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Una nostra storia di successo
OROGEL
Un grande gruppo alimentare
Un grande marchio tutto italiano
L’azienda
OROGEL, l’orgoglio di essere italiani
Nata nel 1967, leader in Italia nella produzione di
vegetali freschi surgelati, è una grande realtà
agroalimentare tutta italiana che produce e
commercializza con sistemi di agricoltura sostenibile.
Oggi è la prima azienda italiana nei surgelati
vegetali ed è il secondo brand nel mercato del
sottozero.
Nel settore degli ortaggi e delle erbe aromatiche è
leader in assoluto sul mercato nazionale.
Un costante impegno nella ricerca, nello sviluppo tecnologico,
nella valorizzazione della cucina italiana e nel rispetto della
natura e delle sue regole.
MISSION: Lavorare ogni giorno per offrire prodotti buoni, semplici e naturali, ricchi
di gusto e benessere, rispettando i valori di Naturalità, Qualità e Sicurezza.
1590 soci produttori
L’azienda
3 stabilimenti produttivi, 7 stabilimenti per ortofrutta
429 milioni di fatturato aggregato annuo
Il gruppo Orogel è composto da diverse società, ognuna con proprie esigenze
gestionali e differenti ERP.
L’azienda era alla ricerca di una soluzione, non solo per dematerializzare la
carta, ma per:
 ottenere la completa digitalizzazione dei processi aziendali
 uniformare le procedure per le diverse aziende del gruppo
 monitorare tutti gli step di avanzamento delle attività
 coordinare le diverse Funzioni per aumentare il livello di servizi e prodotti,
e più in generale per intraprendere un percorso di digital trasformation.
L’esigenza
Grazie all’utilizzo dell’applicativo di Information & Process Management
ARXivar, Orogel gestisce oggi:
1. Il completamento informativo e l’approvazione Fatture Fornitori
2. La verifica dei dati delle Schede Tecniche Prodotto e la relativa
condivisione e distribuzione commerciale
3. La gestione dei documenti relativi alla Qualità
La soluzione
Le fatture ricevute via email
vengono automaticamente
archiviate.
Le fatture in formato
cartaceo vengono
scansionate dal dispositivo
multifunzione.
Definizione di un unico input per le diverse aziende del gruppo
Archiviazione fatture fornitori
La fattura viene condivisa velocemente snellendo e
aggiungendo valore al processo della registrazione
contabile, il tutto monitorato e gestito digitalmente: dagli
appunti alle note, dalla definizione della contropartita, alla
valorizzazione dello stato di avanzamento del progetto, fino
all’imputazione della corretta pratica di finanziamento.
Con opportuni tool di gestione gli utenti possono inserire
appunti sui documenti informatici, senza perdere quindi
le potenzialità e la fruibilità del documento cartaceo.
Workflow gestione fatture passive
Condivisione e completamento informativo
ERP
In funzione di alcune informazioni generali quali, tipologia fattura,
fornitore e centro di costo, viene assegnato il percorso approvativo
del documento, in base all’organigramma.
Gli step del processo sono
predefiniti, ma la flessibilità
della soluzione permette la
gestione manuale delle
casistiche straordinarie.
Workflow per l’approvazione
ed il completamento informativo
Workflow gestione fatture passive
Processo di approvazione
Le schede tecniche di prodotto, nuove o in modifica, vengono acquisite e
profilate automaticamente in ARXivar, avviando così il relativo processo
approvativo, che prevede il coinvolgimento parallelo delle diverse
funzioni aziendali:
- Qualità
- Marketing
- Imballaggio
- Logistica
- Laboratorio
- Confetture
Gestione schede tecniche di prodotto
Start
Avvio
Valorizza
ST-GESTIONE INIZIALE
Scheda Tecnica
(02:00:00)
010GR_QUALITA
Procedi
Modifica Stato
ST-Verifica Dati
Confetture
(03:00:00)
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ST-Verifica Dati
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ST-Verifica Dati
Qualità
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Procedi Procedi
Verificato Verificato
Procedi
Verificato
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Verificato
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Verificato
Procedi
Verificato
ProcediProcedi Procedi Procedi Procedi Procedi
Procedi Procedi Procedi Procedi Procedi Procedi
ST-Archiviazione Scheda
Tecnica
(02:00:00)
010GR QUALITA
Verificato
Procedi
Modifica Stato
ST-Approvazione Scheda
Tecnica
(03:00:00)
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Verificato
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ST_Verifica
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Procedi
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Valorizza
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010GR_QUALITA
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Tutti i documenti sono condivisi con l’area
commerciale ed inviati ai Clienti, per migliorare
il servizio relativo alla tracciabilità.
Gestione schede tecniche di prodotto
I documenti previsti dal Sistema di Gestione
della Qualità vengono archiviati su ARXivar,
avviando quindi il processo di approvazione,
il quale a sua volta prevede la fascicolazione e
la corretta organizzazione di essi.
