La Lauer è un'azienda biellese con 50 anni di esperienza nell'automazione industriale, che mira a ottimizzare e automatizzare i processi HR attraverso un sistema integrato per la gestione delle informazioni sensibili dei dipendenti. Il progetto ha portato a un notevole aumento della produttività, sicurezza nella gestione dei dati e automatizzazione delle procedure tramite un portale dedicato. La piattaforma Arxivar ha migliorato la gestione delle risorse umane consentendo un accesso facile e sicuro ai documenti e ai processi.

1. Un nostro caso di successo

2. L’azienda
Lawer è una azienda Biellese nata nel 1970, che opera da
50 anni nel campo dell’automazione industriale applicata
ai sistemi di dosaggio polveri e liquidi utilizzati in diversi
settori industriali come Tessile, Gomma, Alimentare,
Cosmetico e Vernici.
VALORI
• ​Ricerca costante della qualità duratura nel tempo.
• Precisione in ogni piccolo particolare costruttivo.
• Costante crescita degli investimenti, in primis sulle
persone, nella ricerca e nelle nuove tecnologie.
• Sicurezza per i propri Clienti.
• Flessibilità e professionalità nell’assistenza.
• Eco-sostenibilità

3. L’azienda
Oggi Lawer è titolare di un numero consistente di brevetti
depositati in molti paesi di tutto il mondo.
Oltre alla sede Italiana dove si producono il 100% degli
impianti di dosaggio, Lawer attualmente consta di 2 sedi
commerciali/assistenza estere:
• Turchia (Lawer Teknik Servis)
• Cina Lawer Shanghai Dispensing Systems).

4. L’esigenza
Ottimizzare ed automatizzare i processi di lavoro
nell’Area HR, che è quella con la più alta
proliferazione documentale, con particolare
attenzione alla gestione delle informazioni
sensibili.

5. L’esigenza
Poter gestire in modo integrato le seguenti attività:
• Selezione, raccolta e archiviazione dei CV
• Inserimento di una nuova risorsa
• Fascicolo dipendente: Raccolta delle informazioni del dipendente, dei documenti
personali e dei documenti di assunzione
• Assegnazione delle dotazioni aziendali e dei dispositivi di sicurezza
• Gestione e coordinamento delle visite mediche programmate
• Iscrizione ai corsi di formazione e certificazione
• Gestione delle scadenze
• Distribuzione in sicurezza dei cedolini ed invio/raccolta documentazione
personale attraverso un portale dedicato ai dipendenti

6. Obiettivi del progetto
L’obiettivo principale consisteva nel gestire le attività basandosi su un unico
sistema, in modo da evitare interventi manuali ridondanti e a basso valore,
riducendo tempi di impiego e minimizzando errori e inefficienze.
Superando così la logica del file system condiviso e, quindi, eliminando il
problema di una dislocazione delle informazioni in diverse repository, per avere
un unico repository per la gestione dei numerosi documenti e delle
informazioni (cv, lettere di presentazione, mail, documentazione dipendenti,
contratti, proposte, campagne recruitment, piani formativi, visite mediche,
regolamenti interni...)​

7. Obiettivi del progetto
Infine, in ottica di cura del dato, avere strumenti per gestire
correttamente l’accesso alle informazioni sensibili, profilando
agevolmente gli utenti e assegnando i dovuti privilegi.

8. La soluzione

9. Fascicolo dipendente
Viene creato un «fascicolo del
dipendente», a partire dall’iter di
assunzione, che contiene tutti i
documenti, i dati e le informazioni
necessarie per la gestione delle
risorse umane.
Fascicolo del dipendente

10. Processi
Implementazione dei processi in ambito HR, in
modo che tutti alimentino la stessa base dati:
 Selezione e recruitment
 Raccolta e archiviazione dei CV
 Raccolta delle informazioni del
dipendente e dei documenti personali,
con loro scadenze
 Gestione dei documenti di assunzione
 Coordinamento delle visite mediche
 Gestione dei corsi di
formazione/certificazione
 Assegnazione delle dotazioni aziendali e
dei dispositivi di sicurezza
 Cessazione del rapporto
Archivi del portale HR

11. Alberatura gestione campagne recruitment

12. Area riservata dipendenti
Distribuzione dei cedolini dipendenti,
tramite accesso ad area riservata
creata con il portale ARXivar NEXT e
cifratura dei documenti pdf con chiave
personale e criptata. Un reminder
notifica la non ricezione.
Gestione automatica di email e
scadenziario attività (scadenze
documenti/corsi, adempimenti entro
una certa data, etc.), sia verso gli user
interni, sia verso l’esterno.
Esempio struttura cedolino

13. Sezione buste paga

14. Erogazione premi aziendali
Maschera di creazione documento

15. I benefici
 Automatizzazione delle procedure quotidiane e
ripetitive, con una drastica diminuzione data entry
manuale.
 Dematerializzazione delle informazioni e dei
documenti.
 Aumento della produttività del reparto HR.
 Poter disporre di una modulistica condivisa e
sempre aggiornata.
 Creazione automatica di documenti a partire da
template personalizzati​.

16. I benefici
 Maggior sicurezza nella gestione della riservatezza
 Tempestività nella gestione dei corsi di formazione
 Overview generale di tutte quelle che sono le
qualifiche tecniche presenti all’interno dell’ azienda.
 Poter disporre di strumenti di ricerca rapidi ed
efficienti che consentono di trovare facilmente i
documenti e le informazioni gestite
 Poter misurare gli indicatori di processo e avere un
riscontro puntuale sull’andamento delle attività e
dei carichi di lavoro degli operatori

17. La parola al cliente
«ARXivar ha apportato notevoli vantaggi nella gestione
HR:
• Avere tutti i processi implementati in un unico
ambiente.
• Poter gestire in modo sicuro e affidabile informazioni
sensibili.
• Un apprezzabile aumento di produttività grazie ai
numerosi strumenti di Digital transformation
disponibili
Abbiamo apprezzato la duttilità della piattaforma che
permette davvero di gestire in modo flessibile qualunque
tipo di informazione e di processo: non si tratta di
adottare una soluzione, ma di costruire e configurare,
senza sviluppare codice, la soluzione più idonea e più
rispondente alle esigenze del business».
Andrea Molesini, Responsabile ICT