Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Laporan sistem informasi akuntansi pada alfa midi

4,945 views

Published on

Laporan Sistem Informasi Akuntansi Pada Alfa Midi

Published in: Economy & Finance
  • Login to see the comments

Laporan sistem informasi akuntansi pada alfa midi

  1. 1. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA GERAI ALFAMIDI PT. MIDI UTAMA INDONESIA Tugas Kelompok Untuk Memenuhi Tugas Materi Sistem Informasi Akuntansi Program Studi : D3 Akuntansi Disusun Oleh : 1. Aldy Rivaldy (143060020576) 2. Cecilia Rooschella (143060020771) 3. Lestari Purnamasari (143060019900) 4. Masyhar Fauzin (143060020443) 5. Rahma Noor Fadhila (143060019483) 6. Tri Setiawan (143060020216) POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN Tangerang Selatan 2016
  2. 2. 2 DAFTAR ISI JUDUL.................................................................................................................... 1 DAFTAR ISI........................................................................................................... 2 BAB 1 ..................................................................................................................... 3 Pendahuluan ........................................................................................................ 3 A. Latar Belakang ......................................................................................... 3 B. Tujuan....................................................................................................... 6 C. Rumusan Masalah .................................................................................... 6 D. Metode Penelitian..................................................................................... 6 BAB 2 ..................................................................................................................... 8 ISI ........................................................................................................................ 8 A. Siklus Pendapatan..................................................................................... 8 B. Siklus Produksi....................................................................................... 11 C. Siklus Pengeluaran ................................................................................. 13 D. Siklus Penggajian ................................................................................... 21 E. Manajemen Risiko.................................................................................. 22 BAB 3 ................................................................................................................... 28 Kesimpulan........................................................................................................ 28 Daftar Pustaka...........................................................................................................
  3. 3. 3 BAB 1 Pendahuluan A. Latar Belakang Dewasa ini teknologi informasi selalu mengalami perkembangan. Berbagai jenis kegiatan tak lepas dari yang namanya teknologi, terutama dalam kegiatan suatu perusahaan. Dalam pencatatan transaksi kegiatan, perusahaan menggunakan suatu sistem yang disebut Sistem Informasi Akuntansi. Sistem sendiri memiliki pengertian kumpulan dari beberapa unsur atau komponen yang berhubungan antara satu dengan lainnya dan akan membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu atau sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua/lebih komponen yang terjalin satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Bisa dikatakan bahwa suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi. Menurut Feriyanto terdapat dua pendekatan untuk mendefinisikan sistem. Yang pertama lebih menekankan pada elemen-elemen dalam sistem. Sistem menurut pendekatan ini didefinisikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang saling berkaitan dan berinteraksi satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Definisi kedua lebih menekankan pada prosedur- prosedur, menurut pendekatan ini sistem diartikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama- sama untuk melakukan suatu tujuan tertentu. Sedangkan pengertian sistem menurut Mulyadi adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Dari definisi diatas dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum dari sistem adalah sebagai berikut:
  4. 4. 4 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. 2. Unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan RI (No. 476 KMK. 01 1991) pengertian akuntansi adalah suatu proses pengumpulan, pencatatan, penganalisaan, peringkasan, pengklasifikasian dan pelaporan transaksi keuangan dari suatu kesatuan ekonomi untuk menyediakan informasi keuangan bagi para pemakai laporan yang berguna untuk pengambilan keputusan. Menurut beberapa ahli, pengertian Sistem Informasi Akuntansi yaitu sebagai berikut: 1. Menurut Wilkinson dan Cerullo (1995, p.5-6) pengertian sistem informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya (users). 2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. (1996, h.1) pengertian sistem informasi akuntansi adalah, “Kumpulan sumber daya, seperti: manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi akuntansi.” Informasi ini dikomunikasikan kepada para penggunanya untuk berbagai pengambilan keputusan. 3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menutut Mulyadi (2001, h.3) mendefinisikan, “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
  5. 5. 5 4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Niswonger, Fess & Warren diterjemahkan oleh Ruswinarto, H. (1995, h.248), “Sistem akuntansi adalah suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk mengelola perusahaan dan untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditor, dan pihak lain yang berkepentingan.” 5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Baridwan (1998, h.6), “Sistem akuntansi terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai suatu mengenai usaha suatu kesalahan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan- laporan yang diperlukan oleh manejemen untuk mengawasi usaha- usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.” Sehingga Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi. Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi akuntansi terlebih dahulu. Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain: 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. 2. Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 3. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi. Pada Sistem Informasi Akuntansi dikenal sebagai suatu sistem yang terdiri dari beberapa siklus, dimana siklus-siklus saling berhubungan satu sama lain. Siklus-siklus tersebut yaitu:
  6. 6. 6 1. Siklus Pendapatan 2. Siklus Produksi 3. Siklus Pengeluaran 4. Siklus Penggajian B. Tujuan 1. Mempelajari lebih dalam mengenai Sistem Informasi Akuntansi. 2. Mengetahui sistem informasi akuntansi pada PT Midi Utama Indonesia dari berbagai siklus kegiatan yang ada. 3. Membandingkan mengenai Sistem Informasi Akuntansi yang ada pada teori dengan keadaan nyata atau yang dipraktikkan oleh perusahan- perusahaan. C. Rumusan Masalah 1. Bagaimana Siklus Pendapatan pada salah satu gerai Alfamidi PT Midi Utama Indonesia? 2. Bagaimana Siklus Pengeluaran pada salah satu gerai Alfamidi PT Midi Utama Indonesia? 3. Bagaimana Siklus Produksi pada salah satu gerai Alfamidi PT Midi Utama Indonesia? 4. Bagaimana Siklus Penggajian pada salah satu gerai Alfamidi PT Midi Utama Indonesia? D. Metode Penelitian Dalam melaksanakan penelitian ini, kami menggunakan metode. Metode penelitian yanng digunakan oleh kelompok kami adalah metode studi kasus. Pengertian studi kasus menurut beberapa pakar sebagai berikut. Menurut Bogdan dan Bikien (1982) studi kasus merupakan pengujian secara rinci terhadap satu latar atau satu orang subjek atau satu tempat penyimpanan dokumen atau satu peristiwa tertentu.
