Alla fine del 2011 la direzione di Parmareggio si è posta alcune domande relative all'organizzazione dell'azienda: Come snellire e semplificare i processi? Come avere uffici sempre aggiornati relativamente alle procedure approvate? Come eliminare le dispersioni? Come ridurre attività a basso valore aggiunto? La soluzione? ARXivar

1. Una nostra storia di successo

2. L’ Azienda
Parmareggio è l’azienda leader mondiale nella
produzione e commercializzazione del Parmigiano
Reggiano.
Nasce nel 1983 a Montecavolo di Quattro Castella, tra le colline
reggiane.
Nel 2004 il Consorzio Granterre di Modena, acquisisce il
pacchetto azionario di maggioranza. Questa acquisizione segna un
cambio nelle strategie commerciali e nell’immagine del brand, a cui
si aggiunge il lancio della nuova gamma di prodotti.
Nel 2006 infatti, è partito il Progetto Parmareggio, attraverso al
creazione del marchio omonimo, con il preciso intento di creare
una marca nel mondo indifferenziato del Parmigiano Reggiano.

3. L’ Azienda
Fatturato annuo: 282 milioni di euro
Export in 50 Paesi
MISSION: Soddisfare il consumatore con prodotti di alta qualità ed innovativi
300 dipendenti

4. L’ Esigenza
A fine 2011 la Direzione di Parmareggio si è posta alcune domande inerenti gli aspetti
organizzativi dell’azienda:
• Come snellire e semplificare i processi?
• Come mantenere tutti gli uffici aggiornati alle procedure approvate?
• Come eliminare le dispersioni?
• Come ridurre le attività a basso valore aggiunto?
Interrogativi che nascevano da criticità banali come ad esempio aprire un’anagrafica
cliente o la raccolta delle informazioni che tuttora coinvolge numerosi uffici, da quello
dei clienti a quello logistico, che avveniva in modo pressoché manuale.
L’azienda era perciò in cerca di un nuovo sistema di gestione documentale che
fosse dotato di un potente motore di gestione Workflow.
Caratteristica essenziale della soluzione doveva essere la facilità d’uso e flessibilità di
configurazione

5. La soluzione

6. Integrazione ERP-ARXivar
Creazione e gestione degli output dall’ERP Diapason.
Tutti i documenti sono consultabili non solo dall’applicativo documentale, ma
anche dagli altri strumenti utilizzati in azienda.
DIAPASON
connettore

7. Archiviazione e gestione fatture
Se precedentemente le fatture di Parmareggio erano spedite via posta,
ora vengono inviate tramite PEC e automaticamente archiviate in
ARXivar, in una scheda documentale che le rende sicure, fruibili a tutti gli
uffici autorizzati, e che nello stesso tempo può essere arricchita da
annotazioni ed allegati.
Stesso discorso per le fatture dei fornitori la cui catalogazione, integrata con
il sistema ERP, ha portato ad un aggiornamento tempestivo della
contabilità.
Ha consentito inoltre ai responsabili dei visti di tenere monitorate le
contestazioni e di bloccare direttamente i pagamenti quando
necessario.

8. Gestione apertura anagrafica cliente
L’implementazione del Workflow di ARXivar ha permesso l’ottimizzazione e la
standardizzazione del processo collaborativo tra i vari uffici e la possibilità di
verificare lo stato di avanzamento delle richieste dei clienti, fornitori ed enti interni,
in ottica Lean. Processi come censimento ed apertura di nuove anagrafiche
clienti/fornitori, controllo solvibilità dei clienti, completamento informativo
delle registrazioni di contabilità analitica, accorpamento di documenti diversi in
fascicoli virtuali, hanno semplificato e valorizzato notevolmente il lavoro delle
persone ed ha consentito all'azienda di continuare a crescere senza
incrementare le risorse umane.
Lo strumento di definizione del Workflow si è rilevato sufficientemente semplice
da permettere a Parmareggio di disegnare e modificare in autonomia alcuni
processi per adattarli alle evoluzioni dell’organizzazione aziendale.
Il Workflow è stato implementato anche per la gestione dei reclami al fine di
controllare le problematiche e intervenire tempestivamente in un’ottica di
customer service.

9. I Benefici
 Eliminazione dei tempi di ricerca dei documenti
cartacei
 Miglioramento della centralizzazione/condivisione
delle informazioni aziendali
 Riduzione dei costi di fatturazione
 Governo dei processi e dei controlli
 Miglioramento sicurezza: i documenti
dematerializzati e archiviati non si possono smarrire
 Integrazione con le altre soluzioni gestionali
utilizzate dall’azienda

10. La parola al cliente
«ARXivar si è rivelato lo strumento idoneo per
guidare i processi con metodo ed efficienza.
ARXivar ci ha permesso di riorganizzarci in
un’ottica di semplificazione e allineamento delle
procedure, di collaborazione e risparmio dei
costi»
Chiara Marsilio
Project Manager e Organizzazione
Parmareggio Spa