M4 kb2 korespondensi

44
Kegiatan Belajar 2
Korespondensi Bahasa Indonesia dan Inggris
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran

45
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
PPG Dalam Jabatan
A. Pendahuluan
1. Deskripsi Singkat
Selain keterampilan berkomunikasi secara lisan, seorang sekretaris juga
dituntut memiliki kemampuan berkomunikasi secara tulisan. Adapun
kompetensi yang dimaksud adalah keterampilan seorang sekretaris mengelola
kegiatan korespondensi atau yang sangat kita kenal dengan istilah surat-
menyurat. Korespondensi menjadi kegiatan yang penting karena berhubungan
dengan citra sebuah perusahaan atau organisasi dalam berkomunikasi dengan
pihak lain. Dengan sebuah surat saja, dapat mewakili sebuah organisasi.
Seorang sekretaris memiliki keharusan menguasai korespondensi, baik
Indonesia maupun Inggris atas organisasi/lembanganya untuk menunjang
segala kebutuhan perusahaan. Jika sekretaris tidak memiliki keahlian di atas
tentu akan berdampak pula pada organisasi tersebut, berdampak pada
pembawaan atau image perusahaan yang terkesan tidak baik atas kesalahan-
kesalahan yang dimungkinkan muncul pada sebuah korespondensi yang dibuat
oleh wakil perusahaan tersebut. Sekretaris yang mahir berkorespondensi
tentunya sekretaris yang mampu mengelola kata-kata dan membuat si penerima
surat dapat segera memahami isi surat yang dikirimnya, menyukai isi dan
perkataan atas pembawaan surat yang sopan, jelas dan mudah dipahami.
Secara garis besar Modul Humas dan Kesekretarisan (Kegiatan
Belajar-2) ini membahas tentang korespondensi Bahasa Indonesia dan Bahasa
Inggris dalam bidang komunikasi perkantoran, yang dibagi menjadi 4 (empat)
Pokok-pokok materi, yaitu; (1) tata naskah surat menyurat Bahasa Indonesia;
(2) tata naskah surat Bahasa Inggris dan bahasa asing lainnya; (3) surat dinas,
niaga dan surat elektronik; serta (4) kegiatan korespondensi bisnis.

46
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
2. Relevansi
Relevansi dalam modul ini akan dibahas tentang: 1) menguasai tata
naskah surat menyurat Bahasa Indonesia yang baik; 2) menguasai tata naskah
surat menyurat Bahasa Inggris dan Bahasa Asig lainnya; 3) mampu menyusun
naskah surat dinas dengan baik 4) mampu menyusun naskah surat niaga; 5)
menguasai penggunaan surat elektronik/e-mail; dan 6) mengetahui luar
korespondensi bisnis dengan baik.
Kompetensi-kompetensi tersebut di atas sangat diperlukan, khususnya
bagi siapa saja yang bekerja dalam bidang perkantoran, lebih khusus lagi oleh
mereka yang memiliki tugas dalam bidang administratif termasuk sekretaris.
Sehingga kehadiran modul ini memberikan pengetahuan dan kemampuan
dalam melakukan pengelolaan administrasi kantor, utamanya dalam hal
pengeloaan kegiatan korespondesi atau surat menyurat, baik menggunakan
Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris.
3. Petunjuk Belajar
Sebelum membahas kegiatan belajar 2 peserta PPG Dalam Jabatan
harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang keterampilan
berkomunikasi secara lisan maupun tulisan, korespondensi secara umum dan
telah dapat menggunakan bahasa yang komunikatif. Beberapa hal yang harus
dikuasai dengan tuntas sebelum mempelajari modul ini seperti materi tentang
komunikasi tertulis serta beberapa hal yang mesti diperhatikan dalam
mengelola korespondensi atau aturan menyusun naskah surat menyurat.
Langkah-langkah atau petunjuk belajar adalah sebagai berikut:
Peserta:
1. Bacalah dan fahami dengan baik setiap materi dalam modul ini dengan
cermat sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.
2. Diskusikan dengan sesama peserta apa yang telah anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan
kompetensi yang ingin dicapai dalam modul. Bila masih ragu, maka
tanyakan kepada instruktur sampai betul-betul anda sudah paham .

47
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
3. Bila proses memahami materi anda menemui kesulitan, diskusikan dengan
teman-teman anda atau konsultasikan dengan instruktur.
4. Peserta tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila
belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar ini.
5. Untuk kegiatan praktek diharapkan peserta selalu membaca dan
memahami teori yang mendukung materi praktek.
6. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktek, termasuk tentang
keselamatan kerja dalam menggunakan alat-alat praktek.
7. Setelah semua bahan ajar untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas
dipelajari, maka ajukan uji kompetensi
Instruktur:
1. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara
pembelajaran, cara penilaian, alat yang digunakan dan waktu yang
dibutuhkan.
2. Berilah bimbingan kepada peserta bila mereka mendapatkan kesulitan
3. Monitor dan catat kemajuan peserta dan berikan feedback atas pencapaian
pembelajaran peserta didik.
4. Selama proses pembelajaran tetaplah berada dalam kelas/tempat belajar.
5. Untuk kegiatan praktek, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan
dengan modul, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika
menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.
B. Inti
1. Capaian Pembelajaran
Mampu menganalisis dan mengembangkan korespondensi Bahasa Indonesia
dan Inggris
2. Pokok-Pokok Materi
a) Tata naskah dalam kegiatan surat menyurat Bahasa Indonesia
b) Tata naskah dalam kegiatan surat menyurat Bahasa Inggris dan
bahasa asing lainnya
c) Surat elektronik/Email

48
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
a) Tata Naskah Surat Indonesia
d) Surat niaga
e) Alur kegiatan korespondensi Bisnis
3. Uraian Materi
Konsep Surat Menyurat
W.J.S. Poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan
bahwa surat adalah kertas yang bertuliskan. Secara umum dapat dikatakan bahwa
surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Sementara itu,
surat menyurat adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada
pihak lain dapat atas nama atau perseorangan (pribadi) atas nama jabatan dalam
suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim surat oleh perorangan atau organisasi
disebut surat-menyurat atau korespondensi.
Surat menyurat merupakan kegiatan staf, tetapi kegiatan surat menyurat
hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi. Oleh karena itu, seluruh pejabat dan
pegawai, pejabat staf, para pemimpin organisasi atau perusahaan harus mengerti
masalah surat, diantaranya:
1) Koresponden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa
2) Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.
3) Sekretaris.
4) Juru tik, harus menguasai teknik pengetikannya, terutama bentuk-bentuk surat.
Tujuan dan Fungsi Surat
Tujuan dalam pembuatan surat adalah:
1) Ingin menyampaikan warta/informasi kepada pihak lain.
2) Ingin mendapatkan balasan, reaksi atau tanggapan dari penerima surat tentang
informasi yang disampaikan tersebut.
3) Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas.
Sementara itu, fungsi pembuatan surat adalah:
1) Surat sebagai dokumen tertulis, misalnya akte kelahiran, surat keputusan, surat
nikah, KTP.

49
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
2) Duta organisasi atau wakil penulis, misalnya surat-surat yang dikirim oleh suatu
perusahaan kepada perusahaan lain atau rekanannya. Surat dapat mencerminkan
keterpelajaran, mentalitas, kewibawaan penulisnya. Selain itu dapat mengetahui
bagaimana seseorang/suatu lembaga dalam mengeluarkan kebijakan-
kebijakannya.
3) Surat sebagai media komunikasi.
4) Surat sebagai barometer kemajuan kantor.
5) Surat sebagai alat pengingat, bila dipergunakan untuk mengetahui hal-hal yang
telah terlupakan/telah lama oleh pimpinan.
6) Surat sebagai bukti historis, yaitu digunakan untuk mengetahui atau menyelidiki
kegiatan seseorang/organisasi pada masa silam.
7) Pedoman kerja, yaitu pedoman dalam bertugas/dalam melaksanakan kegiatan.
Contoh: surat tugas, surat perintah.
Jenis – Jenis Surat
a. Penggolongan Surat Menurut Sifatnya
1) Surat Pribadi, dapat dibedakan:
(a) Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan dan perkenalan
(b) Surat setengah resmi, misalnya surat lamaran kerja
2) Surat dinas, surat yang isinya menyangkut segi kedinasan
3) Surat sosial, surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya
perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi masyarakat
lainnya yang sifatnya bukan mencari keuntungan.
4) Surat niaga atau surat bisnis, adalah surat yang memuat persoalan niaga dan
dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.

50
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
b. Penggolongan Surat Menurut Wujudnya
1) Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran
khusus, cukup kertas surat biasa dan pengirimannya tidak pada kesempatan
pertama karena tidak memakai biaya pengiriman kilat atau kilat khusus.
Contoh: a) surat perkenalan, b) surat keluarga, c) surat ucapan selamat
melahirkan, menikah dan menempati kantor baru.
2) Surat memo
Surat memo (memorandum) adalah surat yang digunakan untuk komunikasi
secara tertulis di lingkungan kantor/organisasi itu sendiri dan sifatnya
informal. Umumnya isinya berupa pemberitahuan, permintaan, atau hal lain.
Penulisannya dapat juga ditik atau ditulis tangan. Memo umunanya singkat,
isi memo tidak lebih dari 10 baris. Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan
dan sebaliknya atau antarpejabat yang setingkat. Memorandum mempunyai
ukuran kertas yang umum oktavo atau A5.
Bagian-bagian dari memo:
a) Kepala memorandum, terdiri dari:
(1) nama instansi yang mengeluarkan memo,
(2) petunjuk memo,
(3) nomor, tanggal memo dibuat,
(4) kepada dan dari siapa memo dibuat,
(5) perihal,
(6) logo/lambang (bila ada).
b) Isi memo, sekalipun bersifat tidak resmi, umumnya menyangkut
kedinasan.
c) Kaki memorandum mencantumkan nama dan tanda tangan pemberi
memo.

51
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Contoh Memorandum:
Gambar 2.1. Contoh Memorandum
Sumber: https://www.google.com/search?q=contoh+memorandum&safe
3) Surat Telegram/surat kawat
Telegram berasal dari kata tele (yang berarti jauh) dan gram (tanda atau
bentuk). Dengan kata lain, telegram berarti pemindahan tulisan dengan
bantuan pesawat telegraf dalam jarak jauh. Ciri berita telegram adalah kalimat
singkat. Untuk telegram dinas pemerintah huruf yang dipakai adalah semua
huruf besar, sedangkan untuk telegram swasta atau umum semuanya huruf
kecil. Berita telegram ditulis pada sehelai blanko telegram yang telah
disediakan oleh kantor telegram. Blanko telegram ada yang diisi oleh petugas
di kantor telegram dan ada yang ditulis sendiri oleh si pengirim berita.
Blanko telegram di bawah ini terdiri dari:
a) Bagian atas. Bagian ini diisi oleh petugas kantor telegram. Jadi, harus
diperhatikan tempat-tempat khusus yang harus diisi oleh pengirim atau
petugas kantor telegram.
b) Bagian tengah. Bagian ini tempat pengirim telegram menulis berita.
Penulisan telegram harus mengikuti ketentuan yang sudah ditetapkan oleh
Perum Postel. Untuk tata cara penulisan ini ada uraian khusus yang
membicarakan mengenai telegram. Bagian tengah ini terdiri dari: sifat

52
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
telegram, alamat yang dituju, isi telegram, nama pengirim (nama
perorangan, instansi, atau organisasi).
c) Bagian bawah. Bagian ini terdiri dari: bagian kiri perkataan "Periksa
awal" (diisi oleh petugas kantor telegram) bagian kanan perkataan "Periksa
akhir" (diisi oleh petugas kantor telegram) bagian "Nama" dan "Alamat
pengirim" (diisi oleh pengirim telegram)
Gambar 2.2. Contoh Telegram
Sumber:
www.google.com/search?q=contoh+surat+kawat+atau+telegram&safe
4) Kartu pos
Kartu pos adalah segala macam surat yang ditulis di atas karton yang
berukuran 15 cm x 10 cm yang disahkan pemakaiannya oleh Perum POSTEL.
Ukuran kartu pos demikian terbatas sehingga dalam penulisan berita harus
singkat dan tidak rahasia karena pengiriman kartupos tidak menggunakan
sampul khusus.