  7. 7. 7 Surachrnad (1982) membatasi pendekatan studi kasus sebagai suatu pendekatan dengan memusatkan perhatian pada suatu kasus secara intensif dan rinci. Sementara Yin (1987) memberikan batasan yang lebih bersifat teknis dengan penekanan pada ciri-cirinya. Ary, Jacobs, dan Razavieh (1985) menjelasan bahwa dalam studi kasus hendaknya peneliti berusaha menguji unit atau individu secara mendalarn. Para peneliti berusaha menernukan sernua variabel yang penting. Berdasarkan batasan tersebut dapat dipahami bahwa batasan studi kasus meliputi: 1. Sasaran penelitiannya dapat berupa manusia, peristiwa, latar, dan dokumen; 2. Sasaran-sasaran tersebut ditelaah secara mendalam sebagai suatu totalitas sesuai dengan latar atau konteksnya masing-masing dengan maksud untuk mernahami berbagai kaitan yang ada di antara variabel-variabelnya.
  8. 8. 8 BAB 2 ISI A. Siklus Pendapatan Data Flow Diagram Sales Order Entry Alfa Midi Data Flow Diagram Shipping Alfa Midi
  9. 9. 9 Data Flow Diagram Billing Alfa Midi Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas. Siklus pendapatan terkait dengan penjualan barang-barang kebutuhan sehari-hari yang dibutuhkan pelanggan, Alfa Midi melakukan pemasarannya dengan menggunakan tiga program, yaitu Special Big Event, Program Thematic and Exclusive Fair, dan Off Air Events, serta program-program promosi berkelanjutan program Hemat Awal Pekan dan program JSM (Jumat Sabtu Minggu). Program pemasaran tersebut didukung oleh Komunikasi Pemasaran Above the Line (ATL) berupa media konvensional, media digital maupun media sosial serta media-media Below the Line (BTL). Ada juga program berkelanjutan yaitu program loyalitas pelanggan (Cotumer Loyalty Program) berupa apresiasi pelanggan serta berbagai program promosi bagi anggota Midicard (kartu pelanggan untuk gerai Alfamidi, Alfaexpress dan Lawson). Program bernilai tambah terus ditingkatkan baik dari segi pelayanan maupun dari segi informasi teknologi. Aktivitas bisnis pada Siklus Pendapatan yaitu:
  10. 10. 10 1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan a. Mengambil pesanan pelanggan b. Menjawab permintaan pelanggan 2. Pengiriman barang a. Ambil dan pak pesanan b. Kirim pesanan c. Penagihan dan piutang usaha 3. Penagihan kas a. Menangani kiriman uang pelanggan khusus b. Menyimpannya ke bank 4. Pemeriksaan jumlah fisik barang (stock opname) a. Pesanan dari pelanggan disesuaikan dengan ketersediaan barang yang ada di gudang. b. Melakukan pencatatan barang yang masih ada di gudang. Siklus Pendapatan memiliki beberapa tujuan yang dibedakan menjadi tujuan utama dan tujuan lainnya. Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Tujuan-tujuan lain : 1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar. 2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi). 3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat. 4. Semua transaksi dicatat dengan akurat. Setiap transaksi yang masuk akan langsung dicatat dengan menggunakan sistem komputer. 5. Aset dijaga dari kehilangan ataupun pencurian. Penggunaan sistem komputer yang canggih membuat Alfa Midi tidak perlu mengalami kerugian dalam penjualan barangnya. Setiap penjualan atau transaksi yang terjadi dicatat secara online dengan data yang mudah diupdate. Oleh sebab itu, kemungkinan adanya kehilangn ataupun pencurian aset dapat ditelusuri dengan mudah.
