Modul ini menjelaskan tentang pengelolaan rapat

1. 112
Kegiatan Belajar 3
Pengelolaan Rapat dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran

2. 113
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
A. Pendahuluan
1. Deskripsi Singkat
Seorang pimpinan perusahaan mempunyai bermacam-macam kegiatan
yang harus dikerjakan, kegiatan tersebut tidak mungkin mampu dikerjakan dan
dikelolanya sendiri. Disinilah peran seorang sekretaris dangat diperlukan. Baik
sekretaris kantor maupun sekretaris pribadi pimpinan, haruslah memiliki
keterampilan pengelolaan rapat dan terampil menyusun jadwal pimpinan.
Dalam sebuah organisasi rapat/pertemuan hal yang sangat penting. Rapat
merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih. Mempelajari rapat dalam konteks komunikasi kelompok
sebagai salah satu bentuk komunikasi, tentu saja, rapat dilakukan dengan
tujuan dan melahirkan efek tertentu khususnya yang berkenaan dengan kinerja
organisasi dan arus informasi yang berjalan pada satu organisasi. Banyak
istilah mengatakan bahwa rapat memiliki wewenang tertinggi dalam
organisasi, karena rapat merupakan penentu arah jalannya organisasi sebab
pada rapatlah keputusan-keputusan dikeluarkan dan disampaikan untuk
diterapkan pada kebijakan atau kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi.
Sebelum rapat diselenggarakan, terdapat banyak hal yang perlu
dipersiapkan. Seorang sekretaris dituntut memiliki keterampilan mengelola
rapat dan harus mencermati tahapan-tahapan yang dilakukan untuk selanjutnya
dikomunikasikan dengan pimpinan. Setelah melakukan komunikasi dengan
pimpinan maka sekretaris akan menyusun jadwal rapat dan jadwal kegiatan
pimpinan dan bertanggung jawab agar rapat tersebut terselenggara dengan baik
tanpa harus mengganggu jadwal pimpinan yang lainnya.
Secara garis besar Modul Humas dan Kesekretarisan (Kegiatan
Belajar-3) ini membahas tentang pengelolaan rapat dan jadwal kegiatan

3. 114
Kegiatan Belajar 3
Pengelolaan Rapat dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
pimpinan , yang dibagi menjadi 2 (dua) Pokok-Pokok Materi, yaitu; (1) tahapan
pengelolaan rapat pimpinan; dan (2) teknik menyusun jadwal pimpinan yang
baik. Berdasarkan Pokok-pokok materi tersebut, akan dijelaskan beberapa
materi, antara lain; 1) Pengertian, peran dan tujuan sekretaris; 2) Tugas-tugas
Sekretaris; 3) Tugas Sekretaris dalam rapat; dan 4) Mengelola jadwal kegiatan
pimpinan.
2. Relevansi
Relevansi dalam modul ini akan dibahas tentang: 1) Sekretaris dan
Kesekretarisan; 2) Tugas-tugas sekretaris secara umum; 3) tugas sekretaris
dalam rapat pimpinan; dan 4) menyusun jadwal kegiatan pimpinan.
Kompetensi-kompetensi tersebut di atas sangat diperlukan, khususnya bagi
siapa saja yang bekerja dalam bidang perkantoran, lebih khusus lagi oleh
mereka yang memiliki tugas dalam bidang administratif termasuk sekretaris.
Sehingga kehadiran modul ini memberikan pengetahuan dan kemampuan
dalam melakukan pengelolaan administrasi kantor, utamanya dalam hal
pengeloaan rapat dan penyusunan jadwal kegiatan pimpinan. Kompetensi
tersebut sangat penting untuk dimiliki seorang sekretaris.
3. Petunjuk Belajar
Sebelum membahas kegiatan belajar 3 peserta PPG Dalam Jabatan
harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang keterampilan
berkomunikasi, kesekretarisan, kehumasan dan keprotokolan secara umum dan
telah dapat menggunakan bahasa yang komunikatif. Beberapa hal yang harus
dikuasai dengan tuntas sebelum mempelajari modul ini seperti materi tentang
tata kelola humas dan keprotokolan serta beberapa peraturan yang membahas
tentang tata kerja humas dan keprotokolan. Langkah-langkah atau petunjuk
belajar adalah sebagai berikut:
Peserta:
1. Bacalah dan fahami dengan baik setiap materi dalam modul ini dengan
cermat sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.