I documenti vengono condivisi, internamente
o esternamente, nel rispetto delle policy di
riservatezza definite. Tali condivisioni sono
tracciate in maniera puntuale, in modo da
permettere il monitoraggio delle singole
visualizzazioni dei documenti.
Documenti SGQ
Monitoraggio dei processi
La gestione per processi permette il monitoraggio puntuale dei KPI
predefiniti per ogni processo.
Ad esempio vengono misurati i tempi medi di registrazione delle fatture e
di svolgimento dei task approvativi.
Tutti gli allegati e le note relativi ai
documenti sono puntualmente salvati e
organizzati, mediante relazioni
automatiche che facilitano la ricerca e
la consultazione, sia da pc, sia da
dispositivi mobile.
Consultazione e ricerche
 Unico repository delle informazioni e coerenza con le
policy di riservatezza
 Condivisione delle informazioni all’interno
dell’azienda e nei diversi stabilimenti produttivi
 Coinvolgimento immediato di diverse Funzioni
aziendali
 Processi omogenei, condivisi e standardizzati che
permettono di gestire contemporaneamente alcune
peculiari caratteristiche delle differenti aziende del
Gruppo
 Tracciabilità di tutte delle informazioni, delle note
inerenti al documento e di tutti gli step approvativi
I vantaggi
 Minori costi di stampa
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tracciabilità ed apposizione digitale dei dati contabili
sul documento
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eventuali colli di bottiglia
 Organizzazione e fascicolazione automatica dei
documenti
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La parola al Cliente
«Arxivar ha stimolato l’intera azienda, a tutti i livelli di
responsabilità, in una trasformazione digitale che
prevede un particolare focus nella gestione dei
processi e delle informazioni, permettendoci di:
• dematerializzare e digitalizzare parte del nostro
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Maurizio Basini
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  • 1. Una nostra storia di successo
  • 2. OROGEL Un grande gruppo alimentare Un grande marchio tutto italiano
  • 3. L’azienda OROGEL, l’orgoglio di essere italiani Nata nel 1967, leader in Italia nella produzione di vegetali freschi surgelati, è una grande realtà agroalimentare tutta italiana che produce e commercializza con sistemi di agricoltura sostenibile. Oggi è la prima azienda italiana nei surgelati vegetali ed è il secondo brand nel mercato del sottozero. Nel settore degli ortaggi e delle erbe aromatiche è leader in assoluto sul mercato nazionale.
  • 4. Un costante impegno nella ricerca, nello sviluppo tecnologico, nella valorizzazione della cucina italiana e nel rispetto della natura e delle sue regole. MISSION: Lavorare ogni giorno per offrire prodotti buoni, semplici e naturali, ricchi di gusto e benessere, rispettando i valori di Naturalità, Qualità e Sicurezza. 1590 soci produttori L’azienda 3 stabilimenti produttivi, 7 stabilimenti per ortofrutta 429 milioni di fatturato aggregato annuo
  • 5. Il gruppo Orogel è composto da diverse società, ognuna con proprie esigenze gestionali e differenti ERP. L’azienda era alla ricerca di una soluzione, non solo per dematerializzare la carta, ma per:  ottenere la completa digitalizzazione dei processi aziendali  uniformare le procedure per le diverse aziende del gruppo  monitorare tutti gli step di avanzamento delle attività  coordinare le diverse Funzioni per aumentare il livello di servizi e prodotti, e più in generale per intraprendere un percorso di digital trasformation. L’esigenza
  • 6. Grazie all’utilizzo dell’applicativo di Information & Process Management ARXivar, Orogel gestisce oggi: 1. Il completamento informativo e l’approvazione Fatture Fornitori 2. La verifica dei dati delle Schede Tecniche Prodotto e la relativa condivisione e distribuzione commerciale 3. La gestione dei documenti relativi alla Qualità La soluzione
  • 7. Le fatture ricevute via email vengono automaticamente archiviate. Le fatture in formato cartaceo vengono scansionate dal dispositivo multifunzione. Definizione di un unico input per le diverse aziende del gruppo Archiviazione fatture fornitori
  • 8. La fattura viene condivisa velocemente snellendo e aggiungendo valore al processo della registrazione contabile, il tutto monitorato e gestito digitalmente: dagli appunti alle note, dalla definizione della contropartita, alla valorizzazione dello stato di avanzamento del progetto, fino all’imputazione della corretta pratica di finanziamento. Con opportuni tool di gestione gli utenti possono inserire appunti sui documenti informatici, senza perdere quindi le potenzialità e la fruibilità del documento cartaceo. Workflow gestione fatture passive Condivisione e completamento informativo ERP