  11. 11. 11 6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif yaitu, pelanggan mengambil sendiri barang yang mereka butuhkan pada rak barang yang ada di Alfa Midi. B. Siklus Produksi Berbagai inovasi terus dilakukan oleh perusahaan dalam usaha mengembangkan bisnis perseroan dan memenangkan persaingan yang senakin ketat. Salah satu hal yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan adalah melakukan pengembangan produk yang disediakan di gerai-gerai perseroan, peningkatan jumlah gerai dan penyediaan gudang, dan pengembangan informasi teknologi. 1. Gudang perseroan Pada tahun 2014, PT MIDI UTAMA INDONESIA memiliki 6 gudang yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan/transit pasokan barang sebelum dikirim ke gerai-gerai perseroan. Setiap gudang dirancang untuk melayani kebutuhan pasokan bagi sekitar 150-450 gerai. Pada akhir 2014, gudang perseroan menyuplai berang persediaan ke 843 gerai perseroan. Lokasi gudang perseroan tersebar di 6 wilayah, yakni Bitung, Bekasi, Surabaya, Makasar, Medan, dan Samarinda. Pada mulanya, terdapat gudang persediaan yang berlokasi di daerah serpong namun dalam rangka peningkatan pelayanan dan pengembangan teknologi, perseroan memindahkan gudang perseroan yang pada awalnya berlokasi di Serpong ke daerah Bitung, Cikupa pada Mei 2014. Dengan luas gudang yang lebih besar, perseroan mampu meningkatan pasokan barang untuk lebih dari 450 gerai. Gudang perseroan dibagi menjadi 2 kategori yaitu Gudang Dry dan gudang fresh. Gudang Dry menyediakan pasokan barang makanan kering dan menampung kurang lebih 7.600 SKU. gudang fresh menyediakan pasokan barang berupa sayur, buah, dairy, dan makanan beku yang menampung 600 SKU. Pemisahan tersebut dilakukan dengan maksud
  12. 12. 12 menjaga kualitas barang agar sampai di gerai dengan kondisi yang baik dan siap dijual kepada konsumen. Dalam hal pengaplikasian teknologi di gudang perseroan, gudang telah ditunjang menggunakan sistem PTL (Pick to Light) dan terdaoat 2 gudang yang telah dilengkapi dengan sistem conveyor belt untuk proses pemenuhan pesanan pasokan untuk dikirim ke gerai-gerai perseroan serta penyiapan barang yang akurat dan tepat waktu. Sistem pemesanan pasokan dari perseroan ke pemasok dilengkapi dengan sistem order Business to Business yang dilengkapi dengan fitur skedul, pengiriman produk, rute, dan informasi lainnya. Proses pengiriman barang dari gudang ke gerai, perseroan menggunakan jasa pengiriman pihak lain dimana 1 mobil angkutan dapat menampung pasokan untuk 1-2 gerai untuk kebutuhan barang dry food dan non-food dan 8-10 gerai untuk kebutuhan barang fresh dan frozen food. 2. Penyediaan Pasokan Barang Didalam laporan tahunan PT MIDI UTAMA INDONESIA dinyatakan bahwa perseroan melakukan perencanaan penyediaan produk di gerai dengan senantiasa memperhatikan bauran produk yang tepat yang memberikan margin yang optimal dengan harga yang terjangkau dan kompetitif dalam usaha memenuhi kebutuhan pelanggan. Ketersediaan pasokan barang di gerai menyesuaikan pasokan barang di gerai dengan kebutuhan pelanggan, menentukan bauran produk yang tepat dan menyediakan barang dengan harga yang bersaing. Alfamidi sebagai gerai keluarga mempunyai diferensiasi dengan gerai jenis lainnya yakni gerai alfamidi juga menjual sayur serta buah-buahan. Untuk memenuhi pasokan persediaan barang tersebut, perseroan bekerjasama dengan petani setempat. perseroan berusaha untuk terus menjaga kualitas sayur serta buah-buahan serta memberikan pelatihan kepada karyawan mengenai tata cara penanganan sayur dan buah di gerai.
