MACAM-MACAM SIKLUS SIA

PT. ARISTA PRATAMA JAYA
ENGINEERING & CONTRACTORS

-Siklus Pendapatan : Penjualan dan Penagihan Kas
-Siklus Pengeluaran : Pembelian dan Pengeluaran Kas
-Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia

KELOMPOK F

PELANGI ANGGITA PUTRI 1211215058
WINA ANNISSA SUNARYO 1211215078
FRICKA SIMANUNGKALIT 1211215103
ANDRY ALMAWDIN RAHMAN 1212215033

Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi
Dosen : Erik Faripasha, SE, M.si, Ak

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PANCASILA
2012-2013

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI – UNIVERSITAS PANCASILA Page 1

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya
kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan Makalah ini yang alhamdulillah tepat pada
waktunya yang berjudul “PT ARISTA PRATAMA JAYA”

Makalah ini berisikan tentang informasi Mengenai Siklus-Siklus yang terjadi di PT. ARISTA PRATAMA
JAYA. Khususnya siklus pendapatan, pengeluaran, dan penggajian-Manajemen Sumber Daya
Manusia. Diharapkan Makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua betapa
pentingnya siklus-siklus tersebut dalam kehidupan kita khususnya dalam perusahaan.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari
semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam
penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala
usaha kita. Amin.
Jakarta, 4 Januari 2013

Penyusun


DAFTAR ISI

Halaman Judul ............................................................................... i

Kata Pengantar ............................................................................... ii

Daftar Isi ............................................................................... iii

Profil Perusahan ............................................................................... 1

Service and Product ............................................................................... 3

Struktur Organisasi ............................................................................... 8

- Siklus Pendapatan

(Penjualan dan Penagihan Kas) ............................................................................. 9

- Siklus yang terjadi PT ARISTA ............................................................................. 11

-Siklus Pengeluaran

(Pembelian dan Pengeluaran Kas) ............................................................................. 12

- Siklus yang terjadi di PT ARISTA........................................................................... 19

-Siklus Penggajian dan Manajemen

Sumber Daya Manusia ............................................................................. 20

- Siklus yang terjadi di PT ARISTA………................................................................... 26

Kelebihan dan Kelemahan Siklus ............................................................................... 27

Lampiran .............................................................................. 30

Pembagian Tugas ............................................................................. 38

Daftar Pustaka ............................................................................. 39


PROFIL PERUSAHAAN

Nama Perusahaan : PT. Arista Pratama Jaya
Alamat : Jl. Tebet Barat Dalam Raya No.35 Jakarta Selatan
No.Telp : 021-8302150
Fax : 021-8314377
Website : Arista.freetzi.com/html
Email : arista@cbn.net.id
NPWP : 01.317.780.3-015.000

Arista Pratama Jaya dimulai sebagai sebuah perusahaan kontraktor rekayasa
kecil pada tahun 1982 oleh sekelompok orang yang berpengalaman dalam bisnis kontraktor
mekanikal dan elektrikal. Dengan berjalannya waktu portofolio proyek kami telah
berkembang dari bangunan komersial sederhana untuk beberapa bangunan yang kompleks
dan terkemuka di Indonesia.

Seperti Arista Pratama Jaya tumbuh, nilai-nilai inti kami tetap tidak berubah sejak
berdirinya Arista Pratama Jaya, yang adalah untuk menyediakan klien kami dengan solusi
biaya-efektif, handal dan dapat dipercaya untuk instalasi dan menyelesaikan setiap proyek
dengan kejujuran dan itikad baik. Hal ini pada gilirannya telah mendukung banyak klien kami
untuk sukses dengan setiap proyek kita terlibat.

Visi


Untuk menjadi pilihan pertama Klien dan menjadi bagian dari kontraktor 5 terbesar
untuk Mekanikal dan Elektrikal.
Misi

Untuk terus meningkatkan kualitas kerja dan keunggulan kompetitif
Untuk membentuk hubungan yang baik dan kepuasan kepada semua pihak eksternal
yang terlibat
Untuk meningkatkan pertumbuhan perusahaan dan pendapatan
Untuk meningkatkan potensi staf kami, kompetensi dan kesejahteraan
Untuk membuat proses kerja yang mendukung kelestarian lingkungan

