Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi

1. LAPORAN HASIL SURVEI
PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT
PT. EPSON BATAM
Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
Sistem Informasi Akuntansi
Disusun oleh :
Istanto : 4111111005
Dede Nurdiansyah : 4111111013
Dewi Safitri : 4111111017
Dwi Lestari : 4111111018
Nurwulan Afriani : 4111111019
Bibit Saputra : 4111111024
JURUSAN AKUNTANSI MANAJERIAL
POLITEKNIK NEGERI BATAM
2012

2. ii
MOTTO
“Hidup bagaikan sebuah sistem yang harus dikendalikan, manusia
adalah pengemudinya dan ilmu adalah kuncinya. Pilihan adalah
jalan yang menentukan apakah sistem tersebut berjalan dengan
baik. Pengemudi yang baik bukanlah mereka yang pintar mencari
jalan melainkan mereka yang mau mencari dan melewati jalan
dengan sistem yang telah dipilih. Pilihan yang terbaik adalah
kemauan untuk melewati setiap kesulitan yang ada tanpa mengenal
kata menyerah !!!”

3. iii
HALAMAN PENGESAHAN
Prosedur Pembelian Kredit
Laporan hasil survei ini disusun untuk memenuhi tugas akhir sebagai pengganti Ujian
Akhir Semester Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi ( SIA ) Tahun Ajaran 2011-
2012 oleh :
Nama Kelompok : 1. Istanto : 4111111005
2. Dede Nurdiansyah : 4111111013
3. Dewi Safitri : 4111111017
. 4. Dwi Lestari : 4111111018
5. Nurwulan Afriani : 4111111019
6. Bibit Saputra : 4111111024
Telah disahkan oleh Dosen Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi selaku Dosen
Pembimbing.
Disahkan Oleh :
Irsutami, SE. Akt

4. iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa berkat
rahmat dan KaruniaNya penulis tetap diberikan kesehatan jasmani dan rohani
sehingga dapat menyelesaikan laporan hasil survei ini tepat pada waktunya.
Maksud dari penyusunan laporan ini adalah sebagai bentuk laporan akhir
penulis selama mengadakan survei yang merupakan salah satu program yang
diwajibkan dalam mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pada semester II
(dua) dan juga sebagai bahan dalam melaksanakan Ujian Akhir Semester (UAS).
Penulis melaksanakan survei di PT. EPSON Batam yang terletak di Kawasan
Industrial Batamindo Jalan Rambutan LOT 504-508 Muka Kuning Kota Batam.
Dengan waktu yang sangat singkat dan tingkat keamanan yang tinggi yang diterapkan
di PT. EPSON Batam, tidak banyak hal yang penulis dapatkan, namun penulis yakin
bahwa data-data yang penulis peroleh selama melakukan survey cukup mendukung
untuk membuat laporan hasil survei ini.
Dalam laporan ini penulis mengangkat tema “ Prosedur Pembelian Kredit
PT. EPSON Batam ”. Tema ini diambil berdasarkan proses yang ada di PT. EPSON
Batam yang merupakan perusahaan manufaktur yang pada dasarnya tidak melakukan
penjualan terhadap produk yang telah diproduksi. Dimana isi dari pembahasannya
diperoleh melalui kegiatan survei yang terdiri dari wawancara, kuesioner, observasi
dan studi pustaka serta konsultasi dengan Dosen Mata Kuliah.

5. v
Penyusunan laporan ini tidak terlepas dari kerja sama banyak pihak . Untuk
itu, penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang
telah sudi bekerjasama dan memberikan dukungan kepada penulis baik dukungan
moril, materil maupun spiritual selama penulis melakukan survei. Ucapan terima
kasih ini penulis tujukan kepada :
1. Seluruh orang tua penulis
2. Bpk. Irsutami, SE. Akt. selaku dosen Mata Kuliah Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) Politeknik Negeri Batam sekaligus selaku Dosen
pembimbing.
3. Bpk. Tawakkal selaku supervisor bagian gudang yang telah bersedia
memberikan informasi terkait proses pembelian kredit di bagian Gudang.
4. Ibu Tenti Yoseva selaku supervisor bagian Purchasing yang telah memberikan
informasi terkait proses pembelian.
5. Ibu Elvira Khrisanti selaku supervisor bagian Accounting PT.EPSON Batam
yang telah bersedia memberikan informasi mengenai peran Accounting dalam
proses pembelian secara kredit.
Dan rekan-rekan yang telah mengorbankan waktu dan tenaga serta
fikirannya demi terselesaikannya laporan hasil survei ini. Serta pihak-pihak yang
tidak dapat disebutkan satu persatu, penulis ucapkan terima kasih.

