M4 kb4 penyusunan perjalanan dinas

142
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran

143
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
PPG Dalam Jabatan
A. Pendahuluan
1. Deskripsi Singkat
Pimpinan dalam sebuah perusahaan memiliki bermacam-macam
kegiatan yang harus dikerjakan, kegiatan tersebut mustahil dapat dikerjakan
sendiri. Dalam membantu tugas-tugas pimpinan tersebut, seorang sekretaris
sangatlah dibutuhkan, baik sekretaris yang menangani pekerjaan-pekerjaan
kantor secara umum maupun sekretaris yang menangani urusan pribadi
pimpinan. Salah satunya adalah sekretaris harus memiliki keterampilan dalam
menyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan.
Perjalanan dinas merupakan salah satu pekerjaan dalam suatu organisasi
yang harus direncanakan dengan sebaik mungkin. Perjalanan dinas adalah
perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan/pegawai suatu
perusahaan/instansi yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas
pekerjaan kedinasan yang dimaksud adalah tugas pekerjaan yang berkaitan
dengan kepentingan lembaga perusahaan/instansi yang bersangkutan. Dalam
suatu perusahaan/instansi, yang paling sering melakukan perjalanan dinas
adalah pimpinan. Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena
berbagai kepentingan, diantaranya; pelaksanaan dan pengawasan, diklat,
seminar, tender, janji pertemuan dengan mitra kerja, penjajakan kerjasama,
acara seremonial, kegiatan-kegiatan sosial, dan lain-lain.
Sehubungan dengan perjalanan dinas, maka seorang pimpinan tidak
perlu mempersiapkan segalanya karena telah ada seorang sekretaris yang akan
mempersiapkan perjalanan dinas, mulai dari persiapan perjalanan dinas sampai
pimpinan kembali dari perjalanan dinas. Semuanya akan diatur sedemikian
rupa, dengan tertib dan rapi oleh seorang sekretaris.
Secara garis besar Modul Humas dan Kesekretarisan (Kegiatan
Belajar-4) ini membahas tentang Penyusunan Perjalanan Dinas, yang dibagi

144
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
menjadi 2 (empat) Pokok-pokok Materi, yaitu; (1) mengelola kegiatan
pimpinan; dan (2) menyusun jadwal pimpinan. Berdasarkan Pokok-pokok
Materi tersebut, akan dijelaskan beberapa materi, antara lain; 1) Mengelola
kegiatan perjalanan dinas; 2) Membuat laporan perjalanan dinas; dan 3)
Menyusun daftar perjalanan dinas
2. Relevansi
Relevansi dalam modul ini akan dibahas tentang: 1) kegiatan perjalanan
dinas pimpinan; 2) laporan perjalanan dinas pimpinan; dan 3) daftar perjalanan
dinas pimpinan, baik dalam negeri maupun luar negeri. Kompetensi-
kompetensi tersebut di atas sangat diperlukan, khususnya bagi siapa saja yang
bekerja dalam bidang perkantoran, lebih khusus lagi oleh mereka yang
memiliki tugas dalam bidang administratif termasuk sekretaris. Sehingga
kehadiran modul ini memberikan pengetahuan dan kemampuan dalam
melakukan pengelolaan administrasi kantor, utamanya dalam hal menetapkan
penyusunan perjalanan dinas pimpinan. Kompetensi tersebut sangat penting
untuk dimiliki seorang sekretaris.
3. Petunjuk Belajar
Sebelum membahas kegiatan belajar 4 peserta PPG Dalam Jabatan
harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang keterampilan
berkomunikasi, kesekretarisan, kehumasan dan keprotokolan secara umum dan
telah dapat menggunakan bahasa yang komunikatif. Beberapa hal yang harus
dikuasai dengan tuntas sebelum mempelajari modul ini seperti materi tentang
tata kelola humas dan keprotokolan serta beberapa peraturan yang membahas
tentang tata kerja humas dan keprotokolan. Langkah-langkah atau petunjuk
belajar adalah sebagai berikut:
Peserta:
1. Bacalah dan fahami dengan baik setiap materi dalam modul ini dengan
cermat sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.

145
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
2. Diskusikan dengan sesama peserta apa yang telah anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan
kompetensi yang ingin dicapai dalam modul. Bila masih ragu, maka
tanyakan kepada instruktur sampai betul-betul anda sudah paham .
3. Bila proses memahami materi anda menemui kesulitan, diskusikan dengan
teman-teman anda atau konsultasikan dengan instruktur.
4. Untuk kegiatan praktek diharapkan peserta selalu membaca dan
memahami teori yang mendukung materi praktek.
5. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktek, termasuk tentang
keselamatan kerja dalam menggunakan alat-alat praktek.
6. Setelah semua bahan ajar untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas
dipelajari, maka ajukan uji kompetensi
Instruktur:
1. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara
pembelajaran, cara penilaian, alat yang digunakan dan waktu yang
dibutuhkan.
2. Berilah bimbingan kepada peserta bila mereka mendapatkan kesulitan
3. Monitor dan catat kemajuan peserta dan berikan feedback atas pencapaian
pembelajaran peserta didik.
4. Selama proses pembelajaran tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.
5. Untuk kegiatan praktek, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan
dengan modul, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika
menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.

146
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
B. Inti
1. Capaian Pembelajaran
Mengelola Kesekretarisan
2. Pokok-Pokok Materi
a) Kegiatan pimpinan
b) Jadwal pimpinan
3. Uraian Materi
a). Mengelola Kegiatan Perjalanan Dinas
Pengertian Perjalanan Dinas
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, perjalanan diartikan sebagai
suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat, dinas diartikan sebagai orang yang
memimpin suatu unit organisasi. Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan
oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas
suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas
pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan
lembaga/perusahaan yang bersangkutan.
Jenis – Jenis Perjalanan Dinas
a. Ditinjau dari wilayah tujuan, dibedakan menjadi :
1. Perjalanan dinas dalam negeri.
Contohnya : antarkota, antardaerah, antar provinsi
2. Perjalanan dinas luar negeri.
Contohnya : antarnegara
b. Ditinjau dari transportasi dibedakan menjadi :
1. Perjalanan lewat darat.
2. Perjalanan lewat laut.
3. Perjalanan lewat udara.
c. Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi :
1. Perjalanan dinas untuk rakernas.

