Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Download transfer dan konversi data

236 views

Published on

Download transfer dan konversi data. Fungsi spreadsheet. Referensi utama bahan ajar ini adalah bahan ajar dosen kami, Bapak Marmah Hadi dan Bapak Ennoch Sindang

Published in: Software
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Download transfer dan konversi data

  1. 1. Download, Transfer dan Konversi Data Mahasiswa dapat mempraktikan transfer data antar database
  2. 2. CurriculumVitae D III Akuntansi STAN (Bintaro) 2002-2005 SD s.d SMU (Magelang) 1985-2002 Rohmad Adi Siaman SST. Akt., M.Ec.Dev. NIP. 19850529 200602 1 003 Magelang, 29 Mei 1985 Auditor Terampil, BPKP Maluku (Ambon) 2006-2008 DIV Akuntansi STAN (Bintaro) 2009-2010 Auditor Pertama, BPKP Kalimantan Selatan (Banjarbaru) 2011-2012 S2 MEP UGM (Yogyakarta) 2012-2014 Auditor Muda, BPKP Pusat dan Dosen Tidak Tetap PKN STAN(Jakarta) 2014-sekarang
  3. 3. Contact Rohmad Adi Siaman SST. Akt., M.Ec.Dev. NIP. 19850529 200602 1 003 Magelang, 29 Mei 1985 085243341401 085243341401 komdit.adis.web.id twitter.com/adiswebid facebook.com/rohmadadis slideshare.net/rohmadadis
  4. 4. Mekanisme Praktek Komputer Audit Kelas Q Pertemuan Asisten I Asisten II Asisten III Asisten IV Asisten V 9 24 21 28 5 30 10 10 18 22 35 16 11 14 33 6 40 17 12 36 12 1 19 8 13 4 39 3 25 15 14 32 27 26 23 34 15 37 29 2 38 20 Cadangan 9 13 7 11 31 • Dosen dibantu oleh lima asisten • Empat asisten membantu teman yang kesulitan dalam praktek • Empat orang ini membantu pada masing-masing dua baris (10 orang) • Satu orang asisten mengoperasikan komputer dosen
  5. 5. Mekanisme Praktek Komputer Audit Kelas V Pertemuan Asisten I Asisten II Asisten III Asisten IV Asisten V 9 24 21 28 5 30 10 10 18 22 35 16 11 14 33 6 40 17 12 36 12 1 19 8 13 4 31 3 25 15 14 32 27 11 23 34 15 37 29 2 26 39 Cadangan 9 13 7 38 20 • Dosen dibantu oleh lima asisten • Empat asisten membantu teman yang kesulitan dalam praktek • Empat orang ini membantu pada masing-masing dua baris (10 orang) • Satu orang asisten mengoperasikan komputer dosen
  6. 6. Mengapa Perlu Download ? • Saat ini sebagian besar perusahaan telah menggunakan komputer untuk merekam transaksi bisnis mereka. Bahkan ada yang bahkan tidak pernah mencetak lagi jurnal transaksi yang mereka lakukan. Sebagian alasannya karena mereka percaya dengan sistem akuntansi mereka dan memilih untuk paperless (efisiensi/go green). • Jika saja Auditor dapat mengakses informasi di sistem komputer Obyek Pemeriksaan dan tidak perlu meminta untuk mencetak seluruh GL (General ledger) dan atau laporan-laporan lainnya yang berhubungan dengan Laporan keuangan maka tentu akan lebih menguntungkan (hemat kertas, Auditoran akan lebih cepat, akurat dalam penghitungan, analisa akan lebih lengkap).
  7. 7. Pertimbangan sebelum Mendownload ? • Apakah Obyek Pemeriksaan menyimpan data dalam bentuk elekronik? • Apakah data elektronik tersebut dalam format yang bisa diolah atau dikonversi oleh Auditor? • Apakah saat data elektronik tersebut akan diambil akan mengganggu atau membebani atau mengurangi waktu kerja Obyek Pemeriksaan / Auditor (time & money constraint)? • Apakah data tersebut akan berguna? Jika kegiatan download data mengganggu aktivitas Obyek Pemeriksaan, apa yang dilakukan oleh auditor?
