran
merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan
proses pelaksanaan pekerjaan.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah
word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya.Bukti nyata,
pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic
Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata
yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Kata "Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk
menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya
dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.
Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi
berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan
mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya
diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi
Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan
komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi
dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan.
Konsep Otomatisasi Kantor
Beberapa konsep otomatisasi kantor, antara lain :

4. - Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
otomatisasi.
- Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana
menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
- Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
- Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan
keputusan yang lebih baik.
- Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan
sebagai pengganti.
3.2 Tujuan Otomatisasi Perkantoran
OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja
melalui:
1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini,
tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani
beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan
antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka
memecahkan masalah.
3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi
interpersonal tradisional - percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis
pada memo, dan sejenisnya.
4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan
internet, satelit, dll.
5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office
Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
6. Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya
7. Computer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penabahan
pegawai yang diperlukan untuk menanngani beban kerja yang bertambah.
8. Pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari
manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah
kelompok.

5. 3.3 Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani
informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi
secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan
membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan
dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi
sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
Arus pembangunan otomatisasi kantor
Karena sejak abad ke-20, perkembangan pesat teknologi Internet dan popularitas di
Cina, memimpin Intranet, Ekstranet, Internet, Pemerintah Online Proyek, proyek internet
perusahaan, e pertengahan-90an-pemerintah, perdagangan e-, e-government intranet,
jaringan perusahaan, digital system 5 saraf dan kantor digital dan serangkaian konsep-
konsep baru, wajah konsep-konsep baru, OA dapat membuat banyak orang menyebut
bingung, seolah-olah konsep OA belum disesuaikan dengan kebutuhan pembangunan, di
mana kita lupa bahwa tahap ini untuk pengembangan tahap baru OA. Tahap ini harus
menjadi simbol utama dari penggunaan teknologi internet secara luas.
Konotasi dan perpanjangan otomasi kantor
Pada periode baru, berdasarkan tahun pengalaman dalam otomatisasi kantor dan
teknologi internet, otomatisasi kantor, kami memahami lebih banyak dan lebih jelas
melihat sifat jaringan, otomasi kantor harus ditempatkan di jaringan internal (Intranet),
dari properti kantor, otomatisasi kantor harus ditempatkan di kantor digital, dari
perspektif teknologi informasi, otomasi kantor harus menjadi dasar konstruksi informasi.
Sifat dari otomatisasi kantor adalah untuk meningkatkan efisiensi pengambilan
keputusan untuk tujuan tersebut. Dengan menerapkan otomatisasi kantor, teknologi
digital atau kantor, Anda dapat mengoptimalkan pengelolaan struktur organisasi yang
ada, perubahan manajemen sistem, berdasarkan pada peningkatan efisiensi,
menambahkan kapasitas kantor kolaboratif, memperkuat koherensi kebijakan, realisasi
akhir dari tujuan memperbaiki pengambilan keputusan kinerja. Otomatisasi kantor
didasarkan pada pemahaman dan pengelolaan akumulasi informasi. Teknologi hanya alat
otomatisasi kantor.
Hanya pada manajemen dan administrasi memiliki pemahaman yang mendalam
bisnis, akan memungkinkan otomatisasi kantor telah menggunakan nya, hanya kantor

