Sim, naomi yosepin, prof. dr. hapzi ali, cma, analisis dan perancangan sistem informasi human resources system (hris) pada pt. biru fast food nusantara, univ mercu buana 2017

1. MAKALAH
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI HUMAN
RESOURCES SYSTEM (HRIS)
PADA
PT. BIRU FAST FOOD NUSANTARA
Nama
NIM
Dosen Pengampu
: Naomi Yosepin
: 43216110111
: Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

2. PT Biru Nusantara merupakan perusahaan restoran siap saji yang tersebar diseluruh dunia. Di
Indonesia, memiliki lebih dari 300 outlet yang tersebar di kota besar maupun kecil dan memiliki
banyak pegawai yang perlu dikembangkan demi tercapainya visi yaitu sebagai restoran kelas dunia.
Dalam menentukan pegawai mana yang akan diikutkan dalam program pendidikan dan pelatihan. PT
Biru Nusantara cenderung masih berdasarkan pada penilaian subjektif atas pegawainya. Meskipun PT
Biru Nusantara telah menerapkan HRIS dalam pengelolaan informasi pegawainya, tetapi informasi
yang dihasilkan masih belum lengkap. Sehingga hal ini dapat mengakibatkan pemilihan pegawai dalam
program pendidikan dan pelatihan berdasarkan pada penilaian subjektif. Selain itu juga terbatasnya
pegawai yang akan diikutkan ke dalam program pendidikan dan pelatihan pegawai, mengingat
semakin mahalnya biaya pengembangan pegawai.
Dari permasalahan yang terjadi, dengan menggunakan model HRIS yang terdiri dari subsistem
input, database, dan subsistem output (McLeod dan Schell, 2001:445) maka akan dihasilkan informasi
yang lengkap dalam HRIS. Sehingga hal ini akan memudahkan atasan dalam mengambil keputusan
dalam menentukan pegawai mana yang akan diikutkan merupakan pegawai yang tepat dan sesuai
dengan kebutuhannya.
Keyword : Human Resources Information System (HRIS), Program Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
ABSTARKSI

3. PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human resource
information system) atau HRIS. Walaupun demikian nampaknya manajemen puncak kurang menekankan
HRIS. Namun, peraturan pemerintah yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil
perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati
status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan teknologi computer mikro.
HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang alu, dan banyak eksekutif yang sekarag
memandangnya sama berharga dengan system informasi fungsional lain.

4. • Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Tiap perusahaan memiliki system untuk mengumpulkan
dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi
informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem
manajemen sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan
antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini
menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi
informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam
aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

5. a. Mengetahui pengertian HRIS
b. Menjelaskan fungsi HRIS
c. Aplikasi yang digunakan HRIS
d. Memahami output HRIS
e. Mengetahui tentang output HRIS
f. Mengetahui obyek HRIS
Rumusan Masalah

6. Tujuan Makalah
• Adapun tujuan dari penyusunan makalah dengan judul Database Human Resources Information
System (HRIS) dalam Sisitem Informasi Manajemen adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui pengertian / definisi HRIS dalam sistem informasi manajemen suatu
perusahaan.
2. Untuk lebih paham detailnya tujuan sistem informasi HRIS dengan adanya penjabaran makalah ini.
3. Memudahkan pembaca untuk mengetahui kegunaan sistem informasi HRIS dalam perusahaan.
4. Untuk mengetahui fungsi sistem informasi HRIS lebih rinci dan detail.
5. Memberikan pengetahuan pengimplementasian sistem HRIS pada perusahaan PT.Biru Fast Food
Nusantara

7. PEMBAHASAN
Pengertian HRIS
HRIS merupakan salah satu sistem informasi terpenting yang ada di dalam sebuah perusahaan.
Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang
mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System, yang menyediakan
berbagai informasi yang diperlukan.
HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya
manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin
yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian
langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya
perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

8. Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir
tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan
keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi
yang diperlukan. Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi
informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan
bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan
menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan
terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-
aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari
modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat
penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan
aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

9. Fungsi HRIS
Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah sebagai berikut :
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan
terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati
manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan
pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data
Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang
dapat dipercaya untuk perorangan/umum.

10. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah
penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi.
Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan
kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan
ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing- masing pegawai bekerja (vertical path), namun
dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap
kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu
kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan
5. Perencanaan Karir (Career Planning)

11. Aplikasi yang digunakan untuk HRIS
• Macam-macam Aplikasi yang digunakan untuk Human Resources Information System adalah :
• 1.Employee Database Management
• Database Management System (DBMS) adalah seperangkat program komputer yang
mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan database. Hal ini memungkinkan
organisasi untuk menempatkan kontrol terhadap pembangunan database di tangan administrator
database (DBAs) dan spesialis lainnya. Sebuah DBMS adalah perangkat lunak sistem paket yang
membantu penggunaan koleksi terpadu dari catatan data dan file yang dikenal sebagai database.

