Downloaded 272 times
More Related Content
Similar to Pengurusan rekod fail untuk kurikulum
Pengurusan rekod fail untuk kurikulum
- 1. PENGURUSA N REKOD & FAIL MohdJasmi bin Jaafar Unit Pengurusan Kualiti, PPD Maran 0139492890
- 2. Kehendak New Deals(Nazir) 2.0 KURIKULUM SUDAH / ADA BELUM STANDARDISASI CATATAN 2.1 Fail Jawatankuasa Kurikulum Sekolah Berfungsi dan kemaskini 2.2 Jadual Waktu Kelas dan Persendirian (serta Jadual Waktu Pengetua/ GB/ GPK yang memangku/menjalankan tugas Berfungsi dan kemaskini 2.3 Rekod Jadual Waktu Ganti Berfungsi dan kemaskini 2.4 Jadual Waktu Penggunaan Bilik Khas Berfungsi dan kemaskini 2.5 Buku Rekod Pengajaran dan Pembelajaran Pengetua/ Guru B esar dan GPK Berfungsi dan kemaskini 2.6 Rekod Penghantaran Buku Rekod Pengajaran dan Pembelajaran Berfungsi dan kemaskini 2.7 Fail Panitia Mata Pelajaran Berfungsi dan kemaskini 2.8 Fail Peperiksaan Awam (Tiga Tahun Kebelakangan) Berfungsi dan kemaskini (Folio A) 2.9 Fail Peperiksaan Dalaman Berfungsi dan kemaskini (Folio A) 2.10 Fail Pencerapan P & P Berfungsi dan kemaskini 2.11 Fail Semakan Buku Latihan Murid (oleh pihak pengurusan sekolah) Berfungsi dan kemaskini 2.12 Fail Perkembangan Staf (LDAP) Berfungsi dan kemaskini 2.13 Dokumen berkaitan Program Peningkatan Akademik Berfungsi dan kemaskini (Folio B) 2.14 Fail Pusat Sumber Sekolah Berfungsi dan kemaskini 2.15 Rekod Perlaksanaan Nilam Berfungsi dan kemaskini
- 3.
- 4. Fail-fail lama masih adadan belum diambil tindakan pelupusan
- 6. APA ITU PENGURUSANREKOD • Kawalan secara efisyen dan sismatik ke atas pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod • Kawalan ini termasuk memelihara bukti dan maklumat dalam bentuk rekod mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi
- 7.
- 8. Difinisi Rekod Awam Rekodyang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod- rekod perusahaan kerajaan……. Akta Arkib Negara 2003
- 9. Pengujudan Penghasilan / PenerimaanRekod Agihan Penguna Dalaman, Pengunaan Luaran Penggunaan Penyelenggaraan Simpan / Kesan / Pelihara Pelupusan Pemindahan, Musnah atau simpan di jabatan Kitaran Hayat Rekod
- 12.
- 18.
- 20.
- 21. PEMBUKAAN KULIT FAIL FAILDI BUKA ATAS SEBAB-SEBAB BERIKUT: 1. Fail yang diperlukan belum ada. 2. Fail asal ditutup bersambung pada kulit fail jilid baharu 3. Fail asal tidak dapat dikesan 4. Fail asal didapati rosak dan perlu diganti dengan kulit baharu Sambung.....
- 22. Sambungan 5. Perubahan pejabat pentadbiranawam dan 6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi yang baharu
- 23. Perhatian:- Semak dalam DaftarFail Sekolah dengan teliti sebelum fail baharu dibuka untuk mengelakkan:- 2. Wujud dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan berlainan. 1. Wujud dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama. 3. Wujud dua fail dengan tajuk yang berlainan tetapi nombor rujukan sama.
- 24. Perhatian:- Semak dengan telitisebelum fail baharu dibuka:- 2. Semak klasifikasi fail bagi menentukan nombor fail dan tajuk fail. 1. Baca dengan cermat isi kandungan surat dan perkara utama dalam surat. 3. Buka kulit fail baru dengan menggunakan jenis kulit fail yang sesuai.
- 25.
- 27. A 2 1Ada Ada Ada A 4 25 C 4 9
- 28.
