Analisis jabatan digunakan untuk menentukan tugas, tanggung jawab, kompetensi, dan persyaratan jabatan agar dapat digunakan untuk berbagai fungsi sumber daya manusia seperti rekrutmen, pelatihan, penilaian kinerja, dan kompensasi. Analisis jabatan menghasilkan deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan standar kinerja jabatan.

1. Analisis dan Desain
Jabatan
Training
MANAJEMEN PERSONALIA
By : Kanaidi, SE., M.Si., cSAP
kanaidi963@gmail.com HP. 08122353284

2. Apa yang dimaksud dengan Analisis
Jabatan?
• Analisis Jabatan adalah fungsi MSDM yang berusaha
“memotret” masing-masing jabatan dalam organisasi
agar diperoleh informasi mengenai aspek-aspek
penting jabatan tersebut, seperti tujuan, tugas dan
tanggung jawab, kondisi kerja, kompetensi, dsb.
• Analisis jabatan (job analysis) adalah proses
sistematis untuk menentukan berbagai tugas,
aktivitas, perilaku, keterampilan, pengetahuan, dan
spesifikasi karyawan yang diperlukan untuk
menjalankan suatu pekerjaan (jabatan) dalam suatu
organisasi. (Werther & Davis 1996, Schuler & Jackson 2006)
Pengertian Jabatan dan
Analisis Jabatan

3. Definisi Lainnya
• Job - Consists of a group of tasks that
must be performed for an organization to
achieve its goals
• Position - Collection of tasks and
responsibilities performed by one person;
there is a position for every individual in
an organization

4. Definitions ….
• Job analysis - Systematic process of
determining the skills, duties, and knowledge
required for performing jobs in an
organization
• Job description – document providing
information regarding tasks, duties, and
responsibilities of job
• Job specification – minimum qualifications to
perform a particular job

5. Job Analysis: A Basic Human Resource Management Tool
Tasks Responsibilities Duties
Job
Analysis
Job
Descriptions
Job
Specifications
Knowledge Skills Abilities
 Human Resource
Planning
 Recruitment
 Selection
 Training and
Development
 Performance Appraisal
 Compensation and
Benefits
 Safety and Health
 Employee and Labor
Relations
 Legal Considerations
 Job Analysis for Teams

6. Types of Job Analysis Information
Considerable information is needed, such
as:
• Worker-oriented activities
• Machines, tools, equipment, and work
aids used
• Job-related tangibles and intangibles
• Work performance
• Job content
• Personal requirements for the job

7. Sources of job analysis information
• Manager
• Incumbent
• SME
• Job analyst
• DOT
• O*NET

8. Jabatan vs Posisi
Posisi adalah kumpulan tugas dan
tanggung jawab yang dilaksanakan
oleh satu orang; ada satu posisi untuk
setiap orang dalam suatu organisasi.
Suatu jabatan terdiri dari sekelompok tugas
yang harus dilaksanakan agar organisasi
dapat mencapai tujuannya.
Suatu jabatan bisa hanya diduduki satu
orang saja, seperti jabatan presiden dalam
satu negara, atau bisa diduduki oleh
banyak orang, sebagaimana halnya
operator penginput data di sebuah
perusahaan besar atau kasir di pasar
swalayan.

9. Enam Pertanyaan Penting dalam Analisis
Jabatan
1. Tugas-tugas mental dan fisik apa sajakah
yang dilaksanakan karyawan?
2. Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan?
3. Di mana pekerjaan tersebut diselesaikan?
4. Bagaimana karyawan melaksanakan
jabatannya?
5. Mengapa jabatan tersebut perlu dijalankan?
6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk
menjalankan jabatan tersebut?

10. Apa hasil dari Analisis Jabatan?
• Pada intinya ada tiga dokumen yang dihasilkan dari
proses analisis jabatan:
– Deskripsi Jabatan
– Spesifikasi Jabatan
– Standar Kinerja Jabatan
• Namun ketiganya bisa digabung menjadi satu dan
cukup disebut Deskripsi Jabatan (Job Description)
Hasil-hasil Analisis Jabatan dan
Informasi Analisis Jabatan

11. Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan
• Deskripsi jabatan adalah dokumen yang
memberikan informasi berkenaan dengan
tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, dan
tanggung jawab suatu jabatan.
• Spesifikasi jabatan adalah kualifikasi
minimum yang harus dimiliki seseorang agar
dapat menjalankan jabatan tertentu.

12. Standar Kinerja Jabatan
• Standar kinerja jabatan adalah sasaran-sasaran, baik
kuantitatif maupun kualitatif, yang harus dicapai oleh
suatu jabatan dalam periode waktu tertentu.
• Sasaran kuantitatif, misalnya: peningkatan
penjualan, target produksi, dsb.
• Sasaran kualitatif, misalnya: peningkatan
keterampilan, perbaikan sikap dan perilaku, dsb.

