L'AZIENDA Polirecuperi srl opera dal 1984 nel settore ambientale ed è specializzata nel recupero, stoccaggio, riciclo e smaltimento di rifiuti riciclabili e non. L'ESIGENZA L'Azienda aveva esigenza di snellire le gestioni interne e verso l’esterno per tutte le società, uniformandone gli iter e centralizzando le informazioni. - Gestione delle fatture elettroniche fornitori ricevute dallo SDI - Gestione delle IV Copie dei Formulari Rifiuti - Gestione degli ordini di servizio e della conferma di conferimento - Gestione delle richieste di permesso/ferie da parte dei dipendenti Tutti i processi sono gestiti tramite workflow, con massima efficienza e trasparenza.

1. Un nostro caso di successo

2. L’azienda
Polirecuperi srl opera dal 1984 nel settore ambientale ed è
specializzata nel recupero, stoccaggio, riciclo e smaltimento
di rifiuti riciclabili e non.
A Cornaredo, zona Ovest di Milano, in una struttura
moderna di 12.000 mq. è in grado di soddisfare le esigenze
di privati, aziende e servizi pubblici.
L’azienda risponde a pieno alle normative di sicurezza sul
lavoro e di tutela ambientale ed è autorizzata alla raccolta,
trasporto, messa in riserva e deposito preliminare di rifiuti
speciali pericolosi e non

3. L’azienda
Nata come impresa familiare, ha realizzato in tutti questi
anni un percorso di continua crescita. Oggi è una realtà
ben organizzata, dinamica e flessibile.
Una vincente politica di espansione ha portato alla
costituzione di un vero e proprio gruppo di aziende
specializzate nel settore.
Sono nate così:
• Centro del Recupero s.r.l., Mega s.r.l
• Gamma Recuperi s.r.l. e Retica Re s.r.l.

4. L’esigenza
Snellire le gestioni interne e verso l’esterno per tutte le società, uniformandone gli
iter e centralizzando le informazioni.
Nello specifico sono state individuati alcune gestioni che interessavano specifiche aree:
 Gestione delle fatture elettroniche fornitori ricevute dallo SDI
 Gestione delle IV Copie dei Formulari Rifiuti
 Gestione degli ordini di servizio e della conferma di conferimento
 Gestione delle richieste di permesso/ferie da parte dei dipendenti
Per ogni area evidenziata è stato progettato, insieme al cliente, un flusso specifico.

5. La soluzione

6. Gestione fatture fornitore
L’avvento della fattura elettronica ha consentito di automatizzare una parte del
processo di registrazione contabile, proponendo alcuni dati precompilati all’interno
del gestionale di riferimento. L’amministrazione ha da sempre però la necessità di
sapere quali documenti risultano regolari e quali invece sono da
contestare/verificare.
Tramite un flusso approvativo, le fatture vengono visionate dalle figure di
riferimento e l’esito viene inoltrato all’amministrazione.
Approvazione al
pagamento
Accettazione
fattura

7. Gestione fatture fornitore
Le fatture ricevute dal
SDI vengono
archiviate in ARXivar,
e sono visualizzabili
grazie al foglio di stile.
Le fatture vengono
sottoposte ad un iter di
approvazione.
In caso di rifiuto viene
richiesto di indicarne la
motivazione.
L’esito
dell’approvazione
viene inoltrato
via mail
all’amministrazione per
la gestione corretta
della fattura.
Quando la fattura
viene registrata
all’interno del
gestionale, vengono
aggiunti al profilo in
ARXivar i dati relativi
alla registrazione.

8. Gestione IV copie formulari rifiuti
Il formulario è il documento che accompagna il rifiuto dal produttore allo
smaltitore. E’ tuttora cartaceo, stampato su carta chimica e composto da 4
copie.
L’impianto di smaltimento è tenuto a comunicare, nel più breve tempo possibile,
il peso riscontrato al produttore, consentendogli di indicare il peso effettivo nel
registro. Allo stesso modo, essendo anche trasportatore del rifiuto, può inviare
la IV copia tramite PEC al produttore.
Grazie al servizio Barcode di ARXivar è stata gestita la scansione massiva del
documento originale. Con pochi semplici click l’operatore firma con certificato
remoto i documenti e conferma l’invio PEC al produttore.

9. Gestione IV copie formulari rifiuti
Archiviazione fac-
simile e stampa
automatica
etichetta barcode
Scansione massiva
dei documenti su cui
è stata apposta
l’etichetta barcode
Firma digitale dei
documenti con
certificato remoto
Conferma
dell’invio PEC
IV COPIA

10. Gestione ordini di servizio e conferma di conferimento
L’ordine di servizio è un altro importante documento per la gestione dei rifiuti. In esso
sono definite data e luogo in cui avverrà il conferimento dei rifiuti, secondo una
accurata pianificazione svolta dal personale di riferimento.
È fondamentale che il cliente venga informato del giorno previsto per il ritiro di
quanto richiesto. Questo servizio al cliente viene garantito da un processo di ARXivar
che ne gestisce la notifica via mail e l’invio di un SMS di conferma.
Scansione massiva
dei documenti su
cui è stata apposta
l’etichetta
Firma digitale dei
documenti con
Certificato remoto
Conferma
conferimento
Conferma
conferimento in
data 10/10/2020
alle 10,30

11. Gestione richieste permessi/ferie
La gestione dei permessi e delle ferie dei dipendenti è un’esigenza comune a tutte le
realtà aziendali.
 Il flusso realizzato gestisce l’iter approvativo stabilito dai vertici aziendali ed è in
grado di discriminare tra le varie Aree Organizzative, dirottando così le richieste
verso le figure di riferimento corrette.
 L’esito delle richieste viene inoltrato al dipendente sia con notifica mail che con
un pratico SMS.

12. Gestione richieste permessi/ferie
Verifica del
sistema sulla
posizione del
dipendente
Se impiegato
Se operaio Prima fase di
approvazione
Inserimento
richiesta di
ferie/permesso
da parte del
dipendente
STEP 1
approvazione
STEP 2
approvazione
Invio esito via mail
e sms al dipendente

13. I benefici
 Servizio chiaro, efficiente e trasparente per il
cliente
 Gestire i flussi approvativi aziendali mantenendo
tracciabilità e implementandone efficienza e
tempestività
 Centralizzare le informazioni, tutelandone la
sicurezza
 Snellire i processi previsti dalla normativa rifiuti,
mantenendone la validità richiesta.

14. La parola al cliente
«Un’azienda che crede nell’innovazione ha bisogno di
strumenti flessibili, dinamici e al contempo sicuri.
ARXivar, essendo in grado di dialogare con gli altri
sistemi di cui l’azienda è dotata, è diventato per noi un
punto di riferimento, in primo luogo per la ricerca, da
parte di tutti.
Lo sviluppo di flussi specifici ha poi garantito un miglior
controllo interno e un servizio più efficiente verso i
nostri clienti.»
MAURO GABURRI