Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Laporan sistem informasi akuntansi pada civitas corporation

3,712 views

Published on

Laporan Sistem Informasi Akuntansi Pada Civitas Corporation

Published in: Economy & Finance
  • Be the first to comment

Laporan sistem informasi akuntansi pada civitas corporation

  1. 1. ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI CIVITAS CORPORATION DISUSUN OLEH: KELOMPOK 4 Anggi Juwita Hermaya (06) Dimas Anggitia Saputra (11) Hilmi Rais (18) Made Indah Prayascita Dewi (22) Rika Siti Jakiatus Solihah (35) Rizki Wahyu Nugroho (37) POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN 2015/2016
  2. 2. i KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan rasa puji syukur kehadirat Tuhan YME, karena atas segala limpahan rahmat, karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas makalah ini tepat pada waktunya. Makalah ini penulis susun untuk memenuhi tugas Sistem Informasi Akuntansi. Tak lupa penulis sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya tugas makalah ini, khususnya kepada Civitas Co. dan teman-teman yang telah meluangkan waktunya demi terselesaikannya tugas makalah ini. Tak ada gading yang tak retak, penulis menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih memiliki banyak kekurangan. Meskipun penulis telah mengerahkan segala kemampuan untuk lebih teliti, namun penulis masih merasakan adanya kekurangan-kekurangan dalam penyusunan tugas makalah ini. Untuk itu, penulis selalu mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi selangkah lebih maju. Semoga makalah ini bermanfaat bagi para pembacanya. Bintaro, 8 Februari 2016 Penulis
  3. 3. ii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR.....................................................................................................i DAFTAR ISI ..................................................................................................................ii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ...................................................................................................1 1.2 Metodologi Penelitian.........................................................................................2 1.3 Landasan Teori...................................................................................................3 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Siklus .................................................................................................................8 2.2 Siklus Pendapatan...............................................................................................8 2.3 Siklus Pengeluaran .............................................................................................11 2.4 Siklus Produksi...................................................................................................16 2.5 Sistem Akuntansi dan Asset Tetap......................................................................21 2.6 Siklus Penggajian ...............................................................................................24 2.7 Sistem Pelaporan dan Buku Besar.......................................................................27 BAB III PENUTUP 3.1 Simpulan............................................................................................................29 3.2 Saran..................................................................................................................29 DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................................31 LAMPIRAN ...................................................................................................................32
  4. 4. 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perusahaan bertujuan untuk mendapatkan laba semaksimal mungkin, menguasai pasar dan mengembangkan usahanya. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan adanya sistem yang baik. Siklus-siklus dan sistem akuntansi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mempengaruhi keberhasilan perusahaan dalam mewujudkan tujuannya dengan baik antara lain siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, sistem akuntansi dan asset tetap, siklus penggajian, dan sistem pelaporan dan buku besar. Menurut Romney dalam bukunya Accounting Information System (2012, h.5), sistem informasi akuntansi yang efektif penting bagi keberhasilan jangka panjang organisasi manapun. Tanpa perangkat untuk mengawasi aktivitas-aktivitas yang terjadi, tidak akan ada cara untuk memutuskan seberapa baik kinerja perusahaan. Informasi yang cepat, akurat dan berdaya guna merupakan sarana bagi pihak manajemen dalam mengelola perusahaan dan sebagai pelaporan bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Agar informasi tersebut dapat bermanfaat, maka perlu dilakukan pencatatan dengan sistematis atas data-data transaksi yang ada serta penerapannya dalam perusahaan sesuai dengan standar yang berlaku yang digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan. Didalam sistem informasi akuntansi tersebut terdapat beberapa sistem dan siklus yang berkaitan satu sama lain yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, sistem akuntansi dan asset tetap, siklus penggajian, dan sistem pelaporan dan buku besar. Siklus pendapatan berkaitan dengan penagihan kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan kepada konsumen. Siklus pengeluaran berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan satu sama lain. Siklus produksi berkaitan dengan pembuatan produk. Sistem akuntansi dan asset tetap berkaitan dengan pengolahan transaksi yang mengubah aktiva tetap. Siklus penggajian berhubungan dengan cara yang efektif dalam pengelolaan SDM. Terakhir adalah sistem sistem pelaporan dan buku besar yang berhubungan dengan penyiapan laporan keuangan dan laporan manjerial lainnya. Dengan melihat berbagai siklus dan sistem yang membentuk sistem inforrmasi akuntansi perusahaan tersebut, maka dapat dipastikan bahwa siklus dan sistem
  5. 5. 2 perusahaan tesebut saling berkaitan dan tidak dapat bekerja sendiri tanpa melibatkan sistem dan siklus lainnya. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana siklus-siklus dan sistem akuntansi pada perusahaan Civitas Corporation. Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui dan menganalisis bagaimana siklus-siklus dan sistem akuntansi dari data yang didapatkan dari perusahaan Civitas Corporation. 1.2 Metodologi Penelitian Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif, agar dapat mendeskripsikan dan menganalisis secara jelas dan rinci siklus-siklus dan sistem akuntansi dari data yang didapatkan dari perusahaan Civitas Corporation. Subjek dalam penelitian ini adalah, Civitas Co. yang berlokasi di jalan Kalimongso, lingkungan kampus STAN. Perusahaan ini adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang fotokopi, percetakan serta penjualan merchandise. Objek penelitiannya adalah siklus-siklus dan sistem akuntansi perusahaan yang diperoleh dari wawancara, catatan, dan dokumen-dokumen yang ada. Pemilihan informan dilakukan dengan mencari sumber dari pihak-pihak terkait. Informan yang tepat, diharapkan dapat memberikan informasi yang dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan dalam penelitian. Informan kunci dalam penelitian ini adalah Janu yaitu pegawai pada Civitas Co. Dalam penelitian ini menggunakan jenis data primer dan sekunder. Data primer didapatkan dari hasil wawancara, observasi, dan dokumentasi dari perusahaan. Data primer yang dikumpulkan merupakan jawaban dari karyawan atau staff perusahaan. Sedangkan data sekunder, peneliti peroleh dari data-data berupa catatan maupun dokumen-dokumen dari perusahaan berupa faktur-faktur pembelian dari supplier, serta laporan keuangan yang berkaitan dengan pengeluaran kas untuk pembelian barang. Data ini diperoleh secara langsung dari Civitas Co. dengan teknik-teknik sebagai berikut: 1. Wawancara Mengumpulkan data dengan cara berkomunikasi langsung dengan pegawai, Janu di tempatnya. Melakukan tanya jawab seputar siklus-siklus dan sistem akuntansi perusahaan. 2. Observasi
