Laporan Sistem Informasi Akuntansi Pada Apotek Kimia Farma

1. MAKALAH
SIKLUS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PERUSAHAAN
APOTEK KIMIA FARMA
Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi
Dosen : Rohmad Adi Siaman
Diajukan oleh:
KELOMPOK 3
No. NPM Nama Anggota
1. 143060020360 AMALIA HANIFAH
2. 143060019655 DHIAH AYU PUTRI R
3. 143060020206 IDHAM FAKHRI
4. 143060019193 NADIA ULINNUHA
5. 143060020486 RAJA PANGESTU
6. 143060019554 RISNANDHA DIKSI A
Kementerian Keuangan Republik Indonesia
POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN
Program Diploma III Keuangan Spesialisasi Akuntansi
Tangerang Selatan
2016

2. 1 | P a g e
KATA PENGANTAR
Segala puji hanya milik Allah SWT. Shalawat dan salam selalu tercurahkan kepada
Rasulullah SAW. Berkat limpahan dan rahmat-Nya penyusun mampu menyelesaikan tugas
kelompok ini guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi mengenai
siklus-siklus dan sistem akuntansi dalam perusahaan.
Tugas ini disusun untuk memenuhi tugas praktek lapangan, selain itu tugas ini juga
disusun agar kami dapat mengevaluasi siklus-siklus dan sistem yang ada di dalam
perusahaan. Tugas ini kami sajikan berdasarkan pembelajaran yang sudah kami lakukan dari
berbagai sumber informasi, referensi serta praktek langsung ke perusahaan yang
bersangkutan. Perusahaan yang kami pilih untuk diamati yaitu Apotik Kimia Farma, karena
menurut kami Apotik Kimia Farma memiliki sistem yang memenuhi tugas kami. Tugas ini di
susun oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri kami masing-
masing maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama
pertolongan dari Allah akhirnya tugas ini dapat terselesaikan.
Semoga tugas ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas dan menjadi
sumbangan pemikiran kepada pembaca khususnya para mahasiswa Politeknik Keuangan
Negara STAN. Kami sadar bahwa makalah ini masih banyak kekurangan dan jauh dari
sempurna. Untuk itu, kepada dosen pembimbing kami meminta masukannya demi
perbaikan pembuatan tugas kami di masa yang akan datang dan mengharapkan kritik dan
saran dari para pembaca.
Tangerang Selatan, Februari 2016
Tim Penyusun

3. 2 | P a g e
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ..................................................................................................... 1
DAFTAR ISI................................................................................................................. 2
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................ 4
1.1 Latar Belakang.............................................................................................. 4
1.2 Metode Penelitian........................................................................................ 4
1.3 Landasan Teori............................................................................................. 5
BAB II PEMBAHASAN ............................................................................................... 26
2.1 Siklus Pendapatan...................................................................................... 26
2.1.1 Analisis Sistem Siklus Pendapatan Apotek Kimia Farma.............................. 26
2.1.2 Ancaman dan Pengendalian....................................................................... 31
2.2 Siklus Pengeluaran ..................................................................................... 34
2.2.1 Analisis Sistem Siklus Pengeluaran Apotek Kimia Farma............................. 34
2.2.2 Ancaman dan Pengendalian....................................................................... 35
2.3 Siklus Produksi ........................................................................................... 36
2.3.1 Analisis Sistem Siklus Produksi Apotek Kimia Farma................................... 36
2.3.2 Ancaman dan Pengendalian....................................................................... 38
2.4 Sistem Akuntansi Aset Tetap...................................................................... 38
2.4.1 Analisis Sistem Akuntansi Aset Tetap Apotek Kimia Farma......................... 38
2.4.2 Ancaman dan Pengendalian....................................................................... 39
2.5 Siklus Penggajian........................................................................................ 40
2.5.1 Analisis Sistem Siklus Penggajian Apotek Kimia Farma ............................... 40
2.5.2 Ancaman dan Pengendalian....................................................................... 41

4. 3 | P a g e
2.6 Siklus Pelaporan dan Buku Besar................................................................ 42
2.6.1 Analisi Sistem Siklus Pelaporan dan Buku Besar Apotek Kimia Farma ......... 42
2.6.2 Ancaman dan Pengendalian....................................................................... 43
BAB III PENUTUP...................................................................................................... 45
3.1 Kesimpulan ................................................................................................ 45
3.2 Saran.......................................................................................................... 46
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................... 48
LAMPIRAN............................................................................................................... 49

5. 4 | P a g e
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Berkembangnya Informasi dan Komputer saat ini mengalami kemajuan
yang sangat pesat, sehingga banyak badan usaha bersaing untuk meningkatkan
pengetahuan dibidang teknologi informasi. Sistem lama yang dilakukan secara
manual mulai ditinggalkan dan beralih ke sistem komputerisasi, yang dirasa lebih
cepat dan akurat dalam penyampaian informasi yang dibutuhkan.
Berdasarkan gambaran diatas maka pada masa era globalisasi ini
sangatlah perlu pada sebuah perusahaan yang berskala besar ataupun kecil,
menggunakan sebuah sistem pengolahan data yang berbasis komputer dalam
mengatur kegiatan administrasinya agar dapat menghasilkan sebuah informasi
yang cepat dan akurat.
Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan,
khususnya dalam hal penjualan obat-obatan, baik itu penjualan obat melalui
resep dokter maupun tidak, apotek berperan sangat penting bagi kesehatan
masyarakat umum. Dalam melakukan aktifitas penjualannya apotek
memerlukan keakuratan data dan efisiensi waktu saat melayani konsumen demi
kepuasan konsumen itu sendiri.
Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis berusaha untuk
mengembangkan sebuah sistem informasi yang sesuai dengan harapan agar
dapat lebih mengefektifkan dan mengefisienkan pimpinan dalam mengambil
keputusan dan meningkatkan pelayanan terhadap konsumen dengan judul
“Siklus dan Sistem Akuntansi dalam Apotek Kimia Farma”.
1.2 Metode Penelitian
Metodologi penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk
memecahkan suatu masalah secara logis, dimana memerlukan data - data untuk
mendukung terlaksananya suatu penelitian.metodologi ini akan dijelaskan dalam
bentuk pengumpulan data dan metode pengembangan system.
Metode yang digunakan dalam pengumpulan data untuk membuat
laporan tugas praktek lapangan ini antara lain:
1. Riset lapangan
yaitu riset yang dilakukan dengan cara mendatangi tempat kerja praktek dan
pengumpulan datanya dilakukan langsung melalui responden.
2. Observasi
yaitu dengan cara melakukan pengamatan langsung dan memperhatikan
serta meneliti proses pekerjaannya.
3. Wawancara
yaitu melakukan tanya jawab langsung kepada pihak yang berkepentingan.
4. Riset perpustakaan
yaitu dilakukan dengan cara membaca buku-buku yang ada di perpustakaan
dan sumber lain yang berhubungan dengan objek permasalahan yang
dibahas.

6. 5 | P a g e
1.3 Landasan Teori
A. SIKLUS PENDAPATAN
Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis
dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus dengan
menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas sebagai
pembayaran atas penjualan tersebut. Pertukaran informasi eksternal yang
paling utama dan siklus ini adalah dengan pelanggan. Siklus pengeluaran dan
produksi menggunakan informasi mengenai transaksi penjualan untuk
memulai pembelian atau produksi atas persediaan tambahan untuk
memenuhi permintaan.
Gambar 1.1 Diagram konteks siklus pendapatan
Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang
tepat di tempat yang tepat pada saat yang tepat untuk harga yang sesuai.
Empat aktivitas dasar pada siklus pendapatan:
A. Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)
Siklus pendapatan dimulai dengan menerima pesanan dari para
pelanggan. Proses entri pesanan penjualan mengharuskan tiga langkah
(mengambil pesanan pelanggan, mengecek dan menyetujui kredit pelanggan,
dan mengecek ketersediaan persediaan) serta satu kejadia penting terkait
yaitu merespons permintaan pelanggan.

7. 6 | P a g e
Gambar 1.2 Diagram arus data tingkat 0 untuk siklus pendapatan
Gambar 1.3 Diagram arus data tingkat 1: entri pesanan penjualan
1. Mengambil Pesanan Pelanggan (Take Order)
Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan
penjualan. Di masa lalu, organisasi menggunakan dokumen kertas, saat ini
pesanan penjualan (sales order) biasanya sebuah formulir elektronik yang
ditampilkan dalam dalam sebuah layar monitor komputer. Pesanan penjualan
berisi informasi mengenai nomor barang, kuantitas, harga, dan syarat
penjualan lainnya.

8. 7 | P a g e
Di masa lalu, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh para
pegawai. Tetapi semakin berkembangnya teknologi informasi, saat ini
organisasi memanfaatkannya agar para pelanggan dapat melakukan entri
data sendiri yaitu dengan melibatkan penggunaaan Electronic Data
Interchange (EDI) untuk berhubungan secara langsung dengan pelanggan.
Dengan menggunakan EDI, toko-toko ritel akan mengirim pesanan mereka
langsung ke sistem pesanan penjualan perusahaan dalam sebuah format yang
akan menghilangkan kebutuhan atas entri data.
Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya,
merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk
memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh
sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan
akurasi yang menyeluruh:
 Pemeriksaan validitas
 Uji kelengkapan
 Uji kewajaran
Sewaktu pemeriksaan ini dilakukan, data dicatat dalam dokumen pesanan
penjualan. Dokumen tersebut biasanya merupakan formulir elektronik yang
ditampilkan di layar monitor komputer. Pesanan penjualan berisi informasi
nomor barang, jumlah, harga, dan syarat penjualan lainnya.
Diagram 1.4 Contoh pesanan penjualan

9. 8 | P a g e
2. Persetujuan Kredit (Credit Approval)
Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales)
dilakukan secara kredit. Oleh karena itu, ancaman siklus pendapatan lainnya
adalah kemungkinan pembuatan penjualan yang kemudian menjadi tidak
tertagih.
Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan
lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal
untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini,
menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk
pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit
pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah
dengan saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Batas kredit
(credit limit) adalah saldo rekening maksimum yang diizinkan manajemen
untuk seorang pelanggan berdasarkan sejarah kredit di masa lalunya dan
kemampuan untuk membayar.
Jadi, untuk pelanggan yang sudah ada, persetujuan kredit hanya
melibatkan pengecekan file induk pelanggan untuk memverifikasi adanya
rekening, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa
jumlah dari pesanan plus saldo rekening terbaru tidak melebihi batasnya.
Proses ini dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem ERP. Dalam sistem
ERP, pegawai entri pesanan penjualan seharusnya diberi akses “read-only”
terhadap informasi mengenai batas kredit seharusnya diberikan hanya ke
manajer kredit. Fitur dalam sistem ERP dapat menunjukkan beberapa
informasi untuk membantu manajer kredit memutuskan untuk menyesuaikan
batas kredit seorang pelanggan.
Untuk menjadi efektif, persetujuan kredit harus dilakukan sebelum
barang dikeluarkan dari persediaan dan dikirimkan ke pelanggan. Meskipun
demikian, masalah akan terjadi, dan beberapa pelanggan pelanggan akhirnya
tidak membayar utangnya. Oleh karena itu, pengawasan cermat atas piutang
sangat penting. Sebuah laporan yang berguna untuk melakukan hal ini adalah
laporan umur piutang (accounts receivable aging report), dimana laporan
tersebut mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya
waktu yang beredar. Informasi yang disediakan oleh laporan tersebut
berguna untuk memproyeksikan waktu arus kas masuk masa depan yang
terkait dengan penjualan, memutuskan untuk memproyeksikan waktu arus
kas masuk masa depan yang terkait dengan penjualan, memutuskan untuk
meningkatkan batas kredit bagi pelanggan tertentu, dan untuk mengestimasi
piutang yang tidak tertagih.
3. Mengecek Ketersediaan Persediaan (Checking Inventory Availability)
Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup
persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat
diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Apabila tersedia
cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan
penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file

10. 9 | P a g e
persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.
Apabila tidak tersedia cukup banyak persediaan di perusahaan untuk
memenuhi pesanan tersebut, pemesanan kembali (back order) untuk barang-
barang tersebut harus dibuat.
Ketika ketersediaan pesediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian
akan membuat kartu pengambilan (picking ticket) yang berisi daftar jenis
barang-barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan.
Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan
untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman. Guna lebih
meningkatkan efisiensi, kartu pengambilan barang sering kali mendaftar
barang dalam urutan tempat mereka disimpan dalam gudang daripada dalam
bentuk pesanan yang didaftar dalam pesanan penjualan.
4. Merespon Permintaan Pelanggan (Responding Customer Inquiries)
Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-
perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen
pelayanan pelanggan (Customer Relationship Management-CRM), untuk
mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci
mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk
memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.
Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM
seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan
pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan
yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam
hubungan tersebut.
Akan tetapi, banyak permintaan pelanggan merupakan hal yang bersifat
rutin. Sebagai konsekuensinya, perusahaan dapat dan harus menggunakan TI
untuk mengotomatisasikan jawaban atas permintaan yang umum, seperti
pertanyaan mengenai saldo rekening dan status pesanan, agar pegawai
bagian pesanan penjualan dan pelayanan pelanggan dapat memusatkan
waktu dan tenaga mereka untuk menangani permintaan yang lebih rumit dan
tidak biasa. Contohnya, web site memberikan alternatif yang efektif
(frequently asked question-FAQs). Web site yang sulit digunakan dapat benar-
benar mempersulit penjualan karena membuat frustasi pelanggan dan
menciptakan rasa tidak senang. Sebaliknya, Web site yang di desain dengan
baik dapat memberikan pandangan ke dalam yang dapat mengarah pada
peningkatan penjualan.
B. Pengiriman (Shipping)
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi
pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan
tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap: (1) memilih dan mengepak
pesanan dan (2) mengirim pesananan. Departemen bagian penggudangan
dan pengiriman melakukan aktivitas ini.