- 29. CEB4036.500-1/1/1 CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawahpekara Kertas-kertas yang berhubung Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat. 500-1/1 Penstrukturan Semula Penyusunan Dan Struktur Organisasi Pengetua 09/10/14 08/10/14 Catatkan Tarikh Dokumen/ Surat Pertama Bukan Tarikh Terima Catatkan Tarikh Fail diedarkan Catatkan Tarikh Dokumen/ Surat terakhir apabila fail di tutup
- 30. CEB4036.500-1/1/1 CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawahpekara Kertas-kertas yang berhubung Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat. 500-1/1 Penstrukturan Semula Penyusunan Dan Struktur Organisasi Pengetua 29/4/14 28/4/14 Catatkan kepada/ Tarikh Fail diedarkan GPK 1 R 30/4/14 09/10/14 R - SDP 10/5/14
- 31. Menfail atau mendaftarkan dokumen ke dalamfail dan penulisan minit
- 32. DITERIM A PADA 09/10/14 Cop terima hendaklah diruangkosong tidak boleh menindih sebarang huruf atau perkataan Sebarang catatan arahan atau tindakan tidak boleh ditulis diatas surat. Gpk 1 Sila ambil tindakan
- 33. Daftarkan surat dalam bukudaftar penerimaan surat (Am 10)
- 35. DITERIM A PADA 29/04/14 Ditebuk lubang 1 Cop bulatdan nomborkan Cop terima surat
- 36. Surat kpd._____________bth. ______________ d/fpd._____________ PPD Jerantut 24/4/14 24/4/14Surat kpd._____________bth. ______________ d/f pd._____________ Surat drd._____________bth. ______________ d/f pd._____________ Surat drp._____________bth. ______________ d/f pd._____________ PPD Jerantut 24/4/14 24/4/14 11 1 1 2 2 Contoh menulis minit
- 38. (Kertas Minit inidalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm) Kertas Minit No. Helaian No. Rajah 2.4.1: Contoh Kertas Minit CEB4036.500-1/1/1 1 Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/141
- 39. (Kertas Minit inidalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm) PNMB., K.L Kerta s Minit Kulit Fail Kertas Minit No. Helaian No.CEB4036.500-1/1/1 1 Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14 DITERIMA PADA 29/04/14 Surat Nomborkan Kandungan Surat dibulatkan 1 1 Cop terim a
- 40. (Kertas Minit inidalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm) Kertas Minit No. Helaian No. Rajah 2.4.1: Contoh Kertas Minit CEB4036.500-1/1/1 1 Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/141 Surat kpd. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/142 GPK (Pentadbiran) Sila ambil tindakan Pengetua 29/4/14 Tindakan telah diambi/selesai GPK (Pentadbiran) 30/4/14
- 41.
- 43. CEB4036.500-1/1/1 CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawahpekara Kertas-kertas yang berhubung Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat. 500-1/1 Penstrukturan Semula Penyusunan Dan Struktur Organisasi Pengetua 29/4/14 28/4/14 Catatkan dihantar kepada/ Tarikh Fail dihantar GPK 1 R 30/4/14 2/5/14 R - SDP 10/5/14
- 44. CEB4036.500-1/1/1 500-1/1 Penstrukturan Semula PenyusunanDan Struktur Organisasi PO/PTPengetua GPK 1 R R - SDP 10/5/14 29/4/14 30/4/14 2/5/14 PO/PT PO/PT Simpan dlm perhatian mempunyai tempoh tertentu
- 46. CEB4036.500-1/1/1 500-1/1 Penstrukturan Semula PenyusunanDan Struktur Organisasi PO/PTPengetua GPK 1 R R - SDP 10/5/14 29/4/14 30/4/14 2/5/14 PO/PT PO/PT Apabila sebuah fail selesai tindakan dan kembali ke Registri Kad Pergerakan Fail ini hendaklah dimasukan kembali ke dalam fail
- 47. Format Rekod Bahan dalambentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas,dokumen,daftar,bahan foto, mikrofilem, filem sinematograh, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya. Akta Arkib Negara 2003
- 48. Sifat Rekod • Sahih/Tulin(Authenticity) • Boleh dipercayai (Reliable) • Keutuhan (Intergrity) • Boleh digunakan (Usability)