  8. 8. Prosedur Download Tentukan data yang dibutuhkan Diskusikan dengan Obyek Pemeriksaan Diskusikan secara teknis Pilah data yang akan didownload Diskusikan biaya download data Permintaan Data secara resmi Metode download data
  9. 9. • Kemukakan secara jelas informasi yang dibutuhkan oleh Auditor dan jelaskan mengapa data tersebut dibutuhkan. • Dalam hal tersedia data General ledger, maka di-GL tersebut setidaknya terdapat elemen:  Referensi /atau nomor referensi Source document  Tanggal transaksi  Jumlah atau nilai uang suatu transaksi  Nomor dan nama Account  Penjelasan/deskripsi transaksi • Jika Obyek Pemeriksaan mempunyai elektronik data lain semacam database inventori atau Piutang usaha maka elemen data yang dibutuhkan tentu berbeda. Step 1 Tentukan data yang dibutuhkan Prosedur Down Load
  10. 10. • Diskusikan dengan Obyek Pemeriksaan atau EDP. • Beberapa pertanyaan yang umumnya diajukan sbb: • Apakah data-data elektronik tersebut tersedia/dapat diakses oleh Auditor? • Periode ? • Program akuntansi apa yang digunakan? Apakah di software tersebut tersedia menu untuk mendownload data? • Apa format data tersebut? Mungkin ada beberapa Obyek Pemeriksaan yang tidak paham akan maksud pertanyaan ini atau paham tapi tidak tahu jawabannya. Biasanya jika mereka menggunakan software akuntansi paket (misal: MYOB, MAS accounting). • Apakah data/informasi akuntansi tersebut telah dicetak oleh Obyek Pemeriksaan atau bisa dicetak oleh Obyek Pemeriksaan? Jika bisa / telah dicetak minta hasil cetakannya. Ini bisa digunakan sebagai cross cek nanti saat melakukan konversi data. Step 2 Diskusikan dengan Obyek Pemeriksaan Prosedur Down Load
  11. 11. • Selain itu untuk mempermudah proses download ada beberapa hal lagi yang perlu diketahui dari sistem komputer Obyek Pemeriksaan: • Hardware, software and operating system yang digunakan. • File definitions dari table atau database yang akan di download. • Jika detail informasi mengenai record definition tidak tersedia. Maka minta saja untuk mencetak salah satu report dan meminta report-report yang kita inginkan untuk di print ke file/ke priter emulator. • Periode akunting yang masih disimpan di dalam sistem. Banyak Obyek Pemeriksaan tidak menyimpan / menghapus periode akuntansi yang telah lewat. Namun biasanya Obyek Pemeriksaan masih mempunyai backup data nya. tapi Mungkin Obyek Pemeriksaan kesulitan unutk merestorenya karena akan mengganggu sistem yg sedang berjalan. • Media transfer data. Apakah Obyek Pemeriksaan punya CD Writer atau tape drive? mungkinkah digunakan LAN / Fastlynx untuk transfer data? Step 3 Diskusikan secara teknis Prosedur Down Load
  12. 12. • Dalam hal Obyek Pemeriksaan memberikan record definition dari file / databasenya pelajari dengan baik, pilih field-field yg dibutuhkan, terutama key unik dari setiap file untuk memudahkan proses join / pengolahan data. Misalnya menggabungkan (join) nama suatu account dengan file transaksi General Ledger. • Ingat mungkin peluang kita sebagai Auditor untuk men-download data Obyek Pemeriksaan cuma sekali yaitu saat kita pertama kali melihat sistem-nya. jadi ada baiknya untuk men-download sebanyak-banyaknya data, yg relevan tentunya. • Gunakan sebanyak mungkin bantuan dari IT Obyek Pemeriksaan, Biarkan mereka juga bekerja men-download data dari sistemnya sendiri untuk keperluan kita. Toh mereka mungkin jauh lebih tahu mengenai data-data keuangan, produksi, pemasaran dll. daripada kita. Step 4 Pilah data yang akan didownload Prosedur Down Load Bagaimana jika terdapat record tertentu yang dianggap sensitif oleh Obyek Pemeriksaan dan tidak boleh diakses auditor?
  13. 13. • Diskusikan tentang biaya yang mungkin timbul ketika melakukan download data Step 5 Diskusikan biaya download data • Permintaan data resmi hitam di atas putih • Begitu juga jawaban dari Obyek Pemeriksaan Step 6 Permintaan Data secara resmi Prosedur Down Load • Tentukan metode download data yang sesuai Step 7 Jika dalam proses download data dibutuhkan biaya, siapa yang menanggung biaya tersebut? Apa manfaat dituliskannya permintaan data secara resmi?
