ARXivar Intrum | Gestione ciclo attivo e passivoARXivar
Intrum è il maggiore operatore europeo dei servizi al credito nato nel 2017 dall’unione della norvegese Lindorff e della svedese Intrum Justitia.
ESIGENZA
• Gestire il Gruppo Iva in termini di canalizzazione delle fatture elettroniche passive/attive
• Governare gli aspetti di comunicazione tra le varie Società del Gruppo Iva e il Sistema di Interscambio
• Registrare le fatture passive con protocollo iva digitale per agevolare l’utente nella funzionalità operativa
• Rendere performante e uniforme, a partire dall’esercizio 2020, la modalità di trattamento delle fatture elettroniche e la conservazione, pur mantenendo le logiche e le peculiarità dei due diversi ERP di gestione per le varie Società del Gruppo Iva
SOLUZIONE
- Ricevimento delle Fatture Passive sulla società Gruppo Iva Intrum e canalizzazione delle stesse sulle varie società di competenza
- Gestione della registrazione delle Fatture Passive sui diversi ERP e applicazione del timbro digitale (Protocollo Iva) con regole specifiche in base alle diverse necessità operative
- Invio delle Fatture Attive elettroniche al Sistema di Interscambio attraverso il Gruppo Iva
Conservazione elettronica delle fatture attive e passive e dei bollati (Iva, Giornale, Libro Cespiti e Inventari) sul Gruppo Iva
ARXivar per BBDO | Gestione ciclo attivo e passivo ARXivar
BBDO, sigla di Batten, Barton, Durstine & Osborn, è una tra le agenzie pubblicitarie più importanti del mondo e, dal 1986, fa parte della multinazionale
ESIGENZA
Gestire:
Fatturazione elettronica attiva e passiva
Fatturazione attiva B2B
Fatturazione attiva PA
Archiviazione ottica del Ciclo Passivo e applicazione del timbro digitale (Protocollo Iva)
Conservazione elettronica
LA SOLUZIONE
PROCESSO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA INTEGRATO
Ciclo attivo
- La fattura attiva è emessa nel sistema contabile.
- La Fattura (in formato pdf o xml) è salvata in una cartella monitorata e corredata dei propri metadati
- La fattura è archiviata in ARXivar, completa del suo profilo documentale, e canalizzata nella specifica classe documentale
- La fattura elettronica è inviata al SdI mediante connettore al servizio di fatturazione elettronica IX-FE che si occupa di trasmettere il documento ricevere le notifiche di trasmissione
Ciclo passivo
- Archiviazione in ARXivar dei documenti provenienti dal SdI (fatture xml convertite in pdf) o depositati in cartella monitorata
- Costruzione del profilo documentale con i dati riconosciuti dall’XML
- Caricamento fattura nel sistema contabile
- Applicazione a video del protocollo iva digitale
ARXivar per La Zootecnica Group: Gestione documentale paperlessARXivar
Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di documenti che l’azienda gestiva:
Fatture Attive
Documenti di Trasporto
Giornale Bollato
Giornale di Magazzino
Schede Contabili (Partitari)
Arxivar per Publicis. Automazione del ciclo passivo dei documenti e conservaz...ARXivar
RE:SOURCES ITALY, la centrale di servizi italiana del GRUPPO PUBLICIS, agenzia di comunicazione e public relation internazionale fondata a Parigi nel 1926, ha scelto ARXivar per la dematerializzazione dei processi amministrativi e la conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti. La soluzione ARXivar ha permesso di portare in conservazione sostitutiva oltre 70mila fatture passive e 35mila fatture attive, registrando una significativa riduzione dei costi di archiviazione e dei tempi di lavorazione delle pratiche.
Arxivar conservazione in house e outsourcingARXivar
IXCE, la soluzione di Conservazione elettronica a norma in house e in outsourcing di ARXivar, per conservare le fatture elettroniche PA e i tutti i documenti del ciclo attivo e passivo.