147
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
2. Perjalanan dinas untuk seminar nasional.
3. Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.
4. Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan.
5. Perjalanan dinas untuk pelantikan.
6. Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.
7. Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.
8. Perjalanan dinas untuk tender.
9. Perjalanan dinas untuk acara seremonial.
10. Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi.
Dokumen- Dokumen Untuk Perjalanan Dinas
a. Dokumen internal
Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga
atau perusahaan yang bersangkutan, meliputi:
1. Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di
perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakukan
pekerjaan tertentu.
2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan
oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang
ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan
dinas.
b. Dokumen Eksternal
Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan
digunakan untuk perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
1. Paspor ( Passport )
Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan
perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang
masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa berlaku
paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan

148
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan
paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan
oleh kantor imigrasi setempat.
Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor:
1. Kartu Tanda Penduduk (KTP)
2. Kartu Keluarga (KK)
3. Ijazah pendidikan terakhir
4. Surat keterangan (SK) Pengangkataan pegawai
5. Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
6. Akta kelahiran
7. Surat tugas dari instansi terkait
Paspor berisi data tentang:
1. Nomor paspor
2. Nama pemegang paspor
3. Jenis kelamin
4. Kewarganegaaan
5. Tempat dan tanggal lahir
6. Tanggal dikeluarkannya paspor
7. Tanggal masa berlaku paspor
8. Kantor yang mengeluarkan paspor
9. Foto diri pemegang paspor
10. Alamat
11. Lembar untuk exit permit atau visa
Cara mendapatkan paspor:
Melalui Kantor Imigrasi (Manual)
1. Datang ke kantor imigrasi untuk mengisi formulir dan menyerahkan
dokumen diatas.
2. Kemudian menyerahkan formulir yang sudah diisi dan membayar biaya
pasport

149
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
3. Menunggu kurang lebih satu minggu untuk diproses
4. Datang ke kantor imigrasi untuk foto langsung pada pasport.
Melalui Aplikasi Paspor Online
Saat ini kita harus menggunakan aplikasi jika ingin mendapatkan
antrian paspor. Nomor antrian inilah yang akan ditunjukkan ke
petugas pelayanan paspor. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Unduh Aplikasi
Langkah pertama adalah harus mengunduh aplikasi Antrian Paspor di Play
Store. Sayangnya, aplikasi ini memang belum tersedia untuk pengguna
iPhone.
Gambar 4.1. Laman Aplikasi Paspor Online
Sumber: www.aturduit.com/articles/cara-membuat-paspor-online/
2. Melakukan pendaftaran di aplikasi
Langkah selanjutnya, Anda harus melakukan pendaftaran dengan klik
“Masuk” pada aplikasi.

150
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
Gambar 4.2. Homepage Aplikasi Paspor Online
Setelah itu Anda akan diarahkan ke laman ini. Di sini Anda harus mengisi
semua data dengan benar
Gambar 4.3. Isian Data Aplikasi Paspor Online

151
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Setelah semua data lengkap, Anda bisa login dan memilih jadwal
pembuatan paspor
3. Memilih jadwal pembuatan paspor
Setelah login, Anda bisa memilih lokasi kantor pelayanan paspor yang
diinginkan pada laman ini.

152
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
Jika kuota di lokasi pilihan belum penuh, Anda bisa langung memilih waktu
pengurusan paspor. Anda bisa memilih di antara ketiga pilihan waktu di
atas. Jangan lupa juga untuk datang, paling tidak, 15 menit lebih awal. Hal
ini karena Anda harus menyerahkan berkas persyaratan paspor sebelum
dipanggil untuk wawancara dan pengambilan foto. Berkas harus dicek oleh
petugas sebelum Anda dipanggil untuk proses selanjutnya.
Gambar 4.6. Isian Data Lengkap Aplikasi Paspor Online
Setelah proses ini selesai, Anda bisa melihat jadwal pada laman User
(Pengguna).
Gambar 4.7. Isian Data Lengkap Aplikasi Paspor Online

153
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Kemudian klik “Lihat Jadwal” untuk mengecek lokasi pelayanan paspor
dan waktu pengurusan paspor.
Gambar 4.8. Tahap Akhir Isian Data Aplikasi Paspor Online
Dengan adanya jadwal ini juga, Anda akan mendapatkan QR code yang
nantinya harus Anda tunjukkan pada petugas pelayanan paspor.
Gambar 4.9. QR Code Booking Aplikasi Paspor Online

154
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
4. Kunjungi kantor imigrasi/Pelayanan pasport
Untuk melayani banyaknya permintaan pembuatan paspor, pihak imigrasi
membuka kantor pelayanan paspor di berbagai titik lainnya. Oleh
karenanya selain jika kuota di kantor imigrasi penuh, Anda juga bisa
memilih kantor pelayanan paspor lainnya.
Pada tanggal yang Anda tentukan, pastikan Anda mengunjungi kantor
imigrasi yang Anda pilih di aplikasi pembuatan paspor online. Kantor
imigrasi biasanya buka pukul 7.00 pagi hingga 16.00 sore, waktu istirahat
12.00 hingga 13.00, kecuali Jumat pukul 11:30 hingga 13.00. Ingat
pastikan Anda menyiapkan semua dokumen persyaratan beserta tanda
terima permohonan dan bukti pembayaran sebelum datang ke kantor
imigrasi. Selain itu Anda juga harus berpakaian rapi dan sopan seperti
kemeja tapi jangan warna putih.
5. Foto, Verifikasi Berkas, Pengambilan Biometrik dan Wawancara
Di kantor imigrasi Anda akan perlu mengantri untuk diwawancara
mengenai tujuan Anda membuat paspor. Setelah itu foto Anda akan
diambil bersamaan dengan verifikasi dokumen serta pengambilan
biometrik seperti sidik jari.
Setelah selesai proses foto dan wawancara, Anda akan diberikan bukti
pembayaran dengan nomor rekening dan kode untuk membayar paspor.
Simpan bukti pembayaran untuk ditunjukkan saat pengambilan paspor.
6. Lakukan Pembayaran
Kemudian Anda perlu membayar biaya pembuatannya ke Bank BNI
dengan membawa bukti pengajuan paspor ini. Jika Anda ingin membayar
melalui ATM BNI maka pilih menu Pembayaran di ATM dan masukan
nomor permohonan atau kode pembayaran. Kini untuk pembuatan baru
atau perpanjangan paspor biasa dengan jumlah 48 halaman, biayanya
adalah Rp 355.000. Ditambah dengan biaya administrasi bank sebesar Rp
5.000, sehingga total Rp 360.000

155
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
7. Pengambilan Paspor
3 atau 4 hari kerja setelah proses tersebut Anda dapat datang kembali ke
lokasi Anda mengajukan paspor, untuk pengambilan paspor. Jangan
menunda pengambilan paspor, karena pihak imigrasi sudah menyiapkan
paspor-paspor yang siap diambil sesuai hari yang ditentukan.
Melalui Website
Sama halnya dengan mengambil antrian lewat aplikasi smartphone, pertama
Anda harus registrasi lalu mengambil nomor antrian secara online terlebih
dahulu. Kemudian barulah mengunjungi kantor imigrasi untuk kelanjutan
prosesnya. Berikut penjelasan langkah lebih detailnya:
1. Kunjungi Website Antrian Paspor Online
Untuk mendapatkan Layanan Antrian Paspor On-Line lewat website
Anda perlu mengunjungi website
berikut https://antrian.imigrasi.go.id/ (disarankan menggunakan browser
Google Chrome)
Gambar 4.10. Laman Utama Website Antrian Paspor Online

156
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
2. Registrasi Online atau Log in ke Akun Anda
Jika Anda telah memiliki akun maka masukan detail akun Anda. Apabila
Anda belum memiliki akun maka Anda dapat memilih masuk dengan akun
Facebook atau Gmail.
Gambar 4.11. Registrasi Online atau Log in ke Akun
Lalu isikan data Anda di Registrasi Form dan kemudian log in dengan
akun Anda yang diberikan.
Gambar 4.12. Isian Form Registrasi Online