4. 115
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
2. Diskusikan dengan sesama peserta apa yang telah anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan
kompetensi yang ingin dicapai dalam modul. Bila masih ragu, maka
tanyakan kepada instruktur sampai betul-betul anda sudah paham .
3. Bila proses memahami materi anda menemui kesulitan, diskusikan dengan
teman-teman anda atau konsultasikan dengan instruktur.
4. Peserta tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila
belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar ini.
5. Untuk kegiatan praktek diharapkan peserta selalu membaca dan
memahami teori yang mendukung materi praktek.
6. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktek, termasuk tentang
keselamatan kerja dalam menggunakan alat-alat praktek.
7. Setelah semua bahan ajar untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas
dipelajari, maka ajukan uji kompetensi
Instruktur:
1. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara
pembelajaran, cara penilaian, alat yang digunakan dan waktu yang
dibutuhkan.
2. Berilah bimbingan kepada peserta bila mereka mendapatkan kesulitan
3. Monitor dan catat kemajuan peserta dan berikan feedback atas pencapaian
pembelajaran peserta didik.
4. Selama proses pembelajaran tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.
5. Untuk kegiatan praktek, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan
dengan modul, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika
menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.

5. 116
Kegiatan Belajar 3
Pengelolaan Rapat dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
B. Inti
1. Capaian Pembelajaran
Mengelola Kesekretarisan
2. Pokok-Pokok Materi
a) Tugas-tugas Sekretaris
b) Jadwal kegiatan pimpinan
3. Uraian Materi
a). Pengertian, Peran dan Tujuan Sekretaris
Pengertian Sekretaris
Parta Ibeng sebagaimana dalam Websitenya (2019) menjelaskan
bahwa: “Sekretaris merupakan yang bertugas untuk dapat membantu
pimpinan dalam sebuah perusahaan”. Secara etimologi, pengertian
Sekretaris itu berasal dari bahasa latin yaitu dari kata “secretum” yang memiliki arti
rahasia, kalau dalam bahasa Prancis disebut dengan sebutan secretaire, dan jika
dalam bahasa Belanda disebut dengan sebutan secretares.
Kalau diatas sudah dijelaskan pengertian sekretaris dalam etimologi sekarang
dalam terminologi, pengertian sekretaris adalah orang yang harus bisa atau mampu
untuk menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan artinya tidak perlu/harus
diketahui oleh orang atau pegawai lain.
Jadi tugas–tugas sekretaris ini tidak lepas dari kerahasiaan dari suatu
perusahaan. Hal tersebut disebabkan karena kebijakan awal yang akan dikeluarkan
dari pimpinan atau perusahaan yang sedikit banyak akan diketahui oleh sekretaris.
Karena tugas sekretaris pada dasarnya adalah untuk membantu pimpinan dalam
meringankan tugas-tugasnya.
M. Braun dan Ramon (Parta Ibeng, 2019) menyatakan bahwa ““Secretary
is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receives
visitors, checks of his official engagements or appointments, anf performs many
order related duties that increase the effectiveness of the chief”. “Sekretaris
merupakan seorang pembantu yang menerima pendiktean, menyiapkan dalam surat

6. 117
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau juga mengingatkan pimpinan
mengenai kewajibannya yang sesuai atau pada perjanjiannya, dan melakukan
banyak kewajiban yang lainnya dalam upaya meningkatkan efektifitas kerja
pimpinan.”
Peran sekretaris terhadap Atasan
1. Sekretaris berfungsi sebagai perantara komunikasi serta juga pembinaan
hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan/berkomunikasi
seorang pimpinan.
2. Sekretaris berfungsi sebagai sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan
didalam memenuhi fungsi, tugas, serta juga tanggung jawab.
3. Sekretaris juga berfungsi sebagai pelanjut keinginan dari seorang pimpinan
terhadap bawahan yang bertujuan dalam pelaksanaan tugas.
4. Berfungsi juga sebagai alternatif pemikiran dari pimpinan dalam
menemukan atau menentukan ide-ide.
5. Sekretaris juga berfungsi sebagai faktor penunjang dalam berhasilnya tugas
dan tujuan pekerjaan sertajuga merupakan cerminan pimpinan kepada
bawahan.
Gambar 3.1. Kegiatan Sekretaris
Sumber: https://www.google.com/search?q=sekretaris+dan+atasan&safe