Kebijakan Mutu kami:
A (Ahli) - Seorang ahli dalam membangun mekanik dan listrik
R (seresponsif) - Responsif dalam menangani kebutuhan klien kami
I (Inovatif) - Inovatif dalam aspek konstruksi dan rekayasa
S (Standar Kualitas) - Konsisten dengan standar kualitas kami
T (Taat) - Sesuai dengan peraturan yang berlaku dan jadwal kerja
A (Aktif) - Aktif memperbaiki sistem manajemen mutu

Kami memperlakukan karyawan sebagai keluarga kita sendiri dan berkomitmen
untuk mendukung karyawan kami dan keluarga mereka dalam mengejar impian mereka.
Budaya kita telah membantu karyawan kami untuk menjunjung tinggi nilai-nilai inti kami
dan menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari mereka. Selama bertahun-tahun kami
telah memperoleh orang yang kompeten di bidangnya untuk meningkatkan pengetahuan
kita, kemampuan dan kehandalan. Kami juga membantu karyawan kami melalui pelatihan
dan bimbingan untuk membantu mereka tumbuh dan menjadi seperti berpengalaman,
handal dan terampil seperti apa yang mereka berusaha untuk menjadi. Kontribusi mereka
tumbuh telah membantu kami untuk menyediakan klien kami dengan kualitas yang lebih
tinggi dan keterlibatan diandalkan layanan kami.


SERVICE AND PRODUCT

HVAC

Arista Pratama Jaya caters a broad heating, ventilation and air conditioning need for your
building. Our engineering team provides full support to improve the performance of the
HVAC system and to foresee potential problem prior to installation.

Our service in HVAC installations includes:
• HVAC equipment selection and installation
• Heating and Cooling water and refrigerant reticulation
• Air Distribution
• Heating and Cooling water and refrigerant reticulation
• HVAC control system
• HVAC Design and Build solution

PLUMBING

Arista Pratama Jaya caters the installation of various building plumbing system. We ensure
our engineering team to check the plumbing system to achieve optimum water reticulation
throughout the building that is easy to maintain in the long run.

Our service in plumbing installations includes:
• Clean water reticulation
• Grey water and Waste/Black water reticulation
• Sewage Treatment Plant and Sewage discharge
• Rain water reticulation
• Swimming pool reticulation system

FIRE PROTECTION AND FIGHTING


Arista Pratama Jaya concerns about the safety of the building occupants and the confidence
of the building owner, thus assures the robustness and the reliability of every fire protection
and fire fighting components installed.

Our service in fire protection and fighting installations includes:
• Master Control Fire Alarm system
• Fire detection system
• Fire Sprinkler and Hydrant system
• Fire control room and panel system
• Fire compartment and stairs system

ELECTRICAL

Arista Pratama Jaya is proficient in various categories of electrical installation. We ensure
our engineering team to check the efficiencies of the electrical system to guarantee that the
finish installation meet the design requirement of the project.

Our services in electrical installation includes:
• PLN works
• High voltage electricity reticulation
• Low-Medium voltage electricity reticulation
• Electrical accessories
• Lightning protection system
• Generator or Backup power system

ELECTRONIC


Arista Pratama Jaya offers a one-stop-solution for your building electronic needs. We are
capable to handle a broad range of electronic equipment purchasing and installation work
you need for your project.

Our services in electronic installation includes:
• Communication system
• Data system
• Security system
• Building Control System
(Building Automation System - BAS and Building Monitoring System - BMS)
• Uninterruptible Power Supply - UPS installation

INDUSTRIAL SPECIFIC MECHANICAL INSTALLATION

Arista Pratama Jaya is competent in performing various type of mechanical installation for a
specific industry needs. Through out the existence of Arista Pratama Jaya, we have been
privileged to work on a unique project every now and then, which in turn have made us
grow and capable to provide a wider range of mechanical installation. Our experiences in
mechanical services have let us capable of satisfying our clients with their specific industrial
requirement for their facilities.

The following are some samples of our services in industrial specific mechanical installation:
• Hospital clean rooms
• Pharmaceutical Production Area mechanical system
• Compressed air system
• Dust collecting system
• Fuel storage and reticulation
• Ink reticulation for printing industries

PHARMACEUTICAL VALIDATION


Arista Pratama Jaya is capable of performing Pharmaceutical Validation required by
Pharmaceutical Facilities to GMP and PIC/S standards.