- 49. Faedah Didapati Daripada PengurusanRekod Dapat melaksanakan tugas dengan teratur, efisyen dan berkesan Dapat menawarkan perkhidmatan secara konsisten dan adil Berupaya membuat dasar dan keputusan yang tepat dan berkualiti Pengurusan ilmu pengetahuan (Knowledge Management) dan Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation) Menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa)
- 50. PIAWAIAN PENGURUSAN REKOD PengurusanRekod konvensional mestilah merujuk kepada prosidur operasi yang ditetapkan dalam: Arahan Perbendaharan 150 & 299 Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007 Arahan Keselamatan Surat-surat pekeling Am dan Kewangan
- 51. (sambungan……..) Pengurusan rekodelektronik mestilah mematuhi piawaian dan prosidur yang telah dibangunkan oleh ANM Meliputi dari pewujudan, penggunaan dan penyelenggaraan dan pelupusan rekod ISO 15489 -Record Management MS 2223 - Record Management
- 52. PERUNDANGAN DAN PIAWAI YANGPERLU DIPATUHI AKTA PERATURAN PROSEDUR STANDARD OPERASI AKTA ARKIB NEGARA 2003 (Akta 629), AKTA RAHASIA RASMI 1972 (PINDAAN 1986), AKTA SEKATAN MASA 1953, AKTA AKTIVITI KERAJAAN ELEKTRONIK 2007 ARAHAN KESELAMATAN, ARAHAN PERBENDAHARAAN 150 DAN 299, WARTA KERAJAAN 13 OTKOBER 2008 PEKELILING PERKHIDMATAN 5/2007, SURAT PEKELILING AM BIL.2/1987-PERATURAN PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT, SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN 3 NOVEMBER 1993-KAEDAH MEMUSNAHKAN REKOD MS 2223-2-2009 Pt 1 & 2
- 53. APA TANGGUNGJAWAB ANDA? Mewujuddan menjaga rekod-rekod jabatan Menyimpan rekod secara sistematik dan memelihara rekod dengan baik Mengasingkan rekod yang tidak diperlukan Dapatkan khidmat konsultansi daripada ANM untuk pengurusan Rekod Jabatan
- 54.
- 55. FAIL TERBAHAGI KEPADA 1)AM / HOUSE KEEPING 100 200 300 400 500
- 56. FAIL TERBAHAGI KEPADA 2)FUNGSI /FUNGSIAN 600 700 800
- 57. SENARAI KOD FUNGSI SISTEM FAIL 100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN 200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN 300 - PENGURUSAN ASET 400 - PENGURUSAN KEWANGAN 500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
- 58. SENARAI KOD FUNGSI SISTEMFAIL 600 - TADBIR URUS SEKOLAH 700 - TADBIR URUS MURID 800 – TADBIR URUS ASRAMA
- 59. 100 - PENGURUSANPENTADBIRAN Perkara berkaitan dengan perundangan, Perhubungan awam, Kerjasama dalam negeri, Kerjasama luar negara, Laporan & perangkaan,
- 60. 100 - PENGURUSANPENTADBIRAN Pengurusan mesyuarat, Kemudahan (fasiliti), Pertubuhan, Penerbitan,
- 61. 100 - PENGURUSANPENTADBIRAN Teknologi maklumat dan komunikasi, Pengurusan rekod, Pembaharuan pentadbiran, Piawaian International Organization for Standardization (ISO),
- 62. 100 - PENGURUSANPENTADBIRAN Pengurusan Pejabat, Majlis / Sambutan/ Perayaan, Pusat sumber / perpustakaan, Jemputan,
- 63. 100 - PENGURUSANPENTADBIRAN Warisan dan Harta Intelek, Lembaga Penasihat, Rancangan Malaysia dan Pilihanraya.
- 64. Pengurusan Mesyuarat 100-6 100-6/1/1 Mesyuarat Pengurusan 100-6/1/2 Mesyuarat Guru 100-6/1/3 Mesyuarat Kurikulum 100-6/1/4 Mesyuarat Ko-kurikulum 100-6/1/5 Mesyuarat HEM 100-6/1/6 Mesyuarat Kakitangan 100-6/1/7 Mesyuarat Penyelarasan Kebersihan/keselamatan sekolah
- 65. 100-8/1/5 PIBG 100 – 11/2/1 Emel Sekolah 100-11/2/8 e-Operasi 100-11/2/9 e-Tukar 100-11/2/10 e-Pangkat
- 66. Pembaharuan Pentadbiran 100-13/1Piagam Pelanggan 100-13/2 NKRA seperti JK KPI, JK NKRA, Tawaran Baru (New Deals) 100-13/3 MPK 100-13/4 Fail Meja 100-13/5 Inovasi seperti KMK, KIK 100-13/6 Kad Perakam Waktu 100-13/8 5S 100-13/10 Pengurusan Risiko
- 67. 100-15 Pengurusan Pejabat Pelan strategik Pelan Induk Pembangunan Pendidikan Perancangan Operasi Perancangan Taktikal
- 68. 200 - PENGURUSANTANAH DAN BANGUNAN Perkara berkaitan dengan Perancangan Perolehan Tanah / Bangunan, Perolehan, Pelepasan dan Tukar Guna Tanah,
- 69. 200 - PENGURUSANTANAH DAN BANGUNAN Pembinaan/ Perolehan/ Pelupusan Bangunan, Ruang, Keselamatan Bangunan/ Tanah dan Penyenggaraan.
