Grazie all’utilizzo di ARXivar, Agrintesa gestisce oggi in digitale: Il processo di gestione fatture attive (Notifiche di scarto, Notifiche di mancata consegna) e il processo di gestione delle fatture passive (Condivisione e completamento informativo)

1. Una nostra storia di successo

2. AGRINTESA
cooperativa agricola che associa 4.000 produttori di
ortofrutta e vino

3. L’azienda
Da oltre trent’anni, nel cuore dell’Emilia Romagna, con
passione e competenza i soci di Agrintesa coltivano e si
prendono cura dei preziosi frutti offerti dal territorio.
Lavorazione e confezionamento della produzione degli
associati, per la rapida distribuzione e in condizioni
ottimali, nei principali mercati italiani ed esteri.
Con un fatturato di circa 370 milioni €, ha partecipazione
in altre importanti società del settore.
• 280 Dipendenti fissi
• 1.800 Dipendenti stagionali
• 6 magazzini lavorazione frutta
• 5 cantine
• 17 Punti vendita diretti
• 8 Società

4. A seguito della fatturazione elettronica:
• Rispettare l’obbligo normativo
• Mantenere l’operatività aziendale
migliorandone l’efficienza
• Gestire una importante mole di lavoro
suddiviso tra Ciclo Attivo, Ciclo Passivo e
Autofatture Reparto Soci
• Ottenere una integrazione significativa
con il Gestionale Wingest di SELED senza
un eccessivo impatto nell’organizzazione
L’esigenza

5. Grazie all’utilizzo dell’applicativo di Information & Process
Management ARXivar, Agrintesa gestisce oggi:
1. Processo di gestione fatture attive
– Notifiche di scarto
– Notifiche di mancata consegna
2. Processo di gestione fatture passive
– Condivisione e completamento informativo
La soluzione

6. Completa Integrazione ERP Gestionale
Scambio automatico e bilaterale di informazioni
con il Sistema Gestionale aziendale Seled
Wingest, per sfruttare principalmente le
opportunità di:
• continua visibilità di avanzamento delle
fatture del ciclo attivo, attraverso il gestionale;
• visibilità, sulla piattaforma documentale, di
tutte le informazioni non specificatamente
presenti su XML, ma relative al documento
archiviato.
Connettore fra ARXivar e Wingest
sviluppato in stretta collaborazione con
la Software House proprietaria.

7. Workflow gestione fatture attive
IXFE – Fatture emesse
• Wingest genera le fatture in XML e le salva in una specifica DIR
• Arxivar monitora la DIR e invia le fatture al SDI attraverso IXFE
• In caso di gestione notifiche di Scarto o di Mancata Consegna Arxivar invia automaticamente una
email all’amministrazione o al cliente
• In Wingest sono visibili tutti i documenti, comprese le notifiche, ed il relativo stato di
avanzamento, tramite il foglio di stile che le rende più fruibili per gli utenti
Cliente
 Controllo
 Firma
 Trasmissione
 Gestione
ricevute/notifiche
Sdi
Intermediario
IXFE
Destinatario
Conservazione a
Norma
Gestione notifiche
Notifica di scarto
Mancata consegna

8. Workflow gestione notifica di scarto
Gestione delle eventuali notifiche di scarto
ricevute dal Sistema di Interscambio,
attraverso l’intermediario certificato IXFE.
Generazione di relativi alert, inviati ad una
serie di indirizzi aziendali preimpostati via
email, quando una fattura viene per qualche
ragione scartata da SdI.
Tale alert verrà ripetuto, se non gestito
(riemissione), per i giorni che Agrintesa ha a
disposizione per riemettere la fattura.

9. Workflow gestione notifica mancata consegna
Gestione delle eventuali notifiche di mancata
consegna dal Sistema di Interscambio, attraverso
l’intermediario certificato IXFE.
Invio automatico di comunicazioni email al
Cliente, per guidarlo a scaricare, dal cassetto
fiscale, le fatture non consegnate.
Gli indirizzi email sono acquisiti direttamente
dall’anagrafica dell’ERP aziendale. Nel caso in cui
per il Cliente non sia presente l’indirizzo email in
anagrafica, tale mancata consegna verrà notificata
internamente per una gestione “manuale”.

