Sim, naomi yosepin, prof. dr. hapzi ali, cma, ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCES SYSTEM (HRIS) pada PT. Biru Fast Food Nusantara, Universitas Mercu Buana 2017

1. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCES
SYSTEM (HRIS)
PADA
PT. BIRU FAST FOOD NUSANTARA
Disusun Guna Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem InformasI Manajemen
Nama : Naomi Yosepin
NIM : 43216110111
Dosen Pengampu : Prof, Dr. Hapzi Ali, CMA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
TAHUN2017

2. KATA PENGANTAR
Puji syukur kami haturkan ke hadirat Tuhan YME, karena dengan karunia-Nya
kami dapat menyelesaiakan makalah yang berjudul “HRIS(human resource information
system)”. Meskipun banyak hambatan yang kami alami dalam proses pengerjaannya,
tapi kami berhasil menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya.
Tentunya ada hal-hal yang ingin kami berikan kepada teman-teman atas
makalah yang kami buat ini. Karena itu kami berharap semoga makalah ini dapat
menjadi sesuatu yang berguna bagi kita bersama.
Jakarta, 09 Desember 2017
Penulis
i

3. ABSTARKSI
PT Biru Nusantara merupakan perusahaan restoran siap saji yang tersebar
diseluruh dunia. Di Indonesia, memiliki lebih dari 300 outlet yang tersebar di kota
besar maupun kecil dan memiliki banyak pegawai yang perlu dikembangkan demi
tercapainya visi yaitu sebagai restoran kelas dunia. Dalam menentukan pegawai
mana yang akan diikutkan dalam program pendidikan dan pelatihan. PT Biru
Nusantara cenderung masih berdasarkan pada penilaian subjektif atas pegawainya.
Meskipun PT Biru Nusantara telah menerapkan HRIS dalam pengelolaan informasi
pegawainya, tetapi informasi yang dihasilkan masih belum lengkap. Sehingga hal
ini dapat mengakibatkan pemilihan pegawai dalam program pendidikan dan
pelatihan berdasarkan pada penilaian subjektif. Selain itu juga terbatasnya
pegawai yang akan diikutkan ke dalam program pendidikan dan pelatihan pegawai,
mengingat semakin mahalnya biaya pengembangan pegawai.
Dari permasalahan yang terjadi, dengan menggunakan model HRIS yang
terdiri dari subsistem input, database, dan subsistem output (McLeod dan Schell,
2001:445) maka akan dihasilkan informasi yang lengkap dalam HRIS. Sehingga hal
ini akan memudahkan atasan dalam mengambil keputusan dalam menentukan
pegawai mana yang akan diikutkan merupakan pegawai yang tepat dan sesuai
dengan kebutuhannya.
Keyword : Human Resources Information System (HRIS), Program Pendidikan dan
Pelatihan Pegawai
ii

4. DAFTAR ISI
Halaman Judul................................................................................
Kata Pengantar ...............................................................................i
Abstraksi.......................................................................................ii
Daftar Isi .......................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................1
1.1 Latar Belakang ...................................................................1
1.2 Rumusan Makalah ................................................................2
1.3 Tujuan Makalah ..................................................................2
BAB II PEMBAHASAN .........................................................................3
2.1 Pengertian HRIS ..................................................................3
2.2 Fungsi HRI .........................................................................6
2.3 Aplikasi yang digunakan HRIS...................................................7
2.4 Output HRIS.......................................................................9
2.5 Model HRIS ........................................................................10
2.6 Obyek HRIS........................................................................11
2.7 Kekurangan HRIS .................................................................12
2.8 Kelebihan HRIS ...................................................................12
2.9 Pengimplementasian Human Resources Information System (HRIS) di PT.
Biru Nusantara....................................................................13
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN...........................................................17
3.1 Simpulan...........................................................................17
3.2 Saran...............................................................................18
DAFTAR PUSTAKA
iii

5. BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya
manusia (human resource information system) atau HRIS. Walaupun demikian
nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS. Namun, peraturan
pemerintah yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil
perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak
pada HRIS. Menikmati status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan
memanfaatkan teknologi computer mikro.
HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang alu, dan banyak
eksekutif yang sekarag memandangnya sama berharga dengan system informasi
fungsional lain.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Tiap perusahaan memiliki system untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia,
mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada
pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human
resource information system) atau HRIS. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
(SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu
manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini
menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang
teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan,
dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang
terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya
perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
1

6. Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang
diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang
bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui
satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya
dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini
lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
1.2. Rumusan Masalah
- Mengetahui pengertian HRIS
- Menjelaskan fungsi HRIS
- Aplikasi yang digunakan HRIS
- Memahami output HRIS
- Mengetahui tentang output HRIS
- Mengetahui obyek HRIS
1.3. Tujuan Makalah
Adapun tujuan dari penyusunan makalah dengan
judul Database Human ResourcesInformation System (HRIS) dalam Sisitem Informasi
Manajemen adalah sebagai berikut :
1 Untuk mengetahui pengertian / definisi HRIS dalam sistem informasi manajemen
suatu perusahaan.
2 Untuk lebih paham detailnya tujuan sistem informasi HRIS dengan adanya
penjabaran makalah ini.
3 Memudahkan pembaca untuk mengetahui kegunaan sistem informasi HRIS dalam
perusahaan.
4 Untuk mengetahui fungsi sistem informasi HRIS lebih rinci dan detail.
5 Memberikan pengetahuan pengimplementasian sistem HRIS pada perusahaan
PT.Biru Fast Food Nusantar
2

7. BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengertian HRIS
HRIS merupakan salah satu sistem informasi terpenting yang ada di dalam
sebuah perusahaan. Human Resources Information System (HRIS) adalah program
aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di
perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan
Decision Support System, yang menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu
manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini
menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang
teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan,
dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang
terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya
perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer
yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna
mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support
System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Pengertian menurut
wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan
antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti
dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian
langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan
sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan
sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi
yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari
3

8. modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama
merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain
yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga
lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Mengukur Efektivitas HRIS
Evaluasi harus menentukan apakah atau tidak HRIS telah dilakukan sampai
dengan harapan dan jika HRIS sedang digunakan untuk keuntungan penuh Byars amp
Rue . Salah satu tantangan yang paling signifikan yang dihadapi oleh eksekutif
personel publik saat ini adalah mengukur kinerja sistem informasi sumber daya
manusianya HRIS Dalam rangka untuk membenarkan nilai tambah kontribusi HRIS
untuk mencapai misi organisasi Hagood amp Friedman . Melaksanakan program HRIS
mungkin tampak batang yang diperlukan untuk sebuah perusahaan tetapi jika itu akan
menjadi alat yang efektif untuk operasi HR itu tidak akan membantu meningkatkan
efisiensi dan dapat menghalangi gantinya. Salah satu perusahaan yang menerapkan
sistem HRIS adalah Toshiba America Medical Systems Inc TAMS . TAMS menempatkan
semua secara online imbalan kerja informasi dan menciptakan pilihan pendaftaran
terbuka ketika TAMS mengubah penyedia layanan kesehatan. Hampir segera setelah
meluncurkan portal UltiPro baru teknologi HRIS kepada karyawan TAMS mulai melihat
perbaikan dengan peningkatan perkiraan dalam efisiensi membuka pendaftaran
Wojcik . Dengan menentukan efisiensi dari program baru TAMS mampu menyadari
manfaat dari sistem HRIS yang baru.
Keamanan HRIS
Privasi informasi karyawan telah menjadi isu utama dalam beberapa tahun
terakhir. Dengan pencurian identitas menjadi masalah umum karyawan menjadi lebih
sensitif tentang siapa yang melihat informasi pribadi mereka dan keamanan itu tetap
masuk Dengan membuat informasi karyawan yakin bahwa disimpan dalam HRIS yang
relevan dengan perusahaan dan memastikan ada terbatas akses proteksi password
untuk informasi tersebut perusahaan dapat membuat karyawan yang lebih aman
dengan keamanan informasi mereka. Entah elektronik atau kertas file karyawan layak
diperlakukan dengan hati-hati.
4