157
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
3. Pilih Tanggal dan Lokasi Kantor Pembuatan Paspor
Setelah itu Anda dapat memilih lokasi kantor imigrasi terdekat yang akan
Anda kunjungi dan memilih Buat Permohonan. Selanjutnya tinggal
mengisikan tanggal dan waktu pilihan Anda. Kemudian Anda cukup datang
ke kantor imigrasi tersebut untuk meneruskan proses pembuatan paspor
ataupun perpanjangan paspor (sama dengan poin 4 – 7 di atas).
Gambar 4.13. Pemilihan Tanggal dan Lokasi Kantor Pembuatan Paspor
Macam-macam paspor:
1. Paspor Biasa (normal passport)
Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini
digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor

158
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah
lima tahun.
2. Paspor dinas
Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini
digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas
kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini
dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah.
Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun
atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
3. Paspor diplomatik
Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini
digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat
tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh Kementerian Luar
Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
4. Paspor khusus
Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation (PBB).
Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat
tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.
Selain paspor, ada beberapa dokumen perjalanan (Travel Document) yang
setara dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :
a. Sea Man Book
Dokumen ini dipergunakan oleh para pelaut selama melaut, dengan dilengkapi
surat jaminan dari perusahaan pelayaran.
b. Certificate of Identity
Dokumen ini dipergunakan oleh para pengungsi (stateless persons).
2. Visa
Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa
dikeluarkan oleh kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari Negara
tujuan (kantor konsulat).

159
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
3. Surat keterangan fiscal
Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara
Indonesia yang akan berangkat keluar negeri. Jadi, surat keterangan fiscal
adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat
Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke
luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.
4. Exit permit
Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau
meninggalkan Negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa
lembar kertas yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel
atau dilampirkan pada paspor. Masa berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau
sesuai visa.
5. Sertifikat kesehatan ( health certificate / yellow card )
Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi
penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic
penyakit yang menyerang suatu Negara tertentu. Yellow Card ini dapat diambil
di rumah sakit yang mempunyai lisendi WHO.
6. Tiket transportasi
Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat
yang lain. Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan,
diperlukan beberapa pertimbangan khusus, antara lain sebagai berikut :
a). Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga
jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunakan pesawat
terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus atau kereta api.
b). Apabila perjalaan darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan
pesawat terbang.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian tiket pesewat terbang,
diantaranya :
1. Rute dan jurusan pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.

160
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
2. Kelas penerbangan
3. Status penerbangan
4. Pengaturan tempat duduk (seating arrangement), apakah :
a) Window seat (tempat duduk dekat jendela)
b) Middle seat (tempat duduk ditengah)
c) Aiste Seat (tempat duduk lorong)
5. Status tiket
a) Full farest/endorsable
Full farest merupakan tiket pesawat yang tarifnya paling mahal,
karena dapat mengganti jadwal dan dapat mengganti pesawat (flight)
ke airlines (pesawat maskapai penerbangan) yang lain.
b) Nonendorsable
Tarifnya lebih murah daripada endorsable, dimana dapat mengganti
jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesaawat (flight) ke
airlines (perusahaan maskapai penerbangan) lain.
c) Restricted
Tiket jenis ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan, tidak dapat
mengganti flight, baik dari airlines ( perusahaan penerbangan ) yang
sama maupun airlines lain.
7. Voucher penginapan
Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya
administrasi kantor atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel,
biasanya melalui biro perjalanan, di dalam voucher tersebut sudah tercantum
nama pemesan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.
Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan
mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan
perjalanan dinas, yaitu :

161
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
1. In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )
In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang
khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung
jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana
pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan
dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan pimpinan,
administrasi kantor atau sekretaris tetap perlu mempersiapkan dokumen
lainnya, seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu
menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan atau daftar
acara kegiatan ( itinerary ) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.
2. Travel Agent ( Biro Perjalanan )
Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk
mempersiapkan perjalanan bisnis karena lebih praktis dan tidak merepotkan
perusahaan. Dalam hal ini, administrasi kantor atau sekretaris harus memilih
biro perjalanan yang dapat dipercaya.
3. Administrasi kantor atau sekretaris
Apabila pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau
sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka
Administrasi Kantor atau sekretaris harus segera mempersiapkan segala
sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti
semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang
disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan bisnis dapat
dipertanggungjawabkan, seorang administrasi Kantor atau sekretaris harus
selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta masukan atau petunjuk
dari staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan
bisnis.

162
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
b). Membuat Laporan Perjalanan Dinas
Agar perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan lancar sesuai dengan yang
diharapkan, administrasi kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan
pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan
dinas. Persiapan perjalanan dinas pimpinan meliputi:
Persiapan rencana perjalanan dinas
Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor atau sekretaris
harus segera mengumpulkan informasi perjalanan ( travelling information ) secara
lengkap mengenai peraturan perjalanan dinas di perusahaan tersebut. Informasi
yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :
1. Siapa yang akan bertanggung jawab atas perjalanan dinas.
2. Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan.
3. Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang meliputi
keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
4. Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan
mempunyai pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis
hotel yang dikehendaki.
5. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
6. Cara pemesanan ( reservation ) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada beberapa
informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor atau sekretaris tentang
tiket, yaitu sebagai berikut
a. Pembelian tiket
b. Reconfirmation
c. Shuttle flights
d. Perubahan pemesanan
e. Open return
f. Redeeming tickets
g. Costoms regulations ( peraturan kepabeanan ).
h. Baggage ( Bagasi )
i. Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan.

163
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
j. Dokumen atau materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
Persiapan Transportasi dan Akomodasi
Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan
bisnis,diperlukan persiapan transportasi dan akomondasi ( penginapan ) yang
matang, simak uraian berikut :
1. Persiapan Transportasi
Dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, seorang administrasi
kantor atau sekretaris diharapkan mampu menyusun perencanaan jenis
transportasi yang akan dipakai, yang didasarkan pada prinsip efisiensi dan
efektifitas, namun tetap sesuai dengan keinginan pimpinan, baik menggunakan
transportasi darat, laut, ataupun udara.
Transportasi darat meliputi : mobil dinas/perusahaan, travel, bis, kereta api.
Persiapan yang harus dilakukan adalah :
a) Membawa identitas pribadi
b) Dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatan
c) Membawa peta kota tujuan
d) Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang
diperlukan/dokumen yang dibawa.
e) Konfirmasikan pemesanan hotel.
Transportasi laut menggunakan kapal laut. Persiapan yang harus dilakukan
adalah :
a) Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
b) Siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat
c) Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
d) Konfirmasikan pemesanan kamar hotel
e) Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali
f) Surat-surat yang diperlukan/dokumen yang dibawa
g) Persiapan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
h) Usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan.