  6. 6. 3 Memperoleh informasi dengan menyaksikan langsung kegiatan siklus-siklus dan sistem akuntansi pada Civitas Co. seperti proses produksi barang hingga proses transaksi pembelian dari konsumen. 3. Dokumentasi Dengan menggunakan catatan tertulis seperti membuat daftar pertanyaan untuk wawancara. Mempelajari profil perusahaan seperti sejarah, struktur organisasi serta dokumen perusahaan. 4. Literatur Mengumpulkan data dengan membaca dan mempelajari literatur-literatur yang berkaitan dengan siklus-siklus dan sistem akuntansi sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam menganalisis penelitian yang dilakukan. 1.3 Landasan Teori Siklus adalah rangkaian dua komponen atau lebih yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem informasi adalah cara teratur untuk mengumpulkan, memproses, mengelola dan melaporkan informasi agar organisasi dapat mencapai tujuan dan sasarannya. Sistem informasi akuntansi adalah sumber daya manusia dan model dalam organisasi, yang bertanggung jawab terhadap persiapan informasi keuangan dan informasi tersebut diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan (Romney & Steinbert, 2012). Sistem akuntansi memiliki 5 siklus sub sistem, yaitu: 1. Siklus pendapatan (revenue cycle) 2. Siklus pengeluaran (expenditure cycle) 3. Siklus produksi (production cycle) 4. Sistem akuntansi dan asset tetap (accounting systems and ) 5. Siklus penggajian (payroll cycle) 6. Sistem pelaporan dan buku besar (reporting systems and general ledger) Kelima siklus diatas memberikan data transaksi pada buku besar dan pelaporan untuk pencatatan dan komunikasi yang berhubungan dan penyiapan laporan keuangan dan laporan manjerial lainnya (Romney & Steinbert, 2012). 1. Siklus Pendapatan
  7. 7. 4 Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut (Romney & Steinbert, 2012). Pada siklus pendapatan, terdapat 4 aktifitas dasar bisnis yaitu: a. Memasukkan pesanan penjualan (sales order entry) Siklus pendapatan dimulai dari penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departemen bagian pesanan penjualan, melakukan proses memasukkan pesanan penjualan. Dokumen yang dibuat dalam proses memasukkan pesanan penjualan (sales order). b. Mengirim pesanan (shipping) Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang dinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap: mengambil dan mengepak pesanan, dan mengiri pesanan tersebut beserta dokumen pengiriman (surat jalan). Departemen bagian perdagangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini. c. Penagihan dan piutang usaha (billing and accounts receivable) Aktivitas dasar ketiga dalam siklus akuntansi pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihar data piutang usaha. Dokumen yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (sales invoice). d. Menerima pembayaran / kas (cash collection) Langkah terakhir dari siklus pendapatan adalah menerima pembayaran. Yang melakukan aktivitas ini adalah kasir. 2. Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa (Romney & Steinbert, 2012). Tujuan siklus pengeluaran memastikan bahwa semua barang atau jasa dipesan sesuai kebutuhan. Menerima semua barang yg dipesan dan memastikan barang tersebut dalam kondisi baik. Mengamankan barang hingga diperlukan. Memastikan bahwa faktur berkaitan dengan barang atau jasa sah dan benar. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dan pengeluaran kas dengan cepat dan akurat. Memposting kewajiban dan pengeluaran kas pada rekening supplier yg tepat pada
  8. 8. 5 buku besar dan buku pembantu hutang. Memastikan bahwa semua pengeluaran kas sesuai dengan pengeluaran yg telah diotorisasi. Pada siklus pengeluaran, terdapat 3 aktivitas dasar bisnis yaitu: a. Memesan barang, persediaan, dan jasa b. Menerima dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa c. Membayar untuk barang, persediaan, dan jasa 3. Siklus Produksi Siklus produksi (production cycle) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk. Tujuan dari siklus produksi adalah mengotorisasi semua produksi dan perolehan aktiva tetap dengan baik, menjaga persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap, mencatat siklus produksi yang valid dan sah, mencatat siklus produksi secara akurat dan melakukan setiap aktivitas siklus produksi secara efisien dan efektif (Romney dan Steinbart, 2012). a. Desain Produk b. Perencanaan dan penjadwalan c. Operasi Produksi d. Akuntansi Biaya 4. Sistem Akuntansi Aset Tetap Aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau yang harus dibangun terlebih dahulu, yang digunakan dalam operasi entitas pemerintah, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal entitas pemerintahan, dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun. Aktiva memiliki wujud, sehingga sering kali aktiva tetap disebut dengan aktiva tetap berwujud (tangible fixed assets). Sistem akuntansi aktiva tetap adalah sistem akuntansi yang mengolah transaksi yang mengubah aktiva tetap yang melibatkan bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama lain untuk menghasilkan informasi akuntansi yang dibutuhkan berbagai tingkat manajemen pada perusahaan. Prosedur aktiva tetap bertujuan untuk:
  9. 9. 6 a. Memberikan prosedur yang baku atas aktivitas yang berkaitan dengan perolehan informasi mengenai aktiva tetap mulai dari pengakuan sampai pada proses pelepasannya. b. Memberikan informasi mengenai aktiva tetap yang diperoleh dengan cara membeli, membangun sendiri, BOT, atau didapat dari donasi/hibah/sumbangan. c. Menghasilkan catatan mengenai aktiva tetap yang andal dan dapat dipercaya. d. Memperhitungkan alokasi biaya untuk penyusutan aktiva tetap, umur ekonomis, dan metode penyusutan yang digunakan. 5. Siklus Penggajian Siklus penggajian (payroll cycle) adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional pemesanan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai (Romney & Steinbert, 2012). Pada siklus penggajian, terdapat 7 aktivitas dasar bisnis, yaitu: a. Perbaharui file induk penggajian. Untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian: memperkerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji. b. Perbaharui tarif dan pemotongan pajak. File yang terlihat dalam proses perbaharui tarif dan pemotongan pajak adalah file tarif. c. Validasi data waktu dan kehadiran. Data waktu dan kehadiran didapat dari file absensi. d. Mempersiapkan penggajian. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. e. Membayar gaji pegawai f. Hitung kompensasi dan pajak yang dibayar perusahaan. Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung. g. Keluarkan pajak penghasilan dan potongan lain-lain. 6. Sistem Pelaporan dan Buku Besar Sistem buku besar dan pelaporan terdiri atas kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pemutakhiran (updating) rekening-rekening buku besar dan pembuatan laporan yang merupakan ikhtisar hasil operasi perusahaan. Siklus ini
  10. 10. 7 berinteraksi dengan siklus lain dan berbagai pihak, baik eksternal maupun internal. Siklus ini menerima berbagai informasi dari sumber lain: o Informasi mengenai transaksi regular (siklus pendapatan, pengeluaran, sistem produksi, akuntansi biaya, dan sistem persediaan). o Bagian keuangan yaitu transaksi pendanaan dan investasi o Departemen anggaran (berupa data anggaran) o Kepala departemen keuangan (berupa transaksi penyesuaian) Tujuan sistem buku besar: a. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat b. Untuk memposting pada rekening yang tepat c. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit d. Mengakomodai kebutuhan pembuatan jurnal penyesuian e. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat
  11. 11. 8 BAB II PEMBAHASAN II.1 Siklus Secara garis besar, terdapat 6 siklus akuntansi yang digunakan dalam perusahaan Civitas Co. Siklus-siklus tersebut terdiri dari siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, sistem akuntansi asset tetap, siklus penggajian, dan siklus pelaporan & buku besar. Masing-masing siklus akan menggambarkan bagaimana proses kegiatan yang dilakukan perusahaan. Siklus-siklus ini berfungsi sebagai pengontrol dan pengendalian kinerja perusahaan, menggambarkan secara garis besar tentang kegiatan usaha, serta perspektif masa depan pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. II.2 Siklus Pendapatan Siklus pendapatan adalah rangkaian aktvitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menagih/menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan-penjualan tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat ditempat yang tepat untuk harga yang sesuai. Siklus pendapatan merupakan prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas. Siklus Pendapatan terdiri dari beberapa sub-siklus, yaitu :  Sales order entry  Shipping  Billing  Cash Collection Arus kas pendapatan Civitas berasal dari usaha perfotokopian, penjualan berbagai alat tulis kantor, buku USM STAN, serta merchandise seperti pin, kaos, gantungan kunci, sticker, dan bordir. Aktivitas penjualan dilakukan secara kas dan juga kredit. Penyelesaian pesanan berdasarkan pesanan yang pertama kali masuk maka pertama kali dikerjakan. Selain itu, terdapat mekanisme pemberian diskon jika pemesanan dalam jumlah banyak sebesar 10% dari nilai nominal atas pesanan yang melebihi Rp1000.000,00. Civitas tidak memberikan retur jika kerjasama dalam jumlah banyak. Misalnya, kerjasama dengan Himas menghasilkan buku suplemen UAS maka ketika buku contoh diberikan kepada Civitas dan ternyata terdapat kesalahan dalam isinya maka itu diluar tanggung jawab Civitas.