6. vi
Penulis menyadari bahwa laporan hasil survei ini jauh dari kesempurnaan.
Untuk itu kritik dan saran dari berbagai pihak sangat penulis butuhkan demi
kesempurnaan laporan ini. Selain itu juga, penulis menyampaikan maaf yang sebesar-
besarnya atas segala kesalahan dan kekurangan yang ada dalam laporan hasil survei
ini. Harapan penulis semoga laporan ini bermanfaat bagi kita semua. Amin
Batam, Juni 2012
Penulis

7. vii
DAFTAR ISI
MOTTO ......................................................................................................................ii
HALAMAN PENGESAHAN....................................................................................iii
KATA PENGANTAR................................................................................................iv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ....................................................................................................1
1.2 Profil Perusahaan.................................................................................................2
1.3 Struktur Organisasi PT. EPSON Batam.............................................................4
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Deskripsi Bagian Pembelian Kredit PT. EPSON Batam ....................................5
2.2 Aspek pemisahan Fungsi.....................................................................................6
2.3 Fungsi Otorisasi...................................................................................................7
2.4 Praktek yang Sehat ..............................................................................................9
2.5 Narasi Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam ...................11
2.6 Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam...............................14
2.7 Analisis Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam.................18
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan........................................................................................................24
3.2 Saran..................................................................................................................24
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

9. 1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT. EPSON Batam merupakan perusahaan yang bergerak dibidang
manufaktur. PT. EPSON sendiri termasuk perusahaan yang sukses yang ada
di Kota Batam. Berdiri sejak tahun 1991 perusahaan ini telah berhasil
menyerap tenaga kerja hingga puluhan ribu orang. Sebagai salah satu
perusahaan yang tergolong bonafit, tentu perusahaan yang terletak di kawasan
industrial batamindo muka kuning ini memiliki tingkat pengawasan serta
aturan main yang tidak gampang.
Hal ini dapat dilihat dari proses penerimaan karyawan yang dilakukan
secara ketat. Namun, apakah hal ini dapat menjamin suatu perusahaan telah
menjalankan fungsinya sencara baik. PT. EPSON yang memfokuskan diri
pada kegiatan produksi berbagai barang elektronik ini ternyata tidak
melakukan kegiatan menjual barang melainkan hanya membeli dan
memproduksi barang saja Mengapa demikian ? PT. EPSON Batam
merupakan bagian dari PT. EPSON SINGAPORE BLOK yang berada di
Singapura. Disinilah barang yang telah diproduksi dikirim untuk kemudian
dijual. Sedangkan pusat dari EPSON GROUP ORGANIZATION berada di
Seiko- Jepang.

10. 2
Sebagai anak perusahaan, tentu mereka memiliki sistem yang saling
berkaitan satu sama lain dengan perusahaann induknya. Sebagai perusahaan
besar, tentu segala sesuatunya telah diatur dengan baik. Namun apakah semua
perusahaan yang besar memiliki sistem yang baik, terutama pengendalian
internal perusahaan tersebut ??? Hal inilah yang menjadi latar belakang bagi
penulis dalam memilih perusahaan yang akan disurvei.
1.2 Profil Perusahaan
PT EPSON BATAM merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang
terletak di Kawasan Batamindo Industrial Park JLN. Rambutan Lot 504-
508A Muka Kuning - Batam. PT EPSON Batam berdiri sejak juni 1991 dan
merupakan salah satu anggota dari EPSON GROUP ORGANIZATION yang
barada di Seiko-Jepang. Presiden Direktur perusahaan ini adalah Kenji Ota
dengan kepemilikan modal US$ 7 Juta pada saat pendirian perusahaan pada
bulan juni 1991. PT EPSON BATAM memiliki sertifikat SMK3 (Indonesia
Government Regulation) Untuk masalah keselamatan, ISO 14001 : 2004
(International Organization Standart) untuk AMDAL, dan ISO 9001 : 2000
(International Organization Standart) untuk kualitas.