  13. 13. 13 Gerai alfamidi juga berupaya menyediakan kebutuhan keluarga sehari-hari. Pemenuhan jenis produk fresh semakin dilengkapi sehingga dapat memenuhi kebutuhan memasak, seperti ayam, telur, buah, sayur, ikan beku, dan lain-lain. Alfamidi menambahkan penjualan produk- produk premium di beberapa gerainya yang berlokasi di daerah pemukiman menengah keatas. Hal ini merupakan salah satu strategi yang dilakukan oleh perseroan. Jika strategi tersebut mendapat tanggapan yang positif, jumlah toko yang menjual produk-produk premiun akan ditambah. C. Siklus Pengeluaran Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli. Pada PT Midi Utama Indonesia memfokuskan pada pembelian barang jadi dan perlengkapan rumah tangga. Dalam Siklus pengeluaran, terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi,yaitu pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan utang. Dalam melaksanakan keempat transaksi tersebut, perusahaan menggunakan empat
  14. 14. 14 subsistem, yaitu sistem pembelian, sistem penerimaan, sistem pencatatan utang atau sistem voucher, dan sistem pengeluaran kas. Dalam siklus ini, pihak eksternal yang terlibat adalah pemasok, sedangkan pihak internal yang terkait adalah bagian Distribution Center, siklus pendapatan, dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan bagian Distribution Center tentang kebutuhan barang dan bahan baku, dan juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima. Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke sistem buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan laporan kinerja. Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap pada sebuah diagram konteks-yang merupakan level tertinggi dari diagram arus data seperti pada gambar. Siklus Pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis komputer. Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada mekanisme pengolahan datanya, sedangkan input dan output yang dihasilkan relative sama. PT Midi Utama Indonesia menggunakan sistem berbasis komputer
  15. 15. 15 dalam setiap pencatatan atau transaksi yang ada pada siklus pengeluaran. Sistem berbasis komputer ini mengolah transaksi dalam siklus pengeluaran yang mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut: 1. Prosedur Permintaan Pembelian Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah permintaan barang atau supplies. Keputusan yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli, kapan dibutuhkan, dan berapa banyak yang akan di beli. Keputusan ini normalnya dibuat oleh fungsi pengawas persediaan (inventory control), meskipun informasi tentang kebutuhan barang diperoleh dari departeman pengguna barang yaitu gerai Alfamidi. Permintaan pembelian kadang-kadang juga di buat oleh siklus produksi atau dari fungsi penjualan yang menyampaikan informasi tentang back order. Dengan kecanggihan teknologi informasi, bagian Distribution Center dapat mengetahui barang apa saja yang perlu dibeli dari pemasok dan barang apa saja yang harus diantar ke masing-masing gerai Alfamidi. 2. Prosedur Pemesanan Barang Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah pemesanan supplies. Aktivitas pembelian biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departeman pembelian. Keputusan penting yang dibuat pada tahap ini adalah pemilihan pemasok dengan mempertimbangkan harga, kualitas barang, dan kualitas pengiriman. Komitmen terhadap kualitas dan pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat penting, terutama pada sistem JIT, karena keterlambatan pengiriman atau dalam pengiriman terdapat produk cacat dapat mengancam seluruh sistem. Sekali seorang pemasok terpilih untuk memasok sebuah produk, identitas pemasok tersebut akan menjadi bagian dari data perusahaan atau dimasukan ke dalam file induk persediaan. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari proses seleksi pemasok ketika
  16. 16. 16 akan membeli barang yang sama di kemudian hari. Dengan cara ini, maka kinerja pemasok secara periodik dievaluasi untuk menentukan apakah pemasok tersebut masih dapat dipertahankan atau tidak. Evaluasi ini tidak hanya melibatkan masalah harga, namun juga kualitas produk yang dibeli dan kinerja pengiriman barang. Sistem Informasi Akuntansi yang baik, seharusnya juga dirancang untuk dapat menangkap dan menelusur informasi ini. Pada salah satu gerai Alfamidi yang berada tepat di seberang kampus PKN STAN, menggunakan pemasok yang sudah dikelola oleh Distribution Center dan pemasok lain. Barang-barang kemasan (makanan atau selain itu) dikirim pemasok ke Distribution Center, lalu dari bagian Distribution Center selanjutnya mengirimkan ke setiap gerai Alfamidi. Tetapi untuk barang berupa sayur dan buah segar langsung dipesan dan diantar oleh pemasok. 3. Prosedur Penerimaan Barang Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan. Departeman penerima barang di setiap gerai Alfamidi bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh Distribution Center atau pemasok. Selain barang diterima, kemudian dilaporkan atau diinput invoice yang dibawa oleh pihak pengirim. Maka data persediaan secara otomatis akan berubah dan langsung masuk ke kantor pusat. Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah a. untuk menjamin bahwa semua penerimaan barang yang dikirim Distribution Center atau pemasok telah diotorisasi. b. untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi. 4. Prosedur Pencatatan Utang Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses persetujuan pembayaran faktur pembelian. Proses ini dilaksanakan oleh departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap direktur keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah
  17. 17. 17 untuk mancatat kewajiban membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini adalah faktur pembelian, catatan penerimaan barang, pesanan pembelian (open purchase order) dan file rincian pesanan pembelian (purchase order detail files). Secara legal, kewajiban untuk membayar ke pemasok mulai timbul saat barang diterima.meskipun demikian, untuk alasan praktis, sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah diterima dan disetujuinya faktur pembelian. Tujuan dilakukannya cara ini adalah untuk mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima layak di bayar. Tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar jika barang dan jasa yang dipesan benar-benar telah diterima oleh bagian Distribution Center dan/atau gerai Alfamidi. Untuk mencapai tujuan ini, diperlukan informasi dari bagian pembelian (berupa tembusan order pembelian) dan fungsi penerimaan barang (berupa laporan penerimaan barang. Tembusan order pembelian dari bagian pembelian menegaskan bahwa barang atau jasa yang tercantum dalam faktur pembelian benar-benar dipesan. Tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian gudang menegaskan tentang kuantitas dan kondisi yang diterima. 5. Prosedur Pengeluaran Kas Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini, disebut dengan aktivitas pengeluaran kas, dilaksanakan oleh kasir, yang bertanggung jawab kepada manajer keuangan. Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah untuk menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar. Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari file voucher. Keputusan kunci dalam prosedur pengeluaran kas adalah menentukan apakah perusahaan akan memanfaatkan fasilitas potongan yang tersedia atau tidak. Untuk membuat keputusan ini, dibutuhkan informasi anggaran kas
  18. 18. 18 jangka pendek dan jumlah barang pemasok yang terjual. Dalam anggaran kas tersebut tergambar taksiran arus kas masuk dan arus kas keluar untuk satu periode tertentu di masa mendatang (biasanya satu tahun). Informasi yang tercantum dalam anggaran tersebut berasal dari berbagai sumber. Bagian piutang dagang memberikan proyeksi penerimaan kas. File utang dagang dan file order pembelian menunjukan potensi pembayaran kepada para pemasok, yang bermakna taksiran arus kas keluar di masa mendatang. Fungsi sumber daya manusia memberikan informasi tentang kebutuhan kas untuk pembayaran gaji karyawan. Apabila cukup anggaran kas menunjukan bahwa perusahaan membutuhkan kas dalam jumlah yang untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran kas, maka fasilitas potongan yang tersedia harus dimanfaatkan agar dapat diperoleh penghematan pengeluaran kas. Tujuan dari Siklus Pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas dengan pemasok barang perusahaan. Secara lebih rinci, tujuan Siklus Pengeluaran adalah sebagai berikut: 1. Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan aturan yang dibutuhkan. 2. Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik. 3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan. 4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang yang benar. 5. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat. 6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat. 7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diizinkan. 8. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan akurat. Dokumen yang digunakan dalam siklus ini adalah: Jenis Transaksi Dokumen yang Digunakan
  19. 19. 19 Pembelian Kredit Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian Laporan Penerimaan Barang Voucher Pengeluaran Kas Check Retur Pembelian Memo Debit Seperti halnya siklus yang lain, dalam Siklus Pengeluaran ini juga dihasilkan tiga macam laporan, yaitu laporan pengawasan (control report), register, dan laporan khusus (special report). 1. Laporan Kontrol Laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah file. Akuntan menggunakan laporan ini untuk menentukan ada tidaknya perubahan file yang tidak semestinya atau untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang hilang selama proses pengolahan data berlangsung. Laporan ini berisi informasi tentang a. transaksi yang telah diposting, atau b. jumlah angka atau nomor transaksi, atau c. daftar perubahan yang dibuat selama pemeliharaan file Dalam sistem berbasis komputer,laporan ini menyajikan record count, control total, dan cash total. Petugas pengawas data mengkaji laporan ini dan membandingkan total tersebut untuk menguji bahwa semua perubahan (terhadap file) telah dilakukan secara tepat. 2. Register Laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode waktu tertentu, misalnya satu hari, satu minggu, atau satu bulan. Laporan ini berisi ringkasan data yang telah di posting ke rekening buku besar, sehingga dapat digunakan untuk melakukan telusuran audit (audit trail) terhadap saldo-saldo rekening. Register ini dalam sistem manual disebut dengan jurnal khusus, oleh karenanya
  20. 20. 20 register dalam sistem yang berbasis komputer sering pula disebut dengan jurnal. 3. Laporan Khusus Laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer dalam membuat jadwal pembayaran utang kepada pemasok. Laporan khusus yang dihasilkan dalam siklus ini mencakup: a. Laporan Faktur Terbuka (Open Invoices Report) Laporan ini berisi daftar faktur pembelian yang belum di bayar pada tanggal laporan. Data yang dilaporkan adalah data pemasok dan jumlah utang kepada setiap pemasok. b. Laporan Umum Voucher Laporan ini meringkas voucher menurut umumnya. Laporan ini sangat bermanfaat, karena jika perusahaan sampai memiliki utang yang tidak dibayar sampai jangka waktu tertentu, akan berakibat negative bagi perusahaan. Meskipun demikian, informasi yang disajikan dalam laporan-laporan tersebut berbeda-beda antara satu aplikasi dengan aplikasi yang lain. Setiap kegiatan atau transaksi yang dilakukan oleh masing-masing gerai Alfamidi maupun pada kantor pusat PT Midi Utama Indonesia langsung diinput dalam aplikasi, sehingga akan selalu up-to-date dan lebih mudah dalam mengontrol kegiatan perusahaan.