164
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
Transportasi udara menggunakan pesawat terbang. Persiapan yang
harus dilakukan adalah :
a) Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
b) Siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat
c) Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
d) Periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimum
e) Konfirmasikan pemesanan kamar hotel
f) Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang
diperlukan/dokumen yang harus dibawa
g) Persiapkan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
h) Usahakan penjemputan setiba dibandara tujuan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam penyiapannya:
a) Efisiensi dan efektivitas jenis transportasi
b) Transportasi yang digunakan dalam keberangkatan, kepulangan, dan di
lokasi pertemuan dinas.
c) Menentukan jenis transportasi
d) Faktor lamanya jangka waktu pertemuan dinas.
e) Sebaiknya memiliki daftar biro perjalanan, jadwal maskapai
penerbangan, dan jadwal kereta api.
2. Persiapan Akomodasi
Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan
selama melakukan perjalanan bisnis/dinas. Akomodasi meliputi :
hotel/tempat penginapan, sarana transportasi selama perjalanan dan daftar
hotel/penginapan beserta fasilitas yang disediakan maupu harga yang
ditentukan.
Persiapan yang harus dilakukan adalah :
a) Pemesanan kamar

165
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui telepon atau faximile
minimal 1 hari sebelumnya. Penulisan nama yang didaftarkan harus
benar karena identitas tersebut akan disusun pada rak informasi.
b). Check in
Check in adalah pertama masuk hotel dilakukan di bagian resevation
untuk mengetahui kamar yang diinginkan tersedia. Pemesanan dapat
langsung mengisi fasilitas maupun sarana dari hotel tersebut.
c). Cara pembayaran
Pembayaran dilakukan pada saat check in berdasarkan jenis kamar yang
dipilih dan lama waktu menginap. Sedangkan biaya fasilitas yang lain
dibayar pada saat check out ada juga pada saat selesai makan.
d). Check out
Adalah saat meninggalkan hotel, pada umumnya dilakukan pada pukul
12.00 WIB pada hari terakhir dengan menyerahkan kuni kamar pada
pengurusan check out. Resepsionist akan menghubungi semua bagian
seperti bar, restoran untuk mengetahui fasilitas yang belum dibayar.
Jenis-jenis akomodasi, antara lain :
1. Hotel
Hotel yaitu penginapan
yang dikelola secara
komersial dan memenuhi
persyaratan yang telah
ditetapkan pemerintah,
dengan menyediakan jasa
pelayanan makan, minum,
dan jasa pelayanan lainnya.
Gambar 4.14. Hotel
Sumber: www.google.com/search?q=hotel+luar+negeri&safe=

166
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
2. Motel
Motel yaitu penginapan
yang dilengkapi dengan
tempat parkir kendaraan
yang terletak dekat kamar
dan biasanya tertutup.
Gambar 4.15. Motel
Sumber: https://www.google.com/search?q=motel&safe
3. Hostel
Hostel yaitu tempat
penginapan murah, biasanya
digunakan oleh mahasiswa
atau karyawan yang sedang
melaksanakan pendidikan dan
latihan ( diklat ). Didalam
kamar hostel terdapat lebih
Gambar 4.16. Hostel dari enam tempat tidur.
Sumber: https://www.google.com/search?safe
4. Losmen
Losmen yaitu rumah
penginapan yang hanya
menyewakan kamar, dan
tamu tidak mendapatkan
fasilitas makan.
Gambar 4.17. Losmen

167
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
5. Mansion
Mansion yaitu rumah besar yang disewakan.
Gambar 4.18. Mansion
6. Mess
Mess yaitu penginapan
yang biasanya dibangun
oleh instansi tertentu
dengan biaya sewa yang
relative murah.
Sumber:
Gambar 4.19. Mess
https://www.google.com/search?safe
7. Bungalow
Bungalow yaitu
penginapan yang
berupa rumah-rumah
kecil yang digunakan
untuk beristirahat di
daerah wisata.
Gambar 4.20. Bungalow

168
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
Persiapan daftar perjalanan dinas ( itinerary )
Daftar perjalanan dinas ( itinerary ) yaitu sebuah rencana kegiatan yang
akan dilakukan selama perjalanan bisnis, yang merupakan kombinasi antara
daftar perjalanan dan janji temu atau pertemuan.
Administrasi kantor atau sekretaris harus membuat lembaran daftar
perjalanan dalam rangkap empat, lembar pertama ( asli ) diserahka kepada
pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan, lembar ketiga untuk menejer
atau staf yang ditunjuk pimpinan, dan lembar yang keempat untuk administrasi
kantor atau sekretaris yang akan disimpan sebagai arsip perusahaan.
1. Membuat daftar perjalanan dinas
Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal sebagai berikut:
a) Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
b) Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk
perjalanan ke luar negeri.
c) Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.
d) Jenis transportasi yang digunakan.
e) Tujuan perjalanan bisnis.
f) Kapan selesai atau tiba kembali
2. Cara menyusun daftar perjalanan pimpinan
a) Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan
b) Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan
c) Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan
jangkapanjang
d) Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
e) Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.
3. Kegunaan daftar perjalanan dinas
Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi
kantor atau sekretaris. Kegunaan daftar perjalanan bisnis, yaitu :
a) Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.

169
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
b) Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan
pimpinan.
c) Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam
menangani administrasi pimpinan selama pimpina tidak di tempat.
Persiapan biaya perjalanan dinas
Persiapan biaya perjalanan dinas yaitu membuat rencana anggaran biaya
secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan perusahaan
untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.
1. Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan.
a) Biaya dokumen perjalanan, misalnya : biaya pengurusan paspor, biaya
fiscal, dan airportax, biaya exit permit, dan biaya health certivicate.
b) Biaya transportasi, meliputi : biaya transport pulang pergi, dan biaya
transport local selama dalam perjalanan bisnis.
c) Biaya akomondasi.
d) Biaya acara kontribusi pembiayaan penyelenggaraan acara, misalnya :
biaya seminar, biaya pelatihan.
e) Biaya meals entertainment yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu
relasi
f) Biaya konsumsi
g) Biaya lunsum atau retribusi yaitu biaya pengganti selama bekerja diluar
perusahaan.
2. Macam-macam alat pembayaran
Selama biaya perjalanan bisnis pimpinan,administrasi kantor atau
sekretaris harus menyipkan beberapa alat pembayaran yang dipakai, antara
lain :
a) Uang tunai. Uang tunai adalah sesuatu yang diterima secara umum
sebagai alat tukar dan alat bayar.
b) Travelers Funds ( uang dalam bentuk lain ). Travelers funds merupakan
uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan

170
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
perjalanan pimpinan selama perjalanan bisnis. Travelers funds dapat
diperoleh di Bank dan bisasanya memilliki wujud sebagai berikut:
(1). Travelers cheque yaitu jenis cek dengan jumlah nominal yang
berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relative kecil.
(2) Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang
membutuhkan dana dalam jumlah yang besar selama dalam
perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam
jumlah besar.
(3) Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank,
di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang
kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit
ataupun ketika memerlukan uang tunai.
c). Menyusun Daftar Perjalanan Dinas Pimpinan
Daftar perjalanan adalah daftar urutan kerja dan jangka waktu
pekerjaannya yang disesuaikan dengan pembagian waktu. Dalam suatu kantor
jadwal kerja dikaitkan dengan kegiatan pimpinan, sehingga ada istilah kegiatan
pimpinan atau agenda kerja pimpinan.
Keuntungan daftar perjalanan pimpinan:
1. Pekerjaan penting tidak terlewatkan
2. Menghemat pikiran
3. Bekerja lebih tenang
4. Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan kerjanya
5. Memiliki data/bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan
bersama pimpinan.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur daftar perjalanan:
1. Tujuan perjalanan
2. Kota tujuan
3. Jenis perjalanan

