SlideShare a Scribd company logo
UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO
AZIENDA
VIDAS è un’Associazione di volontariato laica, fondata da Giovanna Cavazzoni
a Milano nel 1982. In quanto organizzazione non profit, offre assistenza
sociosanitaria completa e gratuita a bambini, adulti e anziani affetti da malattie
inguaribili.
VIDAS, dunque, in qualità di ente del terzo settore, svolge attività di interesse
generale mediante forme di azione volontaria e gratuita. In particolare, offre
un’assistenza in cure palliative volta a donare sollievo dalla sofferenza, a
sostenere la famiglia del paziente e all’accompagnamento al fine vita della
persona malata.
Un percorso di 40 anni accanto a oltre 39.000 persone – anziani, adulti e
bambini – e alle loro famiglie. Nel 2015 è nata la prima équipe pediatrica di
cure palliative domiciliari per i minori e nel 2019 è stata inaugurata Casa
Sollievo Bimbi, il primo hospice pediatrico della Lombardia per l’accoglienza di
bambini e ragazzi gravemente malati e per il sostegno e l’abilitazione delle loro
famiglie.
ESIGENZA
Digitalizzare, ottimizzare ed integrare il processo degli acquisti
Le esigenze evidenziate da VIDAS :
• Digitalizzare il processo di approvvigionamento di beni e servizi, che parte dalla
generazione delle richieste di acquisto per aree operative, passa per iter approvativi
comprendenti il controllo di gestione oltre che gli uffici legale e privacy, arrivando infine
alla firma degli ordini da parte della direzione.
• Analizzare e ottimizzare le attuali procedure trasformando il contesto in un ambito
paperless.
• Consentire agli operatori di poter svolgere le proprie funzioni in modo più semplice
oltre che aver la possibilità di farlo da remoto.
• Costruire il processo in maniera tale da poter essere flessibile ovvero modificabile
velocemente in relazione ai cambiamenti associativi in termini di organigramma e
procedurali.
• Consultazione dello stato di avanzamento delle richieste di acquisto, senza l’utilizzo di
mail o telefonate tra gli operatori.
• Velocizzare, semplificando, l’iter e le procedure approvative per la direzione.
SOLUZIONE
SOLUZIONE
Il progetto, ha previsto un’analisi iniziale delle procedure vigenti relative
alla Gestione degli acquisti e le relative proposte di ottimizzazione
orientate alla digitalizzazione.
Lo step progettuale successivo ha riguardato lo studio dell’organigramma
associativo in relazione alle casistiche di flusso approvativo e funzionale,
per il quale, al fine di rendere il sistema più flessibile possibile, è stata
creata una trasposizione ad hoc nel sistema ARXivar.
Infine, sulla base delle attività svolte in precedenza, è stata prodotta
bozza del processo che sarebbe poi stato reso operativo in via definitiva,
a seguito delle migliorie richieste durante la fasi di fine tuning.
SOLUZIONE
La soluzione, seppur in continua evoluzione, comprende ad oggi le seguenti funzionalità:
Creazione Richieste di Acquisto
-Generazione per Area Associativa, Tipologia e Funzione Responsabile
-Creazione automatica, tramite modello, del documento con successiva autocompilazione delle varie sezioni
Registrazione Preventivi Fornitori e scelta del preferito
-Possibilità di archiviare i preventivi dei fornitori ingaggiati
-Possibilità di registrare i nuovi fornitori qualificati
-Definizione del Fornitore scelto
Ciclo approvativo e registrazione dati Controllo di Gestione
-Verifica del Budget
-Registrazione dati gestionali (scorporo su centri di costo)
-Generazione automatica di file .csv per import in ERP
Ciclo approvativo Ufficio Legale e Ufficio Privacy
-Gestione delle verifiche ed eventuali richieste di modifiche contrattuali della fornitura
Creazione Ordine Fornitore
-Generazione e archiviazione automatica del Documento ordine Fornitore
Ciclo approvativo emissione Ordine e Firma per Competenza
-Verifica finale del documento Ordine Fornitore e dei suoi allegati
-Apposizione automatica della firma sulla base delle deleghe esistenti.
BENEFICI
Grazie ad ARXivar VIDAS:
• Può gestire digitalmente, nella sua interezza, il processo di approvvigionamento di beni e
servizi.
• Consente alle Funzioni Responsabili ed alla Direzione di approvare con semplicità anche
remotamente
• Traccia facilmente lo stato di avanzamento del processo, identificando rapidamente
eventuali punti critici.
• Risulta compliant e aderente in termini operativi con le procedure di Qualità.
• Riduce notevolmente lo scambio di mail e telefonate finalizzate all’avanzamento del
processo.
• Mette in condizione il proprio Ufficio Acquisti di monitorare ogni richiesta e ogni ordine
fornitore.
• Ottimizza la fase di data entry sul proprio ERP grazie alle informazioni presenti in ARXivar
rese disponibili e pronte per l’import.
• Limita la possibilità di errori di compilazione o mancanza di dati necessari, grazie ai controlli
eseguiti automaticamente dal processo.
LA PAROLA AL CLIENTE
ARXivar costruisce un processo di workflow autorizzativo a misura, garantendo
all’approvatore finale che tutti i passaggi autorizzativi previsti nella procedura
acquisti siano stati rispettati.
Grazie ad ARXivar, VIDAS ha ottenuto i seguenti vantaggi:
• Avere la certezza di un monitoraggio continuo sul processo acquisti;
• Avere la certezza che la procedura acquisti sia sempre rispettata;
• Avere un database degli ordini/contratti sempre a disposizione;
• Procedere più rapidamente con la registrazione ed il pagamento delle fatture
di acquisto.
Viviana Piuri, Ufficio Acquisti VIDAS