ARXivar per Dentsu - Gestione documenti amministrativiARXivar
Dentsu Aegis Network, una delle più grandi agenzie di comunicazione integrata al mondo, aveva necessità di migliorare la gestione dell’archiviazione dei documenti amministrativi principali e la loro completa dematerializzazione attraverso la conservazione elettronica a norma.
Grazie ad ARXivar è stato possibile gestire con un'unica soluzione:
1. Archiviazione centralizzata dei documenti amministrativi
2.Gestione automatica delle relazionitra documenti
3.Gestione ciclo attivo
4.Gestione ciclo passivo in modalità paperlesscon protocollo IVA digitale
5.Fatturazione elettronica PA
6.Conservazione elettronica (in outsourcing)
ARXivar per sperlari gestione documentale e dei processiARXivar
Sperlari era alla ricerca di una soluzione per gestire e conservare la grande mole di documenti amministrativi e commerciali prodotti quotidianamente. ARXivar ha soddisfatto a pieno le esigenze aziendali offrendo una soluzione integrata per la gestione documentale, la conservazione sostitutiva e la gestione dei processi mobile
ARXivar per Fabbi Imola: processi di vendita snelliARXivar
Il progetto per uno dei principali player del Marcato della Distribuzione di Materiale Elettrico è nato dall’esigenza di snellire i processi di vendita e dematerializzare ciclo attivo e passivo, per..
Ottenere una significativa riduzione dei costi e dei tempi per la produzione, archiviazione e ricerca dei documenti ed adottare la procedura di conservazione sostitutiva per tutti i documenti fiscali
ARXivar per Isagro | Gestione Richieste d'AcquistoARXivar
L'AZIENDA
Isagro è una società italiana di oltre 350 persone, inizialmente basata sulla ricerca e sviluppo di nuove molecole di origine chimica, e oggi alla testa di un Gruppo che offre prodotti per l’agricoltura a basso impatto ambientale, con un progetto di crescita focalizzato nel comparto dei prodotti di origine biologica e naturale.
L'ESIGENZA
Le RDA venivano generate dagli stabilimenti, ubicati in sedi lontane rispetto all’ufficio acquisti centrale. Tale processo era particolarmente oneroso in termini di scambio documentale e di carta.
Si procedeva alla compilazione di un RDA in Word o Excel, poi il documento veniva stampato, firmato, scansito, inviato all’ufficio acquisti prima di essere inserito nel sistema gestionale Diapason dove veniva approvato e nuovamente stampato, firmato e rinviato agli stabilimenti.
LA SOLUZIONE
E’ stata automatizzata l’acquisizione dell’Ordine di Acquisto nel sistema Gestionale, il quale restituisce ad ARXvar gli ordini di acquisto confermati. In questo modo ARXivar può archiviare tutti gli elementi della “pratica” di acquisto (RDA – ODA – CONTRATTI – ALLEGATI).
Questa funzione permette di ricercare tramite keyword il testo contenuto nei PDF, una modalità particolarmente utile quando si trattano materiali come le attrezzature o pezzi di ricambio che non sono oggetti codificabili nel sistema gestionale
ARXivar per Fast Solutions - Gestione digitale documenti amministrativiARXivar
Fast Solutions è la centrale servizi di WPP, primo gruppo pubblicitario al mondo. Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di documenti amministrativi (fatture attive,fatture passive,giornale bollato e bollato iva); Organizzare al meglio le attività della Centrale Servizi FAST Solutions e delle varie Legal Entity del Network al fine di migliorare l’efficienza complessiva del servizio
ARXivar per ITC Farma - Gestione delle Procedure Operative e dell'ordine clienteARXivar
ITC Farma, Industria Farmaceutica italiana, specializzata in produzione conto terzi per il mercato italiano e multinazionale, aveva l’esigenza di ottimizzare i flussi legati alla gestione delle Procedure Operative Standard e degli ordini clienti.