7. 118
Kegiatan Belajar 3
Pengelolaan Rapat dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Peran sekretaris terhadap bawahan pimpinan
1. Sekretaris tersebut berfungsi ialah sebagai penentu kebijakan bagi pegawai
bawahan yang dilakukan dengan secara adil, yaitu yang terkait dalam
peraturan penempatan pegawai yang sesuai akan kecakapan serta
kemampuan (rule of the place).
2. Berfungsi juga dalam memberikan motivasi kerja kepada pegawai
karyawan/ bawahan sehingga pekerjan tersebut dapat berjalan dalam
mencapai sesuai dengan tujuan tugas dan fungsi masing-masing dari dalam
sebuah organisasi atau perusahaan.
3. Berfungsi juga dalam memberikan rasa bangga serta puas kepada para
pegawai bawahan dalam menjalankan tujuan pekerjaan.
4. Menerima pendapat serta juga usul bawahan dalam berbagai aspek
permasalah.
5. Mengadakan pendekatan kepada para pegawai untuk lebih mengarahkan
serta mengetahui kelemahan dan juga kehendak pegawai sehingga sikap
serta tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan dari
pegawai lain.
6. Sekretaris dapat bersikap ramah serta juga komunikatif dalam memberikan
suasana hubungan kerja yang baik. nyaman bagi bawahan sehingga akan
dapat menyelesaikan masalah dalam organisasi atau perusahaan akan lebih
mudah.
Tujuan Sekretaris
1. Sekretaris itu bertujuan untuk dapat menjamin kelancaran kegiatan atau
aktivitas organisasi/perusahaan serta juga bertanggung jawab dalam
aktivitas atau kegiatan rutin dalam suatu perusahaan/organisasi dan juga
menyalurkan pengetahuan yang dimiliki.
2. Sebagai acuan utama untuk dapat membicarakan suatu permasalahan
terhadap pimpinan dalam meningkatkan tugas serta juga fungsi organisasi
atau perusahaan.

8. 119
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
3. Membantu dalam kelancaran kegiatan atau aktivitas pimpinan terutama itu
dalam kegiatan administrasi
4. Meningkatkan citra atasan
5. Memperlancar kegiatan atau aktivitas ketatausahaan dikantor seperti
misalnya mengetik, kearsipan dan penggandaan dokumen yang diperlukan
suatu perusahaan.
6. Mempererat hubungan atasan dengan bawahan didalam hal komunikasi,
atau sederhananya sebagai penghubung antara atasan serta bawahan dalam
suatu perusahaan
7. Media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atau aktivitas atasan dalam
bentuk penyususnan jadwal kerja harian dalam suatu perusahaan/organisasi.
b). Tugas-tugas Sekretaris
Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, tugas
sekretaris dikelompokkan menjadi delapan diantaranya yaitu:
Tugas rutin, yaitu
berbagai macam tugas yang
dikerjakan setiap hari tanpa
perintah. Tugasnya meliputi
seperti:
1) Membuka surat-surat.
2) Menerima dikte pimpinan.
3) Menerima tamu.
4) Menerima telepon.
5) Menyimpan arsip atau
surat.
6) Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan.
Tugas khusus, yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh
pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini
Gambar 3.2. Tugas Rutin Sekretaris
https://www.google.com/search?safe=

9. 120
Kegiatan Belajar 3
Pengelolaan Rapat dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu
menyimpan rahasia perusahaan. Bisanya tugas ini meliputi seperti:
1) Mengkonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi
dari luar.
2) Menyusun surat-surat rahasia (confidential).
3) Menyusun acara pertemuan bisnis.
4) Pembelian kado ataupun cindera mata.
Tugas istimewa, yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan,
seperti meliputi:
1) Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang
diperlukan pimpinan.
2) Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi
kepada relasi.
3) Mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan
atau dari suatu instansi.
4) Mewakili seseorang saat menerima sumbangan untuk dana ataupun
keperluan kegiatan yang lainnya.
5) Memeriksa hasil pengumpulan dana ataupun uang muka dari instansi yang
diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
6) Menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat
selama mengadakan pertemuan bisnis.
7) Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki
dan penambahan peralatan serta sarana kantor.
Tugas Sosial, diantaranya meliputi:
1) Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan.
2) Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta
pengurusan undangannya, dan yang lainnya

10. 121
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
Tugas Keuangan, yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang
dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini
diantaranya:
1) Mengurusi urusan keuangan
pimpinan di Bank, seperti
misalnya: penyimpanan uang di
Bank, pengambilan uang dari
Bank, penarikan cek dll.
2) Membayar rekening-
rekening, pajak dan sumbangan
dana atas nama pimpinan
perusahaan.
3) Menyimpan berbagai macam
catatan pengeluaran sehari-hari
untuk pimpinan dan juga
penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya yaitu:
1) Menerima dan juga
menjawab telepon serta
mencatat pesan-pesan
lewat telepon.
2) Menerima tamu-tamu
yang akan bertemu
dengan pimpinan.
3) Mencatat berbagai janji
untuk pimpinan.
4) Menyusun acara kerja
pimpinan sehari-hari.
Gambar 3.3. Sekretaris
menjalankan tugas keuangan
https://www.google.com/search?
q=hubungan+relasi&safe
Gambarr 3.4. Tugas Resepsionis
https://www.google.com/search?q=hub
ungan+relasi&safe

