Lombarda Motori S.p.A., punto di ferimento per marchi Audi, Volkswagen, Volkswagen Veicoli Commerciali e Seat, ha manifestato la necessità di gestire il ciclo di approvazione delle fatture di acquisto e la conservazione dei documenti contabili. Scopri il progetto realizzato attraverso ARXivar

1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO

2. AZIENDA
LA STORIA
Lombarda Motori è un punto di riferimento nel territorio per i marchi Audi,
Volkswagen, Volkswagen Veicoli Commerciali e Seat.
Dotato di un carattere forte e intraprendente, il Sig. Zannier, nel 1963, entra a
far parte dell’organizzazione NSU italiana per diventare un concessionario e gli
viene assegnata la zona di Monza.
Nel 1969 la ditta Zannier si trasferisce in una sede più ampia in Via Sacconi
dove, oltre all’attività di assistenza, porta avanti l’attività di vendita delle
automobili.
Contemporaneamente si presenta la possibilità di ampliare l’offerta con la
concessione per i prodotti Audi, fino ad ottenere nel 1972 la concessione per i
prodotti Volkswagen.
Nel 1979 la ditta individuale viene messa in liquidazione volontaria e cede il
passo ad una società di capitali di proprietà della famiglia Zannier, che ne
continua l’attività con la denominazione di “Lombarda Motori S.r.l.”.
Nel tempo la realtà lombarda diventa anche concessionario ufficiale SEAT e la
nascita di Lombarda Motori 2 favorisce l’apertura di una sede esclusiva del
marchio AUDI a Monza.
Nel 2020 entra, infine, ufficialmente nella famiglia di Lombarda Motori anche
il marchio Cupra.

3. AZIENDA
260 collaboratori
Più di 12.000 vetture vendute nell’ultimo esercizio
Più di 269 milioni di euro fatturati nell’ultimo esercizio
8 sedi dislocate sul territorio

4. ESIGENZA
APPROVAZIONE DELLE FATTURE DI ACQUISTO
Lombarda Motori aveva la necessità di automatizzare il ciclo di approvazione
delle fatture di acquisto, evitando il passaggio manuale di documenti tra i
diversi attori del procedimento, e velocizzando le operazioni di approvazione
o rifiuto tramite appositi task (attività notificate all’utente).
CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI CONTABILI
La grande mole di documenti, ha portato Lombarda Motori a valutare un tipo
di soluzione che potesse ridurre lo spreco di carta, ottimizzare il tempo speso
per la gestione dei documenti e facilitare l’accesso ai contenuti degli stessi
anche ai non addetti ai lavori.
CONSERVAZIONE DELLE FATTURE IN NOME E PER CONTO
Le fatture in nome e per conto (NPC), essendo già transitate attraverso il
Sistema Di Interscambio (SDI), devono essere conservate secondo normativa.
Inoltre, per dare validità al documento, è opportuno allegare alle stesse anche
la rispettiva notifica dello SDI.

5. SOLUZIONE

6. SOLUZIONE
LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR
Approvazione delle fatture di acquisto:
Le fatture di acquisto, nel formato originale XML, vengono automaticamente recuperate dal relativo portale
e arricchite con un PDF di più facile consultazione rispetto al formato standard. Prima di essere archiviate in
Arxivar, assieme ai rispettivi allegati, viene popolato il campo note con una serie di informazioni
fondamentali per la gestione del documento stesso.
Successivamente alla ricezione della fattura, il sistema innesca in automatico il processo di approvazione. La
figura designata come “approvatore” riceve la notifica dell’attività a lui assegnata, dove ha la possibilità di
decidere se approvare o rifiutare il documento. È previsto inoltre, anche un processo che per alcuni fornitori
provvede a gestire l’iter di approvazione in modo automatico, senza richiedere l’intervento di nessun
utente.
Vuol dire che per i fornitori identificati come sicuri, una volta ricevuta la fattura di acquisto, questa viene
approvata in automatico senza l’intervento dell’operatore.
Naturalmente la scelta degli “approvatori” è flessibile ed è possibile indicare più di una figura, in grado di
indirizzare i flussi a seconda dell’area di competenza ed intervenire sulla fattura stessa, inserendo commenti
e allegando altri documenti.

7. SOLUZIONE
LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR
Conservazione dei documenti contabili:
Una volta archiviato il documento, l’utente provvede ad applicare la firma digitale e apporre una marcatura
temporale. Successivamente, può richiedere l’innesco del workflow che provvede in modo automatico ad
inviare il documento in conservazione sul portale IX-CE. L’utente, per l’apposizione della firma, della marca e
per l’avvio del processo può agire massivamente su più documenti.
Conservazione delle fatture in nome e per conto:
Una volta ricevuta archiviata la fattura NPC, l’utente appone la firma digitale sui documenti ed innesca il
processo automatico di conservazione. Il workflow provvede ad allegare alla fattura la rispettiva notifica e
ad inviare in conservazione sul portale IX-CE i documenti processati.

8. BENEFICI
Grazie al workflow automatico di approvazione delle fatture di acquisto è possibile velocizzare l’intero
processo eliminando i tempi di passaggio della documentazione da un attore all’altro.
Questo risultato si ottiene soprattutto attraverso la dematerializzazione completa del ciclo di
approvazione delle fatture di acquisto avendo un maggior controllo di tutto il processo, grazie ad azioni
che si attivano ogniqualvolta è richiesta un’interazione da parte di una delle figure coinvolte. In questo
modo è possibile individuare, in ogni momento, lo stato di avanzamento di ogni singola fattura
all’interno del workflow e da quale attore si sta attendendo un’azione.
L’implementazione dei workflow e la completa dematerializzazione dei processi di conservazione dei
documenti contabili e delle fatture in nome e per conto, rispetto alla gestione cartacea, limita
l’intervento dell’utente alla sola apposizione della firma digitale e della marcatura temporale, portando
ad un considerevole risparmio di tempo e quindi denaro.
I BENEFICI

9. PAROLA AL CLIENTE
«Grazie ad ARXivar è stato possibile automatizzare e standardizzare la gestione dei
processi documentali critici come le fatture d’acquisto, e la conservazione dei documenti
contabili in genere.
Abbiamo eliminato i tempi di passaggio della documentazione da un attore all’altro,
velocizzando i processi e dematerializzando completamente la loro gestione.
L’esperienza di Adawen e la versatilità del software ha poi permesso la verticalizzazione
della piattaforma sulla nostra realtà.
Abbiamo avuto modo di vedere il potenziale di ARXivar in alcuni processi aziendali, gli
step successivi saranno ampliare il suo utilizzo ad altre aree aziendali».
Giorgio Barlassina
Responsabile amministrativo Lombarda Motori S.p.A.