ARXivar ha permesso ad ITC Farma di effettuare un'archiviazione elettronica delle informazioni e dei pdf delle POS; L'ordine invece viene archiviato tramite 'Maschera di Profilazione' e automaticamente inviato tramite Workflow ai diversi depositi ed organizzati dal sistema in Fascicoli Elettronici, insieme a DDT e Fatture relative, con consistenti miglioramenti in termini di tempo di reperimento delle informazioni e gestione operativa.
ARXivar per Unieuro: Gestione digitale dei DDTARXivar
Unieuro è il primo retailer multicanale in Italia con 450 punti vendita. Unieuro consegna ogni giorno migliaia di prodotti a tutti i punti vendita nel territorio italiano. L’azienda cercava una soluzione per semplificare e velocizzare le attività di logistica outbound.
Obiettivo: Condividere e tracciare l’invio dei documenti di trasporto dal magazzino centrale a tutti i punti vendita.
ARXivar per Berni: per una supply chain agileARXivar
Nell’ottica di una gestione efficiente delle scorte e degli ordini, Berni era in cerca di una soluzione per organizzare l’ingente mole di documenti relativi ai singoli clienti (dall’ordine fino alla fattura) in fascicoli elettronici dedicati; ottimizzare la gestione dei contratti con i fornitori e avere accesso a statistiche dettagliate relative alla frequenza, agli autori dei riordini ed alla vendita di prodotti che prevedono articoli correlati tra loro.
Arxivar per Bindi, gestione processi tentata vendita e qualitàARXivar
Bindi è una storica e consolidata realtà aziendale che dal 1946 opera nel segmento alimentare della ristorazione industriale, offrendo ai propri clienti prodotti dolciari su ordinazione.
Grazie ad ARXivar l’azienda ha potuto contare su una soluzione completa per gestire: l’archiviazione e conservazione dei documenti amministrativi, il processo di tentata vendita, il processo di certificazione della qualità.
Fatturare Digitale - Come gestire in modo semplice la Fatturazione Elettronica.Fatturare Digitale
Relatore: Angela Tassone, Head Of Marketing & Communications in IWS Consulting
Durante il webinar sarà presentata una metodologia di lavoro, analisi e processi documentali che risponde alle attuali esigenze di gestione della Fatturazione Elettronica, attiva e passiva, con un proprio modulo e sistema automatizzato che include anche la conservazione digitale a norma.
ARXivar Intrum | Gestione ciclo attivo e passivoARXivar
Intrum è il maggiore operatore europeo dei servizi al credito nato nel 2017 dall’unione della norvegese Lindorff e della svedese Intrum Justitia.
ESIGENZA
• Gestire il Gruppo Iva in termini di canalizzazione delle fatture elettroniche passive/attive
• Governare gli aspetti di comunicazione tra le varie Società del Gruppo Iva e il Sistema di Interscambio
• Registrare le fatture passive con protocollo iva digitale per agevolare l’utente nella funzionalità operativa
• Rendere performante e uniforme, a partire dall’esercizio 2020, la modalità di trattamento delle fatture elettroniche e la conservazione, pur mantenendo le logiche e le peculiarità dei due diversi ERP di gestione per le varie Società del Gruppo Iva
SOLUZIONE
- Ricevimento delle Fatture Passive sulla società Gruppo Iva Intrum e canalizzazione delle stesse sulle varie società di competenza
- Gestione della registrazione delle Fatture Passive sui diversi ERP e applicazione del timbro digitale (Protocollo Iva) con regole specifiche in base alle diverse necessità operative
- Invio delle Fatture Attive elettroniche al Sistema di Interscambio attraverso il Gruppo Iva
Conservazione elettronica delle fatture attive e passive e dei bollati (Iva, Giornale, Libro Cespiti e Inventari) sul Gruppo Iva
ARXivar per BBDO | Gestione ciclo attivo e passivo ARXivar
BBDO, sigla di Batten, Barton, Durstine & Osborn, è una tra le agenzie pubblicitarie più importanti del mondo e, dal 1986, fa parte della multinazionale
ESIGENZA
Gestire:
Fatturazione elettronica attiva e passiva
Fatturazione attiva B2B
Fatturazione attiva PA
Archiviazione ottica del Ciclo Passivo e applicazione del timbro digitale (Protocollo Iva)
Conservazione elettronica
LA SOLUZIONE
PROCESSO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA INTEGRATO
Ciclo attivo
- La fattura attiva è emessa nel sistema contabile.