More Related Content

Similar to Processo d’acquisto: approvvigionamento di beni e servizi

Varvel case history Talea Consulting
Varvel case history Talea ConsultingVarvel case history Talea Consulting
Varvel case history Talea Consulting
Talea Consulting Srl
 
ARXivar per Varvel - gestione elettronica delle pratiche di consegna, DDT e F...
ARXivar per Varvel - gestione elettronica delle pratiche di consegna, DDT e F...ARXivar per Varvel - gestione elettronica delle pratiche di consegna, DDT e F...
ARXivar per Varvel - gestione elettronica delle pratiche di consegna, DDT e F...
ARXivar
 
Brochure businesspass
Brochure businesspassBrochure businesspass
Brochure businesspass
GIOVANNI BUCCOLIERO
 
SMAU Milano 2017 - Dematerializziamo informazioni e processi
SMAU Milano 2017 - Dematerializziamo informazioni e processiSMAU Milano 2017 - Dematerializziamo informazioni e processi
SMAU Milano 2017 - Dematerializziamo informazioni e processi
Talea Consulting Srl
 
Businesspass la Soluzione Cloud Computing per il Commercialista
Businesspass la Soluzione Cloud Computing per il CommercialistaBusinesspass la Soluzione Cloud Computing per il Commercialista
Businesspass la Soluzione Cloud Computing per il Commercialista
GIOVANNI BUCCOLIERO
 
ARXivar per Isagro | Gestione Richieste d'Acquisto
ARXivar per Isagro | Gestione Richieste d'AcquistoARXivar per Isagro | Gestione Richieste d'Acquisto
ARXivar per Isagro | Gestione Richieste d'Acquisto
ARXivar
 
BUSINESSPASS E' L'UNICO SOFTWARE ALL & FULL INCLUSIVE
BUSINESSPASS E' L'UNICO SOFTWARE ALL & FULL INCLUSIVEBUSINESSPASS E' L'UNICO SOFTWARE ALL & FULL INCLUSIVE
BUSINESSPASS E' L'UNICO SOFTWARE ALL & FULL INCLUSIVE
GIOVANNI BUCCOLIERO
 