  14. 14. Data Transfer Media Considerations Disk Cartridge Tape CD Rom Make and model of computer from which the data originated, and from which obtained if different.     Operating system and version number.     Software used to write the original file.     Software used for copying file.     File (or Dataset) name.     File layout of the file you have been provided with.     List of any codes used and their meanings.     Hex dump of the first 10 records on the file you have been provided with.    
  15. 15. Data Transfer Media Considerations Disk Cartridge Tape CD Rom Fixed or variable length records and record length (s). Possible    Recording density (bpi) -   - Block size (if appropriate or on tape). Possible   - Fixed or variable length blocks (if appropriate or on tape). Possible   - Control totals of number of records and values to reconcile the data.     A user report to reconcile to the data.     Sample Records.     Dari empat pilihan media transfer di atas, mana yang masih banyak digunakan karena kepraktisannya?
  16. 16. Large files may have to be reduced in size by selecting certain files or record Check the volume of data. Is enough disk space? The physical transfer may need to be on high capacity medium or fast data link Research whether the data is available in well defined files or in reports Choose download strategies should be used transfer the file of data in its native state to the PC Use report files produced by the system and transfer these to the PC Request the data to be extracted and/or reformatted in some way by support staff and then transfer to the PC Import ODBC, SAP AIS or other specific format Obtain technical details of the file layouts. Decide if all information is to be imported Check if all data is available. Is any required data excluded from the the printout Agree the file type to be a simple structure easily read on the PC Ensure the required drivers, data sources and data sets are available Agree the media for the transfer Determine timescales for the data to be available and the date of the data Agree any costs which may be incurred Identify control report for reconcilliation PC Link or local network Printer Emulator PC Diskette/USB Flash/External HD Telecommunications link Tape or cartridges Perform download Perform any re-formatting required on the PC Reconcile files to control totals The Main Considerations and Decisions in Downloading Data Source: IDEA for windows manual, 1999 with modification in Printer emulator
  17. 17. Guidance Notes for Data Downloads 1) What are the operating systems used by the company (Windows, NT, Unix...)? 2) What accounting software is used by the company? 3) What level of knowledge does the company have on each system? 4) What hardware is used by the company (PC, Mainframe...)? 5) How is the data from the Accounts Payable, Accounts Receivable and other systems posted to the General Ledger system (manually, automatically or both)? 6) Are transactions posted in detail to the General Ledger or in a summarised format? 7) How data is summarised if it is posted in summary form?
  18. 18. Guidance Notes for Data Downloads 8) What is the volume of GL transactions per annum? (use the figures to estimate the size of the file) 9) Is there a report that lists all the General Ledger transaction details? • If yes, request for a sample and ensure: The report shows all the information requested by the investigators. The report can be printed to a file in any of the following formats: Text CSV (comma delimited) MS Excel MS Access DBF • If no, ask for the General ledger file layouts and work with the IT staff to decide which files / fields should be taken. 10)Account code structures (e.g. “BB-CC- AAAAA” where “BB” =Company, “CC”=Cost Centre and “AAAAA” = Account)
  19. 19. Guidance Notes for Data Downloads 11) Information about GL transaction details: What fields are used to hold the invoice date and post date? – Is the Batch Number allocated by the system? Does each batch have a unique number? – What is in Refer / Desc. field(s) 12) When investigators want to trace a transaction back to its source documentation, what is the information (fields) required from the GL transaction details by the company to retrieve the source documentation? 13) Can the system write to any of the following media? CD ROM, Floppy disks, Tapes: 9 track reel, 8mm or 4mm DAT
  20. 20. Strategi Download Strategi download adalah bagaimana caranya untuk mendapatkan data dari sistem informasi berbasis komputer. Strategi download komputer terdiri dari : 1. Transfer file dari bentuk asalnya ke PC Auditor. 2. Transfer file hasil report sistem informasi ke PC Auditor. 3. Extracted data dan/atau reformated data untuk ditransfer ke PC Auditor. 4. Impor dengan ODBC atau format lainnya.
