L’azienda, in un'ottica di gestione paperless e di snellimento operativo aveva esigenza di:
• Dematerializzare le fatture attive e passive
• Sostituire le pratiche cartacee (cartelline auto) con cartelline elettroniche
• Dematerializzare i contratti di vendita veicoli tramite firma grafometrica
La soluzione? ARXivar
Arxivar gestione documentale e conservazione sostitutiva per farnese pneumaticiARXivar
Farnese Pneumatici SpA e' un’azienda specializzata in attività di Import - Export di pneumatici e cerchi per vetture, autocarri e moto.
L’azienda aveva bisogno di organizzare la documentazione cartacea, in particolare i documenti riguardanti l’area organizzativa dell’Amministrazione.
ARXivar per Autorama: cartellina elettronica e gestione processi Dealer Autom...ARXivar
Il Gruppo Autorama desiderava uno strumento che permettesse di:
- Gestire, mediante opportune riservatezze, lo stock delle autovetture nuove, usate e Km0;
- Effettuare la raccolta e successiva condivisione in formato digitale di tutti i documenti relativi alla pratica;
- Effettuare l’approvazione dei Contratti e l’assegnazione delle attività da parte dei Responsabili, anche se fuori ufficio;
- Effettuare analisi relative allo Stato di avanzamento pratica;
- Effettuare analisi delle vendite
Tutto ciò è stato realizzato grazie ad ARXivar
ARXivar per Fabbi Imola: processi di vendita snelliARXivar
Il progetto per uno dei principali player del Marcato della Distribuzione di Materiale Elettrico è nato dall’esigenza di snellire i processi di vendita e dematerializzare ciclo attivo e passivo, per..
Ottenere una significativa riduzione dei costi e dei tempi per la produzione, archiviazione e ricerca dei documenti ed adottare la procedura di conservazione sostitutiva per tutti i documenti fiscali
Gestione dei processi e conservazione sostitutiva. Arxivar per CopmaARXivar
"Grazie ad ARXivar abbiamo ridotto i tempi di elaborazione di alcune pratiche (LUL) di due giorni, il tutto senza impattare minimamente sulle normali «abitudini» lavorative del personale.”
Luca Bonaretti
Responsabile Sistemi Informativi
Una nuova Case History firmata ARXivar e Gescad
ARXivar per sperlari gestione documentale e dei processiARXivar
Sperlari era alla ricerca di una soluzione per gestire e conservare la grande mole di documenti amministrativi e commerciali prodotti quotidianamente. ARXivar ha soddisfatto a pieno le esigenze aziendali offrendo una soluzione integrata per la gestione documentale, la conservazione sostitutiva e la gestione dei processi mobile
Alla fine del 2011 la direzione di Parmareggio si è posta alcune domande relative all'organizzazione dell'azienda:
Come snellire e semplificare i processi?
Come avere uffici sempre aggiornati relativamente alle procedure approvate?
Come eliminare le dispersioni?
Come ridurre attività a basso valore aggiunto?
La soluzione? ARXivar
Arxivar per Publicis. Automazione del ciclo passivo dei documenti e conservaz...ARXivar
RE:SOURCES ITALY, la centrale di servizi italiana del GRUPPO PUBLICIS, agenzia di comunicazione e public relation internazionale fondata a Parigi nel 1926, ha scelto ARXivar per la dematerializzazione dei processi amministrativi e la conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti. La soluzione ARXivar ha permesso di portare in conservazione sostitutiva oltre 70mila fatture passive e 35mila fatture attive, registrando una significativa riduzione dei costi di archiviazione e dei tempi di lavorazione delle pratiche.
ARXivar per Fast Solutions - Gestione digitale documenti amministrativiARXivar
Fast Solutions è la centrale servizi di WPP, primo gruppo pubblicitario al mondo. Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di documenti amministrativi (fatture attive,fatture passive,giornale bollato e bollato iva); Organizzare al meglio le attività della Centrale Servizi FAST Solutions e delle varie Legal Entity del Network al fine di migliorare l’efficienza complessiva del servizio
Arxivar gestione documentale e conservazione sostitutiva per farnese pneumaticiARXivar
Farnese Pneumatici SpA e' un’azienda specializzata in attività di Import - Export di pneumatici e cerchi per vetture, autocarri e moto.
L’azienda aveva bisogno di organizzare la documentazione cartacea, in particolare i documenti riguardanti l’area organizzativa dell’Amministrazione.
ARXivar per Autorama: cartellina elettronica e gestione processi Dealer Autom...ARXivar
Il Gruppo Autorama desiderava uno strumento che permettesse di:
- Gestire, mediante opportune riservatezze, lo stock delle autovetture nuove, usate e Km0;
- Effettuare la raccolta e successiva condivisione in formato digitale di tutti i documenti relativi alla pratica;
- Effettuare l’approvazione dei Contratti e l’assegnazione delle attività da parte dei Responsabili, anche se fuori ufficio;
- Effettuare analisi relative allo Stato di avanzamento pratica;
- Effettuare analisi delle vendite
Tutto ciò è stato realizzato grazie ad ARXivar
ARXivar per Fabbi Imola: processi di vendita snelliARXivar
Il progetto per uno dei principali player del Marcato della Distribuzione di Materiale Elettrico è nato dall’esigenza di snellire i processi di vendita e dematerializzare ciclo attivo e passivo, per..
Ottenere una significativa riduzione dei costi e dei tempi per la produzione, archiviazione e ricerca dei documenti ed adottare la procedura di conservazione sostitutiva per tutti i documenti fiscali
Gestione dei processi e conservazione sostitutiva. Arxivar per CopmaARXivar
"Grazie ad ARXivar abbiamo ridotto i tempi di elaborazione di alcune pratiche (LUL) di due giorni, il tutto senza impattare minimamente sulle normali «abitudini» lavorative del personale.”
