3. PENGERTIAN
Perjalanan dinas
adalah perjalanan yang
dilakukan oleh
karyawan/pegawai
suatu
lembaga/perusahaan
yang berkaitan dengan
tugas suatu
lembaga/perusahaan
yang berkaitan dengan
tugas pekerjaan
kedinasan
Tugas pekerjaan
kedinasan adalah tugas
pekerjaan yang
berkaitan dengan
kepentingan
lembaga/perusahaan
Jadi, Perjalanan
dinas pimpinan adalah
perjalanan yang
dilakukan oleh pimpinan
suatu lembaga atau
perusahaan dalam
rangka melaksanakan
tugas kedinasan.
4. Setelah pimpinan memberi tahu tentang
keberangkatannya, maka sekretaris harus
memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Tujuan perjalanan
2. Tanggal keberangkatan dan kembalinya
3. Tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa
saja pimpinan membuat janji temu/kegiatan
pokok perjalanan dinas/bisnis.
4. Persiapan transportasi dan dokumen
perjalanan
5. Hotel/penginapan yang dikehendaki
6. Angkutan apa yang diperlukan setiap
kunjungan, dikota tujuan
5. MACAM-MACAM PERJALANAN
DINAS
1. Ditinjau dari wilayah
tujuan, dibedakan menjadi:
a. Perjalanan Dinas
dalam negeri.
Contohnya : antarkota,
antardaerah, antar provinsi
b. Perjalanan Dinas luar
negeri.
Contohnya : antarnegara
2. Ditinjau dari
transportasi dibedakan
menjadi :
a. Perjalanan lewat
darat.
b. Perjalanan lewat
laut.
c. Perjalanan lewat
udara.
6. 3. Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi :
a. Perjalanan dinas untuk rakernas.
b. Perjalanan dinas untuk seminar nasional.
c. Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.
d. Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan.
e. Perjalanan dinas untuk pelantikan.
f. Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.
g. Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.
h. Perjalanan dinas untuk tender.
i. Perjalanan dinas untuk acara seremonial.
j. Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi.
7. MACAM-MACAM PERSIAPAN
PERJALANAN BISNIS
Transportasi darat meliputi : mobil
dinas/perusahaan, travel, bis, kereta api.
Persiapan yang harus dilakukan adalah :
Membawa identitas pribadi
Dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam
keberangkatan
Membawa peta kota tujuan
Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali
surat-surat yang diperlukan/dokumen yang
dibawa.
Konfirmasikan pemesanan hotel.
8. Transportasi laut menggunakan kapal laut.
Persiapan yang harus dilakukan adalah :
Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
Siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat
Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
Konfirmasikan pemesanan kamar hotel
Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali
Surat-surat yang diperlukan/dokumen yang dibawa
Persiapan daftar nama dan telepon yang akan
dihubungi
Usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan.
9. Transportasi udara menggunakan pesawat terbang.
Persiapan yang harus dilakukan adalah :
Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
Siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat
Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
Periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas
maksimum
Konfirmasikan pemesanan kamar hotel
Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-
surat yang diperlukan/dokumen yang harus dibawa
Persiapkan daftar nama dan telepon yang akan
dihubungi
10. PERSIAPAN AKOMODASI
Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan
untuk memenuhi kebutuhan selama melakukan
perjalanan bisnis/dinas. Akomodasi meliputi
: hotel/tempat penginapan, sarana transportasi
selama perjalanan dan daftar hotel/penginapan
beserta fasilitas yang disediakan maupu harga
yang ditentukan
11. Persiapan yang harus dilakukan
adalah:
1. Pemesanan kamar
2. Check in
3. Cara pembayaran
4. Check out
12. PERSIAPAN KEUANGAN
PENGERTIAN Biaya yang diperlukan:
Persiapan
Keuangan Adalah
menyusun secara
rinci tentang jumlah
biaya yang diperlukan
perusahaan untuk
kepentingan
perjalanan
bisnis/dinas.
1. Biaya transportasi
(pulang, pergi, lokal
selama dalam tugas
dikota tujuan )
2. Biaya akomodasi
3. Biaya acara
kegiatan/kontribusi acara
kegiatan
4. Uang saku
5. Uang lunsum (pajak
langsung mengenai
barang/jasa yang
bersangkutan)
6. Biaya lain.
13. Menyiapkan alat pembayaran yang digunakan
dalam perjalanan dinas yaitu :
1. Uang tunai
2. Kartu kredit
3. Cek berpergian/traveller check
4. Letter of credit (1/C)
14. PERSIAPAN DOKUMEN
PENGERTIAN KEGUNAAN
Persiapan
Dokumen Adalah
menyiapkan segala
keterangan yang
melengkapi
perjalanan
bisnis/dinas sesuai
dengan tempat tujuan
dan pekerjaan yang
akan dilakukan.
