Presentazione Gruppo WPP

1. In conservazione
elettronica
circa 30.000 Fatture Passive
circa 20.000 Fatture Attive
Bollati Iva
Giornali Bollati
Libri Cespiti
Libri Inventari
Note Spese
Nella conservazione del
mondo attivo è inclusa anche
la conservazione elettronica
dei documenti della Pubblica
Amministrazione (P.A.)
FAST SOLUTIONS Srl
centrale servizi per il GRUPPO WPP
primo gruppo pubblicitario al mondo che
opera nel mercato della Comunicazione
attraverso una organizzazione complessa
che comprende un network di circa
70 Legal Entity
dislocate sul territorio.

2. 2
 Gestire l’aspetto documentale in primis dei documenti amministrativi
principali (fatture attive, fatture passive, giornale bollato e bollato iva)
con l’obbiettivo della dematerializzazione attraverso la conservazione
elettronica, ed incontrando per esigenza specifica la normativa della P.A.
 Gestire tutti i processi nel rispetto delle specificità delle singole legal
entity, tenendo conto della loro struttura organizzativa all’interno del
proprio Network.
 Governare gli aspetti di comunicazione tra la Centrale Servizi e le varie
Agenzie del Gruppo, fornendo alle stesse un servizio mirato e specifico,
quindi differenziabile per le rispettive esigenze.
 Rispondere ai vincoli comportamentali organizzativi e di flussi, verso gli
Internazionali, per tutti gli aspetti di internal ed esternal Audit.
 Rendere fruibili tutte le informazioni ed i dati su un unico sistema, in
modo organizzato e flessibile.
 Organizzare al meglio le attività della Centrale Servizi FAST
Solutions e delle varie Legal Entity del Network, al fine di migliorare
l’efficienza complessiva del servizio e di conseguenza un maggiore e più
efficace supporto all’intero gruppo.

3. 3
LO SVILUPPO DEL
PROGETTO
Il progetto è stato condotto
da Matrix Solution con lo
sviluppo di una innovativa
gestione della tecnica OCR
per il riconoscimento
automatico dei dati presenti
sulle fatture passive.
Il progetto comprende
altresì la strutturazione dei
workflow e la gestione del
timbro digitale.
 Archiviazione ottica del Ciclo Passivo con la
tecnica del riconoscimento OCR e
applicazione del timbro digitale (Protocollo
Iva), sia lato ABC che lato SAP
 Archiviazione ottica manuale dei contratti:
 Contratti Fornitori Agenzia
 Contratti Fornitori Procurement
 Fatturazione alla Pubblica Amministrazione
 Conservazione elettronica delle fatture
attive e passive, dei bollati (Iva, Giornale,
Libro Cespiti e Inventari) e delle note spese
 Work Flow di canalizzazione delle fatture
passive nella classe documentale di
competenza e approvazione delle stesse da
parte delle Agenzie
 Gestione archivio clienti: archiviazione
ottica della documentazione a supporto
della fatturazione clienti (DASF)
 Report statistici

4. 4
Centrale Servizi per
il Gruppo
Circa 2300
dipendenti nel
Gruppo
150 utenti del
sistema Arxivar
di cui circa 100 coinvolti
nei processi
e più di 20 che
gestiscono il caricamento
delle fatture passive con
timbro digitale
Creative
Agencies
Design
Production
Public Relation
Media Agencies
Digital
Branding

5. 5
Le Fatture Attive in formato pdf vengono inviate ad Arxivar
complete del loro profilo documentale e si canalizzano
automaticamente nelle rispettive classi documentali:
NO-Core
Produzione
Media
Generiche
ABC
SAP
Erp
ABC
SAP

6. 6
SAP

7. 7
Caricamento fattura
nel sistema contabile
Scansione fatture
cartacee (20%)
ABC
SAP
Il documento è
sottoposto a
processo di
workflow
“VIGILE”
Applicazione a
video del
timbro
digitale
(protocollo Iva)
Aggiornamento
immagine
documento in
Arxivar
Aggiornamento
profilo
documento
Viene generato un
profilo generico
su Arxivar,
associato
all’immagine della
fattura in classe
documentale
provvisoria
Ricevimento fatture
elettroniche via email
(80%)
Acquisizione
automatica dei dati in
fattura attraverso il
riconoscimento
OCR di Recogniform
Assegnazione della classe
documentale definitiva (Media,
Produzione e NO-Core)

8. 8
Il processo di
acquisizione automatica
dei dati in fattura
attraverso il
riconoscimento OCR
genera in Arxivar un
profilo generico,
associato all’immagine
della fattura, in classe
documentale
provvisoria
La fattura è
pronta per
essere
caricata nel
sistema
contabile con
protocollo
Iva digitale
Workflow approvativo IN
AGENZIA a 1-2-3 livelli in base
alla configurazione per società

9. 9
Firma
digitale dei
documenti
Generazione di
un pacchetto
di versamento
Inoltro dell’Hash
all’ente preposto per
l’apposizione della
marcatura temporale
(ove previsto dalla legge)
Inoltro
dell’Hash
all’ente
preposto per
l’apposizione
della marcatura
temporale
Memorizzazione del pacchetto sulla
cartella del server adibita a
repository
Trasformazione del pacchetto
di versamento in pacchetto di
archiviazione e apposizione
della firma digitale
Archiviazione ottica dei documenti
in formato pdf (o formato xml per
le fatture PA), completi del
proprio profilo documento
Fatture PA
Fatture attive
Fatture passive
Bollato Iva
Giornale Bollato
Libro Inventario
Libro Cespiti

10. 10
 Richiesta: statistiche documenti per la rifatturazione dei costi alle Agenzie
del Gruppo
 Soluzione adottata: attraverso lo strumento Arxivar-Report sono stati
configurati appositi moduli di estrazione e stampa dei dati statistici per
classe documentale

11. 11
 Richiesta: acquisizione dei documenti a supporto della fatturazione
(preventivi, job, mail di conferma, ecc…) e recupero del pregresso
 Soluzione adottata: la documentazione cliente è acquisita dopo la
fatturazione, alimentando una specifica classe documentale con il supporto
della rilevazione OCR
scansione del plico
"fattura + allegati" e
salvataggio in una cartella
specifica per AOO
riconoscimento OCR dei dati
della fattura (numero e data
documento) necessari per il
collegamento alla fattura già
archiviata in Arxivar
segnalazione
all'utente
incaricato di
eventuali errori di
mancato
riconoscimento
dei dati
TRUE
FALSE
salvataggio del
plico acquisito su
un’apposita classe
documentale
(l'intero pacchetto,
senza distinzione di
tipologia
documento)
creazione automatica di una
relazione con la fattura
ERR

12. 12
 Richiesta: acquisizione dei giustificativi note spese e conservazione
elettronica a norma
 Soluzione adottata: la documentazione è acquisita dopo la generazione
della nota spese, alimentando una specifica classe documentale con il
supporto della rilevazione OCR allo scopo di crearne il profilo in automatico
ERRORE
Scansione del plico
"nota spese +
giustificativi" e
salvataggio in
un'apposita classe
documentale
Recogniform legge i dati della
nota spese necessari per la
profilazione automatica in
Arxivar
(dipendente, periodo nota spese,
AOO) TRUE
FALSE
Il sistema segnala
all'utente incaricato
eventuali errori di
mancato
riconoscimento dei
dati e richiede il
completamento del
profilo
Assegnazione del
protocollo di
registrazione
Conservazione
elettronica