  • 9. In funzione di alcune informazioni generali quali, tipologia fattura, fornitore e centro di costo, viene assegnato il percorso approvativo del documento, in base all’organigramma. Gli step del processo sono predefiniti, ma la flessibilità della soluzione permette la gestione manuale delle casistiche straordinarie. Workflow per l’approvazione ed il completamento informativo Workflow gestione fatture passive Processo di approvazione
  • 10. Le schede tecniche di prodotto, nuove o in modifica, vengono acquisite e profilate automaticamente in ARXivar, avviando così il relativo processo approvativo, che prevede il coinvolgimento parallelo delle diverse funzioni aziendali: - Qualità - Marketing - Imballaggio - Logistica - Laboratorio - Confetture Gestione schede tecniche di prodotto
  • 11. Start Avvio Valorizza ST-GESTIONE INIZIALE Scheda Tecnica (02:00:00) 010GR_QUALITA Procedi Modifica Stato ST-Verifica Dati Confetture (03:00:00) 01amaldini ST-Verifica Dati Imballaggi (03:00:00) 01gpieri ST-Verifica Dati Qualità (03:00:00) 010GR_QUALITA ST-Verifica Dati Marketing (03:00:00) 01grossi ST-Verifica Dati Logistica (03:00:00) 01gamadori ST-Verifica Dati Laboratorio (03:00:00) 01cneri Rich. Approvazione Rich. Approvazione Rich. Approvazione Rich. Approvazione Rich. Approvazione Rich. Approvazione Procedi Procedi Verificato Verificato Procedi Verificato Procedi Verificato Procedi Verificato Procedi Verificato ProcediProcedi Procedi Procedi Procedi Procedi Procedi Procedi Procedi Procedi Procedi Procedi ST-Archiviazione Scheda Tecnica (02:00:00) 010GR QUALITA Verificato Procedi Modifica Stato ST-Approvazione Scheda Tecnica (03:00:00) 01mpagliarani Procedi Rich. Approvazione Verificato ST-Definizione Uffici per Modifiche (01:00:00) 010GR_QUALITA Procedi Modifica ST-Approvazione Scheda Tecnica (03:00:00) 01cneri ST-Approvazione Scheda Tecnica (02:00:00) 01sgiorgini Valorizza Verificato Valorizza Modifica Modifica Verificato Modifica Stato ST_Verifica ST_Verifica Procedi Procedi Valorizza Modifica Annullato Notifica Marchio Privato ST-Scheda Tecnica Approvata (01:00:00) 010GR_QUALITA Procedi Valorizza Traduzione ST (01:00:00) 010GR_QUALITA Procedi Lingue Procedi ST-Verifica Revisione ST per traduzione (01:00:00) 010GR_QUALITA Procedi Riassegna Procedi Annullato Tutti i documenti sono condivisi con l’area commerciale ed inviati ai Clienti, per migliorare il servizio relativo alla tracciabilità. Gestione schede tecniche di prodotto
  • 12. I documenti previsti dal Sistema di Gestione della Qualità vengono archiviati su ARXivar, avviando quindi il processo di approvazione, il quale a sua volta prevede la fascicolazione e la corretta organizzazione di essi. I documenti vengono condivisi, internamente o esternamente, nel rispetto delle policy di riservatezza definite. Tali condivisioni sono tracciate in maniera puntuale, in modo da permettere il monitoraggio delle singole visualizzazioni dei documenti. Documenti SGQ
  • 13. Monitoraggio dei processi La gestione per processi permette il monitoraggio puntuale dei KPI predefiniti per ogni processo. Ad esempio vengono misurati i tempi medi di registrazione delle fatture e di svolgimento dei task approvativi.
  • 14. Tutti gli allegati e le note relativi ai documenti sono puntualmente salvati e organizzati, mediante relazioni automatiche che facilitano la ricerca e la consultazione, sia da pc, sia da dispositivi mobile. Consultazione e ricerche
  • 15.  Unico repository delle informazioni e coerenza con le policy di riservatezza  Condivisione delle informazioni all’interno dell’azienda e nei diversi stabilimenti produttivi  Coinvolgimento immediato di diverse Funzioni aziendali  Processi omogenei, condivisi e standardizzati che permettono di gestire contemporaneamente alcune peculiari caratteristiche delle differenti aziende del Gruppo  Tracciabilità di tutte delle informazioni, delle note inerenti al documento e di tutti gli step approvativi I vantaggi
  • 16.  Minori costi di stampa  Univocità dell’ultima versione del documento  Ottimizzazione delle procedure approvative con tracciabilità ed apposizione digitale dei dati contabili sul documento  Report puntuali sull’avanzamento dei processi e su eventuali colli di bottiglia  Organizzazione e fascicolazione automatica dei documenti I vantaggi
  • 17. La parola al Cliente «Arxivar ha stimolato l’intera azienda, a tutti i livelli di responsabilità, in una trasformazione digitale che prevede un particolare focus nella gestione dei processi e delle informazioni, permettendoci di: • dematerializzare e digitalizzare parte del nostro patrimonio aziendale: documenti, informazioni e processi; • condividere tutte le informazioni digitalizzabili, aumentando contemporaneamente il livello di sicurezza della loro diffusione e il relativo monitoraggio degli accessi; • gestire i processi aziendali in un’ottica di completa collaborazione fra le diverse Funzioni e di dettagliato monitoraggio delle attività». Maurizio Basini IT Manager OROGEL