Our service in pharmaceutical validation includes:
• Validation Documentation (GMP and PIC/S standards)
• Validation Execution

EQUIPMENT DEALERSHIP

Arista Pratama Jaya is the dealer of various commercial air conditioning equipments such as:
• Carrier Air Conditioning
• Trane
• Mitsubishi Electric Air Conditioning
• Hitachi
• ITU
• Daikin McQuay

We provide services in equipment selection, installation and maintenance of commercial air
conditioning equipments. We ensure our clients to obtain a cost effective unit selection
when utilizing our services

GREEN BUILDING CONSULTING

Being a pioneer for Sustainable Development, Arista Pratama Jaya is capable of handling
sustainable project as required by the international recognized green building rating such as,
US Green Building Council Leadership in Energy and Environment Design (US - LEED Rating)
and the Green Building Council of Australia (Australian - Green Star Rating), which are
backed by our very own internationally recognized accredited professionals.

We are committed to protect the environment in two ways: provide green solution during
design phase and reduce environmental damage during construction phase.


Arista Pratama Jaya offers a green building consulting service for clients who would like to
develop a Green Building Project. We provide advice and guidance to comply with the
targeted rating requirement during the design, construction and after project completion.

Contractors also play an important role in achieving the targeted Green Building Rating.
Arista Pratama Jaya workers are trained to comply with Green Rating Requirement in the
construction phase of a Green Building Projects with extensive supervision from our
accredited professionals.

Here are the list of our in house Green Building accredited professionals, which will be
directly engaged with every Green Building Projects.

DUCT MANUFACTURING

Arista Pratama Jaya is committed to provide a consistent excellent quality installation in
every project. Every ducting installed by Arista Pratama Jaya is custom fabricated to suit the
site requirement using high quality material and workmanship in our own production facility

STRUKTUR ORGANISASI


SIKLUS PENDAPATAN
(Penjualan dan Penagihan Kas)


Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan
informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para
pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat
dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman
bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian
pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup
tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit
pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan
pelanggan.

a. Mengambil pesanan pelanggan

Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui
telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk
meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan
untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai
untuk penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan
melalui toko maupun surat.

b. Persetujuan kredit

Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara
kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama
dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan
biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan
melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada,
mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut
ditambah dengan saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat
diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri
pesanan, yaitu pemeriksaan batas.


Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika
sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut
memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan
oleh manajer bagian kredit.

c. Memeriksa ketersediaan persediaan

Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk
memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan
tanggal pengiriman.

Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan
penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk
setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.

Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan
membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang,
dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan
otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian
pengiriman.

d. Menjawab permintaan pelanggan

Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan
mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan
(Customer Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem
CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut
dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.

Siklus Pendapatan di dalam PT. Arista Pratama Jaya


PERMINTAAN
PESANAN
PEMBAYARAN

SIKLUS
Dok.pengiriman KURIR Dok.pengiriman
PELANGGAN
PENDAPATAN
Slip pengepakan Slip pengepakan

JAWABAN ATAS PERMINTAAN
FAKTUR PENJUALAN

Siklus Pendapatan terjadi dengan adanya pemesanan barang pelanggan dari bagian
team Sales dalam bagian Marketing yang ada pada struktur organisasi, pesanan konsumen
tersebut di cek apakah barang pesanan tersebut ada atau tidak, jika sudah tersedia, bagian
marketing akan menjawab permintaan tersebut, kemudian barang tersebut dikirim dengan
menggunakan jasa kurir dan memberikan Faktur slip pembayaran dari bagian Administrasi
kepada para pelanggan serta menggunakan Surat Jalan untuk Proses Pengiriman Barang.

.

SIKLUS PENGELUARAN
(Pembelian dan Pengeluaran Kas)


Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data
terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

• Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total
memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang
dibutuhkan organisasi untuk berfungsi untuk mempermudah pertukaran kas dengan para
pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung
didalamnya meliputi :

1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan
2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut
adalah valid dan benar
3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid
dan benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat
6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang
tepat di dalam buku besar utang usaha
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang
sudah diotorisasi
8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang
berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

Keputusan-keputusan penting :
• Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung?
• Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?
• Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan ?
• Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan
harga yang optimal ?


• Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkatkan baik efisiensi maupun keakuratan
fungsi logistik inbound ?
• Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :
1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
4. Menyiapkan pengeluaran kas
5. Mengelola utang usaha
6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

B. Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

I. Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa
Aktivitas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan
dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan
pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan.
Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase
Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition
diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.
Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan
pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke
supplier.


Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau perlengkapan yaitu:
a. Metode Pengendalian Tradisional
Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan
ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal
pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan
kekurangan persediaan
b. Metode Pengendalian Altenatif
- MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan
cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
– Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan
penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

- JIT (just in time)
Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya
penggudangan maupun kekurangan persediaan.
Perbedaan mendasar antara system JIT dan MRP
– Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan,
sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Dokumen – Dokumen Permintaan Pembelian
Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini
:
– Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
– Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
– Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
– Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

- Aktivitas Penerimaan dan Penyimpanan Barang dan Jasa
Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan
menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan


penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan
kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor
Purchase Order.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan
tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang
dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman,
maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang
bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian
atas barang yang rusak saat diterima.
Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui
pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui
pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-
barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang
tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan
agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim
oleh Supplier.

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem
penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai:
setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan
pembelian.
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
- Memutuskan apakah menerima pengiriman
- Memeriksa jumlah dan kualitas barang

II. Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa
Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier
Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan
dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal
pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah
diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan
Receiving Report.


Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order
dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah
diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah
harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar
dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang
telah diterima sesuai dengan kenyataannya
Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan
jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.

Memperbaiki Utang Usaha
Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:
• Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau
melalui Internet
• Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated
Receipt Settlement (ERS).
Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :
1. Sistem tanpa voucher
2. Sistem Voucher

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan
menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah
harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak
Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini
merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas
perusahaan.
Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
- Kasir menyetujui faktur
- Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu :
1. Sistem Pembelian
2. Sistem Pengeluaran Kas


3. Sistem Pembayaran Gaji

Sistem Pembelian
Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :
· Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya
ke komputer
· Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian
barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing
pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.
· Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat
laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima
tagihan.
· Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
· Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok
sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan
menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :
- Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan
barang atau jasa.
- Penawaran Barang (Qutation)
Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar,
menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan
lain sebagainya.
- Pemesanan Barang (Purchase Order)
Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas
barang atau jasa yang hendak dibeli.
- Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)
Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode
dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas


- Faktur Penjualan (Invoice)
Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga
termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

Siklus Pembelian yang terjadi di PT. ARISTA PRATAMA JAYA

PENERIMAAN 6
7
8
5


1 3
PEMBELIAN VENDOR
LOGISTIK

2 4 10

11
9
13

HUTANG
PENGELUARAN
DAGANG
12 KAS

Rincian

Data Pemasok

Keterangan :

1. Permohonan pembelian barang oleh bagian Logistik
2. Pemberitahuan
3. Order pembelian
4. Nota pembelian
5. Nota penerimaan
6. Pengiriman
7. Nota penerimaan
8. Laporan penerimaan
9. Pemberitahuan penerimaan
10. Faktur
11. Faktur disahkan
12. Paket tanda bukti
13. Pembayaran ke Vendor

SIKLUS PENGGAJIAN dan MANAJEMEN SUMBER DAYA
MANUSIA

Definisi : Rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang
berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai


Tugas2 siklus manajemen SDM/Penggajian :

a.Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru

b. Melatih

c. Memberikan tugas pekerjaan

d. Memberikan kompensasi (penggajian)

e. Mengevaluasi kinerja

f. Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat

Aktivitas Siklus Penggajian

• Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian ?

1. Perbarui File Induk Penggajian

2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran

4. Mempersiapkan Penggajian

5. Membayar Gaji

6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain

Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)
• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian
melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan
penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji,
atau perubahan dalam pengurangan diskresi.
• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian
dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode
pembayaran berikutnya.

Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)
• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah


memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.
• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai
perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah
dan perusahaan asuransi.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)
• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran
pegawai.
• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran
pegawai.
Apakah skema pembayaran itu ?
• Kartu waktu digunakan untuk membayar pegawai yang berdasar per jam.
• Laporan tersendiri bagi profesional
• Komisi langsung atau komisi gaji plus
• Insentif dan bonus
Prosedur:
• Departemen penggajian bertanggungjawab validasi catatan waktu pegawai.
• Bagi para pegawai pabrik, validasi melibatkan perbandingan jumlah waktu kerja dengan
waktu yang digunakan pada setiap kerja.
Peluang untuk menggunakan teknologi informasi
• Apakah peluang untuk menggunakan teknologi informasi Validasi Data Waktu dan
Kehadiran ?
– Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti
dokumen kertas.
– Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan data waktu kerja.
– Penggunaan jam waktu elektronis

Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)
• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.
• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..
• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.


• Orang yang bertanggung jawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord
baru ke file ini.