6. informasi yang dihasilkan dalam proses pemesanan akumulasi curah hujan, otomatisasi
kantor untuk bekerja.
Apakah jiwa perangkat lunak otomatisasi kantor, hardware, otomatisasi kantor adalah
untuk mencapai perlindungan lingkungan. Digital kantor diberi wewenang oleh dua fitur
yang berbeda dan terbuka, melalui lisensi untuk menjamin keselamatan dan
menggunakan berlapis informasi, membuat sistem digital Office dapat mengaktifkan
premis, melalui, buka berbagi informasi membuat kenyataan.
Pengembangan otomatisasi kantor
Otomatisasi kantor, arah di kantor digital. Kantor digital sehingga disebut bahwa
hampir semua operasi kantor yang diwujudkan dalam lingkungan jaringan. Dari sudut
pandang teknologi, terutama teknologi internet, teknologi keamanan dan pengembangan
perangkat lunak teori, penerapan kantor digital mungkin. Sistem manajemen dan
kebiasaan kerja dari perspektif yang komprehensif digital kantor masih agak jauh, kantor
digital pertama akan memiliki dampak sistem manajemen yang ada, perubahan struktur
manajemen yang ada, dan sistem manajemen perubahan berarti bahwa hak-hak dan
kepentingan redistribusi; manajer lain kebiasaan kerja yang asli, metode kerja dan sistem
hukum memiliki inersia yang kuat, ambil waktu untuk perubahan dalam waktu singkat.
Namun demikian, realisasi penuh kantor digital adalah kecenderungan yang tak
terelakkan dari pengembangan otomasi kantor.
Kerangka dasar kantor digital
Kantor digital ini berbeda dengan OA tradisional, juga dari pembangunan MIS,
strukturnya adalah struktur jaringan Intranet, yang merupakan gagasan pembangunan
top-down, yaitu, pertama-tama ke jaringan internal secara keseluruhan, ini seluruh objek
online untuk semua pengguna, harus memiliki dasar, kita menyebut ini platform dasar
dalam jaringan, seolah-olah PC harus memiliki sistem operasi berbasis sama.
Nei jaringan yang bertanggung jawab untuk semua objek pengguna bertanggung
jawab atas semua sumber daya jaringan (termasuk aplikasi web platform manajemen)
pengelolaan sumber daya jaringan untuk otorisasi terpisah, standar terbuka dan sumber
daya jaringan sampai layanan jaringan umum (seperti pesan, forum, navigasi, Jiansuo
Dia Perhatikan, dll). Berdasarkan platform, plug berbagai aplikasi bisnis (dipahami
sebagai MIS tradisional), aplikasi ini sumber daya jaringan. Pengguna melalui jaringan
antarmuka browser bersatu, jaringan berdasarkan akses user tersebut untuk memberikan
informasi yang sesuai, fitur dan layanan, memungkinkan pengguna di lingkungan
jaringan kantor.

7. Berpikir teknologi digital kantor
Kantor digital harus memiliki dukungan teknis yang baik, dengan mempertimbangkan
mandat kantor digital dan membuka dua fitur, teknologi harus pilihan teknologi Internet
dan standar, dalam hal ini didasarkan pada penggunaan teknologi yang berhubungan.
Sangat diperlukan untuk mencapai kantor alur kerja teknologi digital, yang sekarang
lebih populer sistem e-mail berbasis pada teknologi alur kerja, atau disebut groupware.
Sekarang dengan teknologi WEB, model Intranet berbasis perangkat lunak alur kerja,
lebih dan lebih dari jenis alur kerja secara langsung menggunakan pesan middleware
sebagai sarana pesan, e-mail sistem tanpa menggunakan platform pesan khusus untuk
melakukan .Ini beban lampu perangkat lunak alur kerja, membuka, mudah baik untuk
menjaga, dan mudah untuk mengintegrasikan sistem bisnis lainnya dan online. Teknologi
ini juga digunakan dalam teknologi dan e-commerce arah yang sama. Oleh karena itu,
WEB berbasis perangkat lunak alur kerja di kantor berikutnya di bidang dominasi digital.
Otomatisasi kantor, kantor strategi otomasi sesuai dengan situasi kita saat ini dan
permasalahan yang ada, sehingga otomatisasi kantor kami ke jalur perkembangan yang
sehat dan pesat, pada otomatisasi kantor harus mengambil langkah-langkah berikut:
Penerapan dalam organisasi, dari sistem tradisional manajemen proyek industri,
profesional dan produk berbasis implementasi sistem kemudi, untuk memastikan sistem
terus berlari pemeliharaan dan upgrade sistem, mengambil kerjasama dan pembagian
kerja secara simultan jalan. Hal ini mungkin sejumlah besar otomatisasi kantor bisnis
adalah inti dari perusahaan perangkat lunak yang lebih besar profesional. Aspek teknis
pemilu: Pilih bertepatan dengan tren perkembangan dunia teknologi. Teknologi ini masih
populer dan tidak dapat mewakili masa depan akan populer. Tinggi teknologi,
standardisasi, keterbukaan adalah lebih baik. Mendukung pengembangan diri-aplikasi
kritis, pengembangan industri nasional. Struktur teknis, sesegera mungkin dari Klien /
struktur Server mentransfer sistem struktur Browser / Server dan sistem, dengan B /
berpikir S, antarmuka pengguna akhir bersatu untuk browser, sistem aplikasi semua pada
sisi server, sebuah arsitektur tiga-tingkat standar. Sistem beban ringan, terbuka dan baik,
upgrade sistem yang mudah pemeliharaan. Desain Sistem Metode: Dengan
memperhatikan status otomatisasi kantor di Cina, menggunakan metode siklus-hidup dan
prototyping sangat pesat Kombinasi tersebut, berdasarkan produk yang ada, terutama
untuk prototyping cepat. Dalam pelaksanaan kepatuhan dengan distribusi seragam
penerapan norma-norma dan prinsip. Dalam hal desain, dari desain berorientasi bisnis