11. 3
PT EPSON Batam merupakan bagian dari EPSON SINAGAPORE
BLOCK yaitu gabungan antara EPSON PRECITION JOHOR, SINGAPORE
EPSON INDUSTRIAL Pte Ltd dan PT EPSON BATAM itu sendiri. Sebagai
perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur, PT. EPSON memproduksi
berbagai jenis produk elektronik. Berikut ini beberapa produk yang dihasilkan
oleh PT. EPSON Batam yaitu: Key Produk-INK CATRIDGE(IK), Key
Produk-DEVICE(ICLCD), dan Finish Produk-SCANNER.
Untuk menjadi perusahaan yang besar, setiap perusahaan harus
memiliki visi dan misi yang kelak akan memicu terwujudnya impian dari
setiap perusahaan. Begitu pula dengan PT EPSON Batam. Berikut ini Visi
dan Missi PT. EPSON Batam :
-Visi PT EPSON:
Menjadi perusahaan elektronik nomor 1 ( satu ) di dunia
-Misi PT EPSON:
1. Memprkuat kerangka perusahaan melalui perbaikan yang berkelanjutan
dari reformasi bisnis
2. Melakukan pengembangan melalui bisnis produk baru
3. Membangun karakter individu dengan kepercayaan terhadapTuhan Yang
Maha Esa
Dengan visi dan misi yang dimiliki, kini PT. EPSON Batam telah
mencapai usia 21 tahun. Usia yang cukup matang untuk merealisikan visi
dan meningkatkan kualitas serta memberikan kontribusi kepada
masyarakat Kota Batam sebagai wujud terima kasih dan kepedulian
terhadap perekonomian di Kota Batam.

12. 4
1.3 Struktur Organisasi PT. EPSON Batam
PRESIDEN
DIRECTOR DIRECTOR & KOMISARIS
Ota Kenji
Director :
Endho
Koichi
Nakagawa
Tomohiko
Komisaris :
Shirakawa
Shogo
PP & C
Akiyoshi Keijo (GM)
PP & C Logistic
Accounting /
Finance
Sri Sukarti
(SMG) Kusuma Katsuro (SMG)
Zulfahmi
(AGM)
Syukri (MG)
SPV SPV SPV
Tenti Yoseva Sakun P. Elvira Khrisanti
STAFF STAFF STAFF
Vernanda Nasrullah Sherli Wiarti

13. 5
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Deskripsi Bagian Pembelian Kredit PT. EPSON Batam
Dalam perusahaan manufaktur seperti PT.EPSON Batam, tidak
dikenal system penjualan melainkan system pembelian dan produksi.
Adapun bagian-bagian yang terkait dalam prosedur pembelian kredit
di PT.EPSON Batam adalah sebagai berikut :
1. Bagian Gudang
Tugas bagian ini :
a. Melakukan stock opname setiap hari yang bertujuan untuk
mengontrol unit barang yang ada digudang.
b. Melaporkan hasil stock opname ke bagian kepala gudang
dengan membuat berita acara pelaporan persediaan barang
digudang.
2. Bagian Purchasing ( Pembelian )
Tugas bagian ini :
a. Mengirimkan Drawing ke Vendor yang dikirimkan oleh
bagian Gudang
b. Menerima Quotation dari Vendor. Quotations merupakan
dokumen penawaran barang yang diterbitkan oleh Vendor.
c. Menerbitkan Purchase Order ( PO )