53
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Gambar 2.3. Contoh Kartu Pos
Sumber:
https://www.kompasiana.com/iftikar/5ae15974cf01b4458707ed54/
c. Penggolongan Surat Menurut Keamanan Isi Surat
1) Surat sangat rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang
berhubungan dengan rahasia atau keamanan negara. Surat ini ditandai dengan
kode SRHS (singkatan dari sangat rahasia). Cara pengiriman surat sangat
rahasia: a). Surat dikirim dengan memakai tiga sampul. b). Sampul pertama
dan kedua ditulis dengan alamat lengkap dan masing-masing di lem.
Sebaiknya, penulisan alamat tersebut dilengkapi dengan u.p (untuk perhatian)
dan nama pejabat yang harus langsung menerima surat tersebut dan masing-
masing sampul ditulis dengan kode SANGAT RAHASIA. c). Sampul ketiga
hanya ditulis dengan alamat seperti surat biasa, tidak diberi kode dan tidak
dilem. Maksudnya agar tidak mengundang perhatian orang jahil untuk
mencuri rahasia yang dibawa oleh surat tersebut. Surat-surat tersebut antara
lain:
(a) Surat dari kementerian luar negeri
(b) Dokumen untuk negera tetangga
(c) Dokumen di kalangan militer.

54
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
2) Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen ringan yang hanya boleh
diketahui satu atau oleh beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu instansi.
Cara pengiriman: a). dengan menggunakan dua sampul, b). sampul pertama
ditulis alamat lengkap dan diberi kode RAHASIA (RS) dan dilem, dan c).
sampul kedua hanya ditulis seperti surat biasa. Contohnya sebagai berikut: a.
Surat dokumen kepada instansi setempat b. Laporan kondite seorang pejabat.
d. Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya
1) Surat sangat segera/kilat
Surat sangat segera/kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat
segera. Surat ini harus didahulukan dari surat-surat lainnya baik dalam proses
pembuatan maupun proses pengirimannya.
2) Surat segera
Surat segera adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera,
tetapi tidak sesegera surat kilat. Bila dikirim dengan via pos, biaya perangko
surat ekspres tentu lebih besar dari perangko surat biasa.
3) Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa, tidak diistimewakan.
e. Penggolongan Surat Menurut Dinas Pos
1) Surat biasa
Surat biasa ialah surat yang dikirimkan dengan menempel perangko yang
termurah, seperti telah ditetapkan oleh PARPOSTEL, misalnya Rp 300,00.
2) Surat kilat
Surat kilat ialah surat yang pemberangkatan dan pengantar annya diutamakan
dari surat biasa. Diusahakan bahwa surat itu harus sampai dalarn 1 x 24 jam.
Cara pengirimannya dapat dilakukan dengan hanya rnemberi perangko yang
telah ditentukan oleh Perum Pos dan Giro dan lebih mahal dari perangko surat
biasa

55
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
3) Surat kilat khusus
Surat kilat khusus ialah surat yang dijamin pengirimannya selama 1 x 24 jam
oleh PARPOSTEL dan harus sudah ada jaringannya pada daerah yang akan
dikirimi surat kilat khusus ini. Cara pengirimannya ialah: a). Surat yang akan
dikirimkan diberikan kepada petugas pos. b). Surat didaftar dan dibayar
langsung kepada petugas pos. c). Si pengirim surat diberi selembar bukti
pengiriman yang disebut resi pos yang dapat digunakan untuk bahan bukti
bila ada penyimpangan dalam pengiriman surat. d). Harga
pengiriman/perangko lebih mahal dari surat kilat. e). Memakai nomor
monitoring yang sesuai dengan resi agar mudah memonitor, apakah surat
sudah sampai atau belum.
4) Surat tercatat atau terdaftar
Surat tercatat atau terdaftar ini lebih baik lagi jaminannya dari kilat khusus
karena pihak pos akan selalu memonitor pengiriman surat ini. Dan setiap
waktu yang telah ditentukan ada pemberangkatan, sedangkan surat kilat
khusus hanya 1 x 24 jam pengirimannya. Surat inipun menggunakan resi
sebagai bukti bahwa surat sudah dikirim dan sudah diterima oleh penerima
surat.
Perlengkapan Surat
a. Penggunaan Kertas E N S I 1
Kertas yang digunakan untuk menulis surat haruslah kertas yang berkualitas
baik. Hal ini mengingat surat diarsip untuk jangka waktu yang lama. Jadi, kertas
surat haruslah kertas yang tahan lama.
1) Macam-macam Kertas Untuk Surat
a) Kertas HVS (Houtvrij Schrijfpapier) untuk mengetik surat asli.
b) Kertas tipis atau doorslag untuk tembusan.
c) Onionskin paper, kertas ini tipis namun kuat. Digunakan untuk surat-surat
yang dikirim ke luar negeri.
d) Kertas stensil digunakan untuk surat-surat yang berjumlah banyak.

56
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
2) Warna Kertas-- Untuk menulis surat, biasanya digunakan kertas berwarna
putih. Kertas berwarna lain boleh digunakan untuk tembusan agar kelihatan
"berbeda". Dewasa ini, banyak yang menggunakan kertas aneka warna tetapi
jenis kertasnya tentu berbeda dengan kertas yang digunakan untuk tembusan.
3) Ukuran Kertas
Ukuran kertas yang digunakan disesuaikan dengan panjang pendeknya isi
surat. Untuk surat yang panjang digunakan kertas berukuran folio dan untuk
surat yang sedang atau pendek digunakan kertas berukuran kuarto. Selain
kertas folio dan kuarto, masih ada beberapa macam kertas lain yang sering
digunakan, yaitu kertas sikmo, oktavo, kertas A4, AS, A6, dan sebagainya.
Adapun ukuran kertas tersebut adalah sebagai berikut:
a) Folio berukuran 204 x 330 mm
b) Kuarto berukuran 204 x 254 mm
c) Sikmo berukuran 204 x 165 mm
d) Oktavo berukuran 204 x 127 mm
e) Memo berukuran 204 x 127 mm
Di samping ukuran kertas folio, kuarto, sikmo, dan oktavo, dalam
kegiatan surat menyurat dikenal pula ukuran kertas Internasional. Ukuran
kertas internasional antara lain:
a) A4 berukuran 210 mm x 297 mm
b) A5 berukuran 148 mm x 210 mm
c) A6 berukuran 105 mm x 148 mm
d) A7 berukuran 74 mm x 105 mm
b. Tinta
Untuk menulis surat biasanya digunakan tinta berwarna hitam atau biru. Tinta
yang berwarna lain, seperti warna merah, hijau, dan lain-lain, tidak biasa
digunakan untuk menulis surat.
c. Sampul Surat
Sampul merupakan pelindung surat. Penggunaannya harus disesuaikan dengan
ukuran kertas yang digunakan. Misalnya sampul surat empat persegi

57
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
digunakanuntuk kertas kuarto dan amplop panjang digunakan untuk kertas
berukuran folio. Macam-macam sampul surat:
Gambar 2.4. Sampul Surat
Sumber: https://www.google.com/search?safe

58
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
d. Lipatan Surat
Kerapian surat perlu dijaga agar tidak kusut ketika dimasukkan ke dalam sampul.
Untuk itu, agar dapat dimasukkan dengan rapi dan tepat ke dalam sampul, surat
harus dilipat. Melipat surat tidak boleh sembarangan. Tata cara melipat surat
harus disesuaikan dengan ukuran kertas dan kepentingannya.
Macam-macam Lipatan Surat:
Gambar 2.7. Macam-macam Lipatan Surat
Sumber: https://www.google.com/search?safe=strict&biw

59
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Bagian – Bagian Surat
Setiap surat terdiri dari bagian-bagian dan setiap bagian itu mempunyai kegunaan
tertentu, diantaranya adalah:
a. Kepala (Kop) Surat
Kepala surat menunjukkan ciri khas badan usaha, perusahaan atau kantor dan
berfungsi sebagai reklame. Selain berfungsi sebagai reklame berfungsi juga
supaya mudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan
lainnya mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut.
b. Nomor Surat
Setiap surat resmi terutama surat resmi yang akan dikirim keluar lingkungan
kantor, hendaknya diberi nomor yang disebut nomor verbal. Kegunaan nomor
surat adalah: (1) Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam
penyimpanan dan penemuan kembali surat (sebagai arsip). (2) Untuk
mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu. (3) Untuk
memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat-menyurat.
(4) Untuk memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu-waktu
diperlukan.
c. Tanggal Surat
Cara pembuatan tanggal surat tidak perlu didahului dengan nama kota/tempat
karena telah tercantum pada kepala surat. Kecuali, bila menulis surat pada kertas
polos yang tidak ada kepala suratnya, harus dicantumkan nama kota di mana
surat itu dibuat.
d. Lampiran
Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu
umumnya berupa kuitansi, brosur atau foto kopi: 1) Kata lampiran untuk surat-
surat niaga biasanya terletak di sebelah kiri bawah dengan mencantumkan semua
jenis yang dilampirkan. 2) Untuk surat resmi atau surat dinas (pernerintah) di
sebelah kiri atas di bawah kata "Nomor", biasanya tidak menyebutkan jenis satu
persatu. Misalnya, cukup menuliskan kata Lampiran: 5 berkas atau 2 berkas.
Contoh: a) Lampiran: 5 helai b) Lampiran: 10 helai c) Lampiran: 1 helai.
e. Perihal

60
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah
pokok surat. Pada surat resmi atau dinas pemerintah, penulisan kata "perihal"
dicantumkan di bawah kata “lampiran”. Misalnya: Nomor: 18/KX-D/94.
Lampiran: 1 berkas, Perihal: Pengangkatan Pegawai Negeri untuk Surat-surat
Niaga, ada tiga cara menuliskan kata “Perihal”, yaitu: 1) sebelum menulis
alamat, 2) Setelah menulis alamat, 3) Setelah menulis salam pembuka.
f. Alamat Surat
Alamat surat ada dua macam. Pertama, alamat luar, yaitu alamat yang ditulis
pada sampul surat. Kedua, alamat dalam, yaitu alamat yang ditulis pada kertas
surat. Dalam penulisan alamat, banyak terjadi kelemahan-kelemahan yang tidak
disadari oleh si penulis.
g. Salam pembuka
Salam pembuka digunakan agar surat tidak terasa kaku. Salam pembuka sifatnya
tidak wajib, surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah tetapi
dalam surat pribadi kita sering memakai salam pembuka dan surat dinas
pemerintah jarang memakai salam pembuka.
h. Isi surat
Isi surat terdiri atas: 1). Kalimat pembuka Alinea pembuka merupakan pengantar
bagi isi surat yang sesungguhnya. Contoh: Kami beritahukan bahwa .... Bersama
ini kami lampirkan 2). Isi surat yang sesungguhnya Sesuatu yang
diinformasikan, yang disampaikan penulis kepada penerima surat untuk
menghilangkan salah tafsir dan efisien. Isi surat hendaknya singkat dan jelas. 3).
Kalimat penutup. Alinea penutup. Merupakan kesimpulan dan fungsi atau
penegas isi surat. Contoh: Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
i. Salam penutup
Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa hormat dan keakraban pengirim
kepada penerima.
j. Nama organisasi yang mengeluarkan surat
k. Nama Penanda Tangan
l. Jabatan Penanda Tangan
m. Tembusan