8. gilirannya desain tradisional yang berorientasi pengguna, akan merancang fokus pada
pengguna sendiri di lingkup perspektif.
3.4 Dampak Otomatisasi Perkantoran
Meningkatnya aplikasi otomatisasi perlu dilihat dampaknya pada pekerja dan
pekerjaan, manajemen dan perusahaan. Manajemen harus tahu dampak enkonmi dan
manusia dari otomatisasi. Otomatisasi akan berhasil jika memperhatikan implikasinya
terhadap manusia.
1. Implikasi umum (aspek social, ekonomi, dan sebagainya)
 Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan
seperti kebosanan, keterampiilan berulang-ulang yang digunakan, serta
kehilangan kepuasan kerja.
 Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan
 Pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya rutin cenderung diambil alih oleh mesin
 Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat
 Pekerjaan rutin kantor lebih efektif
 Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai
variasi peralatan yang tersedia.
 Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil
sekalipun
2. Implikasi terhadap karyawan kantor
a. Keuntungan
 Mendorong untuk belajar keterampilan baru
 Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin
 Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi
 Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan
 Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektroni,
programmer dan rekayasa software
 Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu
 Lebih sedikit pekerjaan
b. Kerugian
 Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”
 Masalah kesehatan sebagai akses dari peralatan seperti layar, printer, dan
sebagainya.

9.  Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh
mesin
 Implikasi terhadap pemberi kerja
 Memerlukan waktu untuk perubahan dari system manual ke system
elektronik
 Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan
 Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi
kebutuhan
E. Pendekatan, Strategi dan Metode Pembelajaran
Pendekatan : Saintifik
Strategi : Tes tertulis
Metode : Tes tertulis
F. Kegiatan Pembelajaran
Kegiatan Deskripsi
Alokasi
waktu
Pendahuluan  Memberikan salam Nilai Religius
 Melihat kepada siswa kesiapan dan kenyamanan untuk
belajar Nilai Tanggung Jawab
 Mengabsen siswa Nilai Disiplin
 Mempersilakan salah satu siswa memimpin doa Nilai
Religius
 Tanya jawab mengenai materi SOP Nilai Rasa Ingin Tahu
 Menyampaikan tujuan pembelajaran melalui power point
Nilai Rasa Ingin Tahu
5 menit
Inti  Memberikan waktu untuk siswa belajar terlebih dahulu
sebelum ulangan dimulai Nilai rasa ingin tahu, tanggung
jawab dan disiplin (Mengamati dan Menanya)
 Membagikan soal dan lembar jawaban ke seluruh siswa
Nilai disiplin (Mengamati)
 Siswa mengerjakan soal dengan tertib dan tidak mencontek
10 menit
4 menit
70 menit