- 70. 300 - PENGURUSANASET Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan, Pemeriksaan,
- 71. 300 - PENGURUSANASET Penyelenggaraan, Pelupusan, Kehilangan dan Hapus kira serta Tadbir urus aset.
- 72. 400 - PENGURUSANKEWANGAN Perkara Berkaitan dengan Akaun, Audit Kewangan, Bank, Bayaran,
- 73. 400 - PENGURUSANKEWANGAN Bajet, Waran Peruntukan, Bon, Cek dan elektronik funds transfer (EFT),
- 74. 400 - PENGURUSANKEWANGAN Kumpulan wang disatukan, Penurunan Kuasa, Perolehan Bekalan,
- 75. 400 - PENGURUSANKEWANGAN Perkhidmatan dan Kerja Pinjaman Kakitangan Awam.
- 76. 500 - PENGURUSANSUMBER MANUSIA Perkara Berkaitan Perjawatan dan Perkhidmatan, Cuti, Kompetensi, Peperiksaan Perkhidmatan,
- 77. 500 - PENGURUSANSUMBER MANUSIA Pengurniaan dan Penghargaan, Kursus/ Latihan Kerjaya, Bengkel, Perhubungan Pekerja,
- 78. 500 - PENGURUSANSUMBER MANUSIA Perancangan Sumber Manusia dan Fail-fail Personal (Peribadi).
- 79. 600 - TADBIRURUS SEKOLAH Perkara berkaitan dengan Tadbir Urus Sekolah, Meliputi Dasar, Peraturan, Takwim,
- 80. 600 - TADBIRURUS SEKOLAH Kurikulum, Peperiksaan, Pemantauan Pengajaran Dan Pembelajaran (P & P) dan Naziran.
- 81. Pentadbiran 600-2 Takwim sekolah JadualWaktu Persekolahan, peribadi, anjal, guru ganti
- 82. 600-3/1 KurikulumStandard Sekolah Jawatankuasa Panitia (JK Panitia perlu gunakan fail ini untuk tujuan rasmi seperti surat-menyurat) Fail sokongan boleh diwujudkan mengikut kehendak Panitia. (sebaiknya Ring-Fail) 600-4 Peperiksaan 600-5 Pemantauan Pengajaran
- 83. 700 - TADBIRURUS MURID Perkara Berkaitan dengan Kemasukan, Penempatan, Pertukaran Aliran, Pertukaran Keluar dan Masuk Sekolah,
- 84. 700 - TADBIRURUS MURID Aktiviti Ko-kurikulum, Program Kecemerlangan, Kebajikan, Pemeriksaan Kesihatan, Profil/data Murid, Disiplin dan Kaunseling.
- 85. 800 – TADBIRURUS ASRAMA Perkara Berkaitan dengan Penginapan, Kemasukan, Pendaftaran, Penyeliaan, Perubatan,
- 86. 800 – TADBIRURUS ASRAMA Kecemasan, Aktiviti dan Program Asrama.
- 87. RUJUKAN Sila rujukBuku Klasifikasi Fail Sekolah- sekolah Negeri Pahang.
- 88. PADA 30 NOV2012 SEMUA FAIL TERMASUK FAIL PERIBADI YANG ADA PERLU DITUTUP Rujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43) bertarikh 08 Okt. 2012
- 89. ARAHAN MULAI 01 DIS2012, SEMUA URUSAN WAJIB MENGGUNAKAN NOMBOR FAIL BARU. Rujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43) bertarikh 08 Okt. 2012
- 90. ARAHAN FAIL BARU DIBUKA APABILAADA KEPERLUAN BERBUAT DEMIKIAN
- 91. Transformasi Pengurusan rekoddan fail Pengurusan data Pengurusan pejabat/kerja Pengurusan sekolah dan pelajar Pengurusan diri
- 92. Terima kasih Sebarangmaklumbalas sila rujuk atau hubungi pengawai kualiti, PPD Maran.