61
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Tembusan dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui/ disampaikan kepada,
orang atau unit yang ada hubungannya dengan surat tersebut, maka
dikirimkanlah kopinya.
n. Inisial Pengonsep dan Pengetik
Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep dan pengetik. Kegunaan inisial
adalah untuk mengetahui siapa yang mengonsep dan yang mengetik. Jadi,
sewaktu-waktu diperlukan orangnya mudah dicari.
Bentuk –Bentuk Surat
a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Surat bentuk lurus penuh) adalah surat yang semua bagian-bagiannya diketik
dari margin kiri. Contoh surat bentuk lurus penuh/full block style
PT MANDALA STORE
Jl. Raya Serang Km 26,6 Balaraja - Tangerang
Telp./Fax.(021)5950058, Email: mandalastore@gmail.co.id.
Website: http://www.mandalastore.co.id.
Telp. / Fax. (021) 5950058
24 Februari 2019
Nomor : 060/01/2019
Perihal : Permintaan
Yth. Kepala Bagian Pemasaran Panakkukang Mall
Jl. Boulevard No. 1, Masale Panakkukang
Makassar
Dengan hormat,
Dengan ini disampaikan bahwa Perusahaan kami sedang melakukan pengembangan usaha maka
kami ingin memesan dan melakukan pembelian sebuah toko. Bersama ini kami meminta dikirimi
brosur harga dan spesifikasi bangunan. Selanjutnya apabila berkenan dapat menghubungi kontak
person Bagian pengembangan kami Bpk. Antoni Nugraha, Nomor HP. 081234567890
Atas perhatiannya diucapkan terima kasih
Hormat kami,
Direktur Utama
Giefahri Mandala, M.Si.
MS

62
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
b. Lurus/Balok (Block Style)
Bentuk ini merupakan pengembangan dari bentuk lurus penuh, hanya bedanya
pada pengetikan tanggal dan kaki surat (Salam penutup, Nama Pengirim, Nama
Penanggung Jawab, dan Nama Jabatan) terletak di sebelah kanan. Dilihat dari
tampilannya, surat ini sedikit lebih memiliki variasi dengan adanya tanggal dan
kaki surat di sebelah kanan. Oleh karena itu, bentuk surat ini banyak digunakan
di perusahaan-perusahaan swasta Indonesia.
Contoh surat bentuk lurus/block style
PT BATARA SEJAHTERA
Jl. Monginsidi No.59
Yogyakarta
Telp. / Fax. (0274) 676543
Web: http://www.batara.co.idE-mail:batara@gmail.co.id
Nomor : 098/2.II/2019 12 Februari 2019
Perihal : Pengaduan
Yth. Direktur PT. Waskita Karya
Jl. Letjend M.T. Haryono
Cipinang Campedak, Jatinegara
Jakarta Timur
Dengan hormat,
Dengan ini disampaikan bahwa berdasarkan kontrak kerjasama yang telah kita
sepakati bersama, saudara akan menyelesaikan pembangunan perumahan di
kawasan Banyubiru pada akhir Januari 2018. Akan tetapi sampai sekarang
pembangunan perumahan tersebut baru kurang lebih 75%. Hal ini kami
sampaikan karena para pegawai kami segera akan menempati rumah tersebut.
Untuk itu kiranya Bapak pimpinan dapat segera menyelesaikannya dengan
secepatnya.
Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Pimpinan
Baroto, M.Si

63
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
c. Setengah Lurus (Semi Block Style)
Bentuk Semi Block (Setengah lurus) adalah pengembangan dari bentuk block.
Hal ini Nampak pada semua bagian-bagian yang ada diketik sama seperti bentuk
block, kecuali pada pengetikan setiap alinea, sedangkan pada pengetikan isi
suratnya sama dengan bentuk surat lekuk, yakni di setiap alinea masuk lima
hentakan. Selain itu, jarak baris yang digunakan dalam pengetikan bentuk ini
adalah 1,5 untuk surat yang isinya panjang dan 2 untuk surat yang isinya pendek.
Contoh surat bentuk setengah lurus/semi block style
BUMI CITRA PERMAI TBK.
Gedung Millennium Group
Jl. Kramat Raya No. 32-34, Jakarta Pusat 10450
Telepon: (021) 391 6338 Fax: (021) 3193 5557
email: info@bumicitrapermai.com website: www.bumicitrapermai.co
Nomor : 059/MCP/II/2019 12 Januari 2019
Perihal : Tagihan
Yth.Kepala Bagian Penjualan MTOS
Jln. Perintis Kemerdekaan KM. 7
Tamalanrea Jaya - Makassar
Dengan hormat,
Sehubungan sudah jatuh tempo pelunasan hutang saudara maka melalui
surat ini kami sampaikan bahwa saudara masih mempunyai sisa debet sebesar
Rp. 800.000.000,- (delapan ratus juta rupiah). Untuk itu kami mohon kiranya
Bapak dapat melakukan pelunasan hutang tersebut paling lambat pada akhir
bulan Januari 2018.
Atas kerjasama dan perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur Utama
Anggito Pambudi, M.Sc.

64
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
d. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Surat bentuk ini disebut indented (Lekuk) karena pada setiap pengetikan alinea
isi suratnya diketik masuk/menjorok ke kanan 5 spasi dari margin kiri. Selain
itu, pada pengetikan alamat dalamnya memiliki keunikan tersendiri, yaitu pada
pengetikan nama yang dituju diketik dari margin kiri, untuk nama jalan masuk 5
spasi dari margin kiri dbentukan untuk nama kota masuk 10 spasi dari margin
kiri. Mengenai pengetikan tanggal dan kaki surat diketika di sebelah kanan
(seperti bentuk lurus). Jarak baris yang digunakan pada bentuk ini menggunakan
jarak baris 1,5 untuk surat yang isinya panjang, dan 2 untuk surat yang isinya
pendek. Atau untuk pengetikan tempat dan tanggal, salam penutup, nama dan
jabatan diketik di sebelah kanan sedangkan pada isi surat setiap pergantian alinea
baru, pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan.
Contoh surat bentuk lekuk (Indented Style):
PT RAMA SAKTI
Jl. Kapten Tendean No.52 Purworejo Telp. / Fax. (0275)
http://www.ramasakti.co.id E-mail:ramasakti@gmail.co.id
Nomor : 56/02/2019 8 Februari 2019
Perihal : Pemberitahuan Pengiriman
Yth. Direktur PT. Waskita Karya
Jl. Letjend M.T. Haryono, Cipinang
Campedak, Jatinegara Jakarta Timur
Dengan hormat,
Dengan ini kami sampaikan bahwa surat pesanan saudara tertanggal 25
Januari 2018 sudah kami terima. Selanjutnya berdasar pesanan tersebut, melalui
surat ini kami beritahukan bahwa 7500 buah genteng SOKA sudah kami
kirimkan.
Atas kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Pimpinan
Suseno, M.Si.

65
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
e. Bentuk Menggantung (Hanging Paragraf)
Surat bentuk ini disebut menggantung (Hanging paragraph) karena setiap
pengetikan alinea baru pada isi surat diketik dari margin kiri, tetapi baris
berikutnya masuk 5 spasi. Dengan kata lain, pengetikan alinea bentuk ini terbalik
dengan bentuk indented. Surat ini diketik dengan jarak baris 1, dengan setiap
ganti alinea enter ditekan 2 kali. Contoh surat bentuk menggantung (hanging
paragraf)
PT. COMBATS ABADI
Jl. Andi Tonro No. 108, Makassar
Telp (0852) 999900
Website : http//www.CSA.co.id
Nomor : 011/CA/IX/2019 25 Oktober 2019
Yth. Direktur PT. WONGHANG TAYLOR
Jl. AP. Pettarani, No. 123
Makassar
PERMINTAAN DAFTAR HARGA
Diberitahukan dengan hormat, bahwa kami baru saja membuka cabang toko kain
baru di beberapa kota. Untuk itu, kami membutuhkan supply aneka jenis
kain dalam jumlah besar.
Oleh karena itu, kami mohon kepada Saudara agar Saudara mengirimkan daftar
harga keterangan lain mengenai aneka kain hasil produksi perusahaan
tekstil Saudara kepada kami. Apabila harganya bersaing, maka usaha kami
akan kami lengkapi dengan barang-barang produksi anda.
Kami menunggu balasan Saudara secepatnya. Atas kesediaan Saudara kami
ucapkan terimakasih.
PT. Combats Abadi
TTD
Jihan Eka Febriyanti
Purchasing Manager
CA

66
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
f. Bentuk Resmi (Official Style)
Surat bentuk resmi (Official) adalah bentuk surat yang biasa digunakan di
instansi pemerintah. Ciri bentuk ini adalah menempatkan pengetikan alamat
dalam diketik di sebelah kanan, sebaris dengan Hal. Untuk Nama koma diketik
dengan huruf besar semua dan masuk 5 spasi. Pengetikan Nomor, Lampiran, dan
Hal secara berurutan pada margin kiri. Untuk pengetikan alinea baru masuk 5
spasi dari titik dua pada Nomor, Lampiran, dan Hal. Selain itu, surat bentuk ini
biasanya tidak menggunakan salam pembuka.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Surat Resmi (Official Style):
Contoh surat Bentuk resmi (official style)
PT MANDALA STORE
Jl. Raya Serang Km 26,6 Balaraja - Tangerang
Telp./Fax.(021)5950058, Email: mandalastore@gmail.co.id.
Website: http://www.mandalastore.co.id.
Telp. / Fax. (021) 5950058
Nomor : 060/01/2019 24 Februari 2019
Perihal : Permintaan
Kepada
Yth. Kepala Bagian Pemasaran MTOS
Jl. Perintis Kemerdekaan KM 7 Masale
Makassar
Dengan hormat,
Dengan ini disampaikan bahwa Perusahaan kami sedang melakukan
pengembangan usaha maka kami ingin memesan dan melakukan pembelian sebuah
toko. Bersama ini kami meminta dikirimi brosur harga dan spesifikasi bangunan.
Selanjutnya apabila berkenan dapat menghubungi kontak person Bagian pengembangan
kami Bpk. Toni Nurhakim, Nomor HP. 081234567890
Atas perhatiannya diucapkan terima kasih
Hormat kami,
PT. Mandala Store
Giefahri Mandala, M.Si.
Direktur Utama
MS

67
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
g. Bentuk Resmi Indonesia Baru
Perbedaan antara bentuk surat resmi Indonesia lama dengan bentuk surat resmi
Indonesia baru terletak pada penulisan salam penutupnya. Surat resmi Indonesia
baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia,
bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup
yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan. Untuk
lebih jelasnya perhatikan bagan
Gambar 2.8. Kerangka Surat Resmi Indonesia Baru
Sumber:
www.google.com/search?q=bentuk+resmi+indonesia+baru&safe

68
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
h. Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan
di bawah tanggal surat. Format pengetikannya dapat digambarkan sebagai
berikut:
Bagan surat resmi Indonesia lama:
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor
Surat
3) Tempat, tanggal dan
tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan
nama terang.
Gambar 2.9. Kerangka Surat Resmi Indonesia Lama
Tata Bahasa dalam persuratan
a. Bahasa surat
Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Pesan yang disampaikan dalam
surat adalah bahasa tulisan yang dipergunakan dalam surat-menyurat, berisi
buah pikiran penulis surat dan dikirimkan kepada penerima untuk mendapat
tanggapan positif.