  21. 21. 21 D. Siklus Penggajian Pada dasarnya, setiap usaha mengetahui bahwa tingkat kepuasan pelanggan merupakan hal yang menentukan tingkat loyalitas pelanggan dan menjadi salah satu tujuan perseroan yang terus berusaha dicapai. Salah satu hal yag dilakukan perseroan untuk mencapai tujuan tersebut adalah melakukan pelatihan serta peningkatan kemampuan karyawan sesuai dengan standar yang ditentukan oleh perusahaan. Perseroan senantiasa memprioritaskan efisiensi kinerja perseroan dengan cara manajemen sumber daya manusia. Operasional gerai secara harian didukung oleh karyawan yang telah memperoleh pelatihan oleh perseroan sebelum ditempatkan di setiap gerai perseroan yang ada. Hal tersebut dimaksudkan agar kinerja karyawan sesuai dengan harapan dan standar perseroan dalam rangka mempertahan tingkat kepuasan konsumen. Selain pemberian pelatihan di tahap awal kerja, perseroan juga memberikan pelatihan secara tahunan melalui NOM (National
  22. 22. 22 Operation Meeting) dengan memberikan pengarahan, motivasi, serta manyampaikan rencana, target, serta strategi tahun berjalan. Untuk memotivasi karwayan gerai dalam bekerja, perseroan menyelenggaran suatu program yang memberikan penghargaan kepada gerai yang mampu mencapai tingkat prestasi prestasi yang ditetapkan perusahan, serta product of the month dengan maksud untuk meningkatkan penjualan produk tertentu. Didalam pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia untuk setiap gerai yang dimiliki, perseroan memenuhi kebutuhan tersebut dengan membuka rekutmen karyawan sesuai bidang-bidang serta kemampuan yang saat itu dibutuhkan oleh perusahaan. Data jumlah karyawan yang direkrut akan memperbarui data jumlah karyawan yang ada di perseroan. Data jumlah karyawan beserta posisi dan gaji karyawan tersebut, karyawan tetap maupun karyawan tidak tetap, dari kantor pusat akan diolah untuk menentukan total gaji karyawan pada bulan atau tahun berjalan. Data penggajian yang telah diolah akan diberikan ke kantor cabang (branch office) sesuai total biaya penggajian di tiap cabang serta akan dicatat catat di laporan keuangan perseroan. Data yang telah diterima oleh branch office tersebut akan diolah untuk menerbitkan slip gaji setelah slip gaji dibuat, slip tersebut kemudian diberikan ke setiap karyawan E. Manajemen Risiko Fungsi manajemen risiko merupakan tanggung jawab seluruh jajaran manajemen dan unit kerja pada setiap dungsi bisnis dengan tugas mengidentifikasi risiko sesuai wewenang yang melekat pada masing-masing. Perusahaan menelaah dan menyetujui kebijakan pengelolaan risiko sebagaimana dirangkum di bawah ini: 1. Risiko Pasar Risiko pasar adalah risiko nilai wajar arus kas masa depan suatu instrumen keuangan akan berfluktuasi karena perubahan harga pasar. Harga pasar mengandung dua tipe risiko: risiko tingkat suku bunga dan risiko nilai tukar mata uang asing. Instrumen keuangan yang terpengaruh
  23. 23. 23 oleh risiko pasar termasuk kas dan setara kas, uatang bank – jangka pendek, utang lain-lain dan utang bank – jangka panjang, 2. Risiko Tingkat Suku Bunga Risiko tingkat suku bunga adalah risiko dimana nilai wajar arus kas di masa depan akan berfluktuasi karena perubahan tingkat suku bunga pasar. Perusahaan terpengaruh risiko perubahan suku bunga pasar terutama terkait dengan utang bank – jangka pendek dan utang bank – jangka panjang dengan suku bunga mengambang yang dimiliki perusahaan. Perusahaan mengelola risiko ini dengan melakukan oinjaman dari bank yang dapat memberikan tingkat suku bunga yang lebih rendah dari bank lain. 3. Risiko Mata Uang Asing Risiko mata uang asing adalah risiko nilai wajar arus kas di masa depan yang berfluktuasi karena perubahan kurs pertukaran mata uang asing. Perusahaan tidak memiliki risiko perubahan mata uang asing yang signifikan karena sebagian besar transaksi dilakukan dalam rupiah, kecuali untuk penempatan kas di beberapa bank. Eksposur risiko terkait dengan nilai tukar relatif tidak signifikan karena aktivitas utama perseroan dilakukan dalam mata uang rupiah. 4. Risiko Kredit Risiko kredit adalah risiko dimana lawan transaksi tidak akan memenuhi kewajibannya berdasarkan instrumen keuangan atau kontrak pelanggan, yang menyebabkan kerugian keuangan. Perusahaan hanya terkena risiko kredit dari kegiatan operasi yang berhubungan dengan penjualan. Risiko kredit pelanggan dikelola sesuai kebijakan perusahaan, prosedur dan pengendalian yang telah ditetapkan yang berkaitan dengan manajemen risiko kredit pelanggan. Posisi piutang pelanggan dipantau secara teratur. 5. Risiko Likuiditas Risiko likuiditas adalah risiko yang terjadi jika posisi arus kas menunjukkan pendapatan jangka pendek tidak cukup menutupi pengeluaran jangka pendek.