Case history Agrintesa - Dalla Fatturazione Elettronica alla crescita organiz...
Case history Agrintesa - Dalla Fatturazione Elettronica alla crescita organiz...Case history Agrintesa - Dalla Fatturazione Elettronica alla crescita organiz...
Case history Agrintesa - Dalla Fatturazione Elettronica alla crescita organiz...
Talea Consulting Srl
 
ARXivar per Agrintesa: Gestione fatture attive e passive
ARXivar per Agrintesa: Gestione fatture attive e passiveARXivar per Agrintesa: Gestione fatture attive e passive
ARXivar per Agrintesa: Gestione fatture attive e passive
ARXivar
 
Scopri il mondo di Servizi CGN
Scopri il mondo di Servizi CGNScopri il mondo di Servizi CGN
Scopri il mondo di Servizi CGN
Servizi CGN
 
CADF case history Talea Consulting
CADF case history Talea ConsultingCADF case history Talea Consulting
CADF case history Talea Consulting
Talea Consulting Srl
 
Presentazione menocarta 2015
Presentazione menocarta 2015Presentazione menocarta 2015
Presentazione menocarta 2015
Menocarta.net Rete d'Impresa
 
ARXivar per GEMOS: Gestione Fatturazione elettronica attiva e passiva
ARXivar per GEMOS: Gestione Fatturazione elettronica attiva e passivaARXivar per GEMOS: Gestione Fatturazione elettronica attiva e passiva
ARXivar per GEMOS: Gestione Fatturazione elettronica attiva e passiva
ARXivar
 
Case history GEMOS - Dalla Fatturazione Elettronica alla Digitalizzazione
Case history GEMOS - Dalla Fatturazione Elettronica alla DigitalizzazioneCase history GEMOS - Dalla Fatturazione Elettronica alla Digitalizzazione
Case history GEMOS - Dalla Fatturazione Elettronica alla Digitalizzazione
Talea Consulting Srl
 
L'ERP SAP a disposizione della ricerca e della salute
L'ERP SAP a disposizione della ricerca e della saluteL'ERP SAP a disposizione della ricerca e della salute
L'ERP SAP a disposizione della ricerca e della salute
Derga Consulting
 
Gestione sistema integrato Qualità Ambiente Sicurezza con Qualibus
Gestione sistema integrato Qualità Ambiente Sicurezza con QualibusGestione sistema integrato Qualità Ambiente Sicurezza con Qualibus
Gestione sistema integrato Qualità Ambiente Sicurezza con Qualibus
Sogesi
 
Gestione degli ordini di vendita con workflow in 5 step
Gestione degli ordini di vendita con workflow in 5 stepGestione degli ordini di vendita con workflow in 5 step
Gestione degli ordini di vendita con workflow in 5 step
ARXivar
 
KIARA: presentazione
KIARA: presentazioneKIARA: presentazione
KIARA: presentazione
kyberworks
 
ARXivar per ACLI - Gestione documentazione in e out
ARXivar per ACLI - Gestione documentazione in e outARXivar per ACLI - Gestione documentazione in e out
ARXivar per ACLI - Gestione documentazione in e out
ARXivar
 
BUSINESSPASS ALL and FULL INCLUSIVE
BUSINESSPASS ALL and FULL INCLUSIVEBUSINESSPASS ALL and FULL INCLUSIVE
BUSINESSPASS ALL and FULL INCLUSIVE
GIOVANNI BUCCOLIERO
 

Similar to Processo d’acquisto: approvvigionamento di beni e servizi (20)

Varvel case history Talea Consulting
Varvel case history Talea ConsultingVarvel case history Talea Consulting
Varvel case history Talea Consulting
 
ARXivar per Varvel - gestione elettronica delle pratiche di consegna, DDT e F...
ARXivar per Varvel - gestione elettronica delle pratiche di consegna, DDT e F...ARXivar per Varvel - gestione elettronica delle pratiche di consegna, DDT e F...
ARXivar per Varvel - gestione elettronica delle pratiche di consegna, DDT e F...
 