Luca Bonaretti
Responsabile Sistemi Informativi
Una nuova Case History firmata ARXivar e Gescad
ARXivar per sperlari gestione documentale e dei processiARXivar
Sperlari era alla ricerca di una soluzione per gestire e conservare la grande mole di documenti amministrativi e commerciali prodotti quotidianamente. ARXivar ha soddisfatto a pieno le esigenze aziendali offrendo una soluzione integrata per la gestione documentale, la conservazione sostitutiva e la gestione dei processi mobile
Alla fine del 2011 la direzione di Parmareggio si è posta alcune domande relative all'organizzazione dell'azienda:
Come snellire e semplificare i processi?
Come avere uffici sempre aggiornati relativamente alle procedure approvate?
Come eliminare le dispersioni?
Come ridurre attività a basso valore aggiunto?
La soluzione? ARXivar
Arxivar per Publicis. Automazione del ciclo passivo dei documenti e conservaz...ARXivar
RE:SOURCES ITALY, la centrale di servizi italiana del GRUPPO PUBLICIS, agenzia di comunicazione e public relation internazionale fondata a Parigi nel 1926, ha scelto ARXivar per la dematerializzazione dei processi amministrativi e la conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti. La soluzione ARXivar ha permesso di portare in conservazione sostitutiva oltre 70mila fatture passive e 35mila fatture attive, registrando una significativa riduzione dei costi di archiviazione e dei tempi di lavorazione delle pratiche.
ARXivar per Fast Solutions - Gestione digitale documenti amministrativiARXivar
Fast Solutions è la centrale servizi di WPP, primo gruppo pubblicitario al mondo. Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di documenti amministrativi (fatture attive,fatture passive,giornale bollato e bollato iva); Organizzare al meglio le attività della Centrale Servizi FAST Solutions e delle varie Legal Entity del Network al fine di migliorare l’efficienza complessiva del servizio
ARXivar per Autorigoldi | Gestione Processi Dealer AutomotiveARXivar
Autorigoldi, concessionaria Volkswagen, Skoda e Audi a Milano dal 1906, aveva esigenza di gestire dati e informazioni digitalmente fin dall’input, centralizzando tale gestione.
Grazie all'integrazione di ARXivar con il DMS aziendale CROSS2 e i sistemi contabili Microsoft NAV Dynamics, Autorigoldi ha ottenuto notevoli benefici:
• La documentazione è consultabile elettronicamente in qualunque momento e indipendentemente dal luogo in cui ci si trova.
• I processi sono facilmente controllabili da remoto e regolamentati in automatico.
• Per i workflow implementati è possibile gestire i processi e consultare i documenti in modo semplice e rapido anche se non si è fisicamente in azienda.
• Minor utilizzo di carta nella fase di preventivazioni, nella quale solitamente vengono stampati moduli da compilare con numerose pagine.
• Viene creato un singolo documento legato alla vendita in modo da non creare copie diverse dello stesso con il rischio di duplicazioni e confusione.
• Il documento segue un percorso prestabilito attraverso gli utenti interessati i quali dovranno dare il loro benestare per poter procedere allo step successivo
ARXivar per Isagro | Gestione Richieste d'AcquistoARXivar
L'AZIENDA
Isagro è una società italiana di oltre 350 persone, inizialmente basata sulla ricerca e sviluppo di nuove molecole di origine chimica, e oggi alla testa di un Gruppo che offre prodotti per l’agricoltura a basso impatto ambientale, con un progetto di crescita focalizzato nel comparto dei prodotti di origine biologica e naturale.
L'ESIGENZA
Le RDA venivano generate dagli stabilimenti, ubicati in sedi lontane rispetto all’ufficio acquisti centrale. Tale processo era particolarmente oneroso in termini di scambio documentale e di carta.
Si procedeva alla compilazione di un RDA in Word o Excel, poi il documento veniva stampato, firmato, scansito, inviato all’ufficio acquisti prima di essere inserito nel sistema gestionale Diapason dove veniva approvato e nuovamente stampato, firmato e rinviato agli stabilimenti.
LA SOLUZIONE
E’ stata automatizzata l’acquisizione dell’Ordine di Acquisto nel sistema Gestionale, il quale restituisce ad ARXvar gli ordini di acquisto confermati. In questo modo ARXivar può archiviare tutti gli elementi della “pratica” di acquisto (RDA – ODA – CONTRATTI – ALLEGATI).
Questa funzione permette di ricercare tramite keyword il testo contenuto nei PDF, una modalità particolarmente utile quando si trattano materiali come le attrezzature o pezzi di ricambio che non sono oggetti codificabili nel sistema gestionale
ARXivar per Odos Group - La gestione snella dei processi di selezione dei for...ARXivar
L’organizzazione dei Fornitori e l’affidamento dei servizi nei Centri Commerciali, Outlet e Grande Distribuzione, richiede know-how e strumenti informatici in grado di supportare processi collaborativi sempre più articolati... L'azienda ha trovato in ARXivar lo strumento perfetto per la formalizzazione e semplificazione dei processi di ricerca dei fornitori esterni per i servizi di manutenzione.
CASE HISTORY ARXivar - Una nostra storia di successoARXivar
Baraclit è dal 1946 un’azienda leader nel settore dei prefabbricati in cemento per l’edilizia industriale e commerciale.
Per migliorare la comunicazione interna, l'azienda aveva bisogno di un unico strumento informatico per gestire la totalità delle comunicazioni aziendali, centralizzare tutte le informazioni, renderle fruibili per mezzo di dispositivi fissi e mobili ed integrare soluzioni di comunicazione evolute.
ARXivar per Arcese - gestione processo di qualificazione vettori e Sistema Qu...ARXivar
Arcese necessitava di una soluzione che si posizionasse al centro della sua gestione operativa e diventasse il repository di tutti i documenti aziendali. Lo scenario di partenza vedeva dei sistemi gestionali differenti per ciascuna società del Gruppo.
- ARXivar ha permesso la realizzazione di progetti complessi ricoprendo un ruolo centrale di gestione/condivisione dei documenti (Progetto POD)
- Il motore Workflow ha permesso una gestione e un controllo efficace dei processi di Business (Progetto Approvazione Fatture Passive, Progetto produzione documenti Qualità).