  24. 24. 24 Manajemen risiko likuiditas yang hati-hati berarti mempertahankan kas dan setara kas yang memadai untuk mendukung kegiatan bisnis secara tepat waktu. Perusahaan menjaga keseimbangan antara kesinambungan pendanaan modal dan mengelola pinjaman yang jatuh tempo dengan mengatur kas dan ketersediaan pendanaan melalui sejumlah fasilitas kredit yang cukup. Perusahaan secara regular mengevaluasi proyeksi arus kas dan terus menerus menilai kondisi pasar keuangan termasuk utang bank dan isu pasar modal. 6. Risiko Persaingan Usaha Persaingan usaha yang semakin ketat dari pemain lokal yang telah ada maupun pemain baru dengan menggandeng retail chain Internasional, dapat mempengaruhi pendapatan perseroan. Secara rutin tim merchandising dan tim operation perseroan melakukan evaluasi/pengecekan harga dan unit barang dagangan (SKU) dan berupaya menyediakan barang dagangan yang beragam dengan harga yang kompetitif serta pelayanan yang unggul sesuai segmen konsumsen yang dituju. Perseroan berupaya meningkatkan pendapatan operasi lainnya melalui peningkatan pendapatan value added services yang berbasis jaringan dan secara aktif memasarkan waralaba perseroan. Perseroan juga berupaya berinovasi melalui perluasan luasan area penjualan. Langkah-langkah ini diharapkan dapat mengantisipasi terhadap risiko yang terkait dengan persaingan usaha. 7. Risko Kegagalan/Keterlambatan Dalam Pengembangan Jaringan Gudang/Gerai Kegagalan/keterlambatan dalam pengembangan jaringan gudang/gerai karena tidak diperolehnya ijin usaha dan ijin membangun, tidak didapatnya lokasi yang cocok, keterlambatan konstruksi bangunan yang mengakibatkan keterlambatan pembukaan gerai atau beroperasinya gudang, tidak tersedianya dana yang cukup dan karyawan yang kompeten, semuanya ini dapat mempengaruhi pendapatan perseroan.
  25. 25. 25 Langkah-langkah mitigasi risiko yang dilakukan perseroan antara lain melakukan perencanaan dan persiapan yang matang, menyiapkan tim yang memadai dan berkompeten pada masing-masing cabang yang setiap hari melakukan survey dan pencarian lokasi serta melakukan pendekatan- pendekatan ke pemilik properti. Untuk mengurangi risiko tidak diperolehnya ijin usaha, perseroan berupaya mencari lokasi yang peruntukannya sesuai dan melengkapi persyaratan yang diminta sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. 8. Tidak Diperpanjangnya Masa Sewa dan/Atau Persyaratan dan Kondisi Sewa Yang Berubah Signifikan Tidak diperpanjangnya masa sewa oleh pemilik properti dan/atau persyaratan dan kondisi sewa yang berubah signifikan dapat mempengaruhi pendapatan perseroan. Langkah-langkah mitigasi risiko yang dilakukan perseroan antara lain melakukan negosiasi perpanjangan sewa lebih awal, membina hubungan baik dengan pemilik properti dengan memelihara dan menjaga properti agar tetep dalam kondisi yang baik, dan mencari properti alternatif di lokasi yang berdekatan. 9. Risiko Perubahan atas Kebijakan dan Peraturan Pemerintah Perubahan peraturan pemerintah khususnya di bidang perdagangan, waralaba dan peraturan-peraturan lainnya yang terkait dapat mengakibatkan tidak dapat dibukanya gerai baru dan/atau semakin ketatnya persaingan usaha karena masuknya investor asing yang mempunyai kemampuan permodalan yang lebih besar, sehingga dapat berpengaruh langsung maupun tidak langsung pada pendapatan perseroan. Langkah-langkah mitigasi risiko yang diambil oleh perseroan adalah melalui partisipasi perseroan di Aprindo (Asosiasi Pengusaha Ritel Indonesia). Perseroan melakukan dialog dan/atau menyampaikan pandangan perseroan atas regulasi yang sudah ada dan/atau regulasi baru dan dampaknya terhadap perkembangan bisnis ritel lokal khususnya dan pertumbuhan perekonomian Indonesia pada umumnya. Perseroan juga
  26. 26. 26 berusaha menjalin hubungan kemitraan yang baik dengan masyarakat luas dengan menggandeng pengusaha lokal sekitar gerai/gudang perseroan untuk menjadi pemilik gerai waralaba perseroan, membantu pedagang kecil sekitar gerai perseroan untuk dapat mengakses barang dagangan dari pemasok perseroan dengan harga khusus, membuka peluang kerja bagi masyarakat sekitar gerai perseroan, sehingga dengan demikian keberadaan perseroan dapat memberi manfaat bagi masyarakat luas di Indonesia dan komunitas sekitar gerai perseroan. Sepanjang Peraturan Pemerintah mengijinkan, perseroan terus berupaya membuka gerai pada lokasi dan kota-kota yang masih mempunyai potensi usaha yang bagus. 