Brochure businesspass
Brochure businesspassBrochure businesspass
Brochure businesspass
 
SMAU Milano 2017 - Dematerializziamo informazioni e processi
SMAU Milano 2017 - Dematerializziamo informazioni e processiSMAU Milano 2017 - Dematerializziamo informazioni e processi
SMAU Milano 2017 - Dematerializziamo informazioni e processi
 
Businesspass la Soluzione Cloud Computing per il Commercialista
Businesspass la Soluzione Cloud Computing per il CommercialistaBusinesspass la Soluzione Cloud Computing per il Commercialista
Businesspass la Soluzione Cloud Computing per il Commercialista
 
ARXivar per Isagro | Gestione Richieste d'Acquisto
ARXivar per Isagro | Gestione Richieste d'AcquistoARXivar per Isagro | Gestione Richieste d'Acquisto
ARXivar per Isagro | Gestione Richieste d'Acquisto
 
BUSINESSPASS E' L'UNICO SOFTWARE ALL & FULL INCLUSIVE
BUSINESSPASS E' L'UNICO SOFTWARE ALL & FULL INCLUSIVEBUSINESSPASS E' L'UNICO SOFTWARE ALL & FULL INCLUSIVE
BUSINESSPASS E' L'UNICO SOFTWARE ALL & FULL INCLUSIVE
 
Case history Agrintesa - Dalla Fatturazione Elettronica alla crescita organiz...
Case history Agrintesa - Dalla Fatturazione Elettronica alla crescita organiz...Case history Agrintesa - Dalla Fatturazione Elettronica alla crescita organiz...
Case history Agrintesa - Dalla Fatturazione Elettronica alla crescita organiz...
 
ARXivar per Agrintesa: Gestione fatture attive e passive
ARXivar per Agrintesa: Gestione fatture attive e passiveARXivar per Agrintesa: Gestione fatture attive e passive
ARXivar per Agrintesa: Gestione fatture attive e passive
 
Scopri il mondo di Servizi CGN
Scopri il mondo di Servizi CGNScopri il mondo di Servizi CGN
Scopri il mondo di Servizi CGN
 
CADF case history Talea Consulting
CADF case history Talea ConsultingCADF case history Talea Consulting
CADF case history Talea Consulting
 
Presentazione menocarta 2015
Presentazione menocarta 2015Presentazione menocarta 2015
Presentazione menocarta 2015
 
ARXivar per GEMOS: Gestione Fatturazione elettronica attiva e passiva
ARXivar per GEMOS: Gestione Fatturazione elettronica attiva e passivaARXivar per GEMOS: Gestione Fatturazione elettronica attiva e passiva
ARXivar per GEMOS: Gestione Fatturazione elettronica attiva e passiva
 
Case history GEMOS - Dalla Fatturazione Elettronica alla Digitalizzazione
Case history GEMOS - Dalla Fatturazione Elettronica alla DigitalizzazioneCase history GEMOS - Dalla Fatturazione Elettronica alla Digitalizzazione
Case history GEMOS - Dalla Fatturazione Elettronica alla Digitalizzazione
 
L'ERP SAP a disposizione della ricerca e della salute
L'ERP SAP a disposizione della ricerca e della saluteL'ERP SAP a disposizione della ricerca e della salute
L'ERP SAP a disposizione della ricerca e della salute
 
Gestione sistema integrato Qualità Ambiente Sicurezza con Qualibus
Gestione sistema integrato Qualità Ambiente Sicurezza con QualibusGestione sistema integrato Qualità Ambiente Sicurezza con Qualibus
Gestione sistema integrato Qualità Ambiente Sicurezza con Qualibus
 
Gestione degli ordini di vendita con workflow in 5 step
Gestione degli ordini di vendita con workflow in 5 stepGestione degli ordini di vendita con workflow in 5 step
Gestione degli ordini di vendita con workflow in 5 step
 