11. 122
Kegiatan Belajar 3
Pengelolaan Rapat dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Tugas insidental, yaitu tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin
dilakukan oleh sekretaris, diantaranya meliputi:
1) Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan
pidato/pernyataan pimpinan.
2) Membuat ikhtisar dari
berbagai berita dan karangan
yang termuat dalam surat kabar,
brosur, majalah dan berbagai
macam media lain, yang ada
kaitannya dengan kepentingan
kantor atau perusahaan.
3) Mengkoreksi berbagai
bahan cetakan, misal seperti:
undangan, formulir, brosur serta daftar yang di konsep oleh perusahaan.
4) Mewakili pimpinan dalam berbagai macam resepsi atau pertemuan. Tugas
ini wajib dilakukan oleh seorang sekretaris apabila pimpinan disaat
bersamaan berhalangan hadir.
Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis), ini terjadi
ketika 2 (dua) orang atau lebih saling menerima serta memberikan yang berupa
suatu informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan
menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan sangat melelahkan bagi
sekretaris untuk menorganisir berbagai pertemuan tersebut.
c). Tugas Sekertaris dalam Rapat
Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan dan
stafnya, dapat juga antara pimpinan dengan pimpinan lain baik internal maupun
external. Dalam rapat diperlukan seketaris yang terampil, yang mampu membuat
ringkasan rapat yang biasa dikenal notulen. Menurut Ratna Suminar (2008: 99).
Komunikasi Kelompok secara resmi disebut Rapat, Rapat diadakan apabila
Gambar 3.5. Tugas Insidental
https://www.google.com/search?safe=
strict&biw=

12. 123
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
pimpinan memerlukan sumbangan pemikiran dan sumbangan pendapat positif dari
bawahannya atau para pembantunya.
Sebelum mengelola rapat, seorang sekretaris harus mengatahui unsur-unsur
yang yang harus ada dalam sebuah rapat. Dalam rangka menyelenggarakan rapat,
ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam
mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :
1) Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan ? Hal ini untuk menentukan
urgensi dari rapat tersebut.
2) What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat ? Hal ini untuk
mempersiapkan agenda rapat.
3) Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut ? Hal ini untuk
menentukan peserta rapat yang diundang.
4) Where? Di mana rapat akan diselenggarakan ? Hal ini untuk menentukan
tempat penyelenggaraan rapat.
5) When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari,
tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
6) How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan
apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali,
tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau
dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Setiap karyawan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing
dalam sebuah rapat (meeting). Seperti seorang pembicara yang pastinya
bertanggung jawab untuk mempersiapkan materi, memahami dan juga mendalami
materi tersebut serta mengatur strategi untuk menyampaikannya dengan jelas dan
lengkap kepada para peserta rapat atau sama halnya dengan notulis rapat yang harus
mencatat setiap pembahasan dalam meeting, sekretaris juga mimiliki tugasnya
sendiri dalam setiap meeting. Tugas sekretaris dalam penyelenggaraan rapat sangat
penting, persiapan yang dilakukan sangat mempengaruhi kesuksesan jalannya
rapat. Tahap persiapan meliputi: sebelum rapat, selama rapat, dan sesudah rapat.

13. 124
Kegiatan Belajar 3
Pengelolaan Rapat dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Sebelum Rapat
1) Konsultasikan dengan pimpinan rapat
Tentunya, setiap pihak yang terlibat dalam sebuah rapat harus
memberikan kontribusi dan juga mempersiapkan diri dari sebelum rapat
dimulai. Ini dia beberapa tugas yang harus dilakukan sekertaris sebelum
mengadakan rapat.
2) Menyiapkan tempat
Salah satu tugas sekertaris dalam mempersiapkan rapat adalah mencari
ruangan rapat yang akan digunakan. Anda bisa mengadakan rapat di
ruang meeting di kantor atau bisa juga mengadakannya dengan menyewa
ruangan di gedung perkantoran atau bahkan di ruangan hotel. Hal tersebut
menjadi tugas sekertaris yang tentunya sudah disesuaikan dengan buget dan
juga kebutuhan perusahaan Anda. Mulai dari riset, mempertimbangkan
berbagai fasilitas dan juga pilihan ruangan yang ada sampai pemilihan
keputusan pastinya masih menjadi bagian dari tanggung jawab Anda
3) Menyiapkan akomodasi
Jika Anda mengundang pihak luar kantor untuk ikut dalam rapat tersebut,
pastikan Anda telah menyiapkan akomodasi pihak tersebut untuk ke dan
dari venue tersebut, terlebih lagi jika pihak tersebut merupakan pihak yang
berpengaruh atau pihak penting di suatu perusahaan. Merupakan hal yang
penting bahwa Anda telah menyiapkan semuanya dengan maksimal dan juga
terperinci.
4) Memastikan pembicara untuk hadir
Rapat yang berjalan dengan baik pastilah rapat yang berjalan sesuai
dengan rencana dan juga agenda yang telah dipersiapkan dengan matang. Oleh
karena itu, merupakan tugas Anda untuk memastikan bahwa semua pembicara,
presenter atau bahkan pihak penting yang memegang peranan penting dalam
rapat tersebut tidak berhalangan hadir sehingga rapat tetap berjalan sesuai
dengan rencana.
5) Menyiapkan berkas yang diperlukan