1. Memberi informasi
tentang isi dokumen
kepada yang
memerlukannya
2. Sebagai alat bukti/data
suatu keterangan
3. Melestarikan dokumen
dari kemusnahan
4. Sebagai bahan penelitian
5. Mengembangkan koleksi
dokumen
6. Menjamin keutuhan dan
keotentikkan informasi
15. DOKUMEN PERJALANAN
DINAS
PENGERTIAN:
Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau
terletak yang dapat digunakan sebagai bukti
keterangan. Contohnya akte kelahiran, surat,
ijazah dsb.
Dokumen perjalanan dinas adalah segala
dokumen yang diperlukan dalam perjalanan dinas
sebagai kelengkapan sesuai dengan tujuan dan
tugas yang akan dilakukan.
16. MACAM-MACAM DOKUMEN
PERJALANAN DINAS
1. Dokumen internal :
-Surat tugas
-Surat perintah perjalanan dinas (SPPD)
-Jadwal perjalanan dan peta
-Petunjuk akomodasi
-Daftar nama dan telepon yang akan dihubungi.
2. Dokumen eksternal
-Pasport (khusus untuk ke luar negeri)
-Visa (khusus untuk ke luar negeri)
-Kartu sehat/yellow card (khusus untuk ke luar negeri)
-Asuransi
-KTP dan surat-surat penting lainnya
-Fiskal (khusus untuk ke luar negeri)
-Exit Permit
17. MEMPERSIAPKAN DOKUMEN
PERJALANAN DINAS
a. Mempersiapkan Pasport
1. Menyiapkan dokumen untuk mengurus pasport meliputi :
· KTP, KK, Akte kelahiran, foto
· Ijazah terakhir
· Surat tugas/SPPD
· Surat keputusan pengangkatan pegawai
· Surat keterangan berkelakuan baik.
2. Mengurus pembuatan pasport, langkah-langkah sebagai berikut :
· Datang ke kantor imigrasi untuk mengisi formulir dan
menyerahkan dokumen diatas.
· Kemudian menyerahkan formulir yang sudah diisi dan
membayar biaya pasport
· Menunggu kurang lebih satu minggu untuk diproses
· Datang ke kantor imigrasi untuk foto langsung pada pasport.
18. b. Mempersiapkan Visa
Setelah pasport jadi, mengurus visa ke
kantor kedutaan yang dituju yang berada
ditempat memproses pasport. Misalnya
berkunjung ke Australia maka mengurus ke
kantor kedutaan Australia yang ada dijakarta.
c. Mempersiapkan yellow card/medicial
document
Kartu sehat merupakan kartu yang
dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah
untuk warga negara yang akan ke luar
negeri. Fungsinya untuk menyatakan bahwa
warga negara tersebut bebas dari penyakit
menular.
Cara mengurusnya datang sendiri ke
dinas kesehatan pemerintah melakukan
check up.
d. Mempersiapkan surat tugas
Membuat surat tugas harus lengkap bagian-
bagiannya yaitu :
1. Kepala surat tugas
2. Pembuka surat tugas (identitas pemberi
tugas)
3. Isi surat tugas (nama yang melaksankan,
jenis tugas, lama tugas, tempat tugas)
4. Penutup surat tugas dan kaki surat tugas.
e. Mempersiapkan SPPD
Membuat SPPD harus memuat :
1. Pejabat yang memberi perintah
2. Identitas yang melaksankan perintah
3. Perjalanan yang diperintahkan
4. Perjalanan yang direncanakan
5. Maksud perjalanan
6. Perhitungan biaya
7. Keterangan
f. Mempersiapkan jadwal perjalanan
bisnis
Jadwal perjalanan bisnis sangat
penting maka harus direncanakan sebaik
mungkin dan dipersiapkan sebelumnya agar
perjalanan lancar dan tujuannya tercapai.
Jadwal perjalanan bisnis memuat :
1. Waktu keberangkatan
2. Tempat tujuan
3. Lama perjalanan
4. Jenis transportasi
5. Acara perjalanan/kegiatan
6. Kapan kembali
19. MELAKSANAKAN PENANGANAN
PERJALANAN BISNIS
PENGERTIAN JADWAL
KERJA
KENGUNTUNGAN
JADWAL KERJA
Jadwal kerja
adalah daftar urutan
kerja dan jangka waktu
pekerjaannya yang
disesuaikan dengan
pembagian waktu.