- La Fattura (in formato pdf o xml) è salvata in una cartella monitorata e corredata dei propri metadati
- La fattura è archiviata in ARXivar, completa del suo profilo documentale, e canalizzata nella specifica classe documentale
- La fattura elettronica è inviata al SdI mediante connettore al servizio di fatturazione elettronica IX-FE che si occupa di trasmettere il documento ricevere le notifiche di trasmissione
Ciclo passivo
- Archiviazione in ARXivar dei documenti provenienti dal SdI (fatture xml convertite in pdf) o depositati in cartella monitorata
- Costruzione del profilo documentale con i dati riconosciuti dall’XML
- Caricamento fattura nel sistema contabile
- Applicazione a video del protocollo iva digitale
ARXivar per La Zootecnica Group: Gestione documentale paperlessARXivar
Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di documenti che l’azienda gestiva:
Fatture Attive
Documenti di Trasporto
Giornale Bollato
Giornale di Magazzino
Schede Contabili (Partitari)
Arxivar per Publicis. Automazione del ciclo passivo dei documenti e conservaz...ARXivar
RE:SOURCES ITALY, la centrale di servizi italiana del GRUPPO PUBLICIS, agenzia di comunicazione e public relation internazionale fondata a Parigi nel 1926, ha scelto ARXivar per la dematerializzazione dei processi amministrativi e la conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti. La soluzione ARXivar ha permesso di portare in conservazione sostitutiva oltre 70mila fatture passive e 35mila fatture attive, registrando una significativa riduzione dei costi di archiviazione e dei tempi di lavorazione delle pratiche.
Arxivar conservazione in house e outsourcingARXivar
IXCE, la soluzione di Conservazione elettronica a norma in house e in outsourcing di ARXivar, per conservare le fatture elettroniche PA e i tutti i documenti del ciclo attivo e passivo.
ARXivar per Dentsu - Gestione documenti amministrativiARXivar
Dentsu Aegis Network, una delle più grandi agenzie di comunicazione integrata al mondo, aveva necessità di migliorare la gestione dell’archiviazione dei documenti amministrativi principali e la loro completa dematerializzazione attraverso la conservazione elettronica a norma.
Grazie ad ARXivar è stato possibile gestire con un'unica soluzione:
1. Archiviazione centralizzata dei documenti amministrativi
2.Gestione automatica delle relazionitra documenti
3.Gestione ciclo attivo
4.Gestione ciclo passivo in modalità paperlesscon protocollo IVA digitale
5.Fatturazione elettronica PA
6.Conservazione elettronica (in outsourcing)
ARXivar per sperlari gestione documentale e dei processiARXivar
Sperlari era alla ricerca di una soluzione per gestire e conservare la grande mole di documenti amministrativi e commerciali prodotti quotidianamente. ARXivar ha soddisfatto a pieno le esigenze aziendali offrendo una soluzione integrata per la gestione documentale, la conservazione sostitutiva e la gestione dei processi mobile
ARXivar per Fabbi Imola: processi di vendita snelliARXivar
Il progetto per uno dei principali player del Marcato della Distribuzione di Materiale Elettrico è nato dall’esigenza di snellire i processi di vendita e dematerializzare ciclo attivo e passivo, per..
Ottenere una significativa riduzione dei costi e dei tempi per la produzione, archiviazione e ricerca dei documenti ed adottare la procedura di conservazione sostitutiva per tutti i documenti fiscali
ARXivar per Isagro | Gestione Richieste d'AcquistoARXivar
L'AZIENDA
Isagro è una società italiana di oltre 350 persone, inizialmente basata sulla ricerca e sviluppo di nuove molecole di origine chimica, e oggi alla testa di un Gruppo che offre prodotti per l’agricoltura a basso impatto ambientale, con un progetto di crescita focalizzato nel comparto dei prodotti di origine biologica e naturale.