14. 125
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
Biasanya, ada beberapa rapat yang akan memberikan atau menyebarkan
materi kepada para peserta rapat yang lainnya. Nah, mengumpulkan beragam
materi dari beberapa pembicara dan juga menyiapkan kopi dari berkas atau
materi tersebut merupakan tugas sang sekertaris yang harus dilakukan sebelum
mengadakan rapat. Menyebarkan dan memastikan bahwa setiap anggota rapat
telah menerima materi tersebut juga merupakan tugas sekertaris. Adapun
dokumen yang dimaksudkan seperti: (a) Membuat surat undangan; (b)
Membuat daftar hadir peserta rapat; dan (c) Menyusun agenda rapat
6) Memastikan laporan terakhir sebelum memulai rapat
Terkadang, ada beberapa perubahan yang terjadi di waktu terakhir
sebelum rapat dimulai. Nah, hal tersebut merupakan tugas Anda sebagai
sekertaris untuk meng-handle perubahan tersebut dan juga menerima atau
menolak perubahan tersebut yang tentunya telah dipertimbangkan dan
didiskusikan dengan pemimpin rapat.
7) Melakukan briefing terakhir kepada semua pembicara rapat
Setiap pembicara
pasti sudah ahli dalam
materinya masing-masing,
terlebih lagi pembicara
senior dalam perusahaan
tersebut. Namun, sudah
menjadi bagian dari tugas
Anda untuk menjelaskan
secara singkat kepada para
pembicara mengenai
agenda, materi dan juga durasi yang diberikan untuk melakukan presentasi
tersebut. Tak ada salahnya juga untuk menjelaskan secara singkat mengenai
peserta rapat tersebut agar sang pembicara dapat menyesuaikan diri.
Gambar 3.6. Breafing
https:/www.google.com/search?safe=
strict&biw=1366&bih=

15. 126
Kegiatan Belajar 3
Pengelolaan Rapat dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Saat Pelaksanaan Rapat
1) Datang tepat waktu
Seorang sekertaris merupakan orang yang bertanggung jawab dan
memastikan bahwa kegiatan rapat berjalan dengan lancar. Jadi, sudah
merupakan tanggung jawab dan kewajiban Anda untuk datang tepat waktu
ke venue untuk memastikan bahwa ruangan, perlengkapan dan juga semua
kebutuhan sudah siap untuk dipakai. Jangan lupa juga untuk memastikan
bahwa semua alat-alat presentasi dan materi presentasi sudah siap untuk
ditampilkan atau dibagikan.
2) Mencatat hasil meeting
Biasanya, di setiap meeting
memang sudah ditunjuk satu
orang yang harus mencatat semua
pembahasan dan juga hasil dari
rapat tersebut. Namun, sebagai
sekertaris dan sebagai orang yang
mengetahui banyak mengenai
rapat ini, ada baiknya Anda
mencatat hasil-hasil rapat secara
garis besar untuk menjadi catatan
pribadi Anda dan juga menjadi catatan tambahan untuk melengkapi yang
kurang.
3) Memastikan semua pembicara telah membahas agenda yang telah ditentukan
Saat rapat sedang berlangsung, sebagai seorang sekertaris Anda tak boleh
memalingkan perhatikan kepada agenda dan juga materi yang telah disiapkan.
Tugas Anda lah untuk memastikan bahwa setiap pembicara atau presenter telah
menampilkan dan menjelaskan berbagai materi sesuai dengan agenda dan
memastikan bahwa setiap presenter tidak memberikan presentasi di luar agenda
yang telah disiapkan. Sudah menjadi tugas dan tanggung jawab dan juga hak
Anda untuk mengingatkan, menegur atau bahkan menghentikan pembicara
Gambar 3.7. Mencatat Hasil Meeting
https://www.google.com/search?safe=
strict&biw=