69
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
b. Syarat Bahasa surat yang baik
Hal-hal yang berhubungan dengan tata cara penyesuaian surat itu harus
diperhatikan benar-benar karena surat akan dibaca berulang-ulang atau diingat
selama masih tertulis.Dengan demikian, hindari kata yang kurang tepat, terutama
yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Di bawah ini akan dijelaskan hal-
hal yang harus diperhatikan untuk menyusun surat yang baik.
1) Alinea dan Kalimat
Alinea adalah himpunan kalimat yang mengemukakan suatu kesatuan
pikiran untuk membentuk sebuah gagasan yang jelas. Dalam satu alinea,
hanya ada satu pokok pikiran dan tidak boleh lebih. Alinea yang sempurna
terbentuk dari himpunan kalimat dan harus berkaitan dengan tema yang
disampaikan. Namun demikian, ada juga alinea yang hanya terdiri dari satu
kalimat. Misalnya, dalam alinea penutup hanya dituliskan, "Atas perhatian,
Saudara kami ucapkan terima kasih". Alinea penutup ini terbentuk atas satu
kalimat dan tidak perlu penjelasan. Kalimat adalah penyampaian makna
tertulis. Dalam menyusun kalimat surat, hindari kesalahan penafsiran atau
keraguan pada pihak pembaca. Untuk menghindari kesalahan tersebut
gunakanlah kalimat yang singkat namun jelas. Idenya dapat mewakili
pikiran kita dan dapat diterima oleh pembaca dengan baik. Dengan kata lain,
kalimat yang pendek/singkat lebih efektif digunakan daripada kalimat yang
panjang. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penggunaan kalimat adalah
kalimat yang satu dengan yang lainnya harus berhubungan/berkaitan dalam
membentuk suatu gagasan tertentu. Alinea terdiri dari satu kalimat utama
dan beberapa kalimat penjelas. Kalimat penjelas ini berfungsi untuk
mengembangkan alinea tersebut
2) Ejaan dan Tanda Baca (Pungtuasi)
Ketentuan mengenai penggunaan ejaan harus diperhatikan. Penggunaan
ejaan yang benar sangat membantu dalam menafsirkan kalimat surat.
Terlebih lagi, apabila kalimatnya panjang. Ketentuan mengenai ejaan tidak
boleh menyimpang dari kaidah yang berlaku, yaitu harus sesuai dengan

70
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Beberapa
hal yang harus diperhatikan dalam hal ejaan adalah:
a) Penulisan huruf besar
Hal yang harus diperhatikan pada penulisan huruf besar dalam penulisan
surat terutama untuk penulisan nama orang, nama jalan, kata ganti orang,
nama lembaga, nama organisasi. Contoh:
(1) Dra. Lilis Suswani
(2) Jl. Mangga No. 123 Jakarta Timur
b) Penulisan kata turunan
Penulisan kata turunan adalah kata dasar yang diberikan pada imbuhan,
sisipan, akhiran, dan gabungan imbuhan. Contoh, kata beri tahu jika
diberikan akhiran "kan" menjadi beri tahukan, misalnya pada kalimat:
Dengan ini kami beri tahukan bahwa kata beri tahu jika mendapat
gabungan imbuhan ditulis serangkai menjadi satu kata, yaitu
memberitahukan, diberitahukan.
c) Penulisan kata ulang
Penulisan gabungan kata ditandai dengan tanda hubung (-) terhadap
unsur kata yang diulang, tidak boleh menggunakan angka-angka. Tujuan
penulisan kata ulang adalah menyatakan penjamakan satu kata dengan
cara diulang bukan dengan menambahkan kata bilangan tidak tentu,
seperti semua, segala, para, seluruh, beberapa, dan sebagainya. Contoh:
barang diulang menjadi barang-barang bukan semua barang,
d) Penulisan gabungan kata
Penulisan gabungan kata biasanya disatukan bila berupa kata majemuk
dan ungkapan yang sudah dianggap senyawa,
Contoh:
Penulisan serangkai Penulisan terpisah
daripada terima kasih
perihal dengan hormat

71
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
e) Penulisan kata ganti
Penulisan kata ganti orang yang digunakan sebagai sapaan ditulis dengan
huruf besar. Contoh:
(1) Atas perhatian Saudara. saya ucapkan terima kasih.
(2) .......bahwa perusahaan Bapak membutuhkan tenaga administrasi.
(3) Kehadiran Bapak /Ibu/Saudara/i sangat kami harapkan.
f) Penulisan kata depan
Penulisan kata depan selalu terpisah dengan kata yang mengikutinya.
Namun untuk penulisan kata depan di dan ke terdapat ketentuan
tersendiri, karena kata depan di dan ke selain berfungsi sebagai kata
dengan juga berfungsi sebagai awalan. Penulisan di dan ke sebagai kata
depan ditulis terpisah dari kata yang mengikuti, sedangkan di dan ke
sebagai awalan ditulis serangkai dengan kata yang mengikutinya.
Contohnya di dan ke sebagai kata depan dan awalan:
Kata depan Awalan
di sini diterima
ke samping kesatu
di samping dijawab
ke sebelah keluar
ke bawah diperbaiki
g) Penulisan unsur serapan
Contoh penulisan unsur serapan:
quality = kualitas
management = manajemen
standard = standar
system = system
h) Penggunaan tanda baca
Tanda baca harus digunakan secara tepat sebab jika tidak tepat dapat
menimbulkan arti yang lain.

72
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
b) Tata Naskah Surat Inggris
Peta Konsep naskah surat Bahasa Inggris
Gambar 2.10. Peta Konsep Naskah Surat Bahasa Inggris
Daftar Istilah Surat Menyurat Bahasa Inggris
a. NB (Nota Bene) = catatan tambahan. NB biasanya diletakkan di akhir sebuah
surat.
b. P.S. (Post Script) = catatan tambahan. PS biasa ditemui di akhir sebuah artikel
sebagai penjelasan tambahan.
c. etc. (et cetera) = dan lain-lain. etc. digunakan untuk menuliskan contoh benda
yang terlalu banyak untuk disebutkan. Contoh kalimat: The folowing are kinds
of fruits, grapes, mangoes, bananas, etc.
Your adress
Date
Salutation
Opening paragraf
Detail information
Closing Paragraf
Closing
Signature

73
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
d. e.g. (exampli gratia) = contohnya. e.g. digunakan untuk menyebutkan contoh.
Contoh kalimat: Here are Indonesian heroes e.g. Cut Nyak Dien, Teuku Umar,
Prince Diponegoro, and Prince Antasari.
e. co. (company) = perusahaan. co. diletakkan setelah nama perusahaan. Misalnya:
Engine co, Lexus co.
f. ltd. (limited) = terbatas atau PT. ltd diletakkan setelah nama perusahaan.
Misalnya, Telkom ltd, Telkomsel ltd.
g. et al (at all) = dan kawan-kawan. et al diletakkan dibelakang nama orang yang
bekerjasama mengerjakan sesuatu. Misalnya, This book is written by Mukarto
et al.
h. i.e. (id est) = yaitu digunakan untuk menuliskan uraian tentang sesuatu.
Misalnya, In English we learn 4 skills i.e. listening, speaking, reading, writing.
i. RSVP (répondez s’il vous plaît) = jawab segera melalui orang ini. Singkatan ini
diletakkan di bawah sebuah undangan disertai nama dan nomor kontak telpon
yang bisa dihubungi.
j. asap (as soon as possible) = sesegera mungkin. Singkatan ini diletakkan setelah
kalimat yang menyatakan janji melakukan sesuatu.
k. cc (carbon copy) email yang agan-agan kirim akan dikirimkan juga kepada
orang yang agan cc, maksudnya biar orang yang di cc juga tahu tentang email
tersebut.
l. enc. (enclosure) = lampiran maksudnya
m. pp (per procurationem) = menandatangani surat tersebut atas nama orang lain.
pp maksudnya agan menandatangani surat tersebut atas nama orang lain,
contohnya wakil ketua yang menandatangani surat tersebut atas nama ketuanya.
n. pto (informal) (please turn over) = berlanjut pto untuk memberitahukan kepada
penerima surat bahwa suratnya masih berlanjut di halaman selanjutnya.
Prinsip-Prinsip Surat Menyurat Bahasa Inggris
a. Surat Bahasa Inggris
1) Tujuan penulisan surat
2) Jenis surat yang akan ditulis
3) Situasi yang digambarkan

74
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
4) Kepada siapa surat ditulis
b. Tahap-tahap dalam menulis surat bahasa Inggris
1) Harus mencantumkan alamat dan kode pos dimana menulis surat tersebut
(untuk surat resmi/formal ditulis kop suratnya). Setelah itu, cantumkan
tanggal pembuatan surat tersebut.
2) Tuliskan nama orang atau instansi terkait yang akan menerima surat
tersebut, alamat lengkap kemudian kode pos.
3) Membuat awalan surat dengan greeting/salam. Setelah itu tuliskan isi surat.
4) Setelah selesai menuliskan isi surat tersebut, berikan salam penutup dan
nama tanda tangan yang mengesahkan surat tersebut.
c. Bentuk-bentuk surat bahasa Inggris
1) Bentuk surat dengan gaya Inggris (British Style)
2) Bentuk surat dengan gaya Amerika (American Style)
Format Surat Bahasa Inggris dan atau Bahasa Lainnya
Format penulisan surat bahasa Inggris ada dua, yaitu format penulisan surat yang
bersifat formal dan nonformal secara umum. Adapun format-format yang
digunakan, sebagai berikut:
a. Format penulisan surat formal/resmi:
1) Sender name and address (nama dan alamat pengirim surat)
2) Date (tanggal)
3) Our reference (referensi)
4) Receiver name and address (nama dan alamat penerima surat)
5) Greeting or salutation (pembuka)
6) Subject (judul) – Content (isi)
7) Your sincerely or complimentary closing (penutup surat)
8) Signature (tanda tangan)
9) Sender name and position (nama dan jabatan pengirim surat)
b. Format penulisan surat nonformal/tidak resmi:
1) Greeting from sender to receiver (salam pembuka dari pengirim kepada
penerima)
2) Opening (pembuka) – Content (isi) – Closing (penutup)

75
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Bagian-Bagian Surat Bahasa Inggris
Seperti kegiatan surat menyurat lainnya, dalam membuat surat bahasa Inggris
juga memiliki kaidah-kaidah yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Surat
bahasa Inggris mempunyai beberapa bagian- bagian yang akan membentuk sebuah
surat yang baik. Adapun bagian-bagian penting surat bahasa Inggris, sebagai
berikut:
a. Nomor Referensi
Pada umumnya nomor referensi atau nomor surat ditulis pada bagian kiri atas
dan berguna untuk mengetahui posisi surat dalam agenda surat-surat yang
dikirim ke luar. Bagi si penerima surat nomor referensi tersebut digunakan untuk
menjadi referensi atau rujukan dalam menjawab surat. Nomor referensi juga
berfungsi bagi manajemen untuk alat kendali, yang sewaktu-waktu dapat
digunakan untuk melacak keberadaan surat tersebut. Dalam surat dengan tipe
layout fully blocked, tempat nomor referensi terdapat di atas tanggal atau
sebelum tanggal. Sedangkan pada layout surat dengan tipe intented biasanya
nomor referensi diletakkan di tepi kiri, satu garis dengan tulisan tanggal.
Contoh :
(1) Our ref : Dep. A/5
(2) Your ref : Dep. C
(3) Our ref : LGB/WW
(4) Your ref : JDM/jc
b. Tanggal Surat
Penulisan tanggal surat umumnya dilakukan setelah pencantuman tempat dan
diletakkan kanan atas. Secara keseluruhan, penulisan tanggal dimulai dari
tanggal, diikuti nama bulan, dan tahun. Contohnya : format penulisan tanggal
adalah bulan/hari/tahun, misalkan Makassar, 08 August 2019 atau dapat pula
berupa Makassar, August 08, 2019.
c. Inside Address (Alamat Tujuan)
Bagian ini berisi nama penerima surat (perusahaan atau perseorangan) dengan
disertai jabatan dan alamatnya.