Gestione documentale e dei processi. Arxivar per Fassa BortoloARXivar
Gestione di regole complesse, possibilità di realizzare un processo strutturato per l’ approvazione degli acquisti e per l’archiviazione di ordini e fatture fornitore, integrazione con l'ERP SAP/R3. Tre caratteristiche che hanno portato Fassa Bortolo a scegliere il software di document e process management ARXivar
ARXivar per Polirecuperi | Gestione fatture fornitori, IV copia del formulari...ARXivar
L'AZIENDA
Polirecuperi srl opera dal 1984 nel settore ambientale ed è specializzata nel recupero, stoccaggio, riciclo e smaltimento di rifiuti riciclabili e non.
L'ESIGENZA
L'Azienda aveva esigenza di snellire le gestioni interne e verso l’esterno per tutte le società, uniformandone gli iter e centralizzando le informazioni.
- Gestione delle fatture elettroniche fornitori ricevute dallo SDI
- Gestione delle IV Copie dei Formulari Rifiuti
- Gestione degli ordini di servizio e della conferma di conferimento
- Gestione delle richieste di permesso/ferie da parte dei dipendenti
Tutti i processi sono gestiti tramite workflow, con massima efficienza e trasparenza.
ARXivar per Susa Trasporti: Dematerializzazione Documenti di TrasportoARXivar
Susa Trasporti aveva esigenza di trovare una soluzione integrabile con i suoi sistemi e tecnologie per la dematerializzazione massiva dei Documenti di Trasporto presso la filiale di partenza.
Al momento del ritiro della merce e della bolla, il DDT viene scansionato grazie ai moderni scanner Fujitsu fi-7160 di cui ogni magazzino merce è stato dotato.
I documenti scannerizzati sono archiviati e organizzati in ARXivar, non viaggiano più verso la destinazione della merce e sono immediatamente a disposizione, in formato elettronico, del destinatario.
ARXivar per Dentsu - Gestione documenti amministrativiARXivar
Dentsu Aegis Network, una delle più grandi agenzie di comunicazione integrata al mondo, aveva necessità di migliorare la gestione dell’archiviazione dei documenti amministrativi principali e la loro completa dematerializzazione attraverso la conservazione elettronica a norma.
Grazie ad ARXivar è stato possibile gestire con un'unica soluzione:
1. Archiviazione centralizzata dei documenti amministrativi
2.Gestione automatica delle relazionitra documenti
3.Gestione ciclo attivo
4.Gestione ciclo passivo in modalità paperlesscon protocollo IVA digitale
5.Fatturazione elettronica PA
6.Conservazione elettronica (in outsourcing)
ARXivar per VisitPiemonte - Gestione rendicontazione attività, documenti HR e...ARXivar
VisitPiemonte è una società in house della Regione Piemonte partecipata anche da Unioncamere per la valorizzazione culturale, artistica, naturalistica turistica e agroalimentare del territorio.
*L’esigenza
• Razionalizzare e ottimizzare le procedure interne del personale, puntando a migliorarne l’efficacia e l’efficienza.
• Avere rendicontazione degli aspetti economico-finanziari in chiave maggiormente analitica.
• Ridisegnare processi e modelli di analisi ad hoc
*La soluzione
• Area Gestione attività: Gli utenti possono caricare i rapportini di lavoro, specificando la commessa, la tipologia di attività svolta e fornendo tutte le informazioni utili alla successiva rendicontazione semestrale.
• Gestione Trasferta & Note Spese: contestualmente alla compilazione dei rapporti di lavoro, vengono inserite le trasferte e le note spese in modo che i costi sostenuti confluiscono all’interno del sistema di rendicontazione.
• Portale HR: Ogni dipendente può accedere alla propria area riservata per scaricare il Cedolino e il report dei Ticket generato a partire dai rapportini e dalle note spese caricate in precedenza
• Processi di autorizzazione: I moduli cartacei precedenti sono stati informatizzati e sono stati creati dei workflow per le richieste del personale (ferie, permessi, legge 104, maternità).
• Gestione Protocollo: la registrazione dei documenti in ingresso e in uscita avviene utilizzando ARXivar che genera e gestisce, attraverso un meccanismo di prenotazione, il numero di protocollo della corrispondenza.
*Benefici
• L’attività di rendicontazione verso la Regione Piemonte, che in precedenza avveniva utilizzando fogli Excel, è molto più puntuale e soprattutto veloce.
• La creazione di un unico Archivio aziendale permette un accesso «real time» alle informazioni.
• Sono state ridotte in modo drastico moltissime attività di inserimento manuale.
• L’implementazione dei workflow ha favorito l’introduzione di metodi di lavoro omogenei, permettendo un reale monitoraggio dei processi aziendali.
Processi automatizzati e controllati per l'acquisto di materiale idraulico pe...ARXivar
Processi automatizzati attraverso uno specifico workflow di ARXivar per la gestione degli ordini di acquisto. Sfoglia e scopri il progetto realizzato da Futura per WATTS
ARXivar per La Zootecnica Group: Gestione documentale paperlessARXivar
Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di documenti che l’azienda gestiva:
Fatture Attive
Documenti di Trasporto
Giornale Bollato
Giornale di Magazzino
Schede Contabili (Partitari)
ARXivar per BBDO | Gestione ciclo attivo e passivo ARXivar
BBDO, sigla di Batten, Barton, Durstine & Osborn, è una tra le agenzie pubblicitarie più importanti del mondo e, dal 1986, fa parte della multinazionale
ESIGENZA
Gestire:
Fatturazione elettronica attiva e passiva
Fatturazione attiva B2B
Fatturazione attiva PA
Archiviazione ottica del Ciclo Passivo e applicazione del timbro digitale (Protocollo Iva)
Conservazione elettronica
LA SOLUZIONE
PROCESSO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA INTEGRATO
Ciclo attivo
- La fattura attiva è emessa nel sistema contabile.