L'ESIGENZA
Le RDA venivano generate dagli stabilimenti, ubicati in sedi lontane rispetto all’ufficio acquisti centrale. Tale processo era particolarmente oneroso in termini di scambio documentale e di carta.
Si procedeva alla compilazione di un RDA in Word o Excel, poi il documento veniva stampato, firmato, scansito, inviato all’ufficio acquisti prima di essere inserito nel sistema gestionale Diapason dove veniva approvato e nuovamente stampato, firmato e rinviato agli stabilimenti.
LA SOLUZIONE
E’ stata automatizzata l’acquisizione dell’Ordine di Acquisto nel sistema Gestionale, il quale restituisce ad ARXvar gli ordini di acquisto confermati. In questo modo ARXivar può archiviare tutti gli elementi della “pratica” di acquisto (RDA – ODA – CONTRATTI – ALLEGATI).
Questa funzione permette di ricercare tramite keyword il testo contenuto nei PDF, una modalità particolarmente utile quando si trattano materiali come le attrezzature o pezzi di ricambio che non sono oggetti codificabili nel sistema gestionale
ARXivar per Fast Solutions - Gestione digitale documenti amministrativiARXivar
Fast Solutions è la centrale servizi di WPP, primo gruppo pubblicitario al mondo. Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di documenti amministrativi (fatture attive,fatture passive,giornale bollato e bollato iva); Organizzare al meglio le attività della Centrale Servizi FAST Solutions e delle varie Legal Entity del Network al fine di migliorare l’efficienza complessiva del servizio
ARXivar per ITC Farma - Gestione delle Procedure Operative e dell'ordine clienteARXivar
ITC Farma, Industria Farmaceutica italiana, specializzata in produzione conto terzi per il mercato italiano e multinazionale, aveva l’esigenza di ottimizzare i flussi legati alla gestione delle Procedure Operative Standard e degli ordini clienti.
ARXivar ha permesso ad ITC Farma di effettuare un'archiviazione elettronica delle informazioni e dei pdf delle POS; L'ordine invece viene archiviato tramite 'Maschera di Profilazione' e automaticamente inviato tramite Workflow ai diversi depositi ed organizzati dal sistema in Fascicoli Elettronici, insieme a DDT e Fatture relative, con consistenti miglioramenti in termini di tempo di reperimento delle informazioni e gestione operativa.
ARXivar per Unieuro: Gestione digitale dei DDTARXivar
Unieuro è il primo retailer multicanale in Italia con 450 punti vendita. Unieuro consegna ogni giorno migliaia di prodotti a tutti i punti vendita nel territorio italiano. L’azienda cercava una soluzione per semplificare e velocizzare le attività di logistica outbound.
Obiettivo: Condividere e tracciare l’invio dei documenti di trasporto dal magazzino centrale a tutti i punti vendita.
ARXivar per Berni: per una supply chain agileARXivar
Nell’ottica di una gestione efficiente delle scorte e degli ordini, Berni era in cerca di una soluzione per organizzare l’ingente mole di documenti relativi ai singoli clienti (dall’ordine fino alla fattura) in fascicoli elettronici dedicati; ottimizzare la gestione dei contratti con i fornitori e avere accesso a statistiche dettagliate relative alla frequenza, agli autori dei riordini ed alla vendita di prodotti che prevedono articoli correlati tra loro.
Arxivar per Bindi, gestione processi tentata vendita e qualitàARXivar
Bindi è una storica e consolidata realtà aziendale che dal 1946 opera nel segmento alimentare della ristorazione industriale, offrendo ai propri clienti prodotti dolciari su ordinazione.
Grazie ad ARXivar l’azienda ha potuto contare su una soluzione completa per gestire: l’archiviazione e conservazione dei documenti amministrativi, il processo di tentata vendita, il processo di certificazione della qualità.