16. 127
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
yang keluar dari konteks atau materi yang telah ditetapkan atau bahkan telah
melewati durasi waktu yang telah ditentukan.
Setelah Rapat
1) Menyiapkan draft kesimpulan
Setelah meeting, biasanya setiap peseta akan dikirimkan hasil akhir dari
rapat tersebut. Nah, tentulah hal tersebut yang menjadi tugas Anda sebagai
sekertaris. Anda harus mencatat dan juga memberikan draft kesimpulan
berdasarkan rapat yang telah dilakukan tersebut. Namun, sebelum Anda
menyebarkannya, pastikanlah Anda telah meminta persetujuan dari pemimpin
rapat, pembicara dan juga pihak-pihak senior dari rapat tersebut.
2) Follow up keputusan dari pihak yang relevan
Dalam setiap rapat pastinya akan menghasilkan keputusan yang sudah
disepakati bersama. Namun terkadang, keputusan tersebut masih menggantung
karena harus mendapatkan persetujuan dari orang-orang yang bersangkutan.
Nah, hal tersebut menjadi tugas Anda untuk memberikan notifikasi dan juga
mem-follow up pihak-pihak yang relevan tersebut untuk memberikan
keputusan yang signifikan terhadap materi dan juga hasil rapat yang telah
disepakati bersama
Seorang sekretaris tentunya bertugas membantu meringankan setiap
pekerjaan atau kegiatan pimpinan, termasuk kegiatan rapat. Sebelum rapat
diselenggarakan seorang sekretaris harus mengatur kegiatan rapat pimpinan dengan
baik dan professional. Selain itu seorang sekretaris memahami pentingnya rapat
yang akan diselenggarakan.
Tujuan diadakannya rapat merupakan tempat atau kesempatan untuk
memecahkan atau mencari jalan keluar, yang didalamnya berisi informasi-
informasi penting dari kegiatan saling bertukar fikiran atau pendapat sehingga
menghasilkan keputusan yang tepat dan disetujui oleh peserta rapat. Seorang
sekretaris mampu membedakan jenis rapat yang akan di selenggarakan, seperti
apakah itu rapat resmi, rapat tidak resmi atau rapat yang bersifat tidak mengikat.

17. 128
Kegiatan Belajar 3
Pengelolaan Rapat dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
1) Rapat resmi mempunyai ciri: adanya hal yang sangat penting, dibuatnya
pemberitahuan atau undangan, serta adanya aturan protokol.
2) Rapat tidak resmi: dilaksanakan dalam kantor dimana yang hadir adalah
pimpinan dan staffnya, rapat biasanya terjadi mendesak atau seara tiba-tiba,
kebanyakan dalam rapat adalah diskusi.
3) Bersifat mengikat: rapat yang diselenggarakan untuk memutuskan sesuatu
yang hasilnya mengikat.
Setelah seorang sekretaris mengetahui hal-hal tersebut maka harus segera
membuat perencanaan rapat. Dalam hal ini sekretaris berperan penting untuk
menentukan produktivitas rapat, tugas seorang sekretaris yang sangat perlu
diperhatikan dalam merencanakan rapat yang bersifat resmi yaitu persiapan ruang
dan tata ruang rapat, ruangan sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Rapat
yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di operatin room atau conference bisa
juga di hotel, selain iu persiapkan pula tata ruang rapat sehingga seorang sekretaris
dpat menyesuaikan ruangan dengan jumlah partisipan rapat.
Tugas selanjutnya yang juga perlu perhatian seorang sekretaris yaitu
membuat surat undangan rapat, surat dibuat dengan sebaik dan seefektif mungkin.
Menyusun acara atau agenda rapat, disusun secara tepat, waktu, tempat dan acara
tersusun jelas dan berurutan, selain itu seorang sekretaris mempersiapkan daftar
hadir berbentuk buku tamu ataupun lembaran yang telah dibuat sekretaris, tujuan
dibuatnya daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai bukti
serta dokumentasi.
Tugas yang utama dalam mengadakan kegiatan rapat adalah
mempersiapkan bahan rapat, bahan rapat di buat jauh sebelum rapat dilaksanakan,
yang harus dipersiapkan adalah hasil rapat sebelumnya, bahan materi rapat serta
alat tulis kantor. Hal-hal lainyang sangat menunjang kegiatan rapat yaitu papan
tulis, ohp, power point, dokumentasi dll, sekretaris harus menyiapkan peralatan
rapat yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan rapat.
Membuat catatan hasil rapat (notulis), catatan laporan singkat tentang hasil
rapat disebut otula, fungsi notula sebagai bukti telah diadakan rapat , sumber
informasi, sebagi landasan rapat berikutnya dan sebagai media pengingat. Notula