9. Menetapkan hak keamanan dan pengguna akhir panggilan untuk keseimbangan
menggabungkan pengetahuan kebijakan SDM sistem dan sehari-hari operasi O Connell
.
Salah satu perusahaan yang menghadapi masalah keamanan utama adalah CS
Stars LLC. CS Bintang track hilang dari salah satu komputer yang yang berisi informasi
pribadi yang mencakup nama alamat dan nomor jaminan sosial dari kompensasi
pekerja. Masalah yang lebih besar adalah bahwa CS Stars gagal untuk memberitahu
konsumen yang terkena dampak dan karyawan tentang komputer hilang. Meskipun
komputer telah diambil dan tidak ada informasi yang tampaknya telah dirugikan
banyak karyawan kehilangan rasa aman dengan perusahaan. Keamanan Informasi New
York Pelanggaran dan Hukum Pemberitahuan efektif pada bulan Desember
mengharuskan bisnis yang mempertahankan data yang terkomputerisasi yang
mencakup informasi pribadi untuk memberitahu pemilik informasi dari setiap
pelanggaran keamanan sistem penemuan segera berikut jika informasi pribadi adalah
atau cukup diyakini telah diakuisisi oleh seseorang tanpa otorisasi yang sah Cadrain .
Perusahaan lain yang mengalami pelanggaran keamanan adalah Ameriprise
Financial. Pada akhir sebuah komputer yang berisi informasi pribadi pada klien dan
karyawan dicuri. Karena banyak karyawan di Ameriprise mengambil komputer mereka
antara pekerjaan dan rumah perusahaan ditentukan ada kebutuhan untuk
menempatkan keamanan lebih ke komputer-komputer. Ameriprise memastikan semua
karyawan memiliki suite keamanan baru diinstal pada komputer mereka. Dengan
cepat menanggapi kebutuhan untuk keamanan yang lebih Ameriprise memastikan
semua informasi yang disimpan aman. Membuat informasi bahwa karyawan disimpan
sebagai aman mungkin akan ada lebih percaya pada perusahaan dan karyawan HR
yang bekerja dengan informasi tersebut.
5

10. 2.2. Fungsi HRIS
Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah sebagai berikut :
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program
pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan
keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data
Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis)
yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan.
Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan
pegawai yang berhak.
5. Perencanaan Karir (Career Planning)
Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh
anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut
tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka
panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-
masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya
organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat
dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke
kelompok lainnya (horizontal carreer path).
6

11. 6. Hubungan Karyawan (Employee Relations)
Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi,
kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-
input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
7. Separation Management
Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam
organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa
kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement
(pensiun sebelum masanya).
8. Personnel Administration and HRIS
Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung
terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab
terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman
karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
2.3. Aplikasi yang digunakan untuk HRIS
Macam-macam Aplikasi yang digunakan untuk Human Resources Information System
adalah :
1. Employee Database Management
Database Management System (DBMS) adalah seperangkat program komputer yang
mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan database. Hal ini
memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol terhadap pembangunan
database di tangan administrator database (DBAs) dan spesialis lainnya. Sebuah DBMS
adalah perangkat lunak sistem paket yang membantu penggunaan koleksi terpadu dari
catatan data dan file yang dikenal sebagai database.
7

12. 2. Performance Management
3. Recruitment Database Integrated System
Rekrutmen (recruitment) dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan
calon karyawan yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi dan
kebutuhan suatu organisasi / perusahaan.Prosesnya dimulai dari penetapan kualifikasi
calon karyawan yang dibutuhkan, mencari resource, mengumpulkan surat lamaran dan
dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan diakhiri dengan mengumpulkan orang-orang
yang tertarik dengan pekerjaan yang lowong. Recruitment Database Integrated
System dikembangkan dengan tampilan menu mencakup semua proses rekrutmen dan
seleksi yang dilakukan oleh perusahaan. Walaupun alur proses di masing-masing
perusahaan dapat berbeda, namun aplikasi software ini dibangun secara”fleksible”
mengikuti proses bisnis yang ada dalam perusahaan.
4. Competency Based Integrated System
5. Talent Management Integrated System
Talent management meliputi pengembangan individu dan organisasi di dalam
menjawab perubahan dan kompleksitas lingkungan operasi. Aktivitas dalam talen
management termasuk menciptakan dan mempertahankan budaya organisasi yang
mendukung (support) dan berorientasi pada orang (people oriented).
6. Compensation & Benefit Management System
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber daya
Manusia adalah:
• Timely (tepat waktu)
• Accurate (akurat)
• Concise (ringkas)
• Relevant (relevan)
• Complete (lengkap)
8