  21. 21. Metode Download Metode download terdiri dari : 1. Menggunakan external storage (floppy disk, magnetic tape, atau external hard disk) 2. PC to PC Link (Laplink) 3. Melalui Jalur Telekomunikasi 4. Menggunakan Printer Emulator 5. Tape/Cartridge
  22. 22. 1. Transfer Data Menggunakan Kabel Data Direct Link USB to USB Hampir semua komputer kini memilik port USB (Universal Serial Bus). Dengan kabel khusus yang kedua ujungnya menggunakan port USB maka peer to peer file transfer atau koneksi dan transfer file antara dua buah komputer dapat dilakukan. • Tersedianya Port USB • OS yang digunakan Microsoft Windows 95/98/ME/2000/XP/ Mac OS 8.6/Linux 2.4 atau di atasnya • Mempunyai driver kabel USB to USB yang sesuai dengan operating system yang digunakan • Software komunikasi data USB to USB misalnya USB GeneLink File Transfer, telah terinstall dengan baik
  23. 23. 2. Transfer Data Menggunakan Kabel Data (LapLink Paralel to Paralel/Serial to serial) Sebelum dikenal USB port hampir setiap komputer telah memiliki port paralel dan port serial. Port paralel lebih dikenal sebagai port untuk printer dan port serial dikenal sebagai port untuk mouse. Salah satu kegunaan lain dari port paralel dan serial adalah sebagai jalur untuk melakukan transfer data dari komputer Obyek Pemeriksaan ke komputer Auditor. Dalam modul ini hardware dan software yang digunakan adalah kabel paralel to paralel dan FastLynx for Dos versi 1.1. Persyaratan - Tersedianya Port Serial (Com port) atau Port Paralel (LPT port) tergantung kabel yang tersedia - Operating system yang digunakan Ms-DOS atau Microsoft Windows 95/98 - Software komunikasi data, misalnya FastLynx (FX.exe) atau Laplink (LL.exe), telah terinstall dengan baik Apa perbedaan metode Laplink dan Printer Emulator?
  24. 24. Instruksi dalam melakukan transfer data menggunakan Fastlynx Step Action 1 Hubungkan dua komputer dengan kabel paralel atau seri 2 Start Fastlynx di komputer Auditor 3 Install Fastlynx di komputer Obyek Pemeriksaan 4 Fastlynx di komputer Obyek Pemeriksaan harus di set sebagai ‘Listen as server’. Sedangkan di komputer Auditor harus di set sebagai ‘Connect as client’. 5 Saat koneksi sudah terhubung, kedua komputer akan muncul window seperti contoh di bawah. 6 Untuk meng-copy file, pilih file dengan meng-klik mouse kemudian drag di sisi yang berlawanan. Atau, pilih file yang diinginkan, kemudian pilih menu Copy atau Move dari File Menu.
  25. 25. 3. Transfer Data Menggunakan Kabel Jaringan UTP Pada suatu jaringan LAN (Local Area Network) pada umumnya tiap node (server/komputer) dihubungkan dengan kabel-kabel. Kabel yang digunakan adalah kabel UTP berkonektor RJ 45. Ada dua macam susunan kabel UTP, yaitu yang disusun secara straight (lurus) dan yang disusun secara cross (disilang). Model cross biasa digunakan untuk menghubungkan dua buah komputer saja dan tidak memerlukan Hub. Model straight baru bisa menghubungkan dua atau lebih komputer jika ada Hub. Dalam modul ini akan dibahas mengenai penggunaan kabel UTP dengan model cross untuk transfer data. • Persyaratan - Tersedianya Port RJ 45 (port LAN) pada kedua komputer yang akan dihubungkan. - Operating system yang digunakan Microsoft Windows 95/98/XP telah terinstall dengan baik. - Kabel UTP di set model cross dan berfungsi dengan baik.
  26. 26. Setting LAN di PC Obyek Pemeriksaan
  27. 27. 3 digit terakhir
  28. 28. Konversi Data Perbedaan • operating sistem • database yang digunakan • terbatasnya aplikasi komputer yang dikuasai oleh Auditor Konversi Format data yang bisa dibaca oleh komputer Auditor
  29. 29. File yang langsung dikenal MS-Excel • All microsoft excel files (*.xl ; *.xls ; *.xla ; *.xlm ; *.xld ; *.xlt ; .xlsx) • Web pages (*.htm; *.html) • Text files (*.txt ; *.csv) • Query files (*.iqy ; *.dqy ; *.oqy ; *.rqy) • Lotus 1-2-3 files (*.wk) • DOS files (*.wql) • dBase Files (*.dbf) • Excel 4.0 Macros (*.xlm ; *.xla) • Excel 4.0 Charts (*.xlc) • Excel 4.0 Workbooks (*.xlw) • Worksheets *.xls • Workspaces (*.xlw) • Templates (*.xlt) • Add-Ins (*.xls ; *.xll) • Toolbars (*.xlb) • SYLK files (*.slk) • Data Interchange Format (*.dif) • Backup files (*.xlk ; *.bak) Bagaimanakah cara sederhana untuk mengetahui apakah suatu file dapat langsung dibuka dengan Excel?