14. 6
3. Bagian Receiving ( Penerimaan Barang )
a. Menerima Delivery Order ( DO ) dan Invoice dari Vendor
b. Mencocokkan Barang yang dipesan, DO dan Invoice dengan
PO yang telah diterbitkan oleh bagian Gudang.
c. Mengirimkan Barang yang dipesan dari Vendor kebagian
Gudang
4. Bagian Accounting ( Keuangan )
a. Mengentry data yang diperoleh dari Bagian Gudang ( PR ),
Bagian Purchasing ( PO ) dan Bagian Receiving ( DO dan
Invoice) kedalam jurnal pembelian dan buku pembantu
hutang.
b. Mengeluarkan Cek atau Bilyet Giro
c. Melakukan pembayaran kepada Vendor atas barang yang telah
dibeli secara kredit.
2.2 Aspek pemisahan Fungsi
Berikut ini merupakan aspek pemisahan fungsi terkait
pencatatan akuntansi :
1. Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian berfungsi untuk mencatat transaksi
pembelian yang dilakukan secara kredit. Data pembelian kredit di
entry oleh staff Accounting.
2. Kartu Hutang
Kartu hutang berfungsi untuk mengklasifikasikan hutang
yang kita miliki berdasarkan vendor yang memasok barang kepada
perusahaan. Pengklasifikasian ini untuk memudahkan perusahaan
untuk mengontrol kegiatan yang berkaitan dengan hutang. Data ini
di entry oleh bagian Accounts Payable.

15. 7
3. Kartu Persediaan ( Invetory Card )
Kartu persediaan berfungsi sebagai media pencatatan harga
pokok penjualan ( Cost of Good Sold ). Pencatatan pada kartu
persediaan dilakukan ketika terjadi transaksi pembelian dimana
terjadi barang masuk dan barang keluar. Data ini di entry oleh
bagian Gudang.
2.3 Fungsi Otorisasi
Fungsi otorisasi sangat penting terkait dokumen yang
digunakan dalam prosedur pembelian kradit. Berikut ini merupakan
dokumen-dokumen yang perlu mendapatkan otorisasi :
1. Surat Permintaan ( Purchase Request )
Diterbitkan oleh bagian gudang, direview oleh kepala
gudang dan diotorisasi Manajer gudang. Purchase request
diterbitkan 3 rangkap. Jika disetujui, rangkap pertama
didistribusikan kepada bagian Purchasing. Rangkap kedua
didistribusikan kepada bagian Accounting. Dan rangkap ketiga
diarsipkan ke file sementara.

16. 8
2. Surat Deskripsi Barang ( Drawing )
Drawing merupakan deskripsi mengenai produk yang
akan diorder oleh perusahaan. Drawing diterbitkan oleh bagian
gudang, direview oleh kepala gudang, dan diotorisasi oleh
Manajer gudang. Drawing diterbitkan sebanyak 2 rangkap.
Pendistribusian Drawing dilampirkan bersamaan Purchase
Request. Jika disetujui, Drawing didistribusikan kepada bagian
Purchasing dan 1 rangkap lagi diarsipkan ke file sementara.
3. Surat Pembelian ( Purchase Order )
Purchase Order diterbitkan oleh bagian Purchasing,
direview oleh kepala pembelian dan diotorisasi oleh Manager
pembelian. Purchase Order diterbitkan sebanyak 5 rangkap.
Rangkap pertama didistribusikan kepada Vendor. Rangkap
kedua didistribusikan kepada bagian Accounting. Rangkap
ketiga didistribusikan kepada bagian gudang. Rangkap
keempat didistribusikan kepada bagian Receiving dan rangkap
terakhir diarsipkan ke file permanen.
4. Faktur ( Invoice )
Faktur merupakan tanda bukti yang diterbitkan oleh
Vendor atas dasar transaksi pembelian secara kredit. Faktur
diterbitkan oleh vendor sebanyak 3 rangkap. Faktur yang asli
diterima oleh bagian Accounting. Salinan faktur diterima oleh
bagian receiving untuk diarsipkan ke file sementara sebanyak 1
rangkap. Dan salinan faktur yang terakhir diarsipkan oleh
vendor itu sendiri. Sebelum dikirimkan kebagian Accounting,
Invoice ini diotorisasi oleh kepala receiving.

