Fast Solutions è la centrale servizi di WPP, primo gruppo pubblicitario al mondo. Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di documenti amministrativi (fatture attive,fatture passive,giornale bollato e bollato iva); Organizzare al meglio le attività della Centrale Servizi FAST Solutions e delle varie Legal Entity del Network al fine di migliorare l’efficienza complessiva del servizio

1. Un nostra storia di successo

2. L’ Azienda
Fast Solutions è la centrale servizi per il gruppo
WPP primo gruppo pubblicitario al mondo che opera
nel mercato della Comunicazione attraverso
un’organizzazione complessa che comprende un
network di circa 70 Legal Entity dislocate sul
territorio.
Coinvolte nel progetto sono inizialmente circa 30
società nell’ambito advertising.

3. I numeri di WPP
3000 uffici dislocati in 111 paesi del mondo
190.000 dipendenti e collaboratori
70 Legal Entity dislocate sul territorio

4. Struttura organizzativa
Centrale Servizi
per il Gruppo
Circa 50 dipendenti
di cui più di 20 utenti
che gestiscono il
caricamento delle
fatture passive con
timbro digitale
Circa 2300
dipendenti del
Gruppo
Employer
BrandingDesign
Production
Digital
Creative
Agencies
Media
Agencies
Public
Relation

5. L’ Esigenza
Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di
documenti amministrativi (fatture attive, fatture passive, giornale bollato e
bollato iva)
Gestire tutti i processi nel rispetto delle specificità organizzativa delle singole
Legal Entity.
Governare la comunicazione tra la Centrale Servizi e le varie Agenzie del
Gruppo.
Rispondere ai vincoli comportamentali organizzativi e di flussi, verso gli
Internazionali, per tutti gli aspetti di internal ed esternal Audit.
Organizzare al meglio le attività della Centrale Servizi FAST Solutions e delle
varie Legal Entity del Network al fine di migliorare l’efficienza complessiva del
servizio.

6. L’ Esigenza
Volume di documenti in conservazione elettronica dal 2015
24.000 Fatture Passive
16.000 Fatture Attive
•Bollati Iva
•Giornali Bollati
•Libri Cespiti
•Libri Inventari
Nella conservazione del mondo attivo è inclusa anche la conservazione
elettronica dei documenti della Pubblica Amministrazione

7. La soluzione

8. Il progetto
Archiviazione ottica del Ciclo Passivo con la tecnica del riconoscimento OCR e
applicazione del timbro digitale (Protocollo Iva), sia lato ABC che lato SAP
Archiviazione ottica manuale dei contratti Fornitori Agenzia e Fornitori Procurement
Fatturazione alla Pubblica Amministrazione
Conservazione elettronica delle fatture attive e passive, dei bollati Iva e dei giornali
bollati
Work Flow di canalizzazione delle fatture passive nella classe documentale di
competenza e approvazione delle stesse da parte del CFO
Gestione archivio clienti: archiviazione ottica della documentazione a supporto
della fatturazione clienti
Report statistici

9. Ciclo attivo
ABC
SAP
Le Fatture Attive in formato pdf vengono inviate ad ARXivar complete del loro
profilo documentale e si canalizzano automaticamente nelle rispettive classi
documentali:
NO-Core
Produzione
Media
Generiche
SAP
ABC

10. Fatturazione PA
 Il documento fattura viene trasmesso nel
sistema contabile ed inviato al modulo
IX di ARXivar già in formato XML
 La fattura viene trasmessa al sistema di
interscambio
 Il Sdi effettua i controlli formali
 La Fattura PA viene inoltrata all’ente
destinatario
 L’ufficio destinatario comunica l’esito
 Il Sdi invia la ricevuta di notifica esito
Il modulo IX di ARXivar si
pone come intermediazione
per la gestione dei flussi da e
verso lo Sdi
Firma digitale della fattura
Trasmissione della fattura
e ricezione delle notifiche
dal SDI
Conservazione Elettronica
delle fatture

11. Ciclo passivo con OCR e Timbro digitale
↓ Ricezione fattura (email 80%, scansione fatture cartacee 20%)
↓ Acquisizione automatica dei dati in fattura attraverso il riconoscimento
OCR con Recogniform
↓ Generazione profilo generico in ARXivar
↓ Processo di workflow “VIGILE” e assegnazione della classe documentale
definitiva (Media, Produzione e NO-Core)
↓ Caricamento fattura nel sistema contabile e aggiornamento profilo
documento
↓ Applicazione a video del timbro digitale (protocollo Iva)
↓ Aggiornamento immagine documento in Arxivar

12. Workflow approvazione fatture
Il processo di acquisizione
automatica dei dati in
fattura attraverso il
riconoscimento OCR
genera in ARXivar un
profilo generico, associato
all’immagine della fattura, in
classe documentale
provvisoria
La fattura è pronta per
essere caricata nel sistema
contabile con protocollo
Iva digitale
• Assegnazione fattura fornitore
• Approvazione fattura
• Assegnazione Classe documentale definitiva

13. Conservazione elettronica
↓ Archiviazione ottica dei documenti in formato pdf (o formato
xml per le fatture PA), completi del proprio profilo
documento
↓ Firma digitale dei documenti
↓ Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della
marcatura temporale (ove previsto dalla legge)
↓ Generazione di un pacchetto di versamento
↓ Trasformazione del pacchetto di versamento in pacchetto di
archiviazione e apposizione della firma digitale
↓ Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della
marcatura temporale
↓ Memorizzazione del pacchetto sulla cartella del server
adibita a repository
Fatture PA
Fatture Passive
Fatture Attive
Giornale Bollato
Libro Inventario
Bollato Iva
Libro Cespiti

14. Reportistica
Richiesta: statistiche documenti per la rifatturazione dei costi alle Agenzie del Gruppo
Soluzione adottata: attraverso lo strumento Arxivar-Report sono stati configurati appositi
moduli di estrazione e stampa dei dati statistici per classe documentale

15. Archivio clienti
Richiesta: acquisizione dei documenti a supporto della fatturazione (preventivi, job, mail di
conferma, ecc…) e recupero del pregresso
Soluzione adottata: la documentazione cliente è acquisita dopo la fatturazione,
alimentando una specifica classe documentale con il supporto della rilevazione OCR.
↓ Scansione del plico "fattura + allegati" e salvataggio in una cartella
specifica per AOO
↓ Riconoscimento OCR dei dati della fattura (numero e data
documento) necessari per il collegamento alla fattura già archiviata
in Arxivar
↓ Segnalazione all'utente incaricato di eventuali errori di mancato
riconoscimento dei dati
↓ Salvataggio del plico acquisito su un’apposita classe documentale
(l'intero pacchetto, senza distinzione di tipologia documento)
↓ Creazione automatica di una relazione con la fattura

16. I Benefici
 Riduzione degli errori
 Miglioramento delle procedure lavorative
 Riduzione dei costi di archiviazione delle
fatture
 Semplificazione del processo di gestione
documentale
 Conservazione digitale a norma
 Centralizzazione informazioni in un unico
sistema