SIM, Naomi Yosepin, Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA, PPT Implementasi Sistem Informasi Manajemen Database HRIS pada PT Biru Nusantara, Universitas Mercu Buana 2017

1. MAKALAH
PENGIMPLEMENTASIAN SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCES
INFORMATION SYSTEM (HRIS) DALAM MEMBERIKAN INFORMASI
UNTUK
MENENTUKAN PROGRAM PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI
DI PT. BIRU NUSANTARA
Nama
NIM
Dosen Pengampu
: Naomi Yosepin
: 43216110111
: Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

2. PT Biru Nusantara merupakan perusahaan restoran siap saji yang tersebar diseluruh dunia. Di
Indonesia, memiliki lebih dari 300 outlet yang tersebar di kota besar maupun kecil dan memiliki
banyak pegawai yang perlu dikembangkan demi tercapainya visi yaitu sebagai restoran kelas dunia.
Dalam menentukan pegawai mana yang akan diikutkan dalam program pendidikan dan pelatihan. PT
Biru Nusantara cenderung masih berdasarkan pada penilaian subjektif atas pegawainya. Meskipun PT
Biru Nusantara telah menerapkan HRIS dalam pengelolaan informasi pegawainya, tetapi informasi
yang dihasilkan masih belum lengkap. Sehingga hal ini dapat mengakibatkan pemilihan pegawai dalam
program pendidikan dan pelatihan berdasarkan pada penilaian subjektif. Selain itu juga terbatasnya
pegawai yang akan diikutkan ke dalam program pendidikan dan pelatihan pegawai, mengingat
semakin mahalnya biaya pengembangan pegawai.
Dari permasalahan yang terjadi, dengan menggunakan model HRIS yang terdiri dari subsistem
input, database, dan subsistem output (McLeod dan Schell, 2001:445) maka akan dihasilkan informasi
yang lengkap dalam HRIS. Sehingga hal ini akan memudahkan atasan dalam mengambil keputusan
dalam menentukan pegawai mana yang akan diikutkan merupakan pegawai yang tepat dan sesuai
dengan kebutuhannya.
Keyword : Human Resources Information System (HRIS), Program Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
ABSTARKSI

3. PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Sistem Informasi Manajemen (SIM) dibangun untuk mendukung proses yang
berjalan dalam organisasi, dimana tercakup didalamnya antara lain : proses
perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian. SIM itu sendiri didefinisikan sebagai
suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
dengan kebutuhan yang serupa. Secara akurat Sistem Informasi Manajemen harus dapat
memberikan informasi mengenai kondisi riil organisasi. Salah satu bagian dari Sistem
Informasi Manajemen yang penting adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
(SISDM), karena sumber daya manusia merupakan aset yang sangat berharga bagi
organisasi.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia merupakan pilar fungsi utama organisasi
dalam mendukung pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu. Keputusan-
keputusan sumber daya manusia yang sehat harus didukung oleh informasi mengenai
sumber daya manusia yang baik. SISDM merupakan prosedur sistematik untuk
mengumpulkan, menyimpan, mengambil dan memvalidasi data oleh organisasi
mengenai sumber daya manusia dan kegiatan-kegiatan personalia.

4. Dengan penjabaran latar belakang masalah diatas tentang
Database Human ResourcesInformation System (HRIS) dalam sistem
informasi manajemen dalam sebuah perusahaan,maka penulis akan
merumuskan masalahnya sebagai berikut :
1. Apa pengertian HRIS itu ?
2. Apa saja yang termasuk dalam tujuan sistem informasi HRIS ?
3. Apa kegunaan Sistem Informasi HRIS dalam perusahaan ?
4. Apa saja yang meliputi fungsi Sistem Informasi HRIS ?
5. Sebutkan contoh pengaplikasian sistem HRIS pada perusahaan ?
Rumusan Masalah

5. Adapun tujuan dari penyusunan makalah dengan judul Database Human
ResourcesInformation System (HRIS) dalam Sisitem Informasi Manajemen
adalah sebagai berikut :
1 Untuk mengetahui pengertian / definisi HRIS dalam sistem informasi
manajemen suatu perusahaan.
2 Untuk lebih paham detailnya tujuan sistem informasi HRIS dengan adanya
penjabaran makalah ini.
3 Memudahkan pembaca untuk mengetahui kegunaan sistem informasi HRIS
dalam perusahaan.
4 Untuk mengetahui fungsi sistem informasi HRIS lebih rinci dan detail.
Tujuan Makalah

6. PEMBAHASAN
Pengertian HRIS
HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber
daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu
disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas
MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian
langkah-langkah yang terstandarisasi dan
terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning
(ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari
aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal.
Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basis data yang sama
merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang
pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel. Namun juga lebih kaku dengan
turan-aturannya.

7. Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam
organisasi. Tujuan utama SISDM adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data
karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas
sumber daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya
otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik. Tujuan kedua SISDM adalah supaya
lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Dengan
mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan
pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada
mengandalkan persepsi dan institusi manajerial.
Tujuan Sistem Informasi HRIS

8. Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari
sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia,
catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan
pengurangan yang sensuai karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil
dari pengembangan dan penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak
organisasi, beberapa fungsi penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber
daya manusia. diatas aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat
diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia serta sebagai alat
penilaian suplai SDM, system informasi SDM memungkinkan perusahaan menyimpan data
perssediaan tenaga ahli (skill inventory) dan persediaan manajemen (manajemen inventory)
dalam cara paling sesuai dengan kebutuhan perencaan SDM. Manfaat – manfaat khusus dari
system informasi SDM adalah menilai suplai SDM yang meliputi :
1. Memeriksa kapabilitas karyawan-karyawan saat ini guna mengisi kekosongan yang
diproyeksikan di dalam perusahaan.
2. Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatannya diperkirakan akan dipromosikan
akan pension atau akan diberhentikan.
Kegunaan Sistem Informasi HRIS

9. Fungsi Sistem Informasi HRIS
Dalam suatu perusahaan telah merencanakan bagaimana sitem informasi HRIS itu
bisa terlaksanakan dengan sistematik dan melalui prosedur yang baik. Maka
dari itu sitematika yang baik akan menghasilkan suatu fungsi yang dapat digunakan secara
baik dalam perusahaan besar . fungsi HRIS itu memiliki empat kegiatan utama yaitu :
1.Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu
mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi
praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang
sesuai :
a. Persiapan
b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
c. Seleksi tenaga kerja / Selection
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection
f. Jenjang karir

10. 2.Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan
dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3.Manajemen Data
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut
untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
Tahapan Kegiatan Manajemen Data :
a. Program data entry
b. Pedoman data entry
c. Penerimaan kuesioner/hasil lab.
d. Pedoman coding (code book)
e. Pedoman editing
f. Editing & coding
g. Entry data (back up)

11. 4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah
penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

12. Yang dimaksud Human Resources Information Systen (HRIS) di PT. Biru Nusantara
adalah tata cara kumpul, olah, saji evaluasi serta simpan data dan informasi di bidang
personalian dengan menggunakan Rational Data Base Management System.
Data input yang diperlukan dalam HRIS di PT. Biru Nusantara adalah semua data dan
informasi dasar tentang seorang pegawai yang dapat diolah, dianalisa, dan dievaluasi yang
berpengaruh pada pengambilan keputusan. Data input tersebut meliputi
:
a. Biodata Pegawai
b. Riwayat Kependudukan
c. Riwayat Jabatan / Fungsional
d. Riwayat Pendidikan Formal / Perjenjangan / Substansial
e. Riwayat Penghasilan
f. Riwayat Kunjungan Keluar
g. Riwayat Penghargaan
h. Riwayat Hukuman Disiplin
Pengimplementasian Human Resources Information System (HRIS) di
PT. Biru Nusantara

13. 1. Persiapan
PT. Biru Nusantara dalam perekrutan karyawan melakukan perencanaan
kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan jumlah lowongan pekerjaan yang
dibutuhkan dan struktur pekerjaan yang akan ditempati oleh para pelamar pekerja
Proses dalam ruang lingkup HRIS di PT. Biru Nusantara
2. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Dalam memenuhikebutuhansumberdaya (tenaga kerja) karyawan akan
perusahaannya. PT. Biru Nusantara menggambarkan kebutuhan karyawan yang diperlukan dalam
perusahaannya yang disertai dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para calon karyawan. Hal ini
terlihat dari keterangan dalam lembaran lowongan kerjanya sebagai berikut :

14. 3. Seleksi tenaga kerja / Selection
PT. Biru Nusantara mengunakan tahapan dalam penerimaan tenaga kerjanya yaitu :
Seleksi administrasi :
1. General Aptitude test (GAT).
2. Tes Psikologi dan Diskusi Kelompok.
3. Wawancara.
4. Tes kesehatan.
4. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
PT. Biru Nusantara mengadakan pelatihan bagi para calon tenaga kerja yang telah diterima dalam
perusahaanya. Hal ini terlihat dalam lembaran lowongan pekerjaannya sebagai berikut :
Pelamar/Peserta seleksi penerimaan yang lulus/memenuhi syarat dalam proses seleksi di atas, akan
dipanggil untuk mengikuti Program Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan (Diklat Prajab).