KIARA: presentazione
KIARA: presentazioneKIARA: presentazione
KIARA: presentazione
 
ARXivar per ACLI - Gestione documentazione in e out
ARXivar per ACLI - Gestione documentazione in e outARXivar per ACLI - Gestione documentazione in e out
ARXivar per ACLI - Gestione documentazione in e out
 
BUSINESSPASS ALL and FULL INCLUSIVE
BUSINESSPASS ALL and FULL INCLUSIVEBUSINESSPASS ALL and FULL INCLUSIVE
BUSINESSPASS ALL and FULL INCLUSIVE
 

More from ARXivar

Gestione centralizzata di documenti e informazioni tra diverse sedi aziendali
Gestione centralizzata di documenti e informazioni tra diverse sedi aziendaliGestione centralizzata di documenti e informazioni tra diverse sedi aziendali
Gestione centralizzata di documenti e informazioni tra diverse sedi aziendali
ARXivar
 
Gestione digitale delle pratiche doganali
Gestione digitale delle pratiche doganaliGestione digitale delle pratiche doganali
Gestione digitale delle pratiche doganali
ARXivar
 
Automatizzazione della generazione delle offerte commerciali
Automatizzazione della generazione delle offerte commercialiAutomatizzazione della generazione delle offerte commerciali
Automatizzazione della generazione delle offerte commerciali
ARXivar
 
Pianificare attività e risorse con lo Smart Planning
Pianificare attività e risorse con lo Smart PlanningPianificare attività e risorse con lo Smart Planning
Pianificare attività e risorse con lo Smart Planning
ARXivar
 
Webmail plug-in - Integrazione tra la posta elettronica e ARXivar
Webmail plug-in - Integrazione tra la posta elettronica e ARXivarWebmail plug-in - Integrazione tra la posta elettronica e ARXivar
Webmail plug-in - Integrazione tra la posta elettronica e ARXivar
ARXivar
 
Digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali
Digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendaliDigitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali
Digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali
ARXivar
 
Migliorare la gestione dei documenti
Migliorare la gestione dei documenti Migliorare la gestione dei documenti
Migliorare la gestione dei documenti
ARXivar
 
Digitalizzare i processi e ridurre le procedure cartacee o manuali.pdf
Digitalizzare i processi e ridurre le procedure cartacee o manuali.pdfDigitalizzare i processi e ridurre le procedure cartacee o manuali.pdf
Digitalizzare i processi e ridurre le procedure cartacee o manuali.pdf
ARXivar
 
Gestione automatizzata del ciclo passivo nel settore food
Gestione automatizzata del ciclo passivo nel settore foodGestione automatizzata del ciclo passivo nel settore food
Gestione automatizzata del ciclo passivo nel settore food
ARXivar
 
Portale Trasportatori per la gestione e il monitoraggio delle spedizioni merce
Portale Trasportatori per la gestione e il monitoraggio delle spedizioni mercePortale Trasportatori per la gestione e il monitoraggio delle spedizioni merce
Portale Trasportatori per la gestione e il monitoraggio delle spedizioni merce
ARXivar
 
Portale per la gestione dei processi con i fornitori
Portale per la gestione dei processi con i fornitoriPortale per la gestione dei processi con i fornitori
Portale per la gestione dei processi con i fornitori
ARXivar
 
La firma elettronica per la digitalizzazione dei processi HR
La firma elettronica per la digitalizzazione dei processi HRLa firma elettronica per la digitalizzazione dei processi HR
La firma elettronica per la digitalizzazione dei processi HR
ARXivar
 
Dematerilizzazione di fatture e documenti per CIEB | ARXivar
Dematerilizzazione di fatture e documenti per CIEB | ARXivarDematerilizzazione di fatture e documenti per CIEB | ARXivar
Dematerilizzazione di fatture e documenti per CIEB | ARXivar
ARXivar
 
