Kegiatan Adm. Perkantoran dan tata ruang

1. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
66 Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran

2. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
67Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
1. Rasional dan Deskripsi Singkat
Kegiatan dalam suatu organisasi tidak akan mencapai tujuan yang
diinginkan jika tidak ditunjang oleh personel administrasi perkantoran yang
melaksanakan kegiatan-kegiatan administrasi. Personel administrasi dituntut
untuk bekeja dengan baik, tepat, dan efisien.
Salah satu faktor penunjang pelaksanaan pekerjaan kantor adalah sarana
pendukung kantor itu sendiri termasuk ruang kantor. Ruang kantor harus ditata
sedemikian rupa agar keberadaannya memudahkan pekerjaan kantor. Tata ruang
kantor yang baik akan menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan aman
bagi pegawai agar dapat termotivasi untuk melaksanakan pekerjaan secara
efektif dan efisien. Tata ruang kantor berkaitan dengan aliran pekerjaan
sehingga dalam perencanaannya harus sebaik mungkin agar prosedur kerja dan
pengawasan pegawai mudah untuk dilakukan. Olehnya itu kegiatan belajar 3 ini
perlu menjadi perhatian peserta PPG agar mampu mengetahui kegiatan
administrasi perkantoran dan tata ruang kantor.
Kegiatan belajar 3 disusun untuk memberikan pengetahuan dasar
mengenai administrasi umum, sehingga peserta PPG pada akhirnya mampu
mengaktualisasikan ilmu yang diperoleh untuk diajarkan pada sekolah terkhusus
pada program studi manajemen perkantoran.
Kegiatan belajar 3 dimulai dengan mengukur kemampuan peserta PPG
mengenai persyaratan personel administrasi, jenis kegiatan administrasi
perkantoran, tata ruang kantor, prinsip dan asas tat ruang kantor, jenis tata ruang
kantor dan cara menata ruang kantor. Hasil akhir dari kegiatan belajaran 3 ini
diharapkan peserta PPG mampu mengetahui kegiatan-kegiatan administrasi
A. PENDAHULUAN

3. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
68 Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
perkantoran, mengetahui konsep tata ruang kantor dan mengetahui jenis-jenis
tata ruang kantor.
2. Relevansi
Administrasi umum merupakan mata pelajaran yang paling utama
khususnya yang bergelut di dunia manajemen perkantoran/administrasi
perkantoran/tata kelola perkantoran. Relevansi antara tuntutan dunia kerja dan
urgensi dunia pendidikan untuk menyiapkan pembelajaran yang memiliki
kompetensi dalam dunia manajemen administrasi. Dengan demikian adanya
kegiatan belajar 3 ini akan memberikan pengetahuan dasar mengenai kegiatan-
kegiatan administrasi perkantoran dan konsep tata ruang kantor serta jenis-jenis
tata ruang kantor yang ada. Dengan adanya kegiatan belajar 3 ini maka
diharapkan peserta PPG memiliki kompetensi untuk memilih kasus-kasus
kegiatan administrasi yang tepat, mengetahui konsep dasar tata ruang kantor,
selain itu peserta PPG juga diharapkan mampu menganalisis jenis-jenis tata
ruang kantor.
Kompetensi-kompetensi tersebut sangat diperlukan, khususnya bagi siapa
saja yang bergelut dengan dunia kerja. Dengan demikian, kehadiran modul ini
memberikan pengetahuan dan kemampuan kegiatan admiinistrasi perkantoran
dan tata ruang kantor. Kegiatan belajar ini merupakan lanjutan dari kegiatan
belajar 2 yang membahas mengenai jabatan, tugas dan uraian pekerjaan pada
sekretaris. Setelah mampu memahami kegiatan belajar sebelumnya, peserta PPG
diharapkan juga mampu memahami kegiatan administrasi perkantoran dan tata
ruang kantor
3. Petunjuk Belajar
Sebelum mempelajari modul ini peserta PPG harus memiliki kemampuan
awal atau penguasaan tentang kegiatan administrasi perkantoran dan tata ruang
kantor. Adapun langkah-langkah atau petunjuk belajar dalam penggunaan
modul ini sebagai berikut:
Peserta:

4. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
69Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
A. Bacalah setiap materi dalam modul ini dengan cermat dan pahami
dengan baik sub capaian mata kegiatan
B. Diskusikan dengan sesama peserta apa yang telah Anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan
kompetensi yang ingin dicapai dalam modul. Bila masih ragu, maka
tanyakan kepada instruktur sampai betul-betul Anda sudah paham .
C. Bila proses memahami materi Anda menemui kesulitan, diskusikan
dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan instruktur.
D. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu dengan jujur dan teliti serta
bertanggungjawab.
E. Peserta tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar 4, bila belum
menguasai 80% dari materi pada kegiatan belajar 3.
Instruktur:
A. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, metode
pembelajaran, cara penilaian, media yang digunakan dan waktu yang
dibutuhkan.
B. Berilah bimbingan kepada peserta bila mereka mendapatkan kesulitan
C. Monitor dan catat kemajuan peserta dan berikan feedback atas
pencapaian pembelajaran peserta didik.

5. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
70 Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Pekerjaan kantor diidentikkan dengan pekerjaan yang bersifat pelayanan,
artinya dilaksanakan demi terselenggaranya suatu kegiatan pokok yang lain.
Selain itu juga berkaitan dengan semua
unsur organisasi. Pekerjaan kantor tidak
hanya sekedar kegiatan tata usaha yang
yakni kegiatan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim,
dan menyimpan bahan keterangan saja.
Namun lebih luas yakni pekerjaan
kantor mencakup keseluruhan isi atau
substansi manajemen.
B. INTI
1. Capaian Pembelajaran Mata Kegiatan
Menguasai konsep dasar administrasi umum yang meliputi
manajemen administratif dan manajemen perbekalan
2. Pokok-pokok Materi
A. Persyaratan personel administrasi
B. Jenis kegiatan administrasi perkantoran
C. Tata ruang kerja/kantor
D. Tujuan ata ruang kantor
E. Prinsip dan asas tata ruang kantor
F. Jenis tata ruang kantor
G. Menjelaskan cara menata ruang kantor
C. Uraian Materi

6. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
71Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
A. Persyaratan Personel Administrasi
Dalam proses rekrtutmen pegawai seetiap kantor memiliki persyaratan
tersendiri. Persyaratan yang diajukan berhubungan erat dengan tugas dan bidang
pekerjaan yang akan menjadi tanggung jawab pelamar. Begitupun dengan
personel administrasi. Setiap personel administrasi harus memenuhi syarat yang
sesuai dengan pekerjaannya. Personel administrasi umumnya harus memenuhi
syarat-syarat berikut:
1. Persyaratan pengetahuan
Hal pertama yang diharapkan ada dalam diri calon personel dapat
digolongkan menjadi dua, yakni pengetahuan umum yang diperoleh melalui
pendidikan formal dan nonformal, serta pengetahuan terkait bidang pekerjaan
yang nantinya akan menjadi tanggung jawab pekerja administrasi.
Umumnya, organisasi atau perusahaan menetapkan standar pengetahuan
umum melalui tingkat pendidikan formal, tepatnya pendidikan terakhir. Bukti
pendidikan formal dapat dilihat melalui ijazah , transkrip nilai atau sertifikat yang
dimiliki. Bukti pendidikan nonformal, seperti sertifikat kursus dan pelatihan, juga
dapat dilampirkan sebagai bahan pertimbangan perusahaan.
2. Persyaratan potensi
Potensi merupakan kemampuan yang menjadi kekuatan pribadi yang
dimiliki oleh setiap individu. Potensi diri dapat merupakan bawaan lahir (genetik)
ataupun diperoleh berdasarkan pengalamandan pelajaran yang diteruma seseorang
dalam hidupnya. Potensi diri dibedakan menjadi dua, yakni potensi fisik dan
potensi nonfisik.
Potensi fisik adalah kekuatan pribadi yang berwujud kondisi fisik atau
jasmani, seperti penampilan fisik dan rupa wajah, kualitas indra, dan daya tahan
tubuh. Sedangkan potensi nonfisik adalah kekuatan pribadi yang meliputi
kecerdasan intelektual (intelligence quotient/IQ), kecerdasan emosional
(emotional quotient/EQ), kecerdasan spiritual (spiritual quotient/SQ).
3. Persyaratan keterampilan

7. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
72 Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Seorang personel kantor tentu dituntut untuk dapat melaksanakan semua
tugas dan pekerjaan yang dibebankan dengan baik, tepat dan efisien. Kemampuan
untuk bekerja dengan baik, tepat dan efisien. Kemampuan tersebut merupakan
keterampilan yang diharapkan ada dalam diri setiap personel kantor, tak terkecuali
personel administrasi. Pekerjaan yang dihasilkan oleh personel kantor yang
terampil akan dinilai sebagai pekerjaan yang memiliki kualitas tinggi. Selain
keterampilan menangani pekerjaan, keterampilan lain yang diharapkan ada dalam
diri seorang personel administrasi adalah keterampilan berpenampilan dan
keterampilan berekspresi. Seperti:
a. Keterampilan memadukan busana
yang serasi, dan bagi wanita
kemampuan untuk merias wajah dan
rambut
b. Keterampilan berbicara, memilih
kata dan mengungkapkan pendapat
c. Bersikap wajar, tidak overacting dan
feminine/maskulin
d. Kemampuan menampilkan ekspresi
yang ramah dan menunjukkan persahabatan, serta
e. Tidak bersungut-sungut atau komat-kamit saat berbicara.
4. Persyaratan kepribadian
Kepribadian dapat diartikan sebagai keseluruhan watak dan sifat seseorang
yang terwujud melalui sikap dan tingkah laku. Syarat-syarat kepribadian yang
diperlukan oleh seorang peresonel administrasi adalah:
a. Loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya sehingga
tercipta sense of belonging atau rasa memiliki dan saling menjaga
b. Tekun dan rajin, yaitu setiap tugas dan pekerjaanyang diberikan selalu
dikerjakan dengan sungguh-sungguh.
c. Kesabaran, artinya seorang personel administrasi teliti dalam pekerjaan,
tidak mudah putus asa dan ulet

8. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
73Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
d. Kerapian, seorang personel administrasi harus memiliki sikap rapi yakni
dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik, tertata rapi dan tidak
berantakan.
e. Dapat menyimpan rahasaia, seorang personel administrasi yang baik dan
bertanggung jawab adalah personel admnistrasi yang mampu menyimpan
rahasia, karena kebocoran rahasia perusahaan dapat menimbulkan
kerugian besar.
B. Jenis Kegiatan Administrasi Perkantoran
Dalam menjalankan tugas-tugas dan pekerjaan di suatu kantor, tentunya
diperlukan pihak-pihak yang mampu melaksanakan tugas-tugas tersebut. Suatu
organisasi tentunya telah menentukan siapa saja pihak yang bertanggung jawab
atas suatu tugas ataupun pekerjaan yang harus diselesaikan. Pada organisasi ,
personel administrasi memiliki peranan yang penting. Personel administrasi
adalah staf atau pegawai yang bertugas utnuk menjalankan tugas-tugas
administrasi dalam sebuah organisasi. Menurut The liang Gie, jenis kegiatan
administrasi perkantoran meliputi:
1. Menghimpun
Kegiaran menghimpun meliputi kegiatan mencari, mengusahakan dan
mengumpulkan semua data atau keterangan-keterangan yang berhubungan dengan
pekerjaan kantor. Data tersebut dihimpun berdasarkan tiga rentang waktu, yakni
sejak data tersebut belum ada, ketika data tersebut sudah ada, tetapi masih
berserakan (belum terhimpun), serta ketika data tersebut telah terhimpun dan siap
digunakan.
2. Mencatat
Kegiatan mencatat meliputi kegiatan pencatatan data atau kererangan terkait
pekerjaan secara manual dengan menggunakan alat tulis. Pada kegiatan ini,
kemampuan dalam menghasilkan tulisan yang baik, mudah terbaca, serta
merangkum inti materi dengan padat dan jelas. Kegiatan mencatat menghasilkan
data atau keterangan berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

9. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
74 Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
3. Mengolah
Aktivitas mengolah meliputi pengelolaan data atau keterangan terkait
pekerjaan yang ditangani dengan menggunakan peralatan tertentu. Contoh dari
kegiatan mengolah adalah pengetikan surat menggunakan komputer atau
mengirimkan surat elektronik/e-mail. Kegiatan mengolah data akan menghasilkan
data yang siap digunakan diberbagai kesempatan misalnya presentasi atau
seminar.
4. Menggandakan
Kegiatan menggandakan meliputi tugas memperbanyak data atau
keterangan terkait pekerjaan dengan memanfaatkan peralatan yang sesuai
sehingga mencapai jumlah yang diperlukan. Sebagai contoh adalah kegiatan
memperbanyak data atau keterangan berupa pengumuman menggunakan mesin
fotokopi, yang nantinya akan digunakan oleh personel-personel lain yang ada
dalam kantor.
5. Mengirim
Kegiatan mengirim merupakan kegiatan menyampaikan data atau
keterangan-keterangan dengan memanfaatkan jasa perantara, misalnya kurir, pos,
agen dari satu pihak ke pihak lainnya. Contoh dari kegiatan ini adalah
mengirimkan surat atau paket kepada klien dan kolega perusahaaan.
6. Menyimpan
Kegiatan menyimpan adalah kegiatan meletakkan suatu data atau perlatan
tertentu yang berkaitan dengan pekerjaan kantor di suatu tempat tertentu yang
relatif aman dari risiko kehilangan mauupun kerusakan. Sebagai contoh adalah
menyimpan surat penting di folder dan laci khusus atau menyimpan benda
berharga di dalam brankas.
Ciri yang melekat dalam pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang sifatnya
memberikan pelayanan, maksudnya adalah dikerjakan untuk tercapainua kegiatan
utama yang lain. Ciri lainnya adalah berhubungan dengan semua unsur organisasi
dan dilaksanakan oleh seluruh personel yang ada dalam organisasi. Seperti,
seorang direktur yang menyimpan surat perintah rahasia dari pimpinan,

10. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
75Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
sebenarnya melakukan tugas pengarsipan. Semua personel yang melakukan
kegiatan absensi baik secara manual maupun dengan menggunakan finger print
sebenarnya melakukan sebagian pekerjaan tata usaha.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh George Terry, secara umum
jam kerja dalam sebuah kantor dipergunakan untuk tujuh macam aktivitas dengan
persentase sebagai berikut:
1. Mengetik 24,60%
2. Menghitung 19,50%
3. Memeriksa 12,30%
4. Menyimpan arsip 10,30%
5. Menelepon 8,80%
6. Menggandakan 6,40%
7. Mengirim surat 5,50%
8. Aktiivitas lain 12,70%
100,00%
Ada banyak kegiatan administrasi perkantoran, olehnya itu seorang personel
administrasi harus memiliki kemampuan dan keterampilan. Seorang personel
administrasi dapat dikatakan terampil jika mampu bekerja dengan standar mutu,
jumlah dan waktuyang ditetapkan perusahaan ketika menyelesaikan tugas-
tugasnya. Kecermatan dan ketelitian dalam menyelesaikan tugas yang diberikan
juga turut menjadi indikator utama penilaian keterampilan personel administrasi,
jika seorang personel adminstrasi dapat menyelesaikan pekerjaan dengan tepat
dan sesuai, bahkan melebihi standar perusahaan, personel tersebutdapat dikatakan
sangat terampil. Sebalikanya jika, jika personel tersebut tidak mampu bekerja
sesuai standar yang ditetapkan, personel tersebut dapat dikatakan sebagai personel
yang kurang atau bahkan belum terampil.
C. Pengertian Tata Ruang Kantor
Dalam membuat tata ruang kantor, fasilitas yang digunakan perlu utnuk
direncanakan dan ditata dengan baik. Sehingga para pegawai mampu menjalankan
tugasnya dengan baik dan pelayanan terhadap klien akan berjalan dengan lancar.

11. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
76 Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Saat ini, fungsi dan kedudukan kantor berkembang dengan pesat dan menentukan
keberhasilan suatu organisasi. Untuk mencapai tujuan dalam kehidupan organisasi
yang berorientasi pada masa depan, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan
perkantoran memerlukan pimpinan dan staf yang mengerti akan tugasnya dan
bersemangat mencurahkan perhatiannya secara sungguh-sungguh, dan berusaha
untuk dapat mengolah informasi, sehiingga menjadi sesuatu yang bermanfaat.
Gambar 23. Tata Ruang Kantor
Sumber: http://www.dramabeans.com
Istilah tata ruang kantor atau tata ruang kerja berasal dari Bahasa Inggris,
yakni office layout atau sering juga disebut layout. Tata ruang kantor merupakan
pengaturan ruang kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada
luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan kenyamanan bagi
pegawai. Pengertian tata ruang kantor menurut beberapa ahli:
1. Tata ruang kantor menurut The Liang Gie adalah penyusunan alat-alat pada
letak yang tepat, serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja
bagi para pegawainya.
2. Menurut George R Terry dalam (Asriel, Armiati, dan Frista 2016), tata ruang
kantor merupakan penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam

12. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
77Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
penggunaan ruang secara terperinci untuk menyiapkan suatu susunan yang
praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja
perkantoran dengan biaya yang sesuai.
3. C.L Littlefield dan R.L Peterson mengungkapkan bahwa tata ruang kantor
merupakan aktivitas penyusunan perabotan dan alat pada luas ruang yang
tersedia.
4. Quible mengungkapkan bahwa tata ruang kantor merupakan penggunaan
ruangan secara efektif dan mampu memberikan kepuasan kepada pegawai
terhadap pekerjaan yang dilakukan, serta memberikan kesan yang mendalam
bagi pegawainya.
Produktivitas suatu organisasi secara langsung maupun tidak langsung akan
dipengaruhi oleh penataan ruang kantor baik dalam arti positif maupun negatif.
Tata ruang kantor akan mempengaruhi kedinamisan suatu tempat kerja (Juni dan
Agus 2013; Karyana 2014). Oleh karena itu pemilihan tata ruang kantor harus
menjadi salah satu rencana dari pihak manajemen, karena akan memengaruhi
produktivitas sebuah organisasi .
D. Tujuan tata ruang kantor
Salah satu faktor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan
kegiatan perkantoran adalah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kerja
dengan sebaik-baiknya. Tiap organisasi memiliki tujuan dalam menyusun tata
ruang kantor. Tujuan ini berkaitan dengan efektivitas, efisiensi dan produktivitas
yang hendak dicapai. Adapun tujuan dari penataan ruang kantor menurut (R,
Mulyani, dan Suyetty 2018):
1. Memberikan rasa nyaman kepada pegawai sehingga nyaman dalam bekerja.
2. Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang
yang tidak berguna
3. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja
4. Memudahkan dalam hal pengawasan
5. Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan
kerja maupun kepada klien

13. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
78 Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
6. Memudahkan gerak pegawai dalam bekerja
7. Meminimalisir kebisingan yang mungkin terjadi
8. Memberikan pencitraan yang baik kepada klien maupun tamu perusahaan.
Sedangkan menurut The Liang Gie (Sukoco 2017; Zulkarnain dan
Sumarsono 2015), tujuan tata ruang kantor adalah:
1. Proses melaksanakan aktivitas kantor dapat dilakukan dalam jarak yang
sependek mungkin
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat berjalan dengan lancar
3. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara
4. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung memuaskan
5. Seluruh ruang dapat dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan
6. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan
mudah diubah sewaktu-waktu jika diperlukan
E. Prinsip dan asas tata ruang kantor
Prinsip tata ruang kantor merupakan aturan-aturan yang harus diperhatikan
agar tujuan dari pelaksanaan tata ruang kantor dapat tercapai. Menurut (Asriel,
Armiati, dan Frista 2016) ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam
menata ruang kantor yang efektif, yakni:
1. Menganalisis kaitan antara perabotan, informasi dan karyawan dalam arus
kerja.
2. Mengupayakan arus kerja agar berada dalam satu garis lurus dan mencegah
adanya criss crossing dan backtracking
3. Bagian kerja atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan
4. Tugas dan pekerjaan yang banyak berhubungan dengan masyarakat, harus
ditempatkan dibagian depan kantor
5. Karyawan maupun divisi yang membutuhkan tingkat konsentrasi yang tinggi
harus ditempatkan di ruang kerja yang suasananya lebih tenang
6. Panentuan ruang harus didasarkan pada posisi, pekerjaan yang dikerjakan
dan perlengkapan khusus yang diperlukan oleh karyawan

14. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
79Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
7. Perlengkapan dan peralatan yang digunakan sesuai dengan kebutuhan
karyawan
8. Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien
dari pegawai
9. Memberikan prioritas tinggi untuk keamanan
10. Ruang terbuka yang luas lebih efisien dibandingkan dengan ruang sempit
yang tertutup
11. Memperhatikan area yang tepat untuk pencahayaan, dekorasi, pendingin
ruangan, kelambaban udara dan kontrol suara
12. Mempertimbangkan perubahan kantor dimasa depan
13. Pekerjaan harus datang dari pegawai, bukan sebaliknya.
Selain harus memerhatikan prinsip-prinsip yang ada, tata ruang kerja juga
harus memerhatikan asa-asa teretentu sebagai pedoman. Richard Muther
merumuskan enam asas pokok tata ruang yang baik. Keenam asas ini sebaiknya
saling melengkapi agar tercipta suasana kantor yang rapi dan teratur. Keenam asas
tersebut adalah:
1. Asas jarak terpendek
Berdasarkan asas ini, tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan
proses penyelesaian pekerjaan dan penempatan alat-alatharus menempuh jarak
sependek-pendeknya. Jarak terpendek adalah garis lurus yang menghubungkan
dua buah titik. Contohnya penataan letak meja-meja dengan jarak antarmeja tidak
terlalu lebar sehingga pergerakan antar pegawai dapat lebih cepat. Jarak antarmeja
yang jauh membutuhkan beberapa langkah untuk mencapai meja lain. Hal tersebut
akan berbeda dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar. Tentu saja jarak yang
tidak terlalu jauh akan lebih efisien.
2. Asas rangkaian kerja
Asas ini merupakan kelengkapan dari asas jarak terpendek. Asas jarak
terpendek tercapai jika para pegawai atau alat-alat diletakkan berdekatan menurut
urutan proses penyelesaian pekerjaan, namun menurut asas ini, suatu pekerjaan
harus senantiasa begerak maju dari awal dikerjakan sampai selesai. Oleh karena

15. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
80 Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
itu asas ini menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian
yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian dengan urutan-urutan
penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Pegawai yang urutan kerjanya
berdekatan ditempatkan dalam posisi terdekat sehingga pekerjaan dapat
diselesaikan lebih cepat. Dengan asas ini, pegawai selalu melangkah maju, tidak
bergerak mundur atau menyilang. Bentuk rangkaiannya dapat berupa garis siku-
siku,lingkaran, dan huruf L atau U. Hal yang terpenting adalah dalam prosesnyya
selalu mengarah maju ke depan menuju proses peyelesaian.
3. Asas penggunaan seluruh ruangan
Suatu tata ruang yang baik adalah yang menggunakan seluruh ruang yang
ada. Ruang itu tidak hanya berupa luas lantai saja (ruang datar), tetapi juga ruang
vertical ke atas dan ke bawah . jadi semua ruang dimanfaatkan penggunaannya.
Ruang kosong yang tidak digunakan berakibat pada pemborosan dan
ketidakefisienan.
4. Asas integrasi kegiatan
Menurut asas ini tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan
fungsi ruang yang digunakan. Contohnya ruang rapat, tentunya peralatan yang
terdapat di ruang rapat haruslah peralatan yang fungsinya untuk membantu
terselenggaranya kegiatan rapat dengan baik.
5. Asas perubahan susunan tempat kerja
Tata ruang kerja yang baik adalah yang dapat diubah atau disusun kembali
dengan tingkat kesukaran dan pengeluaran biaya yang seminim mungkin.
Perubahan susunan tempat kerja sangat diperlukan agar pegawai tidak merasa
bosan dengan ruang kerja yang monoton.
6. Asas keamanan dan kepuasan pegawai
Dalam menentukan tata ruang, faktor keamanan dan kepuasan pegawai juga
harus diperhatikan. Ruangan yang nyaman dapat membuat pegawai nyaman
berlama-lama di kantor sehingga mampu bekerja dengan lebih maksimal. Selain
itu, produktivitas kerja juga dapat dicapai karena pegawai bekerja dengan penuh
semangat.

16. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
81Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
F. Jenis tata ruang kantor
Lingkungan kerja yang bersih, sehat, aman dan nyaman akan meningkatkan
semangat dan produktivitas kerja pegawai, terutama dalam melakukan pelayanan
prima. Lingkungan tersebut diciptakan melalui penataan ruang kantor yang baik.
Pengaturan perabot dan perlengkapan kantor serta pengaturan lingkungan tempat
kerja yang efektif dan efisien akan meningkatkan kepuasan kerja pegawai. Pada
dasarnya tata ruang kantor ada empat, yakni:
1. Tata ruang kerja tertutup (Closed Plan Offices)
Tata ruang kerja adalah ruang untuk bekerja yang dipisahkan oleh tembok-
tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu ataupun kaca. Contohnya ruang
direktur, ruang manajer, ruang pegawai bagian keuangan, dan lain-lain.
Gambar 24. Tata Ruang Kerja Tertutup
Sumber: https://www.imural.id
Beberapa kelebihan dari tata ruang kerja tertutup adalah:
a. Konsentrasi dalam bekerja
b. Kerahasiaan pekerjaan terjamin
c. Menciptakan kewibawaan bagi pejabat

17. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
82 Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
d. Pimpinan lebih tenang mengerjakan tugasnya.
Adapun kekurangan tata ruang kerja ini adalah sebagai berikut:
a. Komunikasi langsung antar karyawan tidak lancar
b. Membutuhkan layanan pemeliharaan
c. Pemakaian ruangan kurang fleksibel
d. Sulit mengawasi pegawai karena terhalang oleh sekat
2. Tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices)
Konsep tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices) adalah tata ruang
kantor dengan ruangan yang besar dan ditempati beberapa pegawai tanpa dipisah
oleh penyekat atau pembatas yang permanen.
Gambar 25. Tata Ruang Kantor Terbuka
https://www.officespacesoftware.com
Tata ruang kantor terbuka memiliki beberapa kelebihan yakni:
a. Mudah dalam hal pengawasan, mengatur cahaya, udara, warna dan
dekorasi
b. Komunikasi antar pegawai lebih cepat
c. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan,
penyeragaman kerja, dan pembagian peralatan kerja

18. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
83Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
d. Mudah untuk melakukan renovasi
e. Biaya untuk pemeliharaan ruang kerja lebih hemat.
Sementara kekurangan tata ruang kantor terbuka adalah:
a. Timbul kegaduhan karena kebisingan akan mudah terjadi sehingga
konsentrasi kerja terganggu
b. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit untuk dilakukan
c. Kurang teratur dan rapi
d. Ketenangan kerja pimpinan terganggu.
3. Tata ruang kantor berpanorama (landscape office)
Konsep tata ruang kantor berpanorama (landscape offices) adalah tata
ruang berbentuk kantor terbuka dengan ruang berisi meja kerja yang
dikelompokkan menurut fungsi yang dihiasi dekorasi taman. Bentuk ruang
kantor berhias ini bertujuan agar lingkungan kantor tampak seperti pemandangan
alam terbuka. Dengan begitu tercipta ruang kerja yang berlingkungan nyaman dan
menyegarkan.
Gambar 26. Tata Ruang Kantor Berpanorama
https://www.trendhunter.com

19. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
84 Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Keuntungan tata ruang kantor berpanorama adalah sebegai berikut:
a. Pegawai merasa nyaman dan betah bekerja
b. Ketegangan saraf dapat berkurang atau dihindarkan
c. Menambah udara segar
d. Pekerjaan lebih efisien
Adapun kekurangan dari tata ruang kantor berpanorama adalah:
a. Biaya cukup tinggi untuk membuat taman dan dekorasi lainnya
b. Biaya pemeliharaan ruang kerja tinggi
c. Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah.
4. Tata ruang kantor gabungan
Tata ruang kantor gabungan merupakan gabungan antara bentuk ruang
kantor berkamar kerja, terbuka dan berpanorama. Jenis tata ruang ini diciptakan
untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan oleh tata ruang
kantor lainnya.
Gambar 27. Tata Ruang Kantor Gabungan
Sumber: https://id.techinasia.com

20. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
85Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
G. Cara menata ruang kantor
Agar ruang kantor nyaman, indah dan enak dipandang, sebaiknya seorang
pegawai harus mampu menatanya dengan baik.
1. Ringkas
Di kota-kota besar yang padat penghuni, biasanya penyediaan ruang kantor
untuk kerja sangat terbatas dan
tidak luas. Dengan demikian,
seorang pegawai harus mampu
mengoptimalkan ruang kerja
yang ringkas dan praktis dengan
cara-cara berikut:
1) Mengklasifikasikan
semua barang
berdasarkan pemakaian
2) Menentukan jumlah sesuai dengan kebutuhan dan tidak berlebihan
3) Meletakkan berkas pekerjaan yang harus diselesaikan di ruang kerja
4) Melerakkan berkas pekerjaan yag tidak terlalu penting di ruang lain
2. Rapi
Agar pekerjaan rapi, lakukan pengklasifikasian atau pengelompokan barang,
berdasarkan hal-hal berikut:
a. Jenis peralatan dan perlengkapan kantor, yaitu meja kursi,
computer/laptop, buku-buku, majalah dan hiasan kantor
b. Fungsi, seperti meja dan kursi untuk kerja , meja dan kursi untuk tamu,
meja komputer, berkas-berkas utama, berkas pendukung, berkas dalam
proses, dan berkas yang sudah tidak diproses.
c. Ukuran barang, sebaiknya barang-barnag kantor yang besar diletakkan
di depan, sedangkan barang-barang yang lebih kecil diletakkan setelah
barang yang besar

21. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
86 Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
3. Rawat
Perawatan ruang kerja artinya memelihara agar setiap peralatan ataupun
mesin yang digunakan tetap terawatt dengan baik. Selain itu, ruang kerja perlu
selalu ditata dengan rapi, agar rapi dan bersih setiap hari sehingga dapat
mendukung pimpinan dan pegawai bekerja secara optimal.
4. Resik
Resik yang dimaksud adalah rapi, bersih dan enak dipandang mata.
Kebersihan ruang kerja harus senantiasa terpelihara, begitu juga dengan
kebersihan peralatan dan perlengkapan kerja, mesin kantor, lantai, dan berbagaii
daerah tempat kerja lainnya. Pimpinan harus senantiasa menanamkan budaya
kerja terhadap pegawainya, sehingga pegawai dapat bekerja secara optimal karena
suasana kantor bersih dan resik
5. Rileks
Sesuai dengan peraturan pemerintah, pegawai bekerja rata-rata delapan jam
per hari. Agar pegawai dapat bekerja dengan baik, tentu dibutuhkan ruang kerja
dan suasana kerja yang menimbulkan kenyamanan, serta santai atau rileks.
Ruang kerja harus selalu rapi. Hiasan dinding dipilih yang mampu
mendukung pegawai bekerja dengan baik. Misalnya lukisan pemandangan yang
indah, pengaturan suhu udara sebaiknya tidak panas atau terlalu dingin. Selain itu,
jika diperlukan, setiap hari dpat diperdengarkan music-musik instrumental yang
menggugah semangat kerja.

22. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
87Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
1. Rangkuman
4. Forum Diskusi
Jika anda memiliki kesempatan untuk menata ruang kantor di mana anda
bekerja, jenis tata ruang apa, yang akan anda aplikasikan? Mengapa? dan
gambarlah sketsanya !
Setiap personel administrasi harus memenuhi syarat yang sesuai dengan
pekerjaannya. Adapun persyaratan yang harus dipenuhi oleh personel administrasi
adalah persyaratan pengetahuan, persyaratan potensi, persyaratan keterampilan,
dan persyaratan kepribadian. Adapun jejnis kegiatan administrasi perkantoran
adalah menghimpun, mencatat,mengolah,menggandakan, mengirim, dan
menyimpan. Tata ruang kantor merupakan pengaturan ruang kantor serta
penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor
yang tersedia untuk memberikan kenyamanan bagi pegawai. Prinsip tata ruang
kantor merupakan aturan-aturan yang harus diperhatikan agar tujuan dari
pelaksanaan tata ruang kantor dapat tercapai. Ada enam asas tata ruang kantor
yang harus diperhatikan, yakni asas jarak terpendek, asas rangkaian kerja, asas
penggunaan seluruh ruangan, asas integrasi kegiatan, asas perubahan susunan
tempat kerja, dan asas keamanan dan kepuasan pegawai. Ada empat jenis tata
ruang kantor yakni tata ruang kantor tertutup, tata ruang kantor terbuka, tata ruang
kantor berpanorama dan tata ruang kantor gabungan.
C. PENUTUP

23. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
88 Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
2. Tes Formatif
Berilah tanda silang pada jawaban yang benar !
1. Persyaratan seorang personel administrasi meliputi:
a. Pengetahuan, potensi, kepribadian dan koneksi
b. Potensi, persamaan budaya, keterampilan dan kepribadian
c. Pengerahuan, potensi, persamaan budaya, dan keterampilan
d. Pengetahuan, potensi, kepribadian dan koneksi
e. Kepribadian, pengetahuan, potensi dan keterampilan
2. Perhatikan kegiatan-kegiatan berikut:
1) Menghimpun
2) Mencatat
3) Mengolah
4) Menganalisis
5) Menggandakan
6) Menyajikan
7) Mengirim
8) Menyimpan
Yang merupakan kegiatan administrasi perkantoran adalah:
a. 1), 2), 3), 4), 5), dan 7)
b. 1), 2), 3), 5), 7) dan 8)
c. 1), 2), 3), 5), 7) dan 8)
d. 1), 2), 4), 5), 7) dan 8)
e. 1), 2), 3), 4), 5) dan 8)

24. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
89Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
3. Pengetikan surat menggunakan komputer atau mengirimkan surat
elektronik/email, adalah contoh dari kegiatan…
a. Mencatat
b. Mengolah
c. Menganalisis
d. Mengirim
e. Menghimpun
4. Contoh dari kegiatan menggandakan adalah
a. Pancatatan data atau keterangan terkait pekerjaan
b. Meletakkan suatu data atau peralatan tertentu yang berkaitan dengan
pekerjaan kantor di suatu tempat yang aman
c. Membeli persediaan alat tulis kantor
d. Menyimpan surat penting di folder dan laci khusus
e. Memperbanyak data atau keterangan terkait pekerjaan dengan
menggunakan peralatan tertentu sehingga mencapai jumlah yang
diperlukan
5. Tata ruang kantor adalah penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan
penggunaannya secara terperinci untuk menyiapkan suatu susunan praktis
dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja
perkantoran dengan biaya yang sesuai adalah pengertian tata ruang kantor
menurut….
a. George R Terry
b. C.L Littlefeld dan R.L Peterson
c. The Liang Gie
d. Quible
e. Sumanyang
6. Menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang
sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian dengan urutan-urutan
penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan, merupakan asas…

25. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
90 Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
a. Rangkaian kerja
b. Penggunaan seluruh ruangan
c. Integrasi kegiatan
d. Perubahan susunan tempat kerja
e. Keamanan dan kepuasan pegawai
7. Pemakaian ruangan kurang fleksibel merupakan kekurangan dari…
a. Tata ruang kantor gabungan
b. Tata ruang kantor berpanorama
c. Tata ruang kantor terbuka
d. Tata ruang kantor tertutup
e. Semua benar
8. Terhindar dari kebisingan adalah kelebihan dari tata ruang kantor…
a. Tata ruang kantor tertutup dan terbuka
b. Tata ruang kantor tertutup dan berpanorama
c. Tata ruang kantor terbuka dan berpanorama
d. Tata ruang kantor gabungan
e. Tata ruang kantor terbuka
9. Perhatikan pernyataan berikut:
1) Membutuhkan biaya yang cukup tinggi
2) Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas
3) Membutuhkan biaya pemeliharaan yang mahal
4) Pemakaian ruangan kurang fleksibel
5) Membutuhkan tenaga ahli
Yang merupakan kekurangan dari tata ruang kantor berpanorama
adalah….
a. 1), 2), dan 3)
b. 1), 2) dan 4)
c. 1), 2), dan 5)
d. 1), 3) dan 5)
e. 1), 4) dan 5)

26. Kegiatan Administrasi Perkantoran dan Tata Ruang Kantor
91Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
3. Daftar Pustaka
10. Jenis ruang kantor yang sesuai untuk direktur, manajer dan ruang pegawai
keuangan adalah….
a. Tata ruang kantor terbuka
b. Tata ruang kantor tertutup
c. Tata ruang kantor berpanorama
d. Tata ruang kantor gabungan
e. Semua jenis tata ruang kantor
Asriel, Armida Silvia, Armiati, dan Leo Frista. 2016. Manajemen Kantor. Jakarta:
Kencana.
Juni, Priansa Donni, dan Garnida Agus. 2013. “Manajemen Perkantoran (Efektif,
Efisien dan Profesional).” Cetakan ke-1, Alfabeta, Bandung.
Karyana, Ayi. 2014. “Pengantar Ilmu Administrasi.”
R, Sri Endang, Sri Mulyani, dan Suyetty. 2018. Administrasi Umum. Jakarta:
Penerbit Erlangga.
Sukoco, Badri Munir. 2017. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Erlangga.
Zulkarnain, W, dan R B Sumarsono. 2015. Manajemen Perkantoran Profesional.
Malang: Penerbit Gunung Samudera (Grup Penerbit PT Book Mart
Indonesia).