10. Risiko Sehubungan Dengan Syarat-Syarat Perdagangan, Pengadaan Pasokan dan Layanan Syarat-syarat perdagangan atau trading terms dari pemasok adalah komponen penting dari pendapatan perseroan. Tidak disetujuinya trading yang menguntungkan bagi perseroan dapat mempengaruhi pendapatan perseroan. Perseroan berupaya menjalin hubungan baik dengan para pemasok dengan cara menjaga komitmen yang telah disepakati dan menerapkan pola berpikir saling menguntungkan untuk jangka panjang. Untuk mengurangi kosentrasi risiko dari ketergantungan pada pemasok tertentu, perseroan membeli barang dagangan dari beberapa pemasok, sehingga kontinuitas pasokan, harga yang kompetitif dan ketersediaan barang kebutuhan dan pada waktu yang tepat lebih dapat terjamin. 11. Risiko Ketergantungan Teknologi Informasi (IT) Perseroan mengandalkan teknologi informasi dalam melakukan transaksi di gerai dan gudang, kegagalan sistem dan jaringan dapat berpengaruh pada pendapatan perseroan. Secara rutin tim IT perseroan dan/atau melalui kerja sama dengan vendor perusahaan IT dan perusahaan telekomunikasi terpilih, melakukan evaluasi dan kajian atas kecukupan jaringan komunikasi, kapasitas server
  27. 27. 27 atau perlatan IT lainnya dan disaster recovery system serta melakukan investasi sesuai kebutuhan secara konsisten. Organisasi IT, keahlian dan kompetensi sumber daya manusianya juga ditingkatkan melalui pelatihan-pelatihan yang diberikan dan kesempatan pengembangan karir. 12. Risiko Keuangan Perseroan mengandalkan kredit usaha dari para pemasok, fasilitas kredit dari Bank dan kas internal untuk membiayai modal kerja dan modal tetap antara lain berupa pembayaran di depan sewa jangka panjang dan pengeluaran modal untuk aktiva tetap. Perubahan credit term utang usaha dan berkurangnya likuiditas perbankan dapat berdampak pada tidak tersedianya dana yang cukup untuk pengembangan usaha dan beban bunga yang tinggi, sehingga dapat berpengaruh terhadap perseroan. Langkah-langkah mitigasi yang diambil oleh perseroan adalah melakukan perencanaan keuangan yang matang dan berhati-hati, menjaga hubungan baik dengan para pemasok dari Bank, melakukan diversifikasi sumber pendanaan dan menjaga keseimbangan antara utang jangka pendek dan utang jangka panjang. 13. Risiko Bencana Alam Kegiatan operasional perseroan terletak di Indonesia yang rentan terhadap gempa bumi, banjir, tsunami, letusan gunung berapi dan wabah penyakit. Terjadinya salah satu bencana alam tersebut akan mempengaruhi kelangsungan usaha pendapatan perseroan. Langkah-langkah mitigasi risiko yang di ambil oleh perseroan adalah mengasuransikan sebagian besar aset perseroan dengan nilai pertanggungan yang cukup.
  28. 28. 28 BAB 3 Kesimpulan Sistem Informasi Akuntansi yang merupakan suatu sistem dimana terdiri dari beberapa siklus sebagai berikut: 1. siklus pendapatan, 2. siklus produksi, 3. siklus pengeluaran, dan 4. siklus penggajian, dalam realisasi di dunia nyata, memiliki peran penting. Peran penting tersebut selalu melekat pada setiap kegiatan di perusahaan seperti gerai Alfamidi oleh PT Midi Utama Indonesia yang berada tepat di seberang kampus Politeknik Keuangan Negara. Seperti yang dijelaskan pada setiap bagian siklus, PT Midi Utama Indonesia mempunyai alur kegiatan yang jelas dan terstruktur. Sehingga dalam pelaporannya dapat dimengerti dan diterima oleh pihak eksternal. Meskipun PT Midi Utama Indonesia memiliki ancaman risiko yang sewaktu- waktu dapat menyerang perusahaan, tetapi pihak manajemen risiko telah mengantisipasi dengan memberikan opsi mitigasi risiko sesuai dengan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Dengan menjalankan Sistem Informasi Akuntansi yang baik dan benar juga memberikan pengaruh yang besar terhadap kelangsungan kegiatan di perusahaan. Dalam hal ini kami menyimpulkan bahwa pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi pada gerai Alfamidi oleh PT Midi Utama Indonesia berjalan dengan baik dan terstruktur sehingga dapat meminimalkan risiko-risiko yang ada.
  29. 29. 29 Daftar Pustaka https://dwiermayanti.wordpress.com/2009/10/13/sistem-informasi-akuntansi/ 31 Januari 2016 http://ilmuakuntansi.web.id/pengertian-sistem-informasi-akuntansi/ 31 Januari 2016 https://carapedia.com/pengertian_definisi_akuntansi_info2032.html 31 Januari 2016 https://ardhana12.wordpress.com/2008/02/08/metode-penelitian-studi-kasus/ 31 Januari 2016 http://siaaprecia.blogspot.co.id/2012/04/1-siklus-pendapatan.html 31 Januari 2016 http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem- informasi.html 31 Januari 2016

×