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UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO
AZIENDA
Duferco Travi e Profilati è parte di Duferco Group, holding internazionale
diversificata, con attività core in campo siderurgico, industriale, dell’energia e dello
shipping.
L’azienda, con i suoi 750 dipendenti, ha una capacità produttiva di circa 833 mila
tonnellate l’anno ed è leader in Europa nella produzione di travi e laminati lunghi;
controlla l’intera filiera produttiva, dall’acciaio liquido al prodotto finito ed è oggi
primario punto di riferimento in Italia, Europa e Nord Africa.
ESIGENZA
Duferco aveva la necessità di ottimizzare il processo di Approvazione degli
Ordini di Acquisto allo scopo di snellire l’attività di back office, digitalizzando il
flusso, unificando e uniformando le procedure per rendere le operazioni più
rapide e più facilmente monitorabili.
Si ricercava una soluzione con le seguenti caratteristiche:
• Facile integrazione con il gestionale Smeup ERP
• Possibilità di digitalizzare i processi per l’approvazione degli Ordini
Acquisto e per la trasmissione della documentazione contrattuale
• Un buon livello di flessibilità per rendere semplici eventuali modifiche ed
implementazioni delle regole applicate ai processi
SOLUZIONE
SOLUZIONE
In Duferco Travi e Profilati è operativa la piattaforma di Document & Workflow
Management ARXivar NEXT tramite la quale sono già stati digitalizzati diversi
processi aziendali. Si è quindi deciso di adottarla anche per la digitalizzazione del
processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto.
• L’Ufficio Acquisti provvede a generare l’Ordine di Acquisto sul gestionale
smeup ERP;
• L’Ordine viene archiviato su ARXivar NEXT tramite appositi connettori;
• L’archiviazione avvia un WorkFlow di Post-Archiviazione Ordini Fornitori che
provvede a completare la profilazione e, tramite una tabella parametri, a
determinare se deve essere avviato il processo di Approvazione.
Se l’Ordine deve essere sottoposto ad iter approvativo, viene automaticamente
avviato il Workflow di Approvazione Ordini Fornitori.
BENEFICI
Grazie alla piattaforma di Document&Workflow Management di ARXivar NEXT è
stato possibile non solo digitalizzare il processo di Approvazione dell’Ordine e
gestirlo in modalità totalmente automatizzata, ma anche gestirlo in tutte quelle
eccezioni per le quali, in precedenza, non era possibile avere controllo.
La digitalizzazione del processo di approvazione dell’Ordine e della gestione della
documentazione contrattuale allegata ha permesso una maggiore qualità ed
efficienza del lavoro di back office dell’Ufficio Acquisti che deve gestire e validare
una considerevole mole di documenti da allegare ad oltre 6.000 Ordini fornitori
annuali.
Gli utenti hanno espresso soddisfazione nella semplicità d’uso, nella sua flessibilità e
nell’integrazione con il Sistema informativo smeup ERP.
LA PAROLA AL CLIENTE
Grazie alla piattaforma di Document&Workflow Management ARXivar NEXT abbiamo standardizzato
e velocizzato i processi di approvazione, invio ai fornitori e archiviazione digitale degli ordini di
acquisto e dei contratti mantenendo tutti i processi sempre sotto controllo in ogni loro fase.
La flessibilità del prodotto, unitamente ad una valida analisi e progettazione della soluzione in
collaborazione con gli utenti ed il consulente Smeup, ci ha consentito di gestire le varie complessità e
variabilità dei processi rispondendo ad ogni esigenza delle varie funzioni aziendali coinvolte in modo
efficace senza rinunciare all’efficienza e alla semplicità di utilizzo della soluzione implementata.
Abbiamo sicuramente raggiunto gli obiettivi che ci eravamo preposti rendendo la gestione degli ordini
di acquisto e dei contratti molto più efficiente sotto tutti i punti di vista, aumentando la disponibilità
distribuita ma sempre sotto controllo delle informazioni, risparmiando molto tempo da parte degli
utenti coinvolti e diminuendo notevolmente i tempi di attraversamento dei processi ad essi correlati.