17. 9
5. Surat Pengiriman Barang ( Delivery Order )
Delivery order merupakan bukti pengiriman barang
yang diterbitkan oleh vendor atas dasar transaksi pembelian
secara kredit. Delivery order diterbitkan oleh vendor sebanyak
3 rangkap. Delivery order dilampirkan bersamaan dengan
Faktur. Delivery order yang asli diterima oleh bagian
Accounting. Salinan faktur diterima oleh bagian receiving
untuk diarsipkan ke file sementara sebanyak 1 rangkap dan
salinan faktur yang terakhir diarsipkan oleh vendor itu sendiri.
Sama seperti invoice, DO diotorisasi terlebih dahulu oleh
kepala bagian receiving sebelum dikirimkan kebagian
Accounting.
2.4 Praktek yang Sehat
Dalam suatu perusahaan, Sistem Pengendalian Internal
berfungsi sebagai kesatuan fungsi untuk meminimalisir terjadinya
penyalahgunaan wewenang atau kecurangan ( fraud ) dalam
perusahaan. PT. Epson telah menerapkan Sistem Pengendalian
Internal untuk menjalankan operasional perusahaan dalam praktek-
praktek yang sehat. Adapun praktek-praktek sehat yang telah
diterapkan tersebut sebagai berikut :
1. Transaksi pembelian kredit dilaksanakan oleh fungsi gudang,
fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak
ada perangkapan fungsi.
2. Purchase Request yang telah diotorisasi oleh manager gudang
dikirim oleh fungsi gudang kepada fungsi Pembelian untuk
selanjutnya diproses oleh fungsi pembelian.

18. 10
3. Pembelian barang mendapat persetujuan dari Fungsi Pembelian.
4. Penerimaan barang diotorisasi oleh Fungsi Receiving.
5. Proses entry kedalam jurnal dan pencatatan terjadinya hutang
dilakukan oleh Fungsi Akuntansi.
6. Purchase Order memiliki nomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Pembelian.
7. Setiap periodik Fungsi Akuntansi menerima pernyataan piutang
(Accounting Receivable Statement ) untuk pengujian ketelitian
dengan Kartu Hutang yang dimiliki oleh perusahaan.

19. 11
2.5 Narasi Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam
Dalam proses pembelian secara kredit, hal yang mempengaruhi
terjadinya pembelian cukup banyak. Salah satunya adalah jumlah persediaan
barang digudang yang semakin berkurang. Bagian yang bertanggung jawab
atas jumlah persediaan didalam gudang tentunya Bagian Gudang. Untuk
mengetahui jumlah persedian barang, bagian gudang melakukan stock
opname terhadap barang-barang persediaan. Hasil stock opname
didistribusikan kepada kepala gudang, kemudian direview. Jika ada barang
yang perlu diorder, maka kepala gudang menerbitkan PR (Purchase
Request) sebanyak 3 lembar dan drawing sebanyak 2 lembar. Sebelum
didistribusikan, Purchase Request tersebut diotorisasi oleh Manager
Gudang. Jika disetujui, maka PR dan Drawing tersebut didistribusikan.
Rangkap pertama didistribusikan ke bagian Purchasing. Sedangkan rangkap
kedua didistribusikan kebagian Accounting dan rangkap terakhir diarsipkan
ke file sementara oleh bagian Gudang. Berbeda dengan PR, drawing tidak
didistribusikan kebagian accounting melainkan hanya kebagian Purchasing
dan bagian gudang untuk didiarsipkan ke file sementara. Jika tidak disetujui,
maka PR dan Drawing akan dikembalikan ke bagian Kepala Gudang.
PR dan Drawing yang diterima oleh bagian Purchasing kemudian
direview oleh Kepala Bagian Pembelian bersamaan dengan Quotation dari
Vendor yang sebelumnya telah menerima drawing yang diterbitkan bagian
gudang dan didistribusikan melalui bagian purchasing. Dengan diterimanya
Drawing tersebut, maka vendor menerbitkan quotation dan
mendistribusikannya kebagian purchasing. Setelah mereview quotation, PR
dan Drawing, Kepala Bagian Purchasing akan memutuskan apakah
dokumen-dokumen tersebut disetujui atau tidak. Jika disetujui maka Kepala
bagian Purchasing akan menerbitkan PO (Purchase Order) sebanyak 5