18. 129
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
berisi hal-hal penting yang menyebutkan rincian tentang semua pelaksanaan rapat,
lalu notula disahkan oleh ketua rapat.
Pengiriman hasil rapat merupakan tulisan singkat secara jelas, kemudian
disampaikan kembali kepada seluruh peserta rapat yang hadir. Tindak lanjut rapat
meliputi keputusan yang harus ditindak lanjuti pada pertemuan berikutnya
d). Mengatur Jadwal Kegiatan Pimpinan
Pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan
menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa
saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan
demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal
berdasarkan skala prioritas (Wiwik Endah Natalwati dalam Websitenya, 2015).
Teknik Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan
Hal terpenting dalam pengaturan kegiatan pimpinan adalah memanfaatkan
waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk hal itu, seorang sekretaris harus
selalu melakukan koordinasi dan selalu melakukan konfirmasi denagn pihak-pihak
yang berhubungan dengan pimpinan.
Sekretaris harus mampu mengatur jadwal dengan baik, mulai dari
perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinasi waktu sekretaris dengan pimpinan,
mengorganisasi waktu pimpinan, dan melakukan pengawasan terhadap kegiatan
baik yang sudah ataupun yang belum dilaksanakan.
Seorang sekretaris akan melakukan pekerjaannya secara teratur apabila
dalam melaksanakan pekerjaannya menerapkan fungsi-fungsi manajemen seperti
perencanan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pada teknik
penggunaan waktu pimpinan.
1. Perencaaan kerja pimpinan
Apa itu perencanaan? Perencanaan merupakan kegiatan cara pandang ke
depan mengenai hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan
biasanya berhubungan dengan waktu. Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan

19. 130
Kegiatan Belajar 3
Pengelolaan Rapat dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan
pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan
demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal
berdasarkan skala prioritas.
Perencanaan meliputi tiga kategori, yaitu: (a) Perencanaan jangka panjang
(long term plan); (b) Perencanaan jangka menengah (medium term plan), dan
(c) Perencanaan jangka pendek (short term plan), dengan proses perencanaan
sebagai berikut:
(a) Menetukan/menetapkan maksud dan tujuan secara jelas.
(b) Menentukan alternatif.
(c) Mengatur sumber-sumber yang diperlukan.
(d) Menentukan organisasi, metode, dan prosedur.
(e) Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri.
Dalam rangka membuat perencanaan kerja hendaknya menetapkan
pertanyaan-pertanyaan seperti berikut.
(a) Kegiatan apa yang harus dilakukan?
(b) Dimana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?
(c) Bilamana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?
(d) Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan nanti?
(e) Mengapa kegitan tersebut perlu dilaksanakan?
Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka yang perlu
dilaksanakan dalam membuat perencaaan kerja diantaranya adalah sebagai berikut.
(a) Meminta penjelasan/saran-saran seperlunya mengenai masalah yang belum
dimengerti.
(b) Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan rencana demi kesempurnaan.
(c) Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal penting, sehingga pekerjaan
sehari-hari dapat direncanakan secara teratur.
(d) Menentukan urutan pentingnya masing-masing pekerjaan sehingga tugas yang
paling penting mendapat prioritas pertama.
(e) Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan-penundaan
pekerjaan.

20. 131
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
(f) Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar dapat membantu mengingatkan
acara/kegiatan pimpinan yang telah mendesak.
Ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi hal-hal berikut:
(a) Jelas/masuk akal (rasional)
Jelas dlam arti pekerjaan tersebut dibuat sesuai dengan job description
pimpinan.
(b) Sederhana (simple)
Sederhana artinya dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak
membuat jadwal yang berlebihan, tetapi disesuaikan dengan kemampuan dan
kesibukan pimpinan.
(c) Luwes (fleksibel)
Kegiatan yang disusun sekretaris harus fleksibel, dalam arti kegiatan tersebut
dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi dalam perusahaan.
Fleksibel juga berarti tidak kaku dalam menyusun jadwal pimpinan. Sekretaris
harus membuat perkiraan –perkiraan perubahan untuk hal-hal yang mungkin
terjadi diluar jadwal itu.
(d) Mencakup kegiatan yang menyeluruh (comprehensive)
Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan, sekretaris harus membuat jadwal
kegiatan secara keseluruhan yang menjadi aktivitas pimpinan sehari-hari sesuai
dengan job description.
(e) Berkesinambungan/terus-menerus (continue)
Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan harus berkesinambungan,
maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak berhenti sampai pada 1 periode
tertentu, namun suatu proses yang terus-menerus (continue).
2. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan
Pengorganisasian secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan
mengidentifikasi, menganalisa, mengelompokan pekerjaan, menentukan pekerjaan
bagi setiap pegawai. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berati kegiatan
mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokan pekerjaan pimpinan,
termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