Fatturare Digitale - Come gestire in modo semplice la Fatturazione Elettronica.Fatturare Digitale
Relatore: Angela Tassone, Head Of Marketing & Communications in IWS Consulting
Durante il webinar sarà presentata una metodologia di lavoro, analisi e processi documentali che risponde alle attuali esigenze di gestione della Fatturazione Elettronica, attiva e passiva, con un proprio modulo e sistema automatizzato che include anche la conservazione digitale a norma.
La Conservazione Sostitutiva a Norma: dal problema all'opportunità Silvia Negri
La fatturazione elettronica obbligatoria tra privati rientra tra le priorità assolute dell’Agenda Digitale governativa: l'adozione di un sistema di conservazione a norma diventerà quindi indispensabile per assicurare il valore legale dei documenti informatici. Scegliere una soluzione in outsourcing significa assolvere ad un adempimento e cogliere l'opportunità per innovare.
La presentazione aziendale di Savino Solution, un’azienda di IT, che si occupa di digitalizzazione dei processi documentali e aziendali, garantendo certezza probatoria e valenza legale ai documenti e ai dati digitali delle aziende, grazie alla qualifica di Trust Service Provider ai sensi del Regolamento Europeo eIDAS e la qualifica conservatori Agid. -MISSION
Attraverso la nostra consulenza specialistica e le nostre soluzioni tecnologiche proprietarie e brevettate nel workflow management , Blockchain e nel Digital Trust, garantiamo la compliance digitale e normativa dei processi documentali e dei dati digitali. -VISION
Diventare l’unica Certification Authority e Qualified Trust Service Provider, specializzata nella sicurezza e dell’automazione dei processi documentali e aziendali, grazie all’applicazione del Digital Automation Trust e la Blockchain.Abbiamo depositato il primo brevetto nazionale per la conservazione digitale dei dati in blockchain e rendiamo la trasformazione digitale delle aziende sicura, efficiente ed efficace, rispettando le normative italiane ed europee in vigore. Il CEO Ing. Nicola Savino è considerato uno dei maggiori esperti nazionali di digitalizzazione a norma di legge dei processi aziendali, autore di tre libri sul Digitale, relatore presso numerosi convegni e ospite di diversi operatori televisivi, tra cui Rai Economia e tv locali.Siamo in possesso delle certificazioni ISO 9001:2015 e ISO 27001:2014 per Progettazione, Sviluppo e Consulenza ICT per la conservazione digitale di documenti e record, e reingegnerizzazione dei processi aziendali. In quanto Access Point certificato PEPPOL, siamo in grado di supportare le realtà aziendali con una soluzione in cloud per gestire automaticamente documenti e dati di business nel formato UBL PEPPOL, nato con l’obiettivo di digitalizzare tutti i processi per l’approvvigionamento elettronico tra le PA e i suoi fornitori sia a livello italiano che europeo.
Presentazione del sistema di conservazione elettronica scelto dal CST-BergamoSergio Primo Del Bello
Intervento del dr. Baudino, RA Computers SIA Group, al workshop sulla "Conservazione sostitutiva" organizzato dalla Provincia di Bergamo e ANAI Lombardia.
Nembro, 14 maggio 2013
Conservazione digitale dei documenti contabili e delle fatture ARXivar
L'azienda Autovega S.r.l., punto di riferimento per il marchio Volkswagen, insieme con i brand Seat, Cupra, Skoda, Volkswagen Veicoli Commerciali, Audi Service, Das WeltAuto e Ducati nella provincia di Vicenza, necessitava di utilizzare un unico applicativo per archiviare e conservare in modo automatico tutti i documenti aziendali fiscali e contabili.
ADAWEN ha realizzato per Autovega con ARXivar un processo per gestire in modo automatico:
• l’archiviazione di tutti i documenti (Liquidazioni IVA, Registri IVA, Libri Giornale, ecc.)
• l’invio su Portale-IX per la Conservazione a norma
Inoltre, è stato creato un workflow per monitorare lo stato delle fatture in modo da essere avvisati tempestivamente qualora ci siano ritardi di invio, errori o scarti da parte dell’ente.