Digitalizzazione documenti, oda e fatture passive con workflow | ARXivar
Digitalizzazione documenti, oda e fatture passive con workflow | ARXivarDigitalizzazione documenti, oda e fatture passive con workflow | ARXivar
Digitalizzazione documenti, oda e fatture passive con workflow | ARXivar
ARXivar
 
Ottimizzazione processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto
Ottimizzazione processo di Approvazione degli Ordini di AcquistoOttimizzazione processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto
Ottimizzazione processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto
ARXivar
 
Conservazione digitale dei documenti contabili e delle fatture
Conservazione digitale dei documenti contabili e delle fatture Conservazione digitale dei documenti contabili e delle fatture
Conservazione digitale dei documenti contabili e delle fatture
ARXivar
 
Gestione digitale documenti e informazioni
Gestione digitale documenti e informazioniGestione digitale documenti e informazioni
Gestione digitale documenti e informazioni
ARXivar
 
Gestione digitale richieste di acquisto
Gestione digitale richieste di acquistoGestione digitale richieste di acquisto
Gestione digitale richieste di acquisto
ARXivar
 
Butali_Casehistory_dataproget_arxivar.pdf
Butali_Casehistory_dataproget_arxivar.pdfButali_Casehistory_dataproget_arxivar.pdf
Butali_Casehistory_dataproget_arxivar.pdf
ARXivar
 
LombardaMotori_Adawen_Case_ARXivar.pdf
LombardaMotori_Adawen_Case_ARXivar.pdfLombardaMotori_Adawen_Case_ARXivar.pdf
LombardaMotori_Adawen_Case_ARXivar.pdf
ARXivar
 

More from ARXivar (20)

Gestione centralizzata di documenti e informazioni tra diverse sedi aziendali
Gestione centralizzata di documenti e informazioni tra diverse sedi aziendaliGestione centralizzata di documenti e informazioni tra diverse sedi aziendali
Gestione centralizzata di documenti e informazioni tra diverse sedi aziendali
 
Gestione digitale delle pratiche doganali
Gestione digitale delle pratiche doganaliGestione digitale delle pratiche doganali
Gestione digitale delle pratiche doganali
 
Automatizzazione della generazione delle offerte commerciali
Automatizzazione della generazione delle offerte commercialiAutomatizzazione della generazione delle offerte commerciali
Automatizzazione della generazione delle offerte commerciali
 
Pianificare attività e risorse con lo Smart Planning
Pianificare attività e risorse con lo Smart PlanningPianificare attività e risorse con lo Smart Planning
Pianificare attività e risorse con lo Smart Planning
 
Webmail plug-in - Integrazione tra la posta elettronica e ARXivar
Webmail plug-in - Integrazione tra la posta elettronica e ARXivarWebmail plug-in - Integrazione tra la posta elettronica e ARXivar
Webmail plug-in - Integrazione tra la posta elettronica e ARXivar
 
Digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali
Digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendaliDigitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali
Digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali
 
Migliorare la gestione dei documenti
Migliorare la gestione dei documenti Migliorare la gestione dei documenti
Migliorare la gestione dei documenti
 
Digitalizzare i processi e ridurre le procedure cartacee o manuali.pdf
Digitalizzare i processi e ridurre le procedure cartacee o manuali.pdfDigitalizzare i processi e ridurre le procedure cartacee o manuali.pdf
Digitalizzare i processi e ridurre le procedure cartacee o manuali.pdf
 
Gestione automatizzata del ciclo passivo nel settore food
Gestione automatizzata del ciclo passivo nel settore foodGestione automatizzata del ciclo passivo nel settore food
Gestione automatizzata del ciclo passivo nel settore food
 
Portale Trasportatori per la gestione e il monitoraggio delle spedizioni merce
Portale Trasportatori per la gestione e il monitoraggio delle spedizioni mercePortale Trasportatori per la gestione e il monitoraggio delle spedizioni merce
Portale Trasportatori per la gestione e il monitoraggio delle spedizioni merce
 