76
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
Contohnya :
d. Salutation (Salam Pembuka)
Dalam bagian ini, istilah yang digunakan adalah “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama
terakhir penerima)”, misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama
penerimanya tidak diketahui, tulis nama departemennya, misalkan “Dear
Director of Department of Human Resource”. Beri jarak antara salam pembuka
dengan isi.
e. Body (Isi Surat)
Isi surat merupakan tempat dimana kamu menuliskan hal yang ingin
disampaikan. Paragraph di isi surat harus menggunakan spasi tunggal (single
space) dan tanpa adanya jarak pemisah antara masing-masing paragraf. Beri
jarak antara bagian akhir isi dengan penutup.
Isi surat biasanya terdiri dari tiga paragraf, yang tiap-tiap paragrafnya memiliki
fungsi masing-masing.
- Paragraf 1 (paragraf pembuka) bisanya berisi dengan alasan mengapa kamu
menulis surat resmi tersebut.
- Paragraf 2 (paragraf isi) berisi tentang poin utama dari surat tersebut.
- Paragraf 3 (Paragraf penutup) berisi tentang ucapan terima kasih.
f. Closing (Penutup)
Bagian ini sebagai penanda bahwa surat anda telah selesai, biasanya diakhiri
dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Your sincerely”, “Your very
trully”, “Your Excellency”. dan lain sebaginya. Catat, Terdapat sebuah koma di
akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri
jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk
tempat tanda tangan.
g. Signature (Tanda Tangan)
Bagian ini adalah tanda tangan penulis, biasanya mengunakan tinta warna hitam
atau biru.
Attention To:
Mr. Ahmad Sultan
Human Resources Department
PT. Persada Bumida Terpadu
Jl. Urip Sumohardjo No. 22
Makassar

77
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
h. Printed Name (Nama Pengirim)
Bagian ini adalah nama penulis surat tersebut, dan jika anda menginginkan, anda
bisa memberikan jabatan atau posisi dibagian bahwah setelah penulisan nama.
Beri jarak antara penulisan nama dengan lampiran.
Jenis – Jenis Surat Bahasa Inggris
a. Surat Pribadi
Surat pribadi atau informal letter, adalah suatu bentuk surat yang ditulis oleh
seseorang untuk orang lain baik itu untuk keluarga, sahabat, atau teman. Secara
garis besar surat pribadi tidak memiliki peraturan yang mengikat. Surat pribadi
bisa ditulis menurut selera masing-masing penulis. Walaupun begitu, etika dan
penggunaan bahasa yang sopan tentu saja harus tetap diperhatikan sesuai latar
belakang dan kepada siapa surat itu akan dilayangkan. Contoh surat pribadi :
July 23, 2019
Mrs. Merry Johnson
3456 White Land
NEW YORK
Dear Mrs. Johnson
I was sorry to have missed your come to Jakarta last month. I heard from brother that
you had called, but I as has Joined Eddy on business trip to London. We were out of
town while you here.
We look forward to seeing you next time.
Your Sincerely,
Tedi Surono
b. Surat Dinas
Surat dinas atau formal letter adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah
instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan kedinasan. Adapun beberapa
macam surat dinas di antaranya :
1) Surat undangan kegiatan
2) Surat perintah
3) Surat keputusan
4) Surat rekomendasi
5) Surat referensi

78
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
Contoh surat dinas
DISTRICT GOVERNMENT KULON PROGO
EDUCATION AUTHORIES
SMK Negeri 4 Makassar
Jl. Bandang No. 140 Parang Layang Kecamatan Bontoala
Number : 421/6.TU/III/2019
Subject : Invitatation Guardians
To : Mr/Mrs Parents/ Guardians of Student of class XII
SMA Negeri 1 Makassar
In Place
Assalamualaikum wr,wb
Respectfully informed that the learning activities odd semester of 2018/2019
academic year has ended with the Final Reply. In connection with that we invite
the Father/Mother of parents/guardiants of students of clas XII at:
Day/time : Monday/March 19, 2019
Time : 09.00 am
Place : Hall Multipurpose SMA Negeri 1 Makassar
Events : Takin a class XII student report cards anf socializing UN
Given the inportance of the event, we beg presence. Thus this invitation, for your
attention we say thank you.
March 4, 2019
Headmaster,
Muhammad Anwar, S.Pd., M.Pd.
NIP. 19740731 200021 002
c. Surat Niaga
Surat niaga atau trade letter adalah surat – surat yang dipergunakan oleh orang
– orang atau badan – badan serta organisasi – organisasi dan perusahaan –
perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari
laba/keuntungan. Adapun macam – macam surat niaga dilihat dari
pembuatannya yaitu :
1) Surat dari Penjual
Ada beberapa macam surat niaga yang berasal dari penjual, di antaranya :
a) Surat Perkenalan

79
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
b) Surat Penawaran
c) Surat Pengiriman Pesanan
d) Surat Permintaan Pembayaran
2) Surat dari Pembeli
Ada beberapa macam surat niaga yang berasal dari pembeli, di antaranya :
a) Surat Permintaan Penawaran
b) Surat Pesanan
c) Surat Pemberitahuan Penerimaan Barang
d) Surat Pengiriman Pembayaran
e) Surat Pengaduan / Komplain
Contoh surat niaga
PT. Mandala Putera Abadi
Jl. Sisingamaraja No. 67, Jakarta Utara Telp/Fax : 021 – 444
Export Windows ltd March 23, 2019
123 Banana Street
Perth, Australia
Dear Sira,
We have your personal computer in your stand at Jakarta Industrial Exhibition 2019 and
we are interested in: Model 123 PX, Model 2345 PX, Model 46 XD, and your printer GH
34 XD.
We shall be glad if you send as your catalogue and price list of your products. We shall
place and order immadiantely
We expect your early reply.
Your paithfully
PT. Mandala Putera Abadi
Roy Suhandinata
Precident

80
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
c). Surat Elektronik (E-Mail)
Sejarah Surat Elektronik Pertama di Dunia
Surat Elektronik sudah mulai dipakai pada tahun 1960-an. Pada saat itu,
imternet belum terbentuk, namun yang ada hanyalah kumpulan mainframe yang
terbentuk jaringan. Konsep surel pertama kali dikemukakan oleh Ray Tomlinson
pada akhir tahun 1971. Roy Tomlinson pada saat itu bekerja untuk Bolt Beranek
dan Newman “ BBN” milik lembaga pertahanan Amerika. Pada awalnya “ Ray
bereskperimen dengan program komputer yang bernama SNDMSG yang pada saat
itu digunakan untuk meninggalkan pesan pada computer, sehingga orang yang
memakai computer dapat membaca pesan yang ditingalkan oleh pemakai computer
“saat itu normal ketika banyak orang menggunakan computer yang sama secara
bergantian”.
Eksperimen Ray kemudian dilanjutkan dengan menghubungkan SNDMSG
melalu file protocol yang bernama CYPNET sehingga program SNDMSG dapat
mengirimkan pesan kekomputer lain” namun masih berada dalam satu jaringan
ARPAnet. Eksperimen tersebut berhasil dan itulah dan itu awalnya terciptanya surel
Pesan surat elektronik pertama kali yang dikirim oleh Ray pada 1971
merupakan surel pertama didunai. Isi pesan berupa “kata kata tes” sepenuhnya
dilakukan, kemungkinan pesan pertama yang dikirimkannnya adalah
QWERTYUIOP atau huruf serupa,” kata Ray dalam akun Flickr miliknya. Pada
tahun 1972, Ray mengenalkan lambing-lambang@ “ Indonesia dibaca ET” sebagai
identitas email untuk memishkan anatara identitas pengguna dengan domain. @
“bahasa inggris ditulis AT” artinya adalah “kepada”
Pengertian Surat Elektronik
Surat elektronik (surel) atau email merupakan bentuk komunikasi standar
dalam banyak organisasi boleh jadi sekarang ini surel medium komunikasi bisnis
yang paling banyak digunakan, mengalahkan memo, bahkan surat. Disebabkan
sifatnya yang segera, surel juga telah menggantikan posisi mesin facsimile sebagai
cara mengirim dokumen.
Email atau e-mail adalah singkatan untuk elektronik mail, atau dalam bahasa

81
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Indonesia bearrti surat elektronik. Email (Elektronik Mail) merupakan suatu proses
dan acara pengiriman pesan atau gambar melalui internet. Hal yang harus kita
lakukan ketika berkomunikasi menggunakan e-mail adalah mengetikan pesan yang
akan dikirim pada program computer yang khususkan untuk keperluaan ini,
misalnya Outlook Express, Yahoo Mail, gmail, atau perangkat lainnya.
E-mail merupakan salah satu aplikasi internet yang paling banyak digunakan
dalam hal surat menyurat. Hal ini dikarenakan e-mail merupak alat komunikasi
yang murah, cepat dan efisien. Menggunakan e-mail memungkinkan kita untuk
mengirimkan pesan dalam bentuk surat keseluruh dunia dalam waktu yang sangat
cepat dan biaya yang murah. E-mail yang dikirimkan akan smapai kealamat yang
dituju sesaat e-mail tersebut dikirimkan. Biaya yang dikeluarkan pun hanyalah
biaya yang mengakses internet pada saat mengirimkan /membuka untuk menerima
e-mail tersebut.
Pengertian email diatas, jika ingin dibuat lebih spesifik menjadi sebagai
berikut; email adalaj cara pengiriman data, file teks, foto digital, atau file-file audia
dan video dari satu computer ke computer lainnya, dalam suatu jaringan computer.
Lewat surel atau email kita dapat berkomunikasi dengan rekan kerja baik
didalam maupun luar kantor mengenai suatu proyek. Kita dapat menindaklanjuti
surel tersebut dengan surat , facsimile, atau dokumen lainnya. Surel juga berguna
untuk mendapat umpan balik segera atas suatu ide atau proposal.
Ada beberapa pengertian menurut para hali:
a. David Woole, mengatakan bahwa email merupakan sebuah media yang
berfungsi sebgai digital message
b. John Rhoton, mengatakan jembatan yang mereka untuk melakukan aktivitas
untuk memperoleh infomasi di media jejaring sosial.
Fungsi Surat Elektronik
Menurut Djoko Purwanto (2008: 177) e-mail memiliki beberapa fungsi dasar
dan beberapa fungsi tambahan bagi penggunanya, diantaranya:
a. Fungsi dasar e-mail, antara lain:
1) Menerima pesan e-mail;
2) Membaca pesan e-mail;

82
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
3) Mengirim pesan e-mail;
4) Menjawab pesan e-mail yang masuk;
5) Meneruskan pesan e-mail yang masuk ke pemakai lain.
b. Fungsi tambahan e-mail, antara lain:
1) Menyimpan pesan yang telah dikirim;
2) Menyimpan pesan yang telah diterima dan dibaca;
3) Mengelola daftar alamat e-mail;
4) Menambahkan file untuk pesan yang akan dikirim;
5) Memisahkan file dari pesan yang masuk.
Macam-Macam Surat Elektronik
Dilihat dari layanan yang diberikan, ada tiga jenis e-mail yang digunakan saat
ini, antara lain:
a. POP MAIL.
Yang dimaksud POP Mail adalah e-mail yang di terima melalui Internet
Service Provider yang menjadi langganan kita.
b. E-mail berbasis web
Email berbasis web adalah layanan e-mail yang di tawrkan oleh website-
website penyedia jasa layanan e-mail seperti Yahoo, Gmail, Hotmail, Boleh
Mail, Love Mail, Plasa.com dan lain-lain.
c. E-mail forwarding
E-mail forwarding adalah layanan e-mail yang meneruskan e-mail yang
diterimanya ke alalmt e-mail yang lain.

