Dokumen tersebut membahas tentang otomatisasi perkantoran, mulai dari definisi, tujuan, manfaat, penggunaan, model, jenis sistem, tahapan penerapan, dan berbagai aplikasi otomatisasi perkantoran seperti word processing, email, voice mail, dan lainnya."
2. A. Definisi Otomatisasi Perkantoran
Menegaskan bahwa era
otomatisasi perkantoran dimulai
secara bersamaan dengan
berkembangnya teknologi
informasi, dimana digunakannya
perangkat komputer untuk
keperluan perkantoran.
Waluyo (2000)
Mendefinisikan otomatisasi
perkantoran sebagai sistem
informasi berbasis telekomunikasi
yang mengumpulkan, memproses,
menyimpan, dan mendistribusikan
pesan-pesan, dokumen-dokumen,
dan komunikasi elektronik lainnya di
antara individual, grup-grup kerja,
dan organisasi.
OโBrien (1996)
Jadi, otomatisasi perkantoran berarti pengalihan
fungsi manual peralatan kantor yang banyak
menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-
fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan
mekanis khususnya komputer.
Kesimpulan
3. Konsep-konsep Otomatisasi Perkantoran
03
Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan
dan pengiriman informasi
04
Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih be
sar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
05
Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode
komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
02
Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi
yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang
terencana dan terpadu
01
Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses
manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi
4. Otomatisasi perkantoran atau office automation (OA) bertujuan untuk meningkatkan produktivitas
kerja melalui berikut:
Meminimalkan pengeluaran pada biaya, dimana munculnya
komputer dapat menghemat biaya karena dapat menggantikan dan
meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.
Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat
memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melalukan
komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak menggantikan
semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan
tatap muka, percakapatan telepon, pesan tertulis pada memo, dan
sejenisnya.
Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon,
komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung
untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun dalam
perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya teknolodi di
era globalisasi.
B . Tu j u a n O t o m a t i s a s i P e r k a n t o r a n
Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di
kantor, karena product office automation
memungkinkan para pekerja kantor memproses
lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih
baik, dan lebih efisien.
Meningkatkan produktivitas dan efektivitas
kerja
Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan
keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
5. C. Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi
lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan
dirawat
Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi
informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi
lebih baik
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini,
komputer mampu menunda penambahan pegawai
yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang
bertambah
Pemecahan masalah kelompok/tim
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari
manjer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk
memcahkan masalah kelompok
Sebagai pelengkap bukan pengganti
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis
Meningkatkan produktivitas dan
efektivitas pekerjaan
Peningkatan komunikasi dapat
menghasilkan keputusan yang lebih baik
dan lebih cepat.
6. D. Penggunaan Otomatisasi Perkantoran
Manager Profesional Sekretaris Clerical employee
Yakni tidak mengelola
orang tapi menyumbang
keahlian khususnya
(misalnya pembeli,
wiraniaga, dan asisten
staf khusus)
(pegawai administrative)
Melaksanakan tugas
untuk tugas sekretaris
seperti mengoperasikan
mesin fotokopi, menyusun
dokumen, dan
mengirimkan surat.
Adalah orang
yang bertanggung
jawab mengelola
sumber daya
perusahaan
terutama sumber
daya manusia
Biasanya ditugaskan pada
pekerja terdidik tertentu
untuk melaksanakan
berbagai tugas menangani
korespondensi, menjawab
telepon, dan mengatur
jadwal pertemuan
Otomatisasi perkantoran digunakan di semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya
ada empat kategori pemakai otomatisasi kantor meliputi:
7. Karena OA tidak memiliki pengelola data, penggunaan
database ditatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari
sistem fisik perusahaan. Informasi juga disediakan oleh
lingkungan.
Keterangan:
01
Karena OA tidak memiliki pengelola data, penggunaan database
ditatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik
perusahaan. Informasi juga disediakan oleh lingkungan.02
Pemecahan masalah lain berada ditengah-tengah garis yang
memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa
orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
03
Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA
berbasis nonkomputer seperti konferensi video dan audio.