- La Fattura (in formato pdf o xml) è salvata in una cartella monitorata e corredata dei propri metadati
- La fattura è archiviata in ARXivar, completa del suo profilo documentale, e canalizzata nella specifica classe documentale
- La fattura elettronica è inviata al SdI mediante connettore al servizio di fatturazione elettronica IX-FE che si occupa di trasmettere il documento ricevere le notifiche di trasmissione
Ciclo passivo
- Archiviazione in ARXivar dei documenti provenienti dal SdI (fatture xml convertite in pdf) o depositati in cartella monitorata
- Costruzione del profilo documentale con i dati riconosciuti dall’XML
- Caricamento fattura nel sistema contabile
- Applicazione a video del protocollo iva digitale
ARXivar per Unieuro: Gestione digitale dei DDTARXivar
Unieuro è il primo retailer multicanale in Italia con 450 punti vendita. Unieuro consegna ogni giorno migliaia di prodotti a tutti i punti vendita nel territorio italiano. L’azienda cercava una soluzione per semplificare e velocizzare le attività di logistica outbound.
Obiettivo: Condividere e tracciare l’invio dei documenti di trasporto dal magazzino centrale a tutti i punti vendita.
Automazione dei processi. La gestione delle pratiche di rimborso. ARXivar per...ARXivar
La società CAMPA, mutua sanitaria integrativa, ricercava una soluzione che permettesse di automatizzare, controllare e ottimizzare i processi di ricezione e inserimento delle pratiche di rimborso, svolti manualmente. Grazie al workflow di ARXivar è stato possibile gestire in maniera automatizzata l'intero processo di ricezione e lavorazione delle pratiche di rimborso, creando al contempo un archivio elettronico completo delle pratiche presentate e un portale web dove gli associati possono seguire l'iter di approvazione della pratica.
Fabbi Imola con Talea Consulting e Arxivar digitalizza i documenti aziendali per eliminare la carta dai propri processi, grazie a servizi quali la firma grafometrica e la conservazione elettronica a norma. .
ARXivar per Methodo - Processi di vendita e Ciclo attivo/passivo lean. ARXivar
Methodo era alla ricerca di una soluzione di Document & Process Management che consentisse di snellire i Processi di Vendita e dematerializzare i Documenti del Ciclo Attivo e Passivo.
Con ARXivar Methodo gestisce:
- Bolle di carico Magazzino
- Fatture attive
- Fatture cliente
- Fatture fornitori
- Contratti clienti
Tra i benefici raggiunti:
- Condivisione certa e sicura delle informazioni
- Informazioni allineate e aggiornate
- Flussi procedurali integrati e fluidi
- Riduzione Stampe e Copie
ARXivar per Autorigoldi | Gestione Processi Dealer AutomotiveARXivar
Autorigoldi, concessionaria Volkswagen, Skoda e Audi a Milano dal 1906, aveva esigenza di gestire dati e informazioni digitalmente fin dall’input, centralizzando tale gestione.
Grazie all'integrazione di ARXivar con il DMS aziendale CROSS2 e i sistemi contabili Microsoft NAV Dynamics, Autorigoldi ha ottenuto notevoli benefici:
• La documentazione è consultabile elettronicamente in qualunque momento e indipendentemente dal luogo in cui ci si trova.
• I processi sono facilmente controllabili da remoto e regolamentati in automatico.
• Per i workflow implementati è possibile gestire i processi e consultare i documenti in modo semplice e rapido anche se non si è fisicamente in azienda.
• Minor utilizzo di carta nella fase di preventivazioni, nella quale solitamente vengono stampati moduli da compilare con numerose pagine.
• Viene creato un singolo documento legato alla vendita in modo da non creare copie diverse dello stesso con il rischio di duplicazioni e confusione.
• Il documento segue un percorso prestabilito attraverso gli utenti interessati i quali dovranno dare il loro benestare per poter procedere allo step successivo
ARXivar per Isagro | Gestione Richieste d'AcquistoARXivar
L'AZIENDA
Isagro è una società italiana di oltre 350 persone, inizialmente basata sulla ricerca e sviluppo di nuove molecole di origine chimica, e oggi alla testa di un Gruppo che offre prodotti per l’agricoltura a basso impatto ambientale, con un progetto di crescita focalizzato nel comparto dei prodotti di origine biologica e naturale.
L'ESIGENZA
Le RDA venivano generate dagli stabilimenti, ubicati in sedi lontane rispetto all’ufficio acquisti centrale. Tale processo era particolarmente oneroso in termini di scambio documentale e di carta.
Si procedeva alla compilazione di un RDA in Word o Excel, poi il documento veniva stampato, firmato, scansito, inviato all’ufficio acquisti prima di essere inserito nel sistema gestionale Diapason dove veniva approvato e nuovamente stampato, firmato e rinviato agli stabilimenti.
LA SOLUZIONE
E’ stata automatizzata l’acquisizione dell’Ordine di Acquisto nel sistema Gestionale, il quale restituisce ad ARXvar gli ordini di acquisto confermati. In questo modo ARXivar può archiviare tutti gli elementi della “pratica” di acquisto (RDA – ODA – CONTRATTI – ALLEGATI).
Questa funzione permette di ricercare tramite keyword il testo contenuto nei PDF, una modalità particolarmente utile quando si trattano materiali come le attrezzature o pezzi di ricambio che non sono oggetti codificabili nel sistema gestionale
ARXivar per Odos Group - La gestione snella dei processi di selezione dei for...ARXivar
L’organizzazione dei Fornitori e l’affidamento dei servizi nei Centri Commerciali, Outlet e Grande Distribuzione, richiede know-how e strumenti informatici in grado di supportare processi collaborativi sempre più articolati... L'azienda ha trovato in ARXivar lo strumento perfetto per la formalizzazione e semplificazione dei processi di ricerca dei fornitori esterni per i servizi di manutenzione.
CASE HISTORY ARXivar - Una nostra storia di successoARXivar
Baraclit è dal 1946 un’azienda leader nel settore dei prefabbricati in cemento per l’edilizia industriale e commerciale.
Per migliorare la comunicazione interna, l'azienda aveva bisogno di un unico strumento informatico per gestire la totalità delle comunicazioni aziendali, centralizzare tutte le informazioni, renderle fruibili per mezzo di dispositivi fissi e mobili ed integrare soluzioni di comunicazione evolute.