11. 10 | P a g e
Gambar 1.5 Diagram arus data tingkat 1: pengiriman
1. Mengambil dan Mengepakkan Pesanan (Pick and Pack The Orders)
Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan
penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja
bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk
mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk untuk
mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja gudang mencatat kuantitas
setiap barang yang benar-benar dipilih. Persediaan tersebut kemudian
dipindahkan ke departemen pengiriman.
Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan
efisiensi dalam menangani persediaan, tetapi juga memungkinkan
pengiriman yang lebih responsif ke pelanggan.
2. Mengirim Pesanan (Ship The Order)
Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan
dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan
dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang
dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan.
Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang,
nomor pesanan penjualan, nomor barang, dan kuantitas di tangan dalam file
induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan sebuah slip pengepakkan dan
berbagai salinan dari bill of landing. Slip pengepakkan (packing slip)
mencantumkan kuantitas dan deskripsi setiap barang yang disertakan dalam
pengiriman. Bill of landing atau konosemen adalah sebuah kontrak hukum
yang menjelaskan tanggung jawab atas barang dalam transit. Ini
mengidentifikasi kurir,asal, tujuan, dan setiap perintah pengiriman khusus,
dan mengindikasikan siapa (pelanggan atau vendor) yang harus membayar
kurir. Jika pelanggan yang membayar biaya pengiriman, salinan bill of landing
ini dapat berfungsi sebagai pengiriman tagihan (freight bill).

12. 11 | P a g e
Banyak perusahaan telah memiliki armada truknya sendiri untuk
pengiriman. Meskipun demikian, semakin bertambah banyak perusahaan
yang mengalihdayakan (outsourcing) fungsi ini ke kurir komersial. Pengiriman
dengan outsourcing mengurangi biaya dan memungkinkan produsen
berkonsentrasi pada aktivitas bisnis intinya.
C. Penagihan (Billing)
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan
para pelanggan. Aktivitas ini melibatkan dua tugas terpisah, tetapi terkait
erat yaitu: menagihkan faktur dan memperbarui piutang, yang dijalankan
oleh dua unit terpisah dalam departemen akuntansi.
Gambar 1.6 Diagram arus data siklus penagihan
1. Penagihan Faktur
Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang
dikirimkan adalah hal yang penting. Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas
pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari
entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini membutuhkan
informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasikan barang dan
jumlah yang dikirimkan, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus
penjualan lainnya dari departemen penjualan.
Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur
penjualan, yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus
dibayar dan ke mana harus mengirimkan pembayaran.
Teknologi informasi memberikan peluang untuk mengurangi biaya yang
berhubungan dengan penagihan. Mengirimkan faktur ke perusahaan melalui
EDI ( electronic data interchange ) lebih cepat dan lebih murah daripada
mengirimkan dokumen kertas. Bisnis yang menjual langsung ke pemakai bisa
memperoleh keuntungan yang serupa dengan meyakinkan para pelanggan
mereka untuk menandatangani penagihan dan pembayaran online dengan
menggunakan internet. Faktur EDI dan pembayaran online juga memberi

13. 12 | P a g e
manfaat bagi pelanggan dengan mengurangi waktu dan biaya yang
berhubungan dengan pemrosesan dokumen kertas. Faktur tersebut
mengindikasikan kuantitas setiap barang yang dijual dan harga yang
dibebankan barang tersebut, tetapi harga tersebut biasanya ditetapkan pada
waktu pesanan ditempatkan, dan kuantitas aktual yang dijual diketahui pada
waktu barang dikirimkan ke pelanggan. Penjual mengirimkan sebuah
notifikasi (pemberitahuan) elektronik, biasanya melalui e-mail, pada saat
barang dikirimkan dan pelanggan mengirimkan pengakuan
(acknowledgement) elektronik ketika barang diterima.
Sebuah sistem ERP terintegrasi juga menyediakan peluang untuk
menggabungkan proses penagihan dengan fungsi penjualan dan pemasaran
dengan menggunakan data mengenai sejarah pembelian pelanggan masa lalu
untuk mengirimkan informasi mengenai produk dan jasa terkait.
2. Pemeliharaan Piutang
Fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab kepada controller,
melakukan dua tugas dasar : Menggunakan informasi dalam faktur penjualan
untuk mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening
tersebut ketika pembayaran diterima. Dua cara dasar untuk memelihara data
piutang usaha adalah sebagai berikut :
a) Metode faktur terbuka (Open-invoice method)
Para pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah setiap faktur
penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pelanggan yang
diminta untuk mengembalikan satu salinan bersama pembayaran. Salinan ini
adalah dokumen yang dapat dikirimkan kembali (turnaround document) dan
disebut sebagai pemberitahuan pengiriman uang (remittance advice).
Pembayaran dari para pelanggan kemudian dihubungkan dengan faktur
penjualan terkait.
Keuntungan :
 Metode ini kondusif dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal,
karena faktur akan secara individual ditelusuri dan dihitung umurnya.
 Metode ini juga menghasilkan pola arus penagihan kas yang seragam di
sepanjang bulan.
Kelemahan :
 Metode ini menambahkan kerumitan yang harus dilakukan untuk memelihara
informasi mengenai status setiap faktur untuk setiap pelanggan.
b) Metode saldo maju (balance-forward method)
Para pelanggan biasanya membayar sesuai dengan jumlah yang
diperlihatkan pada laporan bulanan, bukan membayar setiap jumlah pada
faktur penjualan. Sebuah laporan bulanan yang berisi semua transaksi,
termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama bulan terakhir dan
juga informasi tentang saldo piutang terakhir pelanggan.
Keuntungan :
 Metode ini lebih efisien dan mengurangi biaya dengan menghindari
kebutuhan untuk memproses penagihan kas untuk setiap penjualan terpisah

14. 13 | P a g e
 Pelanggan akan merasa lebih nyaman karena melakukan pengiriman uang
hanya satu kali dalam sebulan.
Banyak perusahaan yang menggunakan metode saldo maju dalam sebuah
proses yang disebut penagihan siklus untuk menyiapkan dan mengirimkan
laporan bulanan ke para pelanggannya. Dalam penagihan siklus (cycle
billing), laporan bulanan dipersiapkan bagi subset pelanggan pada waktu yang
berbeda. Penagihan siklus menghasilkan arus penerimaan kas yang lebih
seragam di sepanjang bulan dan mengurangi waktu yang digunakan sistem
komputer untuk mencetak laporan bulanan.
Penyesuaian rekening pelanggan kadang kala diperlukan. Contohnya,
rekening pelanggang dapat dikreditkan untuk mencerminkan baik
pengembalian barang atau potongan yang diberikan atas barang yang rusak.
Guna mengkredit rekening pelanggan karena pengembalian barang, manajer
bagian kredit harus mendapatkan informasi dari bagian penerimaan barang
bahwa barang tersebut benar-benar dikembalikan, serta telah disimpan
kembali di gudang.
Dengan adanya pemberitahuan dari departemen penerimaan bahwa
barang tersebut telah dikembaliakn, maka manajer kredit akan mengeluarkan
memo kredit (credit memo) yang mengotorisasi kredit atas rekening
pelanggan. Apabila kerusakan barang tersebut sedikit, pelanggan mungkin
setuju untuk menerimanya dengan pengurangan harga. Setelah beberapa kali
usaha untuk menagih pembayaran telah gagal, mungkin perlu dilakukan
penghapusan rekening pelanggan.
D. Penerimaan Kas (Cash Collection)
Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir,
orang yang melapor pada bendahara, menangani kiriman uang pelanggan dan
menyimpannya di bank. Oleh karena kas dan cek dari pelanggan dapat dicuri
dengan mudah, adalah hal yang penting untuk mengambil langkah-langkah
memadai agar menurunkan resiko pencurian. Hal ini berarti fungsi piutang
usaha, yang bertanggung jawab atas pencatatan kiriman uang pelanggan,
seharusnya tidak memiliki akses fisik ke kas atau cek. Akan tetapi, fungsi
piutang usaha harus mampu mengidentifikasi sumber kiriman uang dari mana
pun dan faktur penjualan terkait harus di kredit.
Salah satu solusinya adalah dengan mengirimkan dua salinan faktur ke
pelanggan dan memintanya untuk mengembalikan salah satu salinan tersebut
bersama dengan pembayarannya. Nota pengiriman uang tersebut kemudian
diteruskan ke piutang, dengan pembayaran pelanggan benar-benar dikirim ke
kasir. Apabila pemberitahuan pengiriman uang juga berisi bagian untukn
pelanggan yang menunjukan jumlah yang dikirim, mesin OCR ( optical
character recognition ) dapat memindai data kiriman tersebut, hingga
mengurangi potensi kesalahan selama entri data.
Sebuah solusi alternatif adalah dengan memiliki personel mailroom
(petugas bagian surat-menyurat) untuk mempersiapkan daftar pengiriman
(remittance list), yaitu merupakan dokumen yang mengidentifikasi nama dan
jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini ke

15. 14 | P a g e
bagian piutang usaha. Alternatif lainnya untuk menjaga kiriman uang dari
pelanggan adalah dengan membuat perjanjian peti uang dengan sebuah
bank. Peti uang (lockbox) adalah alamat pos yang dituju oleh pelanggan
ketika mereka mengirimkan uang mereka. Bank yang terlibat mengambil cek
dari kotak pos dan menyimpannnya ke dalam rekening milik perusahaan.
Bank tersebut kemudian mengirimkan pemberitahuan pengiriman uang,
sebuah daftar elektonis semua kiriman uang, dan foto kopi semua cek ke
perusahaan.
Penggunaan lockbox tidak hanya mencegah pencurian kiriman uang dari
pelanggan oleh pegawai, tetapi juga meningkatkan manajemen arus kas.
Teknologi informasi dapat memberikan efisiensi tambahan dengan
penggunaan lockbox. Di bawah kesepakatan peti uang elektronik (electronic
lockbox), bank secara elektronis mengirimkan informasi pada perusahaan
mengenai nomor rekening pelanggan dan jumlah yang dikirim begitu bank
menerima dan memindai cek-cek tersebut. Metode ini memungkinkan
perusahaan untuk mengakui kiriman uang rekening pelanggan sebelum foto
kopi cek diterima perusahaan.
Pengaturan peti uang, meskipun demikian, hanya dapat mengeliminasi
penundaan yang terkait dengan pemrosesan internal kiriman uang yang
dikirimkan secara langsung ke perusahaan. Dengan electronic funds transfer
(EFT-transfer dana elektronik), pelanggan dapat mengirimkan kiriman
uangnya secara elektronik ke bank perusahaan dan dengan demikian
mengeliminasi penundaan yang terkait dengan waktu pembayaran di dalam
sistem surat. EFT juga mengurangi ketertinggalan waktu sebelum bank
membuat dana yang disetorkan tersedia untuk perusahaan. EFT biasanya
dicapai melalui jaringan Automated Clearing House (ACH) sistem perbankan.
Meskipun demikian, EFT hanya melibatkan transfer dana. Untuk
mengkredit rekening pelanggan secara benar, perusahaan juga perlu dana
tambahan untuk tiap-tiap pengiriman uang. Meskipun setiap bank dapat
melakukan EFT melalui sistem ACH, tidak setiap bank memiliki kemampuan
EDI yang diperlukan untuk mengolah data pengiriman uang yang terkait.
Akibatnya, banyak perusahaan harus memisahkan komponen-komponen EFT
dan EDI dari pemrosesan pembayaran pelanggan. Hal ini mempersulit
pekerjaan perusahaan penjual untuk mengkredit rekening pelanggan dengan
benar untuk pembayarannya karena informasi mengenai faktur yang
pembayarannya harus diterapkan.
Financial electronic data interchange (FEDI) mengatasi masalah tersebut
dengan mengintegrasi pertukaran dana (EFT) dengan pertukaran data
pengiriman uang (EDI). Pelanggan mengirimkan baik data pengiriman uang
maupun instruksi transfer dana secara bersamaan. Jadi, FEDI melengkapi
otomatisasi kedua proses penagihan dan penerimaan kas. Meskipun
demikian, untuk mendapatkan sepenuhnya manfaat dari FEDI, baik
perusahaan penjual maupun pelanggannya perlu menggunakan bank yang
mampu menyediakan layanan EDI.