Scopri la soluzione.
ARXivar per Arcese - gestione processo di qualificazione vettori e Sistema Qu...ARXivar
Arcese necessitava di una soluzione che si posizionasse al centro della sua gestione operativa e diventasse il repository di tutti i documenti aziendali. Lo scenario di partenza vedeva dei sistemi gestionali differenti per ciascuna società del Gruppo.
- ARXivar ha permesso la realizzazione di progetti complessi ricoprendo un ruolo centrale di gestione/condivisione dei documenti (Progetto POD)
- Il motore Workflow ha permesso una gestione e un controllo efficace dei processi di Business (Progetto Approvazione Fatture Passive, Progetto produzione documenti Qualità).
Vuoi scoprire i benefici delle soluzioni Archivist attraverso casi concreti? Abbiamo dato la parola ad imprese di ogni settore e dimensione. Leggi come 4HSE ha ottenuto benefici utilizzando la fatturazione elettronica di ArchiSMALL
sistema di gestione e di controllo delle procedure per l’attuazione di un modello organizzativo che garantisca l’adempimento degli obblighi giuridici legati alla Sicurezza nei luoghi di lavoro, Qualità, Ambiente, HACCP, Privacy,
Indicom Group, leader nella dematerializzazione dei documenti e nella digitalizzazione dei processi amministrativi, da 20 anni è punto di riferimento per Imprese, Associazioni e Professionisti nell’erogazione di servizi di Information Management e BPO.
Con un bacino di Clienti vasto ed eterogeneo, costituito da oltre 14.000 PMI, 350 grandi aziende e 10 Associazioni di Categoria, il Gruppo si è contraddistinto nel tempo per la capacità di rispondere alle esigenze di ciascun Cliente con un’offerta di servizi personalizzata, flessibile ed integrata, anche grazie a Partnership consolidate negli anni.
Obiettivo del Gruppo è guardare al futuro, offrendo ai propri Clienti la possibilità di migliorare il posizionamento sul mercato mediante una gestione innovativa dei processi interni e del patrimonio informativo, allo scopo di migliorarne l’organizzazione del lavoro, ottimizzarne la produttività e permettere il recupero di risorse indispensabili allo sviluppo del core business.
Le soluzioni offerte da Indicom si estendono dall’outsourcing dei processi alla sempre più attuale esigenza di trasformazione digitale delle aziende: dall’archiviazione ottica alla fatturazione elettronica, dalla conservazione digitale alla firma grafometrica, fino all’esternalizzazione delle attività di back office, come la riconciliazione amministrativa del Ciclo Passivo (controlli Bolla-Ordine-Fattura fornitore) e la gestione delle note spese e dei contratti.
Una gamma di servizi esaustiva, dove efficienza nei processi e standard di qualità sono garantiti dalle certificazioni ottenute e dall'accreditamento AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).
1. In conservazione
elettronica dal 2013
circa 211.000 Fatture Passive
circa 111.000 Fatture Attive
Bollati Iva
Giornali Bollati
Libri Cespiti
Libri Inventari
Nella conservazione del
mondo attivo è inclusa anche
la conservazione elettronica
dei documenti della Pubblica
Amministrazione (P.A.)
La vision di Dentsu Aegis Network è
Innovating the Way Brands Are Built
per i clienti alla ricerca delle migliori
expertise e abilità per quanto riguarda il
media, il digital e i servizi di creative
communications.
Dentsu Aegis Network è formato da
10 network brand globali
ed è supportato dalle sue specialist e
multi-market brand.
2. 2
Gestire, come primo obbiettivo, l’archiviazione dei documenti
amministrativi principali e la loro completa dematerializzazione attraverso
la conservazione elettronica a norma.
Registrare le fatture passive con protocollo iva digitale attraverso
l’acquisizione automatica dei dati riconosciuti dall’OCR, con una
metodologia definita Paperless, per agevolare l’utente nella funzionalità
operativa. Il tutto a seguito di specifiche richieste del network sia Locale
che Internazionale.