ARXivar per Arcese - gestione processo di qualificazione vettori e Sistema Qu...ARXivar
Arcese necessitava di una soluzione che si posizionasse al centro della sua gestione operativa e diventasse il repository di tutti i documenti aziendali. Lo scenario di partenza vedeva dei sistemi gestionali differenti per ciascuna società del Gruppo.
- ARXivar ha permesso la realizzazione di progetti complessi ricoprendo un ruolo centrale di gestione/condivisione dei documenti (Progetto POD)
- Il motore Workflow ha permesso una gestione e un controllo efficace dei processi di Business (Progetto Approvazione Fatture Passive, Progetto produzione documenti Qualità).
Gestione documentale e dei processi. Arxivar per Fassa BortoloARXivar
Gestione di regole complesse, possibilità di realizzare un processo strutturato per l’ approvazione degli acquisti e per l’archiviazione di ordini e fatture fornitore, integrazione con l'ERP SAP/R3. Tre caratteristiche che hanno portato Fassa Bortolo a scegliere il software di document e process management ARXivar
ARXivar per Polirecuperi | Gestione fatture fornitori, IV copia del formulari...ARXivar
L'AZIENDA
Polirecuperi srl opera dal 1984 nel settore ambientale ed è specializzata nel recupero, stoccaggio, riciclo e smaltimento di rifiuti riciclabili e non.
L'ESIGENZA
L'Azienda aveva esigenza di snellire le gestioni interne e verso l’esterno per tutte le società, uniformandone gli iter e centralizzando le informazioni.
- Gestione delle fatture elettroniche fornitori ricevute dallo SDI
- Gestione delle IV Copie dei Formulari Rifiuti
- Gestione degli ordini di servizio e della conferma di conferimento
- Gestione delle richieste di permesso/ferie da parte dei dipendenti
Tutti i processi sono gestiti tramite workflow, con massima efficienza e trasparenza.
ARXivar per Susa Trasporti: Dematerializzazione Documenti di TrasportoARXivar
Susa Trasporti aveva esigenza di trovare una soluzione integrabile con i suoi sistemi e tecnologie per la dematerializzazione massiva dei Documenti di Trasporto presso la filiale di partenza.
Al momento del ritiro della merce e della bolla, il DDT viene scansionato grazie ai moderni scanner Fujitsu fi-7160 di cui ogni magazzino merce è stato dotato.
I documenti scannerizzati sono archiviati e organizzati in ARXivar, non viaggiano più verso la destinazione della merce e sono immediatamente a disposizione, in formato elettronico, del destinatario.
ARXivar per Dentsu - Gestione documenti amministrativiARXivar
Dentsu Aegis Network, una delle più grandi agenzie di comunicazione integrata al mondo, aveva necessità di migliorare la gestione dell’archiviazione dei documenti amministrativi principali e la loro completa dematerializzazione attraverso la conservazione elettronica a norma.
Grazie ad ARXivar è stato possibile gestire con un'unica soluzione:
1. Archiviazione centralizzata dei documenti amministrativi
2.Gestione automatica delle relazionitra documenti
3.Gestione ciclo attivo
4.Gestione ciclo passivo in modalità paperlesscon protocollo IVA digitale
5.Fatturazione elettronica PA
6.Conservazione elettronica (in outsourcing)
ARXivar per VisitPiemonte - Gestione rendicontazione attività, documenti HR e...ARXivar
VisitPiemonte è una società in house della Regione Piemonte partecipata anche da Unioncamere per la valorizzazione culturale, artistica, naturalistica turistica e agroalimentare del territorio.
*L’esigenza
• Razionalizzare e ottimizzare le procedure interne del personale, puntando a migliorarne l’efficacia e l’efficienza.
• Avere rendicontazione degli aspetti economico-finanziari in chiave maggiormente analitica.
• Ridisegnare processi e modelli di analisi ad hoc
*La soluzione
• Area Gestione attività: Gli utenti possono caricare i rapportini di lavoro, specificando la commessa, la tipologia di attività svolta e fornendo tutte le informazioni utili alla successiva rendicontazione semestrale.
• Gestione Trasferta & Note Spese: contestualmente alla compilazione dei rapporti di lavoro, vengono inserite le trasferte e le note spese in modo che i costi sostenuti confluiscono all’interno del sistema di rendicontazione.
• Portale HR: Ogni dipendente può accedere alla propria area riservata per scaricare il Cedolino e il report dei Ticket generato a partire dai rapportini e dalle note spese caricate in precedenza
• Processi di autorizzazione: I moduli cartacei precedenti sono stati informatizzati e sono stati creati dei workflow per le richieste del personale (ferie, permessi, legge 104, maternità).
• Gestione Protocollo: la registrazione dei documenti in ingresso e in uscita avviene utilizzando ARXivar che genera e gestisce, attraverso un meccanismo di prenotazione, il numero di protocollo della corrispondenza.
*Benefici
• L’attività di rendicontazione verso la Regione Piemonte, che in precedenza avveniva utilizzando fogli Excel, è molto più puntuale e soprattutto veloce.
• La creazione di un unico Archivio aziendale permette un accesso «real time» alle informazioni.
• Sono state ridotte in modo drastico moltissime attività di inserimento manuale.
• L’implementazione dei workflow ha favorito l’introduzione di metodi di lavoro omogenei, permettendo un reale monitoraggio dei processi aziendali.
Processi automatizzati e controllati per l'acquisto di materiale idraulico pe...ARXivar
Processi automatizzati attraverso uno specifico workflow di ARXivar per la gestione degli ordini di acquisto. Sfoglia e scopri il progetto realizzato da Futura per WATTS
ARXivar per La Zootecnica Group: Gestione documentale paperlessARXivar
Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di documenti che l’azienda gestiva:
Fatture Attive
Documenti di Trasporto
Giornale Bollato
Giornale di Magazzino
Schede Contabili (Partitari)
ARXivar per BBDO | Gestione ciclo attivo e passivo ARXivar
BBDO, sigla di Batten, Barton, Durstine & Osborn, è una tra le agenzie pubblicitarie più importanti del mondo e, dal 1986, fa parte della multinazionale
ESIGENZA
Gestire:
Fatturazione elettronica attiva e passiva
Fatturazione attiva B2B
Fatturazione attiva PA
Archiviazione ottica del Ciclo Passivo e applicazione del timbro digitale (Protocollo Iva)
Conservazione elettronica
LA SOLUZIONE
PROCESSO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA INTEGRATO
Ciclo attivo
- La fattura attiva è emessa nel sistema contabile.
