Materi Kuliah UT

1. Inisiasi 2
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Halaman : 1
ANALISIS & DESAIN JABATAN
Salah satu fungsi dan aktivitas manajemen sumber daya manusia adalah kegiatan analisis dan desain
jabatan. Analisis & desain jabatan merupakan suatu studi tentang jabatan yang akan menghasilkan
deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Hasil analisis & desain jabatan ini (bersama-sama dengan
hasil analisis beban kerja) akan dimanfaatkan dalam melakukan perencanaan SDM. Selanjutnya,
hasil dari perencanaan SDM akan menjadi menjadi dasar bagi program perekrutan dan seleksi calon
karyawan.
Pada inisiasi ke 2 ini kita akan membahas topik analisis dan desain jabatan.
Setelah mengikuti inisiasi ke 2 ini secara umum Anda diharapkan dapat menjelaskan mengenai
pengertian analisis &desain jabatan termasuk di dalamnya langkah-langkah proses analisis jabatan.
Secara khusus setelah mengikuti inisiasi ke 2 ini Anda diharapkan dapat menjelaskan:
1. pengertian analisis jabatan;
2. langkah-langkah analisis jabatan; dan
3. desain jabatan.
Analisis Jabatan
Apa itu analisis jabatan?
Menurut Ivancevich (1992) analisis jabatan adalah suatu proses pengumpulan, penganalisisan, dan
pensintesisan informasi mengenai jabatan. Sedangkan menurut Byars dan Rue (1997), analisis
jabatan adalah proses penentuan dan pelaporan sehubungan dengan informasi yang berkaitan
dengan sifat dasar suatu jabatan tertentu. Dari dua definisi tersebut dapat dipahami sebagai berikut.
Proses penentuan dan pelaporan, sebagaimana dikemukakan oleh Byars dan Rue, pada dasarnya
baru dapat dilakukan setelah dilakukan proses pengumpulan, penganalisisan, dan pensintesisan
informasi mengenai jabatan, baik melalui observasi maupun kajian-kajian. Proses ini akan
menentukan tugas dan kewajiban pemegang jabatan yaitu terdiri dari pekerjaan, keahlian,
pengetahuan, kemampuan, dan tanggung jawab, yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan
jabatan secara sukses. Dengan kata lain, analisis jabatan adalah prosedur menentukan tugas dan
kewajiban suatu posisi serta karakteristik orang yang dapat memegang posisi tersebut. Analisis ini
akan menghasilkan informasi mengenai tuntutan dari suatu jabatan. Informasi tersebut selanjutnya
digunakan untuk mengembangkan deskripsi jabatan (job description), yaitu suatu daftar mengenai
apa yang harus dilakukan oleh suatu jabatan dan spesifikasi jabatan (job specification), yaitu orang
seperti apa yang dapat memegang jabatan tersebut dengan sukses. Spesifikasi jabatan menetapkan
persyaratan minimal orang yang akan memangku jabatan agar dapat melaksanakan tugas dengan
sukses. Berdasarkan spesifikasi jabatan itu muncul persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon
karyawan (pelamar).

2. Inisiasi 2
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Halaman : 2
Bagaimana langkah-langkah analisis jabatan?
Menurut Bernardin dan Russell (1998), langkah-langkah pokok pelaksanaan analisis jabatan adalah
pertama, menentukan tugas, aktivitas, perilaku atau kewajiban utama yang harus dilaksanakan pada
jabatan tertentu. Kedua, mengidentifikasi pengetahuan, kemampuan, keahlian, dan karakteristik
lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan tugas. Pengetahuan mengacu pada suatu kelompok
informasi yang terorganisasi, umumnya berdasarkan fakta-fakta atau prosedural yang diterapkan
secara langsung pada kinerja fungsional. Kemampuan mengacu pada unjuk kompetensi untuk
melakukan suatu perilaku yang nampak atau suatu perilaku yang menghasilkan suatu produk yang
nampak. Sebagai contoh, petugas polisi dituntut untuk memiliki kemampuan fisik untuk menahan
dan memeriksa tersangka atau kemampuan kognitif untuk memahami dan menyelesaikan suatu
bentuk penahanan. Keahlian merupakan suatu kompetensi untuk melaksanakan suatu
pembelajaran, tindakan psikomotorik dan dapat pula mencakup manipulasi data manual, verbal atau
mental. Dalam contoh polisi di atas, mereka harus menunjukkan suatu kemampuan menyetir atau
kemampuan mengoperasikan dan memelihara senjata dengan layak. Sedangkan karakteristik lain
mencakup faktor kepribadian (sikap), bakat atau sifat fisik dan mental yang diperlukan untuk
melaksanakan jabatan. Secara lebih detail Ivancevich (1992), menjelaskan langkah-langkah analisis
jabatan sebagaimana nampak pada gambar1, yang meliputi enam langkah.
Pengetahuan dan data yang dikumpulkan dari langkah 1 hingga langkah 6 digunakan sebagai dasar
bagi setiap aktivitas manajemen sumber daya manusia lainnya, seperti rekrutmen, seleksi, pelatihan,
evaluasi kinerja, dan kompensasi. Disamping juga digunakan sebagai masukan bagi pendesainan dan
pendesainan ulang jabatan. Analisis jabatan memberikan informasi yang diperlukan untuk
mengorganisasi pekerjaan dengan tujuan agar karyawan dapat menjadi produktif dan puas.
Akhirnya, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan dalam suatu evaluasi tindak lanjut
organisasi terhadap usaha pendesainan jabatan. Pada tahap ini penting bagi organisasi untuk
mengevaluasi usahanya dan menentukan apakah tujuan produktivitas dan kepuasan sudah benar-
benar tercapai.

