Dokumen tersebut membahas tentang review materi dan kasus yang dikerjakan oleh mahasiswa Kartika Khairunisa. Isi utamanya adalah identifikasi permasalahan sistem informasi yang dihadapi perusahaan Unilever Trading Indonesia yaitu tidak terintegrasinya data persediaan, piutang, dan hutang, serta kurangnya database dokumen. Dianalisis perlu adanya sistem yang dapat mengupdate data secara real-time dan database dokumen untuk meningkatkan akurasi informasi

1. Review materi-materi dan kasus-kasus yang dikerjakan oleh
mahasiswa
Kartika Khairunisa
55518110035
Dosen Pengampu :
Prof. Dr. Ir, Hapzi Ali, MM, CMA
Magister Akuntansi
Universitas Mercu Buana
Jakarta
2018
Di dalam persaingan bisnis yang semakin berkompetitif, terkadang sebuah
perusahaan dipaksa untuk mempunyai dan menggunakan sistem informasi dan
teknologi yang dapat membantu perusahaan tersebut. Teknologi dan sistem
informasi yang diinginkan tentu teknologi dan sistem informasi yang dapat
membantu perusahaan untuk dapat bertahan di dalam persaingan tersebut.
Teknologi dan sistem informasi tesebut tentu harus dapat mendukung perusahaan
baik dalam mengambil keputusan dan memberikan informasi yang akurat. Menurut
Marshall B. Romney, Paul John Steinbart dalam bukunya yang berjudul Accounting
Information Systems (2015:3), Sistem merupakan serangkaian dua atau lebih
komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Menurut Dwi Pratama, Wahjoe Witjaksono, Nia Ambarsari (2016), ERP merupakan
perkembangan dari sistem Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang belum
dapat mengintegrasikan kegiatan manufacturing dengan fungsional bisnis lain yang
terkait seperti finance, sales, marketing, dan distribusi produk ke pelanggan. Sistem
ERP menyediakan beberapa proses yang dapat perusahaan gunakan sesuai dengan
kebutuhannya, seperti: logistik, Production Planning and Control, Purchasing, Sales,
Finance, dan Human Resources Management.
Beberapa manfaat dan keuntungan dari penggunaan ERP Antara lain dapat
disebutkan sebagai berikut (Monk & Wagner, 2013) :
1 ERP memungkinkan integrasi global lebih mudah. Hambatan dari nilai tukar
mata uang, bahasa, dan budaya dapat dijembatani secara otomatis, sehingga
data dapat diintegrasikan melintasi perbatasan internasional.
2 ERP mengintegrasikan orang dan data.
ERP memungkinkan manajemen untuk benar-benar mengelola operasi, tidak hanya
memantau. Sistem ERP sudah memiliki semua data yang memungkinkan manajer
untuk fokus pada peningkatan proses.

2. Contoh implementasinya: pada perusahaan X, perusahaan ini menggunakan sistem
SAP dalam data Accounting Payable dan Accounting Receivable yang mana
terintegrasi dengan file excel dalam hal penagihan. Data-data yang diambil yakni
nama vendor dan customer, jumlah tagihan , tanggal invoice, tanggal due date, serta
deskripsi transaksi. Jadi user tunggal mendownload data dari SAP dan di buat link
ke file excel sehingga diperoleh reminder informasi penagihannya.
Unilever Trading Indonesia adalah anak perusahaan PT Unilever Indonesia yang
bergerak di bidang Palm Oil atau perdagangan kelapa sawit yang menjadi mitra
Unilever Indonesia dalam melakukan transaksi pembelian bahan baku kelapa sawit
untuk berbagai produk. Unilever Trading Indonesia baru didirikan pada tahun 2017
sehingga masih perlu banyak berbenah dalam hal database sistem informasinya.
Di dalam perusahaan Unilever Trading Indonesia masih belum adanya sistem yang
dapat memberikan informasi yang akurat khususnya mengenai data persediaan
stok barang. Ini dikarenakan penyimpanan pencatatan laporan stok barang palm oil
tersebut dilakukan tanpa terhubung langsung dengan bagian Procurement sehingga
perusahaan kesulitan dalam mendapatkan informasi stok barang tersebut secara
akurat. Seharusnya perusahaan mempunyai sistem yang terintegrasi antara bagian
procurement dengan bagian yang bersangkutan supaya informasi yang didapat
tidak salah. Contoh: sistem pada bagian procurement harusnya teritegarasi dengan
sistem pada bagian pembelian sehingga bisa didapatkan data secara real time
mengenai nilai persediaan
Selain masalah di dalam sistem perhitungan nilai persediaan, perusahaan juga
mengalami masalah pada proses database dokumen piutang Account Receivable)
dan Hutang (Account Payable). Permasalahan yang muncul adalah belum adanya
sistem yang otomatis dalam penarikan data dari SAP untuk menunjukkan detail
invoice hingga aging atau batas waktu penagihan serta beberaa dokumen yang tidak
memiliki database untuk softfile sehingga bisa memitigasi kehilangan dokumen
pendukung saat dbutuhkan seperti ketika memasuki masa audit.