83
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Langkah-Langkah Membuat E-Mail
a. Cara Membuat E-Mail di Yahoo Indonesia
1) Pertama masuk ke halaman login email
yahoo, atau klik di sini daftar yahoo.
2) Selanjutnya kita akan menemui halaman
dengan tampilan seperti pada gambar
di samping.
3) Klik pada tombol “Daftar”. Maka kita akan
menemui halaman dengan tampilan
seperti pada gambar di bawah.
Gambar 2.11. Langkah-Langkah Membuat E-Mail
4) Isilah form pendaftaran dengan data-data yang diminta. Dilanjutkan
dengan menekan tombol “Buat Account Saya” dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
a) Nama Saya: isilah dengan nama depan dan nama belakang Anda (bisa
pakai nama samaran, terserah).
b) Jenis Kelamin: pilih salah satu laki-laki atau perempuan.
c) Tanggal Lahir: isilah dengan tanggal lahir seperti yang diminta.
d) Saya tinggal di: pilih salah satu negara di mana Anda tinggal.

84
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
e) ID Yahoo! Dan Email: isikan dengan nama email yang Anda
inginkan. Akhiranna bisa dipilih @yahoo.co.id, @yahoo.com,
@ymail.com, atau @rocketmail.com, terserah.
f) Kata Sandi: isikan dengan kata sandi (password) yang akan digunakan
setiap kali kali akan sign login ke akun yahoo nantinya. Penggunaan
huruf besar berpengaruh. Gunakan 6 hingga 32 karakter, dan jangan
gunakan nama atau ID Yahoo! Anda.
g) Ketik ulang Kata Sandi: ulangi lagi kata sandi di atas.
h) Pertanyaan Keamanan: ini nantinya akan digunakan jika Anda
misalnya lupa password emailnya. Bisa menggunakan pertanyaan
keamanan ini untuk merecovery/mengembalikan password email
Anda. Pertanyaan bisa dipilih atau bisa membuat sendiri.
i) Jawaban Anda: isi dengan jawaban dari pertanyaan keamanan di atas.
j) Ketik kode yang ditampilkan: ketikkan kode angka dalam gambar
seperti yang ditampilkan. Apabila Anda sulit membacanya, bisa minta
kode yang lain dengan menekan tombol “coba kode baru”.
k) Setelah menekan tombol “Buat Akun Saya” maka Anda akan
menemui halaman konfirmasi dengan tampilan seperti pada gambar
berikut:
Gambar 2.12. Langkah-Langkah Membuat E-Mail (Konfirmasi)
l) Tekan tombol “Mari kita mulai” maka Anda akan menemui halaman
baru
m) Itu artinya e-mail telah siap digunakan

85
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Etika Penggunaan Surat Elektronik
Netiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail.
Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi
dengan e-mail butuh tatacara sendiri. Dapat dibayangkan, hampir setiap hari ada
jutaan e-mail dikirimkan dan diterima oleh begitu banyak orang. Adapun beberapa
etika dalam menulis E-Mail adalah sebagai berikut:
a. Jangan Terlalu Banyak Mengutip
Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas “Reply” dari sebagian
besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima
secara otomatis ke dalam isi surat Anda.
Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan
menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-
bagian yang relevan saja.
b. Perlakukan E-Mail Secara Pribadi
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi,
Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup,
atau mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
c. Jangan Gunakan Huruf Kapital
Seperti halnya membaca surat kabar, atau surat, membaca pesan e-mail yang
menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Selain itu,
terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan email/chat, penggunaan
huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya
untuk memberi tekanan pad maksud anda.
d. Jangan Membicarakan Orang Lain
Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelekannya.
Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E-mail memiliki fasilitas
bernama “Forward”, yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya
(forward) ke orang lain.
e. Jangan Gunakan CC
Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailinglist),
jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu,
semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-

86
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
mail orang lain. Umumnya orang tidak suka jika alamat e-mailnya dibeberkan
di depan umum. Selalu gunakan BCC ( blind carbon copy). Dengan cara ini,
setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.
f. Jangan Gunakan Format HTML
Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan
format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa
memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau
kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.
g. Jawablah Secara Masuk Akal
Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga
pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang
lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: “Good.” Wah, ini sangat
menyebalkan.
Kelebihan dan Kekurangan e-Mail
a. Kelebihan E-Mail
Berikut merupakan beberapa kelebihan dari e-mail.
1) Cepat (sangat cepat) karena hanya perlu beberapa menit (ketik dan Send).
2) Mudah (karena kita cukup mengetik di komputer).
3) Multiple send (dapat mengirim ke beberapa orang sekaligus).
4) Dapat mengirim file (attactment seperti file doc, excel, mp3, gambar,
video dan lain-lain).
5) Kapan dan di mana saja (tidak ada perbedaan lokasi dan waktu).
6) Panjang surat, dapat tak terbatas karena tidak ada pembatasan seperti pada
surat konvensional.
7) Penyampaian tidak perlu melalui adress administratif yang diantar oleh
kurir, sehingga kekeliruan akibat adress dapat dihindari karena
penyampaian email hanya melalui kabel komputer.
8) Secara ekonomis biaya pengiriman sangat murah.
b. Kekurangan E-Mail
Berikut beberapa kelemahan dari email.

87
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
1) Biaya investasi (biaya pengadaan sarana) komputer dan perangkatnya
lumayan tinggi.
2) Jika terjadi gangguan pada komputer maka pelayanan e-mail akan
terganggu.
3) Jika tidak mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer, pengirim
e-mail juga tidak mungkin bisa dilaksanakan.
Cara Penanganan e-Mail
Ada dua cara untuk penanganan surat elektronik:
a. Dengan cara menggunakan peramban web, seperti Mozilla Firefox. Metode ini
disebut sebagai web-based, artinya menggunakan media web sebagai perantara
ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo Mail dan Gmail. Layanan surat
elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan
gratis.
b. Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti:
Windows Mail. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus
mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP (Internet Service Protocol).
Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung
secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat
diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Dengan demikian
biaya koneksi ke internet dapat dihemat
Cara Mencetak e-Mail
Ada dua cara dalam mencetak e-mail dengan cara mencetak surat beserta semua
yang ada dilayar dan mencetak suratnya saja.
a. Cara ini akan mencetak surat beserta semua yang ada di layar yaitu:
1) Buka e-mail yang akan di cetak
2) Setelah isi e-mail terbuka, simpan ke disk dengan mengklik menu file yang
terdapat pada toolbar internet explorer, kemudian klik save as.
3) Setelah disimpan, tutup internet dan internet explorer tetap terbuka
4) Hidupkan printer dan masukkan kertas.
5) Klik menu file, lalu pilih print.
6) Maka surat beserta seluruh yang ada di layar akan di cetak ke printer.

88
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
d) Surat Niaga/Bisnis
b. Cara ini hanya mencetak surat saja (caranya adalah meng-copy surat ke dalam
ms.word):
1) Buka e-mail yang akan di cetak.
2) Setelah isi e-mail terbuka, simpan ke disk dengan meng-klik menu file
yang terdapat pada toolbar Internet Explorer, kemudian save as.
3) Tutup internet (sedangkan Internet Explorer tetap terbuka).
4) Blok semua surat (teks) dengan mouse.
5) Setelah di blok, klik kanan mouse di atas blok tersebut,kemudian klik
copy.
6) Buka Microsoft Word.
7) Klik menu edit kemudian paste.
8) Maka teks atau surat yang sudah di copy tadi akan dimasukan ke dalam
Microsoft Word.
9) Hidupkan printer dan masukkan kertas.
10) klik menu file kemudian print.
11) Maka surat akan di cetak ke printer.
Pengertian Surat Niaga
Surat niaga ialah surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau
perdagangan, surat niaga ini merupakan jenis surat yang dikeluarkn oleh
perusahaan ataupun badan badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya, surat
niaga ini juga merupakan surat resmi yang umumnya berisi mengenai tawaran, jual
beli yang ada hubungannya dengan barang ataupun jasa. Surat niaga juga bisa
didefinisikan sebagai surat yang dibuat oleh orang orang ataupun suatu badan usaha
yang bertujuan untuk mencari keuntungan.
Istilah-Istilah Bisnis
a. Istilah dalam penyerahan barang
1) Loko gudang, artinya penjual menyerahkan barang-barang dalam
keadaan belum dibungkus, di pak/timbang, jadi pembeli harus mengambil
sendiri digudang

89
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
2) Perangko gudang pembeli, artinya ongkos-ongkos sampai barang dalam
gudang pembeli ditangung oleh penjual.
3) Eks gudang, artinya barang diterimakan digudang penjual, tetapi ongkos-
ongkos pengepakan, penimbangan ditanggung oleh penjual.
4) F.O.S ( Free on Station ) atau perangko stasiun artinya ongkos angkutan
sampai barang itu distasiun ditanggung oleh penjual .
5) F.O.B ( Free on Board ) artinya, Ongkos barang sampai dimuat di dalam
kapal ditanggung oleh penjual sedangkan ongkos pengangkutannya
ditanggung oleh pembeli.
6) C & F ( Cost and Freight ) artinya, Ongkos pengangkutan sampai barang-
barang diatas kapal ditanggung oleh penjual.
7) C.I.F (Cost Insurance and Freight ) artinya, Semua ongkos yang
diperlukan untuk barang termasuk asuransi dan pengangkutan oleh kapal
ditangugung oleh penjual.
b. Istilah dalam pembayaran
1) C.O.D ( Cash on Delivery ) artinya pembayaran dilakukan pada waktu
penyerahan barang.
2) C & C ( Cost and Carry) Harga barang dibayar dahulu baru barangnya
diterima
c. Istilah dalam potongan harga
1) Diskon berarti potongan harga yang diberikan kepada pembeli untuk
pembelian dalam jumlah besar.
2) Kontan atau tunai adalah potongan harga yang diberikan kepada pembeli
untuk barang-barang yang dibayar kontan, sedangkan menurut perjanjian
harus dibayar beberapa waktu kemudian.
3) Rabat adalah potongan harga yang diberikan kepada pembeli, karena
barang akan dijual lagi dengan harga yang sama, jadi rabat sebagai
keuntungannya.
4) Rafaksi adalah potongan harga yang diberika karena mutunya lebih
rendah dari pada contohnya atau karena mengalami kerusakan dalam
pengirimannya.

90
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
d. Istilah dalam potongan rabat
1) Tara berarti selisih antara bruto dan netto
2) Ekstra tara berarti, potongan berat barang berhubung adanya
pembungkusan/pengepakkan yang luar biasa. Misalnya, peti-peti yang
memakai band-ijzer.
Dokumen-Dokumen Bisnis
a. Kwitansi
Suatu bukti pembanyaran pada wku pembayaran atau penyerahan sejumlah
uang dimana penerima uang harus menulis nam yang menyerahkan uang.
b. Invoice
daftar perincian barang-barang yang diperjual belikan disertai dengan harga
dan jumlah barang.
c. Packing list
Daftar perincian harga barang pesanan
d. Nouta jual beli
Surat keterangan yang dikeluarkan oleh penjual apabila ada pesanan/
pembelian
e. Wesel tagih
surat perintah secara tertulis tanpa syarat yang ditunjukkan kepada pihak lain
untuk membayar sejumlah uang seperti yang tercantum pada lembar ceks
tersebut.
f. Cek
surat perintah membayar kepada bank supaya membayar sejumlah uang kepada
pihak tertentu yang namanya tercantum pada lembar cek tersebut.
g. Promes
Surat perintah atau pengakuan kesanggupan dari orang yang mempunyai
hutang bahawa ia akan membayar hutangnya pada hai yang telah ditentukan.
h. Konsomen
Surat angkut untuk barang-barang yang diangkut dengan menggunakan kapal.
i. Asuransi pengankuta barang
Suatu pertanggungan terhadap barang atau apa saja yang telah diansuransikan
kepada perusahaan asuransi.

