IXCE, la soluzione di Conservazione elettronica a norma in house e in outsourcing di ARXivar, per conservare le fatture elettroniche PA e i tutti i documenti del ciclo attivo e passivo.

2. Che cos’è?
La conservazione elettronica è l’insieme di
processi organizzativi e procedure
informatiche che garantiscono valore
legale e fiscale ai documenti informatici
nel tempo, eliminando i documenti
cartacei.

3. Documenti informatici
DOCUMENTI NATIVI DIGITALI
Prodotti mediante appositi programmi
(PDF, PDF/a, TIFF, XML, ecc)
DOCUMENTI CARTACEI
Resi digitali tramite processo di
acquisizione informatica
(scanner – foto ecc)

4. Garantisce autenticità, integrità,
affidabilità, leggibilità e reperibilità dei
documenti informatici, dalla presa in
carico allo scarto, mediante l'adozione
di regole, procedure e tecnologie
informatiche adeguate

5. •Fatture
•Libri
•Bilancio
•Registri
•DDT
•Documenti doganali
•Dichiarazioni
•Contratti
•Cedolini
•Relazioni dei sindaci
Cosa si può conservare?
• Mail
• Pec
• Altri documenti

6. La conservazione non è un processo da
attuare solo in ambito amministrativo
ma valido per garantire valore legale nel
tempo a qualsiasi documento
informatico, quindi anche alle mail o alla
corrispondenza generica.
Ricorda:

7. IXCE è Conservazione elettronica
SEMPLICE - SICURA - A NORMA

8. Conservazione in house
Il processo di conservazione
elettronica può essere eseguito in
house quando l’azienda decide di
creare il proprio sistema di
conservazione su server aziendali. In
tal caso l’azienda dovrà non solo
predisporre uno spazio informatico
dove conservare i documenti ma
anche identificare le figure aziendali
responsabili della conservazione.
La nostra soluzione?
IXCE in house
In House vs Outsourcing
Conservazione in outsourcing
L’azienda demanda l’intero processo
di conservazione elettronica ad
un’azienda specializzata esterna
(Able Tech).
Able Tech diventa il responsabile della
conservazione e si occupa di tutte le
fasi del processo, dalla redazione del
manuale fino all’esibizione dei
documenti, conservati su server
esterni.
La nostra soluzione?
IXCE in outsourcing

9. IXCE in house
IXCE è un'estensione applicativa di
ARXivar, disponibile in cloud oppure in
house, che semplifica la gestione e il
monitoraggio dell'intero processo
Conservazione Elettronica, in
ottemperanza DPCM 3 dicembre 2013.

10. •Definizione del gruppo di lavoro
•Nomina del responsabile della
conservazione
•Nomina dei suoi delegati e sostituti
•Definizione del manuale della conservazione
1
Fase preparatoria
•Fatture di vendita
•Fatture di acquisto
•DDT
•Registri IVA
•ecc
2
Archiviazione
•Firma Digitale
•Marcatura temporale
•Creazione pacchetto di versamento
•Creazione pacchetto di archiviazione
3
Conservazione
IXCE in house - le fasi del progetto

11. Il Responsabile della Conservazione
opera d'intesa con il Responsabile del
trattamento dei dati personali, con il
Responsabile della sicurezza e con il
Responsabile dei sistemi informativi, oltre
che con il responsabile della gestione
documentale (solo nella PA).
Il Responsabile della Conservazione si
occupa della redazione del manuale della
conservazione, della creazione dei
pacchetti di versamento e archiviazione e
assicura la conservazione a norma per i 10
anni previsti dalla legge.
1. Responsabile della Conservazione

12. Servizi ARXivar conservazione in house
Oltre a fornire il software per la
conservazione, ARXivar offre alcuni servizi a
corredo per implementare il progetto:
•Predisposizione del Manuale.
•Supporto per decisioni organizzative:
Identificazione classi documentali e
tempistica.
Identificazione e nomina gruppo di
lavoro.
•Stesura e revisioni successive dei
documenti.
•Formazione utenti e Resp. Conservazione.
•Avviamento Progetto.
•Supporto post avviamento.
•Auditing (2 gg/anno con relazione finale).
•Newsletter informative mensili.

13. 2. Archiviazione
L’ archiviazione è il processo di
memorizzazione, su qualsiasi
idoneo supporto, di documenti
informatici nativi o
dematerializzati.
E’ un processo fondamentale per
sottoporre i documenti
informatici a conservazione
elettronica.
ARXivar e IXCE in house archiviano
e conservano automaticamente i
documenti

14. I documenti dematerializzati e
archiviati, firmati digitalmente e
completi dei propri metadati,
compongo un pacchetto informativo
che viene inviato (versato, pacchetto di
versamento) dal produttore al sistema
di conservazione, secondo un formato
predefinito e concordato, descritto nel
manuale della conservazione.
Periodicamente saranno creati i
Pacchetti di Archiviazione (PdA) con la
generazione del file di chiusura UNI
SInCRO firmato e marcato dal Resp.
Della Conservazione.
3. Conservazione
Pacchetto di archiviazione

15. In caso di visita fiscale, il Responsabile
della Conservazione creerà per gli
organi ispettivi e di controllo un
Pacchetto di Consultazione o di
Distribuzione contenente una parte, o
tutti, i documenti sottoposti a
conservazione
I PdD conterranno i documenti completi
di tutti i metadati.
Le autorità possono accedere solo ai
documenti inseriti all’interno del
Pacchetto di Distribuzione.
Esibizione documenti conservati
Organi ispettivi e di controllo
Crea pacchetti di distribuzione
e consultazione
Invio pacchetti

16. IXCE in outsourcing è il servizio in
cloud di conservazione elettronica.
Able Tech assume il ruolo di
“Responsabile del trattamento dei
dati”, di “Responsabile della sicurezza”
e di “Responsabile della
Conservazione” e cura tutte le fasi del
processo
I documenti sono conservati in uno
spazio server esterno all’azienda che li
produce.
IXCE in outsourcing

17. I documenti digitali o scannerizzati
vengono inviati al servizio web IXCE
tramite varie applicazioni:
• applicazioni che s’interfacciano all’
ERP
•ARXivar (5.3)
• Plug-in installato sul pc del produttore
Il servizio IXCE può apporre firma
digitale automatica sui documenti per
conto dell’azienda.
In ogni momento l’azienda può
accedere ai propri documenti
dall’interfaccia web
Come funziona IXCE in outsourcing

18. Portale web IXCE in outsourcing

19. In caso di visita fiscale, il Responsabile
della Conservazione creerà per gli
organi ispettivi e di controllo un
Pacchetto di Consultazione o di
Distribuzione contenente una parte, o
tutti, i documenti sottoposti a
conservazione
I PdD conterranno i documenti completi
di tutti i metadati.
Le autorità possono accedere solo ai
documenti inseriti all’interno del
Pacchetto di Distribuzione.
Esibizione documenti conservati
Organi ispettivi e di controllo
Crea pacchetti di distribuzione
e consultazione
Invio pacchetti

20. Con IXCE di ARXivar
la conservazione
elettronica è facile,
sicura e a norma.
Contattaci: info@arxivar.eu
www.arxivar.it