Dokumen tersebut memberikan informasi mengenai tugas-tugas, tanggung jawab, dan syarat jabatan seorang pegawai pengadministrasian umum di UPTD SPNF SKB Kabupaten Pekalongan. Tugas utama mencakup pengelolaan surat menyurat, administrasi kerumahtanggaan kantor, serta dokumentasi dan pelaporan kegiatan secara teratur.

1. 1
INFORMASI JABATAN
PENGADMINISTRASIAN UMUM
UPTD SPNF SANGGAR KEGIATAN BELAJAR KAB. PEKALONGAN
1. Nama Jabatan
Pengadministrasian Umum
2. Kode Jabatan
--
3. Unit Kerja
Kepala Satuan : Kepala UPTD SPNF SKB
JFU : Pengadministrasian Umum
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi
5. Ikhtisar Jabatan
Melaksanakan tugas, menerima, mencatat, menyimpan surat, ekspedisi, arsip,
perlengkapan, Kerumahtanggaan pengelolaan sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas Pengadministrasian Umum berjalan
lancar.
Kepala SPNF SKB
Pengadministrasian
Keuangan
Pengadministrasian
Umum
Pengadministrasian
Sarana & Prasarana
Pengadministrasian
Kurikulum
Pengadministrasian
Umum
Pengadministrasian
Keamanan

2. 2
6. Uraian Tugas
a. Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk dan surat keluar, sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencarian;
Tahapan :
1) Menerima dan mempelajari surat
2) Menyortir surat menurut jenis dan sifatnya
3) Mencatat, mengagendakan surat
b. Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku agar memudahkan pengendalian;
Tahapan :
1) Mempelajari surat masuk
2) Memberi lembar pengantar pada surat dan mengisi lembar pengantar sesuai
isi surat
3) Menyampaikan surat kepada yang berhak.
c. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pendistribusian;
Tahapan :
1) Mempelajari surat masuk/disposisi pimpinan
2) Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya
d. Mendistribusikan surat masuk sesuai disposisi Kepala SPNF SKB dan
membuat tanda terima surat, mengelola administrasi umum disamping surat
menyurat, meliputi ekspedisi, kearsipan, dokumentasi dan perlengkapan secara
efektif guna kelancaran pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Mengerjakan tugas, ekspedisi, dokumentasi dan kearsipan dan perlengkapan;
2) mengarahkan ekspedisi;
3) menyusun konsep laporan ketatalaksanaan kearsipan;
4) menyimpan dan mencetak dokumentasi dan perlengkapan;
e. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
agar tertib administrasi.
Tahapan :
1) Mengumpulkan arsip-arsip/dokumen/surat yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas
2) Menyiapkan map folder, otner, boks arsip dan rak arsip
3) Menyimpan arsip
f. Melaksanakan legalisasi salinan ijazah dan sertifikat kursus keterampilan dengan
mempelajari bahan dan data guna sahnya salinan ijazah dan kursus keterampilan
untuk digunakan sesuai keperluan;

3. 3
Tahapan :
1) mempelajari aturan kepegawaian yang berlaku;
2) melakukan legalisasi
g. Mengelola administrasi kerumahtanggaan meliputi pengadaan dan pemeliharaan
sarana prasarana kantor, penataan ruang kantor, pemeliharaan kebersihan,
keamanan kantor dan fasilitasi penyelenggaraan rapat dinas secara efektif guna
kelancaran pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) melakukan pengecekan keadaan sarana prasarana kantor;
2) menyusun konsep kebutuhan barang untuk pengelolaan administrasi
kerumahtanggaan;
3) melakukan pemeliharaan sarana prasarana kantor, kebersihan dan keamanan
kantor;
4) penataan ruang kantor;
5) pengawasan pemeliharaan sarana dan prasarana (kendaraan dinas). Gedung
kantor, peralatan computer, menjahit dan boga;
6) menyelenggarakan kerarsipan rapat rutin;
7) Staf meeting:
a) menyiapkan tempat dan kelengkapannya
b) mengecek daftar hadir
c) mengecek kesiapan snack
h. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas secara tertulis dan lisan kepada atasan
sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggung
jawaban.
Tahapan :
1) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas
2) Mengkonsultasikan konsep dengan pimpinan
3) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.
i. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis
maupun lisan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar kegiatan kedinasan dapat
berjalan lancar.
Tahapan :
1) Mempelajari tugas
2) Menjalankan tugas
3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

