Questo progetto di Adawen è stato realizzato per digitalizzare i documenti e i processi aziendali di International Garage. La soluzione ha permesso al cliente di ridurre drasticamente l'impiego di materiale cartaceo, efficientando il lavoro e riducendo l'impatto ecologico.

1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO
International Garage Snc

2. AZIENDA
Fondata nel nuovo millennio, International Garage
Snc diventa negli anni una solida realtà nel
panorama automobilistico dell’ Alto Garda, in
qualità di service partner Volkswagen.
Forte dell’esperienza del socio fondatore Enzo
Cristofari, unita ad un team dinamico ed
intraprendente, l’azienda raggiunge lodevoli
obiettivi. Nel 2022, infatti, sale sul podio della
classifica delle migliori officine Volkswagen in Italia
a livello di soddisfazione del cliente.
Nel 2021 diventa carrozzeria ufficiale Volkswagen, e
nel 2023, vince il bando della Camera di Commercio
di Trento per la digitalizzazione dei processi
lavorativi, proiettandosi cosi direttamente verso il
futuro.
International Garage Snc

3. AZIENDA
L’obiettivo principale per International Garage è
sempre la soddisfazione del cliente, migliorando
progressivamente le procedure di accettazione e
assistenza.
International Garage Snc
7 collaboratori
Più di 2.500 passaggi nell’ultimo esercizio
Più di 1 milione di euro di fatturato
nell’ultimo esercizio

4. ESIGENZA
DIGITALIZZAZIONE AZIENDALE
L’esigenza principale del cliente era quella di passare da una gestione tradizionale dei
documenti ad una gestione digitalizzata e automatizzata.
Questo transazione aveva lo scopo di eliminare il più possibile l’utilizzo di carta e la
creazione di copie ridondanti dello stesso documento e razionalizzare e gestire i propri
processi aziendali in modo automatico, controllato e efficace.

5. SOLUZIONE

6. SOLUZIONE
Dopo un’attenta analisi dei processi aziendali ed un confronto diretto con il responsabile
amministrativo Andrea Maino, è stata implementata la soluzione ARXivar NEXT declinata
nella nostra verticalizzazione ADA.DPM Small Business Edition, con funzionalità specifiche
in linea con le esigenze del cliente.
L’introduzione di questa nuova piattaforma ha permesso, oltre alle classiche procedure di
gestione, archiviazione e conservazione di documenti digitali (funzioni core di un software
di gestione documentale), un efficientamento e razionalizzazione dei processi e flussi di
lavoro con un aumento significativo della produttività aziendale e una progressiva
eliminazione dei documenti cartacei.
Implementando questo tipo di soluzione, non solo il cliente ora può gestire tutti i processi
e i documenti aziendali, ma è in grado di organizzare e integrare perfettamente tutte le
attività di business quotidiane.
COS’È STATO REALIZZATO

7. SOLUZIONE
FUNZIONALITÀ CHIAVE
Scansioni barcode:
Permette di scansionare la copia firmata degli ordini di lavoro emessi ai clienti
collegandola automaticamente alla sua versione sul software
Ricerca e indicizzazione dei documenti:
Oltre alla ricerca basata su metadati, si può estendere la ricerca al contenuto
completo del documento, permettendo ricerche full-text da qualsiasi
schermata.
Integrità e riservatezza:
Livelli di accesso ai dati personalizzati garantiscono la riservatezza e l'integrità
delle informazioni.
Piattaforma multi-device:
Accessibile da dispositivi desktop, tablet e mobile, infatti, le funzionalità sono
disponibili sia sul portale web sia su app Android e iOS.

8. SOLUZIONE
GESTIONE FATTURE ELETTRONICA ACQUISTO-VENDITA
Il workflow per la gestione delle fatture elettroniche (FE) di acquisto e vendita è stato
ideato per trattare le informazioni parziali o incomplete presenti in questi documenti.
Questo processo interviene quando tali fatture sono già nel sistema aziendale e si occupa
di:
• Invio autonomo delle fatture di vendita: le fatture di vendita vengono inviate al
portale IX-FE. Quest’ultimo si occupa poi di trasmetterle al Sistema di Interscambio e
di restituire l’esito della consegna.
• Completamento delle fatture di acquisto: se una fattura di acquisto ha dati mancanti,
il workflow permette di aggiungere informazioni come il “Sistema”, la “Causale”, il
“Mittente” e di estrarre eventuali allegati.
• Conversione in formato PDF: dopo aver arricchito le fatture con le informazioni
necessarie, queste vengono convertite in formato PDF. Ciò rende le fatture più
accessibili e facilmente consultabili dagli utenti.