  12. 12. 9 Alur siklus pendapatan ini terdiri atas : 1. Menerima Entri Pesanan Civitas menerima entri pesanan fotokopi dari pelanggan yang mayoritas mahasiswa PKN STAN yang kemudian dicatat dalam sebuah nota yang dikhususkan untuk setiap pesanan. Untuk setiap pesanan maka akan dibuatkan nota yang berisi ringkasan nama pelanggan, nomor handphone, dan rincian pesanan. 2. Pengiriman Pesanan Setelah pesanan fotokopian pelanggan selesai dikerjakan, maka Civitas akan menunggu sampai pelanggan tersebut datang, mengambil pesanannya, dan menyelesaikan pembayaran. Namun, jika pesanan tersebut tidak diambil lebih dari tiga hari maka Civitas akan menghubungi pelanggan tersebut untuk mengingatkan pesanannya, dan jika pelanggan tersebut tidak bisa dihubungi maka Civitas mengambil keputusan untuk menjual barang tersebut kepada pelanggan lainnya. 3. Penagihan Civitas menagih piutangnya kepada pelanggan secara kas ataupun secara kredit dengan menangguhkan pembayaran hingga pesanan selesai dikerjakan. 4. Penerimaan Kas Pelanggan Civitas dapat memesan dengan sistem pembayaran cash dan pre-order. Jika dengan sistem pre-order, maka ada kerjasama antara Civitas dengan berbagai elkam seperti Himas, IMP, dan sebagainya. Dengan sistem ini, maka pelanggan memesan terlebih dahulu berapa jumlah produk yang diinginkan, kapan pesanan akan diambil, dan menentukan harga kesepakatan. Kemudian pesanan akan dikerjakan sesuai kesepakatan, dan pembayaran kas dilakukan setelah pesanan diselesaikan dan diterima oleh pelanggan. Sistem pencatatan penjualan dilakukan oleh Civitas sendiri dan oleh elkam. Dulu sebelum merger dengan Civitas maka dilakukan penjurnalan setiap hari dengan basis akrual dan setelah merger dengan Civitas maka sistem pencatatan diberikan kepada pihak lain dengan basis kas semi akrual. Proses/aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan.
  13. 13. 10 Masalah-masalah pengendalian umum a. Kehilangan data a. Prosedur cadangan dan backup entri data; pengendalian akses (secara fisik dan logis) b. Kinerja yang buruk b. Persiapan dan tinjauan laporan kinerja. Entri pesanan penjualan a. Kesalahan dalam pencatatan pesanan pelanggan yang tidak lengkap dan tidak akurat a. Pemeriksaan edit entri data b. Kehilangan pelanggan c. Sistem penyelesaian pesanan secara FIFO. Pesanan pertama masuk maka pertama kali dikerjakan b. Legitimasi Pesanan a. Perincian data pelanggan dan nomor kontak dalam nota c. Habisnya persediaan Sistem pengendalian persediaan. Pengiriman Kesalahan penyerahan : jenis pesanan dan jumlah pesanan Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan Penagihan Piutang Usaha Kegagalan untuk menagih pelanggan. Pengendalian entri pesanan dengan menyertakan rincian pelanggan Kesalahan dalam penagihan Pengendalian edit entri data daftar harga Kesalahan memasukkan data dalam memperbaharui piutang Rekonsilisasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar: laporan bulanan ke pelanggan Penagihan kas 10. Pencurian kas Pemisahan tugas antara pengedit entri data pesanan, penerima kas, dan pencatatan kas Rekonsiliasi buku pembantu piutang di buku besar umum
  14. 14. 11 Gambar Siklus Pendapatan Civitas : II.3 Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai barang dan jasa yang dibutuhkan guna menghasilkan produk jadi dan menerima kas penjualan. Siklus Pengeluaran terdiri dari beberapa sub-siklus, yaitu : ● Pemesanan bahan baku, perlengkapan, dan jasa ● Penerimaan barang dan jasa dari pemasok (logistic inbound) ● Memproses faktur (meninjau dan menyetujui faktur dari pemasok) ● Pengeluaran kas (melakukan pembayaran kepada pemasok)
  15. 15. 12 Untuk menghasilkan barang jadi, dalam hal ini berupa pesanan fotokopian maka Civitas melakukan berbagai pengeluaran terkait pembelian bahan baku dan perlengkapan lainnya. Sistem pengerjaan pesanan yang diterapkan Civitas berdasarkan Just In Time yaitu disaat diterimanya pesanan produk maka disaat itu juga segala material yang dibutuhkan dipesan kepada vendor/supplier. Pengeluaran lainnya yang dilakukan Civitas yaitu pembelian sparepart mesin, pembayaran gaji karyawan, pembayaran uang sewa bangunan, serta biaya-biaya overhead lainnya. Berikut ini merupakan alur siklus pengeluaran yang dilakukan Civitas : 1. Pemesanan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa Civitas menerapkan sistem Just In Time, oleh karena itu pemesanan bahan baku kepada pemasok dilakukan saat diterimanya pesanan produk dari pelanggan. Oleh karena itu, Civitas memiliki hubungan yang baik dengan beberapa pemasok tetap sehingga memudahkan pembelian bahan baku. Civitas memiliki dua pemasok utama, yang mana satu diantaranya mengijinkan pembelian bahan baku secara kredit. Antara Civitas dan pemasok terdapat kesepakatan yaitu pemasok mengisi ulang persediaan bahan baku Civitas secara otomatis dua kali dalam sebulan. 2. Penerimaan Barang dan Jasa dari Pemasok Pembelian barang dari vendor disimpan di gudang belakang. Civitas memesan bahan baku dalam jumlah yang banyak, misalnya kertas hvs dan disimpan di gudang. Mekanisme penerimaan bahan baku yaitu Civitas memesan kepada pemasok, dan kemudian pemasok mengirimkan barang ke Civitas secara rutin, kemudian Civitas menerima barang tersebut dan diterbitkan tiga buah faktur oleh pemasok. Barang yang diterima kemudian dicatat ke buku besar dan dilakukan penghitungan fisik barang dengan orang yang sama. Untuk barang jadi berupa merchandise seperti pin, mug, gantungan kunci, dan sticker, serta buku USM maka Civitas membeli barang tersebut dari vendor yang ada di daerah Ciputat. Tidak seperti pembelian bahan baku lain yang dikirimkan oleh pemasok secara rutin dua kali dalam sebulan, untuk merchandise dan buku USM maka Civitas melakukan perjanjian barang konsinyasi dengan vendornya. 3. Memproses Faktur Ketika barang dikirimkan oleh pemasok maka pemasok tersebut akan menerbitkan faktur. Terdapat tiga buah faktur, yaitu putih, merah, dan biru atas pembelian bahan