10. Kegiatan Deskripsi
Alokasi
waktu
Nilai disiplin, tanggung jawab, mandiri, dan cinta tanah air
(Asosiasi)
 Mengumpulkan lembar jawaban bagi siswa yang telah
selesai mengerjakan soal Nilai disiplin (Mengamati)
Penutup  Klarifikasi/kesimpulan siswa dibantu oleh guru
menyimpulkan materi komunikasi Nilai komunikatif
 Mengucapkan salam Nilai Religius
1 menit
G. Penilaian Hasil Belajar
a. Tes : Tes tulis (Pilihan ganda dan Uraian)
SOAL
I. Pilihan Ganda
1. Efisiensi pekerjaan kantor berhubungan dengan produktivitas kerja yang
mengatakan bahwa peningkatan produktivitas pada dasarnya dapat
dikelompokkan dalam 4 bentuk, kecuali ….
a. Pengurangan sedikit sumber daya untuk memperoleh jumlah yang sama
b. Pengurangan sedikit sumber daya untuk memperoleh jumlah produksi
yang lebih besar
c. Penggunaan jumlah sumber daya yang sama untuk memperoleh jumlah
produksi yang sama
d. Penggunaan sumber daya besar untuk memperoleh yang lebih besar lagi
e. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin.
2. Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sedapat-
dapatnya langkah-langkah permulaannya disiapkan atau diselesaikan terlebih
dahulu untuk memuahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut,, merupakan
salah satu dari unsur ….
a. Pemakaian waktu
b. Pemakaian ruangan
c. Pemakaian kerja
d. Peranan tata usaha
e. Semua salah

11. 3. Suatu kegiatan kesekretariatan dan administrative. Segala sesuatu yang berkaitan
dengan catat-mencatat, pekerjaan kantor. Untuk melayani pekerjaan operasional
dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan sehingga memudahkan
penyelesaian pekerjaan adalah ….
a. Pengertian ketatausahaan
b. Peranan tata usaha
c. Fungsi tata usaha
d. Kedudukan tata usaha
e. Tugas tata usaha
4. Mesin-mesin kantor yang dapat dipergunakan untuk menggandakan naskah atau
dokumen adalah ….
a. LCD Projektor
b. Microphone
c. Laptop
d. Risograf
e. mobilephone
5. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang
tidak banyak berhubungan dengan tulis menulis kecuali ….
a. Menelpon
b. Menerima tamu
c. Memelihara gedung kantor
d. Pelayanan keamanan
e. pengetikan
6. Mesin yang mempunyai kecepatan mencetak sebanyak 74 kopi permenit adalah
…..
a. Mesin sheet stensil getstetner
b. Mesin offset
c. Mesin fotokopi
d. Mesin scanner
e. Mesin risograf
7. Sumber data di dalam pengelolaan kantor dapat berasal dari …..
a. Manajer
b. Sumber lain yang diperlukan
c. Sekretaris
d. Dokumen-dokumen
e. Stake holder

12. 8. Merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui
perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan ….
a. Otomatisasi perkantoran
b. Penggabungan dan penerapan teknologi
c. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
d. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
e. Mendorong untuk belajar keterampilan baru
9. Strategi yang disarankan untuk melaksanakan otomatisasi perkantoran sebagai
berikut, kecuali …..
a. Sediakan sumberdaya computer
b. Sediakan akses ke sumberdaya informasi
c. Sediakan perlengkapan computer
d. Gunakan konferensi telepon
e. Sediakan pertemuan rutin
10. Pengaruh positif dari otomatisasi kantor adalah sebagai berikut, kecuali ….
a. Dengan perlengkapan kantor modern akan membatu mengerjakan
pekerjaan kantor lebih cepat, lebih baikk dan lebih akurat
b. Peralatan kantor modern akan memberikan kesan lebih positif terhadap
image perusahaan
c. Peralatan kantor modern menjadikan bekerja lebih semangat dan tidak
membosankan
d. Memperkaya dimensi pekerjaan itu dan menjadikan lebih kreatif
e. Menurunkan semangat kerja di antara karyawan yang merasa terancam
pekerjaannya
II. Uraian
1. Sebutkan tujuan otomatisasi perkantoran !
2. Sebutkan tahapan penerapan otomatisasi kantor !
3. Sebutkan dampak dari otomatisasi perkantoran !
H. Sumber Belajar
1. Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran. Jakarta: Erlangga.
2. Administrasi Perkantoran Modern, The Liang Gie.
3. Manajemen Administrasi Perkantoran.
4. Modul Administrasi Perkantoran, P4TK Bispar.
5. Manajemen Kearsipan Modern.
6. Sistem Informasi Manajemen.

13. Jakarta, Juli 2014
Mengetahui,
Kepala SMK Negeri 25 Jakarta Guru Mata Pelajaran
Dra. Ety Purwanty, M.Pd Suyetty, S.Pd
NIP. 196603241994122002 NIP. 1962080419852003