20. 12
rangkap dan diotorisasi oleh Manager Purchasing. Jika disetujui, maka PO
tersebut akan didistribusikan. Rangkap pertama dikirim ke Vendor, rangkap
kedua dikirim kebagian Accounting, rangkap ketiga kebagian Gudang,
rangkap keempat dikirim kebagian Receiving, dan rangkap terakhir
diarsipkan ke file sementara oleh bagian Purchasing.
Vendor merupakan pihak eksternal perusahaan yang terlibat dalam
proses pembelian. Sebelum menerima PO, terlebih dahulu vendor membuat
quotation. Setelah mendapatkan PO maka vendor mengirimkan barang
pesanan yang diorder beserta DO dan Invoice sebanyak 3 rangkap kebagian
Receiving. DO dan Invoice beserta barang yang diterima kemudian
dicocokkan dengan PO yang dikirimkan oleh bagian Purchasing. Jika tidak
cocok, barang beserta DO dan Invoice akan dikembalikan kevendor. Namun
jika terdapat kecocokan, maka dokumen beserta barang tersebut akan
diotorisasi oleh kepala receiving. DO dan Invoice yang asli dikirim kebagian
Accounting. Sedangkan salinannya diarsipkan ke file permanen oleh bagian
Receiving dan Vendor itu sendiri. Barang yang telah diterima dikirim ke
bagian Gudang untuk dicocokkan kembali, jika sesuai maka barang tersebut
akan disimpan digudang. Sebaliknya, jika tidak sesuai dengan PO yang ada,
maka barang tersebut dikembalikan ke bagian Receiving.
Otorisasi sangat penting sebagai salah satu cara menjaga kebenaran
dokumen yang diterbitkan. Begitupula dengan DO dan invoice yang ada
harus diotorisasi terlebih dahulu sebelum difilekan dan didistribusikan.
Originalitas pun memiliki point yang sama penting. Untuk itu, bagian
accounting sangat memperhatikan keaslian dokumen yang diterima untuk
mencengah terjadinya penyalahgunaan dokumen dalam setiap transaksi.

21. 13
Untuk itu, bagian accounting selalu meminta DO dan Invoice yang
asli bukan salinan. Setelah menerima bukti transakasi pembelian berupa PR,
PO,DO dan Invoice, selanjutnya bagian Accounting mengentry data
berdasarkan bukti yang telah diterima. Hal ini dilakukan oleh staf accounting
dan direview oleh kepala Accounting. Dengan adanya review tersebut maka
diterbitkanlah cek / bilyet giro, kemudian diotorisasi oleh Manager
Accounting. Jika disetujui maka akan dilakukan pembayaran kepada Vendor.
Selanjutnya bukti pembayaran akan diarsipkan ke file sementara. Namun
jika tidak disetujui maka cek tersebut akan dikembalikan kebagian kepala
Accounting.

22. 14
2.6 Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam

23. 15

24. 16

25. 17

26. 18
2.7 Analisis Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam
1. Fungsi Setiap Bagian yang Terkait dalam Proses Pembelian Kredit dalam
Sebuah Organisasi
a. Fungsi Bagian Gudang
Bagian gudang berfungsi melakukan stock opname,
menerbitkan PR dan drawing serta menerima barang. Bagian gudang
terdiri dari staff gudang, kepala gudang dan manager gudang.
Berdasarkan analisis penulis, fungsi dari masing-masing bagian telah
berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur pembelian kredit yang
benar. Dimana staff gudang melakukan stock opname, kepala gudang
mereview dan menerbitkan PR serta Drawing dan manager gudang
yang mengotorisasi.
b. Fungsi Bagian Pembelian ( Purchasing )
Bagian pembelian berfungsi menerbitkan PO berdasarka PR
dan drawing yang diterima dari bagian gudang. Bagian pembelian
terdiri dari staff pembelian, kepala pembelian dan manager pembelian.
Berdasarkan analisis penulis, fungsi yang ada telah berjalan dengan
baik, dimana review dilakukan oleh kepala pembelian dan otorisasi
dilakukan oleh manager pembelian.