- La Fattura (in formato pdf o xml) è salvata in una cartella monitorata e corredata dei propri metadati
- La fattura è archiviata in ARXivar, completa del suo profilo documentale, e canalizzata nella specifica classe documentale
- La fattura elettronica è inviata al SdI mediante connettore al servizio di fatturazione elettronica IX-FE che si occupa di trasmettere il documento ricevere le notifiche di trasmissione
Ciclo passivo
- Archiviazione in ARXivar dei documenti provenienti dal SdI (fatture xml convertite in pdf) o depositati in cartella monitorata
- Costruzione del profilo documentale con i dati riconosciuti dall’XML
- Caricamento fattura nel sistema contabile
- Applicazione a video del protocollo iva digitale
ARXivar per Unieuro: Gestione digitale dei DDTARXivar
Unieuro è il primo retailer multicanale in Italia con 450 punti vendita. Unieuro consegna ogni giorno migliaia di prodotti a tutti i punti vendita nel territorio italiano. L’azienda cercava una soluzione per semplificare e velocizzare le attività di logistica outbound.
Obiettivo: Condividere e tracciare l’invio dei documenti di trasporto dal magazzino centrale a tutti i punti vendita.
Automazione dei processi. La gestione delle pratiche di rimborso. ARXivar per...ARXivar
La società CAMPA, mutua sanitaria integrativa, ricercava una soluzione che permettesse di automatizzare, controllare e ottimizzare i processi di ricezione e inserimento delle pratiche di rimborso, svolti manualmente. Grazie al workflow di ARXivar è stato possibile gestire in maniera automatizzata l'intero processo di ricezione e lavorazione delle pratiche di rimborso, creando al contempo un archivio elettronico completo delle pratiche presentate e un portale web dove gli associati possono seguire l'iter di approvazione della pratica.
Fabbi Imola con Talea Consulting e Arxivar digitalizza i documenti aziendali per eliminare la carta dai propri processi, grazie a servizi quali la firma grafometrica e la conservazione elettronica a norma. .
ARXivar per Methodo - Processi di vendita e Ciclo attivo/passivo lean. ARXivar
Methodo era alla ricerca di una soluzione di Document & Process Management che consentisse di snellire i Processi di Vendita e dematerializzare i Documenti del Ciclo Attivo e Passivo.
Con ARXivar Methodo gestisce:
- Bolle di carico Magazzino
- Fatture attive
- Fatture cliente
- Fatture fornitori
- Contratti clienti
Tra i benefici raggiunti:
- Condivisione certa e sicura delle informazioni
- Informazioni allineate e aggiornate
- Flussi procedurali integrati e fluidi
- Riduzione Stampe e Copie
Gestione digitale documenti di vendita e archiviazione ordini di lavoroARXivar
Reggini S.p.A. aveva la necessità di una soluzione che fosse integrata con il proprio DMS aziendale per recuperare in automatico i documenti ed interfacciarsi con i propri software contabili. Inoltre, visti i numerosi archivi cartacei presenti in azienda, vi era la necessità di gestire e organizzare i documenti in maniera digitale fin dall’ingrasso in azienda degli stessi. Scopri di più
Tecnica di virtualizzazione delle code di attesa gestite da remoto in cui l’esercizio commerciale che attiva l’utilizzo delle procedure di virtualizzazione comunica attraverso il proprio sito o attraverso la propria struttura il numero da contattare per acquisire il numeretto. Attraverso tale piattaforma l’utente si mette in comunicazione con l’erogatore virtuale di numeri. Con il numero di accoglienza si accede direttamente alle procedure di virtualizzazione proprie della struttura commerciale indicando attraverso la navigazione a tasti la sede e la prestazione per le quali vuole richiedere il numero. Di qui si riceve la comunicazione di quanti utenti sono in coda al momento della chiamata, e l’utente può decidere se richiedere il numero di immissione in coda. In caso di risposta affermativa la piattaforma eroga il numero di immissione in coda. La piattaforma inoltra inifine sull'apparecchio mobile del chiamante, previa digitazione del numero telefonico da parte di quest'ultimo, un sms con il numero di immissione in coda.
ARXivar per IDG - Gestione del processo di produzioneARXivar
IDG, leader e specialista nella distribuzione di materiale elettrico, aveva esigenza di migliorare il processo di produzione dei Quadri Cablati, che sono prodotti semilavorati da terzisti esterni e poi consegnati ai clienti per la posa finale.
Bios Management con ARXivar supporta IDG Spa nella gestione e nel monitoraggio delle commesse relative ai quadri cablati, con l’implementazione di due WorkFlow e attraverso lo scambio di informazioni con il gestionale aziendale.
1. Processo di Creazione delle commesse
2. Processo di Gestione del rientro dei Quadri elettrici.
Benefici raggiunti
- Automatizzazione del processo di raccolta informazioni per la gestione delle commesse
- Drastica riduzione del data entry sul gestionale grazie all’integrazione realizzata che non necessita di nessuna operatività da parte degli utenti.
- Maggior puntualità e precisione nell’ingaggio dei fornitori terzisti.
- Informazioni sempre aggiornate in modo da poter intervenire immediatamente sugli scostamenti di produzione e su eventuali ritardi.
GESCAD Group per COPMA - Gestione dei processi e conservazione sostitutiva co...GESCAD Group
Il valore di organizzare i processi aziendali.
"Grazie ad ARXivar abbiamo ridotto i tempi di elaborazione di alcune pratiche (LUL) di due giorni, il tutto senza impattare minimamente sulle normali «abitudini» lavorative del personale.”
ARXivar per Sutter: gestione ciclo passivo e codifica nuovi prodotti finitiARXivar
La Sutter Industries S.p.A.è la multinazionale italiana che produce e commercializza prodotti per la pulizia e l’igiene degli ambienti domestici e professionali da oltre 5 generazioni.