171
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
4. Jenis layanan/fasilitas yang digunakan
5. Rencana janji temu dan keperluan
6. Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan kembali.
Hal- hal yang harus dimuat dalam perjalanan dinas
1. Jadwal keberangkatan pimpinan terdiri dari hari, tanggal, bulan, tahun
dan jam
2. Tujuan pimpinan melakukan perjalanan dinas, yang meliputi nama kota
atau nama negara untuk perjalanan keluar negeri
3. Jangka waktu perjalanan dinas
4. Jenis sarana transportasi yang digunakan
5. Tujuan perjalanan dinas pimpinan
6. Kapan waktu selesai atau tiba kembali
Fungsi perjalanan dinas
1. Merupakan pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis
2. Sebagai petunjuk wakil pimpinan mengenai lamanya menggantikan
pimpinan
3. Sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama
pimpinan tidak di tempat untuk administrasi kantor atau sekretaris
Cara menyusun daftar perjalanan pimpinan
1. Mengklasifikasi dan melakukan pencatatan segala sesuatu yang
dikerjakan
2. Melakukan pencatatan hal-hal penting yang berkaitan dengan urusan
perjalanan dinas pimpinan
3. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka
panjang
4. Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
5. Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.

172
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
Berikut adalah contoh perjalanan dinas pola pemerintah dan pola perusahaan swasta
a). Contoh daftar perjalanan dinas pola pemerintah
DAFTAR PERJALANAN DINAS
Nama : ....................................
Tujuan : ....................................
Waktu : ....................................
No
Waktu Keberangkatan
Tempat
Tujuan
Jenis
Transportasi
Acara
Lama
Perjalanan
Tiba Kembali
Hari/Tanggal Pukul Waktu Transportasi Nama
Bandara
Makassar, .......................................
Mengetahui, Dibuat oleh,
Pimpinan Administrasi Kantor/Sekretaris
............................................... ...............................................
b). Contoh daftar perjalanan dinas pola perusahaan swasta
DAFTAR PERJALANAN DINAS
Nama : ....................................
Tujuan : ....................................
Waktu : ....................................
Hari/Tanggal Waktu Kegiatan Keterangan
Makassar, .......................................
............................................... ..............................................

173
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Contoh Agenda Kegiatan Perjalanan Pimpinan (Dalam Negeri)
AGENDA KEGIATAN PERJALANAN PIMPINAN
No. Hari/Tanggal Waktu Kegiatan Keterangan
1. Jum’at, 04
Oktober
2019
07.00 –
11.00 WIB
Mengadakan perjalanan dinas ke
PT. BUDI SENTOSA Cabang
Jakarta
Jakarta
2. Senin, 07
Oktober
2019
09.00 –
11.00 WIB
Mengadakan pertemuan dengan
Bapak Darwis Matta, MBA
manager PT. NAUFAL JAYA
ABADI
Ruang Meeting
PT. BUDI
SENTOSA
3. Selasa, 08
Oktober
2019
09.30 –
13.30 WIB
Melaksanakan rapat koordinasi
dan evaluasi dengan seluruh
kepala divisi
Ruang Meeting
Divisi Keuangan
PT. BUDI
SENTOSA
4. Rabu, 09
Oktober
2019
07.30 –
15.00 WIB
Meninjau Perusahaan Cabang di
Yogyakarta
Yogyakarta
5. Kamis, 10
Oktober
2019
09.00 –
11.30 WIB
Menerima kunjungan dari
Departemen Perindustrian dan
Perdagangan
Ruang Tamu
Kepala Divisi
Umum
6. Jum’at, 11
Oktober
2019
14.00 WIB Rapat rutin mingguan bagian
keuangan yang diikuti oleh
seluruh staf
-
7. Sabtu, 12
Oktober
2019
06.00 WIB Mengikuti Golf di “Taman Dayu
Padaan”
Surabaya
8. Minggu-
Senin, 13 –
14 Oktober
2019
08.00 –
16.00 WIB
Mengikuti kegiatan Diklat Pusdiklat Malang
(Jl. Raya Batu
Malang)
9. Selasa, 15
Oktober
2019
14.00 –
16.00 WIB
Menjadi narasumber pada
Seminar Tata Kelola Keuangan
Berbasis Online
Hotel Sheraton,
Jl. Embong
Malang
10. Rabu, 16
Oktober
2019
12.00 –
Selesai WIB
Ramah tamah dan makan siang
bersama Bapak Nazaruddin dari
PT. AQILA INSAN
CEMERLANG
Seafood
Restaurant
Surabaya
Makassar, .......................................
............................................... ..............................................

174
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
Contoh Agenda Kegiatan Perjalanan Pimpinan (Luar Negeri)
Gambar 4.21. Agenda Kegiatan Perjalanan Pimpinan (Luar Negeri)
Sumber:https://www.google.com/search?q=agenda+perjalanan+dinas+pi
mpinan+ke+luar+negeri&safe=

175
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
4. Forum Diskusi
Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat
menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila
pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat
memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan.
Salah satu tugas insidentil seorang sekretaris adalah mengatur perjalanan
dinas pimpinan. Perjalanan dinas pimpinan perlu diatur sedemikian rupa untuk
memastikan bahwa perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan dengan baik. Namun
demikian, harapan tidak selalu sesuai dengan kenyataan di mana persiapan
perjalanan dinas yang telah direncanakan menemui kendala, misalnya perubahan
waktu kegiatan, tempat pelaksanaan, dan sebagainya
Jika anda bertindak selaku sekretaris, apa yang akan anda lakukan dalam
mengatasi kendala tersebut. Diskusikanlah dengan teman anda!
C. Penutup
1. Rangkuman
Berdasarkan serangkaian penjelasan di atas, maka dapat ditarik beberapa
kesimpulan sebagai berikut:
a) Perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat,
dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai
suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu
lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.
Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan
kepentingan lembaga/perusahaan yang bersangkutan
b) Perjalanan dinas dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain:
Perjalanan dinas ditinjau dari wilayah tujuan, meliputi perjalanan dinas
dalam negeri dan luar negeri. Perjalanan dinas ditinjau dari transportasi
meliputi perjalanan lewad darat, lau dan udara. Sedangkan ditinjau dari
tujuan perjalanan dinas dapat dilakukan untuk; rakernas, seminar nasional,
kunjungan kerja, pendidikan dan latihan, pelantikan, pengadaan

176
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
kerjasama, kegiatan sosial, tender, acara seremonial, serta untuk
monitoring dan evaluasi.
c) Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan
segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu:
In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan ), Travel Agent (Biro
Perjalanan) dan Administrasi kantor atau sekretaris
d) Dalam membuat laporan perjalanan dinas, terdapat beberapa hal yang
harus dipersiapkan, diantaranya; Persiapan rencana perjalanan dinas;
Persiapan Transportasi dan Akomondasi; Persiapan daftar perjalanan
dinas (itinerary); Persiapan biaya perjalanan dinas
e) Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur daftar perjalanan adalah;
Tujuan perjalanan, Kota tujuan, Jenis perjalanan, Jenis layanan/fasilitas
yang digunakan, Rencana janji temu dan keperluan, Tanggal, waktu, hari
keberangkatan dan kembali.
f) Hal- hal yang harus dimuat dalam perjalanan dinas adalah Jadwal
keberangkatan pimpinan terdiri dari hari, tanggal, bulan, tahun dan jam;
Tujuan pimpinan melakukan perjalanan dinas, yang meliputi nama kota
atau nama negara untuk perjalanan keluar negeri; Jangka waktu perjalanan
dinas; Jenis sarana transportasi yang digunakan; Tujuan perjalanan dinas
pimpinan, serta Kapan waktu selesai atau tiba kembali.
g) Cara menyusun daftar perjalanan pimpinan adalah Mengklasifikasi dan
melakukan pencatatan segala sesuatu yang dikerjakan; Melakukan
pencatatan hal-hal penting yang berkaitan dengan urusan perjalanan dinas
pimpinan; Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan
jangka panjang; Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan;
dan Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.