16. 15 | P a g e
B. SIKLUS PENGELUARAN
Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan
kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan
pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli. Pembahasan kali ini
memfokuskan pada pembelian bahan baku,barang jadi, perlengkapan dan
jasa.Dalam Siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus
kegiatan pokok perusahaan, terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi
akuntansi, yaitu pembelian, penerimaan barang,pencatatan utang dan
pelunasan utang. Dalam melaksanakan keempat transaksi
tersebut,perusahaan menggunakan empat subsistem, yaitu sistem
pembelian, sistem penerimaan,sistem pencatatan utang atau sistem voucher,
dan sistem pengeluaran kas.
Dalam siklus ini,pihak eksternal yang terlibat dalam
pemasok,sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi,siklus
pendapatan,dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk Interaksi antara
siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran menerima
pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem produksi tentang
kebutuhan barang dan bahan baku,dan juga memberitahu kapan barang
tersebut harus diterima.Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke
siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan
keuangan dan laporan kinerja.Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap
pada sebuah diagram konteks-yang merupakan level tertinggi dari diagram
arus data.Siklus pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan
berbasis komputer. Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada
mekanisme pengolahan datanya,sedangkan input dan output yang dihasilkan
relative sama.berikut ini akan diuraikan masing-masing sistem secara
komprehensif.
A. Tujuan Siklus Pengeluaran
Tujuan Siklus pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas
dengan pemasok barang atau jasa perusahaan.secara lebih luas,tujuannya
adalah :
1. Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai
dengan aturan yang dibutuhkan.
2. Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa
barang yang diterima dalam kondisi baik.
3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang
benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat.
6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.
7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan
pengeluaran yang telah diizinkan.
8. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan
akurat.
B. Dokumen dan Laporan

17. 16 | P a g e
Dokumen Yang DigunakanDokumen yang digunakan dalam siklus ini
adalah:
Jenis transaksi Dokumen yang digunakan
Pembelian kredit Permintaan pembelian
Pesanan pembelian
Laporan penerimaan Barang
Voucher
Pengeluaran Kas Check
Retur Pembelian Memo debit
C. Pengolahan Transaksi
Pengolahan transaksi akan diuraikan dalam 2 versi,yaitu untuk
sistem yang diselenggarakan secara manual,dan untuk sistem yang
diselenggarakan dengan menggunakan alat bantu komputer.
1. Sistem manual
Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang diselenggarakan
secara manual,mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut:
a. Prosedur Pembelian Kredit
b. Prosedur Pengeluaran Kas
2. Sistem berbasis komputer
Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang berbasis
komputer,mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut :
a. Prosedur Permintaan Pembelian
b. Prosedur Pemesana Barang
c. Prosedur Penerimaan Barang
d. Prosedur Pencatatan utang
e. Prosedur Pengeluaran Kas
Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer
1. Prosedur Permintaan Barang
Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus
pengeluaran adalah permintaan barang atau suplais.Keputusan Kunci
yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang
akan dibeli,kapan dibutuhkan,dan berapa banyak yang akan di
beli.Permintaan Pembelian kadang-kadang juga di buat oleh siklus
produksi atau dari fungsi penjualan yang menyampaikan informasi
tentang back order.
2. Prosedur Pemesanan Barang
Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah
pemesana suplais dan bahan baku.Aktivitaspembelian biasanya dilakukan
oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departeman
pembelian.Keputusan Kunci : Pemilihan Pemasok.Keputusan penting
yang dibuat pada tahap ini adalah pemilihan pemasok dengan
mempertimbangkan harga,kualitas,dan kualitas pengiriman. Komitmen
terhadap kualitas dan pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat
penting,terutama pada sistem JIT,karena keterlambatan pengiriman atau
dalam pengiriman terdapat produk cacat dapat engancam seluruh

18. 17 | P a g e
sistem.Sekali seorang pemasok terpilih untuk memasok sebuah
produk,identitas pemasok tersebut akan menjadi badian dari atau
dimasukan ke dalam file induk persediaan.Hal ini dimaksudkan untuk
menghindari proses seleksi pemasok ketika akan membeli barang yang
sama di kemudian hari.Dengan cara ini,maka kinerja pemasok secara
periodic dievaluasi untuk menentukan apakah pemasok tersebut masih
dapat dipertahankan atau tidak. Evaluasi ini tidak hanya melibatkan
masalah harga,namun juga kualitas produk yang dibeli dan kinerja
pengiriman barang.Sistem Informasi Akuntansi yang baik,seharusnya juga
dirancang untuk dapat menangkap dan menelusur informasi ini.
3. Prosedur Penerimaan Barang
Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan
menyimpan barang yang dipesan.Departeman penerima barang
bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh
pemasok.Selain barang diterima,kemudian dilaporkan ke manajer bagian
gudang,untuk kemudian meneruskannya ke manajer pabrik.Departemen
penyimpanan barang yang bertanggung jawab kepada manajer bagian
gudang,bertanggung jawab untuk menyimpan barang.Informasi tentang
tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke
fungsi pengawas persediaan,untuk memperbarui catatan persediaan.
Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah :
(a)untuk menjamin bahwa semua penerimaan bahan
baku,perlengkapan,dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisasi san
(b) untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan
akuntansi.
4. Prosedur Pencatatan Utang
Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses
persetujuan pembayaran faktur pembelian.Proses ini dilaksanakan oleh
departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap direktur
keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk
mancatat kewajiban membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini
adalah faktur pembelian,catatan penerimaan barang,pesanan pembelian
(open purchase order) dan file rincian pesanan pembelian(purchase
order detail files).Secara legal,kewajiban untuk membayar ke pemasok
mulai timbul saat barang diterima.meskipun demikian,untuk alasan
praktis,sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah diterima dan
disetujuinya faktur pembelian.Tujuan dilakukannya cara ini adalah untuk
mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima layak di
bayar.tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar jika barang dan
jasa yang dipesan benar-benar telah diterima oleh perusahaan.Untuk
mencapai tujuan ini,diperlukan informasi dari bagian pembelian(berupa
tembusan order pembelian) dan fungsi penerimaan barang (berupa
laporan penerimaan barang. Tembusan order pembelian dari bagian
pembelian menegaskan bahwa barang atau jasa yang tercantum dalam
faktur pembelian benar-benar dipesan. Tembusan laporan penerimaan

19. 18 | P a g e
barang yang diterima dari bagian gudang menegaskan tentang kuantitas
dan kondisi yang diterima.
5. Prosedur Pengeluaran Kas
Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran
faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini,disebut dengan aktivitas
pengeluaran kas,dilaksanakan oleh kasir,yang bertanggung jawab kepada
manajer keuangan.Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah untuk
menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu
dan dalam jumlah yang benar. Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari
file voucher.Keputusan kunci dalam prosedur pengeluaran kas adalah
menentukan apakah perusahaan akan memanfaatkan fasilitas potongan
yang tersedia atau tidak. Untuk membuat keputusan ini,dibutuhkan
informasi anggaran kas jangka pendek. Dalam anggaran kas tersebut
tergambar taksiran arus kas masuk dan arus kas keluar untuk satu
periode tertentu di masa mendatang (biasanya satu tahun). Informasi
yang tercantum dalam anggaran tersebut berasal dari berbagai sumber.
Bagian piutang dagang memberikan proyeksi penerimaan kas. File utang
dagang dan file order pembelian menunjukan potensi pembayaran
kepada para pemasok,yang bermakna taksiran arus kas keluar di masa
mendatang. Fungsi sumber daya manusia memberikan informasi tentang
kebutuhan kas untuk pembayaran gaji karyawan.jika cukup anggaran kas
menunjukan bahwa perusahaan membutuhkan kas dalam jumlah yang
untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran kas,maka fasilitas potongan
yang tersedia harus dimanfaatkan agar dapat diperoleh penghematan
pengeluaran kas.
C. SIKLUS PRODUKSI
Siklus produksi adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
pemrosesan info terkait yang terus menerus, berhubungan dengan
pembuatan produk. Sistem infomasi akuntansi sangat penting dalam siklus
produksi. Sistem informasi akuntansi membantu menghasilkan informasi
biaya yang tepat dan waktu kerja yang jelas untuk dijadikan masukan bagi
pembuat keputusan dalam perencanaan produk atau jasa yang dihasilkan.
Siklus produksi terdiri dari beberapa sub-siklus, yaitu :
1. Desain Produk
Desain produk mempunyai tujuan yaitu menciptakan sebuah produk
yang mememenuhi kebutuhan pelanggan dari segi kualitas, daya tahan,
fungsionalitas sementara secara simultan meminimkan biaya produksi.
Proses dalam desain produk menghasilkan dua output yaitu daftar
bahan baku dan daftar operasi. Daftar bahan baku adalah dokumen yang
menyebutkan apa-apa saja yang dibutuhkan untuk bahan baku proses
produksi. Sedangkan daftar operasi adalah dokumen yang menspesifikasikan
urutan langkah dalam proses produksi, peralatan dan waktu yang dibutuhkan.
2. Perencanaan dan Penjadwalan Produksi

20. 19 | P a g e
Subsiklus ini mempunyai tujuan yaitu mengembangkan rencana
produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan
antisipasi permintaan jangka pendek sekaligus meminimalkan persediaan
bahan baku dan barang jadi.
Subsiklus ini didasarkan pada pesanan customer dan daftar bahan
baku maupun daftar operasi dari subsiklus sebelumnya. Aktivitas
perencanaan dan penjadwalan ini menghasilkan 3 dokumen, diantaranya
pesanan produksi, permintaan bahan baku dan kartu pemindahan. Pesanan
produksi adalah dokumen yang mengotorisasi pembuatan dalam kuantitas
yang telah ditentukan pada produk tertentu. Permintaan bahan baku adalah
dokumen yang mengotorisasi penghapusan dari kuantitas yang diperlukan
bahan baku dari ruang penyimpanan. Sementara kartu pemindahan adalah
dokumen yang bertugas mengidentifikasi transfer internal dari bagian.
3. Operasi Produksi
Aktivitas ini adalah aktivitas yang umum bagi perusahaan manapun.
Kegiatan produksi juga tergantung dari jenis perusahaan dan produk yang
diproduksi.
4. Cost Accounting
Cost accounting merupakan subsiklus yang bertugas menyediakan
informasi untuk manager dalam hal perencanaan, pengendalian dan
pengevaluasian kinerja operasi produksi. Aktivitas ini juga dapat digunakan
untuk menyediakan biaya yang akurat untuk siklus-siklus produksi
selanjutnya. Informasi-informasi yang didapat juga dapat digunakan untuk
menghitung nilai persediaan dan HPP yang nantinya muncul di laporan
keuangan.
D. SISTEM ASET TETAP
Aktiva Tetap adalah kekayaan perusahaan yang berwujud, memiliki
masa manfaat lebih dari satu tahun dan diperoleh perusahaan untuk
melakukan produksi bukan untuk dijual.
A. Karakteristik Aktiva Tetap :
1. Frekuensi transaksi yang mengubah aktiva tetap relative sedikit,
namun dengan jumlah rupiah yang besar
2. Pengendalian dilakukan pada saat perencanaan perolehan aktiva tetap
3. Pengeluaran untuk aktiva tetap :
a) Revenue expenditure(biaya pada periode akuntansi
terjadinya)
b) Capital expenditure(tambaahan harga pokok aktiva tetap)
B. Penggolongan aktiva tetap :
1. Land & land improvement
2. Building & bulding improvement
3. Machine & equipment
4. Mebel
5. Kendaraan

