Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an ketika komputer pribadi dan peralatan komunikasi menjadi lebih terjangkau, memungkinkan orang untuk bekerja dari rumah. Teknologi utama yang memungkinkan kantor maya adalah Otomatisasi Kantor (OA), yang mencakup berbagai aplikasi seperti pengolah kata, surat elektronik, kalender elektronik, konferensi audio dan video, yang dapat digunakan dengan atau

1. SRI ANJANI 43216110057
FEB AKUNTANSI
UNIVERSITASMERCU BUANA
Awal terbentuknya kantor dunia maya
Virtual Office merupakan Sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet dengan
kata lain tidak mempunyai kantor real, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas –
tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa memiliki lokasi usaha. Virtual Office
merupakan lompatan dari teknologi informasi. Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual office
berangkat dari kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data. Untuk
menciptakan keunggulan kompetitif, organisasi mutlak harus menguasai informasi lebih awal,
akurat, dan komprehensif. Hal ini akan terwujud apabila pertukaran informasi dapat dilakukan
dengan baik. Berbagai penyempurnaan peralatan dilakukan dalammelaksanakan pertukaran
informasi, mulai dari yang sifatnya manual dan kasat mata menjadi serba otomatis dan tidak
kasat mata (virtual). (Liliani Nanda S, 2015)
Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro dan
peralatan komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga memungkinkan seseorang
bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi
data, selanjutnya istilah telecomutting diperkenalkan karena kelihatannya hal itu merupakan
cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (comutte) ke
tempat kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan komputer
seperti progamer sistem, yang menyadari bahwa mereka dapat menciptakan perangkat lunak di
rumah sama seperti di kantor. (Dwi Eko Waluyo,2000)
Keuntungan Kantor Maya menurut Liliani Nanda S, 2015 :
Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkan beberapa
keuntungan, sebagai berikut:
1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor
yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi
biaya sewa dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap
pegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para
peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.

2. SRI ANJANI 43216110057
FEB AKUNTANSI
UNIVERSITASMERCU BUANA
3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan
mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian
daripada biasanya. Dalampengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi
dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian
pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih
baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.
4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alamseperti: banjir,
angin rebut, dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke
tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun, dengan kantor maya,
sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya
tidak mengalami gangguan. Dalamhal ini listrik tidak padam, dan penyedia jasa
komunikasi juga tidak mengalami kemacetan.
5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan
pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut
usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu
kantor maya lebih memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab
sosialnya. Keuntungan kontribusi sosial dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya
tidak mungkin memperoleh pekerjaan, sebelum kantor maya.
Kerugian Kantor Maya menurut Liliani Nanda S, 2015 :
Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu melakukannya
dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya, antara lain:
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap
hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari
operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang
sewaktu-waktu. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan computer
dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi
korban “pemecatan elektronik”.

3. SRI ANJANI 43216110057
FEB AKUNTANSI
UNIVERSITASMERCU BUANA
3. Semangat kerja yang rendah, sjumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya
semangat kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif
yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain
adalah kenyataan bahwa gaji telecommuter cenderung lebih rendah daripada
yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.
4. Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat
melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena
pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari
tanggung jawab rumah tangga.
Semua kerugian ini uniknya adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin tidak
menyadari dampak negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai secara
cermat. Oleh karena itu supaya kantor maya berhasil, perusahaan harus melakukan upaya
khusus untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita.
Sitem informasi perkantoran (Office Automation/OA) yang di
implementasikan di perkantoran.
Aplikasi dalamOA dibedakanmenjadi duamacamyaituaplikasi perkantoranmenggunakanperalatan
elektroniknonkomputerdanaplikasi perkantoranmenggunakankomputer.Dalambanyakhal fungsi
dari keduajenisaplikasi di atasadalahsamahanya peralatannyasajayangberbeda.
Aplikasi-aplikasi dalamOA menurut Adit,2010 :
1. Word processing
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan
kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk
diberikan kepada anggota lain.
contoh : OpenOffice.org Writer adalah salah satu komponen dalam OpenOffice.org yang
berfungsi untuk mengedit dokumen adapun dokumen format yang bisa digunakan adalah .doc
.odt .rtf dan bisa export ke .pdf dengan sekali klik. Memiliki fitur pengolah kata modern seperti