3. Inisiasi 2
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Halaman : 3
Langkah 1
Menguji
organi-sasi
secara
keseluruhan
dan
kesesuaian
masing-
masing
jabatan
Langkah 2
Menentukan
bagaimana
informasi analisis
jabatan akan
digunakan
Langkah 3
Memilih jabatan yang
akan dianalisis
Langkah 4
Mengumpulkan data
dengan
menggunakan teknik
analisis jabatan yang
diterima
Langkah 5
Menyiapkan
deskripsi
jabatan
Langkah 6
Menyiapkan
spesifikasi
jabatan
Gambar 1
Langkah-Langkah Proses Analisis Jabatan dan Hubungannya dengan MSDM serta
Desain Jabatan
Sumber: Ivancevich, J.M., 1992, Human Resource Management: Foundations of Personnel, 5th Edition,
Boston, Richard D. Irwin, Inc.
Menggunakan informasi dari
langkah 1hingga 6 untuk:
- Desain jabatan dan
perencanaan
- Rekrutmen, seleksi &
pelatihan
- Evaluasi kinerja
- Kompensasi dan
kesejahteraan
- Pemenuhan peluang kerja
yang adil
- Tindak lanjut evaluasi

4. Inisiasi 2
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Halaman : 4
Desain Jabatan
Apa itu desain jabatan?
Menurut Byars dan Rue (1997) desain jabatan adalah proses penstrukturan pekerjaan dan
pendesainan aktivitas pekerjaan seorang individu atau sekelompok individu yang spesifik untuk
mencapai tujuan organisasional tertentu. Pendesainan jabatan meliputi pembuatan keputusan,
seperti untuk siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana jabatan akan dilaksanakan.
Secara umum proses desain jabatan dibagi dalam tiga fase:
Fase 1. Spesifikasi tugas individu: kenapa tugas yang berbeda harus dilaksanakan?
Fase 2. Spesifikasi metode pelaksanaan masing-masing tugas: khususnya, bagaimana
masing-masing tugas akan dilaksanakan?
Fase 3. Kombinasi tugas individu dalam jabatan khusus untuk diserahkan kepada
individu: bagaimana tugas-tugas yang berbeda akan dikelompokkan untuk
membentuk jabatan?
Fase 1 dan 3 menentukan isi jabatan, sedangkan fase 2 mengindikasikan mengenai bagaimana
jabatan dilaksanakan secara tepat dan akurat. Secara keseluruhan tujuan desain jabatan adalah
mengembangkan pembagian kerja yang sesuai dengan tuntutan organisasi dan teknologi serta dapat
memberikan kepuasan terhadap kebutuhan personel dan individu pemegang jabatan. Artinya,
keberhasilan desain jabatan digunakan untuk menyeimbangkan tuntutan organisasi dan kebutuhan
individu pemegang jabatan.
Desain jabatan dilakukan setelah dilaksanakan deskripsi jabatan secara baik dan tersedianya
spesifikasi jabatan. Informasi yang diperoleh dari deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan sangat
bermanfaat untuk penstrukturan elemen-elemen jabatan, kewajiban, dan tugas dalam suatu cara
yang akan membantu mencapai kinerja dan kepuasan yang optimal.
Menurut Ivancevich (1992), perspektif pada desain pekerjaan dapat diklasifikasikan dalam empat
kategori utama, yaitu pendekatan motorik/perseptual, pendekatan biologis, pendekatan mekanistik,
dan pendekatan motivasional. Baik pendekatan motorik/perseptual maupun pendekatan biologis
memiliki akar pada rekayasa faktor manusia. Fokus utamanya pada integrasi sistem mesin-manusia,
seperti menekankan pada desain peralatan dan kesesuaian yang layak antara mesin dan
operatornya. Sedangkan pendekatan mekanistik dan pendekatan motivasional lebih menyoroti
keseimbangan potensial yang selalu harus dibuat oleh organisasi ketika membuat keputusan desain
jabatan. Pendekatan mekanistik telah dicontohkan dengan sangat bagus oleh manajemen saintifik
Taylor dan pendekatan motivasional oleh pengayaan jabatan.

5. Inisiasi 2
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Halaman : 5
Demikian sekilas, materi tutorial online minggu ke 2. Untuk lebih detailnya, silakan Anda membaca
buku materi pokok atau buku teks Manajemen SDM.