  16. 16. 13 baku secara kredit dengan tempo jangka waktu satu bulan. Faktur yang berwarna merah diberikan dan dipegang oleh Civitas, sedangkan faktur berwarna biru akan dipegang oleh pemasok. Ketika jatuh tempo pembayaran yaitu saat penerimaan barang yang kedua kali nya maka faktur berwarna putih akan diberikan kepada civitas dan faktur yang merah yang tadiya dipegang Civitas akan diberikan kembali kepada vendor. Maka jika faktur yang berwarna putih ada ditangan Civitas berarti barang tersebut sudah lunas. Pengeluaran lain yang dilakukan Civitas pembelian sparepart mesin. 4. Pengeluaran Kas Civitas memiliki dua buah pemasok dengan mekanisme pembayaran secara kas dan yang satunya bisa secara kredit. Pembayaran secara kas atas pembelian bahan baku kepada pemasok dilakukan saat barang tersebut diterima dan masuk ke gudang. Sedangkan pembayaran secara kredit dilakukan dengan ditangguhkannya pembayaran sampai pemasok tersebut mengirimkan barang untuk yang kedua kalinya yang biasanya dilakukan dua minggu kemudian. Ketika barang keduanya masuk ke gudang maka pelunasan atas pembelian yang pertama kali harus dilunasi. Untuk pembayaran atas pembelian barang selain bahan baku maka dilakukan secara kas. Proses /Aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Pengendalian umum - Kehilangan data -Kinerja kurang baik -Kekurangan atau kelebihan persedian Membuat cadangan dan rencana pemulihan dari kemungkinan hilangnya data; pengendalian akses fisik dan logis Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodic; laporan kinerja yang memadai Melakukan stock opname; melakukan pemesanan kepada pemasok saat diperlukan
  17. 17. 14 -Pemasok yang tidak dapat diandalkan Tinjauan pemesanan pembelian Pemesanan barang a. Kekurangan atau kelebihan persediaan b. Membeli barang yang tidak dibutuhkan c. Membeli dgn harga yang dinaikkan/tinggi d. Membeli barang berkualitas rendah Melakukan stock opname; sistem pengendalian persediaan; penghitungan persediaan secara periodik Melakukan stock opname persediaan; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; pengendalian anggaran. Mencari vendor yang kompetitif dan dapat bekerja sama; mengawasi kinerja vendor; pengendalian anggaran. Mencari pemasok yang kompetitif; teliti sebelum membeli barang
  18. 18. 15 e. Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok Penerimaan barang dari pemasok a. Menerima barang yang tidak dipesan. b. Membuat kesalahan dalam penghitungan. c. Pencurian persediaan Minta bagian penerimaan untuk memverifikasi keberadaan pesanan pembelian yang valid. Dokumentasikan kinerja pegawai; insentif untuk penghitungan yang akurat. Pengendalian akses fisik; penghitungan periodic persediaan dan rekonsiliasi perhitungan fisik; dokumentasikan semua kiriman persediaan; pemisahan kewenangan antara penerima barang dan bagian pencatatan Pemprosesan faktur a. Kesalahan dalam menerima faktur pemasok Verifikasi keakuratan faktur; meneliti kesesuaian pemesanan barang dengan yang tertulis di faktur Pembayaran dan pengekuaran kas b. Membayar barang yang tidak diterima c. Membayar faktur yang sama 2x Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli. Hanya membayar faktur yang didukung dengan bukti asli; Pengendalian edit berbagai entri
  19. 19. 16 d. Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha e. menyalahgunakan kas, cek. data dan pemrosesan Batasi akses ke cek kosong, pemisahan tugas antara bagian utang usaha dengan kasir. Pemisahan kewenangan antara bagian pencatatan utang dan pengelola kas fisik Gambar Siklus Pengeluaran Civitas : II.4 Siklus produksi Siklus produksi adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi yang berkaitan dengan proses pembuatan produk dan terjadi secara terus-menerus. Keberadaan sistem infomasi akuntansi sangat penting dalam siklus produksi, dengan sistem informasi
  20. 20. 17 akuntansi membantu menghasilkan informasi biaya yang tepat dan waktu kerja yang jelas untuk dijadikan masukan bagi pembuat keputusan dalam perencanaan produk atau jasa yang dihasilkan. Siklus produksi terdiri dari beberapa sub-siklus, yaitu : ● Persiapan Produksi ● Proses Produksi ● Perhitungan Harga Pokok Penjualan ( HPP ) Gambar Siklus Produksi Civitas : Sistem pengerjaan pesanan yang diterapkan Civitas berdasarkan Just In Time, yaitu Civitas memproduksi barang saat pesanan diterima sehingga bisa dikatakan Civitas tidak memiliki cadangan persediaan atau memiliki dalam jumlah yang sedikit. Pesanan yang dikerjakan duluan adalah pesanan yang pertama masuk (FIFO). Pengerjaan job pesanan dilakukan seutuhnya oleh Civitas, kecuali merchandise seperti mug, spanduk, pin, dan buku USM STAN diperoleh dari vendor ciputat.