177
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
2. Tes Formatif
Pilihlah jawaban yang paling tepat (a, b, c, d, atau e)
1. Jenis – Jenis perjalanan dinas ditinjau dari wilayah tujuan yaitu, kecuali…..
a. Perjalanan dinas antarkota,
b. Perjalanan dinas antardaerah,
c. Perjalanan dinas antar provinsi
d. Perjalanan dinas antar kabupaten
e. Perjalanan dinas antarnegara
2. Jenis – Jenis Perjalanan Dinas ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi,
kecuali.....
a. Perjalanan dinas untuk seminar nasional.
b. Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.
c. Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan.
d. Perjalanan dinas untuk liburan
e. Perjalanan dinas untuk pelantikan.
3. Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus
dimiliki pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas yaitu dokumen
internal dan dokumen eksternal. Berikut ini yang termasuk ke dalam
dokumen internal adalah…
a. Paspor
b. Viscal
c. SPPD
d. Exit Permit
e. Yellow Card
4. Berikut ini ,pernyataan yang benar terkait dengan Paspor kecuali…
a. Paspor adalah identitas warga negara yang akan melakukan
perjalanan ke luar negeri.
b. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku
atau masih ada lembar untuk exit permit.
c. Masa berlaku paspor adalah lima tahun.

178
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
d. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan
oleh Departemen Luar Negeri,
e. Paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan
diterbitkan oleh Departemen Dalam Negeri.
5. Perhatikan pernyataan berikut ini:
1) Kartu Tanda Penduduk ( KTP )
2) Kartu Keluarga ( KK )
3) Alamat
4) Tempat dan Tanggal Lahir
5) Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )
6) Akta kelahiran
7) Jenis kelamin
Berdasarakan pernyataan diatas yang termasuk dokumen yang diperlukan
untuk membuat paspor yaitu …
a. 1,2,3,4
b. 1,2,5,6
c. 2,3,6,7
d. 3,4,5,6
e. 3,5,6,7
6. Cara mendapatkan paspor, kecuali…
a. Memperkenalkan diri dengan menyebutkan identitas
b. Datang ke kantor imigrasi untuk mengisi formulir dan
menyerahkan dokumen.
c. Kemudian menyerahkan formulir yang sudah diisi dan
membayar biaya pasport
d. Menunggu kurang lebih satu minggu untuk diproses
e. Datang ke kantor imigrasi untuk foto langsung pada pasport.
7. Paspor yang digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang
melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri.
Pengurusan paspor ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya
untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari

179
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris adalah Paspor Dinas dengan sampul warna…
a. Merah
b. Kuning
c. Hijau
d. Biru
e. Hitam
8. Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini
diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan
masa berlakunya adalah lima tahun merupakan jenis …
a. Paspor Biasa ( normal passport )
b. Paspor Dinas
c. Paspor Diplomatik
d. Paspor Khusus
e. Paspor Istimewa
9. Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat
yang lain. Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan,
diperlukan beberapa pertimbangan khusus, yaitu…
a. Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang
dari tiga jam dengan kendaraan darat
b. Apabila perjalaan jauh, sebaiknya menggunakan pesawat
terbang.
c. Apabila perjalanan santai sebaiknya menggunakan kapal laut
d. Apabila perjalanan yang dituju lama perjalanan sejam
sebaiknya menggunakan kendaraan roda dua/ motor
e. Apabila perjalanan membawa keluarga besar sebaiknya
menggunakan kendaraan pribadi
10. Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi
kantor atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya
melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum …
a. Nama pemesan, tempat lahir, alamat, tanggal masuk

180
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
b. Nama pemesan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan
tanggal keluar.
c. Nama pemesan, nomor order, tipe kamar, jumlah kamar
d. Identitas diri, Nomor telepon yang dapat dihubungi, tanggal
pemesanan kamar
e. Nomor Telephone, Nama Pemesan, Alamat, Tanggal
Pemesanan voucher

181
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Daftar Pustaka
Agustina, T. P, Churiyah, M., 2019. Penilaian Psokomotorik Praktikum
Perkantoran. Yogyakarta: Baskara Media
http://administrasibisnis.com/2017/06/13/mengatur-perjalanan-dinas-pimpinan/.
Diakses pada tanggal 3 Oktober 2019
http://luspita-sary.blogspot.com/2012/02/dokumen-dokumen-bisnis-yang-
biasanya.html
https://choiriannisaa.wordpress.com/tata-cara-pelaksanaan-perjalanan-dinas/
https://luluvadis.wordpress.com/2013/02/04/mempersiapkan-perjalanan-dinas/
https://www.aturduit.com/articles/cara-membuat-paspor-online/
Suranto, Joko Pramono, 2017. Buku Paket Administrasi Humas dan Keprotokolan
untuk SMK/MAK Kelas XI. Yogyakarta: Andi
___________, 2017. Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan untuk
SMK/MAK Kelas XI. Jakarta: Bumi Aksara
Tezar Qoyim, 2018,”Otomatisasi Tata Kelola humas & Keprotokolan”, Bogor :
Yudhistira
Winarno, 2018, “ Otomatisasi Tata Kelola Humas & Keprotokolan”, Jakarta : Bumi
Aksara