27. 19
c. Fungsi Bagian Penerimaan Barang ( Receiving )
Bagian receiving berfungsi menerima barang dan
mencocokannya dengan PO yang ada. Bagian receiving terdiri dari
staff receiving dan kepala receiving. Berdasarkan analisa penulis,
fungsi bagian receiving sudah cukup baik. Dimana barang, DO dan
Invoice diterima oleh staff receiving dan otorisasi dilakukan oleh
kepala pembelian.
d. Fungsi Bagian Keuangan ( Accounting )
Bagian accounting berfungsi menentry data yang berkaitan
dengan pembelian. Bagain Accounting terdiri dari staff accounting,
kepala accounting dan manager accounting. Berdasarkan analisa
penulis, fungsi pada bagian accounting kurang baik dikarenakan
staff accounting tidak terpisah dari staff accounts payable yang pada
dasarnya memiliki fungsi yang berbeda.
2. Aspek Pemisahan Fungsi
Aspek Pemisahan Fungsi berdasarkan Teori dan PT. Epson adalah
sebagai berikut :
a. Fungsi Operasi
Fungsi Operasi terdiri dari Fungsi Pembelian. Fungsi
Pembelian harus terpisah dari Fungsi Penerimaan. Pemisahan kedua
fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan prngecekan internal dalam
pelaksanaan transaksi pembelian. Fungsi Pembelian harus terpisah dari
Fungsi Akuntansi. Pemisahan kedua Fungsi ini dilakukan untuk
menjaga keamanan aktiva perusahaan dan menjamin ketelitian serta
keakuratan data akuntansi.

28. 20
Dari hasil analisa penulis pada PT. EPSON, pemisahan fungsi
ini telah diterapkan dalam perusahaan tersebut. Dimana Fungsi
Pembelian terpisah dari Fungsi Penerimaan dan Fungsi Akuntansi.
Aspek Pemisahan Fungsi pada PT. Epson telah tersistem dengan baik.
b. Fungsi Penyimpanan
Fungsi penyimpanan terdiri dari Fungi Gudang. Fungsi
Penyimpanan harus terpisah dari Fungsi Penerimaan. Fungsi Gudang
memiliki peran untuk melakukan Stock Opname sementara Fungsi
Penerimaan memiliki peran untuk menerima barang yang telah
diorder. Pemisahan kedua Fungsi ini untuk meminimalisir adanya
tindakan Shrinkage ataupun Fraud. Dari hasil analisa penulis, PT.
Epson telah menerapkan Pemisahan Fungsi antara Fungsi Gudang dan
Fungsi Penerimaan. Sehingga Aspek Pemisahaan Fungsi pada Fungsi
penyimpanan tersistem dengan baik.

29. 21
c. Fungsi Akuntansi
Fungsi Akuntansi harus terpisah dari Fungsi Pencatatan
Hutang dan Fungsi Pencatatan Persediaan. Dari hasil analisa kami, PT.
Epson tidak menerapkan Pemisahan Fungsi ini sehingga Aspek
Pemisahan Fungsi pada Fungsi AkuntansI belum tersistem dengan
baik. Hal ini terlihat dari flowchart yang menggambarkan tidak adanya
pemisahan antara kedua fungsi ini.

30. 22
3. Praktek yang Sehat
Berikut ini merupakan praktek-praktek sehat yang kami analisis
berdasarkan flowchart dan bukti-bukti transaksi yang terdapat dalam
prosedur pembelian secara kredit di PT. EPSON Batam :
1. Setiap dokumen diberi nomor berdasarkan urutan masing-masing
dokumen.
2. Adanya pemisahan fungsi antar bagian, baik yang menerbitkan
dokumen, mereview maupun yang mengotorisasi.