4. SRI ANJANI 43216110057
FEB AKUNTANSI
UNIVERSITASMERCU BUANA
AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking,
Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables. Program ini
sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk
membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. Selain itu,
kelebihannya adalah pengaturan formating untuk bullet and number yang sangat mudah
(diatur terintegrasi melalui satu toolbar).
2. Electronic and voice mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
contoh : gmail, yahoo
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan
pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda
menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
contoh : Voice Connector adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi dalambentuk suara dan
teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan berbicara dengannya
dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau menutup aplikasi yang sedang
dijalankan.
3. Electronic calendaring
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus
diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan
mengkomunikasikan informasi.
4. Audio conferencing
Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya
memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
contoh : FireWire adalah adalah merek dagang Apple sekaligus nama yang paling populer untuk
standar kabel data antar-muka berseri IEEE 1394. Sony memperkenalkan IEEE 1394 dengan
nama i.Link. Meski namanya berbeda-beda, ketiganya (FireWire, IEEE 1394 dan i.Link) sama-
sama menunjuk pada jenis kabel data yang mampu mengirim data dengan kecepatan sangat
cepat, sampai pada rata-rata 400 megabit per detik (Mbps). FireWire diklaim sebagai saluran
penghantar data yang paling cepat dan stabil diantara saluran lain seperti USB.

5. SRI ANJANI 43216110057
FEB AKUNTANSI
UNIVERSITASMERCU BUANA
5. Video conferencing
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan
untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi
dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi
dilakukan.
contoh : Webcam (singkatan dari web camera) adalah sebutan bagi kamera real-time
(bermakna keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa diakses atau dilihat melalui World
Wide Web, program instant messaging, atau aplikasi video call.
6. Computer conferencing
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan
seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi
ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan
software yang sama.
contoh : aplikasi sama seperti AUDIO CONFERENCING
7. FAX
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang
dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau
copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon
suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit
daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
8. Videotex
Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual
pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam
penyimpanan sekunder pada komputer.
9. Imaging Storage and Retrieval
Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan
microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan
ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval
digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen
historis untuk tujuan pemahaman masalah.
contoh : situs penyedia seperti photobucket

6. SRI ANJANI 43216110057
FEB AKUNTANSI
UNIVERSITASMERCU BUANA
10. Desktop publishing
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama
dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
contoh : Microsoft Publisher adalah sebuah program aplikasi untuk sistemoperasi Windows
yang digunakan untuk Desktop publishing.
Tujuan OA menurut Adit,2010:
1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektifita pekerjaan
Tujuan OA masa kini menurut Adit,2010 :
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan
pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan masalah Kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok
diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3. Pelengkap – Bukan Pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan
menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka,
percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan
melengkapi komunikasi tradisional.
Teknologi yang memungkinkan adanya kantor maya adalah OA. OA dapat diterapkan di
berbagai bidang, di mana sebagian memerlukan penggunaan komputer, namun ada bagian lain
yang tidak memerlukan komputer. Namun, semuanya dapat menyediakan informasi untuk
pemecahan masalah bagi pegawai di semua tingkat, termasuk para manajer. Seorang manajer
dapat mengkombinasikan OA dengan perlengkapan komputer dan OA tanpa menggunakan
komputer, hal ini dipengaruhi oleh jenis organisasi, pilihan pribadi manajer yang bersangkutan,
dan sumber daya OA yang tersedia. OA sangat menarik, karena tidak hanya melengkapi
media komunikasi interpersonal tradisional mereka, tetapi juga menawarkan
kemampuan komunikasi model baru.

7. SRI ANJANI 43216110057
FEB AKUNTANSI
UNIVERSITASMERCU BUANA
Sumber :
1. Adit, 2010, http://aditdutmutz.blogspot.co.id/2010/10/otomatisasi-kantor-office-
automation.html
2. Dwi Eko Waluyo,2000, https://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html
3. Liliani Nanda S, 2015, http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-
virtual-office-kantor-maya.html