13. 2.4. Output HRIS
Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1. Subsistem Perencanaan Kerja
Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan
kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini
meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turn over), anggaran biaya
tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan
Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara
eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar
tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan informasi±informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya
manusia di dalam organisasi. Informasi± informasi ini meliputi informasi pelatihan,
penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan
kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan
Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran
dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan
kompensasi.
5. Subsistem Benefit
Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan.Benefit berbeda dengan kompensasi.
Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang
benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
9

14. 6. Subsistem Pelapor Lingkungan
Informasi-informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam
kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
2.5. Model HRIS
Model HRIS meliputi tiga subsistem input :
• SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan.
• Penelitian Sumber Daya Manusia.
Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh
 Penelitian Suksesi (succession study).
 Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation).
 Penelitian keluhangrievance studies)
• Inteligen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari
lingkungan perusahaan yang meliputi :
 Inteligen Pemerintah
 Inteligen Pemasok
 Inteligen Serikat Pekerja
 Inteligen Masyarakat global
 Inteligen masyarakat Keuangan
 Inteligen Pesaing
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang
telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai
pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan
yang mempengaruhi arus personil.
10

15. 2.6. Obyek HRIS
Obyek SDM yang diaudit
Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi
perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi
penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian
jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut :
a) Fungsi Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower
Fulfillment, Sourcing Candidate.
b) Fungsi Pengembangan : Training, Development, Coaching, Mentoring.
c) Fungsi Informasi & Teknologi : Personnel Data base, Sistem Informasi Manajemen
SDM (HRIS).
d) Fungsi Pemerliharaan : Industrial Relation, Corporate Social Responsibility.
e) Fungsi Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit, Reward,
Termination, Punishment.
f) Fungsi Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for
Performance.
Dari aspek diatas, kebanyakan masih berkutat dalam hal sistem dan prosedur
dimana aspek ini sering disebut sebagai sisi Hard Capabilities Organisasi.
Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit, adalah juga
mengaudit aspek Soft Organisasi, antara lain :
* Budaya Organisasi,
* Audit competency staff SDM,
* Audit kepuasan terhadap fungsi SDM
11

16. 2.7 Kekurangan HRIS
Adapun kekurangan dari Paket HRIS adalah :
a) Investasi cenderung lebih besar di awal.
b) Keterbatasan atas flexibilitas dari Software atau HRIS yang akan dipergunakan.
Kekurangan dari membangun HRIS yang kemungkinan akan terjadi :
a) Harus memiliki sumber daya manusia yang mengerti IT lebih banyak, khususnya
di bidang Software Development.
b) HRIS yang sudah dibangun biasanya dikuasai oleh pihak atau orang tertentu
saja, sehingga perusahaan akan menemui kesulitan jika orang tersebut tidak
ada.
c) Lamanya implementasi yang susah untuk prediksi atau diukur.
d) Lebih reaktif untuk memenuhi kebutuhan HR departemen, sehingga
pembangunan HR system akan terganggu dengan maintenance system nya.
2.8 Kelebihan HRIS
Sedangkan untuk menggunakan sistem paket HRIS, keuntungannya :
a) Dapat mempergunakan "HR Best Practice", yang merupakan bagian dari
software yang ditawarkan.
b) Mendapatkan support yang lebih terjamin dari penyedia Software nya, bukan
dari perseorangan.
c) Proses implementasi yang dapat lebih terukur berdasarkan kemampuan dan
pengalaman implementornya.
d) Memiliki data HR yang terintegrasi di beberapa business process.
12