Il Gruppo aveva esigenza di risolvere problemi di efficienza e di efficacia sul ciclo passivo e automatizzare l’iter per la codifica di nuovi Prodotti Finiti, fino a prima gestito da un foglio Excel che raccoglieva le richieste di circa una decina di utenti.
Il sistema TrackPro è una soluzione completa di telemetria e geolocalizzazione satellitare che supporta diverse reti satellitari, adatto per la gestione di flotte aziendali di ogni dimensione.
Similar to ARXivar per Volkswagen Group Firenze - gestione cartelline elettroniche (20)
Automatizzazione della generazione delle offerte commercialiARXivar
Socoplast SA aveva la necessità di:
• Automatizzare e migliorare la gestione del flusso commerciale, a partire dalla richiesta dell’offerta del cliente fino alla generazione e invio dell’offerta con un sistema automatizzato e centralizzato.
• Veicolare i dati provenienti da due Paesi diversi e da vari account in un unico punto per processarli e suddividerli tra i due uffici responsabili della gestione produttiva (in Italia e in Svizzera)
• Standardizzare ed assicurare uniformità nelle risposte, dividendole in base alla lingua e al Paese di provenienza ed archiviandole in un unico database disponibile agli utenti abilitati, garantendo l’archiviazione e le relative revisioni.
Come ha risolto? Scoprilo nel business case
Pianificare attività e risorse con lo Smart PlanningARXivar
Scopri come la soluzione Smart Planning di Bios ha permesso a Sella Personal Credit di efficientare la pianificazione delle attività e delle risorse nel Project Management e garantire un monitoraggio immediato delle stesse.
Webmail plug-in - Integrazione tra la posta elettronica e ARXivarARXivar
Un progetto di TITTISOFT Napoli che ha permesso all'azienda di servizi idrici GORI di integrare la soluzione di posta elettronica Microsoft Outlook ad ARXivar Next, per mantenere continuità, interazione e tracciabilità dei flussi documentali e dei processi aziendali.
Digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendaliARXivar
Questo progetto di Adawen è stato realizzato per digitalizzare i documenti e i processi aziendali di International Garage. La soluzione ha permesso al cliente di ridurre drasticamente l'impiego di materiale cartaceo, efficientando il lavoro e riducendo l'impatto ecologico.
Questo progetto sviluppato da Formula ha consentito ad Unifarco, il più vasto network di farmacie indipendenti in Europa, di migliorare la gestione di un'enorme massa di documenti cartacei, riducendo gli spazi e i costi di archiviazione e rendendo più efficiente la reperibilità dei documenti.
Digitalizzare i processi e ridurre le procedure cartacee o manuali.pdfARXivar
La soluzione di Formula per velocizzare la raccolta di informazione e migliorare la trasparenza e la condivisione dei documenti in Sgambaro, storico pastificio veneto.
Gestione automatizzata del ciclo passivo nel settore foodARXivar
Questa soluzione di Next Group, sviluppata grazie ad ARXivar, ha consentito l'automatizzazione del ciclo passivo di Auricchio, storica azienda alimentare con sedi in tutto il mondo e numerose fatture da gestire giorno per giorno.
Portale Trasportatori per la gestione e il monitoraggio delle spedizioni merceARXivar
Il progetto, targato Digix Plus e sviluppato grazie ad ARXivar, è stato realizzato per l'azienda chimica Novamont, la cui esigenza consisteva nel sostituire la propria piattaforma di gestione delle spedizioni con un nuovo strumento semplice e intuitivo.
Portale per la gestione dei processi con i fornitoriARXivar
Con centinaia di cantieri aperti, Fabbri Services necessitava di un sistema per la gestione dei rapporti con i fornitori. Una svolta tecnologica è stata possibile grazie all'intervento di Data Proget e all'impiego di ARXivar.
La firma elettronica per la digitalizzazione dei processi HRARXivar
L'esigenza del cliente, il Consorzio della Bonifica Renana, era quella di poter disporre di una firma elettronica avanzata (FEA) per consentire alla Direzione e a ogni singolo dipendente di firmare la documentazione elettronica generata dal momento del colloquio di selezione in poi.
Per soddisfare questa esigenza abbiamo integrato ad ARXivar NEXT il modulo ARX-eSigN, la soluzione di firma elettronica avanzata con un livello elevato di personalizzazione.
Scopri il caso di successo di Talea Consulting realizzato con #ARXivar, il software per la gestione documentale e dei processi numero 1 in Italia.
Processo d’acquisto: approvvigionamento di beni e serviziARXivar
Digitalizzare, ottimizzare ed integrare il processo degli acquisti.
Questa la necessità di Vidas, associazione di volontariato laica che offre assistenza sociosanitaria completa e gratuita a bambini, adulti e anziani affetti da malattie inguaribili.
La soluzione sviluppata da Negroni Sistemi con ARXivar NEXT ha permesso a di ottenere i seguenti vantaggi:
- Avere la certezza di un monitoraggio continuo sul processo acquisti;
- Avere la certezza che la procedura acquisti sia sempre rispettata;
- Avere un database degli ordini/contratti sempre a disposizione;
- Procedere più rapidamente con la registrazione ed il pagamento delle fatture di acquisto.
Ottimizzazione processo di Approvazione degli Ordini di AcquistoARXivar
Duferco aveva la necessità di ottimizzare il processo di Approvazione degli Ordini di Acquisto allo scopo di snellire l’attività di back office, digitalizzando il flusso, unificando e uniformando le procedure per rendere le operazioni più rapide e più facilmente monitorabili.
La flessibilità del prodotto ARXivar NEXT, unitamente ad una valida analisi e progettazione della soluzione in collaborazione con gli utenti ed il consulente Smeup, ha consentito alll'azienda di gestire le varie complessità e variabilità dei processi.