21. 20 | P a g e
C. Transaksi yang mengubah aktiva tetap :
1. Mengubah rekening aktiva tetap/harga pokoknya, contoh :
 Transaksi perolehan (pembelian, pembangunan, sumbangan)
 Transaksi pengeluaran modal
 Revaluasi
 Pertukaran
 Pengehentian pemakaian
 Penjualan
2. Mengubah rekening akumulasi depresiasi aktiva tetap, contoh :
 Depresiasi
 Penghentian pemakaian
 Penjualan
 Pertukaran
3. Mengubah rekening biaya reparasi & pemeliharaan aktiva tetap,
contoh :
 Konsumsi berbagai sumber daya untuk reparasi dan pemeliharaan
(suku cadang, sumber daya manusia)
D. Manajemen aktiva tetap
aktiva tetap menuntut pemanfaatan optimum taksiran umur
ekonomisnya. Jika masing-masing fungsi memiliki wewenang untuk
menggunakan, memindahkan, & menghentiikan pemakaian aktiva tetap,
penggunaan aktiva tetap tidak akan optimum, karena aktiva tetap yang
menganggur di suatu fungsi tidak dimanfaatkan fungsi lain. Yang bertanggung
jawab mengelola aktiva tetap adalah bagian aktiva tetap , yang memiliki
wewenang :
1. Menempatkan aktiva tetap di tangan fungsi pemakai aktiva tetap
2. Memberikan ototrisasi tentang :
 Pemindahan aktiva tetap dari fungsi satu ke fungsi lainnya
 Penghentian pemakaian aktiva tetap
 Pengiriman aktiva tetap
DOKUMEN : Yang digunakan untuk merekam data transaksi yang
mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap
yang bersangkutan :
1. Surat permintaan otorisasi investasi Atau Expenditure Authorization
Request atau Authorization for Expenditure) adalah dokumen yang
digunakan untuk meminta persetujuan pelaksanaan investasi dalam
aktiva tetap yang diisi oleh fungsi/departemen yang mengusulkan
perolehan aktiva tetap dan telah diotorisasi oleh direktur fungsi
dandiminta persetujuan dari Direktur Utama.
2. Surat permintaan reparasi : Dokumen yg berfungsi sebagai perintah
dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal

22. 21 | P a g e
3. Surat permintaan transfer aktiva tetap : Dokumen yg berfungsi sebagai
permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap.
4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap : Dokumen yang
berfungsi permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian
aktiva tetap.
5. Surat perintah kerja, fungsi dokumen ini adalah :
 sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai
aktiva tetap dan
 sebagai catatan yg dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan
aktiva tetap.Dokumen ini digunakan sbg perintah kerja
pemasangan aktiva tetap yg dibeli/ pembongkaran aktiva tetap
yang dihentikan pemakaiannya
6. Surat order pembelian : Diterbitkan oleh fungsi pembelian yang
merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok. Melalui
proses tender terbuka pemilihan pemasok dilakukan apabila investasi
besar.
7. Laporan penerimaan barang : Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah
fungsi ini melakukan pemeriksaan.
8. Faktur dari pemasok : Dokumen tagihan dari pemasok untuk aktiva tetap
yang dibeli.
9. Bukti kas keluar : Dokumen perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh
fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi,
surat order pembelian, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa
oleh fungsi tersebut.
10. Daftar Depresiasi Aktiva tetap : Berisi jumlah biaya depresiasi yg
dibebankan dalam periode akuntansi tertentu. Dokumen dasar dalam
membuat bukti memorial.
11. Bukti memorial : Sebagai sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi
aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yg selesai dibangun,
pemberhentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal
E. Catatan akuntansi
Untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap
dan akumulasi depresiasi aktiva tetap menggunakan Kartu aktiva tetap, jurnal
umum dan register bukti kas keluar
F. Fungsi yang terkait
1. Fungsi pemakai :
 Mengajukan usulan investasi
 Mengajukan Surat Permintaan Otorisasi Investasi
 Mengelola pemakaian aktiva tetap
2. Fungsi riset dan pengembangan:
 Mengajukan usulan investasi aktiva tetap untuk dimanfaatkan
bersama

23. 22 | P a g e
 Melakukan studi kelayakan setiap usulan investasi
3. Direktur utama :
 Memberikan otorisasi mutasi aktiva tetap
 Memberikan otorisasi investasi dan reparasi
4. Direktur yang bersangkutan :
 Memberikan persetujuan usulan investasi
 Memberikan persetujuan otorisasi reparasi
5. Fungsi aktiva tetap :
 Mengelola aktiva tetap perusahaan
 Melakukan penempatan, pemindahan dan penghentian pemakaian
aktiva tetap
6. Fungsi penerimaan :
 Melakukan pemeriksaan aktiva tetap yang diterima
 Membuat Laporan Penerimaan Barang
7. Fungsi pembelian :
 Memilih pemasok
 Menerbitkan surat order pembelian aktiva tetap
8. Fungsi akuntansi :
 Membuat dokumen sumber pencatatan mutasi aktiva tetap
 Menyelenggarakan buku pembantu aktiva tetap
 Menyelenggarakan jurnal yang bersangkutan dengan aktiva tetap
G. Jaringan subsistem
Jaringan subsistem yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap
adalah :
1. Sistem Pembelian Aktiva Tetap
2. Sistem Perolehan Aktiva Tetap Melalui Pembangunan Sendiri
3. Sistem Pengeluaran Modal
4. Sistem Penghentian Pemakaian Aktiva Tetap
5. Sistem Transfer Aktiva Tetap
6. Sistem Revaluasi Aktiva Tetap
7. Sistem Akuntansi Depresiasi Aktiva Tetap
H. Unsur pengendalian internal
1. Organisasi
 Fungsi pemakai terpisah dari fungsi akuntansi aktiva tetap
 Transaksi perolehan, penjualan dan penghentian pemakaian aktiva
tetap dilaksanakan lebih dari satu unitorganisasi
2. Sistem otorisasi
 Anggaran investasi diotorisasi RUPS
 Surat permintaan otorisasi diotorisasi oleh direktur yang
bersangkutan dan direktur utama
 Surat Perintah Kerja diotorisasi departemen yang bersangkutan
 Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang

24. 23 | P a g e
 Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan
 Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi
 Bukti memorial diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi
3. Prosedur pencatatan
 Perubahan kartu aktiva tetap didasarkan pada dokumen sumber
(bukti kas keluar, bukti memorial, surat permintaan transfer aktiva
tetap) dan dokumen pendukung dan diotorisasi pejabat berwenang
4. Praktik yang sehat
 Pencocokan fisik aktiva tetap dan kartu aktiva tetap secata periodik
 Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian investasi
dalam aktiva tetap
 Asuransi aktiva tetap
 Kebijakan akuntansi pemisahan capital dan revenue expenditure
E. SIKLUS PENGGAJIAN
Siklus Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi
pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga
kerja. 3 fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian adalah:
1. Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan
2. Menjaga aset organisasi
3. Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan
Aktivitas Siklus Penggajian :
1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain
Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian
adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat
memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman
pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan
efektif.

25. 24 | P a g e
F. SIKLUS PELAPORAN DAN BUKU BESAR
Sistem buku besar dan pelaporan merupakan 2 sistem yang saling
berhubungan dan berkesinambungan. Oleh karena itu, biasanya digabung
menjadi satu. Sistem buku besar dan pelaporan adalah sistem yang sangat
penting bagi sebuah perusahaan. Sistem ini merangkum seluruh transaksi
perusahaan setiap harinya mulai dari pencatatan produksi, pendapatan,
pengeluaran, dan yang lainnya.
Sistem buku besar dan pelaporan keuangan adalah sistem yang
melakukan pengumpulan data transaksi, mengolah transaksi yang masuk,
menyimpan data transaksi, memelihara pengendalian akuntansi,
menghasilkan laporan keuangan, dan mengklasifikasian data transaksi dan
akun. Sistem pemprosesan transaksi dalam perusahaan dapat dilakukan
secara manual maupun komputerisasi. Dua sistem pemprosesan tersebut
akan mempengaruhi input, proses, output, menejemen data dan
pengendaliannya. Namun, dewasa ini sebagian perusahaan besar telah
menggunakan sistem pemrosesan komputerisasi. Hal itu dipilih karena
memang lebih menguntungkan. Keuntungannya adalah memudahkan
mencari data dan mempersingkat waktu. Kegiatan dasar dalam GLARS adalah:
A. Mengupdate Buku Besar
Kegiatan update umum Buku Besar merupakan posting yang berasal
dari 2 sumber yaitu Siklus transaksi (siklus Pendapatan, pengeluaran, system
akuntansi biaya, dan system penggajian) untuk transaksi rutin, dan kepada
bagian keuangan, untuk transaksi non-rutin seperti pengeluaran dan
penarikan obligasi.
B. Memposting Jurnal Penyesuaian
Jurnal penyesuaian berasal dari kantor controller 's pada setiap akhir
periode akuntansi (bulan, kuartal, tahun, dll) dan setelah neraca saldo awal
telah disiapkan. Ada 5 jenis jurnal penyesuaian, yaitu:
Accrual : mencatat transaksi yang telah terjadi, tetapi belum dilakukan
pembayaran atau belum ada penerimaan kas, contohnya pendapatan bunga
dan utang gaji.
Deferral : mencatat transaksi perubahan status kas yang telah
diterima tau dibayarkan sebelum jasa diberikan atau diterima.
Estimates : mencatatan transaksi biaya yang terjadi dalam beberapa
periode akuntansi. Contohnya depresiasi dan biaya kerugian piutang.
Re-evaluations : mencatat selisih antara angka yang tercatat dan
angka dari hasil perhitungan fisik asset atau sebagai akibat perubahan
kebijakan akuntansi yang dilakukan.
Error-correction : mencatat koreksi kesalahan dalam rekening-
rekening buku besar
C. Menyusun Laporan Keuangan
Laporan laba-rugi harus dibuat pertama kali, dengan menggunakan
data dari saldo-saldo rekening pendapatan dan biaya yang tercantumkan
dalam neraca saldo setelah disesuaikan. Kemudian adalah membuat neraca.
Selanjutnya adalah membuat laporan arus kas. Laporan ini disusun dengan

26. 25 | P a g e
menggunakan data dari neraca dan laba rugi ditambah informasi tentang
kegiatan pendanaan dan investasi.
D. Menghasilkan Laporan Manajerial
Tahap akhir dari siklus buku besar dan pelaporan adalah pembuatan
berbagai macam laporan manajemen. Laporan manajemen dibagi menjadi
dua, yaitu laporan kontrol buku besar dan laporan anggaran. Laporan kontrol
buku besar antara lain berupa daftar jurnal voucher yang diurutkan atas dasar
nomor urut, nomor (kode) rekening, tanggal dan daftar saldo rekening.
Laporan ini digunakan untuk mengecek ketelitian proses posting.
Laporan anggaran digunakan untuk keperluan perencanaan dan
penilaian kinerja. Anggaran operasional berisi anggaran pengeluaran dan
pendapatan untuk setiap unit dalam organisasi. Anggaran pengeluaran modal
menunjukan rencana arus masuk dan arus keluar kas untuk setiap proyek.
Anggaran arus kas membandingkan estimasi arus kas dengan rencananya dan
digunakan untuk menentukan kebutuhan kas. Laporan anggaran dan kinerja
harus didasarkan pada akuntansi pertanggung jawaban.

27. 26 | P a g e
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Siklus Pendapatan
2.1.1 Analisis Sistem Siklus Pendapatan Apotek Kimia Farma
Penjualan atau pelayanan di apotek Kimia Farma meliputi
pelayanan resep tunai, resep kredit, UPDS, obat bebas, dan Alkes.
Tugas bagian penjualan meliputi menjaga dan memeriksa persediaan
barang, melayani konsumen dalam hal ketersediaan obat,
pembayaran atau informasi tentang obat-obatan. Selain itu, meminta
barang atau obat racikan yang akan dijual kepada pelanggan serta
memberikan informasi terkait obat-obatan, dosis obat, efek samping
dan lain-lain kepada konsumen. Untuk meningkatkan pelayanan
terhadap konsumen, maka apotek Kimia Farma juga mengantarkan
pesanan ke konsumen, PIO (Pelayanan Informasi Obat), dan
swamedikasi.
Penerimaan pendapatan apotek Kimia Farma berasal dari
penjualan obat dengan resep dokter dan tanpa resep dokter, atau dari
penjualan secara tunai lainnya. Hasil penjualan diperiksa kesesuainnya
dengan barang yang terjual melalui Laporan Ikhtisar Penjualan Harian
(LIPH) baik tunai maupun kredit, LIPH akan ditandatangani oleh APA.
Bagian keuangan BM (Bisnis Manager) setiap hari akan menerima
hasil penjualan tunai dari bagian keuangan apotek yang diketahui oleh
pengawas disertai dengan bukti setoran. Dan uang akan disetorkan ke
bagian administrasi keuangan untuk disetorkan ke bank yang ditunjuk.
Dalam usaha meluaskan pasar, apotek memberikan resep
secara kredit yang melahirkan piutang kepada perusahaan tertentu.
Kemudian diadakan penagihan untuk kembali menjadi uang tunai.
Penjualan kredit direkap setiap hari, dan diserahkan ke BM (Bisnis
Manager). Selanjutnya pihak BM (Bisnis Manager) akan menagih ke
instansi yang bersangkutan pada waktu yang telah ditentukan. Bagian
administrasi keuangan akan merekapitulasi penjualan kredit dalam
buku piutang, yang berisi nomor faktur penjualan, nama debitur, dan
jumlah piutang perhari.
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan Apotek Kimia Farma
Aktivitas bisnis siklus pendapatan di dalam apotek Kimia Farma terdiri
atas empat kegiatan utama, yaitu:
1. Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)
Pendapatan dimulai dengan menerima pesanan dari para
pelanggan. Proses entri pesanan penjualan mengharuskan lima
langkah:
a. Penerimaan Resep atau Penjualan Bebas
Dalam langkah ini, apoteker atau asisten apoteker menerima pesanan
dari pelanggan berupa resep atau pesanan langsung berupa pesanan