17. 2.9 Pengimplementasian Human Resources Information System (HRIS) di
PT. Biru Nusantara
Yang dimaksud Human Resources Information Systen (HRIS) di PT. Biru Nusantara
adalah tata cara kumpul, olah, saji evaluasi serta simpan data dan informasi di bidang
personalian dengan menggunakan Rational Data Base Management System.
Data input yang diperlukan dalam HRIS di PT. Biru Nusantara adalah semua
data dan informasi dasar tentang seorang pegawai yang dapat diolah, dianalisa, dan
dievaluasi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan. Data input tersebut
meliputi :
a. Biodata Pegawai
b. Riwayat Kependudukan
c. Riwayat Jabatan / Fungsional
d. Riwayat Pendidikan Formal / Perjenjangan / Substansial
e. Riwayat Penghasilan
f. Riwayat Kunjungan Keluar
g. Riwayat Penghargaan
h. Riwayat Hukuman Disiplin
i. Riwayat Cuti
j. Daftar Keluarga
k. Organisasi
l. Kesehatan
m. Keselamatan Kerja
n. Penilaian Karya Pegawai
o. Syarat Jabatan Struktural
13

18. Proses dalam ruang lingkup HRIS di PT. Biru Nusantara meliputi :
1. Persiapan
PT. Biru Nusantara dalam perekrutan karyawan melakukan perencanaan
kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan jumlah lowongan
pekerjaan yang dibutuhkan dan struktur pekerjaan yang akan ditempati oleh para
pelamar pekerja. Hal itu terlihat dengan adanya posisi-posisi pekerjaan yang
dibutuhkan oleh perusahaan sebagai berikut :
Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (S1)
1. SI | Engineer Sistem Informasi | Informatika
2. NG | Staf Niaga | Teknik Elektro, Ekonomi Manajemen
3. KU | Staf Keuangan | Ekonomi Manajemen
4. AK | Staf Akuntansi | Ekonomi jrs. Akuntansi
5. HM | Staf Humas | Fak. Ilmu Komunikasi, Fisip Komunikasi
Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (D3)
1. TSO | Teknisi Sistem Operasi Tenaga Listrik | Teknik Elektro
2. TPD | Teknisi Pengolah Data | Informatika
3. PAS | Pelaksana Administrasi & SDM | Administrasi Niaga, Ekonomi Manajemen,
Sekretariat, Informatika
4. PKU | Pelaksana Keuangan | Ekonomi Manajemen
5. PAK | Pelaksana Akuntansi | Ekonomi Akuntansi
14

19. 2. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Dalam memenuhi kebutuhan sumberdaya (tenaga kerja) karyawan akan
perusahaannya. PT. Biru Nusantara menggambarkan kebutuhan karyawan yang
diperlukan dalam perusahaannya yang disertai dengan persyaratan yang harus
dipenuhi oleh para calon karyawan. Hal ini terlihat dari keterangan dalam lembaran
lowongan kerjanya sebagai berikut :
Persyaratan :
1. Umum
a) Batas Usia : S1 : Kelahiran 1980 dan sesudahnya
D3 : Kelahiran 1983 dan sesudahnya.
b) Bidang Studi sesuai dengan jabatan yang dilamar.
c) IPK : 2,75 untuk S1/D3 Teknik dan 2,9 untuk S1/D3 non teknik.
d) Sehat jasmani dan rohani untuk melaksanakan tugas pekerjaan di PT PLN
(Persero) di seluruh Indonesia.
e) Tidak dipungut biaya apapun untuk mengikuti program rekrutmen/seleksi dan
Diklat Prajabatan yang diselenggarakan oleh PT PLN (Persero).
f) Hanya Pelamar yang memenuhi persyaratan yang akan dipanggil untuk
mengikuti seleksi/tes yang diselenggarakan dengan sistem gugur.
g) Tidak ada korespondensi berkaitan dengan rekrutmen ini.
Keputusan Panitia tidak dapat diganggu gugat
15