10. Workflow gestione fatture passive
IXFE – Fatture ricevute
• Le fatture fornitori confluiscono dal SDI al Portale IXFE
• Arxivar scarica automaticamente le fatture e le salva in una
DIR condivisa con Wingest
• Eseguendo la registrazione contabile su Wingest i dati relativi al protocollo (numero, sezionale,
data) vengono scritti anche all’interno di un profilo documentale in Arxivar (propedeutico per la
conservazione elettronica)
• Wingest prevede la consultazione delle fatture fornitori applicando il foglio di stile per una
lettura facilitata
Fornitore Sdi  Ricezione
 Controlli
 Accettazione
 Consultazion
e on-line
Intermediario
IXFE
ARXivar
Conservazio
ne a Norma
IXCE
Accettazione / Rifiuto
Approvazione pagamento
Preregistrazione
automatica
Protocollo
A4707H7

11. La fattura viene condivisa velocemente snellendo e
aggiungendo valore al processo della registrazione
contabile, il tutto monitorato e gestito digitalmente: dagli
appunti alle note, dalla definizione della contropartita, alla
valorizzazione dello stato di avanzamento del progetto, fino
all’imputazione della corretta pratica di finanziamento.
Con opportuni tool di gestione gli utenti possono inserire
appunti sui documenti informatici, senza perdere quindi le
potenzialità e la fruibilità del documento cartaceo.
Workflow gestione fatture passive
Condivisione e completamento informativo
ERP

12. • L’integrazione profonda tra il gestionale Wingest e Arxivar ha
reso quest’ultimo «trasparente» per l’utente finale, svolgendo
comunque un lavoro fondamentale per:
o Interscambio automatico documenti con SDI
o Possibilità di poter consultare le fatture direttamente dal
gestionale senza dover accedere ad un’altra applicazione
o Invio email al Cliente per la Gestione delle Notifiche
• Semplificazione di alcuni Processi Amministrativi
• Maggiore integrazione tra le aziende del Gruppo
o Diverse Amministrazioni
o Stesso Gestionale Wingest
o Ciascuna con le sue particolarità ed esigenze ma con la
necessità di avere un forte collegamento tra loro
I vantaggi

13. Prospettive future
• Adozione di Arxivar e delle sue funzionalità quali
ricerca, archiviazione, fascicolazione, ecc. da parte
di tutte le aziende del Gruppo:
o Il processo del Ciclo Attivo di Agrintesa si
integra con il Ciclo Passivo della commerciale
Alegra ed è composto da un Ordine
Commerciale modificato più volte in base
alle esigenze del cliente, un Ordine di
lavorazione eseguito in diversi siti, un DDT e
relativa Fattura emessa da un ufficio centrale
dell’azienda … Oggi il tutto è raccolto in un
fascicolo di carta difficile da consultare e che
si «sposta» fisicamente da un luogo/scrivania
all’altro/a
o Gestire TUTTO il processo del Ciclo Passivo
(archiviazione DDT Fornitori, pagamenti)
o Digitalizzazione Documentazione Soci

14. CFO 2.0
CFO: è il ruolo ricoperto da chi possiede i
dati economico-finanziari, e a cui spesso è
affidata la guida verso una trasformazione
organizzativa e culturale
dell’amministrazione.
Gestione della parte amministrativa,
finanziaria e controllo di gestione
dell’Azienda: una figura di Governance a
supporto delle scelte strategiche.
Partendo dalla Fatturazione Elettronica,
CFO 2.0 rappresenta una figura di
leadership aziendale per la riorganizzazione
tecnologica in ambito amministrativo.

15. La parola al Cliente
«Arxivar è stato introdotto in azienda inizialmente per l’adempimento della fatturazione
elettronica, ma in breve ci siamo resi conto che è stato un punto di partenza e non di arrivo.
Grazie alla Digitalizzazione anche l’Amministrazione può avere nuovi spunti e stimoli per una
crescita organizzativa dell’azienda, soprattutto attraverso l’adozione di software quali Arxivar.
La prospettiva che maggiormente può aggiungere valore al nostro processo è quella di rendere
«visibile» Arxivar iniziando a fare la «vera» Archiviazione Elettronica.
Franca Camporesi
Direttore Sistemi Organizzativi e Risorse Umane @ Agrintesa