04
E. Model Otomatisasi Perkantoran
8. F. Macam-macam Sistem Otomatisasi Perkantoran
Sistem Komunikasi Elektronik (Electronic
communication system) merupakan sistem
teknologi informasi yang digunakan untuk
berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja
dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam
sistem ini adalah e-mail, voice mail, facsimile, dan
bulletin board system. Bulletin Board System
(BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet
yang memungkinkan suatu pesan disimpan
dilokasi dan selanjutnya dapat diakses dan
didesain oleh orang lain.
Sistem Pengolahan Kantor (Office Management
System) merupakan sistem kantor otomatis yang
mendukung orang-orang diorganisasi untuk
mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja
mereka. Sistem ini meliputi desktop accessories,
dan electronic scheduling atau kalender elektronik.
Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti
kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomor
telepon, dan daftar jam janjian. Electronic
scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini
untuk mengatur jadwal kerja mereka.
02
04
03
01
Sistem kolaborasi Elektronik, suatu sistem yang tidak
hanya pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga
bagaimana informasi dan pesan tersebut digunakan
untuk bekerja sama. Contoh aplikasi adaah
teleconference dan telecommuting. Telecommuting
adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh
pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya.
Sistem Publikasi dan Pengolahan Image Elektronik, sebuah sistem dimana penggunaan
teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Contoh aplikasi dari
sistem publikasi dan pengolahan image elektronik adalah desktop publishing, elektronik
document management, presentase graphics, dan multimedia presentation. Electronic
Document Management (EDM) merupakan sistem penyimpanan dokumen yang
membentuk basis data image (image database) yang nantinya dapat diakses dan
diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan
dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidka hanya mempresentasikan
grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk
media seperti teks, grafik, foto, suara, dan video.
9. Lanjutanโฆ
Sistem Elektronik Formal, sistem yang
didokumentasikan dengan suatu sistem
prosedur tertulis. Diterapkan di seluruh
perusahaan untuk memenuhi kebutuhan
organisasi, seperti SIM (System Informasi
Manajemen)
06
05 Sistem Elektronik Informal, sistem yang tidak
direncanakan atau diuraikan secara tertulis.
Sistem ini diterapkan saat diperlukan oleh
perorangan untuk memenuhi keperluannya
sendiri, seperti bentuk DSS.
10. G. Tahapan Penerapan Otomatisasi
Perkantoran
01 02
Dalam hal ini penggunaan
teknologi utamanya ditujukan
untuk mengurangi biaya dan
meningkatkan produktivitas,
serta lebih terfokus pada
penggunaan Word Processing.
Tradisional
Dalam hal ini ditandai dengan mulai
digunakannya proses data secara
elektronik serta telah dibangun
aplikasi untuk keperluan pengarsipan,
penyimpanan, dan komunikasi yang
berbasis komputer
Transisional
03
Dalam hal ini merupakan fase integrasi
informasi dan pematangan konsep
Information Resource Managemen (IRM)
yang merupakan konvergensi
telekomunikasi dan informasi (Information
and Communication Technology/ICT).
Transformasional
11. H. Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk
membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing
memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah
dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk
membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untukd
iberikan anggota lain. Misalnya aplikasi Ms. Word.
Word Processing
adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengirim,
menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan
terminal komputer dan peralatan penyimpanan. Misalnya
aplikasi yahoomail, gmail, tumblr.
Electronic Mail (Email)
sama dengan email. Perbedaannya yang mengirikan pesan dengan
mengucapkan pesan melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dapat
menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan. Voice mail
terdiri atas beberapa jenis, yaitu:
a. Voice mail Unconditional (VMU) merupakan cellular feature voice mail yang
memungkinkan setiap panggilan dialihkan ke sistem voice mail.
b. Voice mail conditional (VMC) merupakan cellular feature voice mail yang
memungkinkan panggilan dialihkan ke sistem voice mail jika seluler yang
dihubungi dalam keadaan sibuk, tidak aktif, berada di luar jangkauan wilayan
operator selular ataupun karena panggilan tidak terjawab.
Voice mail
adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat
khusus di antara aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat menyusun
terjadinya komunikasi bukan hanya mengomunikasikan informasi.
Electronic Calendaring
12. Lanjutanโฆ
adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara
geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio
conferencing tidak memerlukan komputer dan hanya
memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Audio Conferencing
adalah penggunaan jaringan komputer yang memberikan
kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi
selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini seperti
electronic mail, karena keduanya menggunakan hardware dan
software yang sama. Istilah โtelecon ferencingโ digunakan untuk
menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.
Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan
masalah yang gunanya untuk menukar informasi di antara
pemecah maslaah (orang-orang yang memecahkan masalah)
yang berada di kota yang berlainan.
Computer conferencing
adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca
tampilan dokumen pada ujung chanel komunikasi dan membuat
salinan atau kopi di ujung yang lain. Faksimile sangat mudah
diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat
berfungsi sebagai chanel dan pengoperasian peralatannya tidak
lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotokopi.
Facimile Transmission (facsimile)
melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televise
digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan
mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi
dilakukan. Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada
peralatan yang digunakan), yaitu video satu arah dan audio satu
arah, video satu arah dan audio dua arah, video dan audio dua
arah.
Video conferencing
13. Lanjutanโฆ
yaitu penggunaan komputer untuk memberikan tampilan materi
tekstual pada layar CRT (Cathode Ray Tube). Materi tekstual
dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam
penyimpanan sekunder pada komputer. Contoh penggunaan
aplikasi Microsoft Power Point yaitu aplikasi yang berguna bagi
seseorang yang merencenakan atau membuat presentasi, atau
semacam slide show.
Video Text
adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan tipe setter.
Sistem desktop publishing terdiri atas mikro komputer dengan layar CRT yang beresolusi tinggi,
printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan
masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan
menarik akan memberikan komunikasi yang efektif. Aplikasi DTP terbagi dalam 3 area yaitu:
a. Aplikasi administrative meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk
penggunaan intern seperti korespondensi, laporan, dan warta
b. Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slide, overead transparancies, dan
manual
c. Grafik perusahaan meliputi periklanan, brosur, dan dokumen lain yang dimaksudkan
untuk digunakan diluar perusahaan.
Desktop Publishing atau DTP
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar,
sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat
dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi
masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka
digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform
mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas
sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam
pemecahan masalah ketika diperlukan untuk melihat kembali dokumen
historis untuk tujuan pemahaman masalah.
Image Storage and Retrieval.
14. Lanjutanโฆ
adalah penggunaan komputer yang secara otomatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk
mengolah data.
Spread Sheet, diperlukan sebuah software yaitu yang disebut web
browser atau kita sebut browser. Browser digunakan untuk
menampilkan halaman web, ada bermacam-macam
browser seperti navigator dan communicator (Netscape),
Internet Explorer (Microsoft), NCSA Mosaic, Opera dan
Lynk. Aplikasi menyampaikan informasi melaui internet
dapat berupa blog dan web.
Browser
15. H. Faktor-faktor yang Memengaruhi Pilihan
Aplikasi Otomatisasi Kantor
Dimana seorang manajer di perusahaan
dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan
video
Jenis organisasi
Manajer yang memilih komunikasi tatap
muka tertarik pada konferensi video dan
memanfaatkan kalender elektronik
Pilihan pribadi
Sumber daya OA yang tersedia panduan
manajer dibatasi oleh sumber oleh
sumber daya OA yang tersedia dalam
perusahaan
Sumber daya OA
16. I. Dampak Otomatisasi Perkantoran
Perubahan terhadap struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap
pegawai yang terampil meningkat karena peluang kerja untuk orang yang
tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan
tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai
administrasi. Akibatnya pelung kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi
pengangguran.
2. Dampak terhadap pendidikan dan pelatihan pegawai
Otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan
operasional menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk
mengumpulkan, mengolah dan mengirim data. Semua perkembangan yang terjadi
akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan
konsep manajemen.
3. Dampak terhadap operasi perusahaan
Angkatan Kerja Wanita.
Perkembangan teknologi yang
canggih mengharuskan wanita
juga mampu beradaptasi dengan
komputer dan mampu bersaing
dengan laki-laki. 02
Pekerja profesional dan teknis
Meningkatnya permintaan barang dan
jasa karena pertambahan penduduk akan
membutuhkan pekerja profesional dan
pekerja teknis.
1. Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan:
02
a.
03
Manajer dan administrator
Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk
meningkatkan kemampuan pegawai sehingga
memaksimalkan pendapatan perusahaan.
04
Pegawai administrasi
Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi
mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai
berbagai aplikasi komputer yang berhubungan dengan
komputerisasi di perkantoran.
