materi humas dan keprotokolan tantang perjalanan dinas pimpinan

1. Assalamu’alaikum
Warahmatullahi Wabarakatuh

2. Kelompok 4 :
1. Afifah Alifia Anggraeni
2. Hany Fathu Rohmah
3. Maisaroh
4. Nani Novianti
5. Naufa Fitria Ningrum
6. Ruly Jihan Yemima
7. Tri Iramaulia Nurjanah

3. Agenda Perjalanan Dinas Pimpinan

4. Perjalanan Dinas Pimpinan
Perjalanan Dinas Pimpinan adalah
kegiatan pimpinan yang berpergian ke
suatu tempat tertentu dalam rangka
melaksanakan tugas kedinasan.

5. Macam-macam Perjalanan Dinas
 Domestik :Perjalanan dinas pimpinan
hanya lingkup dalam negeri.
 Internasional :Perjalanan dinas pimpinan
ke luar negeri.

6. Mengatur Perjalanan Dinas Atau
Bisnis Pimpinan
Untuk meningkatkan hubungan serta
mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas.
Maka seorang pimpinan atau pejabat sering melakukan
perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri.
Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang
sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang
berkaitan dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan
dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak
memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas
instansi atau perusahaan.

7. Tugas sekretaris dalam menangani
perjalanan dinas antara lain :
1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.

8. Persiapan Dalam Membuat Agenda
Perjalanan Dinas
1. Surat tugas atau surat perintah dari pejabat yang
berwenang agar sekretaris mengetahui pimpinan atau
karyawan akan mengadakan perjalanan dinas,
tujuannya dan persiapan apa yang perlu diperlukan.
2. Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan
kepada seorang warga negara yang diberi izin untuk
meninggalkan negara dan untuk pergi kenegara –
negara tertentu. Paspor merupakan persyaratan
pokok bila akan berpergian keluar negeri sebab
merupakan tanda pengenal yang harus ditinjukkan dan
distempel diperbatasan suatu negara atau dibandara
paspor dibuat dikantor imigrasi.

9. Berikut langkah-langkah menyusun laporan
biaya perjalanan:
1. Menginventaris.
2. Mengelompokan tanda bukti pada pos-pos
tertentu.
3. Membuat kas bon kuitansi dari pihak
perusahaan untuk tanda bukti pengeluaran
dari luar.
4. Mencatat pada laporan entertainment semua
pengeluaran
5. Membuat biaya perjalanan secara
keseluruhan.
6. Membuat surat tagihan penggantian apabila
ada biaya yang mesti ditagih kepada klien.

10. Soal dan Jawaban
1. Kata Protokol yaitu “Protos” (yang pertama) dan “Kolla” berasal dari ...
a. Bahasa Yunani
b. Bahasa Belanda
c. Bahasa Inggris
d. Bahasa Indonesia
e. Bahasa Italy
2. Seluruh hal yang mengatur pelaksanaan kegiatan baik dalam kedinasan
atau kantor maupun masyarakat adalah pengertian dari...
a. Pejabat
b. Sekretaris
c. MC
d. Protokoler
e. Protokol

11. 3. Agar proses kegiatan dapat menarik merupakan salah satu
dari...
a. Prinsip
b. Pengertian
c. Tujuan
d. Manfaat
e. Syarat
4. sebagai penentu suksesnya suatu acara merupakan ...
a. Tujuan Protokol
b. Peran Protokol
c. Manfaat Protokol
d. Syarat Protokol
e. Peran Protokoler

12. 5. Berikut yang termasuk Azaz Keprotokolan, Kecuali ...
a. Azaz Kebangsaaan
b. Azaz ketertiban dan kepastian hukum
c. Azaz keseimbangan ,kesesuaian,dan keselarasan
d. Azaz timbal balik
e. Azaz Protokoler
6. Yang bukan termasuk Unsur-Unsur Protokol adalah....
a. Tata cara
b. Tata krama
c. Tata tempat
d. Tata cahaya
e. Tata aturan

13. 7. Tugas-tugas protokol, kecuali........
a. Menyusun daftar tamu dengan segala tingkatannya
b. Menyusun/membuat undangan
c. Mengatur lokasi dan kelengkapan acara/upacara
d. Menyusun lemari
e. Menyiapkan lokasi dan kelengkapan acara/upacara
8. Syarat menjadi protokol adalah...........
a. Mengerti tentang prinsip-prinsip manajemen yang
baik
b. Berpakaian mahal
c. Berwajah cantik
d. Tidak sopan
e. Berbadan ramping

14. 9. Berikut ini adalah Aspek-aspek protokol, kecuali.......
a. Regulation
b. religius
c. Preseance
d. Appearance
e. Koordinasi
10.Undang-undang yang mengatur tentang keprotokolan
adalah......
a. UU no 8 tahun 1987
b. UU no 80 tahun 1980
c. PP ASN no 5 tahun 2014
d. UU no 9 tahun 2011
e. PP no 62 tahun 1999

15. Essay
1. Jelaskan pengertian protokoler?
Jawab : adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan
kegiatan baik dalam kedinasan atau kantor
maupun masyarakat.
2. Sebutkan Azas-Azas Keprotokolan ?
Jawab :
 Azaz Kebangsaaan ;
 Azaz ketertiban dan kepastian hukum ;
 Azaz keseimbangan ,kesesuaian,dan
keselarasan ;
 Azaz timbal balik .

16. 3. Sebutkan tujuan protokoler ?
Jawab :
1. Agar tujuan kegiatan dapat tercapai dengan cepat ;
2. Agar proses kegiatan dapat menarik ;
3. Agar proses kegiatan berjalan khidmat dan terhormat ;
4. Agar suatu kegaitan dapat berkesan.
4. Jelaskan tujuan protokol
Jawab : Adalah untuk membuat acara teratur/ytertata
dengan baik sehingga kesalahan-kesalahan
dalam acara dapat diminimalisir.
5. Sebutkan fungsi dari protokol ?
Jawab :
 Menyelenggarakan “Kenyamanan”pelaksanaan suatu kegiatan
acara dalam artian yang seluas-luasnya;
 Menjamin keteriban dalam pergaulan antar perusahaan
memudahkan hubungan antar perusahaan agar pergulan nya
menjadi lebih serasi ;
 Protokol bukan sekedar pelengkap kegiatan/pajangan, tapi
sebagai ujung tombak pengenalan citra positif.