182
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
Tugas Akhir
Tugas 1
1. Ada 4 (empat) ciri utama humas yang disebut sebagai karakteristik humas,
uraikan keempat ciri utama humas yang dimaksud!
2. Agar penyelenggaraan rapat berlangsung menyenangkan, maka pengaturan
tempat duduk rapat perlu dilakukan. Menentukan pengaturan tempat duduk
rapat memerlukan keterampilan sendiri. Gambar dan jelaskan beberapa gaya
pengaturan tempat pertemuan.
Tugas 2
1. Dalam mengelola tata naskah persuratan, baik Indonesia maupun Inggris, salah
satu hal yang perlu diketahui adalah bagian-bagian surat. Sebutkan dilengkapi
gambar bagian-bagian surat Bentuk Resmi Indonesia Baru
2. Buatlah satu surat penawaran dalam bentuk Bahasa Inggris. Sesauikanlah
dengan sistematika tata naskah persuratan Bahasa Inggris
Tugas 3
Anda merupakan sekretaris pada perusahaan PT. Naufal Jaya Abadi. Bapak
Darwis Matta sebagai Pimpinan anda akan melakukan pertemuan dengan Bapak
Nazaruddin Direktur PT. Aqila Insan Cemerlang untuk membicarakan masalah
kerjasama dalam bidang pemasaran dan melibatkan semua manager dalam
perusahaan anda dalam pertemuan tersebut. Sebagai seorang sekretaris, apa yang
harus anda lakukan sehingga pertemuan tersebut dapat berjalan dengan baik, mulai
dari tahap persiapan sampai proses pertemuan tersebut selesai dilaksanakan
Tugas 4
Perusahaan anda menerima surat dari AFTA, untuk mengadiri acara Konferensi
Pedagang Seluruh ASEAN yang akan diselenggarakan dalam waktu 7 hari di
Brunei Darussalam yaitu tanggal 2-8 Februari 2019. Anda sebagai seorang
sekretaris diberi tugas oleh direktur perusahaan anda untuk membuat rencana
kegiatan perjalanan dinas. Selain mengunjungi konferensi tersebut pimpinan akan
melakukan perundingan bisnis dengan mitra usahanya di Brunei Darussalam.
Direncanakan berangkat ke Brunei Darussalam tanggal 1 Februari 2019 pukul
07.00 dari Bandara Soekarno-Hatta menggunakan pesawat Brune Airlines Flight
No. SQ 330. Diperkirakan pukul 10.30 tiba di Bandara Brunei Darussalam
(Agustina, Madziatul, 2019: 249). Berdasarkan hal tersebut, siapkanlah rencana
perjalanan dinas pimpinan (Transportasi dan Akomodasi)

183
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Tes Sumatif
1. Kode etik IPRA mencakup butir-butir pokok sebagai Standard Moral of
Public Relations sebagai berikut:
1) Kode perilaku;
2) Kode moral;
3) Menjunjung tinggi standar moral;
4) Memiliki kejujuran yang tinggi
5) Mengatur secara etis mana yang boleh diperbuat dan tidak boleh
diperbuat oleh Profesional PR/Humas
Point yang menunjukan adanya integritas kepercayaan dan tanggung jawab
peribadi professional PR/Humas yang tinggi yakni nomor..
a. 5 b. 4 c. 3 d. 2 e. 1
2. Perhatikan item berikut
1. Jurnal inhouse, surat kabar, majalah
2. Website, blog, media social
3. Radio
4. Televise
5. Seminar
6. Workshops
7. Spanduk, papan
8. Reklame, poster
Yang termasuk contoh media humas Special Event adalah...
a. 1dan 2
b. 3 dan 4
c. 5 dan 6
d. 7 dan 8
e. Salah semua
3. Berikut ini adalah media humas internal, kecuali…
a. Media Audio Visual
b. Obrolan langsung

184
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
c. Kotak saran
d. Papan pengumuman
e. Kaset Audio
4. Dalam bagian-bagian penting surat bahasa inggris biasanya kita menemukan
kata “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Your sincerely”, “Your very trully”,
“Your Excellency”. Kata tersebut merupakan bagian dari …
a. Printed Name
b. Body
c. Salutation
d. Closing
e. Signature
5. Setiap surat resmi yang akan dikirim keluar lingkungan kantor, hendaknya
diberi nomor yang disebut nomor verbal. Berikut adalah kegunaan nomor surat
kecuali ….
a. Untuk menjadikan surat beribawa sebagai duta organisasi
b. Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode
tertentu.
c. Untuk memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan
surat-menyurat.
d. Untuk memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu-waktu
diperlukan.
e. Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan
dan penemuan kembali surat (sebagai arsip).
6. Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang misalnya di mailinglist,
jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC, sebab jika anda melakukan hal
itu maka ….
a. Semua orang yang menerima e-mail Anda, tidak akan bisa melihat
alamat-alamat e-mail orang lain
b. Semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-
alamat e-mail orang lain

185
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
c. Semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-
alamat e-mail orang lain
d. Orang tidak suka jika alamat e-mailnya
e. Orang akan bingung melihat kotak masuk di e-mailnya
7. Perhatikan pernyataan berikut
1. Pernyataan maaf atas adanya ketidak sesuaian.
2. Usulkan solusi untuk mengatasi masalah tersebut
3. Bila dipandang perlu nyatakan belum dapat memnuhi kewajiban sesuai
pesanan, sebelum masalah diselesaikan.
Isi surat di atas merupakan bagian dari :
a. Surat Jawaban Pengaduan
b. Surat Pesanan
c. Surat Pengiriman Pembayaran
d. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
e. Surat Pengaduan
8. Perhatikan pernyataan berikut .
1) Sampaikan bahwa surat permohonan penangguhan telah diterima
2) Bila penjual dapat memahami permasalahan yang dihadapi oleh pembelim
nyatakan persetujuannya dan selanjutnya buat keputusan tentang cara
pembayarannya.
3) Namun bila penjual tidak dapat menyetujuinya, nyatakan dengan jelas
alasannya.
4) Yakinkan bahwa permasalahan akan segera berakhir
5) Buktikan bahwa perusahaan mampu bekerjasama
6) Penjual harus bisa bekerjasama
Yang merupakan isi surat penangguhan pembayaran adalah ……….
a. 1,2,3,4
b. 2,3,4,5
c. 3,4,5,6
d. 1,2,4,6
e. 2,3,5,6

186
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
9. Berikut tugas rutin seorang sekretaris pimpinan, kecuali...
a. Membuat surat.
b. Menerima dan mengirim surat.
c. Mengetik / mengoperasikan komputer.
d. Menyiapkan konsumsi
e. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk
kepentingan pimpinan.
10. Perhatikan pernyataan berikut
1. Mengkonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun
instansi dari luar.
2. Menyusun surat-surat rahasia (confidential).
3. Menyusun acara pertemuan bisnis.
4. Pembelian kado ataupun cindera mata.
5. Menerima tamu secara umum
6. Melakukan panggilan telepon
Yang merupakan Tugas khusus sekretaris adalah:
a. 1,2,3,4
b. 2,3,4,5
c. 1,3,4,5
d. 1,3,5,6
e. 2,4,5,6
11. Seorang sekretaris di berikan tugas untuk menghadiri rapat dinas, sebagai
pendamping pimpinan pada saat rapat pertemuan bisnis, mengadakan
pemeriksaan peralatan kantor. Hal ini merupakan bagian dari tugas
a. Tugas Tetap
b. Tugas Rutin
c. Tugas Tambahan
d. Tugas Vital
e. Tugas istimewa

187
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
12. Ketika kamu diberikan tugas untuk mengatur berbagai penyelenggaraan
resepsi untuk kantor, serta pengurusan undangannya, maka kamu sedang
menjalankan tugas ….
a. Tugas Tetap
b. Tugas Rutin
c. Tugas Tambahan
d. Tugas Sosial
e. Tugas istimewa
13. Perhatikan pernyataan berikut ini
1) Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya:
penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek
dll.
2) Membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama
pimpinan perusahaan.
3) Menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk
pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
4) Mengkonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun
instansi dari luar.
5) Menyusun surat-surat rahasia (confidential).
Manakah yang merupakan Tugas Keuangan
a. 1,2,3
b. 2,3,4
c. 3,4,5
d. 1,3,5
e. 2,4,5
14. Perhatikan kegiatan berikut
1) Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat
telepon.
2) Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3) Mencatat berbagai janji untuk pimpinan.
4) Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.