12. • 2. Performance Management
• 3. Recruitment Database Integrated System
Rekrutmen (recruitment) dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan calon karyawan
yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan suatu organisasi /
perusahaan.Prosesnya dimulai dari penetapan kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan, mencari
resource, mengumpulkan surat lamaran dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan diakhiri dengan
mengumpulkan orang-orang yang tertarik dengan pekerjaan yang lowong. Recruitment Database
Integrated System dikembangkan dengan tampilan menu mencakup semua proses rekrutmen dan
seleksi yang dilakukan oleh perusahaan. Walaupun alur proses di masing-masing perusahaan dapat
berbeda, namun aplikasi software ini dibangun secara”fleksible” mengikuti proses bisnis yang ada
dalam perusahaan.

13. • 4. Competency Based Integrated System
• 5. Talent Management Integrated System
• Talent management meliputi pengembangan individu dan organisasi di dalam menjawab perubahan
dan kompleksitas lingkungan operasi. Aktivitas dalam talen management termasuk menciptakan dan
mempertahankan budaya organisasi yang mendukung (support) dan berorientasi pada orang (people
oriented).
• 6. Compensation & Benefit Management System
• Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber daya Manusia adalah:
• •Timely (tepat waktu)
• •Accurate (akurat)
• •Concise (ringkas)
• •Relevant (relevan)
• •Complete (lengkap)

14. 1. Subsistem Perencanaan Kerja
Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja
dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran
tenaga kerja (turn over), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan
Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun
internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan
wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan informasi±informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam
organisasi. Informasi± informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi
keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
Output HRIS

15. Model HRIS
Model HRIS meliputi tiga subsistem input :
1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan.
2. Penelitian Sumber Daya Manusia.
Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh
 Penelitian Suksesi (succession study).
 Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation).
 Penelitian keluhangrievance studies)
3. Inteligen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan
perusahaan yang meliputi :
 Inteligen Pemerintah
 Inteligen Pemasok
 Inteligen Serikat Pekerja
 Inteligen Masyarakat global
 Inteligen masyarakat Keuangan
 Inteligen Pesaing

16. • Obyek SDM yang diaudit
• Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi
pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta
fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai
berikut :
• a) Fungsi Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower Fulfillment, Sourcing
Candidate.
• b) Fungsi Pengembangan : Training, Development, Coaching, Mentoring.
• c) Fungsi Informasi & Teknologi : Personnel Data base, Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS).
• d) Fungsi Pemerliharaan : Industrial Relation, Corporate Social Responsibility.
• e) Fungsi Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit, Reward, Termination, Punishment.
• f) Fungsi Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for Performance.
Obyek HRIS

17. Kekurangan dan Kelebihan HRIS
• Kekurangan HRIS
• Adapun kekurangan dari Paket HRIS adalah :
• a. Investasi cenderung lebih besar di awal.
• b. Keterbatasan atas flexibilitas dari Software atau HRIS yang akan dipergunakan.
• Kekurangan dari membangun HRIS yang kemungkinan akan terjadi :
• a. Harus memiliki sumber daya manusia yang mengerti IT lebih banyak, khususnya di bidang
Software Development.
• b. HRIS yang sudah dibangun biasanya dikuasai oleh pihak atau orang tertentu saja, sehingga
perusahaan akan menemui kesulitan jika orang tersebut tidak ada.
• c. Lamanya implementasi yang susah untuk prediksi atau diukur.
• d. Lebih reaktif untuk memenuhi kebutuhan HR departemen, sehingga pembangunan HR system
akan terganggu dengan maintenance system nya.

18. • Kelebihan HRIS
Sedangkan untuk menggunakan sistem paket HRIS, keuntungannya :
a. Dapat mempergunakan "HR Best Practice", yang merupakan bagian dari software yang
ditawarkan.
b. Mendapatkan support yang lebih terjamin dari penyedia Software nya, bukan dari
perseorangan.
c. Proses implementasi yang dapat lebih terukur berdasarkan kemampuan dan pengalaman
implementornya.
d. Memiliki data HR yang terintegrasi di beberapa business process.

19. Yang dimaksud Human Resources Information Systen (HRIS) di PT. Biru Nusantara adalah
tata cara kumpul, olah, saji evaluasi serta simpan data dan informasi di bidang personalian
dengan menggunakan Rational Data Base Management System.
Data input yang diperlukan dalam HRIS di PT. Biru Nusantara adalah semua data dan
informasi dasar tentang seorang pegawai yang dapat diolah, dianalisa, dan dievaluasi yang
berpengaruh pada pengambilan keputusan. Data input tersebut meliputi :
a. Biodata Pegawai
b. Riwayat Kependudukan
c. Riwayat Jabatan / Fungsional
d. Riwayat Pendidikan Formal / Perjenjangan /
Substansial
e. Riwayat Penghasilan
f. Riwayat Kunjungan Keluar
g. Riwayat Penghargaan
h. Riwayat Hukuman Disiplin
Pengimplementasian Human Resources Information System (HRIS)
di PT. Biru Nusantara