Temuan pertama:
Pencatatan persediaan tidak efisien dan pembaharuan secara manual
Kriteria :
Diperlukannya sistem yang dapat mengupdate data persediaan ketika dilakukan
penjualan dan pembelian agar dapat memperoleh informasi yang akurat mengenai
nilai persediaan; Sistem yang ada masih melakukan input manual untuk
memperoleh hasil akhir nilai persediaan
Sebab :
Terjadinya kesalahan input dalam memperoleh data persediaan;
Akibat:
Sering terjadinya kesalahan dalam pembuatan Pelaporan estimasi nilai persediaan
yang belum terjual maupun terjual;

3. Temuan kedua:
Pencatatan data Account Receivable dan Account Payable dari flow penarikan data
SAP hingga diperoleh data keselurahn reminder penagihan invoice.
Kemudian di setiap transaki perlu adanya pengarsipan dokumen softfile yang jelas
untuk klasifikasi setiap transaksi dan koordinasi dokumen antara procurement dan
finance.
Kriteria :
Diperlukannya sistem yang dapat mengupdate data AR dan AP ketika melakukan
transaksi penjualan dan pembelian agar dapat memperoleh informasi yang akurat
mengenai nilai Hutang dan piutang dan aging batas waktu penagihan dan
pembayaran; Sistem yang ada masih melakukan input manual untuk memperoleh
hasil akhir nilai hutang dan piutang.
Dibutuhkan pula database untuk dokumen-dokumen terkait transaksi untuk
kebutuhan pengarsipan untuk segala file softfile
Sebab :
Terjadinya kesalahan input dalam memperoleh data Hutang dan piutang dan
kesalahan reminder waktu penagihan dan pembayaran; Database dkumen untuk
mengurangi waktu yang tidak efektif dalam pencarian dokumen
Akibat:
Sering terjadinya kesalahan dalam pembuatan Pelaporan Weekly Report AR AP
yang dalam aging dan deskripsi invoice. ; membutuhkan waktu yang lama dalam
pencarian dokumen.
Identifikasi Kebutuhan Informasi
Pertama untuk permasalahan nilai persediaan, masih menggunakan file excel untuk
melakukan pendataan data persediaan yang ada. File excel ini akan diupdate ketika
terdapat pembaharuan data mengenai pembelian dan penjualan persediaaan dan
mash dilakukan secara manual dengan melakukan konfirmasi kepada procurement.
Penyesuaian nilai penjualan pun dilakukan secara manual sera penyesuaian nilai
persediaan menggunakan kurs dollar yang mana merupakan local currency
perusahaan pun masih manual. Hal ini tidak memitigasi apabila ada kesalahan
ketidak telitian dari finance dalam melakukan update data secara real time. Peneliti
mereview dan menganalisis bahwa dibutuhkan satu system dimana hanya
diperlukan memasukkan data invoice, data bisa secara otomatis terupdate dan
sistematika perhitungan nilai persediaan bisa terotomatis berubah sesuai kurs saat
itu juga.
Kedua mengenai identifikasi invoice hutang dan piutang dimana transaksi yang
diinput dalam SAP kemudian harus didownload untuk pembuatan laporan AR AP
Weekly report yang disusun secara manual di fle excel. Untuk memeinimalisir
kesalahan tersebut maka seharusnya ada tools yang didesaign agar sekali klik bisa
mendapatkan data weekly report untuk detail aging dan amount untuk reminder
penagihan dan pembayaran. Selain itu dibutuhkan database dokumen agar

4. mempermudah pengarsipan dokumen jadi ketika ada dokumen yang dibutuhkan,
bisa dengan cepat disiapkan.
Resiko-Resiko Yang Timbul Dari Transaksi Pembelian Yang Dilakukan
Unilever Trading Indonesia
Risiko yang bisa terjadi dalam siklus pembelian adalah sebagai berikut.