13. Metode Pengumpulan Informasi
Analisis Jabatan
• Wawancara
• Kuesioner
• Observasi
• Log (Catatan) Pemegang Jabatan
• Kombinasi

14. Jenis-Jenis Data yang Dikumpulkan dalam
Analisis Jabatan
• Aktivitas Kerja
– Aktivitas dan proses kerja
– Catatan aktivitas (dalam bentuk film, misalnya)
– Prosedur yang digunakan
– Tanggung jawab pribadi
• Aktivitas Berorientasi Karyawan
– Perilaku manusia, seperti tindakan fisik dan berkomunikasi dalam
pekerjaan
– Gerakan dasar untuk analisis metode
– Tuntutan kerja pribadi, seperti pengerahan tenaga
• Mesin, perkakas, peralatan, dan alat bantu kerja yang digunakan
• Hal Berwujud dan Tidak Berwujud yang Berhubungan dengan
Jabatan
– Pengetahuan yang berkenaan dengan atau diaplikasikan dalam
jabatan (seperti dalam akuntansi)
– Bahan yang diolah
– Produk yang dibuat atau jasa yang diberikan

15. Jenis-Jenis Data ...
• Hasil Kerja
– Analisis kesalahan
– Standar kerja
– Ukuran kerja, seperti waktu yang dibutuhkan untuk sebuah
tugas
• Konteks Jabatan
– Jadwal kerja
– Insentif finansial dan non-finansial
– Kondisi kerja fisik
– Konteks organisasional dan sosial
• Persyaratan Pribadi untuk Jabatan
– Atribut pribadi seperti kepribadian dan minat
– Pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan
– Pengalaman kerja

16. Apa Manfaat Analisis Jabatan?
• Sebagai masukan penting bagi fungsi-
fungsi MSDM lainnya seperti rekrutmen
dan seleksi, penilaian kinerja,
manajemen karir, kompensasi, dsb.
• Sebagai bagian penting dalam
perancangan sistem organisasi secara
keseluruhan, misalnya untuk pembagian
departemen, aliran kerja, serta untuk
mendesain ulang jabatan itu sendiri.
Manfaat Analisis Jabatan

17. Perencanaan
Sumber Daya
Manusia
Pelatihan dan
Pengembangan
Seleksi
Rekrutmen
Hubungan
Kekaryawanan
dan
Ketenagakerjaan
Keselamatan
dan Kesehatan
Kompensasi
Penilaian
Kinerja
Analisis Jabatan
untuk Tim
Pertimbangan
Hukum
KeterampilanPengetahuan Kemampuan
Tanggung JawabTugas Kewajiban
Deskripsi
Jabatan
Spesifikasi
Jabatan
Analisis Jabatan
Analisis Jabatan sebagai Perangkat
Dasar Manajemen SDM

18. Hubungan Analisis Jabatan dengan
Fungsi MSDM Lainnya
• Penyediaan Staf: Proses staffing akan kacau jika rekruter tidak
mengetahui syarat-syarat yang diperlukan untuk menjalankan berbagai
jabatan.
• Pelatihan dan Pengembangan: Informasi deskripsi jabatan berguna
untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan
pengembangan.
• Penilaian Kinerja: Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan seberapa
baik mereka menyelesaikan tugas yang ditetapkan dalam deskripsi
jabatan mereka.
• Kompensasi: Perlu diketahui nilai relatif jabatan tertentu bagi organisasi
kompensasi finansial yang layak bisa ditetapkan untuk jabatan tersebut.
• Keselamatan dan Kesehatan: Informasi yang diperolah dari analisis
jabatan juga berguna untuk mengidentifikasi masalah-masalah
keselamatan dan kesehatan yang mungkin terjadi.
• Hubungan Kekaryawanan dan Perburuhan: Deskripsi jabatan bisa
memberikan standar evaluasi dan perbandingan bakat agar promosi,
transfer, atau demosi karyawan bisa diputuskan secara obyektif.
• Pertimbangan Legal: Analisis jabatan yang dipersiapkan dengan baik
bermanfaat untuk menunjang lagalitas dari praktik-praktik
kekaryawanan.

19. Desain Jabatan
• Desain jabatan: Rancangan mengenai tugas-tugas
dan tanggungjawab suatu jabatan yang disesuaikan
dengan kebutuhan organisasi dan karakteristik orang
yang akan menjalankan jabatan tersebut.
• Jabatan perlu dirancang sedemikian rupa agar
pemegang (pelaksana) jabatan menjadi produktif
dan mendapatkan kepuasan kerja.
Desain Jabatan dan unsur-unsurnya

20. Unsur-Unsur Desain Jabatan
• Unsur Organisasional
– Pendekatan mekanistik
– Alur kerja
– Kebiasaan kerja
– Ergonomika
• Unsur Lingkungan
– Kemampuan dan ketersediaan karyawan
– Ekspektasi sosial dan budaya
• Unsur Keperilakuan
– Variasi Keterampilan
– Identitas Tugas
– Signifikansi Tugas
– Otonomi
– Umpan Balik

21. Timeliness of Job Analysis
Rapid pace of
technological change
makes need for
accurate job analysis
even more
important now and
in the future.

22. Job Analysis and the Law
• Fair Labor Standards Act –
employees categorized as
exempt or nonexempt
• Equal Pay Act – similar pay
must be provided if jobs are
not substantially different as
shown in job descriptions

23. Job Analysis and the Law (Continued)
• Civil Rights Act – basis for adequate defenses against
unfair discriminations charges in selection,
promotion, and other areas of HR administration
• Occupational Safety and Health Act – specify job
elements that endanger health or are considered
unsatisfactory or distasteful by most people
• Americans with Disabilities Act – make reasonable
accommodations for disabled workers