188
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
Pernyataan diatas merupakan Tugas sekretaris sebagai …….
a. Tugas social
b. Tugas resepsionis
c. Tugas insedintil
d. Tugas istimewa
e. Tugas rutin
15. Pimpinan anda tiba-tiba tidak bisa menghadiri pertemuan rapat dengan dengan
kolega karena alasan sakit. Kemudian menugaskan anda untuk
menggantikannya. Tugas tersebut tergolong …
a. Tugas social
b. Tugas resepsionis
c. Tugas insedental
d. Tugas istimewa
e. Tugas rutin
16. Berikut dibawah ini merupakan bukan tugas kreatif kecuali …
a. Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil
b. Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan
lewat telepon.
c. Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
d. Mencatat berbagai janji untuk pimpinan.
e. Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.
17. Pertemuan ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi
sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah
dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan
bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
a. Pertemuan kerjasama
b. Pertemuan ekonomi
c. Pertemuan bisnis
d. Pertemuan bulanan
e. Pertemuan rapat

189
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
18. Divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan dinas pada
suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen,
mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan
pembiayaan selama perjalanan dinas merupakan tugas …
a. In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )
b. Travel Bureau ( Biro Perjalanan )
c. Administrasi Kantor atau sekretaris
d. Staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan
bisnis.
e. Pegawai Khusus Bagian Keuangan
19. Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor atau sekretaris
harus segera mengumpulkan informasi perjalanan ( travelling information )
secara lengkap mengenai peraturan perjalanan dinas di perusahaan tersebut.
Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut antara lain di bawah ini, kecuali :
a. Siapa yang akan bertanggung jawab atas perjalanan dinas.
b. Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan.
c. Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang
meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
d. Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai.
e. Biaya transportasi , konsumsi dan akomodasi
20. Bila Sekretaris tidak mampu mengurus perjalanan dinas sementara perusahaan
tidak memiliki divisi yang mengelolanya, persiapa pengurusan perjalanan
bisnis dapat diserahkan kepada…
a. Teman sejawat
b. Pihak lain yang ditunjuk pimpinan
c. Biro perjalanan
d. Pimpinan itu sendiri
e. Bagian kepegawaian
21. Benda yang diberikan oleh perusahaan kepada pimpinan selama perjalanan
bisnis, yang dapat dipergunakan untuk memerintahkan bank yang ditunjuk

190
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
untuk mengeluarkan sejumlah uang selama pimpinan melakukan kegiatan
perjalanan bisnis adalah…
a. Kartu kredit
b. ATM
c. Cek
d. Kartu debet
e. Traveller’s cheque
22. Agar semua kegiatan pimpinan dapat terlaksana dengan baik, pimpinan perlu
dibuatkan…
a. Agenda kerja
b. Jadwal perjalanan dinas
c. Jadwal kunjungan kerja
d. Daftar kegiatan kerja
e. Daftar janji temu dan agenda kerja
23. Daftar/ jadwal perjalanan dinas terdiri atas…
a. Hari, waktu, kegiatan dan keterangan
b. Hari, tanggal, waktu dan kegiatan
c. Hari, tanggal, waktu, tempat, kegiatan dan keterangan
d. Hari, tanggal, waktu, kegiatan dan keterangan
e. Tanggal, kegiatan dan tempat
24. Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam memesan akomodasi penginapan
untuk pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas adalah…
a. Biaya
b. Jarak dari hotel ke bandara
c. Popularitas penginapan
d. Transportasi menuju penginapan
e. Fasilitas penginapan
25. Hal yang tidak perlu dimuat dalam bagian kepala Jadwal Perjalanan Dinas
adalah…
a. Nama
b. Waktu

191
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
c. Tujuan
d. Nama penginapan
e. Judul jadwal perjalanan dinas
26. Jika Pimpinan hendak melakukan perjalanan dinas ke Thailand selama tiga
hari, dokumen eksternal yang tidak perlu disipakan oleh sekretaris adalah…
a. Paspor
b. Visa
c. Surat tugas
d. Surat perintah perjalanan dinas
e. Draft MOU
27. Jika anda bekerja di perusahaan swasta, jenis paspor yang dipegang untuk
melakukan perjalanan dinas adalah…
a. Umum
b. Dinas
c. Khusus
d. Diplomatic
e. Internasional
28. Untuk membayar transaksi yang berjumlah besar dalam kegiatan bisnis di luar
negeri, pimpinan membuthkan alat bantu pembayaran berupa…
a. Uang tunai
b. Kartu kredit
c. ATM
d. Traveller’s cheque
e. Letter of credit
29. Paspor pimpinan berlaku mulai Januari 2014 dan didalammya masih terdapat
banyak lembaran yang kosong. Jika Pimpinan hendak melakukan perjalann
dinas ke luar negeri Pada Januari 2019, hal yang harus dilakukan adalah…
a. Mengajukan pembuatan paspor baru
b. Menggunakan paspor yang ada
c. Memperpanjang masa berlaku paspor
d. Meminta pihak terkait untuk menamnah lembaran paspor

192
Kegiatan Belajar 4
PPG Dalam Jabatan
e. Meminta rekimendasi kepada pihak terkait agar paspor tetap dapat
digunakan
30. Perhatikan jadwal kegiatan perjalanan dinas berikut .
1) Perjalanandari tempat tinggal ke bandara internasional sekitar 2jam
2) Berangkat ke Medan dari Jakarta dengan pesawat terbang pukul
06.00 WIB ( penerbangan selama 2 jam)
3) Pertemuan dengan kolega di PT Sanjaya dijadwalkan pukul 10.00
WIB
4) Tempat menginap berada di hotel Medan Jaya
5) Menghadiri Undangan makan malam relasi di Resto Kuala Makmur
Pernyataan yang tidak sesuai dengan jadwal perjalanan dinas tersebut adalah…
a. Bereangkat pukul 03.00 agar tiba tepat waktu di bandara
b. Setibanya di Medan pukul 08.00, segera melakukan check in penginapan
c. Berangkat pukul 09.30 ke kantor kolega untuk pertemuan
d. Setelah bertemu kolega, menuju penginapan check in
e. Berangkat pukul 18.30 ke Resto Kuala Lumpur

193
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
MODUL 4
KEGIATAN BELAJAR 4
Penyusunan Perjalanan
Dinas
CPMK
Mengelola Kesekretarisan
POKOK-POKOK MATERI
1) Kegiatan Pimpinan
2) Jadwal Pimpinan
URAIAN
MATERI
Mengelola Kegiatan
Perjalanan Dinas
Membuat Laporan
Perjalanan Dinas
Menyusun Daftar
Perjalanan Dinas

M4 kb4 penyusunan perjalanan dinas

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to M4 kb4 penyusunan perjalanan dinas

Similar to M4 kb4 penyusunan perjalanan dinas (20)

More from Yayan Yanuar Rahman

More from Yayan Yanuar Rahman (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

M4 kb4 penyusunan perjalanan dinas