Prosedur:
• Pemrosesan penggajian dilakukan dalam departemen oerasi komputer.
• File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai.
• File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai.
• Semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor
untuk mendapatkan gaji bersih
Apakah jenis pemotongan penggajian?
• Potonagn pajak penghasilan
• Potongan sukarela
• Akhirnya, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.

Membayar Gaji (Aktivitas 5) : Peluang pemakaian teknologi informasi
• Apakah peluang pemakaian teknologi informasi ke pembayaran gaji (Aktivitas 5)?
– Penyimpanan langsung
– Outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian dan
organisasi tenaga kerja

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)
• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara
langsung
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan
kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas
maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara
bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan
pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
• Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi
fleksibel.
• Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana


tabungan hari tua.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)
• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan
potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara
elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
• Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini.
• Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi,
seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait.

Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur
• Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan
pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan
berikut ini:
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicacat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan
pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

• Apakah prosedur pengendalian yang dapat diterapkan?
1. Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasikeahlian pelamar kerja,
referensi dan riwayat pekerjaan
2. Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan
3. Pemindahan tugas
4. Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya


5. Setoran langsung
6. Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian
7. Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim
8. Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian
9. Pengendalian akses
10. Prosedur pembuatan cadangan
11. Enkripsi data

Kebutuhan Informasi dan Prosedur
• Fungsi ketiga SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan
keputusan.
• Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data
biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis
keputusan berikut ini :
1 Kebutuhan pegawai di masa mendatang
2 Kinerja pegawai
3 Moral pegawai
4 Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian
Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian.
Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem
manajemen SDM.
Informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik
oleh sistem manajemen SDM / penggajian.

Model Data Siklus Penggajian
• Apakah hubungan antara keahlian dan perekrutan itu ?
– Satu-ke-banyak
• Hubungan banyak ke banyak antara keahlian dan perekrutan mencerminkan fakta
bahwa setiap iklan dapat mencari beberapa keahlian tertentu dan bahwa, dengan
berjalannya waktu, mungkin saja terdapat beberapa iklan untuk sebuah keahlian tertentu.
• Apakah hubungan antara kegiatan perekrutan dan lamaran pekerjaan itu?


- Banyak-ke-banyak
• Mengapa?
• Karena banyak orang yang biasanya melamar untuk setiap lowongan pekerjaan
• Tetapi mereka juga dapat mengirimkan lamaran ke lebih dari satu kegiatan perekrutan

HRD AKUNTING MNJ.AKUNTING KASIR KARYAWAN


Daftar Data Hasil Hasil
Start Perhitungan Perhitungan
Karyawan & Gaji Gaji yg disahkan
lama kerja

Membuat Bukti
Bukti
Pengeluaran
data
Penghitun Memeriksa Membuat Pengeluaran
Kas
karyawan
gan gaji + hasil bukti kas
tax perhitungan peng.Kas

Data

Hasil Hasil Bukti
Bukti
Karyawan Perhitungan Pengeluaran
Perhitungan Pengeluaran Menandata
Gaji Gaji yg disahkan Kas
Kas ngani bukti
peng. Kas

Mencatat Bukti Bukti
Bukti Peng. Kas
absensi,la Pengeluaran Pengeluaran
yang telah di
ma kerja Kas (ACC) Kas yg telah di
ACC
Acc
Catatan
Pembayaran
Gaji
Membuat
catatan
Daftar data pemb. Gaji
karyawan
dan lama
kerja
Membuat
Laporan
Catatan
pembayar Catatan
Pembayaran
an gaji Pembayaran
Gaji
Gaji

Laporan
pembayaran
gaji

Membuat
lap.keuan
gan

Laporan
Laporan
Keuangan
keuangan

Siklus penggajian yang terjadi di PT. ARISTA


KELEBIHAN DAN KELEMAHAN SETIAP SIKLUS

A. Siklus Pendapatan (Penjualan danPenagihan Kas)
Kelebihan

- Dapat menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan
harga yang sesuai
- Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
- Tingkat dan tren kepuasan pelanggan lebih tinggi
- Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
- Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan
- Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan
- Keefektifan iklan dan promosi
- Dapat memeriksa ketersediaan barang/ jasa
- Dapat memperoleh keuntungan dari penerimaan jasa pesanan dari pelanggan
- Menerima pesanan dan memeriksa kreditan dari pelanggan
- Menagih dan memelihara piutang
- Melayani kiriman kas dan pelanggan dan memeliharanya