Governare gli aspetti di comunicazione tra le varie Agenzie del Gruppo
e la società fornitrice dei servizi amministrativi, con sede in Romania.
Rendere performante e veloce l’aspetto legato alle autorizzazioni di flussi
sottoposti al controllo di Audit Locali ed Internazionali
3. 3
LO SVILUPPO DEL
PROGETTO
Il progetto è stato
condotto da Matrix
Solution nel pieno
rispetto delle necessità
del Cliente, con
l’obiettivo di integrare il
sistema Arxivar
all’interno della
struttura organizzativa
esistente.
Archiviazione ottica del Ciclo Passivo e
applicazione del timbro digitale (Protocollo
Iva), sia lato ABC che lato MTX
Fatturazione alla Pubblica Amministrazione
Conservazione elettronica delle fatture attive
e passive e dei bollati (Iva, Giornale, Libro
Cespiti e Inventari)
Archiviazione ottica manuale dei contratti:
Contratti Clienti
Contratti Clienti Protetti
Processo autorizzativo dei report di evidenza
delle variazioni anagrafiche
6. 6
La Fattura Attiva è
emessa nel sistema
contabile
(MTX o ABC)
La Fattura Attiva
(in formato pdf o xml)
è salvata in una
cartella monitorata
e corredata del proprio
file accompagnatorio
(in formato txt),
contenente il dettaglio dei
dati di profilo
La Fattura Attiva è
archiviata in Arxivar,
completa del suo profilo
documentale, e
canalizzata nella specifica
classe documentale
[FATCLI]
7. 7
La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:
il contenuto è rappresentato in un file
XML, secondo un formato predefinito e
accettato dal SdI;
l'autenticità dell'origine e l'integrità del
contenuto sono garantite tramite
l'apposizione della firma elettronica
qualificata di chi emette la fattura;
la trasmissione è vincolata alla presenza
del codice identificativo univoco (codice
IPA) dell'ufficio destinatario della fattura.
Il modulo IX di Arxivar si
pone come software di
intermediazione per la
gestione dei flussi da e
verso il SdI.
8. 8
Acquisizione
automatica in
Arxivar dei
documenti
provenienti da
Recall
Costruzione del
profilo documentale
con i dati
riconosciuti
dall’OCR
Caricamento
fattura nel sistema
contabile
(MTX o ABC)
Applicazione a
video del protocollo
iva digitale
Aggiornamento
automatico
dell’immagine e del
profilo documentale
in Arxivar
in concomitanza
9. Firma digitale
automatica dei
documenti per conto
dell’Azienda produttrice
Generazione pacchetto
di versamento (PdV)
costituito dai documenti
completi di firma digitale
e metadati
Trasformazione del
pacchetto di versamento
in pacchetto di
archiviazione (PdA) e
firma digitale del
Responsabile della
Conservazione
Inoltro dell’hash all’ente
preposto per l’apposizione
della marcatura
temporale
Generazione del file di
chiusura UNI SInCRO
9
IXCE in outsourcing è il servizio cloud di conservazione elettronica.
AbleTech assume il ruolo di Responsabile della Conservazione.
Invio ad IXCE dei
documenti da conservare
in formato pdf
(o xml per le fatture PA),
completi del proprio profilo
documentale
Aggiornamento dello
stato sul profilo
documento
Fatture passive
Libro Inventario
Libro Cespiti
Giornale Bollato
Bollato Iva
Fatture attive
Fatture PA
10. 10
Richiesta: applicazione firma per approvazione sul report mensile di
riepilogo delle variazioni anagrafiche
Soluzione adottata: il sistema gestionale MTX archivia automaticamente
in Arxivar il report, in formato pdf, in una specifica classe documentale e
con stato da firmare.
L’evento associato allo stato documento attiva il processo inviando la
richiesta di approvazione al CFO.
La conferma da parte dell’approvatore genera l’applicazione della firma sul
pdf archiviato e la modifica dello stato in firmato.