28. 27 | P a g e
penjualan bebas. Dalam menerima pesanan resep apoteker atau
asisten apoteker memeriksa keabsahan dan kelengkapan resep
berupa:
 Nama, alamat, nomor SIP dan tanda tangan/paraf dokter penulis
resep
 Nama obat, dosis, jumlah dan aturan pakai
 Nama pasien, umur, alamat dan nomor telepon
Setelah diperiksa, apoteker atau asisten apoteker memberikan
nomor resep kemudian menghitung harga yang akan ditetapkan.
b. Pengecekan Persedian
Setelah langkah pertama selesai, apoteker atau asisten apoteker
memeriksa ketersediaan barang yang dipesan oleh pelanggan, jika
barang yang dimaksud tidak ada, apoteker dapat membatalkan
pesanan atau menawarkan kepada pelanggan untuk tetap memesan
dengan mengganti obat yang kandungannya sama. Apabila pelanggan
setuju maka pelanggan akan dikenakan biaya kelebihan barang.
c. Pembayaran Tunai atau Kredit
Apabila pelanggan sudah memutuskan barang yang diambil dan
apoteker atau asisten apoteker sudah menetapkan harga. Pelanggan
harus melakukan pembayaran baik tunai ataupun kredit. Setelah itu
apoteker akan memvalidasi kemudian membuat kwitansi dan/atau
salinan resep.
d. Peracikan Obat dan Pengemasan
Setelah proses pembayaran dilakukan, barulah dilakukan peracikan
obat. Dalam proses ini asisten apoteker akan menyiapkan
etiket/penanda obat serta pengemasan untuk diserahkan ke
pelanggan. Sebelum barang diserahkan apoteker akan memeriksa
kembali barang yang dipesan oleh pelanggan.
e. Penyerahan Obat dan Informasi
Jika barang yang dipesan sudah sesuai maka penyerahan obat dapat
dilakukan. Penyerahan obat harus disertai dengan penjelasan
informasi tentang:
 Nama obat, bentuk dan jenis, dosis, jumlah dan aturan pakai
 Cara penyimpanan
 Efek samping yang mungkin timbul dan cara mengatasinya
Selain itu pelanggan juga akan diberikan tanda terima
berupa faktur pembelian
2. Pengantaran Obat (Delivery Service)
Jika obat yang dibutuhkan tidak tersedia maka dilakukan konfirmasi
kepada dokter atau pasien apakah bersedia diganti atau tidak dengan
obat lain yang mempunyai khasiat yang sama. Jika pasien tidak
bersedia maka untuk resep tunai biasanya dibuatkan salinan resep,
sedangkan untuk resep kredit akan menjadi obat yang dijanjikan dan
dicatat pada buku utang. Obat yang dijanjikan dapat diantar ke rumah
pelanggan. Pengantaran obat dilakukan melalui tiga tahapan, yaitu:

29. 28 | P a g e
a. Pengambilan Obat dan/atau Peracikan Obat
Ketika pelanggan memesan obat baik secara tidak langsung ataupun
langsung, kemudian obat yang dipesan tidak tersedia dan pelanggan
bersedia menunggu apotek memesan barang. Maka barang tersebut
akan diantarkan ke rumah pelanggan tersebut.
b. Pengepakan Obat
Setelah barang yang dipesan telah tersedia untuk diantar maka asisten
apoteker akan menyiapkan obat yang akan dikirim berdasarkan
dokumen pesanan pelanggan.
c. Pengiriman
Setelah barang selesai dikemas maka barang akan diserahkan kepada
petugas pengiriman/kurir untuk dikirimkan ke alamat pelanggan
berdasarkan dokumen pemesanan barang dari apoteker yang
berisikan alamat pelanggan serta barang yang dipesan.
3. Penagihan (Billing)
Penagihan ke pelanggan dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu:
a. Penagihan langsung ketika barang dikirimkan
Yaitu penagihan saat barang telah diterima oleh pelanggan. Jadi ketika
barang diterima oleh pelanggan, pelanggan akan diberikan faktur
penjualan yang sekaligus menjadi laporan tagihan kepada pelanggan.
b. Pengiriman tagihan kepada pelanggan
Penjualan kredit direkap setiap hari, dan diserahkan ke BM (Bisnis
Manager). Selanjutnya pihak BM (Bisnis Manager) akan menagih ke
pelanggan yang bersangkutan pada waktu yang telah ditentukan.
Bagian administrasi keuangan akan merekapitulasi penjualan kredit
dalam buku piutang, yang berisi nomor faktur penjualan, nama
debitur, dan jumlah piutang perhari.
4. Pengumpulan Kas
Pengumpulan kas ini melibatkan dua kegiatan yaitu:
a. Penanganan kiriman uang dari pelanggan
Penanganan kiriman uang dari pelanggan dapat berupa penyerahan
langsung secara tunai atau kiriman dari kredit pelanggan.
b. Depositokan kiriman uang tersebut ke bank
Jika uang berasal dari kiriman langsung secara tunai maka uang akan
diserahkan ke bank oleh apoteker.
Penjualan Bebas
Penjualan secara bebas atau HV (Hand Verkoop) dilakukan
untuk obat-obat seperti obat bebas, obat bebas terbatas, kosmetik,
suplemen, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya yang dapat
dibeli tanpa resep dokter. Prosedur penjualan bebas adalah sebagai
berikut:
1. Petugas penjualan menanyakan obat dan perbekalan farmasi lainnya
yang diperlukan oleh pelanggan.
2. Memeriksa ketersediaan barang (langsung atau melalui komputer)
dan menginformasikan harganya kepada pembeli. Bila pembeli setuju

30. 29 | P a g e
maka pembeli langsung membayar dan petugas akan memasukkan
data pembelian ke dalam komputer serta mencetak struk pembayaran
untuk diserahkan kepada pembeli dan sebagai arsip apotek.
3. Setiap penjualan barang dicatat dalam kartu stok dengan menuliskan
nomor bon pembelian.
4. Penyerahan obat bebas disertai dengan informasi pemakaian
seperlunya.
Penerimaan Resep
Sebelum dilakukan pelayanan atas resep dokter, terlebih dahulu
dilakukan skrining resep, meliputi persyaratan administratif,
kesesuaian farmasetis, dan pertimbangan klinis.
Pelayanan resep dokter adalah pelayanan obat berdasarkan resep
dokter, baik tunai maupun kredit, yaitu:
A. Pelayanan Resep Tunai
Penerimaan resep tunai adalah penerimaan resep yang
pembayarannya dilakukan secara tunai atau dengan kartu kredit.
Tahapan dalam pelayanan resep tunai adalah sebagai berikut:
1. Apoteker/Asisten apoteker menerima resep dan memeriksa
kelengkapan dan keaslian resep.
2. Apoteker/Asisten apoteker memeriksa ketersediaan obat, selanjutnya
menghitung total biaya untuk resep tersebut kemudian
menginformasikan pada pasien. Jika pasien setuju, maka segera
dilakukan pembayaran dan mencatat nama dan alamat pasien.
3. Asisten apoteker menyiapkan obat sesuai dengan resep, kemudian
memberi etiket dan dikemas dalam kantong plastik.
4. Apoteker/Asisten apoteker supervisor memeriksa kembali kesesuaian
obat dengan resep.
5. Obat diserahkan pada pasien oleh Apoteker/Asisten apoteker disertai
dengan pemberian informasi penggunaan obat (nama dan khasiat
obat, waktu pakai, cara pakai).
Lembaran resep asli disimpan sekurang-kurangnya 3 tahun menurut
nomor dan tanggal resep.
B. Pelayanan Resep Kredit
Pelayanan resep kredit berasal dari instansi/perusahaan yang menjalin
kerjasama dengan Apotek Kimia Farm dan untuk proses
pembayarannya berdasarkan perjanjian yang disepakati oleh kedua
belah pihak. Tahapan dalam pelayanan resep kredit adalah sebagai
berikut:
1. Apoteker/Asisten apoteker menerima resep dan memeriksa
kelengkapan dan keaslian resep.
2. Apoteker/Asisten apoteker memeriksa apakah obat-obat yang tertera
pada resep terdapat dalam daftar obat yang ditanggung oleh instansi
yang bersangkutan.
3. Jika ada obat yang tidak ada dalam daftar tersebut, maka Apoteker/
Asisten apoteker menginformasikan pada pasien dan menawarkan

31. 30 | P a g e
pasien untuk tetap mengambil obat atau mengganti dengan obat
dengan merek lain yang kandungannya sama.
4. Jika pasien tetap ingin mengambil obat sesuai resep, maka pasien
dikenakan biaya kelebihan harga obat.
5. Setelah administrasi selesai, asisten apoteker/ juru resep menyiapkan
obat sesuai dengan resep, kemudian memberi etiket dan dikemas
dalam kantong plastik.
6. Apoteker/Asisten apoteker memeriksa kembali kesesuaian obat
dengan resep.
7. Obat diserahkan pada pasien oleh Apoteker/ Asisten apoteker
supervisor disertai dengan pemberian informasi penggunaan obat
(waktu pakai, cara pakai).
8. Jika obat yang dibutuhkan tidak tersedia maka dilakukan konfirmasi
kepada dokter atau pasien apakah bersedia diganti atau tidak dengan
obat lain yang mempunyai khasiat yang sama. Jika pasien tidak
bersedia maka untuk resep tunai biasanya dibuatkan salinan resep,
sedangkan untuk resep kredit akan menjadi obat yang dijanjikan dan
dicatat pada buku utang. Obat yang dijanjikan dapat diantar ke rumah
pelanggan atau diambil sendiri oleh pelanggan.
Penjualan obat secara tunai maupun kredit dicatat pada
laporan harian apotek oleh petugas apotek. Pencatatan terhadap
pelayanan obat dengan resep dokter secara kredit dipisahkan dengan
resep secara tunai, kemudian resep dan struk penjualan secara kredir
tersebut diserahkan ke BM Bandung untuk proses penagihan kepada
instasi/perusahaan terkait
Pencatatan Rekap Resep
Perekapan resep dilakukan setiap hari, di mana resep dikumpulkan
dan dipisahkan berdasarkan tanggal dibuat atau dikeluarkannya resep.
Resep asli beserta struk harga obat disimpan sebagai arsip. Untuk
resep yang mengandung obat-obat golongan narkotika dan
psikotropika direkap secara terpisah, dan diberi tanda, yang akan
digunakan untuk keperluan pembuatan laporan penggunaan narkotika
dan psikotropika. Untuk resep kredit dipisah dari resep tunai dan
dibuat rekapan resep kredit untuk dikirimkan rekapannya ke Business
Manager. Resep disimpan selama sekurang-kurangnya 3 tahun, dan
harus dirahasiakan. Resep hanya boleh ditunjukkan kepada pasien,
dokter yang menulis resep, dokter yang merawat pasien, atau petugas
medis lain, dan pihak-pihak lain yang berwenang sesuai dengan
undang-undang.
Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika
Pengelolaan narkotika dan psikotropika dengan pengawasan khusus
sangat penting dilakukan mengingat obat-obatan golongan ini sering
disahgunakan. Pemesanan obat narkotika dilakukan dengan surat
pesanan khusus yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan

32. 31 | P a g e
nama jelas, nomor SIK, dan stempel apotek. Penyerahan obat-obat
narkotika hanya dapat dilakukan jika terdapat resep asli dari dokter
yang praktek di kota setempat dan untuk obat dari salinan resep harus
diambil di apotek yang menyimpan resep aslinya. Resep yang
mengandung obat golongan narkotika diberi tanda garis merah di
bawah nama obatnya dan dicatat nomor resep, tanggal penyerahan,
nama dan alamat pasien, nama dan alamat dokter serta jumlah obat
yang diminta dalam laporan pemakaian narkotika. Apotek dilarang
melayani salinan resep dari obat-obatan narkotika yang resep aslinya
tidak terdapat di apotek tersebut, walaupun resep tersebut baru
dilayani sebagian atau belum dilayani sama sekali, atau resep
narkotika yang bertanda iter (pengulangan). Untuk resep asli dari
dokter luar kota dapat dilayani jika sangat dibutuhkan dengan cara
dilegalisir oleh Dinas Kesehatan Kota setempat yang menyatakan
bahwa resep tersebut asli. Resep yang diterima harus mencantumkan
nama dokter, alamat, nomor SIP (Surat Izin Praktek), serta nama dan
alamat pasien secara lengkap. Resep yang mengandung obat golongan
narkotika dan psikotropika ditandai dengan garis bawah menggunakan
tinta merah dibawah nama obatnya.
2.1.2 Ancaman dan Pengendalian
Seluruh aktivitas siklus pendapatan tergantung pada database
terintegrasi yang berisi informasi mengenai pelanggan, persediaan
dan harga. Oleh karena itu, ancaman umum pertama adalah data
induk yang tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk
pelanggan dapat menyebabkan pengiriman barang ke lokasi yang
salah, atau menjual kepada pelanggan yang melebihi batas kreditnya.
Salah satu cara untuk menanggulani ancaman tersebut adalah
menggunakan pengendalian autentikasi dan otorisasi untuk
membatasi akses ke data dan mengonfigurasi sistem sehingga hanya
para pegawai yang diotorisasi (berwenang) dapat membuat
perubahan data induk.
Ancaman umum kedua dalam siklus pendapatan adalah
pengungkapan yang tidak sah terhadap informasi sensitif, seperti
kebijakan penetapan harga atau informasi pribadi mengenai para
pelanggan. Cara untuk menaggulanginya adalah mengonfigurasi
sistem untuk menggunakan pengendalian akses yang kuat untuk
membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi tersebut.
Ancaman umum ketiga dalam siklus pendapatan adalah
kekhawatiran akan kehilangan atau kehancuran data induk. Cara
terbaik untuk menanggulanginya adalah menggunakan backup dan
prosedur pemulihan bencana. Berikutnya ancaman dari masing-
masing aktivitas dalam siklus pendapatan beserta pengendaliannya.
A. Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)
Ancaman/kendala dan pengendalian dalam tahap entri pesanan
penjualan, antara lain :