31. 23
3. Adanya perbedaan hak atas otorisasi berdasarkan tingkat harga dalam
melakukan pembayaran. Jika pembayaran dilakukan dibawah Rp.
100.000.000 ( dibawah seratus juta rupiah ) maka otorisasi dilakukan
oleh direktur, sedangkan jika pembayaran dilakukan diatas Rp.
100.000.000 ( diatas seratus juta rupiah ) maka otorisasi dilakukan
oleh Prsiden Direktur.
4. Tidak dicantumkannya harga pada DO ( Delivary Order ). Hal ini
merupakan hal yang harus dilakukan guna menjaga kerahasian
dokumen. Karena pada dasarnya hanya bagian-bagian tertentu saja
yang boleh mengetahui isi dari data tersebut.

32. 24
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
PT. EPSON Batam merupakan perusahaan manufaktur yang
cukup besar di Kota Batam. Sebagai perusahaan besar dengan tingkat
pengawasan dan keamanan yang tinggi, tentu pengendalian internal
perusahaan yang dimiliki haruslah baik. Berdasarkan analisa penulis
setelah melakukan survei, penulis menyimpulkan bahwa pengendalian
internal dalam prosedur pembelian kredit yang ada di PT. EPSON
Batam cukup baik. Hal ini berdasarkan sistem pengorganisasian yang
jelas, sistem otorisasi yang terpisah, serta praktek-praktek sehat yang
diterapkan oleh perusahaan dalam prosedur pembelian kredit.
Namun, terdapat kelemahan dalam sistem pengendalian
internal pada prosedur pembelian kredit. Seperti yang telah penulis
jelaskan didalam analisa flowchart dan didukung oleh bukti yang ada
bahwa terdapat penggabungan fungsi antara fungsi accounting dengan
fungsi accounts payable.
3.2 Saran
Berdasarkan analisis yang telah penulis simpulkan, bahwa
terdapat kelemahan pada sistem pengendalian internal dibagian
accounting, yaitu tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian
accounting dengan bagian accounts payable. Untuk itu, penulis
menyarankan agar perusahaan memisahkan kedua fungsi tersebut agar
tidak terjadi penyalahgunaan fungsi dalam penyusunan laporan
keuangan.

34. DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Jogjakarta : BPFE.
Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Jogjakarta : UPP AMP YKPN
Bodnar, George H dan Hopwood, William S.2004. Sistem Informasi Akuntansi .
Jogjakarta : ANDI

35. 2
LAMPIRAN
BUKTI-BUKTI TRANSAKSI

36. 3
DOKUMENTASI

37. 4
---------------- KESAN DAN PESAN ----------------
Penulis akui, bahwa tugas ini merupakan tugas yang berat. Selain harus terjun
langsung kelapangan, penulis juga harus menguasai materi tentang Sistem Informasi
Akuntansi secara baik. Untuk bisa melakukan itu semua, penulis harus bekerja ekstra
keras, menguras energi, waktu serta otak. Tantangan demi tantangan harus dihadapi
dengan bijaksana. Selain waktu yang tidak banyak, kesibukan yang dimiliki masing-
masing anggota kelompok merupakan tantangan terberat yang harus disikapi secara
dewasa. Menghilangkan ego dalam diri masing-masing anggota menumbuhkan rasa
saling percaya dan saling membutuhkan satu sama lain dapat menguatkan tekad
penulis sehingga laporan hasil survei ini dapat terselasaikan.
Berikut ini merupakan kendala yang penulis hadapi selama melakukan survei
di PT. EPSON Batam :
1. Waktu yang sangat singkat disebabkan survei dilakukan saat jam kerja
2. Sulitnya memperoleh data-data yang dibutuhkan dengan alasan menjaga
kerahasiaan perusahaan.
3. Larangan mendokumentasikan atau mengambil gambar staff dibagian-
bagian tertentu.
4. Penjagaan dan pengawasan yang sangat ketat membuat penulis tidak dapat
melakukan pengamatan secara menyeluruh terhadap prosedur pembelian
kredit yang ada di PT.EPSON Batam.