  21. 21. 18 Berikut ini merupakan alur siklus produksi perusahaan Civitas : 1. Persiapan produksi Tahapan persiapan produksi ini meliputi perencanaan dan penjadwalan produksi. Pada tahapan ini, maka Civitas akan menargetkan produk apa yang akan dijual, berapa volume yang akan diproduksi, dan berapa harga jual produk. Setelah itu, Civitas akan menyiapkan material apa saja yang dibutuhkan, apakah perlu memesan tambahan bahan baku dari vedor atau tidak. Misalnya, pada saat kenaikan tingkat semester maka mahasiswa akan cenderung membutuhkan buku pelajaran kuliah, oleh karena itu Civitas akan menargetkan perkiraan penjualan dan memproduksi barang tersebut dalam jumlah banyak. 2. Proses produksi Untuk memproduksi pesanan pelanggan, maka Civitas membutuhkan bahan baku (direct material), karyawan, dan biaya-biaya manufaktur lainnya. Civitas mengalokasikan biaya berdasarkan job order costing. Jadi, biaya yang dialokasikan untuk tiap pesanan berbeda satu sama lainnya. Pesanan yang dikerjakan terlebih dahulu adalah pesanan yang pertama kali masuk. Selain itu, ketika ada booming permintaan dimusim tertentu dan jika pemesanan tersebut secara kolektif maka akan dijadikan prioritas dan dikerjakan duluan. Civitas juga selalu mengembangkan dan memperbaharui produknya berupa buku mata kuliah sesuai yang digunakan oleh para dosen saat ini sehingga Civitas dapat bersaing dengan pesaing lainnya. Civitas menyadari bahwa modifikasi dan update buku adalah hal yang sangat penting. Dalam pengerjaan pesanan pelanggan, tidak ada pembagian kerja antarkaryawan. Artinya, tidak ada pos-pos tertentu yang harus ditangani oleh orang-orang tertentu sehingga setiap karyawan merangkap berbagai tugas. Dulu sebelum merger dengan Civitas dan memiliki 4 orang karyawan maka terdapat pembagian tugas sesuai spesifikasi keahlian masing-masing, namun sekarang semua karyawan bekerja sama secara gabungan. Civitas memiliki kebijakan bahwa kerusakan dan kesalahan pada hasil fotokopian dalam jumlah banyak (kolektif) setelah penyerahan produk contoh dari pelanggan maka diluar tanggung jawab Civitas sehingga tidak ada barang spoilage. Namun, jika
  22. 22. 19 hasilnya murni kesalahan fotokopian maka termasuk tanggung jawab Civitas. Secara umum, Civitas jarang mengalami pesanan yang gagal diambil tapi terkadang tetap ada beberapa mahasiswa yang tidak mengambil pesanan. Jika demikian, maka hasil produk tersebut akan dijual kepada orang lain. Akan tetapi jika tidak laku dijual, maka akan menjadi barang inventori yang menumpuk. Oleh sebab itu, maka kini setiap pemesanan harus disertai nomor handphone agar mudah dihubungi dan maksimal dalam 3 hari jika tidak ada respon pelanggan maka barang tersebut akan dijual. Dalam pengerjaan pesanan juga terdapat inventori berupa barang yang sedang dikerjakan (work in process) dan barang jadi (finished good). 3. Perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP) Civitas hanya menghitung harga pokok penjualan didasarkan pada biaya material yang dipakai tanpa menghitung alokasi biaya overhead lainnya. Civitas beranggapan bahwa jika harga pokok penjualan ditetapkan secara detail dengan menghitung keseluruhan biaya yang teralokasi maka keuntungan yang akan diperoleh sangat kecil. Saat ini Civitas menetapkan harga jual per fotokopian Rp100 tetap dalam kurun waktu yang lama, padahal banyak biaya terkait lainnya yang meningkat, misalnya sewa gedung. Untuk penentuan harga jual peralatan alat tulis kantor (ATK), merchandise, dan buku USM STAN didasarkan pada harga pasar pada umumnya. Penentuan HPP juga dilakukan sesuai perkiraan persaingan dipasar. Untuk setiap biaya atau beban yang dikeluarkan dalam memproduksi barang jadi akan dicatat dalam ayat jurnal dan diposting ke dalam buku besar setiap harinya. Proses / Aktifitas Ancaman Prosedur Yang Dapat di Terapkan Dalam Ancaman umum a. Data yang tidak akurat atau tidak valid b. Kinerja yang buruk a. Pengendalian integritas pengolahan data; pembatasan akses terhadap data induk; buat cadangan backup data
  23. 23. 20 b. Dilakukan evaluasi kinerja Desain dan Pengembangan Produk a. Produk yang tidak laku dan kurang diminati pelanggan b. Desain produk yang kurang baik a. Terus melakukan update informasi tentang permintaan pelanggan b. Perbaiki informasi tentang pengaruh desain produk atas biaya; Data terinci mengenai biaya jaminan dan produk. Perencanaan dan penjadwalan a. Kelebihan produksi atau kekurangan produksi b. Investasi yang tidak optimal dalam aktiva tetap c. Barang spoilage dan tidak laku dijual a. Sistem perencanaan produksi yang lebih baik b. Tinjau dan setujui perolehan aktiva tetap; pengendalian anggaran c. Meningkatkan kualitas produksi; memproduksi sesuai kapasitas & tidak over capacity Operasi produksi a. Pencurian persediaan b. Kehilangan persediaan dikarenakan bencana c. Pencurian aktiva tetap d. Kinerja yang buruk a. Batasi akses fisik ke persediaan dan aktiva tetap; Dokumentasikan semua perpindahan persediaan sepanjang proses produksi; Melakukan perhitungan fisik b. Melakukan backup dan asuransi c. Identifikasi semua aktiva tetap;
  24. 24. 21 Dokumentasi yang memadai dan tinjau semua transaksi yang melibatkan pembuangan aktiva tetap d. Evaluasi kinerja produktif Akuntansi Biaya a. Kesalahan pencatatan dan memasukkan data mengakibatkan data biaya yang tidak akurat. b. Alokasi biaya overhead yang tidak diperhitungkan a. Pengendalian edit entri data; rekonsiliasi jumlah yang tercatat dengan perhitungan fisik secara periodic b. Perhitungan biaya berbasis aktivitas II.5 Sistem Akuntansi Aktiva Tetap Siklus akuntansi aktiva tetap adalah serangkaian aktivitas bisnis dimana sebuah perusahaan melakukan pencatatan akuntansi terhadap aktiva tetap yang baru dimilikinya atau baru diperolehnya melalui pembelian tunai maupun pembelian kredit, pencatatan juga akan disertai nota pembelian dan lain sebagainya. Dalam pengertiannya aktiva tetap adalah harta yang dimiliki perusahaan yang dapat digunakan dalam kurun waktu lebih dari satu tahun. Alur siklus sistem akuntansi aktiva tetap adalah: ● Pembelian aktiva tetap ● Perolehan aktiva tetap melalui pembangunan sendiri. ● Pengeluaran modal ● Penghentian pemakaian aktiva tetap ● Transfer aktiva tetap ● Revaluasi aktiva tetap ● Depresiasi aktiva tetap
  25. 25. 22 Sebelum tahun 2014 Civitas harus langsung membayar kas dengan modal sendiri dari laba ditahan atas pembelian alat-alat dan mesin aktiva tetap. Peralatan aktiva tetap yang dibeli antara lain mesin fotokopi, mesin penjilid, laminating, streples besar, printer, CPU, monitor, mesin spiral berukuran besar dan kecil, serta aktiva lainnya. Setiap tahun Civitas menargetkan akan membeli satu buah mesin. Biasanya Civitas membeli mesin dengan mengimpor dari Singapura atau Thailand. Biaya perawatan dan perbaikan mesin dilakukan hanya saat terjadi kerusakan dan tidak secara rutin dengan mengambil langsung cadangan kas dari toko. Untuk mesin yang telah rusak dan tidak dapat digunakan lagi maka akan dijual atau dibuang. Civitas tidak menerapkan penilaian aktiva tetap dengan metode akuntansi. Artinya, Civitas tidak mengestimasikan berapa depresiasi dari mesin dan tidak melakukan revaluasi sehingga beban depresiasi tersebut tidak dicatat dalam laporan keuangan. Mesin tidak diestimasikan berapa lama umur manfaat hanya dilihat secara fisik. Pencatatan akan aktivitas pembelian aktiva tetap, biaya yang dikeluarkan atas perawatan mesin, serta membuang mesin yang sudah rusak dilakukan setiap sore sehabis maghrib. Ayat jurnal ini kemudian akan diposting ke buku besar. Aktivitas Ancaman Pengendalian Pembelian aktiva tetap a. Pengadaan aktiva tetap yang tidak optimal b. Pembelian yang tidak diotorisasi a. Perencanaan pembelian b. Pemisahan kewenangan pemberi otorisasi dengan pengguna aktiva tetap; koordinasi pihak-pihak terkait; adanya dokumen otorisasi Sistem pengeluaran modal a. Pembelian aktiva yang tidak dibutuhkan b. Kesalahan pembelian aktiva dengan spesifikasi yang dibutuhkan a. Koordinasi antara pihak otorisasi dan pengguna aktiva tetap b. Surat otorisasi investasi; surat perintah kerja Sistem penghentian pemakaian aktiva tetap a. Aktiva masih bisa digunakan b. Pencurian aktiva tetap yang akan dihentikan penggunaannya a. Mengkaji umur manfaat dan tingkat kerusakan aktiva b. Pemisahan wewenang otorisasi dan pelaksana pengentian penggunaan aktiva tetap; bukti memorial Sistem transfer aktiva tetap a. Pencurian aktiva tetap a. Pemisahan wewenang otorisasi dan pelaksana Sistem revaluasi aktiva tetap a. Penilaian nilai wajar aktiva tetap yang tidak akurat b. Kesalahan pencatatan a. Menggunakan jasa penilai;bukti memorial b. Menerapkan nilai wajar dan standar akuntansi yang