91
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
j. Air Way Bill ( AWB)
Surat angkutan yang disertakan pada barang-barang akan dikirim dengan kapal
udara/pesawat.
Jenis-Jenis Surat Niaga
a. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang dikirimkan oleh penjual kepada calon
pembeli untuk memperkenalkan diri atau produk (barang/jasa) yang
dijualnya. Selain itu surat ini juga berisi promosi.
CV. ANGGITA CORPORATION
KONTRAKTOR-LEVERANSIR-PERDAGANGAN DAN ANGKUTAN
Nomor : 16/ABU/III/2019 Makasssar, 29 Oktober 2019
Lampiran : 1 berkas
Perihal : Perkenalan
Kepada Yth,
Bapak Kepala Dinas Pekerjaan Umum
Kota Makasssar
Di
Makassar
Dengan Hormat,
Kami yang bertanda tangan dibawah ini
Nama : Afnan Naufal MD
Pekerjaan : Direktur CV. Anggita Corporation
Alamat : Jl. Veteran Selatan No 17 Kota Makassar
Dengan inin memberitahukan kepada Bapak bahwa perusahaan kami CV. Anggita
Corporation yang beralamat di Jl. Veteran Selatan No 17 Kota Makassar bergerak
dibidang Jasa Kontruksi, Leveransir.
Oleh karena itu kami mohon kepada bapak untuk dapat mengikut sertakan perusahaan kami
melaksanakan pekerjaan yang ada dilingkungan Bapak. Untuk pertimbangan Bapak kami
lampirkan photo copy dokumen perusahaan kami.
Demikian kami sampaikan atas perhatian dan berkenannya Bapak mengikut sertakan
perusahaan kami untuk melaksanakan perkerjaan dilingkungan Bapak terlebih dahulu kami
ucapkan terima kasih.
Hormat kami
CV. Anggita Corporation
Afnan Naufal MD.
Direktur
b. Surat Permintaan Penawaran

92
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
Surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penjual
mengirimkan surat penawaran tentang suatu produk. Surat ini dapat dibuat
karena calon pembeli tertarik dengan surat perkenalan/iklan/promosi, atau
dapat juga dibuat atas inisiatifnya sendiri. Pada dasarnya isi surat ini meminta
penjelasan secara rinci tentang berbagai hal yang berhubungan dengan produk
yang akan dibelinya. Yang paling pokok dalam surat ini berisi tentang nama
produk, harga, cara pembayaran dan cara penyerahan barang serta hal-hal lain
yang dianggap perlu. Contoh surat permintaan penawaran, yaitu:
Makassar, 28 Oktober 2019
Nomor: 026/MGA/X/2019
Perihal: Permintaan Penawaran dan Daftar Harga
Kepada,
Yth. PT. Neyza Berkah Utama
Jl. Sultan Hasanuddin No. 27
Makassar
Dengan hormat,
Sebuhungan dengan iklan yang Anda tawarkan pada harian Tribun Timur edisi 25 Oktober
2019, kami tertarik untuk membeli berbagai jenis peralatan dan alat tulis kantor yang Anda
tawarkan.
Untuk itu kami mohon Anda dapat mengirimkan beberapa informasi yang kami butuhkan
berikut:
1. Rincian barang yang lebih detail
2. Daftar Harga
3. Cara pembelian berikut cara pembayarannya
Pemasaran akan kami lakukan setelah kami mempelajari dan mempertimbangkan kembali
informasi di atas kami terima. Semoga surat ini menjadi awal kerjasama yang baik antara
perusahaan kita.
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
PT. Ni Zham Jaya Utama
Muhammad Nizam Jamal
Manajer General Affair

93
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
c. Surat Penawaran
Surat dari penjual kepada calon pembeli yang bertujuan menawarkan
produk. Isi pokok surat ini adalah menyampaikan informasi tentang produk
yang dijual, baik berupa harga, kualifikasi, cara pembayaran dan lain-lain.
Surat ini dapat dibuat karena membalas surat permintaan penawaran atau
karena kebutuhan sendiri. Bila sebagai jawaban, maka isinya harus mengacu
pada informasi yang diminta oleh pengirim surat permintaan penawaran. Untuk
meyakinkan calon pembeli, surat ini sering dilampiri dengan brosur, daftar
harga. Contoh surat penawaran sebagai berikut:
30 Februari 2019
Nomor : 90/RM/II/2019
Lampiran : 1 bundel Brosur dan Leaflet
Hal : Penawaran Barang Elektronik
Kepada Yth.
Toko Bintang Utama Elektro
Jl. Ketilang KM. 10 Malang
Jawa Timur
PT. REZKY MANAJEMEN
Jl. Malioboro No. 45 Yogyakarta
Telp. (0271) 252355255, Fax (0271) 252355256
Email: rezky_manajemen@yahoo.com
Anggita Izzatunnisa
Manajer Marketing

94
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
d. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh pembeli kepada penjual yang
isinya meminta/memesan produk yang akan dibeli. Surat ini dapat dibuat
karena adanya iklan/penawaran yang masuk atau karena kebutuhan. Isinya
yang paling penting adalah menyebutkan nama dan jenis barang yang dipesan
berikut harganya. Juga disertai dengan cara pembayaran yang diinginkan. Bila
pembayaran menggunakan uang muka yang dikirim melalui bank, maka copy
bukti pengiriman/transfer harus dilampirkan. Contoh surat pesanan sebagai
berikut:
PT. CAHAYA SURYA ELEKTRO
Jalan Jend. Ahmad Yani No. 15 Jakarta
Telp. (021) 160920000
28 Oktober 2019
No : 001/CSE/X/2019
Lamp : -
Hal : Pesanan Barang
PT. INSAN MANDIRI
Jalan Jenderal Sudirman No. 81
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kurangnya persediaan barang di kantor, kami mengharapkan
saudara mengirimkan barang-barang sebagai berikut :
No Nama
Barang
Merk Banyaknya Harga Jumlah
1. Laptop Compaq 4 buah Rp. 5.000.000 Rp. 20.000.000
2. Laptop Acer 3 buah Rp. 7.000.000 Rp. 21.000.000
Barang-barang yang kami pesan di atas harap tiba di gudang kami paling lambat 1 minggu.
dan mengenai pembayaran akan kami lakukan setelah barang sampai di tempat.
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hornat kami,
PT. CAHAYA SURYA ELEKTRO
Daruiz Matta
Manager

95
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
e. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat ini dibuat oleh penjual sebagai jawaban atas pesanan/permintaan
pembeli, berisi tentang pemberitahuan bahwa pesanan disetujui dan siap
dikirim. Disamping berguna agar pembeli tahu, juga agar pembeli dapat
mempersiapkan diri dalam menerima barang tersebut. Surat seperti ini
biasanya hanya dibuat dalam pengiriman barang partai besar dan jauh.
Dalam surat ini dijelaskan tentang jenis barang, dan jumlahnya. Juga dengan
alat angkut apa yang digunakan serta perkiraan barang akan sampai ditempat
pembeli. Bila diperlukan agar lebih jelas dilampiri dengan dokumen-dokumen
pengiriman, asuransi dan packing list.
PT. ARWANA JAYA
Jl. Perintis Kemerdekaan No. 11. Makassar
Telp : (0411) 8667898 Faks : (0411) 8667899
E-mail : pt_arwanajaya@gmail.com
Nomor : 002/PAJ/X/2019 28 Oktober 2019
Lampiran : -
Kepada
Pimpinan PT. BUMI AGUNG SEJAHTERA
Jl. Trans Kalimantan No. 12
Samarinda
Hal : Pengiriman Barang
Dengan Hormat,
Menjawab surat Saudara tertanggal 10 Oktober 2019 tentang pesanan barang, telah
kami terima dengan baik dan kami ucapkan terima kasih atas pesanan tersebut.
Maka dari itu, kami informasikan bahwa semua barang pesanan Saudara telah
tersedia dengan rincian sebagai berikut :
1. Printer sebanyak 2 unit dengan harga @ Rp. 900.000
2. Laptop sebanyak 30 Unit dengan Harga @Rp. 3.500.000
Kami akan mengirimkan barang tersebut dengan menggunakan jasa kapal laut,
sesuai dengan perjanjian jual beli yang telah kita sepakati, bahwa Saudara akan
melunasi pembayaran 1(satu) minggu setelah barang sampai di perusahaan
Saudara.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Jamal Khaeruddin
Kepala Divisi Umum

96
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
f. Surat Pengaduan
Surat ini dibuat oleh pembeli karena adanya masalah yang terjadi dengan
produk yang diterimanya. Masalah tersebut timbul karena adanya ketidak
sesuaian antara pesanan dengan barang yang diterimanya, misalkan barang
rusak, jumlah atau kualitas yang tidak sesuai dan lain sebagainya.
Isi surat pengaduan memuat beberapa hal, yaitu : Pernyataan tentang telah
sampainya barang yang dipesan.
1) Pernyataan maaf atas adanya ketidak sesuaian.
2) Usulkan solusi untuk mengatasi masalah tersebut
3) Bila dipandang perlu nyatakan belum dapat memnuhi kewajiban sesuai
pesanan, sebelum masalah diselesaikan.
Hormat Kami,
CV. EKA SARI UNTUNG
HAERUL S. WALINA
Manajer Penjualan
Kepada
PT. ASRI TEKNIK
Jalan M. T. Haryono No. 222
Surabaya
Nomor : 320/PG/X/2019 28 Oktober 2019
Hal : Pengaduan Kerusakan Barang
CV. EKA SARI UNTUNG
Jalan Mawar Melati No. 150
MALANG

97
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
g. Surat Jawaban Pengaduan
Bila penjual menerima surat pengaduan harus secepatnya ditindaklanjuti
dengan menjawab surat tersebut. Isi surat ini antara lain :
1) Ucapkan terima kasih atas surat pengaduan yang telah diterimanya
2) Sampaikan penyesalan atas masalah yang terjadi dan berikan alasannya.
3) Berikan keputusan dalam memecahkan masalah tersebut
4) Bila masalah terjadi diluar tanggung jawab penjual, berikan saran agar
pembeli dapat mengurusnya dan siap memberikan bantuan bila diperlukan
5) Yakinkan pembeli bahwa masalah tersebut tidak akan terjadi lagi di waktu
mendatang
MEKATRONIK MAJU JAYA
Jln. K. S. Tubun No. 234
JAKARTA
Nomor : 003/MMJ/X/2019 28 Oktober 2019
Lamp. : 1 satu) lembar faktur
Hal : Penggantian Kerusakan Barang
Kepada
Yth. Pemilik Toko Sejahtera Selalu
Jln. Ujung Pandang No. 15A
Makassar
Dengan hormat,
Surat Saudara tertanggal 30 September 2019 dengan Nomor : 35/SS/IV/2019 perihal
pengaduan kerusakan barang, telah kami terima dengan penuh perhatian.
Sehubungan dengan surat Saudara, kami segera melakukan pengecekan dan ternyata
karyawan kami melakukan kesalahan dalam pengepakan sehingga barang pesanan Saudara
banyak mengalami kerusakan. Atas kesalahan tersebut kami mohon maaf yang sebesar-
besarnya dan kami akan lebih memperhatikan pesanan Saudara selanjutnya.
Selanjutnya kami akan segera mengirimkan 5 unit TV yang baru sebagai pengganti barang
pesanan Saudara yang mengalami kerusakan, kami harap Saudara senang menerimanya.
Faktur asli pesanan Saudara telah kami kirimkan.
Hormat kami,
PT. MEKATRONIK MAJU JAYA
ADI IRWAN SYAH
Manajer Penjualan