- Terjadi kekeliruan dalam memesan barang, karena adanya pesanan yang
berlebihan tidak sesuai dengan kebutuhan. Apabila ini terjadi, maka akan
mengakibatkan perusahaan harus menanggung biaya ekstra untuk penyimpanan
barang dan akan terjadi dana perusahaan akan mengendap berupa barang dalam
persediaan (mengurangi likuiditas perusaahaan) apalagi persediaan itu merupakan
CPKO (buah kelapa sawit) yang mana proses pengolahannya memerlukan waktu
dan penjualan yang menunggu pesanan dari unilever global.
- Bisa saja terjadi barang material yang sudah dipesan ternyata tidak pernah
diterima atau barang yang diterima sering terjadi keterlambatan. Jadi dapat terjadi
pada perusahaan akan merugi jika sampai barang yang laris ternyata habis (out of
stock), yang berarti perusahaan akan kehilangan peluang untuk memenuhi
permintaan unilever global atau proses produksi menjadi terhambat atau tertunda.
- Kesalahan pencatatan nilai persediaan karena human error, bisa terjadi antara
pihak supplier atau unilever trading Indonesia.
- Lalai tidak membayar utang atau Lalai membayar dua kali untuk satu utang yang
sama. Hal seperti ini muncul biasanya karena biasanya reminder yang ada tidak
memberikan informasi mengenai invoice yang mana yang akan di bayar dalam data
manual excel.
- Data pembelian jatuh ke tangan pihak yang tidak dikehendaki dan Kerusakan data
karena ada virus atau karena kerusakan hardware komputer.
- Dokumen-dokumen pendukung hilang, terlambat dikirimkan atau rusak terutama
hardcopy sehingga beresiko ketika mulai diadakannya audit tahunan.
- Tidak Adanya evaluasi bulanan mengenai kelengkapan dokumen sehingga ketika
auditor membutuhkan bukti dokumen tidak bisa segera diberikan.
Saya akan membahas rekomendasi untuk sistem informasi dan pengendalian
internal perusahaan Unilever Trading Indonesia. Unilever Trading Indonesia adalah
anak perusahaan PT Unilever Indonesia yang bergerak di bidang Palm Oil atau
perdagangan kelapa sawit yang menjadi mitra Unilever Indonesia dalam melakukan
transaksi pembeliah bahan baku kelapa sawit untuk berbagai produk. Unilever
Trading Indonesia baru didirikan pada tahun 2017 sehingga masih perlu banyak
berbenah dalam hal database sistem informasinya.
Pembentukan suatu sistem tidak terlepas dari adanya suatu sistem pengendalian
internal (intern control sistem), karena pengendalian internal harus melekat di

5. dalam sistem itu sendiri. Agar landasan berpikir kita lebih terintegrasi maka perlu
juga dituangkan definisi dari pengendalian internal. Sistem pengendalian internal
dapat dibagi menjadi dua macam, pengendalian internal akuntansi (accounting
control ), dan pengendalian internal administratif (administrative control).
Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-
ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, sehingga dapat menjamin
kekayaan organisasi dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.
Identifikasi Kebutuhan Sistem Informasi
Pertama untuk permasalahan nilai persediaan, masih menggunakan file excel untuk
melakukan pendataan data persediaan yang ada. File excel ini akan diupdate ketika
terdapat pembaharuan data mengenai pembelian dan penjualan persediaaan dan
mash dilakukan secara manual dengan melakukan konfirmasi kepada procurement.
Penyesuaian nilai penjualan pun dilakukan secara manual sera penyesuaian nilai
persediaan menggunakan kurs dollar yang mana merupakan local currency
perusahaan pun masih manual. Hal ini tidak memitigasi apabila ada kesalahan
ketidak telitian dari finance dalam melakukan update data secara real time. Peneliti
mereview dan menganalisis bahwa dibutuhkan satu sistem dimana hanya
diperlukan memasukkan data invoice, data bisa secara otomatis terupdate dan
sistematika perhitungan nilai persediaan bisa terotomatis berubah sesuai kurs saat
itu juga.
Kedua mengenai identifikasi invoice hutang dan piutang dimana transaksi yang
diinput dalam SAP kemudian harus didownload untuk pembuatan laporan AR AP
Weekly report yang disusun secara manual di fle excel. Untuk memeinimalisir
kesalahan tersebut maka seharusnya ada tools yang didesaign agar sekali klik bisa
mendapatkan data weekly report untuk detail aging dan amount untuk reminder
penagihan dan pembayaran. Selain itu dibutuhkan database dokumen agar
mempermudah pengarsipan dokumen jadi ketika ada dokumen yang dibutuhkan,
bisa dengan cepat disiapkan.