Portale per la gestione dei processi con i fornitori
Portale per la gestione dei processi con i fornitoriPortale per la gestione dei processi con i fornitori
Portale per la gestione dei processi con i fornitori
 
La firma elettronica per la digitalizzazione dei processi HR
La firma elettronica per la digitalizzazione dei processi HRLa firma elettronica per la digitalizzazione dei processi HR
La firma elettronica per la digitalizzazione dei processi HR
 
Dematerilizzazione di fatture e documenti per CIEB | ARXivar
Dematerilizzazione di fatture e documenti per CIEB | ARXivarDematerilizzazione di fatture e documenti per CIEB | ARXivar
Dematerilizzazione di fatture e documenti per CIEB | ARXivar
 
Digitalizzazione documenti, oda e fatture passive con workflow | ARXivar
Digitalizzazione documenti, oda e fatture passive con workflow | ARXivarDigitalizzazione documenti, oda e fatture passive con workflow | ARXivar
Digitalizzazione documenti, oda e fatture passive con workflow | ARXivar
 
Ottimizzazione processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto
Ottimizzazione processo di Approvazione degli Ordini di AcquistoOttimizzazione processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto
Ottimizzazione processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto
 
Conservazione digitale dei documenti contabili e delle fatture
Conservazione digitale dei documenti contabili e delle fatture Conservazione digitale dei documenti contabili e delle fatture
Conservazione digitale dei documenti contabili e delle fatture
 
Gestione digitale documenti e informazioni
Gestione digitale documenti e informazioniGestione digitale documenti e informazioni
Gestione digitale documenti e informazioni
 
Gestione digitale richieste di acquisto
Gestione digitale richieste di acquistoGestione digitale richieste di acquisto
Gestione digitale richieste di acquisto
 
Butali_Casehistory_dataproget_arxivar.pdf
Butali_Casehistory_dataproget_arxivar.pdfButali_Casehistory_dataproget_arxivar.pdf
Butali_Casehistory_dataproget_arxivar.pdf
 
LombardaMotori_Adawen_Case_ARXivar.pdf
LombardaMotori_Adawen_Case_ARXivar.pdfLombardaMotori_Adawen_Case_ARXivar.pdf
LombardaMotori_Adawen_Case_ARXivar.pdf
 