  26. 26. 23 jurnal revaluasi berlaku umum Sistem pencatatan depresiasi aktiva tetap a. Kesalahan pencatatan depresiasi aktiva tetap b. Kesalahan penilaian estimasi umur manfaat aktiva tetap a. Menerapkan standar akuntansi yang berlaku umum; konsistensi dalam pencatatan b. Menilai depresiasi sesuai standar akuntansi Aktivitas Ancaman Pengendalian Masalah-masalah umum diseluruh siklus buku besar dan pelaporan a. Data buku besar yang tidak akurat dan tidak valid b. Kesalahan pencatatan ayat jurnal c. Hilangnya atau kerusakan data a. Tinjauan terhadap seluruh perubahan pada data buku besar; pembatasan akses ke buku besar b. Pengendalian integritas pengolahan data; konsistensi dan ketelitian dalam input data c. Backup data; pembatasan akses ke buku besar Memperbaharui buku besar a. Pembaharuan yang tidak akurat atas buku besar b. Entri jurnal yang tidak diotorisasi a. Pengendalian integritas pemrosesan entri data; rekonsiliasi laporan pengendalian b. Pengendalian akses Memasukkan jurnal penyesuaian a. Jurnal penyesuaian tidak akurat b. Jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi a. Pengendalian perlindungan kesalahan worksheet; jurnal penyesuaian standar; konsistensi dalam penjurnalan b. Pengendalian akses; rekonsiliasi buku besar Menyiapkan laporan keuangan a. Laporan keuangan yang tidak lengkap,akurat, dan tidak sesuai standar akuntansi a. Pengendalian integritas pemrosesan; penggunaan software pembantu/pendukung Membuat laporan manajerial a. Laporan dan grafik yang didesain dengan buruk a. Menggunakan balance scorecard; menggunakan software pendukung
  27. 27. 24 Gambar Siklus Pengeluaran Civitas : II.6 Siklus Penggajian Siklus penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pengolahan data yang berkaitan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif. Fungsi dasar dari sistem informasi akuntansi pada siklus penggajian adalah pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan, menjaga aset organisasi dan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan. Alur siklus penggajian terdiri atas aktivitas : ● Pencatatan data induk penggajian ● Memvalidasi data waktu dan kehadiran ● Menyiapkan penggajian ● Mengeluarkan penggajian ● Pembuatan laporan Gambar DFD Siklus Penggajian Civitas :
  28. 28. 25 1. Pencatatan data induk penggajian Siklus penggajian dimulai dari rekruitmen karyawan. Kriteria rekruitmen karyawan Civitas tidak serta merta orang yang dikenal tetapi orang tersebut harus sudah memiliki dasar keterampilan sebagai operator, bukan orang yang tidak mengerti sama sekali mengenai kegiatan usaha perfotokopian. Karyawan yang dipekerjakan diprioritaskan orang yang benar-benar mau bertahan lama bekerja di Civitas sehingga pelatihan yang diberikan tidak sia-sia . Saat ini yang tergabung di Civitas ada 9 orang, yaitu Rida, Hilma, Tomi, Mutiara, Zalfa, dan Dio yang berasal dari Civitas sendiri, sedangkan yang bekerja sebagai operator di tempat yaitu Purkon, Janu dan istrinya. 2. Memvalidasi data waktu dan kehadiran Civitas tidak menerapkan absensi karyawan. Sehingga Rida, Hilma, Tomi, Mutiara, Zalfa, dan Dio tidak diwajibkan hadir setiap saat di Civitas. Akan tetapi, untuk operator yaitu Furqon, Janu, dan istrinya diharuskan hadir setiap saat di Civitas sebagai pelaksanan kegiatan usaha.
  29. 29. 26 3. Menyiapkan Penggajian dan mengeluarkan penggajian Pembahasan penggajian dilakukan saat meeting (sejenis pertemuan bersama) yang biasanya diadakan seminggu setelah akhir bulan atau sekitar tanggal 7 setiap awal bulan. Mekanisme pembagian gaji setiap bulannya berasal dari 50% kas bersih dan 50% nya lagi dicadangkan sebagai laba ditahan. Uang yang diterima dari hasil penjualan akan disimpan di bank satu kali per bulan. Penggajian untuk operator dilakukan setiap tanggal 2 di awal bulan. Besar kecilnya gaji tiap anggota berbeda satu sama lain dan direncanakan akan ada pemberian bonus kepada pegawai ketika hasil penjualan melebihi target 4. Pembuatan Laporan Sebelum merger dengan Civitas, terdapat struktur organisasi yang terdiri atas satu orang pemilik, ada manajer produksi yang merangkap pencatatan stock opname pelaporan kepada pemilik, dan tiga orang operator. Setelah merger dengan Civitas, bagian pencatatan penjualan, pengeluaran, produksi, termasuk penggajian dilakukan oleh tim tersendiri kemudian diposting ke buku besar. Struktur saat ini yaitu Rida dibagian keuangan, Mutiara bagian pemasaran, Janu dibagian produksi , Zalfa menangani buku USM STAN, dan Tomi dibagian merchandise. Aktivitas Ancaman Pengendalian Ancaman Permasalahan umum untuk seluruh siklus penggajian a. Data yang tidak akurat atau tidak valid b. Hilangnya atau rusaknya data a. Pemeriksaan atas seluruh perubahan data induk b. Backup data; dokumentasi seluruh perekrutan dan evaluasi kinerja Memperbaharui data induk penggajian a. Perubahan yang tak terotorisasi atas data induk penggajian a. Pengendalian akses data induk; pemisahan tugas bagian penggajian dan pencatatan penggajian
  30. 30. 27 Memvalidasi data waktu da kehadiran a. Data waktu dan kehadiran yang tidak akurat a. Pemeriksaan pengawasan; verifikasi absensi Menyiapkan penggajian dan pengeluaran penggajian a. Kesalahan dalam memperoses penggajian b. Kesalahan dalam slip gaji a. Memeriksa pengawasan atau daftar penggajian dan laporan lainnya b. Dokumentasi seluruh cek penggajian; pemisahan tugas antara pencatat penggajian dan pemberi gaji; pembatasan akses data induk penggajian II.7 Pelaporan buku besar Siklus pelaporan dan buku besar adalah dua sistem yang terdiri atas kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pemutakhiran (updating) rekening-rekening buku besar dan pembuatan laporan yang merupakan ikhtisar hasil operasi perusahaan. Siklus ini berinteraksi dengan siklus lain dan berbagai pihak, baik eksternal maupun internal. Siklus ini mencakup proses-proses di tempat untuk memperbarui akun buku besar dan menyiapkan laporan yang merangkum hasil kegiatan organisasi. Fungsi utama dari siklus pelaporan dan buku besar adalah untuk mengumpulkan dan mengatur data. Terdapat beberapa sub-siklus dalam siklus pelaporan dan buku besar, yaitu ● Perbarui buku besar ● Memasukan ayat jurnal penyesuaian ● Membuat laporan keuangan ● Membuat laporan manajerial
  31. 31. 28 Gambar Siklus Buku Besar Civitas. Seluruh aktivitas kegiatan penjualan, pengeluaran kas, produksi, aktivitas berkaitan dengan aktiva tetap, serta siklus penggajian dicatat dengan ayat jurnal dan kemudian diposting ke dalam buku besar. Seluruh sistem pencatatan dilakukan oleh Civitas sendiri. Dulu sebelum merger dengan Civitas maka dilakukan penjurnalan setiap hari dengan basis akrual dan setelah merger dengan Civitas maka sistem pencatatan diberikan kepada pihak lain dengan basis kas semi akrual. Civitas juga menerbitkan laporan keuangan tahunan yang terdiri dari laporan laba rugi, laporan laba ditahan, statement of financial position, laporan arus kas, dan neraca. Akan tetapi, laporan keuangan ini hanya digunakan untuk evaluasi kinerja internal dan bukan diperuntukan kepada pihak eksternal.