4. 4
7. Bahan Kerja
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Peraturan perundangan
tentang Administrasi
Pengolahan informasi
2. Surat Masuk Pelaksanaan tugas, Penerimaan,
pencatatan, dan penyortiran
surat masuk dan surat keluar
3. Program Kerja Untuk arahan dan pedoman pelaksanaan
tugas di lingkungan Subbagian Umum
Dan Kepegawaian
4. Surat Keluar Untuk kelancaran pelaksanaan tugas
5. Disposisi pimpinan Untuk kelancaran pelaksanaan tugas
6. SOP dan Petunjuk Teknis Menyusun Rencana Kegiatan
subbagian umum dan kepegawaian
7. Laporan Tugas Bawahan Evaluasi Pelaksanaan Tugas
8. Hasil Capaian Tugas Penyusunan Laporan
8. Perangkat / Alat Kerja
No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1.
Peraturan Perundang-undangan
terkait bidang Umum
Sebagai pedoman pelaksanaan tugas
Pengadministrasian Umum
2. Telepon Sebagai alat komunikasi
3.
Komputer/laptop/notebook,
flashdisk, internet
Untuk alat komunikasi, informasi,
monitoring dan menyimpan data
4. Alat tulis kantor (ATK) Sebagai alat tulis menulis
5.
Sarana Prasarana Rumah Tangga
Kantor
Sebagai alat untuk memenuhi
perlengkapan kantor
6. Mesin ketik Sebagai alat tulis menulis
9. Hasil Kerja
No
Hasil Kerja Satuan Hasil
1. Rencana Kegiatan Pengadministrasian Umum Dokumen
2. Resume peraturan perundang – Undangan terkait
tugas Pengadministrasian umum
Dokumen
3. Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk
dan surat keluar, sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku
Dokumen
4. Administrasi kerumahtanggaan berjalan lancar Dokumen
5. Laporan hasil konsultasi dan koordinasi Dokumen
6. Penyiapan kebutuhan administrasi Umum Kegiatan
7. Konsep kebutuhan barang Dokumen
8. Pemeliharaan sarana prasarana kantor Kegiatan
9. Penyiapan kebutuhan rapat Satuan Pendidikan Kegiatan

5. 5
10. Konsep Surat Perintah dan SPPD Dokumen
11. Laporan kegiatan Pengadministrasian Umum Dokumen
10. Tanggung Jawab
a. Kebenaran dan Keakuratan Pelaksanaan tugas, Penerimaan,
pencatatan, dan penyortiran surat masuk dan surat keluar
b. Kebenaran dan Keakuratan Pemberian lembar pengantar pada surat
c. Kebenaran dan Keakuratan Pengelompokan surat atau dokumen
menurut jenis dan sifatnya
d. Kebenaran dan Keakuratan Pendokumentasian surat
e. Kebenaran dan Keakuratan Pelaporan pelaksanaan kegiatan
f. Kebenaran dan keakuratan dalam legalisasi ijazah dan sertifikat kursus
keterampilan
g. Kebenaran dan keakuratan konsep kebutuhan barang.
h. Kelengkapan dalam penggunaan dan pemeliharaan sarana dan
prasaranakantor.
i. Kelengkapan dalam penyiapan kebutuhan rapat dinas.
j. Mengelola administrasi kerumahtanggaan dengan tepat
k. Mengelola ekspedisi, kearsipan, dokumentasi dan perlengkapan dengan
akurat dan tepat
l. Kebenaran dan keakuratan konsep Surat Perintah dan SPPD
m. Kebenaran dan Keakuratan Pelaksanaan tugas lain-lain
11. Wewenang
a. Meminta data dan informasi mengenai peraturan perundang – undangan
terkait tugas Pengadministrasian Umum untuk membuat Resume.
b. Menentukan pembagian tugas dengan staf.
c. Memberikan koreksi pada hasil kerja staf
d. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait sehubungan dengan tugas
Pengadministrasian Umum.
e. Meminta informasi yang diperlukan ke pihak lain untuk menyusun konsep
kebijakan Pengadministrasian Umum.
f. Meminta data untuk menyusun laporan ketatalaksanaan surat menyurat
g. mengatur kebutuhan Pengadministrasian Umum.
h. Meminta data dan informasi untuk menyusun konsep kebutuhan barang.
i. Memberikan pengarahan untuk mengatur kelengkapan, penggunaan dan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor.
j. Mengatur penyiapan kebutuhan rapat rutin satuan pendidikan.
k. Meminta data untuk menyusun konsep Surat Perintah dan SPPD.
l. Menentukan evaluasi kegiatan Pengadministrasian Umum
m. Menyusun laporan Kegiatan Pengadministrasian Umum
n. Menyusun laporan pelaksanaan tugas kedinasan lain.