33. 32 | P a g e
1) Pesanan pelanggan tidak lengkap/akurat
Akibat :
 Menimbulkan inefisiensi dalam hal waktu dan biaya, karena harus
menghubungi kembali pelanggan
 Mempengaruhi persepsi pelanggan dan berpengaruh buruk terhadap
penjualan di masa mendatang
Pengendalian :
 Pemeriksaan kelengkapan data dengan lebih teliti
 Menyimpan data referensi pelanggan seperti alamat, nomor telepon,
kontak person, dan lain-lain
2) Penjualan kredit ke pelanggan yang memiliki catatan/kriteria kredit
buruk
Akibat :
 Kurangnya pengawasan terhadap penjualan kredit menyebabkan
saldo piutang pelanggan melebihi batas kredit yang disetujui
 Hal diatas bisa menyebabkan melakukan penjualan kredit yang
kemudian menjadi tidak tertagih
Pengendalian :
 Menetapkan batas kredit kepada setiap pelanggan
 Persetujuan kredit diberikan oleh seseorang yang memiliki otorisasi
yang bukan merupakan sales representatif
 Memelihara catatan yang akurat dan terbaru mengenai saldo rekening
pelanggan dan batas kredit
3) Keabsahan pesanan
Keabsahan pesanan pelanggan biasanya didapat melalui penerimaan
pesanan yang telah ditandatangani oleh pelanggan. Bersama
peningkatan transaksi bisnis secara elektronis, penggunaan tanda
tangan elektronis disyaratkan untuk memverifikasi indentitas setiap
pihak.
4) Kehabisan persediaan, biaya gudang dan pengurangan harga
Akibat :
 Penjualan akan hilang karena kehabisan persediaan
 Sedangkan persediaan berlebih akan meningkatkan biaya gudang,
bahkan memerlukan pengurangan harga yang signifikan
Pengendalian :
 Perusahaan membuat sistem pengendalian yang akurat.
 Memfasilitasi penggunaan metode persediaan perpetual.
 Perhitungan fisik persediaan secara periodik
 Mengawasi kinerja pemasok seperti tingkat pengiriman yang tepat
waktu.
B. Pengiriman (Shipping)
Ancaman/kendala dan pengendalian dalam tahap pengiriman, antara
lain :
1) Kesalahan pengiriman
Akibat :

34. 33 | P a g e
 Kesalahan pengiriman dapat mengurangi kepuasan pelanggan dan
juga penjualan selanjutnya di masa mendatang
 Menyebabkan hilangnya aset apabila pelanggan tidak membayar atas
barang yang salah kirim
Pengendalian :
 Kesalahan tersebut dapat dicegah dengan mendeteksi yaitu
membandingkan data pengiriman dengan pesanan penjualan
 Selain itu penggunaan pengendalian aplikasi seperti pemeriksaan
lapangan dan uji kelengkapan
 Memverifikasi antara slip pengepakan dengan dokumen pengiriman
yang telah dicetak
C. Penagihan (Billing)
Ancaman/kendala dan pengendalian dalam tahap penagihan dan
piutang usaha, antara lain :
1) Kegagalan untuk menagih pelanggan
Akibat :
 Kegagalan menagih pelanggan mengakibatkan kerugian aset dan
kesalahan dalam data penjualan, persediaan, piutang usaha
 Selain itu perkiraan piutang tidak tertagih menjadi besar
Pengendalian :
 Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan
 Dokumen penjualan hendaknya diberi nomor secara berurutan
2) Kesalahan dalam penagihan
Akibat :
 Kelebihan penagihan menyebabkan ketidakpuasan pelanggan
 Kekurangan penagihan mengakibatkan kerugian perusahaan
Pengendalian :
 Menyimpan data penjualan dan data piutang dengan benar dan tepat
serta aman
 Rekonsiliasi antara pesanan penjualan dengan slip pengiriman
sebelum penagihan ke pelanggan
D. Penerimaan Kas (Cash Collection)
Prosedur pengendalian yang efektif adalah pegawai yang memiliki
akses secara fisik ke kas harus tidak memiliki tanggung jawab untuk
mencatat transaksi apapun yang melibatkan penerimaan kas. Secara
khusus pasangan tugas berikut harus dipisahkan :
1) Menangani kas atau cek serta memasukkan data pembayaran
Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis
penggelapan khusus yang disebut gali lubang tutup lubang/lapping.
2) Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit
Seseorang yang melakukan tugas ini dapat menutupi pencurian kas
dengan cara membuat nota kredit yang sama dengan jumlah yang
telah dicuri.
3) Membuat nota kredit dan memelihara rekening pelanggan

35. 34 | P a g e
Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat menghapus
jumlah tidak tertagih yang merupakan hutang dari teman-temannya.
Pengendalian lain untuk tahap penagihan kas adalah :
1) Semua kiriman uang pelanggan harus harus disimpan secara utuh dan
disetor ke bank setiap hari
2) Penyetoran kas dan cek ke bank setiap hari mengurangi resiko untuk
dicuri atau digelapkan
3) Pegawai yang merekonsiliasi laporan bank harus independen dari
semua aktivitas yang melibatkan penanganan atau pencatatan
penerimaan kas
2.2 Siklus Pengeluaran
2.2.1 Analisis Sistem Siklus Pengeluaran Apotek Kimia Farma
Sistem Pengeluaran di Kimia Farma Meliputi:
1. Pengadaan Barang
Sistem pengadaan barang di Apotek Kimia Farma dilakukan
menggunakan prinsip Pareto, yaitu teknik pengendalian persediaan
farmasi berdasarkan nilai jualnya atau sistem yang memprioritaskan
penyediaan barang-barang yang laku. Jadi barang dipesan
berdasarkan kebutuhan dan seringnya barang tersebut dicari
konsumen.Pareto A 15-20% memiliki konstribusi paling tinggi
terhadap Omzet apotek dengan nilai sebesar 80 %, pareto B 25-40%
memiliki kontribui 15 % terhadap omzet, sedangkan pareto C 45-60%
memiliki konstribusi 5 % terhadap omzet apotek. Misalobat A dibuat
paretonya. Menurut data penjualan 3 bulan yang lalu obat A laku
minimal seminggu 3 kali. Jadi, persediaan obat A di toko minimal harus
tersedia 3 buah, persediaan buffer 1 satu buah (persediaan buffer
merupakan persediaan penyangga apabila permintaan barang
melebihi perkiraan atau lebih dari 3 buah), dan stock tunggu 1 buah,
menanggulangi apabila stock barang terlambat datang. Sistem pareto
ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan barang, perputaran
modal menjadi cepat, menghindari kerusakan barang, dan
memperkecil kemungkinan barang hilang.
2. Pemesanan
Pemesanan barang di Kimia Farma dilakukan by system. Jadi
system akan secara otomatis mencatat sisa barang yang tersedia
berdasarkan penjualan. Jumlah yang akan dipesan didasarkan pada
perkiraan kebutuhan sebelumnya, dan barang yang telah
diklasifikasikan berdasarkan pareto kemudian dilakukan pemesanan
menggunakan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) yang dikirim
secara online ke BM. Pengadaan di Apotek Kimia Farma ini dilakukan
seminggu sekali, tetapi apabila diperlukan bisa dilakukan dua minggu
sekali tergantung system.
BPBA yang telah dibuat dikirim secara online ke BM Blok M.
BM akan merekap semua pemesanan barang apotek pelayanan. Jika
barang yang dipesan melalui BPBA dari apotek pelayanan tersedia di

36. 35 | P a g e
BM maka barang akan dikirimkan dari BM ke manager apotek
pelayanan beserta faktur barang. Jika barang yang diminta tidak
tersedia di BM maka BM akan mengirimkan surat pesanan ke PBF,
kemudian barang pesanan beserta faktur akan di antarkan ke apotek
pelayanan oleh PBF (Pedagang Besar Farmasi) yang bersangkutan.
Tetapi dalam hal yang cito (segera) Apotek Kimia Farma
pemesanan obat bisa dilakukan secara langsung ke Pedagang Besar
Farmasi (PBF) tapi fakturnya tetap menggunakan nama apotek
adsminitrasi dan tagihan dialamatkan ke apotek adsminitrasi (BM).
Selain itu apabila apotek mengalami kehabisan stock salah satu obat,
dapat mengambil barang ke apotek kimia farma lain. Ini dinamakan
droping antar APP ( Apotek Pelayanan ).
3. Penerimaan Perbekalan Farmasi
Setiap barang pesanan yang datang ke Apotek Kimia diterima
oleh petugas untuk diperiksa kesesuaian barang yang tertera pada
faktur. Pengecekan dilakukan terhadap jenis barang, jumlah barang,
tanggal kadaluarsa obat, serta kondisi fisik barang. Jika barang yang
datang sesuai dengan yang tertera pada faktur maka petugas apotek
akan membubuhkan stampel Kimia Farma disertai paraf dan nomer
urut penerimaan pada faktur. Tetapi jika barang yang diterima tidak
sesuai pesanan atau terdapat kerusakan fisik maka bagian pembelian
akan membuat nota pengembalian barang dan mengembalikan
barang tersebut ke distributor yang bersangkutan untuk kemudian
ditukar dengan barang yang sesuai.
4. Penyimpanan
Apotek Kimia Farma tidak mempunyai gudang khusus untuk
menyimpan barang. Stock barang dari PBF disimpan dalam gudang
BM, setelah itu baru didistribusikan ke apotek-apotek pelayanan.
Dalam apotek Kimia Farma, stok barang dalam jumlah banyak
disimpan di rak-rak lemari tertentu. Penyimpanan dapat dilakukan di
etalase atau rak penyimpanan, maupun di ruang peracikan. Obat-obat
bebas, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya di swalayan
ditata secara rapi, mudah terlihat dan diambil oleh konsumen. Obat-
obatan ethical dan DOWA disimpan di rak bagian dalam yang ditata
rapi di kotak-kotak obat berdasarkan bentuk sifat pengelompokan
penyimpanan: jenis perbekalan farmasi, bentuk sediaan famasi,
narkotika/ psikotropika, suhu stabilitas dan penyusunan penyimpanan
berdasarkan obat-obatan very fast moving, fast moving, farmakologi
obat dengan label warna, alphabetis, FIFO dan FEFO.
2.2.2 Ancaman dan Pengendalian
Ancaman Pengendalian
Kekurangan dan kelebihan
persediaan
Kimia Farma Apotek menggunakan uji petik,
khusus untuk mengontrol barang dengan pareto
yang tinggi dan barang dnengan nilai jual yang
tinggi.