20. 1. Persiapan
PT. Biru Nusantara dalam perekrutan karyawan melakukan perencanaan kebutuhan akan
sumber daya manusia dengan menentukan jumlah lowongan pekerjaan yang dibutuhkan
dan struktur pekerjaan yang akan ditempati oleh para pelamar pekerja
Proses dalam ruang lingkup HRIS di PT. Biru Nusantara
2. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Dalam memenuhi kebutuhan sumberdaya (tenaga kerja) karyawan akan perusahaannya. PT.
Biru Nusantara menggambarkan kebutuhan karyawan yang diperlukan dalam perusahaannya
yang disertai dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para calon karyawan

21. 3. Seleksi tenaga kerja / Selection
PT. Biru Nusantara mengunakan tahapan dalam penerimaan tenaga kerjanya yaitu :
Seleksi administrasi :
1.General Aptitude test (GAT).
2.Tes Psikologi dan Diskusi Kelompok.
3.Wawancara.
4.Tes kesehatan.
5.Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation

22. PT. Biru Nusantara mengadakan pelatihan bagi para calon tenaga kerja yang telah diterima dalam
perusahaanya. Hal ini terlihat dalam lembaran lowongan pekerjaannya sebagai berikut :
Pelamar/Peserta seleksi penerimaan yang lulus/memenuhi syarat dalam proses seleksi di atas, akan
dipanggil untuk mengikuti Program Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan (Diklat Prajab). Selama
mengikuti Diklat Prajab status peserta adalah Siswa Diklat Prajabatan dan Diklat Prajabatan
dilaksanakan selama 12 bulan meliputi :
1.Pembinaan Kedisiplinan.
2.Pengenalan Perusahaan.
3.Pembidangan.
4.On The Job training (OJT).
5.Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

23. Simpulan
1. Program pendidikan dan pelatihan di PT. Biru Nusantara diberikan kepada pegawau dengan berbagai
tujuan,
antara lain untuk menutupi “gap” antara kinerja actual dan kinerja yang telah ditetapkan, menambah
keahlian atau keterampilan baru sesuai dengan tuntutan pekerjannya dan juga untuk promosi suatu
jabatan.
2. Hanya saja dalam memutuskan pegawai yang akan diikutsertakan dalam program
pendidikan dan pelatihan cenderung didasarkan pada penilaian subjektif. Selain itu tidak adanya evaluasi
atas pelaksanaan dari program pendidikan dan pelatihan untuk mengetahui keberhasilan dari
pelaksanannya.
3. Informasi yang disediakan dalam HRIS yang berbasis computer masih belum lengkap, khususnya informasi
yang berhubungan dengan program pendidikan dan pelatihan pegawai di PT. Biru Nusamtara. Baik
informasi mengenai rencana pendidikan dan
pelatihan yang akan diberikan maupun informasi mengenai lembaga-lembaga yang akan mengadakan
program pendidikan dan pelatihan. Selain itu, informasi mengenai perbaikan untuk kinerja pegawai juga
belum tersedia dalam HRIS yang berbasis computer.
4. Database HRIS di PT. Biru Nusantara menggunakan Relational Data Base Management System (RDBMS).
Dengan menggunakan RDBMS maka struktur data yang duhasilkan
terintegrasi menjadi satu dari setiap entitasnya.
KESIMPULAN DAN SARAN

24. Saran-saran yang dapat diusulkan pada PT. Biru Nusantara adalah :
Saran
1. Dalam memutuskan pegawai untuk ikut serta dalam program pendidikan dan pelatihan sebaiknya
didasarkan pada penilaian objektif, dan untuk mengetahui keberhasilan atas pelaksanaan program
pendidikan dan pelatihan sebaiknya dilakukan evaluasi.
2. Dalam mendukung pengambilan keputusan, khususnya dalam menentukan pegawai mana yang akan
diikutsertakan dalam program pendidikan dan pelatihan, maka informasi yang diberikan oleh HRIS
harus lengkap. Selain tersedianya informasi mengenai pegawai, HRIS di PT. Biru Nusantara akan
menjadi lebih baik lagi jika memberikan informasi mengenai perbaikan untuk kinerja pegawainya.
3. Disamping informasi tentang realisasi program pendidikan dan pelatihan yang pernah diikuti
pegawai, HRIS di PT. Biru Nusantara sebaiknya juga menyediakan informasi mengenai rencana
program pendidikan dari pelatihan yang akan diikuti pegawai serta informasi mengenai lembaga-
lembaga yang akan mengadakan program pendidikan dan pelatihan, jenis pendidikan dan pelatihan,
waktu pelaksanaan dan biayanya.
4. Dengan tersedianya informasi yang lengkap, akan memudahkan atasan langsung dalam memutuskan
pegawai mana yang akan diikutsertakan program pendidikan dan pelatihan dan disesuaikan dengan
informasi tentang pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan yang akan diadakan oleh lembaga-
lembaga.

25. 1. http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia ( 9 Desember 2017, jam
14.00)
2. Anonim, 2017 http://pakarkinerja.com/elemen-utama-dalam-human-resource- information-system-
hris/ ( 9 Desember 2017, jam 14.00)
3. Anonim, 2017 http://pakarkinerja.com/elemen-utama-dalam-human-resource- information-system-
hris/( 9 Desember 2017, jam 14.00)
DAFTAR PUSTAKA