20. 3. Seleksi tenaga kerja / Selection
PT. Biru Nusantara mengunakan tahapan dalam penerimaan tenaga kerjanya
yaitu :
Seleksi administrasi :
1. General Aptitude test (GAT).
2. Tes Psikologi dan Diskusi Kelompok.
3. Wawancara.
4. Tes kesehatan.
5. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
PT. Biru Nusantara mengadakan pelatihan bagi para calon tenaga kerja yang
telah diterima dalam perusahaanya. Hal ini terlihat dalam lembaran lowongan
pekerjaannya sebagai berikut :
Pelamar/Peserta seleksi penerimaan yang lulus/memenuhi syarat dalam proses
seleksi di atas, akan dipanggil untuk mengikuti Program Pendidikan dan Pelatihan
Prajabatan (Diklat Prajab). Selama mengikuti Diklat Prajab status peserta adalah
Siswa Diklat Prajabatan dan Diklat Prajabatan dilaksanakan selama 12 bulan meliputi :
1. Pembinaan Kedisiplinan.
2. Pengenalan Perusahaan.
3. Pembidangan.
4. On The Job training (OJT).
5. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection
16

21. BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
3.1 Simpulan
1. Program pendidikan dan pelatihan di PT. Biru Nusantara diberikan kepada pegawau
dengan berbagai tujuan, antara lain untuk menutupi “gap” antara kinerja actual
dan kinerja yang telah ditetapkan, menambah keahlian atau keterampilan baru
sesuai dengan tuntutan pekerjannya dan juga untuk promosi suatu jabatan.
2. Hanya saja dalam memutuskan pegawai yang akan diikutsertakan dalam program
pendidikan dan pelatihan cenderung didasarkan pada penilaian subjektif. Selain itu
tidak adanya evaluasi atas pelaksanaan dari program pendidikan dan pelatihan
untuk mengetahui keberhasilan dari pelaksanannya.
3. Informasi yang disediakan dalam HRIS yang berbasis computer masih belum
lengkap, khususnya informasi yang berhubungan dengan program pendidikan dan
pelatihan pegawai di PT. Biru Nusamtara. Baik informasi mengenai rencana
pendidikan dan pelatihan yang akan diberikan maupun informasi mengenai
lembaga-lembaga yang akan mengadakan program pendidikan dan pelatihan.
Selain itu, informasi mengenai perbaikan untuk kinerja pegawai juga belum
tersedia dalam HRIS yang berbasis computer.
4. Database HRIS di PT. Biru Nusantara menggunakan Relational Data Base
Management System (RDBMS). Dengan menggunakan RDBMS maka struktur data
yang duhasilkan terintegrasi menjadi satu dari setiap entitasnya.
17

22. 3.2 Saran
Saran-saran yang dapat diusulkan pada PT. Biru Nusantara adalah :
1. Dalam memutuskan pegawai untuk ikut serta dalam program pendidikan dan
pelatihan sebaiknya didasarkan pada penilaian objektif, dan untuk mengetahui
keberhasilan atas pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan sebaiknya
dilakukan evaluasi.
2. Dalam mendukung pengambilan keputusan, khususnya dalam menentukan pegawai
mana yang akan diikutsertakan dalam program pendidikan dan pelatihan, maka
informasi yang diberikan oleh HRIS harus lengkap. Selain tersedianya informasi
mengenai pegawai, HRIS di PT. Biru Nusantara akan menjadi lebih baik lagi jika
memberikan informasi mengenai perbaikan untuk kinerja pegawainya.
3. Disamping informasi tentang realisasi program pendidikan dan pelatihan yang
pernah diikuti pegawai, HRIS di PT. Biru Nusantara sebaiknya juga menyediakan
informasi mengenai rencana program pendidikan dari pelatihan yang akan diikuti
pegawai serta informasi mengenai lembaga-lembaga yang akan mengadakan
program pendidikan dan pelatihan, jenis pendidikan dan pelatihan, waktu
pelaksanaan dan biayanya.
4. Dengan tersedianya informasi yang lengkap, akan memudahkan atasan langsung
dalam memutuskan pegawai mana yang akan diikutsertakan program pendidikan
dan pelatihan dan disesuaikan dengan informasi tentang pelaksanaan program
pendidikan dan pelatihan yang akan diadakan oleh lembaga-lembaga.
18

23. DAFTAR PUSTAKA
1. http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia
( 09 Desember 2017, jam 14.00)
2. Anonim, 2017 http://pakarkinerja.com/elemen-utama-dalam-human-
resource-information-system-hris/ ( 09 Desember 2017, jam 14.00)
3. Anonim, 2017 http://pakarkinerja.com/elemen-utama-dalam-human-
resource-information-system-hris/( 09 Desember 2017, jam 14.00)