15. PT. Biru Nusantara mencantumkan upah/gajih yang akan diterima oleh
calon pekerja dalam lembaran lowongan pekerjaannya.
Jenjang karir
Karena PT. Biru Nusantara merupakan PT milik swasta oleh karena itu
jenjang karir ditentukan oleh kinerja para karyawan dalam bekerja dan juga
dari prestasi- prestasi kerja karyawan yang telah diraih. PT. Biru Nusantara
juga menerapkan subsistem-subsistem yang terdapat didalam sistem
informasi SDM seperti Riset SDM, Intelijen SDM, Manajemen Tenaga Kerja dan
pelaporan lingkungan.

16. Simpulan
1. Program pendidikan dan pelatihan di PT. Biru Nusantara diberikan kepada pegawau dengan berbagai tujuan,
antara lain untuk menutupi “gap” antara kinerja actual dan kinerja yang telah ditetapkan, menambah
keahlian atau keterampilan baru sesuai dengan tuntutan pekerjannya dan juga untuk promosi suatu jabatan.
2. Hanya saja dalam memutuskan pegawai yang akan diikutsertakan dalam program
pendidikan dan pelatihan cenderung didasarkan pada penilaian subjektif. Selain itu tidak adanya evaluasi atas
pelaksanaan dari program pendidikan dan pelatihan untuk mengetahui keberhasilan dari pelaksanannya.
3. Informasi yang disediakan dalam HRIS yang berbasis computer masih belum lengkap, khususnya informasi yang
berhubungan dengan program pendidikan dan pelatihan pegawai di PT. Biru Nusamtara. Baik informasi
mengenai rencana pendidikan dan
pelatihan yang akan diberikan maupun informasi mengenai lembaga-lembaga yang akan mengadakan program
pendidikan dan pelatihan. Selain itu, informasi mengenai perbaikan untuk kinerja pegawai juga belum tersedia
dalam HRIS yang berbasis computer.
4. Database HRIS di PT. Biru Nusantara menggunakan Relational Data Base Management System (RDBMS). Dengan
menggunakan RDBMS maka struktur data yang duhasilkan
terintegrasi menjadi satu dari setiap entitasnya.
KESIMPULAN DAN SARAN

17. Saran-saran yang dapat diusulkan pada PT. Biru Nusantara adalah :
1. Dalam memutuskan pegawai untuk ikut serta dalam program pendidikan dan
pelatihan sebaiknya didasarkan pada penilaian objektif, dan untuk mengetahui keberhasilan atas
pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan sebaiknya dilakukan evaluasi.
2. Dalam mendukung pengambilan keputusan, khususnya dalam menentukan pegawai mana yang akan
diikutsertakan dalam program pendidikan dan pelatihan, maka informasi yang diberikan oleh HRIS harus
lengkap. Selain tersedianya informasi
mengenai pegawai, HRIS di PT. Biru Nusantara akan menjadi lebih baik lagi jika memberikan informasi
mengenai perbaikan untuk kinerja pegawainya.
4. Dengan tersedianya informasi yang lengkap, akan memudahkan atasan langsung dalam memutuskan
pegawai mana yang akan diikutsertakan program pendidikan dan pelatihan dan disesuaikan dengan
informasi tentang pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan yang akan diadakan oleh lembaga-
lembaga.
Saran

18. 1. http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia ( 9 Oktober 2017, jam
14.00)
2. Anonim, 2017 http://pakarkinerja.com/elemen-utama-dalam-human-resource- information-system-
hris/ ( 9 Oktober 2017, jam 14.00)
3. Anonim, 2017 http://pakarkinerja.com/elemen-utama-dalam-human-resource- information-system-
hris/( 9 Oktober 2017, jam 14.00)
DAFTAR PUSTAKA