6. 6
12. Korelasi Jabatan
No Jabatan
Unit
Kerja/Instansi
Dalam Hal
1. Kepala UPTD UPTD SPNF SKB Konsultasi, koordinasi dan
laporan
2. Korwil Pendidikan
Kec. Kajen
Korwil Kec.
Kajen Bidang
PAUDNI/PLS
Konsultasi, koordinasi dan
laporan
3. Pengelola Keaksaraan UPTD SPNF SKB Koordinasi dan Konsultasi
4. Pengelola Paket B UPTD SPNF SKB Koordinasi dan Konsultasi
5. Pengelola Paket C UPTD SPNF SKB Koordinasi dan Konsultasi
6. Pengelola PAUD UPTD SPNF SKB Koordinasi dan Konsultasi
7. Pengelola Kursus
Komputer
UPTD SPNF SKB Koordinasi dan Konsultasi
8. Pengelola Kursus Tata
Busana
UPTD SPNF SKB Koordinasi dan Konsultasi
13. Kondisi Lingkungan Kerja
No Aspek Faktor
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Tempatkerja
Suhu
Udara
KeadaanRuangan
Letak
Penerangan
Suara
KeadaanTempatkerja
Getaran
Di dalamdanluarruangan
Dingin
Sedang
Sedang
Datar
Terang
Tenang
Bersih
Rendah
14. Resiko Bahaya
No Fisik / Mental Penyebab
15. Syarat Jabatan
a. Pangkat/Gol Ruang : Pengatur muda Tk. I (II/b)
b. Pendidikan : SLTA

7. 7
c. Pelatihan :
1. Penjenjangan : Diklat Prajabatan Gol.II
2. Teknis : a) Diklat Teknis Pengelolaan Kompetensi
Perkantoran Berbasis Teknologi Komputer
d. Pengalaman kerja : ± 2 tahun Pengadministrasian Umum
e. Pengetahuan kerja : 1) Mengetahui Peraturan dan Prosedur
Kepegawaian.
2) Mengetahui Administrasi Perkantoran.
3) Mengetahui administrasi Kearsipan/
Ketatausahaan.
4) Mengetahui Pengelolaan Program PAUDNI
f. Ketrampilan kerja : 1) Melakukan Koordinasi Internal dan Eksternal
2) Memberikan Pelayanan di Bidang PAUDNI
3) Mengelola Administrasi Umum
4) Mengelola Sarana dan Prasarana
5) Menyusun Kebutuhan Barang
6) Mengelola administrasi Program PAUDNI
g. Bakat kerja : 1. G : Inteligensia
2. M : Kecekatan Tangan
3. F : Kecekatan Jari
h. Temperamen kerja : 1) D : Directing-Control-Planning
2) P : Dealing with People
3) R : Repetitive and Continuous
i. Minat Kerja : 1) G : Inteligensia
2) Q : Ketelitian
3) E : Koordinasi mata, tangan, kaki
j. Upaya fisik : 1. Duduk
2. Berdiri
3. Berjalan
4. Berbicara
k. Kondisi fisik :
1) Jenis Kelamin
2) Umur
3) Tinggi badan
4) Berat badan
5) Postur tubuh
6) Penampilan
:
:
:
:
:
:
Laki – laki / perempuan
Tidak ada syarat khusus
Tidak ada syarat khusus
Tidak ada syarat khusus
Tidak ada syarat khusus
Rapi
l. Fungsi Jabatan : 1. D3 : Menyusun data
2. O7 : Melayani
3. B1 : Mengerjakan presisi

8. 8
16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan
No Uraian Kegiatan
Satuan
Hasil
Waktu
Penyelesaian
(menit)
Waktu
Kerja
Efektif
(menit)
Beban
Kerja
Pegawai
Yang
Dibutuh
kan
1
Rencana Kegiatan
Pengadministrasian Umum
1 100
Th-
an
1 1 0,010
2
Resume peraturan perundang –
Undangan terkait tugas
Pengadministrasian umum
1 1200
Th-
an
1 1 0,001
3
Menerima, mencatat, dan menyortir
surat masuk dan surat keluar,
sesuai dengan prosedur
1 100 Bl-an 1 1 0,010
4
Administrasi kerumahtanggaan
berjalan lancar 1 1200
Th-
an
1 1 0,001
5
Laporan hasil konsultasi dan
koordinasi 0,5 5
Hr-
an
1 0,5 0,100
6
Penyiapan kebutuhan administrasi
Umum 0,5 100 Bl-an 1 0,5 0,005
7
Konsep kebutuhan barang
0,5 1200
Th-
an
1 0,5 0,000
8
Pemeliharaan sarana prasarana
kantor
0,5 1200
Th-
an
1 0,5 0,000
9
Penyiapan kebutuhan rapat Satuan
Pendidikan 0,5 48
Mg-
an
1 0,5 0,010
10 Konsep Surat Perintah dan SPPD 5 100 Bl-an 1 5 0,050
11
Laporan kegiatan
Pengadministrasian Umum 1 100 Bl-an 1 1 0,010
0,198
orang
TingkatEfisiensi Jabatan =0,198: 1 = 0,20 (cukup)
CATATAN:
1 Th = 12 Bln
1 Th = 48 Minggu
1 Th = 240Hari
1 Th = 1.200 jam
1 Bl = 100jam
1 Minggu = 25 Jam
1 Hari = 5 Jam
17. Butir Informasi Lain : -