  30. 30. Apabila hal tersebut tidak memungkinkan, cara yang termudah apabila auditor harus menterjemahkan sendiri dengan mengubah file aslinya menjadi DOS teks atau ASCII terlebih dulu. Dikatakan termudah karena program-program aplikasi pada umumnya mempunyai fasilitas untuk menyimpan data dalam bentuk DOS teks atau ASCII, dan program-program spreadsheet mempunyai fasilitas untuk membaca file-file dalam bentuk DOS teks.
  31. 31. Impor Data • Impor Data dari Fixed Length Text File  Open File Nama File Tipe File
  32. 32. Impor Data • Impor Data dari Fixed Length Text File  Tentukan Fixed Length atau Delimited Asal File Fixed Length Impor mulai dari No. …
  33. 33. Impor Data • Impor Data dari Fixed Length Text File  Tentukan Panjang setiap Field Letakkan pada akhir satu field Double Click untuk menghilangkan
  34. 34. Impor Data • Impor Data dari Fixed Length Text File  Tentukan Tipe Data Field Tentukan Tipe Data Click FINISH, bila sudah selesai
  35. 35. Impor Data • Impor Data dari Fixed Length Text File  Melihat hasil impor data
  36. 36. Pengolahan Data • Menghilangkan Data yang tidak perlu  Buat kolom bantuan  Masukkan nilai urut ke dalam kolom bantuan  Buat kolom bantuan untuk chart of account  Urutkan data berdasarkan suatu kolom tertentu (usahakan kolom yang unik)  Hapus data yang tidak perlu
  37. 37. Pengolahan Data • Mencari data berdasarkan kriteria tertentu : • Nama • Kode Account • Obyek • Pelaporan : • Sorting • Sub Total • Pivot Table • Conditional Formatting
  38. 38. Tugas Kelompok Kelompok Nomor Absen Q1 39 15 30 37 32 11 26 24 Q2 13 9 10 4 34 23 20 8 Q3 21 38 25 31 36 3 17 29 Q4 1 22 35 27 14 5 7 2 Q5 28 12 16 33 6 18 19 40 V1 39 15 30 37 32 11 26 24 V2 13 9 10 4 34 23 20 8 V3 21 38 25 31 36 3 17 29 V4 1 22 35 27 14 5 7 2 V5 28 12 16 33 6 18 19 40 • Buatlah ebook tentang praktek melakukan komputer audit dalam dua bahasa (English dan Bahasa) • Kumpulkan dalam bentuk Word (dua file versi english dan bahasa) ke rohmadadis@gmail.com paling lambat satu minggu setelah materi ebook dibahas dalam kegiatan belajar mengajar. • Materi ebook adalah materi praktek komputer audit dari pertemuan 7 sampai pertemuan terakhir. • Ebook bersifat step by step cara praktek di komputer dengan disertai screenshot dan penjelasan. • Setelah direviu oleh dosen, ebook akan dikirim ulang ke kelompok untuk disebarluaskan lewat twitter dengan format : “Ebook: Judul Ebook @adiswebid #KomputerAuditForDummies silahkan download di (link ebook) “
  39. 39. Daftar Isi Minimal Ebook • Judul • Kata Pengantar • Daftar Isi • Persyaratan Minimal • Isi • Daftar Pustaka
  40. 40. Format Cover Format cover menggunakan file yang bisa dicopy dari dosen
  41. 41. Pembagian Tugas Kelompok Ebook Q1 Pemakaian rumus “Count”, “Sum”, “If”, “Or” dan “And” beserta variannya dalam proses audit V1 Cara pengambilan sampel menggunakan Excel (Simple, Stratified dan Systematic) Q2 Cara impor data dari bentuk text ke bentuk Excel (Delimited dan Fixed With) V2 Q3 V3 Q4 V4 Q5 V5
  42. 42. Referensi • Auditing PDE Dengan Standar IAI : Edisi kelima, Anies S.M. Basalamah, 2011 • Bahan ajar Komputer Audit oleh Marmah Hadi dan Ennoch Sindang

×