Pengendalian Internal Untuk Transaksi Pembelian Yang Dilakukan Unilever
Trading Indonesia
Pengendalian umum yang dapat diterapkan dalam siklus pembelian.
- Pengendalian organisasi. Terjadinya pemisahaan tanggung jawab antara unit yang
bertanggung jawab dalam pengendalian persediaan mesti terpisah dengan unit yang
bertanggung jawab dalam mencatat transaksi. Demikian juga unit yang mencatat
pengeluaran kas mesti terpisah dari unit yang mengeluarkan cek. Misalkan untuk
pencatatan transaksi dilakukan oleh bagian finance dan pencatatan nilai persediaan
oleh bagian procurement.
- Pengendalian dokumen. Pada proses pembelian setiap menggunakan dokumen
harus ada dokumen yang didokumentasikan (termasuk flowchart, contoh dokumen,
rancangan database dan lain sebagainya.) Setiap kebijakan yang terkait dengan
pembelian harus dinyatakan secara tertulis (seperti kebijakan atas tawaran

6. potongan dari pemasok). Perlu adanya database yang menyimpan dokumen softfile
sehingga apabila ada kecacatan pada dokumen asli, bisa diminimalisir dan ketika
auditor mebutuhkan data bisa dengan cepat diberikan. Selain itu perlu adanya
pembagian tugas yang jelas mengenai dokumen yang disimpan oleh bagian finance
atau procurement.
- Pengendalian praktik manajemen. Praktik manajemen yang baik meliputi:
Pelatihan karyawan yang sesuai dengan bidang, prosedur yang jelas atas
pengembangan sistem atau perubahan atas sistem yang sudah berjalan, serta
adanya audit rutin atas siklus pembelian. Seperti kebijakan yang tegas dalam
prosedur reminder hutang pembayaran invoice baik dari segi waktu pembayaran
dan format reminder yang perlu diperbaiki seperti lampiran invoice. Hal tersebut
diberikan kebijakan oleh manager finance.
- Pengendalian akses, seperti adanya password data file persediaan, pembatasan
hak akses terhadap komputer, pembuatan backup data secara rutin, pembatasan
akses data database. Unilever trading Indonesia diharakan melakukan evaluasi dan
monitorin setiap bulan untuk memeriksa data maupun melengkai kelengkapan data,
baik bersifat softfile maupun hardfile.
Daftar Pustaka
- Kurnia, Dedi. 2009. Apa itu SAP?.
https://dedikurnia.wordpress.com/2009/07/09/apa-itu-sap/. Diakses tanggal 1
Oktober 2018.
- Monk, E. F., & Wagner, B. J. (2013). Concept in Enterprise Resource Planning,
Fourth Edition. Boston: Course Technology. Lutovac, M., & Manojlov, D. (2012). The
Successful Methodology for Enterprise Resource Planning. Journal of Modern
Accounting and Auditing, 1838-1847.
- Pratama, Dwi, Wahjoe Witjaksono, Nia Ambarsari. 2016. Penerapan Sistem
Informasi Berbasis Enterprise Resource Planning Menggunakan SAP Modul Plant
Maintenance di PT. Len Industri. Jurnal Sisfo Vol. 06 No. 01 (2016) 37–50.
- Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart. 2015. Accounting Information
Systems, 13th ed. England: Pearson Educational Limited.
- Sumalata, Vicky Oktavia. 2014. Evaluasi Pengendalian Internal Persediaan dan
Penerapan Akuntansi Persediaan Sparepart pada PT United Tractors. Manado:
Jurnal EMBA 1025 Vol.1 No.4 Desember 2013, Hal. 1025-1032, ISSN 2303-1174.
- Tawaqal, Irzal Tawaqal, Suparno. 2017. Pengaruh Penerapan Sistem Informasi
Akuntansi, Sistem Pengendalian Internal, dan Kompetensi Sumber Daya Manusia
terhadap Kualitas Laporan Keuangan Satuan Kerja Perangkat Daerah di Pemerintah
Kota Banda Aceh. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Ekonomi Akuntansi (JIMEKA) Vol. 2, No.
4, (2017) Halaman 125-135.
- Tomy Johannes, Retno Susanti. 2017. Application of Safety Stock, Strategy Just In
Time on
Distribution, Jurnal Global STIEUS Surabaya. Vol 1 No. 2. Hal. 52-62.
- Tresnawati, I Dewa Ayu, Harijanto Sabijono, Hendrik Manossoh. 2017. Evaluation
The Revenue Cycle Accounting Information System at PT. Manado Sejati Perkasa.
Jurnal EMBA Vol.5 No.2 Juni 2017, Hal. 1163 –1170.