Scopri di più
Conservazione digitale dei documenti contabili e delle fatture ARXivar
L'azienda Autovega S.r.l., punto di riferimento per il marchio Volkswagen, insieme con i brand Seat, Cupra, Skoda, Volkswagen Veicoli Commerciali, Audi Service, Das WeltAuto e Ducati nella provincia di Vicenza, necessitava di utilizzare un unico applicativo per archiviare e conservare in modo automatico tutti i documenti aziendali fiscali e contabili.
ADAWEN ha realizzato per Autovega con ARXivar un processo per gestire in modo automatico:
• l’archiviazione di tutti i documenti (Liquidazioni IVA, Registri IVA, Libri Giornale, ecc.)
• l’invio su Portale-IX per la Conservazione a norma
Inoltre, è stato creato un workflow per monitorare lo stato delle fatture in modo da essere avvisati tempestivamente qualora ci siano ritardi di invio, errori o scarti da parte dell’ente.
Scopri la soluzione.
L'azienda OMB Saleri SpA aveva quattro esigenze:
1. Inviare l’ordine al fornitore corredato di documentazione articoli aggiornata
2. Generare il documento Vendor Rating e inviarlo per mail al fornitore
3. Inviare al fornitore due report con le informazioni degli ordini da evadere
4. Inviare al fornitore il Capitolato di Fornitura da restituire firmato
Scopri qual è stata la soluzione a queste necessità.
Le esigenze dell'azienda Vetri Speciali sono state le seguenti:
- Gestire digitalmente le Richieste di Acquisto (circa 9.000/anno)
- Migliorare l’ambiente di lavoro aziendale
- Uniformare il processo di gestione per tutti gli uffici/sedi
- Avere in un unico luogo tutti i documenti legati ad ogni nuova RdA
- Controllare i tempi di percorrenza per velocizzare le risposte ai clienti
- Approvazioni fatte anche fuori sede ma in modo sicuro
La risposta a queste esigenze è stata ARXivar. Scopri il progetto
In linea con il metodo operativo di «lean thinking» sposato dall’azienda Vasconi S.r.l., la volontà della direzione è stata quella di ottimizzare alcune gestioni con processi guidati per agevolare l’operatività, snellire il carico di lavoro e migliorare così l’efficienza.
Scopri il progetto realizzato con ARXivar
La necessità è stata quella di dematerializzare l’intero ciclo di consegna merci.
Con circa 50 trasportatori che, giornalmente, si occupano di rifornire i punti vendita e i negozi in franchising la carta, per Butalia S.p.A., era diventata un grosso problema di gestione.
Documenti mancanti, prezioso tempo impiegato per l’archiviazione e tempi di ricerca a volte biblici.
L’obiettivo finale richiesto dall'azienda è stato quello di avere un unico contenitore per gestire, nella totalità, l’attività di consegna merci in modo fruibile da ogni dispositivo. Scopri ilprogetto realizzato con ARXivar.
Lombarda Motori S.p.A., punto di ferimento per marchi Audi, Volkswagen, Volkswagen Veicoli Commerciali e Seat, ha manifestato la necessità di gestire il ciclo di approvazione delle fatture di acquisto e la conservazione dei documenti contabili. Scopri il progetto realizzato attraverso ARXivar
2. L’ Azienda
Volkswagen Group Firenze è un'azienda che riunisce
diverse realtà sul territorio fiorentino:
6 show room distribuiti tra Firenze nord (via Pratese –
Osmannoro) e Firenze Sud (Viale Europa) tutti rinnovati negli ultimi
2 anni; un importante centro vendita di auto usate (Centro
Usato); due punti service dotati delle più moderne tecnologie; una
carrozzeria all’avanguardia e un centro logistico di smistamento
auto.
Non solo Volkswagen.
Presso i concessionari auto presenti nell'area metropolitana di
Firenze si possono trovare tutti i marchi del Gruppo
Volkswagen: Audi, Seat, Skoda, e veicoli commerciali VW ed
una ampia disponibilità di auto usate aziendali semestrali e Km 0
4. L’ Esigenza
L’azienda, in un ottica di gestione paperless e di snellimento operativo aveva
esigenza di:
Dematerializzare le fatture attive e passive
Sostituire le pratiche cartacee (cartelline auto) con cartelline elettroniche
Dematerializzare i contratti di vendita veicoli tramite firma grafometrica
L’obiettivo finale richiesto dalla direzione è quello di eliminare la quasi totalità
del cartaceo, in modo da concentrare tutti i documenti relativi ad una pratica
auto in un solo «luogo» (la cartellina elettronica), fruibile dai vari soggetti
interessati (prevendita, amministrazione, officina, agenzie esterne)
6. Dematerializzazione e centralizzazione
Con ARXivar è stata implementata la dematerializzazione delle cartelline
contenenti tutta la documentazione attiva proveniente dal sistema
gestionale e passiva proveniente dai fornitori, nonché tutti i documenti
utili alla gestione dl ciclo della vettura.
È stata realizzata un’interfaccia client (eCartellina) che permette di inserire
in maniera semplice ed intuitiva i documenti in arrivo da fonti esterne, sia in
forma cartacea (basandosi su barcode) che digitale (con una interfaccia drag-
drop).
È stata sviluppata una interfaccia Web-based che mostra agli utenti la
cartellina elettronica ed il suo contenuto, permettendo a prevendita,
amministrazione, officina, agenzie esterne l’accesso ai dati da una unica
interfaccia centralizzata.
7. I Benefici
Centralizzazione e condivisione on line delle
informazioni per tutti i reparti aziendali.
Eliminazione archivi cartacei
Eliminazione dei tempi di ricerca di documenti e
informazioni
Informazioni aziendali organizzate per pratiche
elettroniche
Integrazione con le altre soluzioni gestionali
utilizzate dall’azienda
Modernizzazione e riorganizzazione dei processi
8. La parola al cliente
«ARXivar si è dimostrato da subito un efficace
strumento di organizzazione documentale e grazie
alla personalizzazione realizzata si è rivelata facile
da usare.
Ha ridotto i tempi di accesso ai dati, grazie alle
Relazioni tra i documenti ed ha aumentato la
fruibilità delle informazioni digitali direttamente dal
software.»
Marco Mori – CIO Volkswagen Group Firenze Spa