Francesco Nervi - Sistemi informativi | Duferco Travi e Profilati S.p.A.

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Ottimizzazione processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto

  • 1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO
  • 2. AZIENDA Duferco Travi e Profilati è parte di Duferco Group, holding internazionale diversificata, con attività core in campo siderurgico, industriale, dell’energia e dello shipping. L’azienda, con i suoi 750 dipendenti, ha una capacità produttiva di circa 833 mila tonnellate l’anno ed è leader in Europa nella produzione di travi e laminati lunghi; controlla l’intera filiera produttiva, dall’acciaio liquido al prodotto finito ed è oggi primario punto di riferimento in Italia, Europa e Nord Africa.
  • 3. ESIGENZA Duferco aveva la necessità di ottimizzare il processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto allo scopo di snellire l’attività di back office, digitalizzando il flusso, unificando e uniformando le procedure per rendere le operazioni più rapide e più facilmente monitorabili. Si ricercava una soluzione con le seguenti caratteristiche: • Facile integrazione con il gestionale Smeup ERP • Possibilità di digitalizzare i processi per l’approvazione degli Ordini Acquisto e per la trasmissione della documentazione contrattuale • Un buon livello di flessibilità per rendere semplici eventuali modifiche ed implementazioni delle regole applicate ai processi
  • 5. SOLUZIONE In Duferco Travi e Profilati è operativa la piattaforma di Document & Workflow Management ARXivar NEXT tramite la quale sono già stati digitalizzati diversi processi aziendali. Si è quindi deciso di adottarla anche per la digitalizzazione del processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto. • L’Ufficio Acquisti provvede a generare l’Ordine di Acquisto sul gestionale smeup ERP; • L’Ordine viene archiviato su ARXivar NEXT tramite appositi connettori; • L’archiviazione avvia un WorkFlow di Post-Archiviazione Ordini Fornitori che provvede a completare la profilazione e, tramite una tabella parametri, a determinare se deve essere avviato il processo di Approvazione. Se l’Ordine deve essere sottoposto ad iter approvativo, viene automaticamente avviato il Workflow di Approvazione Ordini Fornitori.
  • 6. BENEFICI Grazie alla piattaforma di Document&Workflow Management di ARXivar NEXT è stato possibile non solo digitalizzare il processo di Approvazione dell’Ordine e gestirlo in modalità totalmente automatizzata, ma anche gestirlo in tutte quelle eccezioni per le quali, in precedenza, non era possibile avere controllo. La digitalizzazione del processo di approvazione dell’Ordine e della gestione della documentazione contrattuale allegata ha permesso una maggiore qualità ed efficienza del lavoro di back office dell’Ufficio Acquisti che deve gestire e validare una considerevole mole di documenti da allegare ad oltre 6.000 Ordini fornitori annuali. Gli utenti hanno espresso soddisfazione nella semplicità d’uso, nella sua flessibilità e nell’integrazione con il Sistema informativo smeup ERP.
  • 7. LA PAROLA AL CLIENTE Grazie alla piattaforma di Document&Workflow Management ARXivar NEXT abbiamo standardizzato e velocizzato i processi di approvazione, invio ai fornitori e archiviazione digitale degli ordini di acquisto e dei contratti mantenendo tutti i processi sempre sotto controllo in ogni loro fase. La flessibilità del prodotto, unitamente ad una valida analisi e progettazione della soluzione in collaborazione con gli utenti ed il consulente Smeup, ci ha consentito di gestire le varie complessità e variabilità dei processi rispondendo ad ogni esigenza delle varie funzioni aziendali coinvolte in modo efficace senza rinunciare all’efficienza e alla semplicità di utilizzo della soluzione implementata. Abbiamo sicuramente raggiunto gli obiettivi che ci eravamo preposti rendendo la gestione degli ordini di acquisto e dei contratti molto più efficiente sotto tutti i punti di vista, aumentando la disponibilità distribuita ma sempre sotto controllo delle informazioni, risparmiando molto tempo da parte degli utenti coinvolti e diminuendo notevolmente i tempi di attraversamento dei processi ad essi correlati. Francesco Nervi - Sistemi informativi | Duferco Travi e Profilati S.p.A.