98
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
h. Surat Pengiriman Pembayaran
Setelah pembeli menerima kiriman produk seperti yang dipesannya dan tidak
ada masalah dengan produk tersebut, maka dia wajib melakukan pembayaran
sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Surat ini hanya dibuat bila
pembayaran dilakukan tidak secara cash pada saat produk/barang diterima oleh
pembeli atau dibayarkan secara langsung. Contoh surat pengiriman
pembayaran sebagai berikut:
PT. MERPATI PUTIH
Jalan Perintis Kemerdekaan KM 10 No. 123
Makassar
No : 02/MP/X//2019 28 Oktober 2019
Kepada
PT. Merdeka Cayo Mas
Jalan Trans Sulawesi No 86
Mamuju
Hal : Pengiriman Pembayaran
Dengan Hormat,
Kami beritahukan bahwa kiriman barang Saudara tanggal 1 Oktober 2019 telah
kami terima dengan sangat baik. Kami sangat senang atas pelayanan yang saudara berikan.
Sesuai dengan persetujuan bahwa total pembayaran barang yaitu sebesar Rp.
50.000.000,00 (Lima pulu juta rupiah) kami kirimkan Rp. 35.000.000,00 (Tiga puluh lima
juta rupiah) melalui Bank BNI Cabang Makassar. Sisanya Rp. 15.000.000,00( Lima belas
juta rupiah) akan kami lunasi pada tanggal 1 Desember 2019. Bersamaan ini pula kami
lampirkan bukti pembayaran.
Atas perhatian dan pelayanan baik dari Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. MERPATI PUTIH
Hardiyanti Arhas
Ka. Bag. Keuangan
Lampiran :
Bukti pengiriman Pembayaran
WA/TR

99
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
i. Surat Penagihan
Isi surat penagihan pada intinya adalah meminta pembeli untuk segera
melusi/membayar utangnya. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam surat ini
adalah :
1) Sampaikan bukti bahwa pembeli belum membayar/melunasi utangnya
2) Hubungkan dengan surat pesanan atau pengiriman barang dan faktur
3) Ingatkan bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat
4) Sebutkan jumlah utang yang belum dibayar
5) Akhiri surat dengan penuh harapan agar pembeli segera membayarnya
dalam batas waktu yang telah ditentukan. Contoh surat penagihan yaitu:
Jln. K. S. Tubun No. 234
JAKARTA
Nomor : 027/MMJ/XI/2019 20 November 2019
Lamp : Faktur
Hal : Penagihan Pembayaran
Kepada
CV. Sejahtera Selalu
Jln. Ujung Pandang No. 15A
Makassar
Dengan hormat,
Bersamaan ini kami beritahukan bahwa menurut pembukuan kami, bapak masih memiliki
kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp. 20.000.000,00 (Dua Puluh Juta Rupiah)
sesuai Faktur No.025/MMJ/XI/2019 yang salinannya kami sertakan sebagai lampiran surat
ini.
Mengingat saat ini telah 5 bulan melewati batas waktu yang telah kita sepakati sebelumnya.
Maka dengan ini kami sangat berharap Bapak akan segera melunasinya.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima
kasih.
Hormat kami,
ADI IRWAN SYAH
Manajer Penjualan

100
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
j. Surat Penangguhan Pembayaran
Surat ini dibuat oleh pembeli bisa karena inisiatifnya sendiri, atau karena
adanya surat penagihan dari penjual. Isinya menyatakan :
1) Pernyataan/hubungkan bahwa pembeli telah menerima kiriman barang
atau telah menerima surat penagihan
2) Nyatakan penyesalan karena adanya masalah sehingga belum dapat
memenuhi kwajibannya sesuai dengan kesepakatan. Jelaskan masalah
tersebut.
3) Mohonkan penjadwalan ulang dan cara pembayarannya
4) Berjanji untuk segera melunasinya
Contoh surat penangguhan pembayaran sebagai berikut:
FOTO INNA
Jalan Veteran Utara No. 135 Telp..(0411) 8645678
Makassar
No : 01/FI/X/2019 30 Oktober 2019
CV. ALAM SENTOSA
Jalan Wahidin Sudirohusodo No. 2
Makassar
HAL : PERMINTAAN PENANGGUHAN PEMBAYARAN
Kami menerima permintaan pembayaran Saudara setelah taman selesai dibuat
tanggal 27 Oktober 2019.
Kami mohon maaf karena belum dapat memenuhi permintaan Saudara tepat pada
waktunya. Hal ini terjadi karena kami kesulitan mencairkan dan di Bank, sebab
bank libur selama 3 hari. Oleh karena itu terpaksa kami memohon maaf
penangguhan pembayaran selama 3 hari.
Mudah-mudahan hal ini tida menimbulkan keretakan huubungan kita yang sudah
lama dirintis.
Hormat kami,
FOTO INNA
Mutmainnah
Pimpinan

101
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
k. Surat Penangguhan Pembayaran
Surat ini hanya dibuat oleh penjual apabila pembeli mengirimkan surat
penangguhan pembayaran. Isi suratnya adalah :
1) Sampaikan bahwa surat permohonan penangguhan telah diterima
2) Bila penjual dapat memahami permasalahan yang dihadapi oleh pembelim
nyatakan persetujuannya dan selanjutnya buat keputusan tentang cara
pembayarannya.
3) Namun bila penjual tidak dapat menyetujuinya, nyatakan dengan jelas
alasannya.
4) Yakinkan bahwa permasalahan akan segera berakhir
Contoh surat penangguhan pembayaran yaitu sebagai berikut:
PT Devloper Sofware
Jl. Buntu No. 202
Jakarta Pusat
===================================================
Nomor : 45/IM/IV/2015 25 Desember 2015
Hal : Penangguhan Pembayaran
Kepada
CV Grobakz Seo Team
Jl. Maju Terus
Purwokerto
Dengan hormat,
Membalas surat Saudara Nomor: 203/EM/V/2015 tertanggal 1 Desember 2015
perihal penangguhan pembayaran telah kami terima dengan penuh perhatian.
Setelah membaca surat tersebut, dengan segala pertimbangan kamiberitahukan
bahwa kami akan memberikan waktu pembayaran untuk faktur Nomor:
210/EM/IV/2015 sebesar Rp 20.000.000 (dua puluh juta rupiah) atas pembelian
barang-barang elektronik. Kami berikan kebijakan untuk melunasi pembayaran
dalam jangka waktu 2 minggu dari waktu yang telah ditentukan
Hormat kami,
PT Devloper Sofware
Rastafara

102
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
e). Alur Korespondensi Bisnis
Prosedur Pembuatan Surat Niaga
a. Dalam penulisan surat niaga, hal -hal yang harus diperhatikan adalah :
1) Cara membuat surat niaga yang pertama adalah menetapkan tujuan
2) menetapkan isi surat tersebut
3) Nama dan jenis barang
4) Merk dan kualitas barang
5) Banyaknya barang yang ditawar
6) Penetapan tata urut isi surat
7) Menyelesaikan setiap bagian isi surat
8) Disarankan jangan menggunakan singkatan
b. Untuk cara membuat surat niaga adalah sebagai berikut :
1) Kop Surat
2) Tempat dan tanggal pembuatan surat
3) Nomor surat
4) lampiran
5) Perihal
6) Alamat yang dituju
7) Salam pembuka
8) Isi surat
9) Salam penutup
10) Tanda tangan dan nama terang pembuat surat
Pengertian Korespondensi Bisnis
Korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak
dengan pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan
dengan dunia bisnis. Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan
yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi,
perdagangan dan usaha jasa. Sebagaimana diketahui, usaha bisnis adalah setiap
usaha yang dilakukan seseorang atau lebih untuk menghasilkan barang dan jasa
dengan motif keuntungan (profit oriented)

103
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Secara umum, definisi dan pengertian surat bisnis adalah surat yang
digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi yang menyampaikan
pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media
tertentu baik itu berupa pengiriman surat via pos, faksmilie, telepon ataupun lewat
jalur internet.
Contoh-contoh surat bisnis sangat beragam jumlahnya, bisa meliputi surat
perintah kerja, surat perkenalan bisnis, surat pemesanan produk, surat pindah
alamat kantor, surat penagihan, surat kontrak kerjasama, surat perjanjian ataupun
surat pengaduan.
Peranan Korespondensi dalam Bisnis
Korepondensi atau kegiatan surat-menyurat menjadi bagian dari kehidupan
organisasi bisnis sehari-hari. Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai
berikut:
a. Menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat. Dalam kehidupan sehari-hari,
kesalahan dalam penulisan surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan
kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak
teratur dan salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut
disebabkan, yaitu:
1) Tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang
baik, baik di lingkungan keluarga maupun organisasi.
2) Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan
surat. Surat yang semraut bisa menimbulkan kesalahpahaman atau
kekacauan yang justru akan menghalangi arus informasi. Kegiatan
korespodensi secara tidak langsung merupakan proses pembelajaran dalam
menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat.
b. Menciptakan kerja sama yang baik. Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan
tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama dengan baik,
perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan
mendukung terciptanya kerjasama yang baik.
c. Menyebarkan kegiatan. Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis
mengetahui kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan atau kegiatan yang

104
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
terjadi antara perusahaan dengan pihak luar. Korespondensi memegang
peranan penting dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik kepada pihak
internal maupun eksternal perusahaan.
Pihak yang Terlibat dalam Korespodensi Bisnis
Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespodensi
adalah:
a. Koresponden, yaitu orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang
menandatangani surat.
b. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
c. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan
korespodensi.
d. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.
e. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi
surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan
surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
f. Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.
Fungsi Surat Bisnis
a. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam
kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-
pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena surat bisnis
dapat berfungsi sebagi wakil dari pengirim surat, pengirim surat perlu
memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya:
objektifitas, sistematika, kesederhanaan, dan kemudahan dipahami (kejelasan).
b. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah
pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya:
surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat
pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan
surat pangaduan (klaim).

105
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
c. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat
perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui
surat-surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis.
d. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada saat
dibutuhkan surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali.
e. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat
penggabungan usaha (merger).
f. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja).
Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam
melaksanakan suatu kegiatan bisnis.
g. Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis
dapat juga digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan produk-
produk yang dihasilkan perusahaan kepada pihak lain baik perseorangan
maupun lembaga/organisasi. Contoh: surat perkenalan perusahaan, surat
penawaran produk dll.
Ciri – Ciri Korespondensi Bisnis
Korespondensi atau surat-menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri yaitu
bahasa korespondensi bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensi bisnis adalah sebagai
berikut :
a. Jelas
Bahasa yang digunakan mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah
tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pemilihan kata,
keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca yang tepat.
b. Lugas
Lugas maksudnya hemat. Hemat disini berarti efektif dan efesien dalam
pemilihan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap
c. Menarik dan Santun
Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam
syair. Bahasa menarik disini adalah hahasa yang hidup dan santun
d. Tidak Bertele-tele

106
Kegiatan Belajar 2
PPG Dalam Jabatan
Isi surat tidak perlu panjang dan bertele-tele tetapi menggunakan bahasa yang
efektif, efesien dan lugas namun harus tetap menjaga etika kesopanan sehingga
menjadi lebih muda dipahami dan terkesan mendalam. Di samping itu, tak
kalah penting adalah apabila menggunakan kertas, pilihlah kertas yang baik,
bersih dan ukurannya sesuai dengan maksud dan tujuan pengiriman surat (tidak
terlalu tipis maupun terlalu tebal)

107
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
MODUL 4
KEGIATAN BELAJAR 2
Korespondensi Bahasa
Indonesia dan Inggris
CPMK
Mampu menganalisis dan
mengembangkan
korespondensi Bahasa
Indonesia dan Inggris
POKOK-POKOK MATERI
1) Tata naskah dalam kegiatan
surat menyurat Bahasa Indonesia
2) Tata naskah dalam kegiatan
surat menyurat Bahasa Inggris
dan bahasa asing lainnya
3) Surat elektronik/Email
4) Surat niaga
5) Alur kegiatan korespondensi
Bisnis
URAIAN
MATERI
Tata Naskah Surat Indonesia
Tata Naskah Surat Inggris
Surat Elektronik / E-mail
Surat Niaga / Bisnis
Alur Korespondensi Bisnis

M4 kb2 korespondensi

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to M4 kb2 korespondensi

Similar to M4 kb2 korespondensi (20)

More from PPGhybrid3

More from PPGhybrid3 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

M4 kb2 korespondensi