Kelemahan

- Mudahnya pencurian persediaan
- Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
- Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit
- Kinerja staf penjualan tidak terkontrol
- Perlu pemeriksaan mendetail dari data pelanggan spy tdk tertipu
- Harus menentukan apakah barang yg akan dikirim tersedia
- Menentukan proses pengiriman barang.
- Harus mengetahui metode penagihan piutang dg baik dn benar
- Harus selalu menyimpan bukti permintaan dan pengeluaran barang

B. Siklus Pengeluaran (Pembelian dan Pengeluaran Kas)


KELEBIHAN :
- kita dapat menentukan pengeluaran dari pesanan sesuai dgn kondisi
- kita dpt menerima dan menyimpan barang/jasa sesuai kemampuan
- kita bisa memutuskan sendiri menerima/tidaknya proses pengiriman barang/jasa

KELEMAHAN :
- Tersedianya kas utk membeli barang
- Kita harus mengetahui dan menyiapkan dimana barang/jasa akan disimpan ke mana
seblum dikirim
- Mengecek secara detail dan berkala pengeluaran barang/jasa tersebut
- Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum
diselesaikan.
- Seberapa banyak volume transaksi
- Kemungkinan adanya pembelian dan pengeluaran kas yang tidak diotorisasi
- Kemungkinan adanya pembelian aktiva yang tidak memadai
- Dalam kasus kapitalisasi kas atau penentuan biaya periodic harus
mempertimbangkan terhadap aspek kesinambungan dalam akuntansinya

C. Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia
KELEBIHAN :


- Pengendalian intern atas penggajian pada kebanyakan perusahan umumnya efektif
meskipun pada perusahan kecil.
- Transaksi-transaksi lebih signifikan daripada akun-akun neraca terkait
- Proses penghitungan daftar gaji dan hutang

KELEMAHAN :
- Kecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian auditor
- Ketelitian perhitungan sejak penhitungan waktu hadir,
- Kekeliruan dalam memotong dan menyetorkan pajak penghasilan
- Dalam penggajian, Resiko audit yang utama timbul dari pemrosesan transaksi
penggajian
- Perusahaan pada umumnya memperluas cakupan pengendalian intern untuk
transaksi penggajian
- Saldo hutang gaji pada akhir tahun kadang kala tidak material


LAMPIRAN

Lampiran 1

Kwitansi tagihan supplier termasuk siklus pendapatan – penagihan kas


Surat Jalan untuk mengantarkan pesanan barang termasuk siklus pendapatan


Invoice Pembelian untuk siklus Pengeluaran – Pembelian


Purchase order untuk siklus pengeluaran – pembelian


Faktur Pajak merupakan Siklus Pengeluaran


Bukti Pengeluaran merupakan Siklus Pengeluaran


Rincian Gaji Karyawan yang akan di keluarkan termasuk Siklus Penggajian


Slip gaji termasuk siklus penggajian &MSDM yang dilakukan oleh bagian accounting

PEMBAGIAN TUGAS


1. PELANGI ANGGITA PUTRI :

- Menyusun Makalah ini dari awal sampai selesai, Menambahkan
bahan materi untuk setiap masing-masing siklus.

2. FRICKA SIMANUNGKALIT :
- Mengumpulkan data-data perusahaan dari mulai NPWP, Struktur
Organisasi Perusahaan, Slip Gaji, Faktur-Faktur Pembayaran

3. WINA ANNISSA SUNARYO :
- Mencari Kelebihan dan Kelemahan dari Setiap Masing-masing
siklus

4. ANDRY ALMAWDIN RAHMAN :
- Membuat diagram Siklus-Siklus yang terjadi di PT. Arista Pratama
Jaya

DAFTAR PUSTAKA

Sumber di kutip dari PT. Arista Pratama Jaya

http://nanienuneno.blogspot.com/2010/11/siklus-pendapatan.html

http://ilfen.blogspot.com/2012/11/makalah-siklus-pendapatan.html

http://ambarwati.dosen.narotama.ac.id/files/2011/09/SIA-Reg-2011-w10.pdf

http://melzdsnih.blogspot.com/2011/10/siklus-penggajian-manajemen-sdm-dan.html

http://vhivie89.blogspot.com/2010/05/siklus-penggajian-dan-sdm.html


MACAM-MACAM SIKLUS SIA

More Related Content

What's hot

More from PELANGI ANGGITA

MACAM-MACAM SIKLUS SIA