Processo d’acquisto: approvvigionamento di beni e servizi

  • 1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO
  • 2. AZIENDA VIDAS è un’Associazione di volontariato laica, fondata da Giovanna Cavazzoni a Milano nel 1982. In quanto organizzazione non profit, offre assistenza sociosanitaria completa e gratuita a bambini, adulti e anziani affetti da malattie inguaribili. VIDAS, dunque, in qualità di ente del terzo settore, svolge attività di interesse generale mediante forme di azione volontaria e gratuita. In particolare, offre un’assistenza in cure palliative volta a donare sollievo dalla sofferenza, a sostenere la famiglia del paziente e all’accompagnamento al fine vita della persona malata. Un percorso di 40 anni accanto a oltre 39.000 persone – anziani, adulti e bambini – e alle loro famiglie. Nel 2015 è nata la prima équipe pediatrica di cure palliative domiciliari per i minori e nel 2019 è stata inaugurata Casa Sollievo Bimbi, il primo hospice pediatrico della Lombardia per l’accoglienza di bambini e ragazzi gravemente malati e per il sostegno e l’abilitazione delle loro famiglie.
  • 3. ESIGENZA Digitalizzare, ottimizzare ed integrare il processo degli acquisti Le esigenze evidenziate da VIDAS : • Digitalizzare il processo di approvvigionamento di beni e servizi, che parte dalla generazione delle richieste di acquisto per aree operative, passa per iter approvativi comprendenti il controllo di gestione oltre che gli uffici legale e privacy, arrivando infine alla firma degli ordini da parte della direzione. • Analizzare e ottimizzare le attuali procedure trasformando il contesto in un ambito paperless. • Consentire agli operatori di poter svolgere le proprie funzioni in modo più semplice oltre che aver la possibilità di farlo da remoto. • Costruire il processo in maniera tale da poter essere flessibile ovvero modificabile velocemente in relazione ai cambiamenti associativi in termini di organigramma e procedurali. • Consultazione dello stato di avanzamento delle richieste di acquisto, senza l’utilizzo di mail o telefonate tra gli operatori. • Velocizzare, semplificando, l’iter e le procedure approvative per la direzione.
  • 5. SOLUZIONE Il progetto, ha previsto un’analisi iniziale delle procedure vigenti relative alla Gestione degli acquisti e le relative proposte di ottimizzazione orientate alla digitalizzazione. Lo step progettuale successivo ha riguardato lo studio dell’organigramma associativo in relazione alle casistiche di flusso approvativo e funzionale, per il quale, al fine di rendere il sistema più flessibile possibile, è stata creata una trasposizione ad hoc nel sistema ARXivar. Infine, sulla base delle attività svolte in precedenza, è stata prodotta bozza del processo che sarebbe poi stato reso operativo in via definitiva, a seguito delle migliorie richieste durante la fasi di fine tuning.
  • 6. SOLUZIONE La soluzione, seppur in continua evoluzione, comprende ad oggi le seguenti funzionalità: Creazione Richieste di Acquisto -Generazione per Area Associativa, Tipologia e Funzione Responsabile -Creazione automatica, tramite modello, del documento con successiva autocompilazione delle varie sezioni Registrazione Preventivi Fornitori e scelta del preferito -Possibilità di archiviare i preventivi dei fornitori ingaggiati -Possibilità di registrare i nuovi fornitori qualificati -Definizione del Fornitore scelto Ciclo approvativo e registrazione dati Controllo di Gestione -Verifica del Budget -Registrazione dati gestionali (scorporo su centri di costo) -Generazione automatica di file .csv per import in ERP Ciclo approvativo Ufficio Legale e Ufficio Privacy -Gestione delle verifiche ed eventuali richieste di modifiche contrattuali della fornitura Creazione Ordine Fornitore -Generazione e archiviazione automatica del Documento ordine Fornitore Ciclo approvativo emissione Ordine e Firma per Competenza -Verifica finale del documento Ordine Fornitore e dei suoi allegati -Apposizione automatica della firma sulla base delle deleghe esistenti.
  • 7. BENEFICI Grazie ad ARXivar VIDAS: • Può gestire digitalmente, nella sua interezza, il processo di approvvigionamento di beni e servizi. • Consente alle Funzioni Responsabili ed alla Direzione di approvare con semplicità anche remotamente • Traccia facilmente lo stato di avanzamento del processo, identificando rapidamente eventuali punti critici. • Risulta compliant e aderente in termini operativi con le procedure di Qualità. • Riduce notevolmente lo scambio di mail e telefonate finalizzate all’avanzamento del processo. • Mette in condizione il proprio Ufficio Acquisti di monitorare ogni richiesta e ogni ordine fornitore. • Ottimizza la fase di data entry sul proprio ERP grazie alle informazioni presenti in ARXivar rese disponibili e pronte per l’import. • Limita la possibilità di errori di compilazione o mancanza di dati necessari, grazie ai controlli eseguiti automaticamente dal processo.
  • 8. LA PAROLA AL CLIENTE ARXivar costruisce un processo di workflow autorizzativo a misura, garantendo all’approvatore finale che tutti i passaggi autorizzativi previsti nella procedura acquisti siano stati rispettati. Grazie ad ARXivar, VIDAS ha ottenuto i seguenti vantaggi: • Avere la certezza di un monitoraggio continuo sul processo acquisti; • Avere la certezza che la procedura acquisti sia sempre rispettata; • Avere un database degli ordini/contratti sempre a disposizione; • Procedere più rapidamente con la registrazione ed il pagamento delle fatture di acquisto. Viviana Piuri, Ufficio Acquisti VIDAS