37. 36 | P a g e
Menerima barang yang tidak
dipesan
Mencocokkan barang yang datang dengan daftar
barang yang tertera dalam faktur
Kehilangan barang Perhitungan fisik secara periodik dan rekonsiliasi
untuk mencatat kuantitas
Kekurangan persediaan Melakukan perhitungan pareto berdasarkan
histori penjualan 3 bulan sebelumnya untuk
memprediksi kemungkinan jumlah obat yang
terjual
2.3 Siklus Produksi
2.3.1 Analisis Sistem Siklus Produksi Apotek Kimia Farma
Pertama akan saya jelaskan bahwa siklus produksi yang kami
bahas disini hanya lingkup kios tersebut, tidak membahas Kimia Farma
secara menyeluruh. Di bagian ini kami membahas siklus produksi dari
salah satu kios Kimia Farma Apotek di daerah Bintaro yang beberapa
waktu lalu kami wawancarai dan kami lakukan beberapa observasi.
Desain produk sebuah apotek biasanya terkait dengan cost
yang akan dihabiskan selama proses produksi. Desain produk juga
mencakup persiapan tata-cara operasi produksi maupun penyiapan
bahan baku yaitu obat-obatan khusus. Hal ini kami temukan di Apotek
Kimia Farma yang kami datangi. Di kios mereka sudah tersedia bahan
baku untuk meracik obat dan asisten apoteker yang bertugas. Mereka
sudah mendapat instruksi dari apotek pusat atau dalam hal ini
manajer regional apotek tersebut atau bisa dibilang desain produk
apotek ini dilakukan oleh pusat. Jadi, kios-kios cabang seperti yang
kami datangi sudah mendapat daftar bahan baku dan daftar operasi
yang berisi tata cara dan petunjuk proses produksi dari pusat.
Produksi yang dilakukan di Apotek Kimia Farma Bintaro yang
kami datangi kemarin harus berdasarkan resep dokter. Hal ini
bertujuan agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan
dan sesuai prosedur. Kimia Farma menetapkan kualifikasi untuk
peracik obat di tiap kiosnya. Mereka (biasa disebut asisten apoteker)
yang akan meracik haruslah orang yang kompeten dalam bidang
farmasi. Selain itu, asisten apoteker harus selalu siaga dan siap di
setiap kios milik Kimia Farma.
Bahan baku yang digunakan didapat dari suplai yang diatur
oleh pusat, siklus produksi di Kimia Farma ini sudah terintegrasi
dengan komputer atau terkomputerisasi sehingga kekurangan stok
akan segera diketahui. Jenis-jenis obat yang diproduksi atau diracik
bisa berupa salep, kapsul dan puyer tergantung dari permintaan
resep. Apotek biasanya menarik tambahan biaya sebesar 10.000
sampai 15.000 untuk setiap macam pesanan.
Proses produksi dilakukan di kios tersebut, dalam hal ini
peracikan obat. Sementara untuk produksi obat-obatan generik
maupun bahan baku racikan, Kimia Farma mempunyai beberapa

38. 37 | P a g e
pabrik yang tersebar di Indonesia. Beberapa pabrik (plant) diantaranya
terdapat di
Plant Jakarta, DKI Jakarta
Satu-satunya pabrik di Indonesia yang ditugaskan pemerintah
untuk memproduksi obat golongan narkotika dan ARV (Antiretroviral).
Memperoleh sertifikat Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) untuk
semua jenis sediaan yang diproduksi, serta menerapkan sistem
manajemen mutu ISO-9001:2008 serta mendapatkan Proper Biru
dalam pengolahan limbah dari Kementerian Lingkungan Hidup dan
penghargaan Gubernur DKI untuk Ketaatan & Kinerja Pengelolaan
Lingkungan.
Plant Bandung, Jawa Barat
Memproduksi bahan baku kina dan turunannya, serta Alat
Kontrasepsi Dalam Rahim (AKDR) yang telah mendapatkan US-FD
Approval. Memperoleh sertifikat CPOB untuk produksi tablet, tablet
salut, sirup, serbuk, Pil KB serta bahan baku kina & turunannya.
Menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001:2008. Mendapat
Kosher Certificate dari Court of the Chief Rabbi Beth Din London,
Sertifikat dari European Directorate for the Quality of Medicines
(EDQM), Sertifikat Halal MUI Jabar serta Sertifikat Food Safety System
Certification (FSSC) 22000:2010 untuk produk garam kina dari SGS
United Kongdom Ltd.
Plant Semarang, Jawa Tengah
Khusus memproduksi minyak jarak, minyak nabati, dan
kosmetika (bedak). Telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO-
9001:2008 dan mendapatkan sertifikat Cara Pembuatan Kosmetika
yang Baik (CPKB) serta memperoleh sertifikat HACCP untuk
memproduksi minyak nabati.
Plant Watudakon, Jombang, Jawa Timur
Satu-satunya pabrik pengolah tambang yodium di Indonesia.
Memproduksi bahan baku ferro sulfat sebagai bahan utama
pembuatan tablet besi untuk obat penambah darah. Menerapkan
sistem manajemen mutu ISO-9001:2008 dan ISO-14001 serta
mendapatkan sertifikat CPOB dalam memproduksi sediaan kapsul
lunak, tablet, tablet salut, salep dan cairan obat luar.
Plant Medan, Sumatera Utara
Memproduksi obat dalam sediaan tablet, krim dan kapsul.
Mendapatkan sertifikat Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) untuk
seluruh jenis sediaan yang diproduksi serta menerapkan sistem
manajemen mutu ISO-9001:2008.
Semua proses produksi yang diatur telah terkomputerisasi
begitu juga dalam penghitungan biaya atau cost. Cost accounting
dibutuhkan untuk Apotek Kimia Farma karena dapat berguna untuk
pengendalian dan perencanaan serta dapat digunakan untuk evaluasi
kinerja. Semua kegiatan produksi akan dilaporkan ke kantor apotek
pusat untuk kios di Bintaro tersebut, yakni dilaporkan ke Kimia Farma

39. 38 | P a g e
Blok M dimana apa yang dibutuhkan oleh manajer sudah lengkap
terlampir dalam laporan tersebut.
2.3.2 Ancaman dan Pengendalian
Proses / Aktifitas Ancaman Prosedur Yang Dapat di Terapkan
Desain Produk Desain produk yang kurang
baik
Kesalahan dalam petunjuk
pembuatan obat
Perbaikan dalam pencatatan cost
sehingga menghasilkan
perencanaan cost yang akurat
Pelatihan pada tenaga farmasi
dan kualifikasi yang ketat
Perencanaan dan
penjadwalan
Kelebihan produksi atau
kekurangan produksi
Kekurangan bahan baku
Investasi yang tidak optimal
dalam aktiva tetap
Sistem perencanaan produksi
yang lebih baik
Perbaikan dan pengecekan dalam
sistem komputerisasi agar
pelaporan selalu akurat
Tinjau dan setujui perolehan
aktiva tetap; pengendalian
anggaran
Operasi produksi Pencurian dan perusakkan
persediaan dan aktiva tetap
Kerusakan aktiva tetap
dalam hal ini mesin untuk
proses produksi
Batasi akses fisik ke persediaan
dan aktiva tetap
Dokumentasikan semua
perpindahan persediaan
sepanjang proses produksi
Identifikasi semua aktiva tetap
Dokumentasi yang memadai dan
tinjau semua transaksi yang
melibatkan pembuangan aktiva
tetap
Akuntansi Biaya Kesalahan pencatatan dan
memasukkan data
mengakibatkan data biaya
yang tidak akurat.
Pengendalian edit entri data;
penggunaan pemindai kode garis
jika memungkinkan; rekonsiliasi
jumlah yang tercatat dengan
perhitungan fisik secara periodik
Ancaman umum Hilangnya data
Kinerja yang kurang baik
Buat cadangan dan perencanaan
pemulihan dari bencana; batasi
akses ke data biaya.
Pelaporan yang lebih baik dan
tepat waktu.
Kualifikasi pegawai ditingkatkan
2.4 Sistem Akuntansi Aset Tetap
2.4.1 Analisis Sistem Akuntansi Aset Tetap Apotek Kimia
Farma
A. Kimia farma memiliki aset tetap berupa :
 Bangunan (sewa)

40. 39 | P a g e
 Mesin
 Kendaraan
 Mebel
 komputer dan perlengkapan lainnya
B. Kebijakan akuntansi aset tetap :
 Aset tetap dinyatakan sebesar harga perolehan dikurangi
dengan akumulasi penyusutan. Sesuai dengan PSAK 16 (Revisi
2011) yang berlaku efektif 1 Januari 2012, entitas dan entitas
anak memilih metode biaya untuk pengukuran aset tetapnya.
 Bangunan di sewa 5 tahun dan penyusutan diakui setiap 3
bulan sekali dengan metode garis lurus, jika apotik tersebut
ramai maka akan di lanjutkan kontrak sewa bangunannya
 Biaya perbaikan dan pemeliharaan diakui sebagai beban pada
saat terjadinya. Pengeluaran yang memperpanjang masa
manfaat aset dikapitalisasi dan disusutkan berdasarkan tarif
penyusutan yang sesuai.
 Aset tetap yang sudah tidak digunakan lagi atau yang dijual,
nilai tercatat dan akumulasi penyusutannya dikeluarkan dari
kelompok aset tetap yang bersangkutan dan laba atau rugi
yang terjadi dibukukan dalam laporan laba rugi komprehensif
tahun yang bersangkutan.
 Aset dalam penyelesaian dinyatakan sebesar biaya perolehan.
Akumulasi biaya perolehan akan dipindahkan ke masing-
masing aset tetap yang bersangkutan pada saat aset tersebut
selesai dikerjakan dan siap digunakan.
C. Cara perolehan aset tetap :
kepala TU mengirimkan surat permintaan otorisasi
investasi kepada business manager(BM), lalu business manager
jika menyetujuinya menghubungi kantor pusat untuk melakukan
pembelian aset tetap tersebut dan memberikan surat tersebut
kepada kantor pusat, lalu kantor pusat mengajukan surat order
pembelian kepada pemasok, lalu setelah pemasok menerimanya,
pemasok memberikan surat pengantar kepada kantor pusat dan
kantor pusat memeriksa barang yang diterima lalu jika benar
membuat laporan penerimaan barang, dan menerima faktur dari
pemasok, aetelah memeriksa faktur tersebut, jika benar, kantor
pusat membuat bukti kas keluar lalu membuat surat penempatan
aktiva tetap, lalu business manager pun mengambil barang yang
sudah dibeli oleh pusat dan mengantarkannya ke cabang yang
mengajukan pembeliannya.
2.4.2 Ancaman dan Pengendalian
Ancaman dan pengendaliannya:

41. 40 | P a g e
1. Bertabrakannya fungsi-fungsi organisasi
Untuk menghindari ancaman ini, maka ada pengendalian yang
bisa dilakukan, yakni:
 Fungsi pemakaian harus terpisah dari fungsi akuntansi aktiva
tetap
 Transaksi perolehan, penjualan, & penghentian pemakaian
aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi
yang bekerja secara independen
2. Otorisasi atau persetujuan yang disalahgunakan
Untuk menghindari ancaman ini, otorisasi dilakukan oleh pihak-
pihak yang berwenang, yakni :
 Anggaran investasi diotorisasi oleh RUPS
 Surat permintaan otorisasi diotorisasi oleh direktur yang
bersangkutan dan direktur utama
 Surat Perintah Kerja diotorisasi departemen yang
bersangkutan
 Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang
berwenang
 Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi
penerimaan
 Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi
 Bukti memorial diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi
3. Kesalahan pencatatan aktiva tetap
Ancaman seperti ini bisa dihindari dengan menggunakan prosedur
pencatatan, dimana perubahan kartu aktiva tetap harus
didasarkan pada dokumen sumber (bukti kas keluar, bukti
memorial, surat permintaan transfer aktiva tetap) dan dokumen
pendukung serta diotorisasi pejabat berwenang sehingga jelas jika
ada perubahan dan ada buktinya.
4. Problem tentang hilangnya ato berkurangnya aktiva tetap
 Pencocokan fisik aktiva tetap dan kartu aktiva tetap secata
periodik
 Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian
investasi dalam aktiva tetap
 Asuransi aktiva tetap
 Kebijakan akuntansi pemisahan capital dan revenue
expenditure
2.5 Siklus Penggajian
2.5.1 Analisis Sistem Siklus Penggajian Apotek Kimia Farma
Langkah-langkah siklus penggajian pada PT Kimia Farma:

42. 41 | P a g e
a. PT Kimia Farma merekrut pegawai dengan cara mengiklankan
lowongan kerja di media seperti koran dan website, dengan syarat
yang telah ditentukan.
b. Para calon pegawai yang telah mendaftar akan diseleksi dan yang
diterima akan diberika pelatihan dan diberitahukan tentang
ketentuan-ketentuan kerja.
c. Pegawai akan mendapatkan gaji setiap bulannya, dan akan
mendapat bonus bila mencapai banyak penjualan.
d. Tiap akhir bulan manajer akan menyiapkan file induk penggajian
yang kemudian dipotong pajak dan pajak tersebut akan disetorkan
ke pemerintah.
e. Pegawai akan mendapat gaji dengan sistem transfer, ke rekening
pegawai bersangkutan.
2.5.2 Ancaman dan Pengendalian
1. Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja
Bentuk ancaman :
a) Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau
berkelakuan buruk.
Prosedur Pengendalian : Prosedur memperkerjakan yang baik,
termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referansi dan riwayat
pekerjaan.
2. Pemrosesan Penggajian
Bentuk Ancaman :
a) Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi
Prosedur pangendalian : Pemisahan tugas pada data SDM vs
Penggajian dan distribusi cek gaji ; pengendalian akses ; tinjauan atas
semua perubahan.
b) Data waktu yang tidak akurat
Prosedur pengendalian otomatisasi pengumpulan data ; berbagai
pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu
waktu kerja.
d) Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan
Prosedur pengendalian : Setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan
oleh sesorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan
cek gaji tidak di klaim akses terbatas ke cek gaji kosong ; pemberian
nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk
semua cek gaji ; penggunaan ekening giro terpisah untuk penggajian
yang dipelihara sebagai dana tetap; Rekonsiliasi semua rekening Bank
penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat dalam semua
pemrosesan penggajian.
3. Umum
Bentuk Ancaman :
a) Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi

43. 42 | P a g e
Prosedur pengendalian : Prosedur pembuatan cadangan ; rencana
pemulihan dari bencana pengandalian akses fisik dan logis enkripsi
data.
b) Kinerja yang kurang baik
Prosedur pengendalian : Pengembangan dan tinjauan periodik atas
metrik kinerja yang tepat; program pelatihan.
2.6 Siklus Pelaporan dan Buku Besar
2.6.1 Analisi Sistem Siklus Pelaporan dan Buku Besar Apotek
Kimia Farma
PT Kimia Farma merupakan perusahaan farmasi yang berada
dibawah pemerintah. PT Kimia Farma merupakan perusahaan BUMN.
Sistem buku besar dan pelaporannya sudah sangat canggih. Semua
menggunakan komputer dan berbasis online. PT. Kimia Farma sudah
menggunakan sistem komputerisasi mulai dari penjualan,
pengeluaran, dan yang lainnya. Ada saling keterkaitan antara toko
kimia farma yang satu dengan yang lainnya. Pada saat membutuhkan
informasi dari cabang lain maka dengan mudah pegawai bisa
mendapatkan informasi melalui online, tetapi kadang pegawai juga
menggunakan telepon untuk mendapatkan informasinya.
Semua transaksi yang terjadi tercatat di computer dan
dimasukkan kedalam buku besar yang ada di computer. Terutama
pada saat ada penjualan, pegawai akan mencatatnya di komputer.
Struk pembelian obat oleh customer adalah rangkap dua. 1 untuk
diberikan kepada perusahaan dan yang satunya adalah untuk
disimpan oleh kimia farma sebagai dokumen untuk nanti merekap
semua transaksi penjualan. Dalam transaksi penjualannya, kimia
farma membedakan atas penjualan obatnya. Ada pemisahan terkait
dengan jenis obat yang dibeli oleh customer. Contohnya adalah
antara obat bisa pada umumnya dengan pembelian obat narkotika
dan psikotropika oleh customer. Seperti yang kita tahu bahwa obat
tersebut adalah dibatasi penggunaannya oleh masyarakat umum dan
harus mendapatkan izin apabila akan membeli atau mendapatkannya.
Selain transaksi penjualan, transaksi yang lainnyapun di catat di
komputer.
Namun, meskipun sudah mempunyai teknologi yang canggih,
masih ada beberapa kegiatan yang ditulis secara manual. Tentunya
kegiatan tersebut adalah kegiatan yang tidak terjadi secara rutin,
mungkin seminggu hanya 1 atau 2 kali saja terjadi. Akan tetapi
kegiatan tersebut nantinya tetap akan dicatat dan direkap di
komputer menjadi satu bagian tersendiri dalam database yang sama
dengan transaksi yang lainnya.
Transaksi-transaksi yang terjadi selama satu hari itu nantinya
akan direkap dalam malam harinya. Seluruhnya direkap kemudian
membuat dokumennya. Setelah malam harinya direkap, pada pagi

44. 43 | P a g e
hari berikutnya pegawai menyetorkan uangnya ke bank. Namun,
dalam menyetorkannya ke bank, pegawai yang menyetorkannya
adalah berubah-ubah. Tidak ada prosedur yang esensial dalam
penyetorannya, tergantung pegawai yang mana yang sedang tidak
sibuk maka pegawai itulah yang menyetorkannya ke bank. Dalam
memasukkan transaksi ke databasepun juga pegawainya beda-beda.
Untuk pelaporannya, setiap cabang toko kimia farma membuat
rekapan atas transaksi yang terjadi. Laporannya ada laporan tiap
harian dan ada juga laporan per bulan. Dibuat per bulan karena akan
lebih memudahkan dalam membuat laporan keuangan triwulan
nantinya. Kemudian rekapan/laporan tersebut dikirim ke kantor
pusatnya melalui faximile. Setelah itu diperiksa kembali untuk
memastikan hasil rekapan tersebut sudah benar. Kemudian rekapan-
rekapan semua cabang tersebut diakumulasi kemudian dibuat
menjadi satu kesatuan. Setelah itu dibuatlah laporan keuangan dan
laporan manajerial. Seperti yang kita tahu bahwa kimia farma adalah
perusahaan besar, laporan keuangan dan laporan manajerial
sangatlah penting bagi perusahaan. Laporan keuangan yang nantinya
akan dipublikasikan secara umum karena ini merupakaan perusahaan
BUMN haruslah laporan yang benar-benar akurat dan jujur agar pihak
eksternal tertarik untuk membeli saham. Sedangkan laporan
manajerial juga tidak kalah penting. Didalam perusahaan yang besar
ini, memprediksikan budget dan net income yang diperoleh sangatlah
penting. Jangan sampai perusahaan yang sudah berdiri sejak lama ini
salah dalam memprediksi budget yang dikeluarkan yang nantinya
berdampak kepada net income perusahaan. Diagram DFD sistem buku
besar dan peloran dapat dilihat pada Lampiran.
2.6.2 Ancaman dan Pengendalian
1. Kesalahan dalam Memperbarui General Ledger dan General
Report
Hal ini bisa diatasai dengan beberapa pengendalian antara lain:
 Cek validasi (validity check) untuk menjamin bahwa
rekening buku besar tersedia untuk setiap nomor rekening
yang deverensi oleh semua jurnal.
 Cek bentuk data (field check) untuk menjamin bahwa data
pada field dalam sebuah jurnal berisi data numeric.
 Zero-balance check untuk menjamin bahwa total debit
sama dengan total kredit dalam sebuah jurnal.
 Uji kelengkapan (completeness test) untuk menjamin
bahwa semua data yang relevan telah dicatat. Adalah
penting bahwa semua jurnal dapat diidentifikasi sehingga
informasi ini memiliki daya telusur audit.
 Uji pengulangan data (redundand data check) untuk
mencocokkan nomor rekening dengan nama rekening,

45. 44 | P a g e
guna menjamin kebenaran rekening buku besar yang
menerima posting. Untuk sistem entry data on-line,
prosedur ini disebut closed-loop verivication.
2. Rugi, Perubahan, atau Pengungkapan tidak sah Data Keuangan
Pengendaliannya dapat berupa pemisahan tugas dengan
pembatasan fungsi yang akan dilaksanakan oleh setiap karyawan.
Selain itu juga memberikan ID dan password kepada karyawan
yang khusus untuk menginput data.
3. Kehilangan Data dan Asset
Menggunakan label file internal dan eksternal untuk
berjaga-jaga ada kerusakan data yang tidak disengaja. Selain itu
juga ada prosedur pembuatan buku besar cadangan dan
pemulihan.

46. 45 | P a g e
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Keempat aktivitas dasar dalam siklus pendapatan adalah entri
pesanan penjualan, pengiriman, penagihan dan piutang usaha, serta
penagihan kas. SIA harus didesain untuk memaksimalkan efisiensi dimana
setiap fungsi ini dilakukan. SIA juga harus memasukkan prosedur
pengendalian internal yang memadai untuk menurunkan ancaman seperti
penjualan yang tidak tertagih, kesalahan dalam penagihan, serta hilangnya
atau penyalahgunaan persediaan dan kas.
Aktivitas bisnis siklus pendapatan dalam apotek Kimia Farma hampir
sama dengan yang terdapat dalam penjelasan di buku Sistem Informasi
Akuntansi karangan Romney. Hanya saja yang membedakan pada bagian pengiriman
yang tidak terlalu kompleks dibanding penjelasan di dalam buku tersebut, serta
penerimaan kas yang cukup kompleks dibandingkan penjelasan di dalam buku.
Sistem pengeluaran yang dilakukan oleh kimia farma sangat
terstruktur, hal ini menggambarkan bahwa aktivitas-aktivitas didalamnya
sudah diatur sedemikian rupa. Setiap bagian menjalankan tugas sesuai
dengan bagiannya. Arus masuk dan arus keluar barang serta uang dapat
ditelusuri secara jelas. Selain itu pengawasan yang dilakukan terhadap setiap
tahap sangat ketat sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat kecil.
Seandainya terjadi kesalahan pun, kimia farma telah memiliki cara untuk
mengatasinya sehingga hal tersebut tidak akan terlalu mengganggu sistem
yang berjalan.
Sistem Produksi di Kimia Farma sudah sangat baik. Dari mulai desain
produk dilakukan oleh tenaga-tenaga profesional dan terstruktur di pusat.
Kemudian subsiklus perencanaan dan penjadwalan sangatlah apik, pegawai
berkompeten di bidangnya, bahan baku dan suplai selalu tersedia. Kegiatan
produksi di Kimia Farma sangat tertata dan prosedural.
Selain itu, dalam proses operasi produksi perusahaan ini juga
menetapkan standar yang tinggi, contohnya pesanan obat harus sesuai resep
dokter. Aktivitas siklus produksi juga telah terintegrasi dengan komputer
sehingga semua kegiatan akan terlapor ke manajer dan cost juga akan
terhitung sehingga perusahaan dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Melihat dari keprofesionalan pegawai maupun prosedur yang
diterapkan perusahaan Kimia Farma membuktikan bahwa perusahaan ini
adalah perusahaan yang besar. Apalagi Kimia Farma merupakan BUMN di
bawah Kementerian Kesehatan yang tentunya tidak main-main dalam
menjalankan perusahaan tersebut.
Terdapat dua jenis apotek di Kimia Farma, yaitu Apotek Administrator
yang sekarang disebut sebagai Business Manager (BM) dan Apotek
Pelayanan. BM membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam
suatu wilayah. BM bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang dan
administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya.

47. 46 | P a g e
Melalui konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari
apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga
kemudahan dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut
antisipasi dan penyelesaian masalah.
Jadi secara keseluruhan menurut saya, BM membuat sistem akuntansi
aktiva tetap Apotik Kimia Farma menjadi lebih baik karena BM membantu
mengatur aktiva tetap sehingga Apoteker bisa lebih fokus ke bidang
pelayanan.
Kepegawaian dari PT Kimia Farma terdiri dari awal yaitu saat
perekrutan dengan melihat kualitas calon pegawainnya dilihat dari data-data
yang diberikan pergawai tersebut. PT Kimia Farma membayar gaji
pergawainya dengan transer setiap bulannnya dan akan ditambah bonus bisa
mencapai banyak penjualan.
Secara keseluruhan, sistem buku besar dan pelaporan pada kimia
farma sudah bagus. Mulai dari transaksi yang di catat tepat waktu, pegawai
yang berkompeten di bidangnya, pemisahan antara penjualan obat biasa dan
psikotropika, pemisahan antara pembelian dari supplier dan penjualan oleh
customer, merekap transaksi pada hari yang sama sehingga tidak terjadi
penumpukan rekapan dan pastinya akan lebih akurat.
Dalam pelaporannya pun juga terstruktur, mengingat PT Kimia Farma
adalah perusahaan BUMN dibawah Kementrian Kesehatan. Pelaporannya pun
dibuat seakurat mungkin, setiap hari ada rekapan kemudian pada akhir bulan
membuat laporan. Ada laporan harian dan juga laporan bulanan untuk
mempermudah dalam membuat laporan keuangan triwulannya. Sebagai
perusahaan BUMN, Kimia Farma berusaha memberikan kontribusi terbaiknya
bagi kesehatan bangsa. Oleh karena itu, laporan dibuat dengan akurat dan
apa adanya sesuai dengan transaksi yang terjadi.
3.2 Saran
Pada saat menerima pesanan secara tidak langsung apotek Kimia
Farma mencatat data pelanggan yang terdiri atas pesanan barang serta
alamat hanya mencatatnya secara manual di kertas. Hal ini dapat
menyebabkan hilangnya dokumen dan menyebabkan kesalahan saat
pengiriman oleh karena itu sebaiknya apotek Kimia Farma membuat database
untuk pesanan tidak langsung yang berisikan tanggal, nama pemesan, alamat,
nomor telepon serta barang dan jumlah yang dipesan.
Sebaiknya Kimia Farma harus dapat melakukan inovasi baru agar tidak
kalah saing dengan apotek lain. Misal dengan menyediakan sarana
pembelian secara online. Selain itu juga melengkapi setiap apotek dengan
klinik.
Mengingat perusahaan ini bergerak di bidang kesehatan dan
berhubungan dengan kemaslahatan orang banyak, maka kegiatan dan
karyawan Kimia farma haruslah prosedural, profesional dan kompeten. Kimia
Farma haruslah ketat dalam rekruitmen pegawai sehingga kesalahan-
kesalahan dalam aktivitas produksi maupun aktivitas perusahaan lainnya
pada umumnya dapat dihindari.