  32. 32. 29 BAB III PENUTUP III.1 Simpulan Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis mengenai sistem informasi akuntansi di Civitas Co., penulis dapat menarik kesimpulan bahwa perusahaan Civitas Co. telah menerapkan siklus-siklus dan sistem perusahaan yang berdasarkan Sistem Informasi Akuntansi. Hal ini bisa kita lihat dari gambar-gambar dan penjelasan mengenai alur siklus yang ada di perusahaan. Pada siklus pendapatan, perusahaan menerapkan sistem pencatatan semi akrual dengan metode persediaan FIFO. Perusahaan memiliki kebijakan diskon dan perusahaan tidak menerima retur pembelian. Pada siklus pengeluaran, perusahaan menggunakan sistem Just in Time (JIT) dalam manajemen persediaannya. Karena perusahaan menggunakan sistem JIT dan metode FIFO, maka dalam siklus produksi perusahaan, pesanan yang dikerjakan lebih dahulu adalah pesanan yang pertama masuk dan perusahaan hanya memproduksi barang saat pesanan diterima sehingga bisa dikatakan Civitas Co. hamper tidak memiliki barang setengah jadi atau Work in Process (WIP). Dalam sistem akuntansi asset tetap, perusahaan membeli alat-alat dan mesin asset tetap dengan menggunakan modal sendiri dari laba ditahan perusahaan tiap tahunnya. Dalam siklus penggajian, mekanismenya adalah 50% dari kas bersih tiap bulannya digunakan sebagai gaji pegawai dan 50% nya lagi dicadangkan sebagai laba ditahan. Dalam sistem pelaporan dan buku besar, seluruh sistem pencatatan dilakukan oleh Civitas Co. sendiri. Civitas Co. kemudian menerbitkan laporan keuangan tahunan yang hanya digunakan untuk evaluasi kinerja internal dan bukan diperuntukan kepada pihak eksternal. III.2 Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis menyarankan beberapa hal yang hendaknya diperbaiki atau ditambah dalam hal sistem informasi akuntansi yang berjalan di perusahaan ini, antara lain:
  33. 33. 30 1. Perusahaan sebaiknya melakukan pembagian tugas antarpegawai demi tercapainya kinerja produksi yang lebih maksimal 2. Sebaiknya perusahaan mengestimasikan berapa depresiasi dari asset tetap perusahaan sehingga dapat dilakukan revaluasi. Beban depresiasi tersebut seharusnya diukur dan dicatat dalam laporan keuangan perusahaan agar nilai assettetap perusahaan menjadi semakin akurat. 3. Perusahaan diharapkan menerapkan absensi dan pembagian waktu shift bagi pegawai agar control terhadap kinerja pegawai semakin baik.
  34. 34. 31 DAFTAR PUSTAKA Jefri, Ando. 2011. Siklus Akuntansi: Siklus Pendapatan, Siklus Pengeluaran, Siklus Produksi, Siklus Penggajian/SDM, Siklus Keuangan. Diakses dari: http://ando-jefri.blogspot.co.id/2011/10/siklus-akuntansi-siklus-pendapatan.html. Kurniawan, Indra Nur dan Siti Khairani. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Atas Pembelian dan Pengeluaran Kas Pada PT XYZ. Jurnal pada Jurusan Akuntansi STIE MDP. Mulyadi. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Romney, Marshall B. dan Paul John Steinbart. 2012. Accounting Information System. Jakarta: Salemba Empat.
  35. 35. 32 LAMPIRAN Dokumentasi Wawancara dengan Civitas Co. 1. Bagaimana bentuk pembayaran yang diterima dari konsumen? Ada yang pembayaran tunai, ada yang memang kerja sama dengan elkam kampus biasanya pre order. Pesan dulu, setelah dikerjakan akan direkon dengan catatan mereka antara jumlah pre order dan yang beli OTS. 2. Darimana pendapatan lain, selain dari foto copy? Selain dari foto copy ada penjualan ATK, merchandise, dan buku USM. Merchandise dalam bentuk pin, kaos, gantungan kunci, sticker dan badge. 3. Darimana asal buku USM yang dijual? Sebelum mergr dengan civitas, buku diproduksi banyak. Setelah merger dengan civitas ada bagian tersendiri yang mengurus. 4. Apa ada diskon apabila ada pesanan dalam jumlah banyak? Pasti ada, berapa persenya tergantung dengan jumlah pesanan. Biasanya kalau untuk per kelas, nilainya lebih dari satu juta diskonya 10%. 5. Apakah menerima retur barang apabila ada cacat? Kalau untuk kerja sama dengan jumlah yang banyak, setelah selesai modulnya itu diserahkan kepada pihak konsumen. Makanya sebelum di print, konsumen perlu mengecek dulu dokumenya. Keselahan setelah produksi diluar tanggung jawab kami. 6. Bagaimana pencatatan hasil usaha? Sebelum merger dengan civitas pencatatan saya lakukan dengan penjurnalan dengan metode semi accrual basis dan awalnya saya ingin membuat usaha foto copy ini menjadi CV. Sekarang setelah merger dengan civitas, pencatatan keuangan dilakukan oleh mahasiswa. 7. Bagaimana arus uang setelah diterima dari konsumen, apa langsung disetor ke bank? Tidak, disetor ke bank pada akhir bulan. 8. Apakah dipisah antara uang operasional dan pendapatan? Tidak, semuanya jadi satu namun dalam pengeluaranya dicatat sendiri-sendiri dari fc, merchandise dan biaya operasional. 9. Apakah kalau ada pesanan, produksi di sini (kios civitas co) juga? Iya, kecuali buku USM kita pakai vendor di Ciputat. 10. Darimana asal bahan baku dibeli? Kita punya dua supplier. Supplier pertama itu supplier kertas dan ATK pemiliknya orang Cina sistem pembayaranya dua kali masuk satu kali bayar serta ada tempo satu bulan misalnya bulan ini datang kertas, bulan depan datang kertas lagi maka kita bayar yang pembelian bulan lalu. Supplier yang kedua gak boleh hutang jadi harus pembayaran tunai, supplier ini menyetok kertas dan tooner (tinta foto copy). 11. Apa bisa kertas yang telah dibeli dari supplier dapat diretur dan ada diskon?