21. 132
Kegiatan Belajar 3
Pengelolaan Rapat dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Dalam pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan, ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan oleh sekretaris, hal tersebut adalah sebagai berikut.
(a) Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan pimpinan.
(b) Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan.
(c) Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang
dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan kegiatan yang tidak mendesak
atau dapat ditunda sementara.
(d) Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan
kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang
dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.
3. Pengkoordinasian jadwal kegiatan pimpinan
Mengkoordinasi jadwal kegiatan pimpinan berarti mengharmonisasikan
antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris atau dengan pegawai lainnya.,
sehingga akan tercapai pelaksanaan tugas yang efisien dan efektif. Sekretaris harus
dapat bekerja sama dengan berbagai pihak sehubungan dengan tugas pimpinan.
Misalnya pada saat akan diadakan rapat, sekretaris harus mengkoordinasi terlebih
dahulu kepada pimpinan mengenai waktu pertemuan, bahan apa saja yang harus
disiapkan dalam rapat, dan siapa-siapa yang akan diundang. Semua hal tersebut
harus harmonis dalam arti jangan sampai rapat dilaksanakan, tetapi ternyata
pimpinan tidak bisa hadir karena ada acara lain.
4. Pengawasan jadwal kegiatan pimpinan
Mengawasi pengaturan jadwal kegiatan pimpinan berarti melihat apakah
jadwal kegiatan pimpinan yang direncanakan sudah sesuai dengan kegiatan yang
dilaksanakan. Kegiatan pengawasan juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi
jadwal kegiatan yang tidak sesuai rencana. Dalam melakukan pengawasan jadwal
kegiatan pimpinan , sekretaris juga perlu melihat ketepatan waktu dan kualitas
pekerjaan yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan pimpinan.

22. 133
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
Mengidentifikasi serta Membuat Jadwal Pimpinan
Pekerjaan Pimpinan pada hakikatnya adalah sebagai berikut.
1) Menandatangani surat
2) Membaca surat masuk
3) Membaca laporan
4) Menyusun laporan
5) Menerima telepon dan menelepon
6) Menerima tamu
7) Memimpin rapat
8) Mengadakan perjalanan dinas
9) Mengadakan kegiatan “Meeting”, dan
10) Melakukan Kegiatan sosial.
Hal yang dimaksud jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan
pimpinan yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di
balik meja kerja. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat
mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin
menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus
dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk
dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:
1. Berdasarkan urutan masuk; dan
2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)
Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik, jadwal kegiatan dapat
disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan.
Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, hal tersebut sangat
tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan
kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan lebih mudah dikoreksi
mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan tetapi sulit membuat
program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal
terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan
dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan
program kegiatan lain.

23. 134
Kegiatan Belajar 3
Pengelolaan Rapat dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
a) Pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan urutan surat masuk
Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk,
dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi
surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan
yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain,
maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain
yang dapat mewakili pimpinan.
b) Pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan
Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan,
jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan
(contoh jadwal). Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala
akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya
memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak
penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kapada pejabat lain.
Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan
Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke
hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan
pimpinannya. Berikut contoh penyusunan agenda kerja pimpinan:
Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan
pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku
khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di
ruang pimpinan.
Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan
sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan
dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut.
1) Menerima dan menghimpun surat.
2) Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.
3) Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan.
4) Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.

24. 135
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
5) Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan
pimpinan
Adapun contoh penyusunan agenda kerja pimpinan yang disusun oleh
sekretaris (contoh agenda dalam negeri) dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 3.8. Agenda Kerja Pimpinan
https://www.google.com/search?safe=strict&biw=1366&
bih=657&tbm=

25. 136
Kegiatan Belajar 3
Pengelolaan Rapat dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Contoh Kegiatan pimpinan (Luar Negeri):
Gambar 3.9. Contoh Kegiatan Pimpinan
https://www.google.com/search?q=contoh+agenda+kegia
tan+pimpinan+luar+negeri&safe=

26. 137
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan

27. 138
Kegiatan Belajar 3
Pengelolaan Rapat dan Jadwal Kegiatan Pimpinan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
MODUL 4
Humas dan Kesekretarisan
KEGIATAN BELAJAR 3
Pengelolaan Rapat dan
Jadwal Kegiatan Pimpinan
CPMK
Mengelola Kesekretarisan
POKOK-POKOK MATERI
1) Tugas-tugas Sekretaris
2) Jadwal kegiatan pimpinan
URAIAN
MATERI
Pengertian, Peran dan Tujuan
Sekretaris
Tugas-tugas Sekretaris
Tugas Sekreretaris dalam Rapat
Mengelola Jadwal Kegiatan
Pimpinan