9. SOLUZIONE
GESTIONE AUTOMATICA INVIO DOCUMENTI
Il workflow è stato creato per rendere più efficiente l’invio dei documenti prodotti dal
reparto officina del gestionale aziendale, mirando a ridurre i tempi e i costi legati alla
gestione e stampa di tali documenti.
Documento “Soddisfazione cliente”: È un documento fondamentale che deve essere
sempre allegato alle email, rappresentando la conclusione dell’intervento di officina.
Documento “Check-list ELSA”: Se disponibile, questo documento attesta le operazioni
effettuate sul veicolo.
Documento “Deposito pneumatici”: Se disponibile, dettaglia le informazioni riguardanti lo
stoccaggio, le specifiche e le condizioni d’uso del pneumatico.
La fattura viene inoltre inviata direttamente al cliente da parte del software documentale.

10. SOLUZIONE
APPROVAZIONE FATTURE DI ACQUISTO
La procedura interna per l’approvazione delle fatture d’acquisto è stata ideata per
monitorare e gestire gli acquisti dei vari reparti aziendali, facilitando la gestione dei budget
e la corretta attribuzione ai centri di costo.
Attivazione: dopo aver ricevuto una fattura d’acquisto (scansionata o dal portale IX-FE),
l’utente attiva manualmente il processo che invia un compito all’amministrazione per
assegnare un verificatore.
Ruolo del Verificatore: che può approvare, rifiutare o rispedire al mittente a seconda dei
casi.
Ruolo dell’Approvatore: che può approvare o rifiutare il pagamento o richiedere
un’ulteriore verifica.
Compito dell’Amministrazione: basandosi sulle decisioni di verificatori e approvatori,
procede alla gestione della fattura.
Registrazione e Conclusione: la fattura viene arricchita con i dati dell’ERP aziendale e la
procedura termina quando sia l’approvazione che la registrazione sono complete.

11. SOLUZIONE
INVIO DOCUMENTI VIA E-MAIL
L’azienda ha deciso di ridurre il proprio impatto ambientale e i costi legati
alla stampa, optando per l’archiviazione digitale di tutti i documenti prodotti
dal DMS/ERP.
Questa scelta ha portato allo sviluppo di una procedura condivisa tra i
collaboratori per facilitare l’invio dei documenti archiviati digitalmente,
promuovendo l’uso digitale al posto della stampa.
Quando necessario, un collaboratore può attivare manualmente il processo
per emettere un documento. Esso verrà inviato all’indirizzo email associato al
documento o, se necessario, a un altro indirizzo specificato durante il
processo. L’email avrà un corpo e un oggetto standard, richiedendo all’utente
di inserire solo il destinatario.

12. SOLUZIONE
CONSERVAZIONE ELETTRONICA
Dopo aver analizzato i costi associati alle marche da bollo, consumabili e archiviazione
fisica, l’azienda ha deciso di implementare una procedura per la conservazione
elettronica dei documenti contabili.
1. Documenti da conservare: comprende documenti contabili come il Libro Giornale,
vari Registri IVA, LUL, fatture emesse e ricevute in forma cartacea.
2. Archiviazione: l’utente recupera i documenti in formato elettronico e, seguendo
una procedura predefinita, li archivia nel sistema.
3. Invio e Conservazione: i documenti vengono automaticamente inviati al portale IX-
CE in pacchetti specifici, dove verranno controllati e conservati secondo le
normative vigenti.
4. Firma Digitale: i documenti conservati verranno automaticamente firmati dal
sistema.

13. BENEFICI
Abbiamo apportato delle significative modifiche al sistema di gestione della fatturazione e
dell’archiviazione del cliente. Questi cambiamenti sono stati possibili grazie alle seguenti
innovazioni:
• Eliminazione del cartaceo: è stato fatto un passo avanti verso un ambiente più
sostenibile ed efficiente eliminando completamente la necessità di documenti cartacei,
la relativa archiviazione e tutti i materiali di consumo relativi ai processi di stampa.
Questo non solo accelera il processo, ma riduce anche l’impatto ecologico.
• Automatismi personalizzati: è stato introdotto degli automatismi specificamente
progettati per le nostre esigenze. Uno dei più rilevanti è l’invio automatico delle fatture
ai clienti tramite email. Questo assicura che le fatture vengano consegnate
tempestivamente, riducendo gli errori e semplificando la gestione per il nostro team.
Con queste modifiche, il service partner mira a offrire un servizio più rapido e senza
intoppi, garantendo allo stesso tempo un impegno verso pratiche più ecologiche e
sostenibili.

14. LA PAROLA AL CLIENTE
«Essere il primo Service Partner
Volkswagen in Trentino Alto Adige ad
implementare ARXivar NEXT è un
grande motivo di orgoglio.
E’ un programma molto intuitivo che ci
ha permesso di digitalizzare
notevolmente l’azienda, tramite
l’archiviazione digitale, l’invio tramite
email delle fatture, check list e
deposito gomme. La possibilità di
consultare digitalmente ogni
documento (fatture, ordini di lavoro,
DDT), è un notevole risparmio di tempo
per tutti, e va a migliorare di molto i
nostri processi interni e li rende più
rapidi rispetto al passato.»
Andrea Maino -
Responsabile amministrativo di
International Garage Snc