  36. 36. 33 Tidak bisa, barang yang kita pesan dan sudah dikirim ya sudah kita terima. Diskon juga tidak ada. 12. Bagaimana sistem penyimpanan bahan baku? Ada gudang di belakang, kalau untuk produksi banyak kita sekalian pesen kertas yang banyak jadi kita simpan di gudang. 13. Apakah ada perhitungan fisik dari bahan baku dan dilakukan oleh satu orang kah? Ada, orang yang menerima dari supplier dan menghitung di gudang juga orang yang sama. Saat menerima barang kita dapet faktur 3 lembar, warnanya putih, merah, sama biru. Kan ada tempo satu bulan, disini kita pegang yang merah, setelah jatuh tempo supplier nganter barang lagi yang putih di kasih ke kita dan yang merah kita kasih ke supplier. Kalau yang putih sudah dipegang kita berarti sudah lunas. 14. Pengeluaran apa saja, selain untuk membeli bahan baku? Paling pembelian spare part mesin, 15. Apabila ada pesanan yang banyak, apakah diproduksi sendiri atau bekerja sama dengan yang lain? Tetep kita produksi sendiri disini, kecuali merchandise dari vendor di Ciputat karena kita belum punya mesin sendiri. Kedepan rencananya akan membeli mesin press untuk mug. 16. Bagaimana tentang pencetakan buku materi? Kita harus up date agar dapat bersaing, bahanya pun dari mahasiswa sendiri yang bawa. 17. Apakah ada pembagian kerja? Dulu ada, pembagian tugas buka tutup rolling. Sekarang gak ada, kerja sama semualah. Nantilah ke depan, kalau nambah mesin lagi bisa ada pembagianya. 18. Bagaimana kalau ada kesalahan hasil produksi? Kita tawarkan dulu kepada konsumen, kalau konsumen setuju ya kami kerjakan. Untuk modul, semuanya tergantung dari pihak yang bekerja sama, isinya kan dari mereka. 19. Bagaimana kalau ada kelebihan produksi? Belum pernah mengalami sampai hasil produksi modul tidak habis, paling ada itu dari pesanan mahasiswa kita dapat menyalahkan mahasiswanya kenapa pesan tetapi tidak diambil. Makanya sekarang kalau ada pemesanan ada nomor teleponya, 3 hari lewat tidak diambil sudah kita hubungi maka kita jual ke yang lain 20. Bagaimana agar bisa tepat waktu meskipun pesanan banyak? Biasanya yang kolektif kita kerjain duluan. Untuk pemesanan kita kerjakan dulu yang datang duluan. 21. Cara menghitung harga pokok penjualanya gimana? Tidak ada seperti itu, foto copy disini itu kalau dihitung secara detail untungya kecil banget. Disini karena untuk mahasiswa makanya lebih murah cuma Rp100 per lembar. Makanya kalau pesan foto copy itu diambil, biar gak rugi. Kita kira-kira aja harga pokoknya dengan untung yang gak banyak.
  37. 37. 34 22. Untuk sistem aktiva tetap, pembelian mesinya tunai apa hutang dulu? Sebelum tahun 2014 gak boleh hutang untuk pembelian mesin foto copynya, jadi belinya tunai semua dengan modal dari pemilik setelah berjalan kan ada laba ditahanya, jadi pembelian berikutnya dari laba ditahan itu. Waktu STAN tidak ada penerimaan mahasiswa baru, kita jual lagi mesinya buat nutupin sewa karena sepi tidak ada pemasukan. 23. Pembelian lainya selain mesin foto copy, itu apa saja? Ini ada mesin jilid, laminating, streples yang gede hampir sejuta setengah harganya. Ada juga printer dan pc. Menurutku, mesin jillid disini kita paling lengkap, mesin spiral yang kecil sama gede pun kita ada. Di tempat lain (daerah kalmong), belum ada deh yang mesin spiral gede. 24. Biaya perawatan mesin dilakukan secara rutin, atau insidental kalau rusak saja? Pas lagi trouble saja, kalau gak rusak ya enggak. 25. Biayanya kalau ada kerusakan mesin langsung ambil dari toko (penghasilan) atau ada biaya khusus? Langsung ambil dari toko, kan di jurnal setiap hari. Gak ada penyisihan khusus. Pencatatan dilakukan sore hari, pendapatan setelah Maghrib masuknya ke hari besok. 26. Tempatnya ini sewa kan? Iya, sewa. 27. Apakah ada estimasi usia penggunaan mesin-mesinya? Gak ada estimasinya, mesin foto copy itu kalau kita dapat yang bagus mesin itu gak pernah trouble, beda kalau mesin yang jelek akan sering error. Biasanya kalau yang bagus impor dari Singapura, bisa dilihat dari counternya buat hitung kertas. 28. Ada berapa mesin foto copy yang dimiliki? Ada dua mesin. 29. Gimana caranya merekrut karyawan untuk dipekerjakan, apakah orang yang sudah dikenal? Tidak juga, yang penting orang itu sudah setengah jadi sebagai operator. Soalnya kalau ngajarin dulu capek, jadi mendingan ngegaji orang agak mahal tapi dia sudah bisa pengoperasianya. Buat pengalaman kita juga, kalau ngerekrut orang yang betah biar gak buang waktu saat ngajarinya. 30. Berapa orang yang tergabung dalam Civitas? Ada sembilan orang. 31. Sistem penggajianya bagaimana? Setiap bulan, dilihat kas bersihnya berapa, 50% untuk laba ditahan, dan 50% untuk tim. Kita adain pertemuan, biasanya minggu pertama untuk membahas pembagian laba. 32. Apakah kehadiran dihitung? Kehadiran hanya untuk orang-orang produks.
  38. 38. 35 33. Bagaimana untuk pemesanan buku USM? Disini itu untuk sample, kalau mau beli bisa menghubungi nomor yang bersangkutan. Mereka nitip barang disini, kalau stok disini sudah habis kita setor ke mereka uangnya. Pencatatanya pun berbeda, karena awalnya ada investor untuk buku itu. Disini pure untuk foto copy dan merchandise. 34. Kapan penggajian dilakukan? Penggajian untuk operator setiap tanggal 2, kalau yang lain dibicarakan saat pertemuan. 35. Apakah ada bonus tambahan untuk karyawan yang kerjanya bagus? Ini kan dalam proses, untuk pos-pos itu masih dibicarakan. Kita merger dengan civitas juga baru berjalan beberapa bulan, masih belum rapi dalam pencatatanya. 36. Bagaimana struktur organisasinya? Dulu mah ada, kalau sekarang kan baru. Dulu ada owner satu orang, manajer produksi, dan tiga orang operator. Sekarang dari sembilan orang itu pegang tugasnya masing-masing. 37. Bagaimana sistem pencatatan buku besarnya? Kalau sekarang ada bagian yang mencatatnya, saya tidak tahu. Terakhir saya lakukan pencatatan sendiri itu tahun 2013. 38. Laporan keuangan ditujukan ke siapa saja, apa juga untuk pihak eksternal? Tidak, hanya untuk internal saja. Mungkin ke depanya bisa seperti itu.

×