Dalam suatu
kantor jadwal kerja
dikaitkan dengan
kegiatan pimpinan,
sehingga ada istilah
kegiatan pimpinan atau
1. Pekerjaan penting
tidak terlewatkan
2. Menghemat pikiran
3. Bekerja lebih tenang
4. Memiliki data untuk
mempertanggungjaw
abkan kerjanya
5. Memiliki data/bahan
untuk menyusun
jadwal kerja atau
kegiatan bersama
pimpinan.
20. CARA MENYUSUN JADWAL
KERJA/KEGIATAN PIMPINAN
1. Mencatat segala sesuatu yang perlu
dikerjakan
2. Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan
urusan pimpinan
3. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka
pendek, menengah dan jangka panjang
4. Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya
pekerjaan
5. Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan
prioritas pentingnya pekerjaan.
21. KERJA/KEGIATAN
PIMPINAN/AGENDA KERJA
PIMPINAN
Jadwal kerja/agenda kerja pimpinan dapat
dibuat dengan kolom yang beraneka macam
bentuknya tergantung selera perusahaan/kantor
masing-masing.
Namun pada dasar intinya sama bahwa
kolom tersebut terdiri dari :
Nomor, hari dan tanggal, waktu, uraian kegiatan
dan keterangan.
22. AGENDA KERJA/KEGIATAN PIMPINAN
PT MUTIARA KASIH
Jalan Mawar 421
SURAKARTA
PERIODE............................S/D...............................
Surakarta, ........................
Direktur
Sekretaris
............................. ............................
NO Hari/Tanggal Waktu Uraian
Kegiatan
Keterangan
23. SURAT TUGAS
Surat tugas adalah surat yang berisi
penugasan seorang pejabat/pegawai untuk
melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh
kantor/perusahaan yang berkepentingan.
Bagian-bagian surat tugas terdiri dari kepala
surat, isi surat dan kaki surat.
24. Cara menyusun surat tugas :
1. Memilih bentuk surat sesuai dengan penetapan
pedoman surat menyurat di kantor yang
bersangkutan.
2. Menulis kepala surat jika kertas yang dipakai tidak
mempergunakan kop surat.
3. Merancang alinea pendahuluan secara tepat.
4. Merancang alinea isi/inti yang memuat identitas
pemberi tugas, pengemban tugas, jenis tugas dll.
5. Merancang alinea penutup.
6. Menulis kaki surat.
7. Mengetik konsep surat yang telah di paraf
8. Penanda tanganan surat tugas.
25. SURAT PERINTAH PERJALANAN
DINAS (SPPD)
SPPB/SPPD adalah surat yang memuat penugasan
ke wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan
dan dengan biaya kantor/perusahaan/negara.
Bagian-bagian surat perintah perjalanan bisnis terdiri
dari kepala surat, isi surat dan kaki surat.
26. data yang harus dimuat dalam isi
surat tersebut adalah :
1. Pejabat yang memberi perintah
2. Nama dan identitas yang mendapat perintah
3. Tempat tujuan perjalanan dinas/bisnis
4. Transportasi yang digunakan
5. Jangka waktu perjalanan
6. Maksud perjalanan
7. Biaya perjalanan
8. Keterangan
27. JADWAL PERJALANAN DINAS
Jadwal perjalanan bisnis/dinas adalah daftar
perinian perjalanan yang akan dilalui dalam
menjalankan tugasnya.
Daftar perjalanan dibuat rangkap 4 (empat)
untuk diberikan kepada pimpinan, teman sejawat
dan sekretaris.
Tujuannya untuk mengetahui bahwa
pimpinan sedang melakukan perjalanan bisnis
atau dinas.
28. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam
mengatur perjalanan bisnis/dinas adalah :
1. Tujuan perjalanan
2. Kota tujuan
3. Jenis perjalanan
4. Jenis layanan/fasilitas yang digunakan
5. Rencana janji temu dan keperluan
6. Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan
kembali.
29. Cara membuat jadwal perjalanan bisnis
berwujud kolom yang beraneka ragam
bentuk/modelnya, namun pada dasarnya sama.
Kolom tersebut terdiri dari :
1. Nomor urut
2. Hari, tanggal, waktu
3. Lapangan terbang/stasiun
4. Nomor penerbangan/kereta api
5. Tiba di kota tujuan/tempat tujuan
6. Hotel/penginapan
7. Kegiatan.
