ARXivar per Edilkamin | Dematerializzazione documentale, ricerca e archiviazione sostitutiva

1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO

2. AZIENDA
LA STORIA
Edilkamin è stata fondata nel 1973 e negli anni è diventata leader
del riscaldamento a legna e pellet.
Oggi si differenzia per la capacità di creare tecnologia per il
riscaldamento domestico ecologico ed economico.
La sede centrale si trova a Lainate, vicino Milano, in un edificio di
moderna costruzione che ospita la Direzione Generale, gli Enti
Commerciali, il Marketing, l’Amministrazione, l’Information &
Technology, le Aule per corsi di formazione tecnica e commerciale
e lo Showroom.
Tra gli stabilimenti presenti in Italia e in Europa, quello di
Gabbioneta Binanuova è di grande interesse. Qui si trovano
infatti lo stabilimento produttivo, il laboratorio di Ricerca &
Sviluppo e Octagon Meeting Room, una struttura ottagonale
dedicata all’accoglienza degli ospiti.

3. ESIGENZA
CORE BUSINESS
Il core business è legato al riscaldamento domestico ecologico, tecnologico e di design
sia a legna sia a pellet.
La tecnologia per Edilkamin è sinonimo di sicurezza, efficienza e affidabilità.
I prodotti che realizza non sono curati e in linea con le più moderne necessità.
Nella moderna sala prove numerosi test vengono realizzati su ogni manufatto in modo
continuativo.
L’ESIGENZA
L’azienda aveva bisogno di un sistema documentale completo e affidabile in ottica
paperless

4. SOLUZIONE

5. SOLUZIONE
LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR
La piattaforma ARXIVAR, integrata un Smeup ERP, ha consentito di gestire e inviare in
automatico dei workflow per reperire le informazioni mancanti e necessarie ai fini di una
consultazione e archiviazione elettronica digitale a norma.

6. BENEFICI
Gran parte dei processi prevedono una costante integrazione
tra Smeup ERP e il prodotto di gestione documentale ARXivar.
Partendo dalla gestione dei documenti del ciclo attivo, si vanno
a leggere direttamente i dati presenti nel database. Tramite il
tool di acquisizione «Plugin Manager» si sono create regole per
recuperare le informazioni necessarie alla profilazione e
acquisizione dei documenti attraverso un percorso definito.
Tutto questo unito alla gestione degli allegati tramite una cosa
di acquisizione BarCode.
La gestione dei documenti amministrativi si effettua tramite la
creazione manuale di un profilo e allegando da sistema il
documento necessario (libri, giornali, schede contabili etc etc).
Dopo la creazione del profilo in ARXivar, partono in automatico
dei workflow che, in base alle esigenze della classe
documentale, vanno a reperire le informazioni mancanti
necessarie ai fini della consultazione ed archiviazione.
ARXivar provvede, poi, a gestire e inviare in autonomia i
documenti al servizio di conservazione elettronica digitale a
norma, denominato IX-CE
NEL DETTAGLIO

7. BENEFICI
I BENEFICI CON ARXIVAR
• Automatizzazione e semplificazione dei processi di archiviazione
• Eliminazione/riduzione sensibile di carta
• Ricerca e integrazione veloce e centralizzata tra le varie strutture
Fra gli sviluppi futuri, l’azienda conta di integrare ARXivar con le altre sedi del mondo
per organizzare e condividere le informazioni. Grazie all’interfaccia web, Edilkamin
avrà un ambiente unico completamente integrato, per gestire e consultare tutti i
documenti implementati e futuri.
I BENEFICI

8. PAROLA AL CLIENTE
«L’ottima gestione del sistema informativo interno, la
semplicità di utilizzo di ARXivar e la facile parametrizzazione
dell’interfaccia web hanno consentito ad Edilkamin di snellire
e velocizzare l’operatività quotidiana».
Mauro Bergamasco, IT Manager di Edilamin
Edilkamin